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AULA 2 GESTÃO POR PROCESSOS E A INTEGRAÇÃO ESTRATÉGICA Profª Aneli Martins 2 TEMA 1 – A GESTÃO DA MUDANÇA E MELHORIA CONTÍNUA COMO BASE PARA A INTEGRAÇÃO ESTRATÉGICA Antes de falarmos de gestão da mudança e da melhoria contínua, vamos abordar a questão da cultura organizacional, fator essencial para entendermos como mudança e cultura se relacionam. Segundo Johann, em uma abordagem sociológica, a cultura de uma organização é formada: Pelo contexto comum em que os indivíduos de uma sociedade vivem em suas vidas. A cultura reveste-se de aspectos compartilhados pelos membros da sociedade, que tornam possíveis a cooperação e a comunicação. Assim, em muitos aspectos, a cultura se refere à literatura, teatro, cinema e arte, porém seu sentido é bem mais abrangente, pois cultura pode ser considerada tudo aquilo que o ser humano por meio da racionalidade – mais precisamente, da inteligência – consegue executar. (2013, p. 144) Enquanto na abordagem antropológica a “cultura de uma sociedade, ou de um povo, é o complexo de crenças, moral, leis, costumes ou qualquer outra capacidade ou hábitos adquiridos pelo ser humano, em um mesmo ambiente social” (Johann, 2013, p. 144). Para que qualquer mudança aconteça, é necessário que entendamos quais são os elementos que compõem a cultura da organização. Entre eles, temos: hábitos e comportamentos de seus integrantes, as práticas, os valores morais, as crenças e princípios da empresa, o clima da organização, a forma de atuação dos líderes, o modelo de gestão das pessoas, a forma de valorização e de oportunidades, e ainda como se dá a comunicação dentro da organização. Fatores como estes determinam a cultura organizacional. Ademais, costumamos dizer que, “ao entramos em uma empresa, nós não vemos a cultura, mas a sentimos”, e também que a cultura é o “jeitão” da empresa, como ela funciona. Cultura organizacional está em constante construção e se forma na vivência compartilhada de experiências do grupo de pessoas que compõem a organização. Trata-se da cultura daquele grupo, em outras palavras, o que acreditam que é correto, efetivo, que funciona para aquela organização e dentro dela. (Bruning, 2015, p. 172) Saiba mais Para melhor detalhamento de como funciona a questão cultural de uma organização, sugiro a leitura do texto abaixo que apresenta uma metáfora sobre 3 cultura organizacional e que pode ser também ser assistido no YouTube: <https://www.youtube.com/watch?v=4Ak95oRFHJc>. Um grupo de cientistas colocou cinco macacos em uma jaula. No meio da jaula, uma escada, e sobre ela um cacho de bananas. Quando um macaco subia na escada para pegar as bananas, um jato de água fria era acionado em cima dos que estavam no chão. Depois de certo tempo, quando um macaco ia subir a escada, os outros pegavam-no e enchiam-no de pancada. Com mais algum tempo, nenhum macaco subia na escada, apesar da tentação das bananas. Então, os cientistas substituíram um dos macacos por um novo. A primeira coisa que ele fez foi subir a escada, e dela foi retirado pelos outros, que o surraram, Depois de algumas surras, o novo integrante do grupo já não mais subia a escada. Um segundo macaco, veterano, foi substituído, e o mesmo ocorreu, tendo o primeiro substituto participado, com entusiasmo, na surra ao novato. Um terceiro foi trocado e aconteceu a mesma coisa. Um quarto e, afinal, o último dos veteranos, foi substituído. Os cientistas, então, ficaram com um grupo de cinco macacos que, mesmo nunca tendo tomado um banho frio, continuavam batendo naquele que tentasse pegar as bananas. Se fosse possível perguntar a algum deles por que batiam em quem tentasse subir a escada, com certeza a resposta seria: “Não sei...Mas as coisas sempre foram assim por aqui...” Fonte: Toillier, 2000, citado por Bruning, 2015, p. 172. É a cultura que garante a sobrevivência da empresa. Dessa forma, cabe a cada um de nós entender a cultura da “nossa” organização e, acima de tudo, respeitá-la. Para tanto, se faz necessário aceitar que ela existe, entender e prever os comportamentos advindos dessa cultura e buscar novas competências pessoais e profissionais. A cultura forte de uma organização é definida quando existem valores bem definidos e compartilhados por todos, quando a liderança participa e existem comportamentos positivos da alta gestão à base, quando o turnover (rotatividade de funcionários) é baixa, quando os objetivos são claros e todos contribuem para o sucesso da empresa. Ao nos depararmos com um clima organizacional “pesado”, com insatisfação e desmotivação dos colaboradores, como o tão conhecido rádio peão 4 ou rádio corredor, quando há chefes e não líderes, e quando a rotatividade é elevada, o “alerta” deve ser ligado. A cultura da organização está em risco! Ações devem ser tomadas a fim de melhorá-la, entre elas retomar, junto a todos, a missão, a visão e os valores, aumentar o engajamento, trabalhar a motivação e desenvolver o capital humano. • Missão: é o negócio da organização; é o motivo de a empresa existir; a razão de ser da empresa. O que ela realmente faz para alcançar seus objetivos. “Dá significado ao negócio, define a razão da existência da empresa, indica os rumos da excelência, revela sua essência. Orienta na tomada de decisões, na definição de objetivos e na formulação de estratégias” (Gramigna, 2007, p. 18). • Visão: é aonde a empresa quer chegar em um certo período de tempo; quem ela realmente quer ser; é o futuro da organização com metas e prazos bem definidos. “Definir a visão de futuro é pensar em como queremos ser vistos pelos usuários, fornecedores, parceiros e pessoal interno” “a visão de futuro serve como norteadora de ações para alcançar a excelência”. “A visão deve ser compartilhada por todos da organização” (Gramigna, 2007, p. 18). • Valores: são os princípios que guiam as decisões e ações que serão tomadas. Gramigna (2007, p. 190) define valores como “normas, princípios ou padrões sociais aceitos por um grupo, uma instituição ou uma sociedade”. Figura 1 – Missão, visão e valores Agora que já sabemos o que é cultura organizacional, podemos falar sobre mudança e melhoria de processos que exigem planejamento da organização para que, assim, os possíveis conflitos gerados tenham o menor impacto nas pessoas. Invariavelmente, toda e qualquer mudança dentro de uma organização envolve a cultura, a definição de novas estratégias, de novos modelos, de novos 5 processos, enfim, envolve a cultura da organização. Lembram do “jeitão” da organização? Não existe mudança sem pessoas! Nesse sentido, Wright (2000, p. 29) afirma que “em sua forma mais básica, a teoria de Darwin sugere que as mudanças ambientais forçam as espécies em direção as mutações ou transformações incrementais, porém contínuas. Uma espécie que não possa adaptar-se às exigências ambientais é prejudicada, podendo extinguir-se”. Para ter sucesso, é necessário que as organizações e as pessoas atuem de maneira diferente. Só por meio da mudança é possível criar novas situações, novas condições, novas oportunidades. A mudança se dá como um movimento que nos leva de um estágio atual para o lugar onde queremos ou devemos ir (estratégia definida), ou seja, a busca da melhoria e, consequentemente, da mudança na forma de atuação das pessoas, da mudança nos processos, novos projetos, novas iniciativas (estado futuro). Mascarenhas nos diz que: Sobre as perspectivas tradicionais à compreensão da mudança, a lógica de identidade implica teorias que não a presumem como “um tornar-se contínuo” (becoming), mas como um momento extraordinário de transição de um estado a outro. A mudança é tratada como um momento singular da organização, dependente da intervenção e da orquestração gerencial que a levará a um estado de identidade reformulada, mais adequada, que substitui aantiga, vista como disfuncional. (2008, p. 226) Figura 2 – Estados da mudança futuro/atual Fonte: Martins, 2021. As mudanças sofridas nos modelos de gestão das organizações durante décadas foram causadas por influências vindas do ambiente, conforme reforça Marchiori: Estado Futuro (Aonde a empresa quer chegar) Estado Atual (Onde a empresa está) MUDANÇA/TRANSIÇÃO (Estratégia, novos caminhos, novas soluções, novas abordagens) 6 As mudanças podem ser ocasionadas por pressões do ambiente ou por demandas internas, resultado de escolhas planejadas ou aleatórias, e, ao mesmo tempo que demandam recursos e conhecimentos para que ocorram, acionam processos internos e geram conhecimento e aprendizagem, por experiências acumuladas e por decisões tomadas ao longo do tempo, com suas respectivas consequências, e, ainda, por competências presentes no contexto organizacional, apenas para salientar alguns aspectos. (2014, p. 27) Senge (2005, p. 99) afirma que é preciso “uma mudança de mentalidade”, “enxergar o mundo com outros olhos”. Nesse contexto, a mudança nos remete à necessidade da visão do todo, de enxergar além dos nossos limites. Talvez, pela primeira vez na história, a humanidade tenha a capacidade de criar muito mais informações do que o homem pode absorver, de gerar uma interdependência muito maior do que o homem pode administrar e de acelerar as mudanças com uma velocidade muito maior do que o homem pode acompanhar. Certamente a escala de complexidade é sem precedentes. Para obter o sucesso de uma organização, invariavelmente é necessário mudar. Dessa forma, alguns fatores como fusões e aquisições, crises financeiras, políticas, econômicas, atuação fora do país etc. são decisivos e provocam tais mudanças. Mudança significa a transição de uma situação diferente ou a passagem de um estado para outro. De acordo com o autor, mudar implica ruptura, transformação, perturbação e interrupção. Trata-se de um rompimento do estado atual de equilíbrio para substitui-lo por outro, provisório, de tensão, até que se atinja um novo patamar de equilíbrio. Toda mudança implica encontrar novos caminhos, novos enfoques e novas soluções. (Chiavenato, 2005, citado por Bruning, 2015, p. 177) Como todo e qualquer processo de mudança, para que este tenha bons resultados e alcance o objetivo definido, é necessário que seja feita uma avaliação dos riscos, das forças, das fraquezas e dos impactos que essa mudança poderá gerar. TEMA 2 – MUDANÇA PESSOAL E PROFISSIONAL Todo processo de mudança começa pelas pessoas. Para falarmos sobre mudança pessoal e profissional, faremos uma analogia com a conhecida metáfora do iceberg, Figura 3, em que a parte aparente mostra nossos comportamentos, nossas ações, nossas expressões, enquanto a parte submersa “esconde” nossas crenças, nossos valores, nossos medos, nossos receios, nossas emoções, nossas experiências, nossas capacidades etc. Agora, pense em movimentar um iceberg! Quanta força seria necessária? Esta é a analogia que fazemos quando 7 falamos de mudança: para mudar, não adianta “mexer” apenas com a parte superior, é preciso “mexer” com a parte mais profunda de nosso “ser”. Figura 3 – Iceberg A mudança se apresenta como oportunidades para acrescentarmos ganhos à nossa vida pessoal e profissional, e não apenas como garantia de nossos empregos. Dessa forma, devemos encarar a mudança como oportunidade de adquirir novas competências e novos conhecimentos, e assim garantir a sustentabilidade nossa e de nossa empresa. Já ouvimos muito o termo empregabilidade, mas particularmente gosto muito do termo empresabilidade, ou seja, se manter empregável na empresa em que trabalha. Pense sobre isso! Saiba mais Sobre mudança pessoal, sugiro a leitura do livro Quem mexeu no meu queijo, de Spencer Johnson. Essa obra evidencia, por meio de uma metáfora, a realidade de pessoas que reagem a mudanças. Há indivíduos que reagem a mudanças com uma maior tranquilidade, enquanto outras reagem de maneira mais resistente. Porém, fica claro, no decorrer da leitura, que somente ao aceitarmos e nos adaptarmos às mudanças é que nossos sonhos podem se tornar realidade. Assista também ao desenho animado disponível no Youtube: <https://www.youtube.com/results?search_query=mudan%C3%A7a+macacos>. 8 “Seja a mudança que você quer ver no mundo” (Gandhi). Lembre-se sempre: crenças muito fortes podem não nos ajudar a chegar a algo novo, e o medo nos impede de mudar. TEMA 3 – RESISTÊNCIA À MUDANÇA E OS MODELOS MENTAIS A resistência à mudança pode ocorrer por diversas razões. Inicialmente, o medo do que não se conhece gera insegurança. Você já deve ter ouvido aquela frase: “por aqui, as coisas sempre foram feitas assim, por que mudar?”. Segundo Bruning (2015, p. 179), as forças que podem agir para impedir a mudança são chamadas de resistência. Conforme assinala Chiavenato (2005, citado por Bruning, 2005, p. 179), as estratégias a serem utilizadas para superar tais resistências são: • Comunicar e promover educação a respeito da necessidade da mudança; • Promover o envolvimento e a participação das pessoas nas decisões referentes à mudança; • Facilitar e apoiar a mudança, garantindo todos os recursos necessários para a adoção do novo comportamento, como: providenciar consultoria, capacitação para que as pessoas adquiram conhecimentos e habilidades relacionados às novas funções, ferramentas técnicas e instrumentos para aplicar a mudança e inovar. As ações acima identificadas estão diretamente relacionadas ao estilo de liderança e de poder exercido pelo líder, podendo este utilizar outros meios não identificados aqui, por serem considerados fora dos padrões “éticos”, como a cooptação, acordos e negociações, manipulação, coação, ameaças implícitas e explícitas entre outras. Pessoas resistem às mudanças por muitas e diferentes razões, por insegurança e medo do que não conhecem, por acharem que a mudança não se faz necessária, por não terem todas as informações (problemas de informações são ainda um dos maiores problemas das organizações). “Todo processo de mudança é caracterizado por forças que a incentivam e outras que atuam contra: o novo estado de equilíbrio resultará da luta entre elas” (Bruning, 2015, p. 178). Resistir à mudança é uma maneira de defender algo que consideramos importante para nós e que estaria ameaçado caso a mudança ocorresse. Aceitar a mudança é quebrar paradigmas, e essa ação é essencial para o nosso 9 crescimento e desenvolvimento. Senge (2005, p. 167) nos alerta que “as organizações só aprendem por meio de indivíduos que aprendem; A aprendizagem individual não garante a aprendizagem organizacional. Entretanto, sem ela, a aprendizagem organizacional não ocorre”. Esse autor desenvolveu um conceito com base em cinco disciplinas para as organizações. Segundo ele, quando tais disciplinas são desenvolvidas, a organização garante sua competitividade no mercado. As cinco disciplinas são: Domínio pessoal, Modelos Mentais, Pensamento Sistêmico, Aprendizado em Equipe e Visão compartilhada. “O Domínio pessoal vai além da competência e das habilidades, embora baseie-se nelas. Vai além da revelação e da abertura espiritual, embora exija crescimento espiritual. Significa encarar a vida como um trabalho criativo, vivê-la da perspectiva criativa, e não reativa” (Senge, 2005, p. 169). Além disso: Uma visão compartilhada não é uma ideia. Nem que essa ideia seja tão importante quanto a liberdade. Ao contrário. É uma força no coração das pessoas, uma força de impressionante poder. Pode ser inspirada por uma ideia, mas quando evoluí – quando é estimulante o suficiente para obter o apoio de mais de uma pessoa – deixa de ser uma abstração. Torna-se palpável. As pessoas começam a vê-la como se existisse. Poucas forças, se é que existealguma, nas questões humanas, são tão poderosas quanto uma visão compartilhada. (Senge, 2005, p. 233) A aprendizagem em equipe é o processo de alinhamento e desenvolvimento da capacidade da equipe de criar os resultados que seus membros realmente desejam. Ela baseia-se na disciplina do desenvolvimento da visão compartilhada. Ela baseia-se também no domínio pessoal, pois as equipes talentosas são compostas de indivíduos talentosos. No entanto, visão compartilhada e talento não bastam. O mundo este repleto de equipes com indivíduos talentosos que compartilham uma visão durante um tempo, mas que não conseguem aprender. (Senge, 2005, p. 263) Senge (2005, p. 263) afirma ainda que “nunca houve uma necessidade tão grande de dominar a aprendizagem em equipe nas organizações quanto a de hoje”. Nesse sentido, modelos mentais são “imagens internas profundamente arraigadas sobre o funcionamento do mundo, imagens que nos limitam a formas bem conhecidas de pensar e agir” (Senge, 2005, p. 201). Ainda segundo Senge, nossos “modelos mentais determinam não apenas a forma como entendemos o mundo, mas também como agimos” (2005, p. 201). 10 A figura a seguir demonstra como o conceito das quatro disciplinas de Peter Senge se inter-relacionam. O “pensamento sistêmico é uma disciplina para ver o todo. É um quadro referencial para ver inter-relacionamentos, em vez de eventos; para ver padrões de mudança, em vez de ‘fotos instantâneas’” (Senge, 2005, p. 99). Figura 4 – A quinta disciplina de Peter Senge Fonte: Martins, 2021, elaborado com base em Senge, 2005. Segundo o dicionário Michaelis, paradigma é “algo que serve de exemplo, modelo, padrão”. Assim, podemos nos referir a paradigmas como os modelos que seguimos e estabelecemos durante a nossa vida. Esses modelos moldam nossos comportamentos e nossas decisões. Paradigmas também são conhecidos como modelos mentais. A dificuldade de rever nossos modelos mentais e quebrar nossos paradigmas dificulta enxergarmos o todo, ou seja, termos um pensamento sistêmico. Devemos, assim, rever nossos modelos mentais e nos conscientizar sobre a necessidade de mudança. A ajuda de outras pessoas é essencial nesse processo para nos enxergarmos como realmente somos, principalmente o olhar de nossos clientes. Muitos de nós têm medo da mudança, e isso é natural, mas em cenários altamente competitivos, não estar aberto a mudanças e não mudar Pensamento Sistêmico Domínio Pessoal Modelos Mentais Visão Compartilhada Aprendizado em Equipe Aprendizado em Equipe Capacidade de todos da equipe, valorização do diálogo e da participação Domínio Pessoal Desenvolve a Energia, paciência e faz com que enxerguemos a realidade de maneira objetiva Modelos Mentais Ideias que nos limitam e determinam nossa forma de agir Pensamento Sistêmico Quinta disciplina que faz a integração com as outras quatro. Visão do todo Visão Compartilhada Maior número de pessoas com a mesma visão proporciona maior chance da visão se concretizar 11 poderá significar comprometimento em relação à sustentabilidade e perpetuidade da organização. TEMA 4 – O FATOR HUMANO NA GESTÃO DA MUDANÇA E NA MELHORIA CONTÍNUA Em todo e qualquer processo de mudança, o papel das pessoas é essencial, pois sem elas a mudança não acontece. No caso do líder, seu papel é ainda mais especial. Espera-se que os líderes atuem como facilitadores da mudança, pois são eles os responsáveis pelas equipes que serão afetadas pela mudança. Dessa forma, eles devem auxiliar e implantar a melhor metodologia de gestão da mudança. O líder deve transmitir segurança, conforto e controle, mitigar as resistências por meio de uma comunicação clara e completa. O líder deve estar preparado para as seguintes ações: criar junto aos seus liderados a necessidade da mudança; despertar a vontade de participação; garantir que todos tenham o mesmo nível de informação e conhecimento e que desenvolvam as habilidades necessárias para possíveis novos projetos, processos, produtos e serviços e, acima de tudo, é essencial que o líder gere sempre o reforço da missão, da visão e dos valores. Estas e outras ações ajudam a desenvolver uma Visão Comum e as pessoas passam a entender a necessidade da mudança. A Visão Comum é enxergar o futuro da organização. Saiba mais Sugerimos a leitura da Lenda do Peixinho Dourado, uma lenda egípcia que fala sobre mudanças e a resistência. Você pode encontrar essa lenda facilmente em sites de busca. TEMA 5 – TIPOS DE MUDANÇA As mudanças podem ser ocasionadas por aspectos relacionados ao ambiente externo, como políticas mundiais, crises, leis, disposições macroeconômicas, competição, novas tecnologias, crises etc., ou por aspectos relacionados ao ambiente interno da própria organização, como o comportamento dos colaboradores, a resistência, o capital intelectual, a estrutura e a possibilidade de crescimento da organização. Essas mudanças podem ser de vários tipos: 12 • Mudança estratégica: tem por objetivo mudar a estratégia da organização, alterar a sua missão, lembrando que a missão é a razão de ser da empresa; • Mudança estrutural: tem por objetivo alterar a estrutura da organização, das unidades de negócios, colocar em prática o Downsizing, prática que consiste em uma reestruturação administrativa para a redução de níveis hierárquicos, processos desnecessários etc.; • Mudança com foco nos processos com a implantação de novas tecnologias, novos métodos, automatização da linha de produção etc.; • Mudança com foco nas pessoas, cujo objetivo se concentra no aumento do desempenho dos colaboradores, consequentemente no desenvolvimento de novas competências. Abre-se um parêntese aqui para esclarecer que competência é Conhecimento, Habilidade e Atitude (CHA), “que tornam a pessoa apta para exercer determinados trabalhos e a desempenhar determinadas funções” (Romero, 2013, p. 113), mas que devem ser suportados por Valores e Ética, formando, assim, o conceito (CHAVE), conforme apresentado na figura a seguir. Figura 5 – Conceito CHAVE Valores e Ética 13 Se adequar às diversas transformações impostas pelo ambiente e pelo mercado pelo qual as organizações passam atualmente se faz necessário para que a organização se mantenha competitiva. Neste sentido, cabe a nós, como gestores e líderes, entendermos que podem existir vários tipos de mudanças e nos adequarmos às transformações sofridas pelo mercado para mantermos nossa organização a mais competitiva possível. Afinal, vivemos em um período extremamente turbulento e com inúmeras incertezas, pandemia mundial, teletrabalho, demissões, falências entre tantas outras questões em constante evolução e mutação, as quais a cada dia são mais intensas e seus reflexos atingem as nossas organizações e consequentemente a todos nós. Acompanhar todas as mudanças a que somos submetidos atualmente parece tarefa nada fácil, mas não as acompanhar pode significar perder oportunidades relevantes como perda de produtividade, de competitividade, Market share (fatia do mercado), vantagem competitiva etc. Agora que já conhecemos e percebemos a importância da gestão da mudança, da cultura organizacional e consequentemente da melhoria contínua, nas próximas aulas, veremos a importância da estratégia e da integração dos processos, afinal, mudar, segundo o dicionário Michaelis significa “deslocar ou dispor de outro modo; remover para outro lugar”, e ainda “trocar uma coisa por outra, nova ou diferente”, e toda mudança exige planejamento, organização e gestão. 14 REFERÊNCIAS BRUNING, C. Comportamento Organizacional e intraempreendedorismo. Curitiba: Intersaberes, 2015. GRAMIGNA, M. R. Modelo de Competências e Gestão dos Talentos. São Paulo: Prentice Hall, 2007. JOHANN, S. ComportamentoOrganizacional: teoria e Prática. São Paulo: Saraiva, 2013. MARCHIORI, M. Conhecimento e Mudança (livro eletrônico). São Caetano do Sul, 2014. MASCARENHAS, A. O. Gestão Estratégica de Pessoas. São Paulo: Cencage Learning, 2008. MUDAR. In: Michaelis. Disponível em: <https://michaelis.uol.com.br/moderno- portugues/busca/portugues-brasileiro/mudar/>. Acesso em: 8 mar. 2021. PARADIGMA. In: Michaelis. Disponível em: <https://michaelis.uol.com.br/moderno-portugues/busca/portugues- brasileiro/paradigma/>. Acesso em: 8 mar. 2021. ROMERO, S. M. Gestão de Pessoas: Conceitos e Estratégias. Curitiba: Intersaberes, 2013. SENGE, P. A Quinta disciplina. Rio de Janeiro: Best Seller, 2005. WRIGHT, P.; KROLL, M. J.; PARNELL, J. Administração Estratégica: Conceitos. São Paulo: Atlas, 2000.
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