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AULA 4 GESTÃO DE PESSOAS EM PROJETOS Prof. Giancarlo de Cristo Leite 2 CONVERSA INICIAL Os projetos são efetivamente conduzidos pelas pessoas e equipes que se organizam em torno dessa atividade ao longo do tempo. O contexto da gestão de projetos indica que as empresas que adotam essa metodologia de trabalho estão efetivamente priorizando a profissionalização nas entregas. Nesse sentido, a área de gestão de pessoas das organizações vem se profissionalizando, e novas competências e habilidades têm sido desenvolvidas e aprimoradas para fazer frente a esses desafios. Conhecimentos como comunicação, relacionamentos interpessoais, negociação, empatia, administração do tempo e planejamento são prioridades para profissionais de RH. A área de RH apoia e está intimamente ligada com a área de gestão de projetos, para que possam, em conjunto, discutir e definir as melhores estratégias de aprimorar as habilidades e capacidades das pessoas envolvidas nos projetos e obter o melhor desempenho em suas equipes de trabalho. CONTEXTUALIZANDO Levando em conta as necessidades contínuas das empresas de se aprimorarem em todas as suas áreas e, em especial, as competências requeridas das equipes em gestão de projetos para lograr êxitos em planejamento, execução e entrega de um projeto, no tempo definido e de acordo com os requisitos previstos, identifique: Três habilidades interpessoais necessárias nas equipes em gestão de projetos; Os fatores essenciais na formação e condução de uma equipe de projetos, segundo o guia PMBOK 2017. TEMA 1 – CONTEXTO DA GESTÃO DE PESSOAS EM PROJETOS Gerenciar pessoas de forma assertiva, visando um clima favorável para que os resultados sejam atingidos, tornou-se o desafio e um senso comum de todas as empresas, em especial neste século, no qual a concorrência está mais acirrada, a globalização está mais intensa e há um aumento na escassez de recursos. As empresas têm voltado sua atenção para a implantação de modelos 3 de gestão de pessoas que facilitem estratégias, políticas e projetos, nos quais haja foco em relacionamentos, network e melhoria na condução dos processos. Chiavenato (2008) explica que, com a globalização dos negócios, o desenvolvimento tecnológico, o forte impacto das mudanças em curso, o incessante direcionamento para serviços e produtos com alta qualidade e o aumento na produtividade, surge uma eloquente constatação na maioria das organizações: o grande diferencial competitivo das empresas é decorrente das pessoas que nelas atuam. Como projetos são eventos temporários, realizados com objetivos específicos e predeterminados, o planejamento está presente em todas as suas etapas e fases. Neste sentido, como são as pessoas que os concebem, operacionalizam e executam, o que torna necessário se ter um conhecimento em gestão de pessoas. Além disto, uma série de outros requisitos são requeridos para lograr êxito e atingir os objetivos no planejamento e no gerenciamento de projetos, incluindo habilidades, conhecimentos, ferramentas e técnicas que apoiam aos eventos necessários (Cruz, 2013). Projetos existem nas empresas sob certas condições, pois a natureza temporária – diferentemente do que temos nas atividades rotineiras – impõe situações diferentes e específicas. Aguiar et al. (2016) explicam três condições para a existência dos projetos: Ter natureza temporária e datas de início e fim definidas; Terminar quando seus objetivos e metas satisfazem às partes interessadas; Existir para viabilizar um produto, serviço ou resultado que não existia antes. Com relação a projetos e gestão de pessoas, o guia PMBOK (2017) explica que os projetos representam esforços de trabalho contínuos dos envolvidos, formados por processos repetitivos que seguem os procedimentos existentes de uma organização. O projeto, normalmente, envolve atividades complexas e que geram incertezas, as quais podem ser novas para os membros de uma equipe, o que poderá exigir um planejamento mais dedicado do que outro trabalho de rotina, normalmente executado. Além disso, segundo o PMBOK, os projetos são empreendidos em todos os níveis organizacionais, com uma única pessoa ou muitas, uma única organização ou múltiplas unidades organizacionais de múltiplas organizações. 4 Esta natureza específica, temporária, planificada com metas e objetivos predefinidos claramente, a qual faz necessária uma gestão eficiente de todos os recursos, impõe para a área de RH uma atenção plena às pessoas e equipes envolvidas, mais especificamente no desempenho do cumprimento dos prazos nos projetos. Essa agenda se evidencia no papel do gestor de projetos, pessoa a que a área de RH pode dar e promover um acompanhamento mais próximo. TEMA 2 – ÁREAS DE CONHECIMENTOS E HABILIDADES EM PROJETOS As transformações no mundo do trabalho nas últimas décadas levaram as organizações a enfrentarem altos níveis de competitividade, buscando, assim, encontrar novas formas de realizar o mesmo trabalho com maior grau de inovação. Nesse contexto, exige-se por parte das equipes cada vez mais que o trabalho seja feito com menos recursos, o mais rápido possível e com mais qualidade (ENAP, 2014). Essas e outras evidências mostram o desafio que as equipes terão na gestão de projetos, considerando esta como uma metodologia de trabalho altamente aplicável e recomendada para estas finalidades: Diminuir tempo; Diminuir custos; Reduzir o número de pessoas envolvidas; Aumentar a qualidade; Obter satisfação; Maximizar o retorno sobre o investimento. Para lograr essas finalidades, é necessário o empenho de pessoas comprometidas e com competências à altura da finalidade e do escopo do projeto. As competências obtidas como resultado da experiência e de formações gerais, por exemplo em administração de empresas, processos gerenciais e gestão da qualidade, não são suficientes para uma boa gestão dos projetos. Com produtos específicos, o gerenciamento de projetos possui conhecimentos e habilidades exclusivas, apresentadas em um guia próprio, que também requerem formação direcionada. É necessário, então, uma formação direcionada das pessoas, de pelo menos cinco áreas de especialização (PMI, 2017): Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos; Conhecimento, normas e regulamentos da área de aplicação; Entendimento do ambiente do projeto; 5 Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral; Habilidades interpessoais. Figura 1 – Áreas de especialização necessárias à equipe de gerenciamento de projetos Fonte: PMI, 2017. Outro aspecto importante na gestão de projetos, Lago e Mingossi (2015) destacam que a maioria do conhecimento para gerenciar projetos vem mesmo da área de gestão de projetos e que, para aumentar o sucesso e o êxito, recomenda- se que o gestor do projeto tenha conhecimento e experiência na área de aplicação do projeto. TEMA 3 – CONJUNTO DE CONHECIMENTOS EM PROJETOS 3.1 Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos O conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos descreve o conhecimento exclusivo da área de gerenciamento de projetos, que é superior a outras disciplinas. Neste sentido, o Guia PMBOK (2017) é, portanto, um subconjunto do abrangente grupo de conhecimentos necessários em gerenciamento de projetos. O conhecimento de gerenciamento de projetos necessário para um desenvolvimento assertivo de um projeto está descrito no Guia PMBOK e consiste em: 6 Definição do ciclo de vida do projeto; Cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos; Nove áreas de conhecimento. Para Carvalho (2007), as empresas vêm passando por muitos ajustes na forma de comprar, produzir e vender nas últimas décadas, associados a um forte enxugamento dos quadros de pessoal, e, em contrapartida, há aumento da necessidadede especialização técnica. Essa situação tem obrigado empresários a flexibilizarem a forma de gerenciar os contratos com as pessoas que atuam por um período determinado e, em muitos casos, por projetos específicos. Paralelamente, há uma necessidade de entender melhor o contexto das relações de trabalho das pessoas do ambiente de gerenciamento de projetos. Essas mudanças nos modelos de negócios, em especial no incremento do regime de gestão de projetos, demandam uma série de técnicas gerenciais que nem sempre estão disponíveis nas empresas, o que se reflete nas seguintes necessidades: Identificação das competências essenciais para a gestão de projetos; Formação de profissionais em técnicas de gestão de projetos; Criação de modelo de negócios que priorize as pessoas; Fomento da cultura da gestão de projetos. O Guia PMBOK (2017) explica que cada projeto cria um produto, serviço ou uma entrega única, resultando em algo tangível ou intangível, e, embora elementos repetitivos possam estar presentes em algumas entregas e atividades do projeto, a repetição não muda as características fundamentais e exclusivas do trabalho do projeto. Neste sentido, faz-se necessária uma cultura organizacional flexível, adaptável e capaz de comprometer-se com essas entregas, aliada a uma forte disposição para aprender. 3.2 Conhecimento, normas e regulamentos da área de aplicação As denominadas áreas de aplicação são categorias de projetos que possuem elementos comuns significativos nesses projetos, mas que não são necessárias ou estão presentes em todos os projetos. Normalmente, são definidas em termos de: Departamentos funcionais e disciplinas de apoio, como departamento jurídico, gerenciamento de produção e estoque, marketing, logística e pessoal 7 Elementos técnicos, como desenvolvimento ou engenharia de software e, ocasionalmente, um tipo específico de engenharia, como engenharia de recursos hídricos, engenharia de saneamento ou engenharia civil Especializações em gerenciamento, como contratações governamentais, desenvolvimento comunitário e desenvolvimento de novos produtos Setores, como automotivo, químico, agricultura e serviços financeiros. (PMI, 2017) O gerenciamento geral de uma empresa exige profissionais capacitados em quase a totalidade dos conhecimentos e das áreas organizacionais. Compete à área de gestão de pessoas posicionar-se à medida que esses profissionais ou suas atividades são necessários no sentido de proporcionar elementos internos para desenvolver e apoiar essas pessoas, realizando coaching, mentoring e couselling. TEMA 4 – FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE EQUIPES A formação, a estruturação, o desenvolvimento e o gerenciamento de uma equipe são algumas das tarefas que mais exigem cuidado por parte dos envolvidos, pois envolvem tempo, recursos e atenção para selecionar pessoas com as competências apropriadas para compor o time que conduzirá o projeto. Diversas competências – conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes – são necessárias por parte das pessoas selecionadas. O sucesso gerenciamento geral de projetos está associado com o conhecimento necessário para garantir entregas de acordo com as expectativas os e requisitos iniciais. Segundo o guia PMBOK (2017), o gerenciamento geral inclui: o planejamento, a organização, a formação de pessoal, a execução e o controle de operações de uma empresa existente. Além do conhecimento geral por parte das equipes, que gera conhecimentos específicos em gerenciamento de projetos, é recomendado pelo guia PMBOK que os profissionais da área tenham habilidades complementares, das quais se destacam as seguintes disciplinas de apoio: Contabilidade e gerenciamento financeiro; Compras e aquisições; Vendas e marketing; Contratos e legislação comercial; Fabricação e distribuição; Logística e cadeia de abastecimento; 8 Planejamentos estratégico, tático e operacional; Estruturas organizacionais, comportamento organizacional, administração de pessoal, compensação, benefícios e planos de carreira; Práticas de saúde e segurança; Tecnologia da informação. Essa visão do gerenciamento geral proporciona condições para que a empresa observe as habilidades de gerenciamento de projetos que são essenciais, específicas e requeridas ao gestor e à equipe formada. A formação de uma equipe compreende o item “Aquisição de recursos” descrita no PMBOK 2017, etapa na qual a empresa mobiliza pessoas para compor o time responsável por gerenciar o projeto. O guia PMBOK 2017 destaca os fatores essenciais na formação e na condução de uma equipe de projetos: Tabela 1 – Os fatores essenciais na formação e condução de uma equipe de projetos Etapa Observações Planejamento da equipe Definir os membros da equipe em função das competências e dos conhecimentos que possuem. Definir cronograma, calendários de encontros e trabalhos, com dias e horários Estruturação da equipe Definir as funções e as responsabilidades de cada pessoa, clarificar e dividir as tarefas ou as frentes de trabalho. Gerenciamento da equipe Reforçar os objetivos e as metas de trabalho, acompanhar e motivar as pessoas. Acompanhar a aplicação dos recursos e o cumprimento do cronograma. Propor melhorias e ações corretivas. Avaliar e gerenciar as mudanças no projeto. Desenvolvimento da equipe Identificar a necessidade de desenvolver a equipe em termos de suas competências e interação visando aprimorar o desempenho do projeto. Compreender e perceber a necessidade de novas habilidades como resultado das entregas em andamento. Administração de Conflitos Identificar possíveis focos que evidenciem desarmonia, falta de diálogo ou interação entre as pessoas que possam estar afetando a produtividade geral. Motivação da Equipe Avaliar o quanto as pessoas estão motivadas, entrosadas e participativas, pois a desmotivação pode gerar falta de engajamento nas atividades e, possivelmente, atrasos ou conflitos. Fonte: Elaborado com base em PMI, 2017. Para fazer frente aos desafios expostos, o PMBOK cita alguns comportamentos essenciais por parte dos gestores do projeto para atingir um alto desempenho nas equipes de projetos: 9 Usar comunicação aberta e eficaz; Criar oportunidades para o desenvolvimento de equipes; Desenvolver a confiança entre os membros da equipe; Gerenciar conflitos de forma construtiva; Estimular a resolução colaborativa de problemas; Incentivar processo decisório colaborativo. O guia PMBOK 2017 cita também a vantagem das “equipes virtuais”, nas quais as pessoas são mobilizadas por suas competências, sem, no entanto, estarem presentes ou reunidas na maior parte do tempo. A disponibilidade de tecnologias facilita a interação constante delas, no entanto alguns aspectos merecem atenção nesta possibilidade, como planejamento, prazos, conflitos, ausência de comunicação e distanciamento. TEMA 5 – A COMPOSIÇÃO E OS PAPÉIS NAS EQUIPES EM PROJETOS A gestão de projetos tem se mostrado uma prática que, uma vez incorporada na cultura da organização, tende a gerar melhores resultados, em função da profissionalização de se planejar e executar atividades diferenciadas, que podem enquadrar-se como um projeto. Para lograr este resultado, além de esforço e foco constante, uma empresa precisa formar uma equipe altamente comprometida com os objetivos do projeto. Segundo Rezende, o trabalho em equipe torna-se um grande desafio para os que estão à frente das organizações e, especificamente, dos projetos: Formar uma equipe de trabalho integrada, motivada, cooperativa, desenvolvida e confiante, depende da coesão do grupo em torno de um objetivo comum e do desenvolvimento de competências que habilitem o gestor a relacionamentos éticos com as pessoas na formação, integração e desenvolvimento de equipes de trabalho. (2006)Segundo o PMBOK (2017), a equipe do projeto inclui o gerente do projeto, o pessoal de gerenciamento do projeto e outros membros da equipe que executam o trabalho, mas que não estão necessariamente envolvidos no gerenciamento do projeto. Nesta equipe, alguns papéis estão inclusos: Pessoal de gerenciamento do projeto. Os membros da equipe que executam as atividades de gerenciamento do projeto, tais como de elaboração do cronograma, orçamento, emissão de relatórios e atividades de controle, comunicações, gerenciamento dos riscos e suporte administrativo. Este papel pode ser desempenhado ou apoiado por um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) 10 Recursos humanos do projeto. Os membros da equipe que executam o trabalho de criação das entregas do projeto. Especialistas de suporte. Os especialistas de suporte executam as atividades exigidas para o desenvolvimento ou execução do plano de gerenciamento do projeto. Elas podem incluir atividades como contratações, gerenciamento financeiro, logística, jurídicas, de segurança, engenharia, testes, ou controle da qualidade. Dependendo do tamanho do projeto e nível de suporte exigido, os especialistas de suporte podem trabalhar em tempo integral ou simplesmente participar da equipe quando suas habilidades específicas forem necessárias. Representantes de usuários ou de clientes. Os membros da organização que aceitarem as entregas ou produtos do projeto podem ser designados para atuar como representantes ou pessoas de contato para garantir a coordenação apropriada, orientar sobre os requisitos ou validar a aceitabilidade dos resultados do projeto. Vendedores. Vendedores, fornecedores, ou contratadas, são empresas externas que assinam um contrato para fornecimento de componentes ou ser viços necessários ao projeto. À equipe do projeto muitas vezes é atribuída a responsabilidade de supervisionar o desempenho e a aceitação das entregas ou serviços dos vendedores. Se os vendedores arcarem com a maior parte do risco para entrega dos resultados do projeto, eles podem ter um papel significativo na equipe do projeto. Membros parceiros de negócios. Membros de organizações de parceiros de negócios podem ser designados como membros da equipe do projeto para garantir sua coordenação adequada. Parceiros de negócios. Parceiros de negócios são também empresas externas, mas têm uma relação especial com a empresa, às vezes obtida através de um processo de certificação. Os parceiros de negócios fornecem consultoria especializada ou desempenham um papel específico, como instalação, personalização, treinamento ou suporte. (PMI, 2017) Segundo Shtub, Bard e Globerson (1994), o desenvolvimento da equipe é o “processo de ajudar um grupo de pessoas, unidos por um propósito comum, a trabalhar de maneira interdependente entre si e com todas as partes envolvidas”. De acordo com o PMBOK (2017), alguns aspectos influenciam o desempenho dos projetos em relação a pessoas e equipes: A composição das equipes de projeto varia de acordo com fatores como localização, escopo e cultura organizacional. O relacionamento entre o gerente de projeto e a equipe varia dependendo do nível de autoridade do gerente de projeto. Em alguns casos, o gerente de projeto pode ser o gerente de linha da equipe, com autoridade total sobre os seus membros. Em outros casos, um gerente de projeto pode ter pouca ou nenhuma autoridade organizacional sobre os membros da equipe e ter sido mobilizado para liderar o projeto em regime de tempo parcial ou como contratado. Para o PMBOK (2017), as composições básicas de equipes de projeto incluem uma formação: 11 Dedicada. Em uma equipe dedicada, todos ou a maioria dos membros da equipe trabalham no projeto em regime de tempo integral. Os membros da equipe do projeto podem trabalhar presencial ou virtualmente, e geralmente se reportam diretamente ao gerente do projeto. Esta é a estrutura mais simples para um gerente de projetos, pois as linhas de autoridade são claras e os membros da equipe podem se concentrar nos objetivos do projeto. Tempo parcial. Alguns projetos são estabelecidos como um trabalho adicional temporário, em que o gerente de projeto e os membros da equipe trabalham no projeto, mas permanecem em suas organizações e continuam a desempenhar suas funções normais. Os gerentes funcionais mantêm o controle sobre os membros da equipe e os recursos alocados para o projeto, e o gerente do projeto provavelmente continuará a executar outras tarefas de gerenciamento. Os membros da equipe em regime de tempo parcial também podem ser designados para mais de um projeto de uma vez. (PMI, 2017) Independente do formato de trabalho, da duração e das expectativas em relação ao projeto, as pessoas devem estar unidas fortemente por um propósito comum, de trabalhar em conjunto e de forma interdependente para atingir os objetivos preestabelecidos. FINALIZANDO No início desta aula, foi proposta uma reflexão: levando em conta as necessidades contínuas das empresas de aprimorarem-se em todas as suas áreas e, em especial, nas competências requeridas e na gestão de projetos, para lograr êxitos no planejamento, na execução e na entrega de um projeto, no tempo e de acordo com os requisitos previstos, identifique: a. Três habilidades interpessoais necessárias nas equipes em gestão de projetos. b. Os fatores essenciais na formação e na condução de uma equipe de projetos, segundo o guia PMBOK 2017. Resposta: a. Três habilidades interpessoais necessárias nas equipes em gestão de projetos. Entre as principais, destacam-se: Comunicação; Relacionamento pessoal e interpessoal; Negociação e técnicas de uso de gatilhos; Gestão de conflitos e resolução de conflitos; Empatia e capacidade de compreender as necessidades dos outros; Escuta ativa e habilidade de silenciar; 12 Planejamento e organização para priorizar as atividades. b. Os fatores essenciais na formação e na condução de uma equipe de projetos, segundo o guia PMBOK 2017, são: Planejamento da equipe; Estruturação da equipe; Gerenciamento da equipe; Desenvolvimento da equipe; Administração de conflitos; Motivação da equipe. LEITURA OBRIGATÓRIA Texto de abordagem teórica LAGO, D.; MINGOSSI, R. A. Gerenciamento de projetos segundo as normas preconizadas pelo PMI – um estudo de caso. 2015. Disponível em: <http://www.pgsskroton.com.br/seer/index.php/rcext/article/download/2380/2284 >. Acesso em: 23 jul. 2018. Texto de abordagem prática PMI – Project Management Institute. Gerenciamento de riscos do projeto. In: _____. Guia PMBOK: um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos. 6. ed. Filadélfia: PMI, 2017. Disponível em: <http://www.teraits.com/pitagoras/marcio/gp/PMBOK_6aEdicao.pdf>. Acesso em: 23 jul. 2018. Saiba mais GERENCIAMENTO de recursos humanos, pessoas e equipes em projetos. Mario Trentim, Gestão & Projetos, 7 abr. 2017. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=9Tphyw7Pqzs>. Acesso em: 23 jul. 2018. 13 REFERÊNCIAS AGUIAR, W. S. et al. Gestão de pessoas em projetos de implantação de sistemas ERP – estudo de caso no estado do Ceará. XII Congresso Nacional de Excelência em Gestão, 2016. Disponível em <http://www.inovarse.org/sites/default/files/T16_319.pdf>. Acesso em: 23 jul. 2018. CARVALHO, G. S. B. Passo a passo do gerenciamento de projetos. Gestão & Tecnologia de Projetos, v. 2, n. 1, maio 2007. Disponível em: <https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:1DM4SP5u_L0J:http s://www.revistas.usp.br/gestaodeprojetos/article/download/50908/54989+&cd=1& hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br. Acesso em: 23 jul. 2018. CHIAVENATO, I. Recursos humanos: o capital humano das organizações. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2008. ENAP – Escola Nacional de Administração Pública. Introdução ao Gerenciamento de Projetos – Módulo 1.Brasília, 2014. Disponível em: <http://repositorio.enap.gov.br/bitstream/1/1092/1/GerenciaDeProjeos_modulo_1 _final_.pdf>. Acesso em: 23 jul. 2018. LAGO, D.; MINGOSSI, R. A. Gerenciamento de projetos segundo as normas preconizadas pelo PMI – um estudo de caso. 2015. Disponível em: <http://www.pgsskroton.com.br/seer/index.php/rcext/article/download/2380/2284 >. Acesso em: 23 jul. 2018. PMI – Project Management Institute. Gerenciamento de riscos do projeto. In: _____. Guia PMBOK: um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos. 6. ed. Filadélfia: PMI, 2017. Disponível em: <http://www.teraits.com/pitagoras/marcio/gp/PMBOK_6aEdicao.pdf>. Acesso em: 23 jul. 2018.
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