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MATRIZ DO PARECER 2 Elaborado por: Alexandre Luiz Fernandes da Silva Disciplina: Compliance Turma: 0721-1_2 3 Cabeçalho Órgão solicitante: Laboratório Remédios & Medicamentos Ltda. Assunto: O presente parecer foi confeccionado para analisar a compra de remédios injetáveis para crianças acima de 02 anos que foram adquiridos com o prazo de validade muito próximo de seu vencimento (03 meses). 4 Ementa O parecer em comento refere-se à auditoria interna realizada no Laboratório Remédio e Medicamentos Ltda., pelo auditor Cláudio. Durante a auditoria, Cláudio descobriu que os remédios injetáveis para as crianças com idade superior a dois anos, foram adquiridos muito próximo da data de validade (03 meses). Após o descobrimento, o auditor comunicou a alta direção da empresa, contudo, lhe afirmaram que já sabiam deste acontecimento e que efetuaram a compra pelo fato de que conseguiram um valor melhor nos remédios em virtude de se encontrarem com o prazo de validade praticamente exaurido, mas que avisam esse detalhe ao comprador na hora da venda, e ainda, lhe foi pedido para que não tocasse mais no assunto já que Cláudio é funcionário da empresa. Vale ressaltar alguns pontos principais a serem abordados no presente parecer como: Análise das obrigações de Cláudio como auditor e da empresa como empregadora; analisar a atuação da alta direção no caso com base em alguns princípios que regem a governança corporativa; a obediência do auditor interno aos seus gestores, e por fim, uma consideração se o auditor interno tem a mesma independência do compliance officer. Relatório Cláudio trabalha como auditor interno do Laboratório Remédios & Medicamentos Ltda. Durante uma de suas auditorias foi descoberto por ele que remédios injetáveis para crianças acima de 02 anos estavam para vencer em 3 meses. Após o descobrimento, o auditor entrou em contato com a alta direção da empresa para lhes informar. No momento em que entrou em contato com a alta direção, foi lhe informado que os gestores já sabiam desse fato, e que a compra desses medicamentos foi realizada, pois em razão deste fato, conseguiram melhores preços nos remédios, mas que na hora da venda esse detalhe é avisado aos compradores. Ainda, foi pedido para que Cláudio evitasse tocar no assunto já que ele era funcionário da empresa. 5 A seguir, serão realizadas algumas considerações e explicações sobre temas importantes acerca do caso analisado. OBRIGAÇÕES DO CLÁUDIO COMO AUDITOR: A auditoria interna é responsável por avaliar e assessorar a administração, para prover as melhores condições possíveis para que os empregados consigam atingir os objetivos que lhes forem dados, ou seja, a auditoria é voltada para examinar e avaliar a eficiência e a eficácia dos sistemas que estão sendo geridos e das aréas intrisecas da empresa, para que seja fornecido todo suporte necessário para alcançar os objetivos idealizados. O controle interno tem como objetivo mitigar os riscos que são inerentes a uma empresa que busca alcançar seus objetivos. O auditor interno tem que estar em conformidade com todo o planejamento e estratégia da organização, e, deve monitorar se os gestores da alta administração estão em conformidade com as normas que regem a empresa. Cláudio é o auditor da organização, possui um papel importantíssimo na função de assessorar à alta direção da organização. O papel do auditor é de monitorar, avaliar e fazer recomendações com o intuito de melhorar todos os procedimentos da empresa. A empresa como empregadora não pode em momento algum pedir para que o Cláudio não toque mais no assunto. O auditor interno tem que ter indepedência durante o exercício do seu trabalho, deve fazer a auditoria de forma imparcial, sem ter nenhuma influência de seus gestores. Para que uma empresa consiga se enquadrar no programa de integridade é necessário que haja o comprometimento da alta direção em avaliar o que for reportado pela auditoria interna e não fazer nenhuma interferência no trabalho do auditor. O Cláudio é responsável pela mitigação dos riscos da empresa e caso encontre algo é obrigado a informar seus gestores, já que é um de seus objetivos preservar a imagem da empresa. 6 ATUAÇÃO DA ALTA DIREÇÃO COM BASE NOS PRINCIPIOS DO COMPLIANCE E DA GOVERNANÇA CORPORATIVA Antes de analisar a forma em que a alta direção atuou nesse caso, é necessário aqui, demonstrar o que é, e alguns princípios que regem o compliance e a governança corporativa. Compliance tem como objetivo de fazer-se necessária a obediência/execução das normas previstas e ainda impõe aos sujeitos obrigados uma série de sanções e penalidades caso haja o descumprimento das normas, portanto, pode-se dizer que o compliance está ligado a estratégia para a mitigação dos riscos da empresa, através de nove passos, os quais são: 1- Comprometimento da alta gestão; 2- Análise dos riscos; 3- Código de conduta e políticas de compliance; 4- Controle Interno; 5- Treinamento e comunicação; 6- Canais de denúncia; 7- Investigações internas; 8- Due diligence; 9- Auditoria e monitoramento. A governança corporativa é a forma que a organização deve ser dirigida. Dentro da governança corporativa deve haver um conjunto de ações visando sempre o bom funcionamento das organizações, buscando uma eficiência de mecanismos e incentivos de monitoramento, para assegurar que os comportamentos das pessoas que dirigem a empresa estejam sempre alinhados com o interesse dessa organização, contudo, a governança corporativa também deve seguir alguns princípios, como: 1- Transparência; 2- Equidade; 3- Accountability; Tanto a transparência quanto o comprometimento da alta direção, são os primeiros pontos e de certo modo os mais relevantes, pois para que seja instaurado 7 um programa de integridade dentro de uma organização, existe um caminho a ser percorrido. Deve-se analisar os riscos, um modo de prevenir esses riscos, detectar caso ocorre algum problema e corrigir o equívoco. Contudo, para que esse programa seja realmente efetivo dentro da organização é necessário que todos sigam pelo mesmo caminho, e principalmente, que sejam os gestores os primeiros a demonstrarem que estão em compliance e não seja somente algo imposto aos trabalhadores, já que é muito comum entre os trabalhadores imitarem o comportamento de seus superiores. No caso em tela, vale primeiramente analisar o princípio que rege a governança corporativa, mais especificamente a transparência, que ocorre quando a organização tem o dever de disponibilizar para as partes interessadas todas as informações relevantes para o bom funcionamento das parcerias, sem deixar nada obscuro para os investidores. Já no tocante aos princípios do compliance, vale analisar o primeiro ponto e um dos mais importantes, que é o comprometimento da alta direção, ou seja, quem deve dar o exemplo é quem exerce o cargo mais alto para que todos os funcionários sigam o exemplo e hajam de forma a estar em conformidade. No caso, a alta direção quando o auditor descobriu que os remédios estavam próximos da data de vencimento pediram para que o Cláudio não tocasse mais no assunto, como uma forma de ocultação da informação, de forma a agir contra os princípios que regem a boa governança. Fundamentação Nesse tocante, com relação ao ocultamento da informação que deveria ser prestada pelo auditor, é necessário recorrermos ao Decreto nº 8.420 de 2015, em especial a dois artigos muito importantes para o caso em debate. “Art. 41. Para fins do disposto neste Decreto, programa de integridade consiste, no âmbito de uma pessoa jurídica,no conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e na aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta, políticas e diretrizes com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, 8 irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira. Parágrafo Único. O programa de integridade deve ser estruturado, aplicado e atualizado de acordo com as características e riscos atuais das atividades de cada pessoa jurídica, a qual por sua vez deve garantir o constante aprimoramento e adaptação do referido programa, visando garantir sua efetividade. Art. 42. Para fins do disposto no § 4º do art. 5º, o programa de integridade será avaliado, quanto a sua existência e aplicação, de acordo com os seguintes parâmetros: I - comprometimento da alta direção da pessoa jurídica, incluídos os conselhos, evidenciado pelo apoio visível e inequívoco ao programa; II - padrões de conduta, código de ética, políticas e procedimentos de integridade, aplicáveis a todos os empregados e administradores, independentemente de cargo ou função exercidos; III - padrões de conduta, código de ética e políticas de integridade estendidas, quando necessário, a terceiros, tais como, fornecedores, prestadores de serviço, agentes intermediários e associados; IV - treinamentos periódicos sobre o programa de integridade; V - análise periódica de riscos para realizar adaptações necessárias ao programa de integridade; VI - registros contábeis que reflitam de forma completa e precisa as transações da pessoa jurídica; VII - controles internos que assegurem a pronta elaboração e confiabilidade de relatórios e demonstrações financeiros da pessoa jurídica; VIII - procedimentos específicos para prevenir fraudes e ilícitos no âmbito de processos licitatórios, na execução de contratos administrativos ou em qualquer interação com o setor público, ainda que intermediada por terceiros, tal como pagamento de tributos, sujeição a fiscalizações, ou obtenção de autorizações, licenças, permissões e certidões; IX - independência, estrutura e autoridade da instância interna responsável pela aplicação do programa de integridade e fiscalização de seu cumprimento; X - canais de denúncia de irregularidades, abertos e amplamente divulgados a funcionários e terceiros, e de mecanismos destinados à proteção de denunciantes de boa-fé; 9 XI - medidas disciplinares em caso de violação do programa de integridade; XII - procedimentos que assegurem a pronta interrupção de irregularidades ou infrações detectadas e a tempestiva remediação dos danos gerados; XIII - diligências apropriadas para contratação e, conforme o caso, supervisão, de terceiros, tais como, fornecedores, prestadores de serviço, agentes intermediários e associados; XIV - verificação, durante os processos de fusões, aquisições e reestruturações societárias, do cometimento de irregularidades ou ilícitos ou da existência de vulnerabilidades nas pessoas jurídicas envolvidas; XV - monitoramento contínuo do programa de integridade visando seu aperfeiçoamento na prevenção, detecção e combate à ocorrência dos atos lesivos previstos no art. 5º da Lei nº 12.846, de 2013;” (…). Os dois artigos acima demonstram a importância de uma organização estar bem estruturada para garantir a inserção dentro do programa de integridade. O artigo 42 em seus incisos vem demonstrar a importância e a necessidade da organização estar em conformidade com os princípios do compliance, pois somente estando em conformidade com o ordenamento é que a organização conseguirá a efetividade do seu programa e com isso a organização se torna muito mais confiável, segura e atraente para negócios e investimentos. No caso em apreço, podemos notar uma violação ao artigo 42, incisos I e II. Para que um programa tenha uma eficácia completa, o inicio tem que ser pela alta direção da empresa que deve estar em conformidade com o programa de ética instaurado, já que é este programa que norteia as condutas que são permitidas ou não dentro da organização. O pedido para ocultação de uma informação extremamente relavente, demonstra que os gestores não estão em conformidade com o programa de ética estabelecido e muito menos em consonância com a efetivação do programa de integridade. Em virtude de um erro dessa magnitude, da alta direção, o programa de integridade fica comprometido e não pode ser estabelecido na empresa, já que as pessoas que deveriam estar dando o exemplo para os demais integrantes da estrutura 10 organizacional de recursos humanos, não o estão fazendo como preconizado pelo arcabouço normativo e regimental. Considerações finais O vínculo empregatício do auditor interno com a empresa é expresso, contudo, o trabalho do auditor interno não pode ser influenciado pelo interesse da alta direção. Para que uma organização seja considerada idônea, ela deve estar em conformidade com algumas normas, e é de boa valia que a organização tenha um programa de integridade efetivo dentro de sua estrutura, ainda que tenham os selos de qualidade (ISO), para que não venham perder seu valor de mercado e consequentemente seus investidores. O trabalho do auditor interno não deve ter interferências da alta direção da organização e deve estar alicerçado na independência para realizar a auditoria, já que é papel do auditor identificar, avaliar, analisar e fundamentar todo o escopo do trabalho predefinido, tendo como foco o exame quanto a real eficácia do sistema, e em caso de não atingimento do objetivo prédeterminado, reexaminar os dados e fatos levantados afim de viabilizar a adoção de medidas corretivas, preventivas e preditivas. A independência do auditor é a necessidade basilar para qualquer auditoria e com isso poder contribuir de forma importante para a solidez e confiabilidade da organização no desenvolvimento de suas rotinas e processos, atendendo aos objetivos e metas tracadas em seu processo de estruturação e na elaboração do seu planejamento estrategico, satisfazendo os “stakeholders” e contribuindo para a perenidade da organização. No presente caso, Cláudio deve produzir um relatório de forma imparcial, demonstrando todos os dados e fatos colhidos durante a auditoria para que seu parecer seja analisado e encaminhado conforme trâmites legais dentro da organização. O compliance officer é a peça não menos importante de todo esse processo. É esse ator o responsável pela implementação do programa desde o seu início até a sua finalização. Esse cargo deve ser assumido por pessoas que tenham 11 perfil de líder natural, e ainda, deve ser independente e não deve trabalhar cumulativamente em cargo de direção. O compliance officer tem a mesma independência de um gestor, diferente do auditor interno que tem a sua independência, porém, somente a de produzir uma auditoria de forma imparcial, contudo, não contém poder decisório. Tanto o auditor interno quanto o compliance officer possuem suas independências, porém não colidem entre si. Enquanto o compliance officer deve desempenhar o papel de criador/gerenciador do programa e possui um poder decisório sobre o tema, o auditor tem o poder de realizar auditorias, analisar os dados e fatos e, quando necessário, indicar mudanças dentro do sistema que possam contribuir para o crescimento e perpetualidade da organização. Referências bibliográficas BITTENCOURT, Carlos Magno Andrioli. Governança Corporativa e compliance: planejamento e gestão estratégica [recurso eletrônico]. Curitiba: Contentus, 2020. BLOK, Marcella. Compliance e Governança Corporativa – 3ed. – Rio de Janeiro: Freitas Bastos, 2020. ANDRADE, Alexandre Francisco de. Controle interno [recursoeletrônico]. Curitiba: Contentus, 2020. FREITAS, Daniel. Compliance e políticas anticorrupção [recurso eletrônico]. Curitiba: Contentus, 2020. Portal de Auditoria. Disponível em: < http://www.portaldeauditoria.com.br/noticia/Auditor-Interno-Independencia-e- Regulamentacao-Profissional.asp >. Acesso em 23 de ago. 2021. http://www.portaldeauditoria.com.br/noticia/Auditor-Interno-Independencia-e-Regulamentacao-Profissional.asp http://www.portaldeauditoria.com.br/noticia/Auditor-Interno-Independencia-e-Regulamentacao-Profissional.asp 12 Site ABNT IS0. Disponível em: < http://www.abnt.org.br/noticias/4794-iso-19600>. Acesso em 24 de ago. 2021. BRASIL. Decreto nº 8.420 de 18 de março de 2015. Lei Anticorrupção. Disponível em <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2015/decreto/d8420.htm>. Acesso em 23 de ago. 2021. http://www.abnt.org.br/noticias/4794-iso-19600 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2015/decreto/d8420.htm MATRIZ do parecer Cabeçalho Ementa Relatório Fundamentação Considerações finais Referências bibliográficas
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