Trabalho Final - Diagnóstico da Biblioteca Etelvina Lima da ECI/UFMG - Planejamento de Unidades e Sistemas de Informação

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Universidade Federal De Minas Gerais
Escola Da Ciência Da Informação
Departamento De Teoria E Gestão Da Informação
Biblioteconomia - 3º Período
Disciplina: Planejamento Em Uni. De Informação
Professora: Helena M. T. Crivellari
Diagnóstico da Biblioteca Etelvina Lima da ECI/UFMG
Lucas Thiago Dias Leite
Yago Henrique Andrade Almeida
Belo Horizonte, 13 outubro 2020
Sumário
Implementação do Diagnóstico 3
1º) coleta de dados: 3
Desenvolver um quadro-diagnóstico 3
Levantamento dos dados: 7
Histórico da instituição 7
Missão 7
Visão 7
Objetivo 8
Público alvo 8
2º) Análise e interpretação dos dados levantados: 8
Esses problemas se aprofundam em tempos de pandemia? 8
Recomendações preliminares para solução dos problemas encontrados9
3º) Redação final do Diagnóstico: 10
Apresentação da Biblioteca estudada em seu contexto organizacional 10
Apresentação do contexto informacional da mesma unidade 10
Apresentar conclusões preliminares 11
Referências: 12
Trabalho Final Diagnóstico da Biblioteca Etelvina Lima da ECI/UFMG
Implementação do Diagnóstico
Esta etapa envolve 3 grandes sub-etapas, abaixo descritas:
1º) coleta de dados:
Desenvolver um quadro-diagnóstico baseado no Quadro 1 de Maria
Christina Barbosa de Almeida (segue anexo a esta mensagem), tendo em
vista a situação da biblioteca da ECI/UFMG, em 2019. Inserir, no quadro,
uma coluna com a percepção do grupo sobre o período de pandemia na
biblioteca da ECI.
Aspecto Analisado
(2019)
Pontos Fortes Pontos
Fracos
(2020) Situação
na Pandemia
espaço físico adequado - inadequado
espaço físico (área
disponível)
suficiente - insuficiente
espaço físico
(características a
serem observadas:
ruído, temperatura e
umidade, iluminação,
rede elétrica e
hidráulica,
infra-estrutura de
informática)
- Inadequado Inadequado
mobiliário
(quantidade de
assentos para
usuários, de estantes
e armários para a
guarda de acervo, de
postos de trabalho
para a equipe)
adequado - adequado
mobiliário
(características a
serem observadas:
estado físico,
estética,
funcionalidade, tipo e
dimensões)
adequado - adequado
estrutura
organizacional
(situação da unidade
de informação na
estrutura da
instituição)
próxima à alta
administração (ao
poder decisório da
instituição)
- adequado
estrutura
organizacional
adequada aos
objetivos e
serviços
desenvolvidos pela
unidade de
informação
- adequado
recursos humanos suficiente - suficiente
recursos humanos com formação
adequada
- com formação
adequada
recursos humanos capacitados às
funções (com
treinamento)
- capacitados às
funções (com
treinamento)
recursos humanos com oportunidades
e estímulo para a
educação
continuada
- com
oportunidades e
estímulo para a
educação
continuada
recursos humanos relação ótima
bibliotecários /
auxiliares (1 para
2)
- relação ótima
bibliotecários /
auxiliares (1 para
2)
acervo (formação e
desenvolvimento)
existem políticas
ou critérios
estabelecidos para
a seleção e
aquisição de obras
- existem políticas
ou critérios
estabelecidos
para a seleção e
aquisição de
obras
acervo (formação e
desenvolvimento)
existem recursos
financeiros
destinados à
aquisição de
materiais para o
acervo
- existem recursos
financeiros
destinados à
aquisição de
materiais para o
acervo
acervo pertinente - pertinente
acervo atualizado - atualizado
acervo ampla cobertura
da área e
diversidade de
suportes
- ampla cobertura
da área e
diversidade de
suportes
processamento
técnico
segue padrões - segue padrões
processamento
técnico
não se aplica não se aplica não se aplica
qualidade da
indexação
existe vocabulário
controlado
- existe
vocabulário
controlado
recuperação da
informação
- morosa e
imprecisa
morosa e
imprecisa
acesso à Informação base de dados
disponível na
intranet ou na
internet
- base de dados
disponível na
intranet ou na
internet
informatização
(quanto ao software
utilizado)
atende às
necessidades de
descrição dos
documentos e
acesso à
informação
- atende às
necessidades de
descrição dos
documentos e
acesso à
informação
informatização
(quanto ao
equipamento
existente) usuários
atualizado, em
bom estado de
funcionamento e
em quantidade de
clientela interna
significativa
- atualizado, em
bom estado de
funcionamento e
em quantidade
de clientela
interna
significativa
usuários - necessidades
informacionai
s
desconhecida
s
necessidades
informacionais
desconhecidas
usuários - não
conhecem
recursos e
serviços
oferecidos;
não recebem
orientação
formal
não conhecem
recursos e
serviços
oferecidos; não
recebem
orientação formal
serviços prestados - não
divulgados
aos usuários
reais e
potenciais
não divulgados
aos usuários
reais e potenciais
serviços prestados não se aplica não se aplica não se aplica
serviços prestados especializados,
dirigidos às
necessidades dos
usuários
- especializados,
dirigidos às
necessidades
dos usuários
serviços prestados em constante
avaliação
- em constante
avaliação
projetos específicos
(com ou sem
desenvolvidos com
regularidade
- desenvolvidos
com regularidade
captação de recursos
externos)
projetos não se aplica não se aplica não se aplica
projetos não se aplica não se aplica não se aplica
treinamento de
usuário
oferecido
regularmente
- oferecido
regularmente
treinamento de
usuário
- não divulgado
ou pouco
divulgado
(apenas no
recinto da
unidade de
informação)
não divulgado ou
pouco divulgado
(apenas no
recinto da
unidade de
informação)
treinamento de
usuário
não se aplica não se aplica não se aplica
treinamento de
usuário
não se aplica não se aplica não se aplica
relação com
instituições afins
regular - regular
administração não se aplica não se aplica não se aplica
administração não se aplica não se aplica não se aplica
planejamento não se aplica não se aplica não se aplica
planejamento não se aplica não se aplica não se aplica
planejamento não se aplica não se aplica não se aplica
comunicação ágil, facilitada pela
existência de
canais formais e
informais
- ágil, facilitada
pela existência
de canais formais
e informais
comunicação não se aplica não se aplica não se aplica
comunicação a unidade de
informação produz
boletim eletrônico
ou impresso
periódico
- a unidade de
informação
produz
boletim eletrônico
ou impresso
periódico
comunicação a unidade de
informação utiliza
contato por
telefone ou e-mail
com seus
usuários; adota
ferramentas
de e-mail
marketing, que
monitora os
e-mails
deflagrados
- a unidade de
informação utiliza
contato por
telefone ou e-mail
com seus
usuários; adota
ferramentas
de e-mail
marketing, que
monitora os
e-mails
deflagrados
avaliação não se aplica não se aplica não se aplica
avaliação - não é
elaborado
relatório
não é elaborado
relatório
avaliação não se aplica não se aplica não se aplica
Levantamento dos dados sobre o histórico da instituição, sua missão e
objetivos. Podem incluir outros dados que considerarem relevantes.
Histórico da instituição
“Fundada em 1950, quando foi criado o Curso de Biblioteconomia
promovido pela secretaria de Educação de Minas Gerais em convênio com o
Instituto Nacional do Livro (INL), que mais tarde deu origem à Escola de
Biblioteconomia da UFMG, atual Escola de Ciência da Informação.
Em 27 de maio de 1980 passou a ser denominada Biblioteca Profª
Etelvina Lima em homenagem à professora e também fundadora do curso de
Biblioteconomia.
Sua peculiaridade é servir também de biblioteca-laboratório, espaço vivo
para “pesquisa de campo” na área de ciência da informação e em áreas do
conhecimento relacionadas.
Faz parte do Sistema de Bibliotecas da UFMG e é especializada nas
áreas de biblioteconomia e documentação, ciência da informação, arquivologia
e museologia. Oferece a comunidade universitária serviços e produtos
necessários ao desenvolvimento do ensino, pesquisa e extensão.”
(HISTÓRICO, 2020)
Missão
A missão da Biblioteca Professora Etelvina Lima é apoiar as atividades
de ensino, pesquisa e extensão, possibilitando a criação de conhecimento e o
fortalecimentoda comunidade acadêmica.
Visão
Constituir permanentemente em uma biblioteca-laboratório de
excelência, contribuindo para o desenvolvimento crítico e ético de indivíduos.
http://www.bu.ufmg.br/
Manter o compromisso com a democratização do acesso à informação,
respeitando a ética e os valores humanos.
Objetivo
Prestar serviços de excelência, visando atender as necessidades de
informação e as expectativas da comunidade, bem como capacitar os usuários
na utilização dos recursos e ferramentas informacionais.
Público alvo
A Biblioteca Profª Etelvina Lima atende aos cursos de graduação em
Biblioteconomia, Arquivologia, Museologia e as pós-graduações lato sensu e
stricto sensu (mestrado/doutorado em Ciência da Informação e Gestão e
Organização do Conhecimento) e a comunidade externa – outras instituições,
pesquisadores, alunos de intercâmbio e visitantes.
2º) Análise e interpretação dos dados levantados:
1. Espaço físico: inadequada
2. Recuperação da informação: morosa e imprecisa;
3. Usuários: necessidades informacionais desconhecidas;
4. Usuários: não conhecem recursos e serviços oferecidos; não recebem
orientação formal;
5. Serviços prestados: não divulgados aos usuários reais e potenciais
6. Treinamento de usuários: não divulgado ou pouco divulgado (apenas
no recinto da unidade de informação);
7. Avaliação: não é elaborado relatório anual.
Esses problemas se aprofundam em tempos de pandemia?
Devido a pandemia da nova COVID-19, e a medida de quarentena e
isolamento social todos os problemas citados no item anterior foram sim
agravados.
Apresentar recomendações preliminares para solução dos problemas
encontrados.
1. Espaço físico:
1.1. Biblioteca pequena para um grande número de usuários
(replanejar o uso do espaço);
1.2. Temperatura e umidade não controladas (não há ar-condicionado,
nem umidificador, a recomendação é adquirir um ar-condicionado
e um umidificador);
1.3. Não há sinalização de ruídos (usuários conversam em voz alta na
biblioteca, a recomendação aqui é criar sinalização com materiais
de comunicação para educar os usuários);
1.4. Bebedouro se encontrava estragado durante boa parte de 2019;
nas salas de aula da biblioteca os computadores por vezes não
estavam funcionando corretamente (adquirir novos computadores
e consertar os com defeito);
2. Recuperação da informação:
2.1. Treinar os usuários para técnicas mais refinadas na busca da
informação no Pergamun;
3. usuários (necessidades informacionais desconhecidas):
3.1. A biblioteca precisa fazer estudo de usuários com os usuários
diretamente, a recomendação aqui, é acompanhar os alunos
desde o momento de ingresso na universidade.
4. Usuários (não conhecem recursos e serviços oferecidos; não
recebem orientação formal):
4.1. O problema evidenciado aqui se relaciona com o anterior (10.1),
como a biblioteca não realiza nenhum serviço de
acompanhamento com os alunos, eles acabam por não conhecer
a totalidade dos serviços oferecidos na biblioteca.
5. Serviços prestados:
5.1. Recomenda-se aqui o uso de e-mail marketing para divulgação
dos serviços prestados na biblioteca, também pontua-se neste
trabalho a necessidade de criação de manuais para uso da
biblioteca.
6. Treinamento de usuários:
6.1. O problema evidenciado aqui é o mesmo do tópico anterior (12.1),
assim sendo, a recomendação também é a mesma.
7. Avaliação:
7.1. Voltar a elaborar os relatórios anualmente, o último encontrado foi
o de 2016, caso os outros existam eles precisam ser divulgados
de maneira adequada, possibilitando aos usuários o acesso
aberto às informações sobre a biblioteca.
3º) Redação final do Diagnóstico:
- Redigir um documento que tenha entre 4 e 8 páginas, contendo:
Apresentação da Biblioteca estudada em seu contexto organizacional
A biblioteca Profª Etelvina Lima é a única biblioteca da Escola de
Ciência da Informação que integra uma das escolas da Universidade Federal
de Minas Gerais e também faz parte do Sistema de Bibliotecas da UFMG
(BU/SB é integrada pelo Conselho Diretor, Diretoria da Biblioteca Universitária
- Sistema de Bibliotecas e suas Divisões Técnicas e Seções Administrativas,
Bibliotecas da UFMG e Comissões Temporárias). Constituindo assim um dos
sistemas de bibliotecas de Instituição de Ensino Superior (IES) da Federação
brasileira
Apresentação do contexto informacional da mesma unidade
A biblioteca Profª Etelvina Lima é a única biblioteca da Escola da
Ciência da Informação, assim ela engloba os cursos de graduação da escola:
Biblioteconomia; Arquivologia; e Museologia, tangendo também os cursos de
pós-graduação stricto sensu e lato sensu de Ciência da Informação oferecidos
pela escola. Assim, o seu contexto informacional está situado dentro destas
áreas do conhecimento, a biblioteca possui em seu acervo fontes de
informação variadas sobre estas e outras temáticas, abarcando a bibliografia
básica e complementar das disciplinas obrigatórias e optativas oferecidas nos
cursos acima citados. Além do serviço de disponibilização e empréstimo de
fontes de informação, como livros, artigos, teses, dissertações etc. A biblioteca
também se ocupa do treinamento de usuários; estudo de usuários; serviço de
referência; disponibilização de Tecnologias da Informação e Comunicação
(TICs) para acessar a base de dados (ou Sistema de Recuperação da
Informação) onde o acervo se encontra devidamente representado e indexado
(salvo os documentos que ainda não passaram pelo processamento técnico).
Apresentar conclusões preliminares. As recomendações apresentadas
servirão de base (hipóteses, questões) para o projeto a ser desenvolvido
na terceira e última parte do trabalho final
Conclui-se que há diversos pontos de melhoria na biblioteca Profª
Etelvina Lima evidenciados neste trabalho, que contou tanto com a vivência
dos graduandos no uso da biblioteca, quanto na bibliografia recomendada pela
professora, assim como na apresentação da Elaine Diamantino Oliveira
diretora da Unidade de Informação tratada neste trabalho.
A maior parte dos problemas se refere ao diagnóstico inadequado da
instituição, no que tange ao estudo dos seus usuários. Foi evidenciado que a
unidade ainda se faz distante dos seus usuários, não oferecendo uma
comunicação de serviços adequada para a comunidade acadêmico, o que
culmina em um uso raso dos serviços oferecidos pela biblioteca.
Notou-se também que a biblioteca passa por dificuldades financeiras já
que faz parte e é subordinada a IES (UFMG) e nos últimos anos as
universidade federais do Brasil sofreram graves cortes nos seus orçamentos,
por isso os problemas relativos a necessidade de conserto de máquinas e
outros utensílios, assim como a necessidade de aquisição de outros utensílios
como ar-condicionado, umidificador etc, não é algo que possa ser solucionado
de maneira simples pelos colaboradores da unidade, contudo, ainda resta a
possibilidade de reordenação de gastos e planejamento financeiro.
Referências:
ALMEIDA, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e
serviços de informação. 2. ed. ref. e ampl. Brasília: Briquet de Lemos, 2005.
Histórico. Biblioteca da Escola da Ciência da Informação. s.d. Disponível
em: http://biblio.eci.ufmg.br/historico/. Acesso em: 03 out. 2020.
Público alvo, Missão, Visão, Objetivo. Biblioteca da Escola da Ciência da
Informação. s.d. Disponível em: http://biblio.eci.ufmg.br. Acesso em: 03 out.
2020.
http://biblio.eci.ufmg.br/historico/
http://biblio.eci.ufmg.br.