Revisão gestão por processo

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Revisão gestão por processo: Lorena Rodrigues.
FLUXOGRAMA DE PROCESSO: O Fluxograma é uma representação gráfica mostrando todos os passos de um processo. Ferramenta útil para verificar como os vários passos do processo estão relacionados entre si. Também utilizada para identificação de possíveis problemas no fluxo de produção. 
FLUXOGRAMA DE PROCESSO : 
APLICAÇÃO: Aplicar quando precisamos identificar o fluxo atual ou o fluxo ideal de acompanhamento de qualquer produto ou serviço, no sentido de identificar desvios. Pode ser aplicado a qualquer caso, como o percurso de uma fatura, um fluxo de materiais, as fases da operação de venda ou fornecimento de um produto.
VANTAGENS DO FLUXOGRAMA:
-Facilita a organização a organização do raciocínio, das atividades e das tarefas.
-Possibilita identificar pendências, relacionamentos, pontos de estrangulamento e -atividades que não agregam valor.
-Possibilita localizar elos e elementos desconexos ou perdidos e o controle de processos.
-Possibilita criar pontos de verificação, decisão, revisão, registro e arquivamento.
TIPOS DE FLUXOGRAMA POR PROCESSO
-Fluxogramas Sintéticos
-Fluxogramas de Blocos
-Fluxogramas de Esqueleto
-Fluxogramas de Procedimento
-Fluxogramas Verticais
-Fluxogramas Horizontais
 PLANEJAMENTO DO LEVANTAMENTO:Consiste no planejamento de ações a serem desenvolvidas para formalizar e acompanhar o processo de implementação do processo. Documento único que deve refletir o que será realizado e que direcionará todas as ações do projeto. 
PLANEJAMENTO DO LEVANTAMENTO : FERRAMENTAS
-Brainstorming
-Lista de verificação
-Diagrama de Ishikawa
LEMBRETE:
Brainstorming: Técnica utilizada para auxiliar ao grupo de trabalho a criar tantas ideias quanto possível. Busca a identificação de problemas.
Lista de verificação: Utilizada quando há a necessidade de colher dados baseados em observações. Busca a identificação de problemas. 
Diagrama de Ishikawa: Utilizado quando for necessário identificar e explorar todas as causas possíveis de um problema ou condição específicas.
INDICADORES DE DESEMPENHO: Uma forma de representação quantificada das características de um processo e de um produto utilizado para acompanhar e melhorar os resultados ao longo do tempo.
OS INDICADORES SURGEM A PARTIR DE SUAS NECESSIDADES:
-Aferir resultados (indicadores de resultados). 
-Avaliar se as ações e atividades em curso estão conduzindo a organização aos resultados (indicadores de desempenho). 
 OBJETIVOS DOS INDICADORES: 
- Transmitir as necessidades e expectativas dos clientes, viabilizando o desdobramento das metas, dando suporte à análise crítica dos resultados do negócio. Para facilitar a tomada de decisão e o planejamento, eles contribuem de forma especial para melhoria dos processos e produtos. 
-Medir ainda não é algo aceito de forma natural pelas organizações, pois seu resultado conduz de forma objetiva para o desenvolvimento. 
INDICADOR DE QUALIDADE:É um medidor que distingue o produto do ponto de vista do cliente e está relacionado ao julgamento realizado por ele, mediante a apreciação das características do produto – satisfação ou
insatisfação (eficácia - relação entre a qualidade do produto e o padrão de qualidade exigido). 
INDICADOR DE DESEMPENHO:
-Indicador de Desempenho do Produto: É um medidor que distingue o produto para atender às necessidades e expectativas do cliente, satisfazendo-o
-Indicador de Desempenho do Processo: É um medidor que distingue o processo para atender às características de desempenho do produto – envolve as pessoas, os fornecedores, os parceiros, a comunidade. (eficiência – relação entre o desempenho do processo e do padrão que corresponde)
 - Indicador Estratégico: Mede o quanto a organização está distante de suas metas futuras, refletem seu desempenho em relação aos fatores críticos de sucesso.
-Indicador de Produtividade: Mede a proporção de recursos consumidos com relação à saída dos processos. (ligado à eficiência).
-Indicador de Capacidade: Mede a capacidade de resposta de um processo, por meio da relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo.
REQUISITOS PARA ESCOLHA DE INDICADORES:
-Ser importante – o que medir
-Simples e claro – fácil compreensão
-Baixo custo – de mensuração viável
-Representativo e abrangente – passível de inferência
-Rastreável e acessível – permite identificar a origem
-Confiável – oferece segurança
-Comparável – permite referência
 PADRONIZAÇÃO: A padronização almeja o desempenho máximo dos colaboradores em suas atividades ou operações através da repetição dos movimentos e das operações. A inconstância das operações ou falta de padronização escondem as falhas e leva ao desperdício. Permite também a padronização das saídas. 
AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE: Processo sistematizado, com regras preestabelecidas, devidamente acompanhado e avaliado, de forma a propiciar adequado grau de confiança de que um produto, processo ou serviço, ou ainda um profissional, atende a requisitos preestabelecidos por normas ou regulamentos, com o menor custo possível para a sociedade.
 OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE:
 Atender preocupações sociais, estabelecendo com o consumidor uma relação de confiança de que o produto, processo ou serviço está em conformidade com requisitos especificados. Não pode tornar-se um ônus para a produção, isto é, não deve envolver recursos maiores do que aqueles que a sociedade está disposta a investir. 
 CERTIFICAÇÃO DE CONFORMIDADE:
Conjunto de atividades desenvolvidas por um organismo independente da relação comercial com o objetivo de atestar publicamente, por escrito, que determinado produto, processo ou serviço está em conformidade com os requisitos especificados.
 VANTAGENS DA CERTIFICAÇÃO DE CONFORMIDADE:
-Proteção do consumidor
-Proteção do fabricante contra concorrência desleal (certificação de materiais e insumos)
-Elimina do mercado produtos, serviços e processos que não atendam às especificações
-Aumenta a confiabilidade dos produtos, serviços e processos
-Avalia se um produto, serviço ou processos estão em conformidade com as normas técnicas 
MODALIDADES DE CERTIFICAÇÃO DE CONFORMIDADE:
Compulsória: É exigida pelo governo para comercialização de produtos com impacto sobre a saúde ou a segurança do consumidor ou sobre o meio ambiente. Ex.: Fabricação de Extintores de incêndio.
Voluntária: Tem como objetivo garantir a conformidade de processos, produtos e serviços às normas elaboradas, e é decisão exclusiva da empresa que fabrica produtos ou fornece serviços.
SISTEMA DE GESTÃO PARA MELHORIA CONTÍNUA:
Sistema para estabelecer políticas e objetivos e para atingir estes objetivos. O gerenciamento da melhoria vem como o nível estratégico de obtenção de objetivos. Normalmente através do desdobramento de diretrizes. 
A melhoria contínua é a atividade recorrente para aumentar a capacidade de satisfazer os requisitos. O processo de estabelecimento de objetivos e identificação de oportunidades para melhoria deve ser contínuo, através do uso das constatações e conclusões de auditoria, além dos indicadores de desempenho.
A ORGANIZAÇÃO COMO UM SISTEMA: De forma direta uma organização pode ser entendida como um conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos composto por Hardware (HW), Software (SW) e Pessoas (peopleware – PW).
COMPONENTES DA MELHORIA CONTÍNUA:
-A melhoria da qualidade, pela remoção das causas de problemas nos sistemas, leva inevitavelmente a aumentar a produtividade.
-As pessoas que executam as tarefas têm mais conhecimento sobre as mesmas
-Para melhorar um sistema, podem ser alcançados resultados melhores trabalhando-se em conjunto do que fazendo esforços isolados.
-As técnicas gráficas de solução de problemas – TGSP levam você a saber onde está, onde estão as variações, qual a importância relativa do problema a ser resolvido e se as mudanças efetuadas têm tido o impacto desejado. 
Técnicas Gráficas de Solução de Problemas 
-O Foco das ferramentas deve estar nos seguintes elementos: 
-Processos
-Abordagem Sistêmica
-Trabalhoem Equipe
-Atendimento às necessidades
-Monitoração constante
Os Objetivos das ferramentas são:
-Proporcionar Visualização rápida
-Proporcionar Entendimento do problema
-Sintetizar conclusões
-Gerar Criatividade
-Gerar conhecimento 
-Técnicas Gráficas de Solução de Problemas 
Para Identificação de Problemas as seguinte ferramentas podem ser usadas:
-Fluxograma de Processo
-Folha de Verificação
-Brainstorming
Para Análise de Problemas as seguintes ferramentas podem ser usadas:
 - Histograma
-Diagrama de Dispersão
-Carta de Controle
Para Identificação e Análise de Problemas as seguintes ferramentas podem ser usadas:
-Diagrama de Pareto
-Diagrama de Causa e Efeito
Um Sistema :é a disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam como uma estrutura organizada.
Um Sistema é uma rede lógica destinada a atingir objetivos.
Um Sistema (Gerencial) é um conjunto de Processos decisórios para o gerenciamento de um sistema, com um ou vários Processos, para a consecução de uma missão, previamente estabelecida.
HIERARQUIA DOS PROCESSOS: 
O entendimento sobre como os processos podem ser logicamente organizados e fisicamente estruturados (hierarquia) contribui para sua melhor compreensão facilitando, consequentemente, a gestão da organização por processos.
 Permite também melhorar o entendimento do processo dentro de uma visão sistêmica, e estabelecer um paralelismo entre o conceito de sistema e de processos.
CONTROLE INTEGRAL DE MUDANÇAS:
Criar um Comitê de Análise e Controle dos Processos que deverá se reunir com frequência e conforme a necessidade para assegurar que as propostas de mudança sejam revisadas e organizadas de forma oportuna. (Controle Integrado de Mudanças). As reuniões de controle deverão convocar a participação dos vários atores dos processos, com o fim de obter todos os dados necessários para a construção do sistema desejado ou mesmo das melhorias contínuas.
CAPACITAÇÃO:Dedicar uma atenção especial no treinamento e capacitação de toda a equipe para lidar com as diversas etapas da gestão por processos principalmente pela mudança de características em relação aos modelos tradicionais.
-O objetivo da capacitação das pessoas é garantir a correta a utilização da metodologia.
-É uma das etapas que oferece um grande desafio, pois a resistência para o que é novo bloqueia um melhor entendimento e os benefícios que o novo pode trazer para todos. 
COMO ESTRUTURAR A CAPACITAÇÃO:
-Apresentação do conceito ou da metodologia: Contextualizar a prática do sistema (apresentação dos novos processos, políticas, procedimentos e conceitos). 
-Execução Prática: Simular uma situação real no novo sistema com o suporte de multiplicadores.
-Avaliação: Garantir o nível mínimo exigido de conhecimento do novo processo e sistema.
-Manutenção do Conhecimento: Possibilitar o reforço do conteúdo aprendido pós-treinamento através de ferramentas de suporte e reforço de treinamento.