GESTÃO DE PROCESSOS E PROJETOS DE SEGURANÇA 2 Aprendendo a analisar e resolver problemas (parte 2)

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Gestão de processos e projetos de segurança
Aula 2: Aprendendo a analisar e resolver problemas (parte 2)
Apresentação
Nesta aula, seguiremos na apresentação das ferramentas administrativas de suma importância para a gestão de
processos e os projetos de segurança. A�nal, tudo que fazemos deve ser mediado pela aplicação de uma metodologia. E o
que signi�ca um método? Originada do grego, esta palavra quer dizer através de, por meio e caminho. Utilizá-la, portanto,
será – antes de tudo – ordenar ou escolher o caminho necessário para que seja possível alcançar os objetivos projetados.
Objetivos
Apresentar ferramentas de qualidade para atividades de gestão de processos e projetos;
Fornecer instrumentos para gestão competitiva em ambientes de mudança e inovação;
Possibilitar o domínio dos principais conceitos e das ferramentas dos sistemas administrativos.
Primeiras palavras
Na aula anterior, observamos estas ferramentas:
1
Brainstorming (ou tempestade de ideias)
2
GUT (gravidade, urgência e tendência)
3
Diagrama de Pareto e regra dos 80/20 (80% das
consequências advêm de 20% das causas)
4
Diagrama de Ishikawa (ou de causa e efeito)
Apresentaremos ao longo desta aula novos tipos de ferramentas
administrativas.
Análise SWOT
Podemos de�ni-la como uma das ferramentas de planejamento estratégico mais conhecidas e utilizadas pelos pro�ssionais de
gestão. Em seu livro Administração de Marketing, Philip Kotler a conceitua como a avaliação global das forças, fraquezas,
ameaças e oportunidades (KOTLER, 2002).
Saiba mais
A sigla SWOT deriva das iniciais de quatro termos da língua inglesa: strengths, weaknesses, opportunites e threats. No Brasil,
ela é comumente chamada de matriz FOFA (força, oportunidade, fraqueza e ameaça).
Para que esta ferramenta de gestão possa produzir o resultado desejado, é necessário dividir em duas esferas o ambiente no
qual serão realizadas as suas análises:
O objetivo é garantir um equilíbrio mínimo para a organização poder
permeá-los.
Como podemos observar na �gura acima, sua apresentação é simples e está de�nida em quatro quadrantes; neles,
passaremos a preencher as características da empresa ou do projeto, relacionando as suas forças, fraquezas, oportunidades e
ameaças. A Análise SWOT, portanto, auxilia na identi�cação e na análise de pontos fundamentais de um projeto capazes de
determinar o seu sucesso ou o seu fracasso. Ela também possibilita a antecipação de possíveis ameaças e o vislumbre de
novas oportunidades.
Exemplo
Tais elementos podem surgir em uma reunião de brainstorming com a equipe responsável pelo projeto.
Por que utilizá-la?
Como você já deve ter percebido, a matriz de SWOT lhe proporcionará uma visão holística do seu negócio, diagnosticando as
suas fraquezas e potencialidades. Porém, se não for desenvolvida, ela não será nada além de uma listagem sem qualquer
impacto para a empresa. A partir da sua elaboração, o gestor deverá utilizá-la para:
1 Criar seu planejamento estratégico.
2 Referência para tomadas de decisão.
3 Mapeamento do mercado.
O cruzamento das informações será fundamental para a construção de planos de ação que fortaleçam as premissas
competitivas da empresa em relação aos concorrentes. Dessa forma, será possível tomar decisões estratégicas baseadas em
objetivos alcançáveis.
5W2H
Ideias só passam a ser válidas a partir do momento em que são colocadas no papel. A ferramenta 5W2H nos permite organizá-
las de maneira intuitiva e funcional por meio de um checklist ou de uma lista de veri�cações. Seu nome é a junção das
primeiras letras em inglês das diretrizes usadas neste processo. Podendo ser usada por qualquer pessoa com pretensão
individual ou empresarial, ela funciona como um mapeamento em que serão estabelecidos:
What: O que será feito (etapas);
Why: Por que será feito (justi�cativa);
Where: Onde será feito (local);
When: Quando será feito (tempo);
Who: Por quem será feito (responsabilidade);
How: Como será feito (método);
How much: Quanto custará fazer (custo).
Podendo ser usada por qualquer pessoa com pretensão individual ou empresarial, ela funciona como um mapeamento em que
tais diretrizes serão estabelecidas. Sua estrutura se assemelha, de certa forma, à estratégia de dividir para conquistar, já que ela
subdivide detalhadamente o planejamento em várias etapas, oferecendo uma compreensão mais ampla e abrangente dele.
Isso consequentemente facilitará a sistematização e a execução de ideias. Esta ferramenta é extremamente útil para as
empresas, já que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade.
 (Fonte: lojavirtual.minhasplanilhas.com.br)
Como construí-la?
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Fases do Ciclo PDCA.
Estabeleça primeiramente as ações que deverão ser implementadas. A diretriz what (cuja tradução signi�ca o que) tem de ser a
primeira coluna, pois todas as demais deverão ser preenchidas em função dela. Dependendo do problema a ser solucionado,
será possível utilizar equipes multidisciplinares em conjunto com outra ferramenta: brainstorming. Ela é usada para identi�car
as ações que deverão ser implementadas.
As regras de qualidade sugerem que sejam seguidas as seguintes recomendações nesse preenchimento:
What: Verbos sempre no in�nitivo (terminam em ar, er ou ir). Eles devem expressar a ação a ser realizada;
Why: Detalha o motivo da ação, explicando por que ela deve ser realizada;
Where: Local onde ela será realizada;
When: Quando ela deverá ser realizada. Deve-se sempre ordenar as ações em ordem cronológica;
Who: Nome da pessoa responsável pela execução da ação. É comum escrever o setor ao lado dele. A�nal, temos
de ter alguém para cobrar;
How: Como ela vai ser realizada. Seu verbo deve estar no gerúndio (termina em ndo);
How much: Algumas ações não terão custo. Nestes casos, este item poderá �car sem preenchimento.
PDCA
Sem dúvida, trata-se de uma das ferramentas administrativas mais utilizadas no mercado, podendo ser identi�cada em
algumas empresas como Ciclo de Derming ou Ciclo Shewart. É muito comum a sua aplicação em processos de melhoria
contínua por meio de quatro fatores (ou ações) – todos, aliás, certamente executados por nós em qualquer processo. No
entanto, fazemos isso de forma empírica e sem método, o que pode nos levar a soluções não tão e�cientes.
O PDCA nada mais é do que as iniciais de quatro palavras em inglês que formam o ciclo deste processo:
Planejar (plan) Fazer (do)
Checar (check) Agir (action)
Seu objetivo principal é estabelecer ações para solucionar um problema concentrando-se em suas causas em vez de atuar
sobre as consequências dele. Uma vez identi�cada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar as ações planejadas em
prática para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e e�ciência.
O ciclo PDCA pode ser utilizado em qualquer tipo de projeto por ser de fácil aplicação e bastante intuitivo, pois ele estimula os
sentidos para as oportunidades de melhorias e a identi�cação de falhas, contribuindo, dessa forma, para o desenvolvimento de
todos.
Vejamos mais especi�camente as quatro fases do Ciclo PDCA:
Clique nos botões para ver as informações.
Nesta fase, serão de�nidas todas as ações necessárias para a realização do objetivo ou das metas intermediárias.
Devemos canalizar nela nossos maiores esforços devido à sua reconhecida complexidade.
A metodologia a ser utilizada na realização do planejamento vai depender da cultura da empresa, porém o gestor deverá
conhecer suas diferentes versões e aplicar a que seja mais coerente com o objetivo proposto.
Exemplos: Grá�co de Pareto, 5W2H, Diagrama de Ishikawa ou brainstorming poderão oferecer o suporte necessário para
se planejar com qualidade.
É muito importante também que sejam de�nidos os indicadores de desempenho para as ações de�nidas. Eles são um
meio claro pelo qual é possível avaliar o andamento dos resultados. Trata-se de uma medida (quantitativa ou qualitativa)
capaz de captar informações relevantessobre a evolução do projeto observado. A�nal, é por intermédio do
acompanhamento dos resultados apresentados que poderemos saber se estamos caminhando na direção correta.
Planejar 
Nesta fase, colocaremos em prática tudo aquilo que planejamos. Se for necessário, podemos até voltar ao planejamento.
Isso normalmente ocorre quando há falhas naquele feito inicialmente. Dependendo da ação a ser implantada, pode haver
a necessidade de treinar a equipe executora. Essa ação, no entanto, também deve estar prevista no planejamento.
Fazer 
Confrontaremos o planejado com aquilo que foi executado e observaremos os seus indicadores. Os resultados precisam
ser acompanhados desde o início da execução, sempre de forma sistemática, para a identi�cação de pequenos desvios
que poderão comprometer o resultado �nal.
Ferramentas que utilizam metodologias baseadas em estatísticas serão de grande contribuição, pois proporcionam uma
melhor e mais rápida visualização daqueles indicadores que auxiliarão na de�nição do resultado. É muito importante
avaliar cada atividade separadamente.
Checar 
Poderemos adotar dois caminhos distintos: primeiramente, se os resultados forem satisfatórios, transformaremos aquele
planejamento em um padrão; em segundo lugar, caso não seja possível atingir o objetivo proposto na análise dos
resultados, devemos reiniciar o Ciclo PDCA. Esse processo é feito por uma análise do que deu errado para que o novo
planejamento contemple soluções ou caminhos diferentes daqueles de�nidos no planejamento inicial.
Agir 
 (Fonte: Shutterstock)
Encerramos a aula com este poema de Fernando Sabino que nos serve de estímulo para superar quaisquer obstáculos e
adversidades:
Não existem obstáculos que não possam ser superados; 
Não existem processos que não possam ser melhorados. 
De tudo �cam três coisas: 
A certeza que estamos sempre começando, 
A certeza de que é preciso continuar, 
E a certeza que podemos ser interrompidos antes de
terminarmos. 
Fazer da interrupção um caminho novo, 
Da queda um paço de dança, do medo uma escada, do sonho
uma ponte, da procura um encontro.
- PENSADOR, 2019
Atividade
1 Considere as seguintes a�rmações em relação à Análise SWOT de um ambiente:
I. Ela permite a identi�cação entre causa e efeito de um problema.
II. A abordagem prospectiva do ambiente consiste na elaboração de um cenário futuro a partir da utilização de modelos de
julgamento, pareceres de pro�ssionais e opinião de executivos.
III. A construção de cenários baseia-se na descrição de futuros alternativos e divergentes, podendo ser apresentada por meio
de um enredo que aponte mudanças evolutivas, em geral por crescimento ou decadência, ou um roteiro baseado em ciclos
econômicos.
IV. A identi�cação de um ponto fraco e de uma oportunidade em uma organização que realizou a Análise SWOT re�ete uma
situação na qual é difícil ocorrer o aproveitamento das oportunidades.
V. Ela não proporciona o autoconhecimento da empresa, fator considerado fundamental para sua aplicabilidade.
Estão corretas as alternativas:
a) I e II
b) I e IV
c) II e III
d) II, III e IV
e) I, II e V
2 - Uma empresa do setor de energia, que deseja ampliar a sua participação no mercado, precisa identi�car suas forças,
fraquezas, oportunidades e ameaças, além de seus concorrentes, constituindo desa�os que deverão ser aproveitados ou
enfrentados pela empresa em função de seu objetivo.
Um desses tipos de desa�os está adequadamente descrito da seguinte forma:
a) As oportunidades são elementos do microambiente no qual a empresa atua e se refere às suas competências.
b) As forças se referem ao mercado e aos seus atores, constituindo elementos que pressionam a empresa.
c) As ameaças são os aspectos externos negativos que podem pôr em risco a vantagem competitiva da empresa.
d) As fraquezas se referem às empresas que atuam no mesmo setor e mercado, mas que não são concorrentes daquela do setor de
energia.
e) Os concorrentes são as empresas dos diversos setores da economia que apresentam as melhores práticas do mercado.
3 - Sobre a ferramenta 5W2H, assinale a alternativa correta:
a) Ajuda a organizar o que se pretende colocar em prática por meio de um plano de ação estruturado e sistêmico.
b) Estabelece apenas o recurso financeiro necessário para a concretização do projeto.
c) Não sugere pontos de melhorias para futuros planos de ações.
d) Utilizada para um maior controle dos funcionários e para esclarecer, apontando os responsáveis pelos erros.
e) Ferramenta complexa utilizada apenas pelos gestores responsáveis pelo projeto.
4 - Todos os dias tomamos várias decisões em nossa vida pessoal, nas empresas em que trabalhamos ou em diversos outros
cenários. Nesse sentido, após tomar uma decisão, como você a coloca em prática? Leia as opções a seguir:
I. Quando falamos em colocar as decisões em prática, precisamos ter um plano de ação ou de uma planilha 5W2H.
II. O plano de ação ou a planilha 5W2H nada mais é que um documento que criamos para descrever o planejamento de todas
as variáveis necessárias para atingir o objetivo proposto.
III. Poderíamos dizer que o plano de ação ou a planilha 5W2H serve para nos guiar na concretização do resultado esperado
para a resolução do problema.
Analisando as opções acima, podemos a�rmar que:
a) As afirmativas I, II e III são verdadeiras.
b) As afirmativas I e II são verdadeiras.
c) Apenas a afirmativa III é verdadeira.
d) Apenas a afirmativa II é verdadeira.
e) Apenas a afirmativa I é verdadeira.
5 - A principal característica da técnica de PDCA é:
a) Explorar potencialidades.
b) Visualizar, em conjunto, as causas principais e secundárias de um problema.
c) Mostrar características médias.
d) Ajudar a lembrar pontos principais a serem abordados.
e) Planejar e implantar processos, inclusive melhorias e/ou correções.
6 - A maioria dos ciclos de vida de processos de negócios pode ser mapeada como um ciclo básico PDCA (plan, do, check e
act). Neste ciclo básico:
a) Planejar (plan) é assegurar o alinhamento do contexto de processos de negócio e do desenho de processos com os objetivos
estratégicos da organização.
b) Fazer (do) é revisar o processo de acordo com as especificações desenvolvidas na fase planejar (plan).
c) Verificar (check) é implementar o desempenho esperado.
d) Agir (act) é medir o desempenho real do processo em comparação ao que é esperado.
e) Fazer (do) é definir ações e agir de acordo com os dados de desempenho do processo coletados na fase Verificar (check).
Referências
KOTLER, P. Administração de marketing. 10 ed. São Paulo: Prentice-Hall, 2002.
MEIRELES, M. Ferramentas administrativas para identi�car, observar e analisar problemas: organizações com foco no
cliente. São Paulo: Arte & Ciência, 2001.
PENSADOR. Fernando Sabino: de tudo �caram três coisas. Disponível em: https://www.pensador.com/frase/Mzk2Nzk2/.
Acesso em: 29 jul. 2019.
SELENE, R. Controle da qualidade: as ferramentas essenciais. Curitiba: Ibpex, 2012.
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