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ITIL®4 Foundation Curso Oficial AXELOS® © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM Após concluir com êxito o curso e o exame de certificação ITIL® 4 Foundation espera-se obter conhecimento e compreensão sobre os seguintes itens: ▪ O ciclo de vida de serviço do ITIL® (compreensão); ▪ Conceitos genéricos e definições (conscientização); ▪ Princípios-chave e modelos (compreensão); ▪ Processos selecionados (conscientização); ▪ Funções selecionadas (conscientização); ▪ Papéis selecionados (conscientização); ▪ Tecnologia e arquitetura (conscientização); ▪ Competência e treinamento (conscientização); ▪ Gerenciamento de serviço com uma prática (compreensão). 4 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . ESTRUTURA DO CURSO ➢ Unidade 1 – Introdução ➢ Unidade 2 – Gerenciamento de Serviços: conceitos-chave ➢ Unidade 3 – Os Princípios Orientadores do ITIL® 4 ➢ Unidade 4 – As Quatro Dimensões do Gerenciamento de Serviços ➢ Unidade 5 – Sistema de Criação de Valor com Serviços ➢ Unidade 6 – Melhoria Contínua ➢ Unidade 7 – Práticas do ITIL® 4 ▪ Definição de termos ▪ Propósito das práticas do ITIL® ▪ Melhoria Contínua ▪ Gerenciamento de Mudanças ▪ Gerenciamento de Incidentes ▪ Gerenciamento de Problemas ▪ Gerenciamento de Requisições de Serviço ▪ Central de Serviço (Service Desk) ▪ Gerenciamento de Níveis de Serviço ➢ Unidade 8 – Exercícios ➢ Anexos 5 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . PREPARAÇÃO PARA O EXAME SOBRE A CERTIFICAÇÃO ITIL®4 FOUNDATION: ▪ Pré-requisito: para o nível Foundation não há pré-requisitos. No entanto, é recomendado que o candidato tenha concluído o curso preparatório. ▪ Duração do exame: 60 minutos. ▪ Idiomas: disponível em dez idiomas, entre eles: inglês, espanhol, e português. ▪ Nº de questões: 40 questões de múltipla escolha. Cada questão vale 1 ponto. ▪ Média para aprovação: 65% (26 acertos). ▪ Durante o exame é permitido consultar dicionários, se você optar pela prova em inglês. O dicionário não pode conter anotações. 7 IntroduçãoUnidade 1 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . INTRODUÇÃO A tecnologia está avançando cada vez mais rápido. Assuntos como Computação em Nuvem, Inteligência Artificial, Machine Learning e Blockchain abriram novas oportunidades para criação de valor e tornaram a TI um importante impulsionador de negócios e fonte de vantagem competitiva. As organizações devem equilibrar a necessidade de estabilidade e previsibilidade com a crescente necessidade de agilidade operacional e maior velocidade. A informação e a tecnologia estão cada vez mais integradas a outras capacidades organizacionais e as equipes multifuncionais estão sendo utilizadas de forma mais ampla. 9 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . INTRODUÇÃO ➢ O gerenciamento de serviços está mudando para atender e apoiar essa mudança organizacional e garantir que as oportunidades de novas tecnologias e novas formas de trabalho sejam maximizadas. ➢ Os Princípios Orientadores do ITIL® criam a base para a cultura e o comportamento de uma organização, desde a tomada de decisões estratégicas até as operações do dia-a-dia. Dessa forma, o ITIL® 4 fornece às organizações um modelo de melhoria simples e prático para manter sua resiliência e agilidade em um ambiente de constante mudanças. Ele é projetado para garantir um sistema flexível, coordenado e integrado para a governança e o gerenciamento eficazes de serviços suportados pela TI. 10 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . INTRODUÇÃO Mas afinal, o que é ITIL®? É a fonte de guia de melhores práticas mais reconhecida e confiável na área de Gerenciamento de Serviços de Tecnologia da Informação (ITSM, no inglês). De forma literal, é um conjunto de livros onde estão documentados o que as empresas ao redor do mundo conhecem de melhor sobre o Gerenciamento de TI. A sigla ITIL significa Information Technology Infrastructure Library, isto é: Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação. 11 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . INTRODUÇÃO ESTRUTURA E BENEFÍCIOS DO ITIL® 4: ➢ Os principais componentes do framework ITIL®4 são: o Sistema de Valor de Serviço (no inglês, Service Value System, SVS) e o modelo Quatro Dimensões (no inglês, Four Dimensions). ▪ O Service Value System (SVS) ou Sistema de Valor de Serviço representa como os vários componentes e atividades da organização trabalham juntos para facilitar a criação de valor por meio de serviços suportados pela TI. A estrutura do SVS é mostrada abaixo: Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 12 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . INTRODUÇÃO ESTRUTURA E BENEFÍCIOS DO ITIL® 4: Ou seja, os principais componentes do ITIL® Sistema de Valor de Serviço são: 13 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . INTRODUÇÃO Organizações e Pessoas Informação e Tecnologia Parceiros e Fornecedores Fluxos e Processos de valor Levante, para cada uma dessas dimensões, um desafio enfrentado pelas organizações. 14 ESTRUTURA E BENEFÍCIOS DO ITIL® 4: Para garantir uma abordagem holística do gerenciamento de serviços, o ITIL® 4 também descreve Quatro Dimensões (Four Dimensions) do gerenciamento de serviços, a partir das quais cada componente do Sistema de Valor de Serviço deve ser considerado. As Quatro Dimensões são: Gerenciamento de Serviços: conceitos- chave Unidade 2 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE ➢ É necessário ter claro entendimento dos seguintes pontos: ▪ O que é considerado valor; ▪ Quais são as partes interessadas (stakeholders) envolvidas e seus escopos de trabalho; ▪ Como o valor pode ser criado a partir de serviços. Gerenciamento de serviços é definido como um conjunto de capacidades organizacionais especializadas para possibilitar a entrega de valor aos clientes na forma de serviços. Valor é a percepção de benefícios, funcionalidade e importância de alguma coisa. COMPREENDENDO O QUE É VALOR: 16 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE UMA ORGANIZAÇÃO FACILITA A ENTREGA DE VALOR: ➢ Como o valor é criado? ▪ Valor não deve ser considerado como uma relação unidirecional; ▪ Valor é obtido através de uma colaboração ativa entre fornecedores e consumidores, bem como outras organizações que são relevantes dentro do ciclo de vida do serviço. Uma organização é uma pessoa ou grupo de pessoas que tem suas próprias funções com respectivas responsabilidades, autoridades e relações para alcançar os objetivos desejados. Fornecedor Consumidor 17 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE Fornecedores de serviço = organizações que fornecem ou entregam serviços Consumidores de serviço = organizações a quem os serviços são entregues são referidas como “consumidor de serviço” Demais partes interessadas (stakeholders) = investidores, acionistas, reguladores, parceiros, comunidades e sociedade. Diferentes envolvidos participando na co-criação de valor Demais partes interessadas Consumidores do serviço Fornecedores do serviço 18 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE Cliente: Pessoa que define os requisitos do serviço e assume a responsabilidade dos resultados de seu consumo Usuário: Pessoa que usa o serviço Patrocinador: Pessoa que autoriza o orçamento para o consumo do serviço *Os papéis listados acima podem ser executados por uma ou mais pessoas. O importante é que o provedor de serviços entenda os diferentes papéis existentes ao fornecer seu serviço dentro da organização. QUAIS OS PAPÉIS RELACIONADOS AO CONSUMO DE UM SERVIÇO? Não é definido no nível Foundation (básico) os papéis relacionados ao fornecedor de serviço. 19 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE Um serviçoé um meio de permitir a co-criação de valor, facilitando os resultados que os clientes desejam alcançar, sem que o próprio cliente tenha que gerenciar custos e riscos específicos. SERVIÇOS E PRODUTOS: ▪ Os serviços fornecidos por uma organização são baseados em um ou mais produtos de TI. Um produto é uma configuração de recursos, criados pela organização, que será potencialmente valioso para seus clientes. ▪ Produtos são tipicamente complexos e não são totalmente visíveis ao consumidor. A parte de um produto que o consumidor normalmente vê nem sempre representa todos os componentes que compõe o produto e/ou que suporta sua entrega. ▪ As organizações definem quais componentes do produto seus consumidores veem e as adaptam para atender o grupo de consumidores-alvo. 20 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE Uma oferta de serviço é a descrição de um ou mais serviços, projetados para atender às necessidades de um grupo de consumidores-alvo. Uma oferta de serviço pode incluir bens, acesso a recursos e ações de serviços. O QUE É O GERENCIAMENTO DA OFERTA DE SERVIÇO? Bens • O consumidor se torna proprietário; • O consumidor assume a responsabilidade pelo uso futuro do bem. Acesso a recursos • O consumidor não se torna proprietário; • Acesso é garantido ou licenciado a partir do acordo de termos e condições. Ações de serviço • Executado pelo provedor para atender às necessidades do consumidor; • Executado de acordo com o combinado com o consumidor. 21 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE O Gerenciamento de Relacionamento de Serviço consiste em atividades conjuntas realizadas por um fornecedor de serviço e um consumidor de serviço para garantir a co-criação contínua de valor com base em ofertas de serviços acordadas e disponíveis. O fornecimento de serviços consiste em atividades executadas por um fornecedor de serviços a fim de prover um serviço Consumo de serviço consiste em atividades executadas por um consumidor de serviço para consumir serviços O QUE É O GERENCIAMENTO DA OFERTA DE SERVIÇO? 22 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE PONTOS CRÍTICOS AO FORNECER UM SERVIÇO: Gerenciamento de recursos configurado para entregar o serviço aos usuários; Prover aos usuários o acesso aos recursos necessários para entregar os resultados esperados; Cumprimento dos acordos firmados; Gerenciamento da performance do serviço e melhoria contínua. 23 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE PONTOS CRÍTICOS AO CONSUMIR UM SERVIÇO: Gerenciamento de recursos de consumo necessários para consumir o serviço; Utilização dos recursos do provedor; Responder aos requisitos acordados para execução das atividades relacionadas ao serviço; Recebimento ou aquisição de bens. 24 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE Relacionamento de serviço Oferta de serviço Produtos Recursos Bens Acesso a recursos Ações de serviço SERVIÇOS 25 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE Bens Neste caso, o cliente/usuário não se torna dono de nenhum bem deste serviço Acesso a recursos Acesso ao robô em si e acesso a todos os resultados produzidos pela atividade do robô Ações de serviço Automação em si Monitoramento Resolução de incidentes Informações e a responsabilidade do cliente/usuário em manter as informações que serão utilizadas pelo robô sempre atualizadas para bom funcionamento do serviço e responsabilidades da TI em prover a melhor infra, o monitoramento e a atuação necessária para a execução do robô dentro dos níveis de serviço acordados Automatização de processos de negócio utilizando a tecnologia RPA Robô funcionando Console de controle de robôs, links, sistemas acessados pelo robô, servidores, armazenamento etc. Relacionamento de serviço Oferta de serviço Produto Recursos SERVIÇOS 26 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE MODELO DO RELACIONAMENTO DE SERVIÇO: Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 27 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . VALOR: RESULTADOS, CUSTOS E RISCOS Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE Um serviço é um meio de permitir a co-criação de valor, facilitando os resultados que os clientes desejam alcançar, sem que o próprio cliente tenha que gerenciar custos e riscos específicos. 28 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE COMO UM SERVIÇO FACILITA OS RESULTADOS: Uma saída (output) é uma entrega tangível ou intangível de uma atividade Um resultado (outcome) é o resultado entregue para uma parte interessada a partir da entrega de uma ou mais saídas 29 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE Existem custos que são removidos do consumidor pelo serviço prestado Ex: Um serviço oferecido por um aplicativo de transporte elimina os custos diretos relacionados a gasolina, seguro, retirada de documentações, impostos, manutenção e aquisição do carro etc.. Existem custos que são impostos ao consumidor pelo serviço prestado, incluindo encargos estabelecidos pelo próprio prestador. Ex: Um serviço oferecido por um aplicativo de transporte, de forma geral, necessita de gastos com telefone celular, plano de dados e o valor da corrida. Cuidado com os custos ocultos. Exemplo: o que você levaria em consideração, em termos de custos, para decidir se uma empresa deve se mudar para um espaço de coworking ou não? Faça uma lista de custos removidos e custos impostos para fins de comparação. Custos referem-se à quantidade de dinheiro gasto em uma atividade ou recurso específico. ENTENDENDO CUSTOS: 30 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE ENTENDENDO RISCOS... Riscos referem-se a possíveis eventos que podem causar dano, perda ou trazer maiores dificuldades para o atingimento dos objetivos. Existem riscos que são removidos do consumidor pelo serviço prestado. Ex.: Um serviço oferecido por um aplicativo de transporte elimina o risco de não encontrar local para estacionamento. Existem riscos que são expostos ao consumidor pelo serviço prestado. Ex.: Um serviço oferecido por um aplicativo de transporte traz o risco associado à falta de bateria do celular ou mal funcionamento do aparelho, aplicativo ou plano de dados. ENTENDENDO RISCOS: O que você levaria em consideração, em termos de riscos, para decidir se uma empresa deve se mudar para um espaço de coworking ou não? 31 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE O consumidor contribui para a mitigação de riscos através de(a): ▪ Participação ativa da definição clara dos requisitos do serviço e resultados esperados; ▪ Esclarecendo os fatores críticos de sucesso e as restrições relacionadas ao serviço; ▪ Garantindo que o fornecedor tem o acesso aos recursos responsáveis por garantir todo o relacionamento entre as partes durante o serviço. ENTENDENDO RISCOS: 32 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS: CONCEITOS-CHAVE Utilidade é a funcionalidade oferecida por um produto ou serviço que atende a uma necessidade particular. Garantia é o compromisso de que um produto ou serviço atenderá os requisitos acordados. ▪ O que o serviço faz; ▪ Pode ser usado para determinar se um serviço atende seu propósito; ▪ Requer que um serviço suporte o desempenho do consumidor ou remova restrições do consumidor. ▪ Como o serviço performa; ▪ Pode ser usado para determinarse um serviço atende seu propósito; ▪ Normalmente aborda temas como tempo, disponibilidade, capacidade, níveis de segurança e continuidade; ▪ Requer que um serviço tenha condições definidas e acordadas que sejam cumpridas. ENTENDENDO UTILIDADE E GARANTIA: 33 Os Princípios Orientadores do ITIL® 4 Unidade 3 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OBJETIVOS DO MÓDULO: No final deste módulo, você será capaz de: ▪ Listar os Princípios Orientadores do ITIL®; ▪ Discutir a natureza dos Princípios Orientadores; ▪ Aplicar os Princípios Orientadores no contexto do gerenciamento de serviços. OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 51 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 Um Princípio Orientador é uma recomendação que orienta uma organização em todas as circunstâncias. ▪ Os Princípios Orientadores podem ser utilizados para guiar as organizações em seu trabalho de adoção de uma abordagem de gerenciamento de serviços e adaptação às orientações do ITIL® conforme suas próprias circunstâncias e necessidades. ▪ Eles permitem que as organizações integrem o uso de múltiplos métodos em uma abordagem geral para gerenciamento de serviços. São universalmente aplicáveis praticamente a qualquer iniciativa. Não é uma regra. Não necessariamente a organização precisa seguir todas as sete recomendações. Deve haver um conjunto de princípios, mas não necessariamente estes. 52 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 OS 7 PRINCÍPIOS ORIENTADORES: Todos os 9 princípios do ITIL v3 estão contidos nos 7 princípios listados abaixo, combinados e estruturados de uma forma diferente. São eles: Foco no valor Comece de onde você está Progrida iterativamente com feedback Colabore e promova visibilidade Otimize e automatize Mantenha-o simples e prático Pense e trabalhe holisticamente Organizações não devem usar apenas um ou dois princípios, mas sim considerar a relevância de cada um e entender como eles podem ser aplicados juntos. Nem todos os princípios serão críticos em todas as situações, mas eles devem ser analisados em cada ocasião para determinar o quão adequados serão. 53 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 FOCO NO VALOR: ▪ O princípio "Foco no Valor" visa criar valor para os consumidores do serviço. Para alcançar este valor, as organizações precisam relacionar as diferentes atividades que elas executam (diretamente ou indiretamente) de uma forma lógica. Criação de valor O valor pode ser de várias formas, como receita, fidelidade do cliente, menor custo, maior produtividade, menor impacto negativo, redução de custos, capacidade de buscar novos mercados ou oportunidades de crescimento, etc. É importante destacar que uma organização só consegue criar valor para os consumidores do serviço se ela estiver criando valor para si, para seus clientes e para suas partes interessadas. Caso alguma atividade não esteja agregando valor para alguma parte interessada, deve-se questionar o porquê da atividade existir. 54 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 FOCO NO VALOR: Entender e identificar o consumidor do serviço Mapear o valor dos resultados esperados, que mudam com o tempo Entender a experiência do cliente ou do usuário Entender a perspectiva de valor do cliente Os provedores de serviços só criarão o valor desejado se souberem quem usará o serviço e o que receberão. Portanto, é essencial que eles identifiquem e compreendam os consumidores de seus serviços, bem como as outras partes interessadas envolvidas. Os provedores de serviços podem definir o valor para os consumidores com base em suas necessidades específicas, que mudam de tempos em tempos. Portanto, obter a imagem clara do que significa valor para os consumidores é essencial para fornecer o serviço desejado. Importante entender que esses resultados esperados podem mudar com o tempo em função de mudanças tecnológicas, mudanças políticas, mudanças sociais, etc. O sucesso de qualquer produto ou serviço depende da experiência dos consumidores ou clientes com o serviço e os fornecedores. A experiência é geralmente conhecida como Customer Experience (CX) ou User Experience (UX). Pode ser objetiva e subjetiva, dependendo dos critérios definidos para medi-la. ▪ Há uma série de passos recomendados que uma organização pode utilizar ou adaptar para garantir este princípio: 55 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 COMECE DE ONDE VOCÊ ESTÁ: ▪ O princípio “Comece de onde você está" se concentra em considerar o que já está disponível ao invés de começar do zero. Para conseguir isso, analisar o estado existente é essencial para identificar o que pode ser útil na criação do novo valor. As organizações geralmente decidem remover os métodos ou serviços antigos/mal sucedidos para serem melhores e estarem atualizadas. No entanto, caso não feito de maneira analítica, pode levar a consequências negativas como: ▪ Remover os serviços, processos, pessoas e ferramentas existentes que poderiam desempenhar um papel significativo na entrega do novo valor; ▪ Desenvolver um valor completamente diferente em relação ao passado e esperado; ▪ Mau uso dos recursos disponíveis. As decisões sobre como proceder devem basear-se em informações precisas obtidas por meio de observação direta apoiada por medições apropriadas e efetivas. 56 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 Avaliar onde você está: antes de começar a avaliar os serviços e métodos, as organizações devem obter os dados da fonte para evitar suposições e tomar decisões com base em informações precisas. É importante evitar problemas como medição imprecisa de dados, viés não intencional ou distorção de dados nos relatórios. Medir a importância de cada elemento: você pode avaliar qualquer coisa somente se puder medi-la. Portanto, a medição é uma parte crucial desse princípio. Ele ajuda a analisar os dados que você obtém da origem e a entender o impacto necessário que cada um está jogando no estado atual. Atenção: a medição também pode levar à imprecisão. As pessoas geralmente encontram maneiras criativas de atender às métricas definidas para medir seu desempenho. Portanto, as organizações precisam ser criativas para defini-las. Eles devem se concentrar na definição das métricas que se relacionam diretamente com o resultado. ▪ Quando uma organização decide remover os serviços, processos, pessoas e ferramentas existentes, deve-se considerar os seguintes aspectos: COMECE DE ONDE VOCÊ ESTÁ: 57 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 ➢ PROGRIDA ITERATIVAMENTE COM FEEDBACK: Sequencial ou Simultânea A iteração pode ser sequencial ou simultânea, dependendo dos requisitos e dos recursos disponíveis. Gerenciável Cada iteração deve se concentrar em melhorar ainda mais e entregar resultados tangíveis no prazo. Organizável Organize as iterações de forma que elas não percam o foco no valor em nenhum ponto com o progresso. Características das Iterações ▪ O princípio “Progrida Iterativamente com Feedback" se concentra em evitar executar todas as tarefas de uma só vez. Para alcançar o sucesso com uma determinada iniciativa, é importante dividir o trabalho em componentes menores e gerenciáveis, coletando um feedback contínuo. ▪ Sempre divida o trabalho em pacotes menores, lógicos e gerenciáveis. Dessa forma será muito mais simples organizar o trabalho para entregas no prazo, com um foco mais preciso em cada esforço, com uma manutenção mais simples. Porém, é necessário reavaliar a iniciativa geral em cada iteração, para garantir que o foco está no valor e as mudanças estão controladas. ▪ Iterações também facilitam a coletade feedbacks. Fornecer feedback aos envolvidos antes, durante e depois de cada iteração garante que tudo está progredindo conforme as expectativas e com foco no valor. 58 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 • Trabalhe com iterações e feedback em conjunto: um ciclo contínuo de iterações e feedbacks ajuda as organizações a: • Melhorar a qualidade: maior flexibilidade para falhar rapidamente e descobrir os próximos passos para o sucesso. • Tomar decisões efetivas: compreensão clara de qual é a necessidade de realizar uma determinada tarefa, quem é o cliente, como sua ação pode afetar os resultados esperados e muito mais. ▪ As organizações, quando planejam trabalhar em uma iniciativa de melhoria, devem considerar os seguintes aspectos para o seu sucesso: • Conheça o papel do feedback: para evitar transtorno gerado pelas constantes mudanças, sempre busque feedback antes, durante e depois de cada iteração e incorpore-o para garantir o foco no valor. As organizações usam ciclos de feedback para lidar com as mudanças nos requisitos que os ajudam a identificar oportunidades de melhoria, riscos e problemas. Dever de casa: pense em um ponto de seu atual escopo de trabalho para coletar feedback até nosso próximo encontro ➢ PROGRIDA ITERATIVAMENTE COM FEEDBACK: 59 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 ➢ COLABORE E PROMOVA VISIBILIDADE: ▪ O princípio "Colabore e promova a visibilidade" foca na remoção de silos e na construção de confiança. Para conseguir isso, as pessoas de uma organização precisam trabalhar juntas e compartilhar informações no maior grau possível. Acabe com Silos: Silos ocorrem quando as pessoas trabalham em isolamento e o compartilhamento de informações é limitado a apenas algumas pessoas. Quando os envolvidos não conhecem os detalhes, presunções e rumores são mais prováveis de ocorrer. Como resultado, cria-se um estado de confusão entre indivíduos e equipes. Sob tais circunstâncias, a resistência à mudança se torna um grande desafio a medida que as pessoas começam a se perguntar o que está mudando e como isso pode afetá-las. Construa Confiança: Trabalhar em iniciativas de forma colaborativa permite um maior entendimento e visibilidade do todo. Essa visibilidade ajuda a tomar decisões efetivas, aumentando as chances de sucesso a longo prazo. No entanto, o trabalho colaborativo não é uma tarefa fácil, pois requer a criação de confiança. Somente se as pessoas confiarem, elas compartilharão informações que as ajudarão a aprender, crescer e fazer um ótimo trabalho em conjunto. 60 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 Silos organizacionais são o maior desafio para organizações. A presença de silos: ▪ Dificulta o acesso a informações; ▪ Reduz eficiência; ▪ Aumenta custos; ▪ Dificulta a comunicação e colaboração; ▪ Não permite que organizações aproveitem oportunidades de forma rápida; ▪ Torna a tomada de decisão ineficaz devido a visão limitada e interesses ocultos. ➢ COLABORE E PROMOVA VISIBILIDADE: Cite exemplos de silos organizacionais que você tenha vivenciado ou visto acontecer. Quais ineficiências esses silos causam? 61 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 ▪ As organizações devem considerar os seguintes aspectos quando planejam trabalhar em um modo colaborativo: • Identificar com quem colaborar: Entender com quem você está trabalhando e quais são suas expectativas; • Comunicar e melhorar: Entender até que ponto cada parte interessada contribui para melhorar o serviço em cada nível; • Aumentar a urgência através da visibilidade: Criar a urgência do trabalho é essencial para que todos saibam sobre sua prioridade. A baixa visibilidade do trabalho afeta negativamente a melhoria das capacidades internas. Em tais circunstâncias, onde ninguém sabe sobre o impacto positivo de uma iniciativa, torna-se difícil trabalhar nela. É, portanto, essencial para a alta gestão apoiar a iniciativa de melhoria em todos os sentidos e tornar visível a sua importância para todos. ➢ COLABORE E PROMOVA VISIBILIDADE: Como você poderia gerar mais visibilidade a partir de amanhã no seu trabalho? 62 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 ➢ PENSE E TRABALHE HOLISTICAMENTE: ▪ Uma abordagem holística para o gerenciamento de serviços requer um entendimento de como as partes de uma organização trabalham ou podem trabalhar juntas de forma integrada. Nenhum trabalho é feito isoladamente. Da mesma forma, nenhum serviço, prática, processo, departamento ou fornecedor pode ficar sozinho. Trabalhar como uma entidade separada não irá ajudá- los a produzir o resultado desejado. A equipe deve trabalhar de forma integrada para gerar os resultados esperados. A gestão das atividades como um todo, com foco na entrega de valor, pode ajudar as organizações a produzirem os resultados necessários para seus clientes e partes interessadas internas e externas. Aspectos-chave: colaboração é o principal fator para se pensar e trabalhar holisticamente. Além disso, é importante reconhecer a complexidade dos sistemas envolvidos. Onde for possível, identifique padrões de interações entre sistemas e busque oportunidades de automação que aumentem a integração entre equipes. 63 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 ➢ MANTENHA-O SIMPLES E PRÁTICO: ▪ O princípio "Mantenha-o simples e prático" se concentra na simplificação dos métodos de trabalho complexos. Para isso, identifique e elimine processos, serviços, ações ou métricas que não agreguem qualquer valor ao resultado. Pontos-chave - Avalie o que manter: Saber selecionar o que realmente contribui para a criação de valor, dentre práticas, serviços, procedimentos ou processos. - Evite objetivos conflitantes: Identificar e gerenciar situações onde tenta-se alcançar um objetivo, mas em função de sacrificar outro. Uma estrutura organizacional bem definida faz com que restrições, redundâncias e excesso de níveis de aprovação sejam identificados, e também garante que a informação flua. 64 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 ➢ OTIMIZE E AUTOMATIZE: ▪ Otimização significa tornar algo tão eficiente e útil quanto faça sentido. Antes de uma atividade ser efetivamente automatizada, ela deve ser otimizada em qualquer grau que seja possível e razoável. Entenda e concorde com o contexto Avalie o estado atual da otimização proposta Concorde com o estado futuro Garanta o nível de otimização Execute as melhorias de forma iterativa Monitore continuamente o impacto da otimização 65 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®4 Benefícios da automação ▪ Automação é o processo de usar a tecnologia para maximizar o valor do trabalho com intervenção humana mínima. Confiabilidade: aumenta a capacidade de produzir resultados consistentes a cada nova vez. Disponibilidade: aumenta a moral dos funcionários para dedicar seu tempo a outras tarefas prioritárias. Produtividade: reduz o tempo de ciclo para completar tarefas. Redução de custos: melhora a prestação de serviços, reduzindo sistematicamente os custos. Desempenho: reduz o número de erros e traz precisão e uniformidade. A forma mais simples de automação envolve padronizar e agilizar tarefas manuais para permitir que as decisões sejam feitas automaticamente. ➢ OTIMIZE E AUTOMATIZE: 66 As Quatro Dimensões do Gerenciamento de Serviços Unidade 4 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS OBJETIVOS DO MÓDULO: ▪ Discutir as Quatro Dimensões do Gerenciamento de Serviços; ▪ Explicar como cada dimensão se relaciona com Sistema de Valor de Serviços (SVS);▪ Explicar os fatores externos que podem impactar nas Quatro Dimensões. 92 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . THE FOUR DIMENSIONS – AS QUATRO DIMENSÕES: As Quatro Dimensões do Gerenciamento de Serviços são críticas para a entrega de valor eficiente e eficaz aos clientes, e outras partes interessadas, na forma de produtos e serviços. Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS 93 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS 1. ORGANIZAÇÕES E PESSOAS: Pessoas: clientes, funcionários, funcionários dos fornecedores ou qualquer outra parte interessada relacionado ao serviço. Estrutura Organizacional bem definida: As pessoas precisam ter um entendimento claro sobre a quem reportar e quem deve iniciar a ação apropriada quando ocorrerem problemas. Objetivo Organizacional comum: As pessoas devem ter clareza sobre o objetivo comercial que desejam alcançar. Cultura Organizacional saudável: Características de um conjunto particular de pessoas, que formam o ambiente social e psicológico de uma organização. Competências Organizacionais e Competências Atualizadas: As pessoas, sendo o ativo crucial de uma organização, devem ser capacitadas em habilidades e competências para obter melhores resultados. 94 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS 1.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL BEM DEFINIDA: Para suportar os modelos estratégico e operacional, as pessoas precisam ter entendimento claro de: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL BEM DEFINIDA Linhas de Reporte: É o relacionamento de pessoas em uma organização com pessoas específicas responsáveis pelo gerenciamento de outras pessoas. Sistemas de Autoridade: Autoridade nas organizações é o caráter da comunicação entre dois indivíduos, aquele que recebe ordens dentro do sistema e o que dá ordens. Papéis e Responsabilidades: Definem os parâmetros que permitem que as pessoas saibam o que fazer. Modelo de Comunicação: É o processo que as organizações seguem para ter um compartilhamento efetivo de informações entre indivíduos. Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 95 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS ➢ Cadeias Hierárquicas: a organização deve definir claramente os tipos de responsabilidades fortes e fracas. A responsabilidade forte é para com as atividades do funcionário direto, incluindo disciplinas administrativas. A responsabilidade fraca é um nível mais limitado de responsabilidade e autoridade sobre outros. ➢ Papéis e Responsabilidades: quando uma organização define claramente os papéis e responsabilidades, ela possibilita que as pessoas saibam quais são as expectativas sobre como se comportar, o que deve ser realizado e como atingir cada meta. Um entendimento claro também possibilita que elas trabalhem juntas com menos discussões e mais criatividade. ➢ Sistemas de Autoridade: dependendo do tipo da responsabilidade, as pessoas numa organização podem ter três tipos de autoridade: ▪ Autoridade direta: é o tipo mais básico de autoridade em uma organização.Permite que gestores gerenciem diretamente o trabalho dos funcionários hierarquicamente abaixo. Os gestores podem tomar decisões até mesmo sem consultar ninguém. Autoridade direta basicamente inclui gestores que são responsáveis por alcançar os objetivos da organização. 1.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL BEM DEFINIDA: 96 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS ▪ Autoridade de pessoal: gestores de pessoal dão suporte aos gestores diretos, e outros funcionários, ajudando e aconselhando eles em como melhorar a eficácia no desempenho das tarefas requeridas. ▪ Autoridade funcional: uma organização dá autoridade funcional a um funcionário ou a uma área para desempenhar um trabalho específico com outra área durante certo tempo. Isso envolve processos, práticas, políticas e atividades da outra área. ➢ Modelo de Comunicação: é o processo que as empresas seguem para garantir a comunicação. Uma comunicação eficaz é fundamental para que exista um claro entendimento da Cadeia Hierárquica, dos Papéis e Reponsabilidades e dos Sistemas de Autoridade. 1.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL BEM DEFINIDA: Uma estrutura organizacional bem definida faz com que restrições, redundâncias e excesso de níveis de aprovação sejam identificados, além de garantir que a informação flua. 97 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS 1.2 CULTURA ORGANIZACIONAL SAUDÁVEL: Cultura é baseada em atitudes, crenças e costumes compartilhados, e também em regras, escritas ou não, que foram desenvolvidas ao longo do tempo e são consideradas válidas Cultura também inclui a visão, valores, normas, sistemas, símbolos, linguagem, crenças e hábitos da organização. Cultura é a forma como a organização realiza o trabalho que cria valor e que com o tempo se torna a cultura organizacional. CULTURA ORGANIZACIONAL SAUDÁVEL 98 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Para manter e melhorar a eficácia da organização, é essencial manter atualizadas as competências e habilidades das pessoas. Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Atualização do gerenciamento e dos estilos de liderança para manter as pessoas motivadas Pessoas inclui partes interessadas, prestadores de serviço, fornecedores entre outros Modelo de Comunicação e Colaboração para garantir transparência entre os diferentes processos de negócio 1.3 HABILIDADES E COMPETÊNCIAS ATUALIZADAS: COMPETÊNCIAS ORGANIZACIONAIS E COMPETÊNCIAS ATUALIZADAS 99 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Pessoas são o ativo principal de uma organização e é essencial que elas estejam alinhadas ao objetivo comum da organização. É através desse alinhamento que a organização criará valor para suas partes interessadas de forma eficaz. OBJETIVO ORGANIZACIONAL COMUM 1.4 OBJETIVO ORGANIZACIONAL COMUM: 100 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Todos os negócios lidam com dados, que nada mais são do que informações. Atualmente, as organizações utilizam tecnologia para gerenciar a enorme quantidade de dados. Essa dimensão do serviço foca em dois elementos: informação e tecnologia. 2. INFORMAÇÃO E TECNOLOGIA: 101 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS 1. Gerenciamento da Informação: gerenciar a informação de forma eficaz é o modo mais básico de entregar valor para a organização. É o serviço mais utilizado pelas áreas de negócio. 2. Troca de Informações: é essencial manter os serviços otimizados considerando fatores como disponibilidade, confiabilidade, acessibilidade, prontidão, o intercâmbio de informações entre sistemas e a arquitetura necessária. 3. Desafios do Gerenciamento de Informações: requisitos de segurança e regulatórios influenciam as políticas e práticas da organização. Quais informações os serviços gerenciam? Gerenciamento da Informação Quais informações e conhecimentos de suporte você precisa para fornecer e gerenciar os serviços? Troca de Informações Como você protegerá, gerenciará, arquivará e eliminará os ativos da informação e conhecimento? Desafios do Gerenciamento de Informações Fonte: Adaptado de Axelos, 2018. Cite regras em vigor em relação ainformações. 2.1 INFORMAÇÃO 102 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS ▪ A nova tecnologia é compatível com a atual arquitetura e com os clientes? ▪ Os produtos tecnológicos adotados funcionarão com os já existentes na organização? ▪ Como novas tecnologias influenciam os serviços e a própria organização? ▪ Há problemas de compliance com regulações e políticas da organização e a nova tecnologia? ▪ Essa tecnologia continuará sendo viável a longo prazo? ▪ A organização prefere o risco de usar tecnologias antigas ou o risco de usar novas tecnologias que podem ainda não ter se provado? ▪ A nova tecnologia está alinhada com a estratégia do provedor de serviços e seus consumidores? ▪ A organização possui as habilidade e competências necessárias para trabalhar com a nova tecnologia? ▪ A nova tecnologia possui capacidade de automação suficiente para garantir seu desenvolvimento, entrega e operação? ▪ A nova tecnologia oferece recursos que podem influenciar outros produtos ou serviços? ▪ A nova tecnologia traz novos riscos ou novas restrições à organização? Praticamente todos os serviços hoje são baseados em tecnologia da informação e uma organização pode escolher a qualquer momento quando usar uma tecnologia. Nesse cenário de uso de tecnologias, diversas questões aparecem: 2.2 TECNOLOGIA: 103 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Cultura Organizacional Algumas organizações sempre querem estar na vanguarda da tecnologia, enquanto outras preferem estar alinhadas a tecnologias mais tradicionais. Por exemplo: uma organização pode estar se preparando para adotar Inteligência Artificial, enquanto outra pode nem mesmo estar pronta para usar ferramentas avançadas de análise de dados. Natureza do Negócio Organizações que lidam com dados e informações sensíveis, como clientes governamentais, mercado financeiro e ciências da vida, normalmente possuem restrições quanto ao uso de certas tecnologias. Devido a questões de segurança da informações, eles não podem, por exemplo, usar soluções open source ou serviços públicos. A organização deve considerar diversos fatores para escolher as tecnologias corretas, como por exemplo cultura organizacional e a natureza do negócio. 2.2 TECNOLOGIA: 104 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Praticamente todos os negócios e todos os serviços dependem, em algum grau, de serviços prestados por terceiros. Parceiros e fornecedores podem ser envolvidos em todas as fases do desenvolvimento de um produto ou serviço, como desenho, desenvolvimento, implantação, entrega, suporte e melhoria contínua. Portanto, manter uma relação saudável com parceiros e fornecedores é essencial para que as organizações entreguem valor aos seus clientes. 3. PARCEIROS E FORNECEDORES: 105 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Formas de cooperação Saídas Responsável pelas saídas Responsável pelos resultados Nível de formalidade da relação Exemplos Fornecedor de produtos/bens Produtos/Bens entregues Fornecedor Cliente Contrato de fornecimento de produtos/bens Compra de computadores Prestador de serviços Serviços entregues Fornecedor Cliente Contratos de prestação de serviços Servidores na nuvem (infraestrutura como serviço) Parceria em serviços Valor co-criado entre as partes Compartilhada entre fornecedor e cliente Compartilhada entre fornecedor e cliente Metas compartilhadas, SLAs Onboarding de novos funcionários (compartilhados entre RH e TI) 3.1 RELAÇÕES ORGANIZACIONAIS COM PARCEIROS E FORNECEDORES: 106 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . 3.2 LIDANDO COM PARCEIROS E FORNECEDORES: AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Integração e Gerenciamento de Serviços (SIAM) é como uma área. As pessoas dessa área são responsáveis por aplicar os processos ITIL® em todos os parceiros e fornecedores. Com a SIAM, os usuários e clientes percebem os serviços de TI como sendo entregues por uma estrutura única e não por vários parceiros e fornecedores. Vale ressaltar que a responsabilidade sobre os serviços permanece sendo dos parceiros e fornecedores, a SIAM apenas gerencia os diversos serviços integrados e seus fornecedores. Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Integração e Gerenciamento de Serviços 107 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . ▪ Foco estratégico: decisão sobre a organização focar nas suas competências centrais e terceirizar processos/serviços de suporte ao negócio, ou ter todos os processos, centrais e de suporte dentro da organização (in house). ▪ Cultura corporativa: mudar uma cultura existente há muito tempo, baseada em uma escolha de foco estratégico, é difícil devido ao viés criado pela escolha acima. ▪ Escassez de recursos: a falta de recursos e competências é um grande problema para os provedores de serviços. ▪ Preocupações com custos: o principal fator que afeta a tomada de decisão é o custo. Provedores de serviço podem decidir pela terceirização se isso for menos custoso. ▪ Experiência: provedores de serviço preferem terceirizar serviços em que o fornecedor tenha mais experiência ao invés de criar a experiência dentro da organização. ▪ Restrições externas: regulações e políticas governamentais, códigos de conduta da indústria e outras restrições impactam a estratégia de terceirização. ▪ Padrões de demanda: a demanda pode ser sazonal e variável. Isso impacta a relação com os fornecedores. AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS 3.3 PARCEIROS E O IMPACTO NA ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL: Padrões de demanda Restrições externas Experiência no assunto Preocupação com custos Escassez de recursos Cultura corporativa Foco estratégico Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 108 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Essa dimensão define as atividades, os fluxos de trabalho, controles e procedimentos necessários para alcançar os objetivos acordados. Essa dimensão foca na organização eficiente de várias atividades para entregar valor às partes interessadas. Para isso, é necessário um modelo operacional que gerencie produtos e serviços. Fluxos de Valor (Value Streams) e Cadeias de Valor (Value Chains) são conceitos diferentes. Enquanto a Cadeia de Valor é formada pelo conjunto de atividades pelas quais uma organização gera valor para seu cliente final de ponta a ponta, os Fluxos de Valor são combinações parciais dessas atividades. Por exemplo: o tratamento de um incidente é feito por um Fluxo de Valor, enquanto a Cadeia de Valor pode ter como saída prover acesso dos clientes à internet 4. FLUXOS DE VALOR E PROCESSOS: 109 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS Fluxo de valor são os passos que uma organização usa para criar e entregar produtos e serviços aos consumidores. É uma combinação das atividades da organização. ▪ Melhora da performance: fluxos de valor auxiliam a melhora da performance geral de uma organização. ▪ Melhor entendimento: organizações devem estruturar seus portfólios de serviços e produtos baseados em fluxos de valor por duas razões: primeiro, isso permite ter um claro entendimento de qual valor uma organização entrega e como; segundo, os fluxos de valor ajudam a executar melhorias de serviço continuamente. ▪ Produtividade aumentada: fluxos de valor auxiliam as organização a analisar como elas executam seu trabalho. Essa análisepermite encontrar desperdícios nos fluxos de trabalho, como obstáculos e atividades que não agregam valor, assim como aumentar as atividades que agregam valor. ▪ Melhoria contínua: nos dias de hoje com demandas variáveis, fluxos de valor deveriam ser constantemente melhorados ou refinados para alcançar a estratégia organizacional e seus objetivos de uma maneira otimizada. 4.1 FLUXOS DE VALOR: 110 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS As organizações devem considerar as questões abaixo no momento de criação, entrega e melhoria de um serviço: Processos são um conjunto de atividades inter-relacionadas e que interagem entre si para transformar entradas em saídas. A mesma estrutura de cadeia de valor, fluxos de valor, processos, procedimentos e instruções de trabalho se aplicam aos serviços. Quais são os fluxos de valor envolvidos na entrega dos resultados acordados do serviço? Qual é o modelo genérico para o serviço e como ele funciona? Quem, ou o que, desempenha as ações necessárias para o serviço? 4.2 PROCESSOS: 111 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS ▪ Fatores políticos são sobre como o governo pode impactar uma organização e a forma como ela trabalha. ▪ Fatores econômicos impactam a forma como a organização faz negócios e sua lucratividade. ▪ Fatores sociais impactam as necessidades dos clientes devido a mudanças no ambiente social. ▪ Fatores tecnológicos impactam o desenvolvimento, distribuição, produção e logística devido a mudanças nas tecnologias digital e mobile, automações, pesquisas e desenvolvimentos. ▪ Fatores legais focam na permissão de uma organização para operar dentro dos territórios. ▪ Fatores de meio ambiente estão se tornando importante atualmente devido ao crescimento da responsabilidade corporativa com a sustentabilidade e aspectos ecológicos. FATORES EXTERNOS E O MODELO PESTLE: 112 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS MODELO PESTLE E AS QUATRO DIMENSÕES DE SERVIÇOS: Liste um exemplo de cada fator externo. Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 113 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS ▪ As Quatro Dimensões do serviço definidas pelo ITIL® para o Gerenciamento de Serviços são: Organizações e Pessoas, Informação e Tecnologia, Parceiros e Fornecedores e Fluxos de valor e Processos. ▪ Organizações e Pessoas focam em ter uma estrutura organizacional bem definida, uma cultura saudável, habilidades e competências atualizadas e um objetivo comum entre todos. ▪ Ao lidar com a informação, em Informação e Tecnologia, a organização deve responder às seguintes perguntas: • Quais informações o serviço irá gerenciar? • Quais informações e conhecimentos são necessários para dar suporte a entrega e gerenciamento dos serviços? • Como os ativos de informação e conhecimento serão protegidos, gerenciados, arquivados e disponibilizados? ▪ Provedores de serviço devem estar prontos para responder às questões que uma organização pode levantar quando decidir usar tecnologia para seus produtos e serviços. ▪ Organizações trabalham com parceiros e fornecedores para alcançar seus objetivos. Portanto, manter relações saudáveis com parceiros e fornecedores é essencial para a organização entregar o valor demandado pelos clientes. ▪ Uma das formas de lidar com parceiros e fornecedores é o modelo SIAM. ▪ Um fluxo de valor é uma combinação de atividades da cadeia de valor da organização que a ajuda a ter um desempenho melhor, melhor entendimento, produtividade aumentada e melhoria contínua. O QUE APRENDEMOS NESSE MÓDULO? 114 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . AS QUATRO DIMENSÕES DO GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS ▪ Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas e interativas que transformam entradas em saídas. ▪ As organizações devem considerar as seguintes questões no momento de criar, entregar e melhorar um serviço: • Qual é o modelo genérico para o serviço e como o serviço funciona? • Quais são os fluxos de valor envolvidos na entrega dos resultados acordados do serviço? • Quem, ou o que, desempenha as ações necessárias para o serviço? ▪ O modelo PESTLE ajuda a analisar os fatores externos que podem influenciar a forma como provedores de serviço trabalham. ▪ Os fatores do modelo PESTLE impactam bastante na forma que organizações configuram seus recursos e endereçam as Quatro Dimensões do serviço. O QUE APRENDEMOS NESSE MÓDULO? 115 Sistema de criação de valor com serviços Unidade 5 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . SISTEMA DE VALOR DE SERVIÇO OBJETIVOS DO MÓDULO: ▪ Explicar o Sistema de Valor de Serviço; ▪ Descrever a cadeia de valor de serviço e suas atividades. OBJETIVOS DO MÓDULO: 125 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . SISTEMA DE VALOR DE SERVIÇO O Sistema de Valor de Serviços (SVS) explica como os componentes e atividades da organização trabalham juntos como um sistema para permitir a criação de valor. O SVS de cada organização tem interface com outras organizações, formando um ecossistema que, em termos, facilita a criação de valor para aquela organização, seus clientes e suas partes interessadas. O propósito do SVS é garantir que a organização constantemente co-crie valor com todos as partes interessadas através do uso e gerenciamento de produtos e serviços. Para que funcione bem, o gerenciamento de um serviço deve trabalhar como um sistema. O SVS do ITIL® descreve os inputs desse sistema, seus elementos, e as saídas. 1. VISÃO GERAL DO SISTEMA DE VALOR DE SERVIÇO (SERVICE VALUE SISTEM): 126 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . SISTEMA DE VALOR DE SERVIÇO Entradas para o SVS • Oportunidade: opções ou possibilidades que adicionam valor para as partes interessadas • Demanda: necessidades ou desejos por produtos e serviços entre os clientes internos e externos Saídas do SVS • Valor: benefícios percebidos, utilidade e importância de algo Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 1.1 ENTRADAS E SAÍDAS DO SVS: 127 Abordaremos nessa unidade. © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 1.2 COMPONENTES DO SISTEMA DE VALOR DE SERVIÇO: SISTEMA DE VALOR DE SERVIÇO ▪ Princípios Orientadores: recomendações que guiam as organizações em todas as circunstâncias, independente de mudanças em suas metas, estratégias, tipo de trabalho ou estrutura gerencial. ▪ Governança: meio pelo qual uma organização é direcionada e controlada. ▪ Cadeia de valor de serviço: conjunto de atividades desempenhadas por uma organização para entregar um produto ou serviço, transformando insumos específicos em saídas. ▪ Práticas: conjunto de recursos organizacionais desenhados para executar um trabalho ou alcançar um objetivo. ▪ Melhoria Contínua: atividade recorrente desempenhada em todos os níveis para garantir que a performance da organização continuamente atenda às expectativas das partes interessadas. Princípios orientadores Governança Cadeia de valor de serviço Práticas Melhoria Contínua 128 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO A Cadeia de Valor de Serviço é um modelo operacional que define as atividades-chave necessárias para responder a demandas e permitir a criação de valor através da formação e gerenciamento de produtos e serviços. Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Você lembra qual é a diferença entre Cadeiade Valor e Fluxos de Valor? 2. VISÃO GERAL DA CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO: 129 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved ▪ Todas as interações com partes externas ao provedor do serviço (por exemplo: clientes, fornecedores, parceiros) são executadas na atividade Engajar. ▪ Todos os novos recursos são obtidos através da atividade Obter/Construir. ▪ Qualquer planejamento é executado na atividade Planejar. ▪ Melhorias em qualquer nível são iniciadas e gerenciadas na atividade Melhorar. ▪ Criação, modificação, entrega, manutenção e suporte de componentes, produtos e serviços são executados de forma integrada e coordenada nas atividades Desenho e Transição, Obter/Construir e Entregar e Suportar. ▪ Produtos e Serviços, Demanda e Valor não são atividades da Cadeia de Valor do Serviço; eles são componentes do Sistema de Valor de Serviço. 2. VISÃO GERAL DA CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO: 130 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 2.1 ATIVIDADE PLANEJAR: 131 O propósito da atividade Planejar é garantir um entendimento compartilhado da visão, status atual e direcionamento das Quatro Dimensões e de todos os produtos e serviços através de toda a organização. © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.1 ATIVIDADE PLANEJAR: 132 Origem Input Órgão governamental Políticas, requisitos e restrições legais Atividade Engajar Demandas e oportunidades consolidadas Atividade Engajar Informação e conhecimento sobre componentes de serviços de terceiros Atividade Melhorar Informação sobre a performance da Cadeia de Valor, iniciativas de melhoria e planos Atividade Melhorar Relatórios de status de melhorias Atividades Desenho e Transição e Obter/Construir Informação e conhecimento sobre produtos e serviços novos e modificados © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.1 ATIVIDADE PLANEJAR: 133 Output Destino Plano estratégico, tático e operacional Todas as atividades Portfólio de decisões Atividade Desenho e Transição Arquiteturas e Políticas Atividade Desenho e Transição Oportunidades de melhoria Atividade Melhorar Portfólio de produtos e serviços Atividade Engajar Requisitos de contratos e acordos Atividade Engajar © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 2.2 ATIVIDADE MELHORAR: O propósito da atividade Melhorar é garantir a melhoria contínua dos produtos, serviços e práticas através de todas as atividades das cadeias de valor e das Quatro Dimensões do gerenciamento de serviços. 134 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.2 ATIVIDADE MELHORAR: Origem Input Atividade Entregar e Suportar Informação da performance de produtos e serviços Atividade Engajar Feedback das partes interessadas Atividade Engajar Informação e conhecimento sobre componentes de serviços de terceiros Todas as atividades Informações sobre a performance e oportunidade de melhoria Atividades Desenho e Transição e Obter/Construir Informação e conhecimento sobre produtos e serviços novos e modificados 135 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.2 ATIVIDADE MELHORAR: Output Destino Iniciativas de melhoria e planos Todas as atividades Informações sobre a performance da Cadeia de Valor Atividade Planejar e Órgão Governamental Relatórios de status de melhorias Todas as atividades Requisitos de contratos e acordos Atividade Engajar Informação sobre a performance do serviço Atividade Desenho e Transição 136 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . O propósito da atividade Engajar é prover um bom entendimento das necessidades das partes interessadas, transparência e engajamento contínuo e boa relação com todas as partes interessadas. CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 2.3 ATIVIDADE ENGAJAR: 137 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.3 ATIVIDADE ENGAJAR: Origem Input Clientes Requisitos detalhados para serviços e produtos Clientes Pedidos e feedbacks Usuários Incidentes, requisição de serviços e feedbacks Atividade Entregar e Suportar Informação sobre a conclusão de tarefas de suporte Atividade Entregar e Suportar Informação sobre performance do produtos e serviços Clientes e usuários Oportunidades de mercado Parceiros e fornecedores Oportunidades de cooperação e feedbacks Parceiros e fornecedores Informação e conhecimento sobre componentes de serviços de terceiros Todas as atividades Requisitos de contratos e acordos Atividades Desenhar e Transição e Obter/Construir Informação e conhecimento sobre produtos novos e modificados e serviços Atividade Melhorar Inciativas e planos e melhorias Atividade Melhorar Relatório de status de melhorias 138 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.3 ATIVIDADE ENGAJAR: Output Destino Demanda e oportunidades consolidadas Atividade Planejar Requisitos de produtos e serviços Atividade Desenho e Transição Atividades de suporte ao usuário Atividade Entregar e Suportar Oportunidades de melhoria e feedback das partes interessadas Atividade Melhorar Requisições de mudança ou de projetos Atividade Obter/Construir Contratos e acordos com fornecedores e parceiros internos e externos Atividade Obter/Construir e Desenho e Transição Informação e conhecimento sobre componentes de serviços de terceiros Todas as atividades Relatórios de performance dos serviços Clientes 139 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 2.4 ATIVIDADE DESENHO E TRANSIÇÃO: O propósito da atividade Desenho e Transição é garantir que produtos e serviços continuamente atinjam as expectativas das partes interessadas em termos de qualidade, custos e tempo de entrega. Soluções são muitas vezes apresentadas aos usuários através de um portal de serviço. 140 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.4 ATIVIDADE DESENHO E TRANSIÇÃO: Origem Input Atividade Planejar Portfólio de decisões Atividade Planejar Arquiteturas e políticas Atividade Engajar Requisitos de produto e de serviço Atividade Engajar Informação e conhecimento sobre componentes de serviços de terceiros Atividade Melhorar Iniciativas e planos de melhoria Atividade Melhorar Relatórios de status de melhorias Atividade Entregar e Suportar e Melhorar Informação sobre performance do produtos e serviços Atividades Obter/Construir Componentes de serviços Atividades Obter/Construir Informação e conhecimento sobre produtos e serviços novos e modificados 141 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.4 ATIVIDADE DESENHO E TRANSIÇÃO: Output Destino Requisitos e especificações Atividade Obter/Construir Contratos e acordos Atividade Engajar Serviços novos e modificados Atividade Entregar e Suportar Informações sobre serviços novos e modificados Todas as atividades Informação sobre a performance e oportunidades de melhoria Atividade Melhorar 142 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.5 ATIVIDADE OBTER/CONSTRUIR: O propósito da atividade Obter/Construir é garantir que os componentes do serviços estejam disponível quando e onde eles forem necessários, e que correspondam às especificações acordadas. Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 143 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIADE VALOR DE SERVIÇO 2.5 ATIVIDADE OBTER/CONSTRUIR: Origem Input Atividade Planejar Arquiteturas e políticas Fornecedores e Parceiros Bens e serviços Atividade Engajar Solicitações de mudança ou de iniciação de projetos Atividade Engajar Contratos e acordos com fornecedores e parceiros Atividade Engajar Conhecimento e informações sobre componentes de serviços terceirizados Atividade Desenho e Transição Requerimentos e especificações Atividade Desenho e Transição Conhecimento e informações sobre produtos e serviços novos e modificados Atividade Melhorar Iniciativas de melhorias e planos Atividade Melhorar Relatórios de status de melhorias Atividade Entregar e Suportar Solicitações de mudanças 144 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.5 ATIVIDADE OBTER/CONSTRUIR: Output Destino Componentes de serviços Atividade Entregar e Suportar Componentes de serviços Atividade Desenho e Transição Informações sobre componentes de serviços novos e modificados Todas as atividades Requisitos de contratos e acordos Atividade Engajar Informações de performance e oportunidades de melhoria Atividade Melhorar 145 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved 2.6 ATIVIDADE ENTREGAR E SUPORTAR: O propósito da atividade Entregar e Suportar é garantir que serviços sejam entregues e suportados de acordo com as especificações e com as expectativas das partes interessadas. 146 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.6 ATIVIDADE ENTREGAR E SUPORTAR: Origem Input Atividade Desenho e Transição Produtos e serviços novos e modificados Atividades Desenho e Transição e Obter/Construir Informação e conhecimento sobre produtos e serviços novos e modificados Atividade Engajar Contratos e acordos com fornecedores e parceiros Atividade Engajar Informações e conhecimento sobe componentes de serviços de terceiros Atividade Engajar Atividades de suporte ao usuário Atividade Obter/Construir Componentes de serviços Atividade Melhorar Iniciativas e planos de melhoria Atividade Melhorar Relatórios de status de melhorias 147 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . CADEIA DE VALOR DE SERVIÇO 2.6 ATIVIDADE ENTREGAR E SUPORTAR: Output Destino Serviços entregues Clientes e usuários Informação sobre a conclusão de atividades de suporte Atividade Engajar Oportunidades de melhoria Atividade Engajar e Melhorar Informações sobre a performance de produtos e serviços Atividade Engajar e Melhorar Solicitações de mudança Atividade Obter/Construir e Desenho e Transição 148 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . SISTEMA DE VALOR DE SERVIÇO ▪ O Sistema de Valor de Serviço (SVS) explica como os componentes e atividades da organização trabalham juntos como um sistema para permitir a criação de valor. ▪ Os principais inputs para o SVS são oportunidades e demandas. ▪ O valor é representado pelos benefícios percebidos, utilidade e importância de algo. • Os componentes do SVS são: • Princípios Orientadores • Governança • Cadeia de Valor de Serviço • Práticas • Melhoria Contínua ▪ A cadeia de valor de serviço é um modelo operacional que define as atividades-chave necessárias para responder a demandas e permitir a criação de valor através da formação e gerenciamento de produtos e serviços. ▪ A Cadeia de Valor do ITIL® inclui seis atividades que levam a criação de produtos e serviços e, portanto, valor. O QUE APRENDEMOS NESSE MÓDULO? 149 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . SISTEMA DE VALOR DE SERVIÇO ▪ As seis atividades da Cadeia de Valor do ITIL® são: • Planejar • Melhorar • Engajar • Desenho e Transição • Obter/Construir • Entregar e Suportar ▪ Um fluxo de valor é uma série de passos que uma organização faz para criar e entregar produtos e serviços para um consumidor. O QUE APRENDEMOS NESSE MÓDULO? 150 Melhoria contínuaUnidade 6 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA ▪ Descrever a Melhoria Contínua; ▪ Descrever o Modelo de Melhoria Contínua do ITIL®; ▪ Discutir o relacionamento entre Melhoria Contínua e os Princípios Orientadores do ITIL®. OBJETIVOS DO MÓDULO: 164 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA “Melhoria Contínua é uma atividade recorrente executada em todos os níveis para garantir que o desempenho da organização continue a atingir as expectativas de suas partes interessadas.” Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved SERVICE VALUE SYSTEM – SISTEMA DE VALOR DE SERVIÇOS: 165 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA Modelo de Melhoria Contínua do ITIL® Provê uma abordagem estruturada para a organização implantar melhorias Atividade de melhoria na cadeia de valor - Garante a melhoria contínua da cadeia de valor Prática de Melhoria Montínua - Suporta os esforços rotineiros de melhoria da organização Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Melhoria Contínua se refere à prática de identificar e melhorar serviços, componentes de serviços ou outros elementos relacionados a uma gestão eficiente e eficaz de produtos e serviços para alinhar as práticas e serviços da organização com mudanças constantes nas necessidades do negócio. 166 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA ▪ Este modelo pode ser aplicado em todos os níveis da organização, variando o escopo e detalhes de cada passo, dependendo do tipo de mudança; ▪ Este modelo é um workflow de alto nível utilizado para ajudar a gerenciar mudanças da maneira adequada; ▪ O fluxo busca garantir que as melhorias estejam ligadas aos objetivos organizacionais, sendo adequadamente priorizadas e gerando resultados sustentáveis. Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved O MODELO DE MELHORIA CONTÍNUA DO ITIL®: Quais erros ou dificuldades você identifica nas organizações para a implantação de melhorias? 167 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA O MODELO DE MELHORIA CONTÍNUA DO ITIL®: Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Erros comuns na aplicação da Melhoria Contínua: ▪ Melhorias demais, não priorizadas, sendo implantadas ao mesmo tempo; ▪ Falta de avaliação se a melhoria realmente irá impactar a geração de valor real; ▪ Não continuidade das melhorias implantadas; ▪ Falta de responsabilidades pela identificação e implantação de melhorias, etc. 168 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved PASSO 1) QUAL A VISÃO? ▪ Visão e objetivos da organização que serão abordados e buscados pela melhoria; ▪ Visão da própria melhoria proposta. Esta etapa deve garantir que: ▪ O direcionamento alto nível da melhoria foi entendido claramente; ▪ A melhoria planejada está claramente contextualizada e entendida por todos; ▪ As partes interessadas envolvidas e seus papéis estão claramente definidos; ▪ A expectativa de valor a ser entregue pela mudança é clara e aceita por todos; ▪ As responsabilidades sobre a execução e garantia de sucesso da melhoria estão definidas. Escolha um processo, projeto, atividade profissional ou pessoal para aplicar o método. Defina sua visão. 169 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA Avaliação (assessment) do estado atual: ▪ A atual percepção de valor das partes interessadas; ▪ Processos e procedimentos envolvidos; ▪ Tecnologias e recursos disponíveis; ▪ Entendimento da cultura para avaliação do nível de mudança requerido. ▪ Busque avaliações quantitativas e objetivas. Se esta etapa não for executada, o que pode acontecer? Definao Estado atual da situação escolhida. PASSO 2) ONDE ESTAMOS AGORA? 170 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Análise de gap: ▪ Definição clara dos resultados e objetivos a serem atingidos pela melhoria: estado futuro; ▪ Entendimento do gap entre o estado atual (passo 2) e o estado futuro (passo 3); ▪ Definir e priorizar as ações para atingimento dos resultados definidos; ▪ Definição de Fatores Críticos de Sucesso (CSF – em inglês) e Indicadores Chave de Performance (KPI – em inglês) para a melhoria. Defina o gap da situação escolhida. PASSO 3) PARA ONDE QUEREMOS IR? 171 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved PASSO 4) COMO CHEGAMOS LÁ? Plano de ação: ▪ Elabore um plano para, a partir do estado inicial, alcançar o estado futuro; ▪ Defina, claramente, responsáveis pelas ações e seus marcos; ▪ Nem todo o caminho e possíveis desafios estarão claros; ▪ Defina o plano de maneira que as ações possam ser feitas em iterações, permitindo avaliações intermediárias e correções sempre que necessário; ▪ Uma abordagem “cascata” também pode ser utilizada. Defina o Plano de ação da situação escolhida. 172 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved PASSO 5) EXECUÇÃO: Execução do Plano de ação: ▪ Atenção a mudanças necessárias no plano; ▪ Atingir os resultados definidos no passo 3 é mais importante do que seguir rigorosamente o plano traçado; ▪ Realize medições constantes sobre o progresso e mantenha os riscos sob controle; ▪ Garanta visibilidade; ▪ Ao final desta etapa, um novo estado atual será atingido. Quais desafios podem ser encontrados durante esta etapa? 173 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved PASSO 6) CHEGAMOS LÁ? Valide o sucesso da iniciativa: ▪ Confirme o progresso e o valor de cada iteração; • Progresso: os objetivos iniciais foram atingidos? • Valor: esses objetivos continuam relevantes? ▪ Execute ações complementares, se necessário, para atingimento dos resultados; ▪ Utilize medições objetivas e quantitativas, se possível. Como você mediria o sucesso da sua melhoria? 174 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved Fonte: Copyright© AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved PASSO 7) COMO MANTEMOS O “MOMENTUM”? Não volte ao estado inicial: ▪ Práticas de Gerenciamento de Mudança organizacional e Gestão do Conhecimento devem ser utilizadas; ▪ Líderes devem ajudar os times a incorporarem as novas formas de trabalho e reforçar os novos comportamentos; ▪ Falhas devem ser identificadas e corrigidas imediatamente. Por que esta etapa é fundamental? Como você manteria os benefícios e a mudança implantada? 175 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . Fonte: Adaptado de AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved MELHORIA CONTÍNUA MELHORIA CONTÍNUA E OS PRINCÍPIOS ORIENTADORES DO ITIL®: Todos os passos do Modelo de Melhoria Contínua, de alguma forma, se beneficiam e se relacionam com todos os Princípios Orientadores do ITIL®. Porém, algumas relações mais fortes podem ser percebidas. 176 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . MELHORIA CONTÍNUA O QUE APRENDEMOS NESSE MÓDULO? ▪ A prática de identificação e melhoria de serviços, componentes de serviços, ou outros elementos relacionados a uma gestão eficiente e eficaz de produtos e serviços, para alinhar as práticas e serviços da organização com as mudanças constantes nas necessidades do negócio; ▪ Que várias atividades contribuem de maneira especial para a melhoria contínua; ▪ Que o Modelo de Melhoria Contínua pode ser aplicado a qualquer tipo de mudança, desde mudanças de alto nível organizacional até mudanças específicas em serviços ou itens de configuração; ▪ Que os passos envolvidos no Modelo de Melhoria Contínua são: • Passo 1) Qual a visão? • Passo 2) Onde estamos agora? • Passo 3) Para onde queremos ir? • Passo 4) Como chegamos lá? • Passo 5) Execução • Passo 6) Chegamos lá? • Passo 7) Como mantemos o “momentum”? ▪ Que uma organização pode se beneficiar de maneira significativa através da aplicação dos Princípios Orientadores do ITIL® durante a execução do Modelo de Melhoria Contínua. 177 Práticas do ITIL® 4 Definição de termos Propósito das práticas do ITIL® Melhoria Contínua Gerenciamento de Mudanças Gerenciamento de Incidentes Gerenciamento de Problemas Gerenciamento de Requisições de Serviço Central de Serviço Gerenciamento de Níveis de Serviço Unidade 7 Práticas do ITIL® 4 Definição de termos Propósito das práticas do ITIL® Melhoria Contínua Gerenciamento de Mudanças Gerenciamento de Incidentes Gerenciamento de Problemas Gerenciamento de Requisições de Serviço Central de Serviço Gerenciamento de Níveis de Serviço Unidade 7 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . PRÁTICAS DO ITIL® 4 DEFINIÇÃO DE TERMOS: • Habilidade de um serviço de TI, ou de outro item de configuração, executar sua função quando solicitado/necessário. Disponibilidade • Qualquer componente de valor financeiro que possa contribuir para a entrega de um produto ou serviço de TI. Ativo de TI • Qualquer mudança de estado que tenha relevância para o gerenciamento de um serviço ou de outro item de configuração. Evento • Qualquer componente que precise ser gerenciado a fim de entregar um serviço de TI. Item de configuração (IC) Qual a diferença entre Ativo de TI e um Item de Configuração? 186 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . PRÁTICAS DO ITIL® 4 DEFINIÇÃO DE TERMOS: • A adição, modificação ou remoção de qualquer coisa que possa ter um efeito direto ou indireto nos serviços. Mudança • Interrupção não planejada ou redução na qualidade de um serviço.Incidente • Uma causa, ou causa potencial, de um ou mais incidentes.Problema • Um problema que foi analisado e não foi resolvido.Erro conhecido 187 Práticas do ITIL® 4 Definição de termos Propósito das práticas do ITIL® Melhoria Contínua Gerenciamento de Mudanças Gerenciamento de Incidentes Gerenciamento de Problemas Gerenciamento de Requisições de Serviço Central de Serviço Gerenciamento de Níveis de Serviço Unidade 7 © 2 0 2 0 - B ri d ge & C o . PRÁTICAS DO ITIL® 4 O ITIL®SVS inclui 14 práticas gerais de gerenciamento, 17 práticas de gerenciamento de serviços e 3 práticas técnicas de gerenciamento: • As práticas gerais de gerenciamento foram adotadas/adaptadas para o gerenciamento de serviços a partir de domínios gerais de gerenciamento de negócios; • As práticas de gerenciamento de serviços foram desenvolvidas nos setores de gerenciamento de serviços e ITSM; • As práticas de gerenciamento técnico foram adaptadas dos domínios de gerenciamento de tecnologia para fins de gerenciamento de serviços, expandindo ou mudando seu foco de soluções de tecnologia para serviços de TI. Segundo o ITIL®, uma prática de gerenciamento é um conjunto de recursos organizacionais projetados para executar o trabalho ou realizar um objetivo. Vamos olhar as práticas diretamente
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