UC 2 Atividade 2 - Técnico em administração, SENAC

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Atualização do novo processo de arquivamento
Desenvolvido por Pamela Correa de Queiroz Rodrigues
Considerando o volume de informações que nossa empresa possuí, localizá-las de maneira ágil e precisa é fundamental. Dessa forma, é importante a utilização de critérios preestabelecidos no momento de organizar arquivos que poderão ser utilizados no futuro, fazendo com que a rotina de trabalho diário se torne melhor organizada e ágil.
 Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa
 Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa
 Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
 Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais
Visando isto, o método de arquivamento dos seguintes documentos passará 
por atualização – a serem detalhadas nos slides posteriores.
Tipos de arquivo
São classificados de acordo com o tempo de arquivamento e a frequência de consulta. Assim, um documento pouco consultado pode pertencer ao arquivo intermediário, enquanto um muito utilizado deve figurar no arquivo ativo. 
Métodos de arquivamento que serão utilizados
Alfabético
 Consiste em agrupar os documentos em rigorosa ordem alfabética, por nome ou por assunto.  Considera-se palavra por palavra, letra por letra, até o final do nome. Em relação à organização desses dados, pode ser feita considerando-se a primeira letra do primeiro nome (sem inversão do nome) ou a primeira letra do último sobrenome (nesse caso, haverá inversão do nome). Os nomes ordenados sem inversão, ou seja, de acordo com a primeira letra, serão organizados conforme apresenta o quadro.
Também é possível inverter a ordem dos nomes, considerando, na ordem alfabética, o último sobrenome. Assim, o último sobrenome passa a ser o primeiro, seguido de vírgula e dos demais componentes do nome na ordem direta. 
Alfanumérico
 Consiste na junção do método alfabético e numérico. 
 É atribuído um número para cada registro, seja ele de uma pessoa física ou jurídica. Nesse caso, você deve obedecer à ordem de entrada ou de registro. 
Específico ou por assunto
 Consiste em agrupar as pastas por assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética, apresentada anteriormente. 
Sendo assim, os documentos passarão a ser organizados da seguinte forma: 
		Método	Tipo
	Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa	Alfabético	Ativo
	Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa	Alfabético e Por Assunto – dividido por pastas específicas para EPIs e outra para uniformes	Inativo (intermediário)
	Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias	Alfanumérica	O documento dos últimos 3 meses permanecerá no arquivo ativo e as de mais, após esse tempo, irão para o arquivo morto
	Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais	Alfanumérica	Inativo (intermediário)