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1 GESTÃO ESTRATÉGICA DE PROCESSOS DE NEGÓCIO Gestão de Mudanças em Processos e Negociação SÍNTESE DA DISCIPLINA Juliana Barbosa e Oliveira 2 Sumário 1 Fundamentos da Mudança Organizacional 3 1.1 Cenário da Mudança Organizacional 3 1.2 Causadores da Mudança Organizacional 3 1.3 Conceito da Mudança Organizacional 4 1.4 Tipos de Mudança Organizacional 5 2 O Processo da Mudança Organizacional 7 2.1 Desafios ao Sucesso da Mudança 7 2.2 Formando a Capacidade para Mudança: Iniciativas e Processos 7 2.3 Cultura e o Processo de Mudança e de Transformação 8 2.4 O Papel do Líder no Processo de Mudança 9 2.4.1 Conceituação da Liderança 9 2.4.2 Liderança na Mudança Organizacional 10 3 Aspectos Humanos em Processos de Mudanças 11 3.1 Resistência à Mudança - Fundamentos Conceituais 11 3.2 Tipos e Fontes de Resistência à Mudança Organizacional 12 3.3 Superando a Resistência à Mudança Organizacional 13 3.4 Modelo ADKAR 14 4 O Processo de Negociação 15 4.1 Fundamentos da Negociação 15 4.2 Momentos e Etapas do Processo de Negociação 15 4.3 Gestão de Conflitos 16 4.4 Negociação e o Processo Decisório 20 5 Referências da disciplina 23 3 1 Fundamentos da Mudança Organizacional 1.1 Cenário da Mudança Organizacional O que é organização? “Uma organização é a coordenação planejada das atividades de uma série de pessoas para a consecução de algum propósito ou objetivo comum, explícito, através da divisão de trabalho e função e através de uma hierarquia de autoridade e responsabilidade”. SCHEIN, 1982. Ainda de acordo com Schein (1982), a pesquisa e a teoria progressivamente adotaram um ponto de vista da organização como sendo “um sistema complexo e aberto, em dinâmica interação com numerosos ambientes, tentando atingir objetivos e executar tarefas em muitos níveis e variáveis graus de complexidade, evoluindo e desenvolvendo-se à medida que a interação com o ambiente em modificação obriga a novas adaptações internas”. 1.2 Causadores da Mudança Organizacional De acordo com Mandelli (2003), “toda organização sempre ambiciona no mínimo sobreviver às intempéries de um mercado extremamente competitivo, porém, seus objetivos não se restringem somente à sobrevivência. “Segundo esse autor, considerando o foco de sobrevivência e prosperidade das organizações, pode-se comparar estas a organismos vivos, que vivenciarão doenças e traumas, e com isso precisarão de cuidados e intervenções para se adaptar às novas condições. Mandelii (2003) afirma que no ambiente organizacional, considera-se que a prevenção é o melhor caminho, e não esperar que as “doenças” se concretizem. Assim, os processos de mudanças empresariais são encarados como fatos naturais, necessários à toda organização. Robbins (2010) acredita que não há organização que esteja estável em sua totalidade, mesmo as tradicionais e dominantes no mercado. Sendo assim, para o autor, todas organizações devem mudar. Conforme BRESSAN (2004) os causadores de mudança organizacional têm, em geral, duas fontes específicas: o ambiente externo e as necessidades próprias organização. Por estes últimos entende-se: desempenho, características dos gerentes, natureza da força de trabalho, crescimento e descontinuidade na estrutura organizacional Por que as organizações mudam? Robbins (2010) descreve seis forças que atuam desencadeadores de mudanças: FONTE: (SANTOS, 2014) 4 1.3 Conceito da Mudança Organizacional O que é mudança organizacional? O conceito de mudança organizacional está em construção, sendo marcado por heterogeneidade de definições e por ausência de consenso. (SANTOS, 2014). Oliveira, Duarte e Montevechi (2002) referem-se à mudança como um processo complexo, que pode ser planejado ou simplesmente acontecer. Eles afirmam que no processo não planejado a organização procura solucionar os problemas à medida que aparecem. Já́ a mudança planejada procura atingir um objetivo estabelecido, incorporando esse objetivo aos membros da organização. Para Harari (1991), a Mudança Organizacional deve ser considerada um processo, sendo caracterizada pelo princípio de melhoria contínua. Para Vieira e Vieira (2003) “a mudança deve ser encarada como um processo permanente, contínuo, uma necessidade de atualização que gera atualização. A reprodução de modelos passados representa a contradição de uma cultura a ser sustentada pela inovação e, portanto, voltada para o futuro. ” Santos (2014) afirma que a maioria dos textos sobre o tema refere-se a prescrições sobre gestão do processo de implantação da mudança e elabora um quadro com Definições teóricas sobre mudança organizacional: Fonte: SANTOS, 2014 5 1.4 Tipos de Mudança Organizacional Conforme Santos (2014), assim como a conceituação da Mudança Organizacional ainda é algo em construção, com diversas bibliografias, que abordam por vieses diferentes, os Tipos de Mudanças também possuem suas variações. A seguir um quadro apresenta alguns tipos de mudança organizacional: TIPO DE MUDANÇA REFERÊNCIA Contínua - Mudança constante, cumulativa e evolutiva. Podem ser pequenos avanços que ocorrem cotidianamente em toda organização, cujo acúmulo pode propiciar uma mudança significativa na organização Episódica - Mudança pouco frequente, descontínua e intencional, que ocorre durante períodos de divergência, quando as empresas saem de sua condição de equilíbrio. WEICK e QUINN (1999) Incremental / Contínua - Continuidade do padrão existente. Pode ter dimensões diferentes, mas é realizada dentro do contexto atual da empresa. Descontínua - Mudança do padrão existente, que ocorre em períodos de desequilíbrio e envolve uma ou várias reestruturações de características da empresa. NADLER et al (1994) Incremental / Organizacional - Aumento da eficiência e do uso dos recursos, mudança na arquitetura da empresa. Transformacional / Institucional - Questionamento e mudança da missão, natureza e objetivo da organização. SILVA (1999) Primeira ordem - É uma mudança linear e contínua, que envolve alterações nas características dos sistemas, sem causar quebras em aspectos-chave para a organização. Segunda ordem - É uma mudança multidimensional, multinível, radical e descontínua, que envolve quebra de paradigmas organizacionais. PORRAS e ROBERTSON (1992) Intencional - Quando um agente de mudança estabelece condições e circunstâncias diferentes das atuais e então busca realizá-las por meio de um conjunto de ações e intervenções, com ou sem a colaboração de outras pessoas. Não intencional - Não é gerada deliberadamente ou conscientemente. Manifestam-se como efeitos colaterais, acidentes, efeitos secundários ou consequências inesperadas da ação. FORD e FORD (1995) Micromudança - Focalizada dentro da organização. Exemplo: redefinição de cargos em uma fábrica ou desenvolvimento de um novo produto Macromudança - Visa à organização inteira, incluindo suas relações com o ambiente. Exemplo: reposicionamento no mercado ou alteração de todas as suas instalações físicas MINTZBERG, AHLSTRAND e LAMPEL (1998) Fonte: SANTOS, 2014 Dependendo do tipo de mudança impacta um ou mais elementos da organização. Alguns tipos citados foram: • Estratégia • Fusões e Aquisições • Modelo do Negócio • Expansão do Negócio ou Downsizing • Marketing • Produto • Serviços • Redesenho de Cargos e Funções • Tecnologia • Automação • Impacto em fornecedores • Impacto em clientes • Impacto em colaboradores • Processos 6 Santos (2014) apresenta uma síntese de classificação dos critérios de mudança, conforme o quadro abaixo. Fonte: SANTOS, 2014 7 2 O Processo da Mudança Organizacional 2.1 Desafios ao Sucesso da Mudança Para Ulrich (2003) podem-se identificar três tipos de respostas de uma empresa à mudança: iniciativas,processos e adaptações culturais: 1. Mudanças de iniciativas se concentram na implementação de novos programas, projetos ou procedimentos – programa de redução de custos, mudança na forma de atendimento ao cliente e na estrutura organizacional. Aprimoram a qualidade gerencial cotidiana. 2. Mudanças de processos em uma empresa concentram-se nas maneiras pelas quais o trabalho é executado – melhoria e aprimoramento contínuos de processos. Alteram o modo de trabalho da organização e redefinem a infraestrutura organizacional. 3. Mudanças culturais ocorrem em uma empresa, quando se reconceituam os métodos fundamentais de negociar. A identidade da empresa é transformada tanto par os funcionários, quanto para os clientes. Muda a forma com a qual a organização pensa e percebe a sim mesma. Ulrich (2003) apresenta dez motivos principais que impedem a mudança: 2.2 Formando a Capacidade para Mudança: Iniciativas e Processos Ulrich (2003), alega que os agentes da mudança precisam apoiar as organizações a atingir novos objetivos rapidamente, adotando os quatro passos, o que deve resultar na ocorrência de uma proporção mais alta de iniciativas para aprimoramento mais rápidas e bem-sucedidas: 1. Identificar fatores chave para o sucesso: a. Fator 1 - Condução da Mudança: Quem é o responsável? b. Fator 2 - Criação de uma necessidade comum: Porque realizar a mudança? c. Fator 3 - Modelagem de uma visão: Como será quando a mudança tiver sido realizada? d. Fator 4 - Mobilização do envolvimento: Quem mais precisa ser envolvido? e. Fator 5 - Modificação de sistemas e estruturas: Como ela será institucionalizada? f. Fator 6 - Monitoramento do progresso: Como ele será medida? g. Fator 7 - Manutenção da Mudança: Como fazer para que ela seja iniciada e dure? 2. Fornecer a medida na qual esses fatores estão sendo controlados: debate realizado para conceder uma nota a cada um dos sete fatores, conforme sua probabilidade de sucesso em uma iniciativa de mudança na organização. 3. Identificar atividades de aprimoramento para cada fator: a identificar atividades que melhorarão o desempenho naqueles fatores que receberam uma nota baixa na fase anterior. 4. Perceber a revisão críticas dos fatores como um ato contínuo. 8 2.3 Cultura e o Processo de Mudança e de Transformação Ulrich (2003), lista 05 passos que refletem a essência do papel do agente de mudanças no sucesso da mudança de cultura. São eles: 1. Definir e esclarecer o conceito de mudança de cultura 2. Formular por que a mudança de cultura é fundamental para o sucesso da organização 3. Definir um processo para avaliar a cultura corrente, a cultura futura desejada e a divergência entre elas 4. Identificar abordagens alternativas para gerar mudança de cultura 5. Elaborar um plano de ação que integre as múltiplas abordagens da mudança de cultura “A compreensão da cultura de uma organização é essencial para a implementação de práticas de gestão e, sobretudo, para a operacionalização de mudanças na organização. (ROMEIRO, NASCIMENTO e ANDRANDE, 2016) O que é cultura organizacional? Schein (1992) define cultura organizacional como um padrão de suposições básicas que são demonstradas, inventadas, descobertas ou desenvolvidas por determinado grupo de profissionais. Esse padrão orienta como conviver e resolver os problemas, que podem ser de origem externa (de adaptação) e de origem interna (de integração). Tal padrão, quando funciona bem a ponto de ser considerado válido para o grupo, pode ser ensinado aos demais profissionais como a forma correta de pensar, perceber e agir. Sucesso (2002), esclarece que as vastas interações humanas que ocorrem na convivência dos indivíduos de uma organização intensificam valores e crenças que motivam comportamentos individuais e coletivos. A estes fatores, dá-se o nome de cultura organizacional. Cultura organizacional representa uma força que impulsiona os membros a agir, dando direção e domínio na organização e possui elementos que compõem este conceito como rituais, mitos, valores, crenças, novas regras, símbolos e emoções (NAVES; COLETA, 2003). Backes (2011) afirma que cultura organizacional pode beneficiar ou prejudicar a adesão ao processo de mudança. Conforme Sousa (2013) uma organização que possui uma cultura resistente às mudanças dificilmente conseguirá se manter no mercado de trabalho em relação a uma empresa que busca sempre inovar, agregando novos modelos de trabalho que atendam as expectativas de todos os envolvidos. Diante do exposto, é preciso avaliar em um processo planejado de mudança, quais são os impactos na e da cultura organizacional. Desta forma, será possível verificar se a cultura está atuando de forma satisfatória ou não, de acordo com seus resultados desejados (SOUSA, 2013). E, conforme análise realizada definir como reforçar a cultura existentes ou como modificá-la. Conforme Ulrich (2003) pode-se distinguir três tipos de mudanças de cultura. Devemos nos informar sobre as três abordagens, sobre como interagem entre si e sobre quando utilizar cada uma delas. De cima para baixo O bom desses programas é que passam para toda a empresa mensagens consistentes sobre a importância da nova cultura, institucionalizando-a através de práticas de RH que generalizam as informações e procuram moldar o comportamento do funcionário. O desafio para essas iniciativas comandadas, contudo, é que são frequentemente vistas como acontecimentos isolados durante os quais os funcionários são mergulhados em uma nova cultura por um certo período (durante o treinamento), mas não se convertem inteiramente a ela. Horizontal as abordagens para a mudança de cultura supõem que quando os processos são examinados e reformulados, os novos trarão consigo uma nova cultura ou mentalidade. A vantagem dessa abordagem para a mudança de cultura é que as mudanças se tornam relativamente permanentes, os novos processos fornecem resultados comerciais claros e os processos geram novas informações para os funcionários e novo comportamento deles. A desvantagem da melhoria de processo é que demanda uma quantidade 9 enorme de tempo para ser concluída. O mapeamento e a mudança, mesmo de processos aparentemente simples, exigem considerável atenção gerencial. Os aprimoramentos de processo podem exigir também um tempo maior de conclusão antes que os funcionários possam ver e sentir os resultados. De baixo para cima são elaboradas segundo o princípio “nenhuma censura ou queixa”, o que significa que aquele funcionário que identificar um problema não pode censurar outro ou simplesmente se queixar do problema, mas deve agir para resolve-lo. Concentram-se em traduzir uma mentalidade específica em comportamento específico do funcionário. São conjuntos integrados de atividades que delegam poder aos funcionários para agirem com base na nova cultura. Fonte: adptado de Ulrich 2003 p. 221 Ulrich (2003) afirma que as organizações se encontram em cenários cada vez mais complexos e dinâmicos. O autor reforça que diante disso, as culturas que correspondiam às antigas necessidades devem se transformar em culturas que satisfazem e criam tendências atuais do mercado. Para Ulrich (2003) o maior desafio, portanto, não está na sua definição ou moldagem da cultura, mas em sua constante adaptação. 2.4 O Papel do Líder no Processo de Mudança 2.4.1 Conceituação da Liderança Santos (2015) afirma que para Bass (1990) existem quase tantas definições de liderança, quanto a diversidade de pessoas que tentaram definir o conceito, no decorrer do tempo. Em Santos (2015) cita-se que para Yukl (2002) liderança é o processo através do qual se influencia outros a compreender e a concordar sobre o que necessita ser feito e sobre como fazê-lo, e, é também um processo de facilitação dos esforços individuais e coletivos para realizar objetivos partilhados. Santos (2015) também apresentao conceito utilizado por House et al. (1999), que definem liderança como a capacidade que o líder possui para influenciar, motivar e habilitar outros a contribuírem para que as organizações onde se inserem alcancem o sucesso. De acordo com Santos (2015), pode-se concluir em comum, por meio de várias definições de liderança, que: • A liderança é um processo; • É um fenômeno que implica influência; • Acontece num contexto de grupo; • E, implica partilha de objetivos. Santos (2015) afirma que Zaleznik (1992) refere que os gestores e líderes são distintos. Ele argumenta que os gestores são reativos, e quando trabalham com pessoas para resolver os problemas, fazem-no com baixo envolvimento emocional. Por outro lado, os líderes envolvem-se emocionalmente e procuram dar forma às ideias, em vez de apenas reagir às ideias dos outros. Ainda de acordo com Zaleznik (1992), os gestores limitam as escolhas, enquanto os líderes trabalham para ampliar o número de alternativas para os problemas que atormentam a organização. 10 Santos reforça que os gestores são necessários para desenvolver, implementar, monitorar e avaliar o planejamento, os recursos materiais, financeiros e humanos, e para controlar a resolução de problemas (Kotter, 2001; Kotter, 2013; Pina e Cunha et al., 2003). Os líderes são necessários para lidar com a mudança por meio da definição de direcionamento, alinhando, motivando e inspirando as pessoas. A gestão é hoje considerada por alguns como exigindo menos habilidade que a liderança. A realidade é que os gestores têm hoje que liderar pessoas. Assim, a liderança é necessária em todos os níveis da organização (KOTTER, 2001). Kotter (2001) argumenta, que um não substitui o outro e que o verdadeiro desafio é combinar uma liderança forte com uma gestão forte e usar cada uma de forma equilibrada. O autor considera que as organizações precisam de pessoas que possam assumir ambos os papéis, precisam de líderes-gestores. 2.4.2 Liderança na Mudança Organizacional Mandelli (2003) destaca que as forças de ordem externa são imperativas nos processos de mudanças, mas reforça que a decisão de mudar será sempre interna, da Direção. A direção pode antever os fatores externos, acompanhá-los, planejá-los, ou simplesmente, pode não se mexer. Santos 2015 apresenta que de acordo com Burnes (2000) as mudanças são cada vez mais frequentes e menos espaçadas no tempo. O autor também afirma que a mudança é uma constante na vida organizacional, do nível estratégico ao operacional. Neste contexto, os líderes precisam ser capazes de identificar onde as organizações precisam estar futuramente e garantir, agora, à implementação das ações que promoverão as mudanças necessárias para se chegar no futuro esperado. Segundo os autores do Código da Liderança (2011) as mudanças devem ser iniciadas pela própria liderança ao promover o autoconhecimento e autodesenvolvimento, sendo, portanto, um exemplo para influencias aos outros envolvidos, neste processo (ULRICH, SMALLWOOD, e SWEETMAN, 2011). Santos (2015) apresenta que conforme Burke (2002:239) “Sem liderança, a mudança planejada não se realizaria” (Burke, 2002: 239). O autor também afirma que a mudança é uma constante na vida organizacional, do nível estratégico ao operacional. Neste contexto, os líderes precisam ser capazes de identificar onde as organizações precisam estar futuramente e garantir, agora, à implementação das ações que promoverão as mudanças necessárias para se chegar no futuro esperado. Santos (2014) diz que ACUÑA e FERNÁNDEZ (1995) afirmam que os diferentes tipos de mudança organizacional irão precisar de diferentes tipos de liderança. As mudanças incrementais, de um modo geral, podem ser realizadas no contexto da estrutura e dos processos de gestão existentes na organização, sendo necessário, em alguns casos, combiná-las com estruturas temporárias de transição. Já́ quando as mudanças são de caráter estratégico, elas não podem apoiar-se nas estruturas e processos existentes, pois os mesmos são objetos de mudança. 11 3 Aspectos Humanos em Processos de Mudanças Conforme Santos (2014) o processo de mudança se faz essencialmente por intermédio das pessoas. Elas conduzem, participam, implementam e são impactadas pelas mudanças. Pessoas possuem interesses pessoais distintos e reagem de forma diferente a mudanças, sendo essencial observar como os envolvidos neste processo poderão responder ao seu resultado, visando um plano de ação para sua adaptação nesse contexto (HAYES, 2002). 3.1 Resistência à Mudança - Fundamentos Conceituais O que é a Resistência à Mudança Organizacional? Para Zaltman & Duncan (1977) é “qualquer conduta que objetiva manter o status quo em face da pressão para modificá-lo” A expressão resistência à mudança no contexto organizacional foi concebida pelo psicólogo alemão a Kurt Lewin (1947). Este autor acreditava que o comportamento humano era resultado tanto de características pessoais, quanto do ambiente (HERNANDEZ & CALDAS, 2001; SANTOS, 2014) Conforme Santo (2014) Lewin notou a existência de três fases em mudanças bem-sucedidas: 1a. um “descongelamento” ou um rompimento do estado estável inicial 2ª. um período de perturbação com experimentação de diversas possibilidades adaptativas 3ª. Um período de consolidação da mudança com o “congelamento” em um novo estado estável. De acordo com Santos (2014), para Lewin as organizações seriam um sistema sujeito a um conjunto de forças opostas flutuantes, mas de mesma intensidade que mantém o sistema em equilíbrio ao longo do tempo. As mudanças ocorreriam quando uma das forças superasse a outra em intensidade, deslocando o equilíbrio para um novo patamar. Assim, a resistência à mudança seria o resultado da tendência de um indivíduo ou de um grupo a se opor às forças sociais que objetivam conduzir o sistema para um novo patamar de equilíbrio. A partir da década de 1960, o termo resistência à mudança se distanciou do conceito abordado por Lewin e passou a consistir em “um conceito psicológico no qual a resistência é usada dentro do indivíduo, e a tarefa do gestor é superar essa resistência” (DENT e GOLDBERG, 1999). DENT e GOLDBERG (1999) e KLEIN (1976) apontam que os trabalhos sobre resistência à mudança tendem a uma perspectiva daqueles que querem implantar a mudança, presumindo que os agentes da mudança estão corretos e, aqueles que recebem a mudança criam barreiras e obstáculos com o objetivo de acabar com a mesma. Por fim, Santos (2014) afirma que a literatura acadêmica e gerencial tem apontado a resistência à mudança, considerada como qualquer conduta que objetiva a manter o status quo em face da pressão de modifica-lo, como uma das principais barreiras à mudança bem-sucedida. HERNANDEZ e CALDAS (2001) contra argumentam cinco pressupostos de resistência à mudança organizacional. • 1º. “a resistência à mudança é um ‘fato da vida’ e algo que inexoravelmente irá ocorrer durante processos de transformação”. Essa premissa tem sido questionada por estudos em mudança organizacional que têm indicado que a resistência não é um fenômeno tão frequente quanto se possa imaginar (Kotter, 1995) • 2º. “resistência à mudança é nociva à organização”. Para HERNANDEZ e CALDAS (2001) esse pressuposto desconsidera que a resistência à mudança pode, de fato, constituir um fenômeno saudável e positivo. • 3º. “os seres humanos são naturalmente resistentes a mudanças”. WATSON (1969) apud HERNANDEZ e CALDAS (2001) demonstrou evidências contraditórias, que mostram que seres humanos anseiam por estímulos. Segundo o autor, o desejo por novas experiências é um dos quatro mais básicos desejos do comportamento do ser humano. 12 • 4º. “os empregados são atores organizacionais que têm maior probabilidade de resistirem à mudança”. Lewin, já afirmava que a resistência à mudança é um fenômeno sistêmico e, dessa forma,poderia ocorrer tanto com empregados quanto com gerentes. • 5º. “a resistência é um fenômeno massificado”. WATSON (1969) apud HERNANDEZ e CALDAS (2001), entre outros autores, afirmam que a resistência não é uniforme e varia de indivíduo para indivíduo de acordo com a fase do processo de mudança. Santos (2014) destaca algumas características da Mudança Organizacional, as quais contribuem para a compreensão da Resistência à Mudança: ✓ Nem toda mudança é positiva. ✓ Nem toda mudança é positiva para todos os envolvidos ✓ Mudanças rápidas e transformadoras são arriscadas. 3.2 Tipos e Fontes de Resistência à Mudança Organizacional Para Robbins (2010) a resistência à mudança pode ser: • Aberta: declarada de forma explícita • Implícita: escondida, guardada, disfarçada • Imediata: declarada rapidamente e sem intermediação • Protelada: há demora para manifestação. O autor identificou ainda duas fontes de resistência à mudança: • fontes individuais: consistem nas características humanas tais como percepção, personalidade e necessidades; • fontes organizacionais: manifestam-se na própria estrutura organizacional. FONTES INDIVIDUAIS FONTES ORGANIZACIONAIS Hábitos - tendência de reagir conforme de costume transforma-se em fonte de resistência. Inércia estrutural - tentativa de reação da organização para confrontar a mudança e sustentar a estabilidade de seus processos e procedimentos. Segurança - sentimento de ameaça e resistência a mudança pelo perfil de necessidade de segurança. Foco limitado de mudança – busca de anulação das mudanças em subsistemas menores, por meio de sistemas maiores, visto que estes são interligados. Fatores econômicos - receio de perda de desempenho e financeira, devido às mudanças. Inércia de grupo - o grupo limita a mudança dos indivíduos mesmo que esses queiram mudar. Método desconhecido - o conhecido é trocado pela ambiguidade e incerteza, resultante da mudança. Ameaça à especialização - a exclusividade de grupos especializados ameaçada pela mudança. Incerteza - A falta de informações sobre acontecimentos futuros gera o medo do desconhecido. Ameaça às relações de poder estabelecidas - ameaça às relações de poder estabelecidas pela redistribuição de informações ou de autoridade para tomada de decisões. Processamento seletivo de informações - pessoas processam seletivamente as informações para manter suas percepções intactas. Ameaça às distribuições de recursos estabelecidas - Os grupos que controlam os recursos geralmente encaram a mudança como uma ameaça ao status quo. 13 Auto interesse – mudanças podem ameaçar a equipe de trabalho do gerente, podendo levar a uma perda de poder e prestígio. Falta de entendimento e confiança – desconfiança resultante do desconhecimento do objetivo da mudança. Avaliações e metas distintas – forma como os indivíduos avaliam as estratégias e objetivos da organização. 3.3 Superando a Resistência à Mudança Organizacional Robbins (2010) enumera oito estratégias para auxiliar os agentes da mudança a lidarem com as resistências: 1. Educação e comunicação – comunicar claramente o processo de mudança pode reduzir a resistência dos colaboradores envolvidos, pois evita a falta de informação e a comunicação ineficiente e proporciona a compreensão sobre a necessidade da mudança. 2. Participação – a participação do colaborador no processo de decisão de mudança pode reduzir, e até mesmo anular, a resistência dos envolvidos, pois gera engajamento no processo. Importante ressaltar que pode aumentar tempo e custo do processo. 3. Apoio e Comprometimento – a busca pelo apoio e comprometimento do colaborador no processo de mudança pode reduzir a resistência dos envolvidos, pois auxilia na desconstrução do status quo. 4. Desenvolver relações positivas – a relação de confiança entre colaborador e gestor reduzir a resistência dos envolvidos no processo de mudança. 5. Implementando mudanças de forma justa. Uma das formas da organização reduzir os impactos negativos do processo de mudança é assegurar aos funcionários que a implementação da mesma ocorrerá de forma justa. Sendo assim, o funcionário precisa reconhecer a razão da mudança e percebê-la como coerente e justa. 6. Manipulação e cooptação – a organização distorce os fatos para torná-los mais atraentes, sonega informações e cria falsos rumores no intuito de obter apoio dos funcionários no processo de mudança. A organização, também, “suborna” líderes da resistência para obter seu apoio. Risco: perda total de credibilidade da organização, quando os funcionários percebem. 7. Selecionar pessoas que aceitam mudanças – a organização seleciona profissionais que se mostram flexíveis e dispostos a assumir riscos mediante às mudanças propostas. 8. Coerção – a organização faz uso de ameaças diretas ou de força sobre pessoas ou grupos resistentes. As vantagens e desvantagens se assemelham a tática da manipulação e cooptação. 14 3.4 Modelo ADKAR A mudança só ocorre quando cada trabalhador consegue afirmar com confiança: “Eu tenho consciência das razões da mudança, quero participar nela, sei aonde ela me leva, tenho capacidade para a fazer acontecer, e disponho dos meios para a reforçar”. (CRANBERRY TOOLBOX) Fonte: CRANBERRY TOOLBOX Há instrumentos relacionados com a componente “gestão de pessoas” da gestão da mudança que aumentam a sincronização do cumprimento de cada fase do ADKAR entre os colaboradores: patrocínio (sponsorship) da mudança, comunicação, formação, coaching e gestão proativa das resistências. Fonte: CRANBERRY TOOLBOX 15 4 O Processo de Negociação Em um contexto de gestão da mudança, os autores Ficher, Ury e Patton (1981) afirma que a liderança precisa “se preparar para enfrentar uma negociação real”, devendo, primeiro determinar se a negociação é mesmo necessária. E, em seguida, formular um propósito da negociação. Aylmer (2010) considera que cabe a liderança ter “a atitude de negociação – que considera as partes envolvidas e a busca de um olhar sistêmico e não uma resolução sintomática – em seu papel na crescente necessidade de harmonizar o convívio das organizações com seus diferentes públicos de interesse” Os autores Ficher, Ury e Patton (1981) alertam para o fato de que o líder em um processo de gestão da mudança deve avaliar se a negociação é necessária e, se o for, formular um propósito para essa negociação. Para que se tenha gestão da mudança efetiva, Aylmer (2010) afirma ser necessária uma atitude de negociação do líder, que considere todos os envolvidos no processo, seus interesses e soluções que levem em consideração um olhar sistêmico e não uma solução pontual do sintoma. Assim é possível construir um clima harmônico entre os diferentes públicos de interesse. 4.1 Fundamentos da Negociação Para Wanderley (1998) uma negociação é um processo constituído por etapas e a maneira como se procede, nestas etapas, determinará o desfecho positivo ou negativo das negociações. O autor reconhece a negociação como a forma mais apropriada de resolver problemas e conflitos decorrentes das transformações que tem ocorrido constantemente em nível global. Complementa que a negociação é um processo de enfrentamento para encontrar soluções e alcançar objetivos. Wanderley (1998) também afirma que é a capacidade de escolher e implementar essas escolhas. Reforça que a negociação é um relacionamento constante e impactado pela comunicação e pela emoção. O autor afirma que a negociação faz parte do nosso cotidiano e que negociamos todos os dias com nossos filhos, pais, amigos, superiores, subordinados, clientes, colegas, clientes, fornecedores e outros mais. Afirma ainda que há negociações simples, que podem ter soluções rápidas, bem como há negociações complexas que podem durar vários anos. Wanderley (1998) declara que quase tudo podeser objeto de negociação: compra e venda de produtos e serviços, tecnologia, definição de expectativas, papéis e recompensas, partilha e separações, entretenimento e lazer, dívidas, entre outras diversas coisas mais. Para Robbins (2010) a essência do processo de negociação é a troca, a concessão para se chegar a um acordo. Qual o impacto da Negociação? Para Wanderley (1998), as negociações realizadas, ou não, por nós ou por outros, impactam positiva ou negativamente, constantemente em nós e no sucesso individual ou coletivo das pessoas nas organizações. A prática de negociação não garante sua qualidade. É preciso compreender aspectos teóricos e identificar e adotar comportamentos conscientes de negociação para obter resultados esperados e desejáveis. Ou seja, o preparo para cada etapa da negociação determinará seu resultado positivo ou negativo. 4.2 Momentos e Etapas do Processo de Negociação Sabe-se que toda negociação é um processo, não importa qual o tamanho da sua relevância. Todo processo precisa de uma preparação, é necessária uma captação de informações para um melhor desenvolvimento de uma reunião e finalmente chegar a um acordo final. Portanto, aqueles que conhecem e praticam o processo de negociação, seus momentos e etapas possuem um diferencial competitivo que podem ser cruciais para um bom acordo final. 16 Conforme Wanderley (1998) uma negociação é um processo constituído por etapas e a maneira como se procede, nestas etapas, determinará o desfecho positivo ou negativo das negociações. O quadro abaixo cita os momentos e etapas de uma negociação: FONTE: WANDERLEY, 1998 Os momentos são divididos em 03: Antes da reunião de negociação, durante a reunião de negociação e após a reunião de negociação. Wanderley (1998) estabelece 07 etapas de negociação. A primeira delas, chamada pelo autor de preparação, ocorre no momento antes da reunião da negociação. As etapas abertura, exploração, apresentação, clarificação e ação final acontecem durante a reunião. E a última etapa de controle e avaliação é realizada, após a reunião de negociação. Embora o autor estabeleça esses momentos e etapas, ele reforça que elas não acontecem de maneira sequencial no processo de negociação. Uma etapa pode ser pulada. Pode ocorrer de se ter que voltar a uma etapa anterior. O importante, então, é entender as etapas, o seu propósito e a sua necessidade de existir. Conforme Wanderley (1998), a Preparação é a primeira etapa, a qual exploraremos com maior ênfase. É a oportunidade de identificar todos os fatores necessários e suficientes para obter êxito e em criar condições prévias para que tais fatores possam ocorrer, efetivamente, no curso do processo da negociação. É necessário definir com propriedade o que está sendo negociado, qual é o nosso objetivo e o que estamos dispostos a ceder ou a trocar. Para essa definição liste tudo o que será negociado e defina a importância e os valores de cada um dos itens. É preciso compreender a situação atual, a situação desejada e as forças apoiadoras e impeditivas envolvidas. É muito importante conhecer o negócio da organização. É importante identificar: qual a importância desta negociação? Quais as consequências se ela for mal sucedida? Quanto se deve investir nela em temos de tempo, recursos humanos e materiais? É preciso ainda identificar quem são as pessoas envolvidas, qual é o contexto da negociação, onde será o local no qual a negociação vai ocorrer. Na etapa de preparação é importante tentar ver a situação sobre o meu ponto de vista, sobre o ponto de vista do outro e sobre o ponto de vista de um terceiro, neutro. Listar os interesses comuns, opostos e outros que possam existir. Também é essencial construir e simular cenários e possibilidades. Identificar pontos fortes e fracos para negociação nossos e dos demais envolvidos. 4.3 Gestão de Conflitos De acordo com Wanderley (1998) não há negociação sem conflitos, já que a negociação é um processo pelo qual se pretende minimizar ou eliminar divergências por meio de um acordo, ou seja, gerenciar conflitos existentes. Existem muitas definições sobre o que é conflito. Robbins (2010) afirma que apesar dos diferentes sentidos dados ao tema, a maior parte deles possui como semelhança: 17 • o fato de que precisa ser percebido pelas partes envolvidas; • A existência ou não do conflito é uma questão de percepção, já que se ninguém percebe o conflito há um acordo geral de que ele não existe; • A oposição ou incompatibilidade em relação a alguma coisa ou alguém. • A existência de uma interação um relacionamento. Essas condições são, portanto, ponto inicial para uma situação de conflito. De forma geral, Robbins (2010) define conflito como um processo que se inicia, quando uma das partes percebe que a outra parte afeta, ou pode afetar negativamente alguma coisa que a primeira considera importante. Os conflitos estão, em geral, ligados aos valores pessoais, que são difíceis de serem modificados. O conflito é inevitável nas interações humanas, portanto, também está presente na vida corporativa. Há conflitos entre pessoas, entre pessoas e grupos internos de uma organização, entre grupos pertencentes à organização ou conflitos da organização com outras organizações. As principais causas de conflito organizacional, para Berg (2012), são: • As mudanças são essenciais para que a organização a adaptar-se às novas realidades do mercado. Elas podem ter como consequência demissões e reestruturações e geram medo e resistência, como já visto em outras Unidades de nossa disciplina. Por isso, as mudanças representam uma fértil fonte de conflitos. • Recursos escassos e limitados: a escassez de recursos, para tornar as organizações competitivas, é motivo de muitos atritos. As limitações vão desde dinheiro até às pessoas, o que gera muitas vezes grandes jornadas de trabalho objetivando o alcance de metas em detrimento à interação entre gestores e subordinados, podendo ocasionar cansaço, estresse e descontentamento geral. • Choque entre metas e objetivos: impasses ocorrem entre departamentos, em função de metas e objetivos que se chocam. A causa principal desse fator é o planejamento deficiente, que prioriza ações emergenciais e isoladas de setores distintos, sem olhar o resultado da organização como um todo. • Interdependência de atividades: uma pessoa ou um grupo não pode realizar a sua tarefa e alcançar seu objetivo a não se que outro grupo realize a sua ou alcance o seu. Quando os grupos são altamente interdependentes existem oportunidades de que um grupo auxilie ou prejudique o trabalho dos demais, o que é um potencial conflito. • O contexto cultural influencia imensamente o processo de negociação. A cultura influencia nos estilos de negociação, na maneira de reagir aos argumentos da outra parte, nas táticas utilizadas, no local no qual a negociação deve ocorrer, nos tipos de concessões aceitos, nos prazos para o processo da negociação. Sendo assim, o preparo para uma negociação com pessoas de culturas diferentes, envolve estudos profundos sobre os interlocutores. O não preparo adequado causa conflitos e até mesmo impeditivos para se realizar uma boa negociação. Estudiosos do tema concordam que os conflitos, não são necessariamente destrutivos desde que haja um gerenciamento eficaz. Isso requer dos líderes competência para diagnosticar as causas dos conflitos e administrar os conflitos de forma a obter resultados positivos frente a estes. Os conflitos são construtivos quando estimulam a criatividade e inovação e encorajam interesses e a curiosidade entre os participantes de equipes, fornecem meios de manifestação dos problemas podem ser manifestados, diminuindo tensões, e estimulando um ambiente de auto avaliação e mudança. Os conflitos positivos são chamados de funcionais em função dos resultados que geram paraorganização. O conflito disfuncional é aquele que gera disputa ou desacordo e prejudica de alguma forma a organização. 18 Para Robbins (2010) existem alguns tipos, como conflito de tarefas, que estão relacionados ao conteúdo e objetivo do trabalho; conflito de relacionamento, que se refere às relações e interações interpessoais; e conflito de processos: que está relacionado a maneira com que o trabalho é realizado. O processo do conflito, segundo Robbins (2010) tem cinco estágios: ESTÁGIO I ESTÁGIO II ESTÁGIO III ESTÁGIO IV ESTÁGIO V Oposição Potencial Cognição e Personalização Intenções Comportamento Consequências Condições Antecedentes: Conflito Percebido Gestão do Conflito: Conflito Aberto Melhora do Desempenho • Comunicação Conflito Sentido • Evitar Comportamento das partes Piora do Desempenho • Estrutura • Competir Reação dos outros • Variáveis Pessoais • Ceder • Barganhar • Colaborar O primeiro estágio é o de oposição potencial ou incompatibilidade. Neste estágio, percebe-se que há elementos que podem propiciar o conflito. Essas condições são anteriores a existência dos conflitos. O segundo estágio é o de cognição e personalização - as condições potenciais só se transformam em conflito a partir da percepção por uma das partes de que foi ou pode ser afetada. Sem a percepção da ameaça, não há conflito. É nesta fase, que os envolvidos decidem sobre o que é o conflito. E essa definição determinará as consequências deste conflito. A percepção do conflito pode ser racional ou emocional. Quando ela envolve sentimento negativo as partes tendem a experimentar ansiedade, tensão, frustração ou hostilidade. Quando o sentimento é positivo as pessoas tendem a enxergar soluções inovadoras para o problema e aumentar a confiança na relação. O terceiro estágio é o de Intenções e refere-se a forma escolhida pelos envolvidos para lidar com a situação de conflito. Tendemos a reagir as intenções que inferimos que o outro terá e, nem sempre, nossa percepção a esse respeito está correta. Robbins (2010) destaca 05 atitudes que podem ser assumidas frente a uma situação de conflito. • A primeira atitude é de evitar ou se afastar da situação de conflito. A pessoa tem uma atitude de adiar ou recuar perante a situação de ameaça. Pode ser uma atitude não assertiva e não cooperativa, já que ao se afastar a pessoa não se empenha em satisfazer os seus próprios interesses e nem tampouco coopera com a outra pessoa. Pode ser uma atitude funcional nos casos em que um tempo para esfria a cabe é necessário, quando há risco do efeito ser mais disfuncional do que funcional caso haja confrontação e quando o assunto é irrelevante. • A segunda atitude que pode ser assumida é a de Competição ou Dominação. Pode ser uma atitude assertiva ou até mesmo agressiva e não cooperativa, onde o individuo faz uso do poder para vencer. Ao competir o individuo procura atingir seus próprios interesses independente do impacto nos outros participantes da negociação. Pode ser uma atitude funcional em situações que requerem decisão rápida (um exemplo são as orientações de procedimentos para atendimento de um paciente enfartando), tem-se que realizar uma ação impopular tem que ser implementada, o assunto é essencial para o negociador e é algo do qual não abre mão. • O terceiro estilo é o Ceder, Conceder ou Acomodar. Pode ser uma atitude não assertiva, mas é cooperativa e autossacrificante, o oposto da competição. Aqui a pessoa renuncia aos seus próprios interesses para satisfazer os interesses de outra parte. É identificada como um comportamento generoso, altruísta, e dócil. Pode ser uma atitude funcional em contextos nos quais uma decisão 19 imediata é necessária, o tema é irrelevante, a questão tem uma importância menor para quem concede do que para a outra parte, quando há um grande desequilíbrio de forças e preservar a relação é importante. • O quarto estilo é o de Barganhar ou Acordar. Tende a ser uma posição intermediária entre a assertividade e cooperação, onde a pessoa procura soluções mutuamente aceitáveis, que satisfaçam parcialmente os dois lados. O acordo significa trocar concessões, ou então procurar por uma rápida solução de meio termo. Cada uma das partes está disposta a ceder algo dos seus interesses para resultado satisfatório para ambas. Tende a ser uma atitude funcional, quando as partes têm o mesmo poder e chegam a um impasse no processo, o consenso não foi alcançado, os objetivos são mutuamente excludentes. • Por fim, a quinta atitude é de Colaboração ou integração. É uma atitude tanto assertiva quanto cooperativa, onde ao colaborar o indivíduo procura trabalhar com a outra pessoa tendo na busca de encontrar uma solução que satisfaça plenamente os interesses das duas partes. Este estilo reflete alto nível de preocupação com outro e consigo mesmo. Está associado à resolução de problemas, ou seja, o diagnóstico e a intervenção nos problemas certos. O uso deste estilo requer abertura, troca de informações, a busca conjunta de alternativas, assim corno o exame das diferenças para que urna solução seja aceitável para as partes. Este estilo é adequado para situações complexas onde não se pode resolver o(s) problema(s) sem ambas as partes. O fator tempo deve ser considerado neste caso uma vez que o processo pode levar um tempo considerável em comparação com as outras opções. O quarto estágio é o do comportamento. Aqui os conflitos se tomam visíveis, existem a declaração, as ações e as reações das partes envolvidas no conflito. A divergência não é mais velada, ela é explícita e aberta. O comportamento conflitante é um processo, um continuum, que pode ser caracterizado por tensões simples e controladas até formas altamente destrutivas. O quinto e último estágio são as consequências. O conflito pode ser funcional, quando contribui de forma positiva para o crescimento e melhoria do desempenho dos envolvidos. O conflito funcional também possibilita o aumento da qualidade das decisões e o encorajamento da criatividade e da inovação. Permite que personalidades diferentes trabalhem em prol objetivo em comum: o crescimento da empresa, melhoria dos processos e desenvolvimento das equipes. As pessoas tendem a ser mais abertas, expressivas e curiosas. Já os conflitos disfuncionais interferem negativamente no desempenho das pessoas e organizações, levam ao descontentamento, rompem laços e reduzem a coesão dos envolvidos. Eles são destrutivos. É responsabilidade do gestor administrar os conflitos, na busca da maximização dos efeitos positivos e minimização dos negativos. Nem sempre o fato gerador do conflito poderá ser extinto, mas é preciso fazer o possível para que os impactos negativos sejam minimizados. É possível gerenciar o conflito com a utilização de algumas técnicas, práticas e processos. Para escolher quais destas técnicas, práticas e processos de gestão devem ser utilizadas, existe a necessidade de estudar o processo do conflito, compreender suas causas, seus impactos. O QUE OS CONFLITOS TÊM A VER COM AS NEGOCIAÇÕES? Wanderley (1998) afirma que os conflitos estão presentes em toda e qualquer negociação. Como negociar é um processo através do qual busca-se minimizar ou eliminar conflitos e impasses para se alcançar um acordo, não há negociação se não houver um conflito ou divergência. Para realizar uma gestão efetiva dos conflitos é preciso perceber, diagnosticar e gerar resposta para ele, antes que tome proporções que dificultem uma solução. De acordo com Wanderley (1998), em geral, as pessoas não gostam dos impasses e preferem fazer concessões porque os impasses são frustrantes. Portanto, uma regra básica é: nenhum negociador pode ter receio ou medo do impasse. É preferível um bom impasse a um mau acordo a um acordo. Robbins apresenta algumas técnicas e táticas, as quais são utilizadas parase realizar a gestão de conflitos. 20 • Resolução de problemas - propõe-se a realização de encontros entre as partes conflitantes com objetivo de identificar o que é de fato o problema, quais são suas causas e tentar construir solução, por meio de discussões abertas. • Metas superordenadas - Essa tática propõe que se crie uma meta compartilhada, de tal forma que um não atinja o resultado sem a cooperação da parte conflitante. • Expansão de Recursos - Quando o conflito está ocorrendo por disputa de recursos (materiais, humanos, financeiros, físicos) é possível minimizá-lo ou eliminá-lo com o aumento do recurso criando, assim um ganha. • Não Enfrentamento - O não enfrentamento também é uma tática de gestão de conflito, como já se viu anteriormente. E possui situações funcionais para seu uso, tais como quando um rompimento com a outra parte é mais prejudicial do que os benefícios da situação presente. • Suavização - Foca-se nos interesses comuns entre as partes e com isso minimizam-se as divergências. • Barganha ou Concessão - Como também já foi visto, na barganha ou concessão, cada parte abre mão de algo para que se chegue em um acordo. É uma boa técnica para situações que necessitam de soluções rápidas e o prazo é escasso. • Um terceiro envolvido - Quando os envolvidos não conseguem sair do impasse e resolver suas diferenças é possível fazer uso de uma pessoa que auxiliará na solução. Essa pessoa pode cumprir 04 papéis: de mediador, árbitro, conciliador ou consultor. • Alteração de Variáveis Humanas - Faz-se uso de técnicas de mudança comportamental, tais como coaching, mentoria, treinamento, na busca de se mudar o comportamento causador de conflitos. • Alteração de Variáveis Estruturais - Realizar mudanças na estrutura formal da organização e nos padrões de interação entre as partes conflitantes: redesenho de cargos, transferências, etc. • Comando Autoritário - A administração usa de sua autoridade formal para resolver o conflito. É uma tática excelente em situações emergenciais e vitais, que requerem ações imediatas e decisivas (emergências). • Arbitragem - O árbitro é um terceiro que possui autoridade para especificar o acordo. Ele pode ser voluntário (as partes solicitam) ou obrigatório (imposto por contrato ou lei). O principal benefício da arbitragem é que sempre desfecho do impasse. Se as partes ficaram plenamente atendidas ou não dependerá do contexto e da autonomia dada ao árbitro. • Conciliador - A conciliação se dá pela condução de um terceiro em comum e que é confiável. Ele estabelece uma comunicação informal entre as partes e busca compreender e interpretar mensagens e contextos, identificar fatos e dados. A conciliação tem semelhanças com a mediação. • Consultor - O consultor é um terceiro especialista e imparcial que facilita a gestão do conflito. O papel do consultor é de tentar apoiar as partes a se compreenderem, a melhorarem o relacionamento estabelecido entre si e a construir percepções e atitudes diferentes e positivas. O consultor não tem como meta finalizar o acordo entre as partes, mas apoiar as partes a desenvolverem capacidades para tal. 4.4 Negociação e o Processo Decisório As decisões que tomamos ou não afetarão nosso futuro e o futuro da organização para a qual trabalhamos. Antes de qualquer tomada de decisão, há um processo a ser cumprido para que não haja nenhum equívoco na hora de implementar a alternativa escolhida. Por esse motivo é importante que conhecer como funciona o processo decisório e como se deve utilizar esse conhecimento ao longo de um processo de negociação. Antes da tomada de decisão é essencial. Identificar o problema, desenvolver as alternativas disponíveis, escolher a melhor opção e implementá-la. Esse processo ajuda na exclusão de opções e apoia a minimização de erros. O que é a tomada de decisão? De acordo com Robbins (2010), a tomada de decisão é o processo pelo qual as pessoas escolhem entre duas ou mais alternativas. A tomada de decisão é cotidiana e constante. Decidimos sobre a hora que nos levantamos, sobre o que tomaremos de café da manhã, sobre ir ou não ao trabalho, sobre quais as tarefas vamos realizar, sobre quando, onde e como vamos realizar essas atividades. Portanto, 21 a tomada de decisão, também está presente nas organizações. Uma pessoa em cargo de gestão, além de decidir sobre suas atividades de trabalho, ainda definem sobre estratégias da organização: onde abrir uma nova unidade da empresa, como conseguir novos investidores, quem será o executivo que conduzirá o modelo de novos negócios. A qualidade das decisões tomadas pelas diferentes pessoas, dentro de uma organização impacta os resultados dela. As decisões dependem diretamente das percepções das pessoas. A tomada de decisão é necessária frente a um problema, a uma dúvida ou impasse. Acontece que diante de uma determinada situação o que é problema, impasse ou dúvida para uma pessoa não o é para outra. Toda tomada de decisão requer informações que precisam ser selecionadas, processadas, interpretadas e avaliadas. A resposta vai variar de acordo com a percepção da pessoa ou das pessoas envolvidas no processo e responsáveis pela solução final. Para maximizar os resultados do processo de tomada de decisão é possível se seguir alguns modelos. Vamos apresentar o Modelo de Tomada de Decisão Racional, exposto por Robbins (2010), composto por sete etapas. 1. Definir o problema - Um problema existe quando há divergência entre a situação atual e a desejável. Muitas decisões ruins devido ao fato do problema não ter sido identificado ou ter sido identificado de maneira equivocada. É preciso conseguir ter clareza sobre o que deve ser decidido. 2. Identificar os critérios para a decisão - Uma vez definido o problema é preciso identificar o que é relevante para a tomada de decisão. É preciso responder quais são os interesses, valores e resultados esperados. É essencial identificar o que é indispensável e o que é desnecessário, inútil. Detectar esses critérios de decisão é essencial influenciar a escolha e a implementação da solução proposta. Portanto é preciso determinar, de forma preliminar, que critérios serão utilizados para preferir uma opção em detrimento de outra. Ao fazê-lo, os bons tomadores de decisões consideram o ponto de vista a partir do qual eles e os outros irão enfocar a questão e quais são os aspectos mais importantes. 3. Atribuir pesos específicos a cada um desses critérios - Depois de listados os critérios levantados é preciso priorizá-los em termos de importância relativa. 4. Desenvolver alternativas - Listar todas as alternativas possíveis para solução do problema, sem realizar qualquer julgamento sobre sua pertinência. Para isso, pode se usar técnicas tais como tempestade de ideias. Nesta técnica, registramos todo e qualquer pensamento que temos sobre o tema sem qualquer filtro, buscando reunir o maior número possível de propostas e possibilidades. É importante compreender os fatos conhecidos essenciais para tomada de decisão e, também, supor sobre os não conhecidos. Os bons tomadores de decisão analisam, pesquisam e planejam para evitar falhas e realizar a melhor escolha possível. 5. Avaliar as alternativas - Depois de reconhecidas as alternativas, é hora de fazer uso dos critérios estabelecidos para classificá-las. Em um processo de negociação é preciso avaliar e tentar visualizar as oportunidades envolvidas em cada alternativa ou concessão apresentada pelo oponente. 6. Escolher a melhor alternativa - Na etapa final, que é a de tomada de decisão, a partir da avaliação de cada alternativa ponderada, seleciona-se a que possuir maior pontuação. No processo de negociação, por fim, ocorre a escolha da melhor alternativa em face dos acontecimentos e das circunstâncias que cercam os negociadores, onde então é feito o acordo, ou seja, é tomada a melhor decisãopossível para a realidade em questão 7. Implantar a solução - O processo de negociação só termina, quando o que foi decido foi implementado, conforme acordo realizado. IMPORTANTE: É importante tem em mente que: Nem sempre é possível identificar todos os critérios relevantes e listar todas as alternativas existentes. Ao longo do tempo os critérios podem ser modificados; pode haver restrição de prazo e custo que impossibilitem identificar ou implementar a melhor alternativa. Negociadores devem, portanto, buscam encontrar uma solução ótima ou aceitável 22 para o problema. Por fim, negociadores podem cometem erros na tentativa de realizar o melhor processo decisório. Em geral, as pessoas buscam encontrar uma solução aceitável ou razoável para o problema em vez de buscar a solução ótima. Quando temos um problema complexo, vamos tentar compreender os dados e informações possíveis e essenciais. Sendo pouco provável conseguir conhecer todas as variáveis do problema. No mundo real os decisores identificam o problema e buscam critérios alternativas limitados e aceitáveis, em geral, previamente testados. Eles procuram por critérios e alternativas familiares e conhecidos, que representam uma escolha satisfatória. E ainda, no mundo real, os decisores cometem erros na tentativa de agilizar o processo decisório. 23 5 Referências da disciplina AYLMER, R. Negociação e Liderança: o papel da chefia direta na gestão da pressão. Dissertação de Mestrado. Rio de Janeiro: 2010. BACKES, T. S. Cultura organizacional e os processos de mudança. [S.I] Artigo de Pós-Graduação. Faculdade FATEC Internacional – Grupo Uninter, 2011 BASSALO, Jorge (org.) O papel do agente de mudanças em implementações de projetos. http://convergecom.com.br/tiinside/services/03/07/2013/o-papel-do-agente-de-mudancas-em- implementacoes-de-projetos, 2013. BERG, E. A. Administração de conflitos: abordagens práticas para o dia a dia. 1. ed. Curitiba: Juruá, 2012. CARVALHO, Priscila S. Cultura e Mudança Organizacional: Compreendendo o Indivíduo na Organização. Disponível em: http://www.psicologia.pt/artigos/textos/A0893.pdf. 2015. 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