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1 Disciplina: Diagnóstico organizacional Autores: M.e Tatiana Souto Maior de Oliveira Revisão de Conteúdos: Esp. Orlei Candido Antunes. Revisão Ortográfica: Esp. Murillo Hochuli Castex. Ano: 2018 Copyright © - É expressamente proibida a reprodução do conteúdo deste material integral ou de suas páginas em qualquer meio de comunicação sem autorização escrita da equipe da Assessoria de Marketing da Faculdade São Braz (FSB). O não cumprimento destas solicitações poderá acarretar em cobrança de direitos autorais. 2 Tatiana Souto Maior de Oliveira Diagnóstico organizacional 1ª Edição 2018 Curitiba, PR Editora São Braz 3 FICHA CATALOGRÁFICA OLIVEIRA, Tatiana Souto Maior. Diagnóstico organizacional / Tatiana Souto Maior de Oliveira. – Curitiba, 2018. 38 p. Revisão de Conteúdos: Orlei Candido Antunes. Revisão Ortográfica: Murillo Hochuli Castex Material didático da disciplina de Diagnóstico Organizacional – Faculdade São Braz (FSB), 2018. ISBN: 978-85-5475-251-4 4 PALAVRA DA INSTITUIÇÃO Caro(a) aluno(a), Seja bem-vindo(a) à Faculdade São Braz! Nossa faculdade está localizada em Curitiba, na Rua Cláudio Chatagnier, nº 112, no Bairro Bacacheri, criada e credenciada pela Portaria nº 299 de 27 de dezembro 2012, oferece cursos de Graduação, Pós-Graduação e Extensão Universitária. A Faculdade assume o compromisso com seus alunos, professores e comunidade de estar sempre sintonizada no objetivo de participar do desenvolvimento do País e de formar não somente bons profissionais, mas também brasileiros conscientes de sua cidadania. Nossos cursos são desenvolvidos por uma equipe multidisciplinar comprometida com a qualidade do conteúdo oferecido, assim como com as ferramentas de aprendizagem: interatividades pedagógicas, avaliações, plantão de dúvidas via telefone, atendimento via internet, emprego de redes sociais e grupos de estudos o que proporciona excelente integração entre professores e estudantes. Bons estudos e conte sempre conosco! Faculdade São Braz 5 Apresentação da disciplina Na disciplina de Diagnóstico Organizacional será realizada uma análise do contexto organizacional sob o aspecto social. Para tanto, serão apresentados os conceitos básicos que fazem parte dos estudos da organização, como: diagnóstico organizacional, cultura organizacional, clima organizacional, entre outros. Serão analisadas também as etapas de um diagnóstico organizacional, bem como os tipos de pesquisas que permitem analisar esse tipo de ambiente. E, para permitir um melhor entendimento dele, serão apresentados os itens que compõem uma análise do ambiente interno e os indicadores que permitem o monitoramento ambiental das organizações. 6 Aula 1 – O que é diagnóstico organizacional? Apresentação da aula 1 Nesta aula será estudado o conceito de diagnóstico organizacional, destacando a sua importância e o seu papel dentro da organização. Também serão analisados os desafios que são impostos aos profissionais no que tange a realização desse diagnóstico. 1.1 Conceito de Diagnóstico Organizacional Um dos passos importantes quando falamos em compreender o funcionamento das organizações é efetivamente conhecer como é o ambiente organizacional interno. Esse conhecimento se dá a partir da realização de uma análise sistematizada que permeia aspectos operacionais, sociais e culturais de uma organização. A esse processo damos o nome de diagnóstico organizacional. Segundo Howard (1994, p. 8) apud Puentes-Palacios; Peixoto (2015, p. 20) o diagnóstico organizacional pode ser entendido como: Um método sistemático para coleta e reunião de informações sobre como a organização funciona como um sistema social e uma forma de análise sobre o significado dessas informações... é uma atividade voltada para a solução de problemas que busca por causas e consequências. Ela identifica gaps entre o que é e o que deveria ser. O diagnóstico é uma ferramenta de grande valor para que a empresa consiga manter seu “ritmo” alinhado aos objetivos organizacionais. Quando falo em “ritmo”, me refiro não somente à produção, mas, sobretudo, ao comprometimento dos colaboradores que são a essência da organização. Segundo Rosa (2001, p. 10), o diagnóstico permite uma visão integrada e articulada da organização ou de um problema específico, resultando em mais agilidade para superar os obstáculos e melhor direcionamento dos investimentos, nesse contexto, a autora reforça que quando a empresa altera algum processo organizacional é quando o diagnóstico organizacional é utilizado. 7 Na opinião de Kingeski (2005, p.1), “O diagnóstico organizacional tem como objetivo representar o mais fielmente possível a situação real atual da organização e definir um outro quadro que represente os objetivos e metas que definem para onde a organização quer ir ou aonde deseja chegar.” O diagnóstico organizacional vem sendo bastante associado a processos onde há a necessidade de um novo posicionamento organizacional frente ao mercado ou quando são introduzidos nas organizações novas metodologias operacionais. Todavia, deve-se destacar que o diagnóstico organizacional pode e deve ser compreendido dentro de um contexto, inserido na dinâmica da mudança organizacional e assumido como um esforço de compreensão da organização como um todo. Desse modo, entende-se que o diagnóstico é a base de qualquer processo de mudança organizacional, seja ele pontual ou extensivo, incremental ou radical, evolutivo ou revolucionário (PUENTES-PALACIOS; PEIXOTO,2015, p. 20). Entretanto, é importante ressaltarmos que para que a gestão de pessoas possa estar preparada para conduzir um processo de mudança do ambiente organizacional sem grandes impactos comportamentais e, mais do que isso, para que seja possível a manutenção do ambiente organizacional, é necessária que o monitoramento seja realizado constantemente. Assim, o diagnóstico não pode ser uma ação isolada e esporádica; deve ser constante. Amplie Seus Estudos SUGESTÃO DE LEITURA Para uma leitura sobre o início da abordagem comportamental nas organizações leia o livro. HUXLEY, Aldous Leonard. Admirável Mundo Novo, Biblioteca Azul, 2014. Ví deo 8 No filme O Germinal, tem-se o cenário das empresas na época da industrialização, com a exploração dos trabalhadores e o início da abordagem da administração comportamental. Assista ao resumo do filme em: https://www.youtube.com/wat ch?v=szAkVRCkarY 1.2 Importância do diagnóstico organizacional Não é de hoje que o conhecimento está atrelado ao sucesso de uma organização. Deste modo, podemos entender o diagnóstico organizacional como uma estratégia para que a empresa possa melhor se posicionar no mercado. Segundo Carvalho Costa (2013, p. 02) O diagnóstico contextualizado à área empresarial corresponde, segundo Vergara e Carpilovsky, (1998), a um dos produtos mais importantes da análise estratégica. Por meio do diagnóstico, o profissional que está prestando consultoria ou o próprio gestor deve redigir um parecer técnico que sintetize a realidade [...] essa tarefa se vê facilitada pelo profundo conhecimento adquirido durante as análises dos ambientes externo e interno e pela sua experiência. Nesse sentido, além dele ser uma estratégia, é também a base para a determinação de outras estratégias, já que o seu resultado permite o conhecimento da realidade do ambiente interno da organização, peça fundamental para o planejamento estratégico. Ainda nesse sentido, podemos afirmar que: Um diagnósticoempresarial pode contribuir para uma melhor tomada de decisão, pois é o instrumento que apresenta uma visão global e dinâmica da empresa e define um roteiro geral do processo de decisão, não se trata de uma avaliação técnica, mas de um procedimento que habilita o empresário a obter uma visão clara, simples e precisa do conjunto de seu negócio (PERILLO, 2009). A importância do diagnóstico organizacional está estritamente relacionada ao resultado do mesmo, já que por meio dele é possível termos uma visão completa de como está a organização, seu funcionamento, seus funcionários, seus problemas, suas causas e, sobretudo, podemos descobrir brechas para 9 possíveis ajustes ou mudanças. No que se refere à mudança, ele é peça fundamental para a garantia da efetividade desse processo. Quando se realiza o diagnóstico de forma permanente, utilizando-o como uma ferramenta de monitoramento organizacional, é possível identificar os sintomas em qualquer situação. Assim, podemos perceber que o diagnóstico organizacional tem um papel preventivo na organização, já que por meio dele é possível diagnosticar ou mal ou a causa do problema. Olhando desta maneira, o diagnóstico deve ser realizado de forma rotineira e não somente no momento em que é necessária uma mudança. Segundo Andion (2002) apud Kingeski (2005, p.3): Compara o diagnóstico com um radar digital ligado 24 horas por dia, sempre pronto a captar e manter atualizado o conhecimento da empresa em relação ao ambiente e a si própria, visando identificar e monitorar permanentemente as variáveis competitivas que afetam a sua performance. É com base no diagnóstico que a empresa irá se antecipar às mudanças e preparar-se para agir em seus ambientes internos e externos. 1.3 Desafios do diagnóstico Certos da necessidade da realização do diagnóstico de maneira frequente, começamos a analisar como o mesmo deve ser realizado e quais devem ser os desafios para implementação. Em sua essência, o diagnóstico organizacional compreende a análise não só de processos organizacionais, mas, muito mais do que isso, o diagnóstico organizacional, principalmente no contexto de gestão de pessoas tem como foco o entendimento do comportamento organizacional, em relação às relações socioculturais que ocorrem nas organizações. No diagnóstico organizacional busca-se identificar as nuances comportamentais formais e informais de uma organização. A partir dessa reflexão, fica fácil percebermos que o diagnóstico organizacional demanda uma abordagem multidisciplinar para que o resultado seja satisfatório. A princípio, podemos pensar em um planejamento a partir das visões sociológica, antropológica, psicológica e administrativa. 10 Figura 1- Abordagens necessárias para o Diagnóstico Organizacional O primeiro desafio que devemos pontuar é a dificuldade de se construir uma abordagem multidisciplinar, já que infelizmente na maioria das organizações não existem todos esses profissionais ao mesmo tempo. Assim, o primeiro passo é identificarmos as lacunas relativas a esses vários recortes. A partir do momento em que conseguimos um olhar holístico, nos deparamos com a dificuldade de identificar qual informação deve ser coletada; qual informação é realmente relevante para o entendimento do contexto organizacional. Outro ponto importante se refere à interpretação dos dados que são coletados, de forma que o resultado represente um cenário fiel da realidade organizacional. Segundo Bergamini (1980, p.25), “Não basta receber informações, é necessário interpretá-las e desvendar, com isso, o seu real significado”. Finalmente, destaca-se que o método de coleta de dados também é algo delicado, pois um método tradicional, por meio de questionários e entrevistas, pode camuflar a realidade. Não raro, quando as pessoas dentro das organizações percebem que se está fazendo um diagnóstico e se sentem crivadas de perguntas, colocam-se na defensiva, informando parte do problema e até distorcendo dados. Há que se ter habilidade especial de detetive, sem criar sensação de pânico ou levantar inseguranças desnecessárias. (BERGAMINI, 1980, p.25). Um diagnóstico é cabível tanto nos bons como nos maus momentos de uma empresa, é um instrumento indispensável de gestão, uma técnica gerencial de primeira ordem, mesmo que a empresa apresente resultados satisfatórios, 11 nesse contexto a resistência dos colaboradores mostra um dos problemas que o setor de gestão de pessoas tem no momento de coletar os dados. Assim, pode- se perceber que a condução de um diagnóstico requer muito planejamento e estratégia para que tinha um resultado positivo para a organização Resumo da aula 1 Nesta aula viu-se o conceito de diagnóstico organizacional, destacando seu papel e os desafios impostos aos profissionais no que tange a realização do diagnóstico. Atividade de Aprendizagem Levando em consideração que o diagnóstico é um processo de análise organizacional interna, responda: qual a importância do diagnóstico organizacional para as organizações e quais os principais desafios do diagnóstico? Aula 2 – Componentes do diagnóstico organizacional Apresentação da aula 2 Nesta aula serão estudados os principais componentes do diagnóstico organizacional comportamental, destacando-se a importância de cada um deles no dia a dia das organizações e sobretudo na postura estratégica destas. Dentre os componentes do diagnóstico organizacional, podemos destacar: a cultura organizacional e o clima organizacional, que são duas grandes áreas de estudo da área comportamental das organizações. Estas são inseridas no contexto do diagnóstico organizacional, pois é por meio do entendimento dessas duas grandes áreas que é possível diagnosticá-la. 2.1 Cultura organizacional Partindo do princípio de que as organizações são, em sua essência, um conjunto de pessoas com um objetivo comum e que atualmente a grande maioria 12 das pessoas passa mais tempo no trabalho do que em casa, as empresas acabam muitas vezes por criar um ambiente onde efetivamente desenvolvem-se relações sociais que vão cristalizando uma cultura. Assim, por meio desses relacionamentos que ocorrem diariamente nas organizações, somado a uma série de regras e procedimentos que vão inconscientemente moldando e incorporando-se a esses relacionamentos, vai-se estruturando o que chamamos de cultura organizacional. A essência do termo “cultura”, segundo Bourdieu (1974) apud Oliveira (2006, p. 50): “Nesse sentido pode-se entender a cultura como um conjunto de esquemas fundamentais, previamente assimilados, a partir dos quais se engendram uma infinidade de esquemas particulares, diretamente aplicados a situações particulares”. Desta forma, podemos perceber que, no interior das organizações, cria- se uma determinada cultura, que, segundo (Gilbert, 2000) apud Oliveira (2006, p. 51), “pode ser definida como um programa coletivo que diferencia um grupo de pessoas de outras, influenciadas por elementos do passado que têm aumentado a probabilidade de sobrevivência deste grupo”. Pois bem, traçando um paralelo entre o que existe e é formado nas organizações e os conceitos de cultura acima destacados, chegamos à seguinte definição de cultura organizacional pode ser entendida como “um conjunto de pressupostos, que um grupo inventa, descobre ou aprende para lidar com problemas de adaptação externa e integração interna, que são válidos e ensinados a novos membros como a forma correta de perceber, pensar e sentir em relação a esses problemas” (SCHEIN, 1990 apud OLIVEIRA 2006, P. 1991. Seguindo o raciocínio do mesmo autor (2006, p. 56): “um conjunto complexo de valores crenças e pressupostos coletivamente compartilhados, que definem os modos pelos quais uma empresa conduz seus negócios, singularizando-a perante as outras (PETTIGREW,1996 apud OLIVEIRA 2006, p.55). Assim, pode-se perceber que uma cultura organizacional é formada pelos seguintes níveis: Nível dos artefatos - visíveis, percebido no ambiente construído das empresas, como o layout, a maneira das pessoas se vestirem, 13 Nível dos valores - que governam o comportamento das pessoas, que determina o posicionamento dos membros e o Nível de pressupostos inconscientes – aqueles que determinam como os membros de um grupo percebem, pensam e sentem (FLEURY, 1996; SCHEIN, 1990 apud Oliveira, 2006, p.56). Vale ressaltar que, quando estamos falando de cultura, temos que ter em mente que esta não é algo percebível e que possa ser visualizada no dia a dia; a cultura é algo que está em nosso inconsciente e que permeia nosso comportamento, sendo esta de grande importância para a gestão empresarial e para a condução de qualquer trabalho que envolva pessoas dentro da organização, já que “a cultura nas organizações tem sido fator determinante do sucesso ou fracasso de várias iniciativas administrativas, sendo destacadas principalmente a implementação de novas estratégias, aquisições e sociedades, e na introdução de novas tecnologias” (SCHEIN, 1990 apud Oliveira 2006, p.57). 2.2 Cultura organizacional brasileira Para que se possam identificar as variáveis brasileiras, faz-se necessário uma retrospectiva histórico-cultural, como forma de melhor entendimento das organizações públicas brasileiras em si. Ela é importante, visto que as organizações sofrem grande influência da sua cultura nacional onde estão inseridos e, consequentemente, de seus fundadores (FREITAS, 1997). Dentre as características da cultura brasileira que podem influenciar as organizações, podemos destacar três grandes blocos poder, personalismo determinismo e adaptação. Segundo Oliveira (2016, p.60), as relações brasileiras são permeadas de relações de poder. O poder é passível de ser considerado uma capacidade fundamentada sobre controle de recursos e estende-se a práticas culturais relacionada à adesão, permissão, persuasão (CLEGG, 1992). O poder institui a relação entre aqueles que detêm os recursos e que, por conseguinte determinam as condutas e aqueles que devem seguir as regras formuladas pelos primeiros. Trata-se de uma relação entre dominação e submissão, líderes e liderados onde as bases desta são o medo e a certeza que todos temem a mesma coisa (LEBRUM, 1984; BARROS; PRATES, 1996). O Brasil desde seu descobrimento foi submetido à convivência com o poder como determinante das ações na sociedade, isto é, desde a “descoberta” do Brasil e sua posse por parte de Portugal foi instituída uma relação entre poderosos e submissos (AIDAR et al, 2002). 14 Da mesma forma, percebem-se relações baseadas fortemente no personalismo, que, muitas vezes, do ponto de vista profissional, comprometem o andamento das organizações Dentro do cenário brasileiro, desde seus primórdios, o relacionamento com as pessoas certas realmente fazia diferença. A conquista de um lugar para a viagem às “Índias” dependia fundamentalmente dos contatos certos no governo português ou em outro nível menos nobres, mas com acesso às embarcações. A determinação dos donatários e a divisão das capitanias hereditárias também passaram por laços pessoais, como troca de favores pendentes de Portugal (FAORO, 2000). Assim percebe-se em nossa estrutura a formação da cultura do favoritismo ou clientelismo onde se consegue um determinado apoio em troca de alguns favores. Este se encontra permeando todas as relações sociais, servido como base para a maioria das relações sociais da sociedade brasileira (NOGUEIRA, 1988 apud OLIVEIRA,2016, p.60). Outra característica detectada em nossa sociedade que permeia as organizações é a tendência ao determinismo, que é percebida principalmente pela acomodação das pessoas. Após a formação social do Brasil e a sua conseqüente estruturação em classes,percebe-se a cristalização destas, isto é, uma distinção clara frente à possibilidade de cada indivíduo que as compõe. Este fato é percebido na forma como as estruturas amarravam o conformismo entre os membros de cada classe social. Assim por mais que negros, índios e outros buscassem uma mudança, havia constantemente a premissa de que este era um caminho difícil e praticamente improvável. A premissa de que cada um tem seu lugar faz com que o conformismo com a situação estabelecida se multiplique por todo o Brasil. Esta é transmitida por meio da família, escola, onde historicamente foi-nos ensinado que não é educado fazer muitas perguntas (DA’ MATTA, 1997 apud OLIVEIRA,2016, p.65). Ainda pensando em características que podem estar presentes nas organizações, percebe-se um movimento de reação ao determinismo, que vem determinando a sobrevivência e evolução de muitas organizações. Esta característica está calcada na flexibilidade dos brasileiros que vêm permeando o mercado. Segundo (OLIVEIRA,2016, p.66): Paradoxalmente o Brasil é conhecido internacionalmente pela sua capacidade deimprovisação, isto é, pelo seu jeitinho. Este tem como base o caráter mestiço da cultura brasileira no que diz respeito à junção 15 de várias tradições que traz inúmeras formas de perceber um mesmo evento, permitindo uma maior versatilidade (TORRES, 1973). Esta habilidade tem como origem a própria adversidade com que o brasileiro se defrontou, desde seu descobrimento, sendo uma forma de adaptar as normas estabelecidas à realidade. (BARBOSA, 1992; RAMOS, 1996; TORRES, 1973). Assim o jeitinho como habilidade de adaptação está presente nos mais variados cenários da vida social brasileiro e é usado como forma de contornar possíveis problemas no seu dia-a-dia (BARBOSA, 1992) Na figura abaixo podemos ver cada uma das variáveis culturais brasileiras que podem afetar as organizações. Fonte: Oliveira (2016) Amplie Seus Estudos SUGESTÃO DE LEITURA A obra o Jeitinho Brasileiro, de Lívia Barbosa, que faz uma caracterização das particularidades culturais brasileiras. 2.3 Clima Organizacional Em paralelo à cultura organizacional, outra área estudada no diagnóstico organizacional é o clima organizacional, que pode ser entendido como a parte Poder •Autoridade •Hierarquia •Submissão •Formalismo Personalismo •Clientelismo •Patrimonialismo Determinismo •Acomodação Adaptabilidade •Flexibilidade •Adaptação •Criatividade 16 da cultura organizacional, ou seja, o que efetivamente aparece no dia a dia, nos comportamentos e nas ações dos colaboradores. Segundo Luck (2011, p. 10), “O clima organizacional traduz a dinâmica cultural e que a temperatura deste clima corresponde a uma fotografia da cultura organizacional”. Desta forma, podemos entender que o clima organizacional é, em realidade, a representação da cultura organizacional. Nesse sentido, “O clima organizacional constitui-se na expressão mais à superfície da cultura organizacional e, por isso, mais facilmente observável, caracterizada pelas percepções conscientes das pessoas a respeito do que acontece em seu entorno” (LUCK ,2011, p. 10). Desta forma, podemos perceber a importância do clima organizacional, já que ele é, na realidade, o grande termômetro comportamental da organização. Na prática, é por meio dele que o gestor pode gerenciar o ambiente organizacional. O clima organizacional corresponde a um humor, estado de espírito coletivo, satisfação de expressão variável segundo as circunstâncias e conjunturas do momento, em vista do que seu carácter pode ser sobremodo temporário e eventual, dependendo da resolução das condições que criam essa características- dai ser também cognominado de atmosfera (LUCK ,2011, p. 10). . Ainda pensando em definição do clima organizacional, LUCK (2011, p. 20) aponta que pode ser entendido como: O grau de satisfação materiale emocional do conjunto de membros de uma organização a partir de como a percebem (CODA,1997; LUZ,1996; QUEIROZ,2005). Forma de interação entre os membros de uma organização (SOUZA, 1978; LITWINM apud BISOGNIN;NICOLAU & GRACIOLI, 2006) Atmosfera psicológica existente em uma organização, que influencia a maneira como as pessoas agem e reagem. Valores e atitudes assumidos pelas pessoas de uma organização (BENNIS, 1997) Reflexo da cultura de uma organização (LIMA & ALBANO, 2002). Desta forma, diferentemente da cultura, que é algo arraigado, o clima organizacional tem um caráter temporário e está sujeito a mudanças circunstanciais em vista de aspectos mais fácil e rapidamente influenciados pelos esforços de gestão e liderança (LUCK, 2011, p.20). Na prática, percebemos que o clima organizacional é fortemente influenciado pelos estilos de gestão e liderança da empresa, bem como de estratégias motivacionais. 17 2.4 Cultura e Clima Organizacional A partir dos conceitos acima destacados, podemos perceber que sob o aspecto comportamental, que é o maior foco desse tipo de diagnóstico, a análise da cultura e do clima organizacional são itens fundamentais para que a gestão de pessoas consiga melhorar o ambiente organizacional. Fonte: Autora 2018 Na prática, o diagnóstico organizacional é realizado na alçada do clima organizacional, ou seja, nas práticas, vivências, expressões e ações das pessoas nas organizações, já que é no nível do clima organizacional que são percebidos os comportamentos dos colaboradores. A partir daí, é possível o aprofundamento da análise, entendendo-se os comportamentos como efeitos não só das ações organizacionais, mas, sobretudo, da sua cultura. Nessa fase busca-se identificar as efetivas causas de determinados comportamentos para que sirva como base de estratégias comportamentais. Quando o diagnóstico organizacional explora somente o nível de clima organizacional, as ações e estratégias conduzidas pelo setor de recursos humanos nem sempre são efetivas e duráveis 18 Resumo da aula Nesta aula foram vistos principais componentes do diagnóstico organizacional comportamental, bem como a importância e as estratégias a serem adotadas no dia a dia. Atividade de Aprendizagem Um diagnóstico organizacional deve investigar aspectos socioculturais das empresas com a finalidade de perceber as características organizacionais e comportamentais. Nesse sentido, explique a importância da abordagem cultural dentro do diagnóstico organizacional. Aula 3 – Etapas do diagnóstico organizacional Apresentação da aula Nesta aula será visto o processo de diagnóstico organizacional; na sequência, serão abordados os aspectos não comportamentais do ambiente organizacional que devem ser analisados em paralelo para que o diagnóstico organizacional possa apresentar um desenho coerente da realidade. 3.1 Etapas de um Diagnóstico Organizacional Como comentamos anteriormente, a implantação de um diagnóstico organizacional não é algo simples, e requer todo um planejamento para que este consiga extrair a realidade organizacional existente. De acordo com Kingeski (2005), o processo de diagnóstico organizacional pode ser dividido em cinco etapas até o desenho da realidade observada. Na figura abaixo, podemos ver as cinco etapas: 19 Fonte: Adaptado de Kingeski (2005) 3.2 Organização Como o próprio nome diz, esta fase se refere à estruturação do processo de diagnóstico organizacional. É o momento onde efetivamente ocorre o planejamento de cada ação que deverá ser realizada, bem como quem as realizará. Segundo Kingeski (2005, p. 4): nessa fase busca-se realizar um planejamento, deixando claro o ritmo, duração, custo, pessoas envolvidas e papéis definidos. Procura-se criar condições para as pessoas participarem ativamente, não como simples informantes. As principais atividades nesse momento são reuniões, em que as pessoas podem compartilhar seus anseios, experiências anteriores e decidir sobre o processo. 3.3 Orientação: Na fase de orientação nos concentramos em buscar informações que possam desenhar um cenário inicial para toda a análise que será realizada. Segundo Kingeski (2005, p. 4) essa fase pode também ser chamada de exploração ou preparação, porque o foco é basicamente compartilhar informações, dados, julgamentos, fatos, pareceres, ideias, sugestões e conhecimentos. Nessa fase, são discutidos dinamicamente passado presente e futuro a partir dos mais diferentes tipos de questionamentos. Organização Orientação Direcionamento Plano de ação Avaliação 20 Na prática, devemos coletar informações sobre a empresa de forma direta e indireta, deve-se buscar as seguintes informações: ➢ Como está a entidade hoje? ➢ O que não sabemos? ➢ Quais são os nossos pontos fortes/fracos? ➢ O que podemos conseguir? ➢ Quais são as possibilidades? ➢ Onde podemos obter recursos? Kingeski (2005) 3.4 Direcionamento: O diagnóstico organizacional não se reduz somente ao conhecimento do ambiente organizacional, mas, sobretudo, à criação de estratégias para harmonizar o ambiente por meio de um processo transparente e integrativo. essa fase pode dar confiança às pessoas de que o caminho escolhido é seguro e significativo. A equipe deve desenvolver um sentimento interno de coerência, importância e identificação com as definições feitas. Para consolidar o resultado dessa fase, é recomendável que as decisões tomadas sejam anotadas, de forma simples, concisa e direta (KINGESKI, 2005, p. 4) 3.5 Plano de ação: A partir da análise preliminar obtida na fase de organização, é possível a criação de um plano que trabalhe os pontos encontrados. Nessa fase se criam as estratégias bem como se estimam os custos e prazos para que elas ocorram. o plano de ação deve converter em ações e resultados o que foi definido anteriormente. A elaboração de um bom plano de ação gera compromisso nas pessoas. Cada uma deverá saber exatamente o que, quando, como e com quem deverá fazer, além de estar ciente dos resultados esperados. Nessa fase são feitos orçamentos e pode-se avaliar o grau de realismo do plano. (KINGESKI, 2005, p.4) 21 Aqui, podemos utilizar a metodologia 5W2H, que consiste em “um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto” (ENDEAVOR, 2018). 3.5 Avaliação: Nesta fase conduzimos implementando o plano de ação e analisamos o retorno do deste comparando os resultados com os dados oriundos da fase de orientação. Segundo Kingeski (2005, p. 9), a fase de avaliação pressupõe acompanhamento da implementação do plano. Nesse sentido todo plano só se torna realmente bom quando confrontado com a prática. 3.6 Análise do ambiente organizacional Quando se analisa uma empresa, precisamos considerar o entorno onde esta está inserida, já que esse entorno pode influenciar o andamento e sucesso organizacionais. Da mesma forma, devemos compreender que existem variáveis externas e internas da organização que devem ser monitoradas para que não venham a surpreender a empresa comprometendo as suas estratégias. Segundo Santos (2008, p.14): A organização enquanto sistema, encontra-se integrada e interage com outros sistemas. A extensão com que a organização cumpre seus objetivos de forma eficaz e eficiente encontra-se fortemente dependente da forma como está se relaciona com o seu meio envolvente. Nesse sentido podemos entender o ambiente como um conjunto de todos os fatores, tanto internos como externos às organizações e que inevitavelmente as influenciam, pois estão constantemente interagindo com eles (KINGESKI,2005 p. 07). Ainda pontua que: “para executar um diagnóstico de forma eficiente,um administrador deve entender bem a forma como ambientes organizacionais estão estruturados”. 22 Segundo Certo (1993, p. 43), o ambiente organizacional pode ser dividido em três grandes blocos: o ambiente geral, o ambiente operacional e o ambiente interno. Fonte: Adaptado de (CERTO, 1993, p. 43) Sob a abordagem de gestão de pessoas, o diagnóstico organizacional se concentra na parte interna da organização, mas vale a ressalva de que algumas variáveis do ambiente externo podem afetar o ambiente interno e essas correlações devem ser pontuadas quando aparecerem na análise interna. 3.7 Ambiente interno da organização A gestão de pessoas concentra seus esforços no ambiente interno da organização e é neste que iremos nos dedicar agora. Segundo Santos (2008, p.17), “O ambiente interno é o nível de ambiente da organização que está dentro da organização e normalmente tem implicação imediata e específica na 23 administração”. Por meio da análise do ambiente interno, é possível “identificarmos os pontos fortes e fracos da organização” (Santos, 2008, p.17). Da mesma forma: Certo Peter (1993, p. 50) destaca que devemos analisar os seguintes aspectos relacionados ao pessoal: ➢ Relações trabalhistas; ➢ Práticas de recrutamento; ➢ Programas de treinamento; ➢ Sistema de avaliação e desempenho; ➢ Sistemas de incentivos; ➢ Aquisição de matéria-prima; ➢ Controle de estoques. Além dessas características do ambiente interno, estritamente relacionados com a área de recursos humanos, podemos destacar ainda alguns outros itens: ➢ Aspectos organizacionais; ➢ Rede de comunicação; ➢ Estrutura da organização; ➢ Registro dos sucessos; ➢ Hierarquia de objetivos; ➢ Política, procedimentos e regras; ➢ Habilidade da equipe administrativa; ➢ Aspectos de Marketing; ➢ Segmentação do mercado; ➢ Estratégia do produto; ➢ Estratégia de preço; ➢ Estratégia de promoção; ➢ Estratégia de distribuição; ➢ Aspectos de Produção; ➢ Layout de instalação das máquinas; ➢ Pesquisa e desenvolvimento; ➢ Uso de tecnologia; ➢ Aquisição de matéria prima; 24 ➢ Controle de estoques; ➢ Aspectos financeiros; ➢ Liquidez; ➢ Lucratividade; ➢ Atividades; ➢ Oportunidades de investimentos. (CERTO; PETER, 1993, p. 50) Segundo Santos (2008), a análise do ambiente interno pode ser conduzida a partir da análise de quatro grandes blocos: recursos humanos, recursos materiais e tecnológicos, recursos financeiros e recursos organizacionais. Aqui vamos destacar os itens que se referem à área de recursos humanos devido a interesses específicos dessa área, nesse sentido devemos analisar: ➢ Estilo de liderança; ➢ Competência dos gestores; ➢ Quantidade, qualidade e qualificação dos recursos humanos; ➢ Grau de motivação e empenho dos recursos humanos; ➢ Tipologia das relações laborais e níveis de conflitualidade; ➢ Políticas de recrutamento, seleção, formação, motivação e avaliação de pessoal; ➢ Níveis de absenteísmos; ➢ Níveis de produtividade. 3.8 Pesquisa institucional Para se realizar um diagnóstico organizacional, o setor de recursos humanos tem à sua disposição algumas ferramentas que permitem a coleta de informações e a consequente análise destas. Dentre as ferramentas utilizadas para o diagnóstico organizacional, podemos destacar a pesquisa institucional que pode ser entendida como o processo de buscar a formalização dos dados organizacionais, formais e informais, que permite a interpretação de 25 comportamentos dos colaboradores a partir do ambiente e do processo administrativo da organização. Segundo Fortes (1990, p.20): [...] a pesquisa institucional é conceituada como a compilação de dados resultantes de atos administrativos ou opiniões de diretores, chefes e funcionários, bem assim a sua interpretação e apresentação inteligente, de molde a permitir o levantamento de área ou área dentro da empresa que se encontre em dificuldade. Pode-se dizer que o objetivo da pesquisa institucional é obter informações que diagnostiquem a organização deixando clara, principalmente, suas deficiências e desequilíbrios, para que a partir desse cenário seja possível a criação de estratégias de gestão de pessoas. Segundo Fortes (1990), uma pesquisa institucional pode ser dividida a partir do tipo de informação que é analisada, normalmente baseada em setor ou funções. De maneira genérica podemos utilizar a seguinte subdivisão: Finalidade e Funcionamento da organização ➢ Descrição geral da empresa; ➢ Missão da empresa; ➢ História da empresa; ➢ Diagnóstico historiográfico; ➢ Perfil dos administradores da empresa; ➢ Direção geral; ➢ Estrutura da organização; ➢ Cultura organizacional; ➢ Equilíbrio Cultural; ➢ Combinação de diagnósticos. Atividades da organização ➢ Setor de atuação da organização; ➢ Atividades principais; ➢ Atividades acessórias; ➢ Classificação dos bens; 26 ➢ Divisão bipartite; ➢ Tipo exato de negócios; ➢ Satisfação do consumidor; ➢ Combinação de funções; ➢ Produtos e serviços; ➢ Preço; ➢ Ponto de vendas ou praça; ➢ Planejamento de produto; ➢ Promoção; ➢ Exploração e potencialidade. Recursos Humanos ➢ Política de pessoal; ➢ Descrição e análise de cargos e funções; ➢ Recrutamento e seleção; ➢ Recepção e acolhimento; ➢ Treinamento; ➢ Administração de salários ou compensação; ➢ Mas-valia; ➢ Benefícios e serviços sociais; ➢ Incentivos; ➢ Promoção e acesso; ➢ Avaliação de desempenho; ➢ Absenteísmos; ➢ Estabilidade; Política conhecida. Métodos e processos de trabalho ➢ Métodos e condições administrativas; ➢ Atividades complementares; ➢ Comunicação Administrativa; ➢ Acompanhamento de relações públicas; ➢ Administração da produção; ➢ Adequabilidade; 27 ➢ Controle de qualidade; ➢ Círculo de controle de qualidade; ➢ Formação de grupos de CCQ; ➢ Recursos operativos; ➢ Manutenção; ➢ Higiene e segurança do trabalho; ➢ Trabalho conjunto; ➢ Poluição ambiental; ➢ Adaptação humana coerência empresarial. Instalações físicas da empresa ➢ Acesso e transporte; ➢ Instalações e locais de trabalho; ➢ Layout da empresa; ➢ Administração do patrimônio e uso; ➢ Equilíbrio de forças. Planejamento estratégico ➢ Planejamento global; ➢ Objetivos, estratégias e ambiente; ➢ Sistemas de informação; ➢ Objetivos e metas; ➢ Controle administrativo; ➢ Diagnóstico estratégico; ➢ Ambiente externo; ➢ O consumidor; ➢ Fatores de conduta; ➢ Estratégias empresariais; ➢ Conceito ideal. 28 Amplie Seus Estudos SUGESTÃO DE LEITURA FORTES, Waldir Gutierrrez: diagnóstico organizacional para relações públicas. São Paulo: Loyola, 1990. Você encontra o detalhamento de um questionário para pesquisa institucional. Vale ressaltar que atualmente, com as tecnologias da informação e comunicação, o processo de obtenção de informações organizacionais mudou e muitas informações podem ser coletadas automaticamente, entretanto, aquelas relacionadas à cultura e comportamentos ainda necessitam ser coletadas por meio de metodologias quanti e qualitativas. Atividade de Aprendizagem Qual a importância da fase de organização do diagnóstico organizacional? E com base no conceito de pesquisa institucional, descreva como ela pode ser operacionalizada nas organizações. Aula 4 – Monitoramento organizacional Apresentação da aula 4 Nesta aula serão estudados os possíveis indicadores das áreas de recursos humanos que podem auxiliar no monitoramento do ambiente organizacional. Na sequência estaremos refletindo sobre as possíveis interpretações dos dados coletados do ambiente. 29 4.1 Monitoramento Organizacional Quando se fala em monitoramento organizacional sob o recorte dos recursos humanos, estamos nos referindoao acompanhamento de uma série de indicadores que possam demonstrar o cenário atual das organizações. Esse cenário deve incluir todas as variáveis que podem influenciar o comportamento das pessoas na organização. O monitoramento organizacional deve possibilitar aos recursos humanos uma visão geral de negócio, ele deve permitir a visualização de problemas, fraquezas e desvios que possam basear as ações da área de recursos humanos para a manutenção do clima organizacional. Para que seja possível o monitoramento do ambiente da organização, o setor de recursos humanos deve desenvolver uma série de indicadores que permitam o acompanhamento das mudanças no ambiente. Nesse sentido, os indicadores têm como objetivos “descrever as atuais circunstâncias que envolvem a empresa e oferecer condições para uma análise detalhada dessas circunstâncias” (METADADOS, 2018). A partir deles é possível identificarmos problemas na organização que precisam ser gerenciados, sendo fundamentais para a tomada de decisão organizacional Especificamente para a área de recursos humanos, os indicadores representam um termômetro do clima organizacional, servindo como ferramenta preventiva de possíveis alterações no ambiente organizacional. 4.2 Principais indicadores Quando se fala em indicadores, normalmente temos um grande desafio, pois a grande maioria das empresas não possui o processo de indicadores devidamente estruturados. Entretanto, muitas das informações já existem nas organizações, só precisam ser estruturadas, formatadas e compartilhadas. 30 Dentre os principais indicadores, podemos destacar: 4.3 Índice de Rotatividade Um dos indicadores que podem ser úteis e que é possível de uso por todas as empresas é o índice de rotatividade, também chamado de turnover que apresenta a quantidade de pessoas que entram e saem da empresa. Saber a rotatividade da empresa pode ser um grande termômetro no que diz respeito ao nível de satisfação ou adequação das pessoas às empresas. A análise desse indicador pode apresentar algumas conclusões que podem direcionar as ações do setor de recursos humanos das organizações. Dentre esses apontamentos, podemos destacar: ➢ Percepção da atratividade da empresa; ➢ A eficiência do processo de recrutamento e seleção; ➢ Nível motivacional da organização; ➢ Reconhecimento e adequação das habilidades dos colaboradores; ➢ Efetividade do programa de retenção de pessoas . A partir da análise da rotatividade das organizações é possível mantermos, adequarmos ou criarmos estratégias que permitam a diminuição constante dessa rotatividade. Vale ressaltar que a rotatividade representa um alto custo para as organizações, já que gera custos de contratação, treinamento e adaptação, além de custos relacionados à rescisão contratual. Além da análise quantitativa da rotatividade, é importante a análise qualitativa, ou seja, descobrir os reais motivos da saída dos funcionários. No caso de funcionários que solicitem a demissão, é prudente realizar uma entrevista para identificar os reais motivos da demissão. 4.4 Absenteísmo Outro indicador que deve ser acompanhado de perto pelo setor de recursos humanos é o absenteísmo, que consiste basicamente no monitoramento de faltas dos colaboradores da empresa. Esse indicador é importante, pois um alto nível de absenteísmo pode representar um ambiente 31 organizacional negativo ou uma inadequação dos profissionais à empresa ou cargos. Vale ressaltar que as causas de um alto absenteísmo nem sempre estão no interior da organização, as causas podem ter origens relacionadas à família, questões financeiras, ou até fisiológicas. O monitoramento do absenteísmo possibilita que a empresa ajuste o ambiente organizacional e o acompanhamento dos colaboradores. 4.5 Índice de retenção de talentos A preocupação com a rotatividade nas empresas e consequentemente a perda de possíveis talentos, vem incentivando estas a criarem programas de retenção de profissionais. Esse indicador tem como base o número de profissionais que foram perdidos para outras empresas concorrentes ou não. Para a obtenção dos dados para compor esse indicador, se usa informações oriundas dos processos demissionais, ou seja, o processo de desligamento deve ser acompanhado com entrevistas que permitam a identificação dos principais motivos do pedido de demissão. 4.6 Tempo médio de empresa Em paralelo aos indicadores de rotatividade e à capacidade de retenção, o indicador de tempo médio de empresa é um parâmetro para a identificação do ambiente organizacional A análise do tempo médio de empresa deve considerar outras variáveis como o perfil profissional, gênero, progressão na empresa, entre outros, já que estas variáveis podem desenhar análises distintas. 4.7 Produtividade Um grande indicador que indiretamente pode demonstrar que o ambiente organizacional não está correspondendo às expectativas dos colaboradores é a taxa de produtividade da empresa. De maneira geral, podemos identificar que o cruzamento das variáveis quantidade, tempo e qualidade na produção pode identificar a produtividade de cada colaborador, mas podemos, também, 32 considerar aqui a incidência de falhas, indisponibilidade e frequência de distrações na produção, sinalizando alguma influência ambiental no processo produtivo. 4.8 Índice de reclamações trabalhistas A postura da organização frente à legislação trabalhista e o respeito dos direitos dos trabalhadores também pode ser considerado um indicador para monitorar o ambiente organizacional. Na prática ele deve ser medido não só pelo número de reclamações ao ano, mas, também, pela natureza dessas reclamações, sendo o parâmetro qualitativo o mais importante, pois a interpretação destes pode identificar quais ações são necessárias para melhorar o ambiente organizacional. 4.9 Clima Organizacional O indicador de clima é conseguido a partir da coleta de informações sobre o relacionamento entre os colaboradores, seus superiores, sobre potencialidade de crescimento profissional, motivação, incentivos, e valorização e remuneração dos incentivos. Quando falamos de monitoramento do ambiente organizacional sob a abordagem de Recursos humanos, normalmente trabalhamos com indicadores mais direcionados à busca de dados e informações sob a abordagem comportamental. Entretanto, sob a abordagem de gestão estratégica de pessoas, há a necessidade de alguns indicadores que não estão diretamente relacionados ao comportamento, mas que devem ser analisados. 33 Fonte: Adaptado de (METADADOS, 2018). Saiba Mais Para entender um pouco mais sobre medidas de comportamento organizacional Leia o artigo. Disponível em: http://www.scielo.br/pdf/%0D/epsic/v7nspe/a03v7esp.pdf 4.10 interpretando informações A partir da análise dos indicadores é possível gerarmos um diagnóstico da organização que servirá de base para o planejamento das ações de recursos humanos. A interpretação dos resultados encontrados por meio de pesquisa é algo que deve ser feito a luz de teoria e não somente sob o aspecto subjetivo. Por exemplo na análise de clima organizacional com base nos indicadores, expostos na tabela da página seguinte determinam como está o estado atual do clima organizacional. Avaliação de aprendizagem Investimento em treinamento Roi em treinamento cumprimento do plano orçamentário Custo per capita de benefícios coorporativos Relação entre horas extras e hosra trabalhadas 34 Resumo da aula Como vimos anteriormente, uma das partes mais importantes da gestão de pessoas é a gestão do ambiente interno das organizações, e esse se dá por meio de um acompanhamento de fatores específicos. Nesse contexto, a realização de um diagnóstico organizacional de formafrequente, que permita por Clima organizacional Desfavorável Mais ou menos Favorável Frustração Indiferença Motivação Desmotivação Apatia Motivação Falta de integração empresa/funcionário Baixa credibilidade mútua empresa / funcionários Alta credibilidade mútua empresa / funcionários Falta de retenção de talentos baixa de retenção de talentos Alta de retenção de talentos Improdutividade Baixa produtividade Alta produtividade Pouca adaptação às mudanças Média adaptação às mudanças Maior adaptação às mudanças Alta rotatividade Média rotatividade Baixa rotatividade Alta abstenção Média abstenção Baixa abstenção Pouca dedicação Média dedicação Alta dedicação Baixo comprometimento com a qualidade Médio comprometimento com a qualidade Alto comprometimento com a qualidade Pouco aproveitamento nos treinamentos Médio aproveitamento nos treinamentos Alto aproveitamento nos treinamentos Falta de envolvimento com negócios Baixo de envolvimento com negócios Maior de envolvimento com negócios Crescimento de doenças psicossomáticas Algumas doenças psicossomáticas Raras doenças psicossomáticas 35 meio de pesquisas qualitativas e quantitativas a percepção de possíveis alterações no clima e na cultura organizacionais. Essas análises podem ser diretas e indiretas, por meio de análise de indicadores a partir de dados organizacionais e de pesquisas que permitam o desenho do ambiente da organização, sinalizando a necessite de possíveis ajustes. Na realidade, esse é o objetivo das pesquisas: a sinalização da necessidade de alterações. Atividade de Aprendizagem Qual a importância do monitoramento ambiental para a área de recursos humanos? 36 Resumo da disciplina Nesta disciplina realizou-se uma análise do contexto organizacional sob o aspecto social, bem como as partes que compõem. Viu-se também as etapas de um diagnóstico organizacional e os tipos de pesquisas que permitem analisar o ambiente interno da organização. O diagnóstico organizacional permite uma visão global do estudo a ser iniciado. Por meio dele é possível verificar a existência de problemas ou disfunções que estão afetando os resultados da organização, bem como fornecer indicadores para ações interventivas que colaborem com a supressão das queixas, evidenciando-se que uma de sua etapa é a exploração, momento onde se compartilham informações sendo de grande importância na orientação do diagnóstico organizacional. 37 Referências BERGAMINI, C. W. Desenvolvimento de recursos humanos: uma estratégia de desenvolvimento organizacional. São Paulo: Atlas, 1980. BISPO, C. A. F. Um novo modelo de pesquisa de clima organizacional. Produção (São Paulo), v. 16, p. 258-273, 2006. CARVALHO, Jorge Rodrigues de.; COSTA, Stella Regina Reis da. A contribuição do diagnóstico organizacional como ferramenta para auxiliar na tomada de decisão. IX Congresso Nacional de Excelência em Gestão 20, 21 e 22 de junho de 2013. Disponível em: http://www.inovarse.org/filebrowser /download/15424. Acesso em 05/08/2017. CHIAVENATO, Idalberto. 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Copyright © - É expressamente proibida a reprodução do conteúdo deste material integral ou de suas páginas em qualquer meio de comunicação sem autorização escrita da equipe da Assessoria de Marketing da Faculdade São Braz (FSB). O não cumprimento destas solicitações poderá acarretar em cobrança de direitos autorais.
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