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1 GESTÃO DAS OPERAÇÕES PRODUTIVAS Prof. Mário Pierre Filho 1 ADMINISTRAÇÃO DAS OPERAÇÕES PRODUTIVAS A necessidade de se compreender a função produção em empresas produtoras de bens (manufatureiras) ou prestadoras de serviços torna ‑ se imprescindível a apresentação desta primeira unidade, que ajudara a identificar os objetivos a se alcançar na administração da produção para atender os consumidores e a influencia da estratégia da produção nessa busca. 1.1 Administração da produção Administrar a produção deve ser entendido como a organização adotada pelas organizações para a gestão dos processos de transformação, que finalmente produzem os bens que ela se propõe a comercializar ou os serviços que prestam. De comida as roupas, dos livros aos aviões, da televisão aos celulares, dos hotéis aos hospitais, tudo foi produzido (entendendo‑se que serviço também pode ser produzido) por alguma organização, e seguindo algum método (que e o processo de fabricação ou de prestação do serviço). Para bem entender o significado de tudo o que cera___2 apresentado, observe o modelo geral da administração da produção incluído anteriormente. Basicamente, temos recursos de entrada a serem transformados, recursos que serão utilizados na transformação, o processo de produção (transformação) e o que sai da empresa, bens e/ou serviços. Tudo imerso em um ambiente que pode ser regional, nacional, continental ou global. WINDOWS 10 Realce 2 Quando se pensa em produção, deve‑se imaginar a reunião de todos os recursos que serão utilizados na produção de bens ou na prestação de serviços. Administrar a produção engloba todas as atividades, decisões e responsabilidades daqueles que tem a responsabilidade pela gestão da produção (gerentes de produção, entre tantas outras denominações possíveis para tal função). A função produção faz parte do “tripé” das funções centrais de uma organização: � função marketing (inclui vendas): que e o elo de comunicação entre a organização e o mercado no qual a organização pretende atuar, informando sobre os produtos ou serviços por ela oferecidos, gerando pedidos por parte dos consumidores; � função finanças: que auxilia nas decisões econômicas e administra os recursos financeiros da organização; � função produção: que é quem satisfaz as necessidades dos clientes, por meio da produção e entrega dos produtos ou serviços solicitados pelos pedidos. Todas as demais funções da organização são também importantes, pois sem elas não seria possível a existência da mesma. Destacam‑se: � função pesquisa e desenvolvimento (P&D): responsável pela criação de novos produtos ou serviços, a fim de garantir futuros pedidos por parte dos consumidores, e � função recursos humanos (RH): garantindo a disponibilidade dos recursos de mão de obra, encarregando‑se também de seu bem– estar. Tecnicamente, a função produção envolve o mesmo conjunto de atividades para qualquer tamanho de organização. Na pratica, porem, em pequenas e medias empresas existe um conjunto característico de situações, começando pela necessidade de uma mesma pessoa assumir distintas atividades, pela simples impossibilidade de se disponibilizar um profissional para cada uma delas, como ocorre em grandes corporações. Modelo de transformação O modelo de transformação apresentado na figura anterior procura descrever a natureza da produção. A produção envolve um conjunto dos recursos denominados de entrada (input), usados para transformar algo (recursos de transformação) ou para serem transformados (recursos a serem transformados) em saídas (output) de bens e/ou serviços. Qualquer atividade de produção (para bens ou serviços) pode ser analisada por este modelo entrada – transformação – saída. Entradas (inputs) dos processos de transformação: � Recursos (a serem) transformados: os que passarão por uma transformação, por um tratamento, ou serão convertidos, agregando valor apos a passagem pelo processo de transformação. Podem ser: WINDOWS 10 Realce WINDOWS 10 Realce 3 o materiais (madeira, ferro, bauxita etc.); o informações (de origem bancaria, ou de censo populacional, de crescimento da riqueza – PIB etc.) ou o consumidores (pacientes, clientes em um salão de cabeleireiro, passageiros do metro etc.). � Recursos de transformação: os que a organização necessita receber (entrada – input) para poder agir sobre os recursos transformados. São: o — as instalações (edifícios, maquinas e equipamentos, tecnologia etc.); o — os funcionários (os que operam, administram, mantem e planejam a Produção). � Processo de transformação: O processo de transformação e o que entendemos por produção propriamente dita, ou seja, o conjunto de maquinas e instalações, ou sistemas e instalações, capazes de executar sobre os recursos a serem transformados as transformações pensadas (projetadas) por P&D, agregando valor, ou seja, aumentando o valor do material, informação ou consumidor que foi transformado, podendo assim comercializa‑lo com uma margem que cobre os custos da produção (da transformação) e ainda gerar um lucro. Os processos de transformação são bem identificados para cada tipo de recurso a ser transformado, como segue: • Processamento de materiais: � transformação das propriedades físicas: operações de manufatura em sua maioria; � mudança de localização: operações de entrega de encomendas; � mudança de posse: operações de varejo; � armazenagem ou guarda: empresas que administram armazéns. • Processamento de informações: � transformação das propriedades informativas: mudança da forma da informação, como, por exemplo, o trabalho dos contadores; � posse da informação: empresas de pesquisa de mercado; � estocam ou armazenam informações, como as bibliotecas; � mudança de localização, como fazem as empresas de telecomunicação. • Processamento de consumidores: � mudança das propriedades físicas: resultado do trabalho de cabeleireiros e cirurgiões plásticos; � “estocar” ou acomodar: serviço prestado pelos hotéis; � mudança de localização: resultado das operações de produção de empresas de ônibus ou aéreas. � mudança do estado fisiológico: trabalho realizado pelos hospitais; WINDOWS 10 Realce 4 � mudança do estado psicológico: conseguido pelos entretenimentos, como musica, teatro, televisão, cinema, radio e parques temáticos. As saídas (output) dos processos de transformação são bens físicos e/ou serviços que podem ser vistos em diferentes sentidos: • tangibilidade: que podem ser tocados pela mão. Só se aplicam a bens; • estocabilidade: que podem ser guardados, armazenados. Só se aplicam aos bens; • transportabilidade: que podem ser transportados, e só se aplica a bens físicos. Por exemplo, serviços de saúde não podem ser transportados (mas seus meios de produção podem); • simultaneidade: diferença de tempo entre produção e consumo. Bens físicos quase sempre são produzidos antes do consumo, enquanto serviços acontecem junto com o consumo (imagine‑se tratando de um dente em uma cadeira de um dentista!); • contato com o consumidor: em geral os processos de produção de bens ficam longe dos consumidores (baixo nível de contato), enquanto que na prestação de serviços o contato e direto (alto nível de contato); • qualidade: a qualidade dos bens e medida pelos consumidores pela analise do próprio bem, resultando que sua qualidade e razoavelmente evidente, enquanto nos serviços, em geral, o consumidor participa da operação. Neste caso, o julgamento não envolve somente o serviço, mas também aspectos de como foi prestado. Tipologia das operações de produção As operações de produção, segundo Slack (2009), diferem entre si em função de quatro aspectos: 1. Volume de saída: as operações podem ter alto ou baixo volume de saída (quantidade de itens produzidos, numero de clientes atendidos etc.), e esta característica resulta em distintas soluções para o processo produtivo. • Volume alto:� alto grau de repetição das tarefas; � especialização; � sistematização; � uso intensivo de capital; � custos unitários baixos. • Volume baixo: � baixo grau de repetição das tarefas; � maior participação dos funcionários; 5 � menor sistematização; � maior custo unitário. 2. Variedade: as operações podem oferecer uma ampla gama de produtos ou serviços, ou serem especializadas em determinado tipo de negocio. • Alta variedade: � a produção deve ser muito flexível; � deve oferecer ampla gama de soluções; � atende as necessidades dos clientes; � apresenta alto custo unitário. • Baixa variedade: � a produção e muito bem definida; � e rotineira e padronizada; � tem constância regular; � baixo custo unitário. 3. Variação de demanda: as operações devem acompanhar as condições de mercado, que resultam em variações no consumo de seus produtos ou serviços ao longo de cada ano. • Alta variação: � a capacidade de produção deve ser adaptável; � a produção deve ser antecipada; � deve ser extremamente flexível; � ajustável a demanda; � resultando em um alto custo unitário. • Baixa variação: � a produção torna‑se rotineira, estável, previsível; � resulta em uma alta utilização da capacidade; � resulta em um baixo custo unitário. 4. Visibilidade: as operações são julgadas pelos consumidores/clientes, em função de distintas características. • Alta visibilidade: � a tolerância de espera e limitada; � a satisfação e definida pela percepção do usuário; � deve existir habilidade no trato com o consumidor; � a variedade recebida e alta; � e resulta em um alto custo unitário. 6 • Baixa visibilidade: � existe tempo entre a produção e o consumo; � permite a padronização; � não exige habilidade no trato com o consumidor; � alta utilização de funcionários; � centralização de decisões e de produção; � baixo custo unitário. 2 O PAPEL ESTRATÉGICO E OS OBJETIVOS DA PRODUÇÃO Segundo Slack (2009), para que se entenda a contribuição da função produção deve‑ se responder a duas questões: qual papel se espera que a produção desempenhe dentro da organização, e quais objetivos de desempenho específicos a organização utiliza para avaliar tal desempenho e sua contribuição para a estratégia organizacional. A função produção apresenta três papeis importantes para a estratégia empresarial: • Implementadora da estratégia empresarial: as empresas possuem sempre algum tipo de estratégia, mas e a produção quem a coloca em pratica. Isto significa que mesmo a estratégia mais original e brilhante pode se tornar um retumbante fracasso por causa de uma produção inepta ou ineficiente. • Apoiadora da estratégia empresarial: a produção deve desenvolver seus recursos, resultando nas condições necessárias para que a organização atinja seus objetivos estratégicos: flexibilidade, treinamento, adaptabilidade, relacionamento etc. • Impulsionadora da estratégia empresarial: produção de serviços ou produtos melhores, feitos rapidamente, em tempo, com variedade e custos menores que os dos concorrentes resulta em uma vantagem competitiva em longo prazo. Quando a produção oferece vantagens no curto e no longo prazo, impulsiona a estratégia empresarial. WINDOWS 10 Realce 7 Objetivos de desempenho da produção Os objetivos de desempenho da produção são identificados a partir do momento em que se encontram os stakeholders (pessoas ou grupos de pessoas que possuem interesse na operação, podendo influenciar ou ser influenciadas pelas atividades da operação produtiva). A figura anterior mostra os objetivos estratégicos observados por cada grupo de stakeholders. E responsabilidade da função produção compreender os objetivos (algumas vezes conflitantes) de seus grupos de interesse e estabelecer seus objetivos conforme tais necessidades. Os objetivos a perseguir para satisfazer os stakeholders resultam no processo decisório da produção. Todavia, ao chegar ao nível operacional, as pessoas devem claramente entender o que são, para que servem e como devem ser aplicados os métodos para satisfazer aos diversos grupos de interesse. Deve‑se assim adotar um conjunto mais bem definido de objetivos, que são os cinco objetivos de desempenho para a função produção, e que se aplica a todos os tipos da mesma. 1. Objetivo qualidade: “fazer as coisas direito”, abordagem que varia conforme o tipo de operação produtiva observada, mas considerada por todos como um objetivo dos mais importantes, por exercer grande influencia sobre a satisfação ou insatisfação dos clientes. Por meio da qualidade pode‑se conseguir: • satisfação dos clientes externos e internos; • redução de custos; 8 • aumento da confiabilidade. 2. Objetivo rapidez: rapidez significa o tempo gasto entre a colocação de um pedido e sua efetiva entrega ao consumidor (lead time). O principal benefício da rapidez de entrega dos bens e serviços para os consumidores e o enriquecimento da oferta. Internamente, a rapidez na tomada de decisões, movimentação de materiais e das informações internas da operação também se mostra importante. Rapidez resulta em: • redução de estoque; • redução de risco de produzir algo errado. 3. Objetivo confiabilidade: significa fazer as coisas em tempo, de forma que os consumidores recebam seus bens ou serviços prometidos no prazo e de acordo com o que foi encomendado. A confiabilidade só pode ser julgada apos o produto ou serviço ser entregue. O mesmo acontece com os clientes internos, que passam a julgar o desempenho uns dos outros. Maior confiabilidade interna resulta em maior eficácia. Confiabilidade resulta em: • economia de tempo; • economia de dinheiro; • estabilidade. 4. Objetivo flexibilidade: e a capacidade da operação produtiva de mudar o que faz, como faz ou quando faz. Existem muitas formas de se entender flexibilidade. Os tipos mais comuns de visões sobre flexibilidade são os seguintes: • flexibilidade de produto/serviço; • flexibilidade de composto (mix); • flexibilidade de volume; • flexibilidade de entrega; • flexibilidade na operação interna: � agilizando respostas; � economizando tempo; � mantendo a confiabilidade. 5. Objetivo custo: no atual ambiente globalizado, as empresas concorrem diretamente em preço, tendo o custo como seu principal objetivo de produção. Quanto menor o custo de produzir bens e serviços, menor o preço que poderá ser oferecido aos seus consumidores. Ou a redução no custo de produção será acrescida aos seus lucros. Basicamente, a produção utiliza capital em: 9 • custo de funcionários (salários mais benefícios); • custo de instalações, tecnologia e equipamentos; • custo de materiais. Observando a influencia de cada objetivo de desempenho para a função produção, entende‑se seu valor para os clientes externos e internos (figura anterior). Cada um deles afeta custos de forma distinta: • operações de alta qualidade evitam desperdício de tempo, retrabalho ou serviços imperfeitos; • operações rápidas reduzem o estoque em processo; • operações confiáveis garantem entregas como planejado; • operações flexíveis adaptam‑se rapidamente às condições de rápidas, dramáticas e incontroláveis mudanças por que passamos no ambiente global. Assim, pode‑se afirmar que uma importante forma de melhorar o desempenho dos custos e melhorar o desempenho dos outros objetivos operacionais. 10 2.1 Estratégia da produção Quando uma empresa escolhe determinado caminho, esta articulando o que se chama de estratégia. A empresa toma decisões que a levam a definir determinado conjunto de ações, e as decisões seguintes mostram o comprometimento de continuar na direção escolhida. Qualquer mudança no padrão de decisões denotara uma mudança na direção estratégica. Decisões estratégicas significam: • efeito abrangente e duradouro na organização; • definição da posição da organização em seu ambiente; • aproximação da organização com seus objetivos delongo prazo. Conforme Slack (2009), estratégia pode ser entendida como um padrão global de decisões e ações que posicionam a organização em seu ambiente, tendo por objetivo faze‑la atingir seus objetivos de longo prazo. Ao entendermos estratégia por tal definição – padrão global de decisões – fica mais claro entender como identificar a participação da função produção na estratégia definida. O conteúdo da estratégia de produção e, portanto, uma parte da estratégia geral da empresa, mas algumas abordagens geram perspectivas complementares sobre a mesma: • a estratégia da produção reflete o que a alta direção do negócio ou da corporação ao qual ele pertence pretende fazer; • a estratégia da produção deve saber somar as vantagens implementadas pelas melhorias na produção, que ajudam a construir a estratégia do chão de fabrica para a alta direção; • a estratégia da produção deve tomar decisões tendo por base as necessidades do mercado; • a estratégia da produção deve saber utilizar com eficácia (sem desperdícios) as capacidades dos recursos de produção. A abordagem da estratégia pela função produção deve levar em conta os objetivos de desempenho, mas sob a perspectiva do mercado, sendo este um grande influenciador das decisões operacionais (ver figura a seguir). Nenhuma operação produtiva que apresente falhas de forma continuada no atendimento a seu mercado ira sobreviver a WINDOWS 10 Realce WINDOWS 10 Realce 11 longo prazo. Se a administração da produção não consegue compreender os requisitos do mercado, torna‑se impossível garantir que a produção atinja a composição necessária e o nível correto em seus objetivos de desempenho. Do lado do mercado, as exigências dos clientes (ver figura anterior) são denominadas fatores competitivos. Do lado da produção, a figura mostra a relação que deve existir entre os fatores competitivos mais comuns e os objetivos de desempenho da produção. Uma maneira de determinar a importância que cada um dos fatores competitivos deve ter e fazer uma diferenciação quanto a possibilidade de “ganhar” um pedido. Segundo Slacks (2009), esses objetivos são os seguintes: • Critérios ganhadores de pedidos: os que direta ou expressivamente auxiliam para a concretização de um negocio. Quanto maior for o desempenho da organização nos critérios ganhadores de pedidos, maior a chance de ganhar mais pedidos. • Critérios qualificadores: aqueles que, se a organização tiver, participa da negociação. Se não tiver, estará fora! Por exemplo, a certificação ISO 9001 exigida em muitas concorrências de empresas grandes nacionais, multinacionais, entre outras. Se a organização tem a certificação, pode participar. • Critérios menos importantes: os que tem pouco impacto sobre os consumidores, não importando o nível de desempenho da produção em relação aos mesmos. Os concorrentes também aparecem como importante fator de influencia nas decisões estratégicas envolvendo as atividades de produção. Sua pizzaria delivery pode se ver em apuros se a Pizza Hut anunciar que entrega pizzas na sua região mais rápido e mais barato que você. Obrigatoriamente você terá de mudar sua estratégia, dando enfoque a velocidade, aos custos e, obviamente, a qualidade. Ou seja, suas prioridades mudam. Assim sendo, mesmo que não exista qualquer mudança nas preferencias de seus consumidores, uma organização pode ser obrigada a mudar a forma de competir, mudando assim as prioridades esperadas dos objetivos de desempenho da produção. A associação do comportamento de concorrentes e consumidores com a curva de vida dos produtos ou serviços mostra claramente a necessidade da adoção de diferentes estratégias para os diferentes estágios do ciclo de vida (ver figura a seguir). 12 Finalmente, existe a possibilidade de estabelecer a estratégia a ser adotada na produção baseando‑se nos recursos da empresa. Tal visão significa que empresas com desempenho estratégico acima da media provavelmente terão conquistado sua vantagem competitiva sustentável devido as competências centrais de seus recursos de produção. Tais recursos levam a tomada de decisões estruturais e infraestruturas (ver figura anterior): • decisões estruturais: as que influenciam as atividades de projeto; • decisões infraestruturais: as que influenciam a forca de trabalho e as atividades de planejamento, controle e melhoria. As duas ultimas perspectivas em estratégia de produção são particularmente importantes, uma vez que a maior parte do debate dentro das organizações, no que se refere a estratégia da produção, diz respeito a reconciliação entre as perspectivas de requisitos do mercado com os recursos da produção. A figura anterior foi construída a partir de um estudo de casos, e mostra que nem todas as intersecções estão preenchidas. Isto acontece porque nem todas são importantes, enquanto outras são particularmente criticas. O dilema da estratégia da produção esta em decidir qual intersecção merece atenção especial. Anos de experiência com certeza ajudam na realização dessa tarefa! 3 PONTOS IMPORTANTES DA PRODUÇÃO – PROJETOS: O QUE SÃO, COMO SE APLICAM, COMO SÃO ENTENDIDOS Entender o que e o projeto de produtos e serviços, e os processos que os produzem, leva a compreensão dos diferentes níveis decisórios dentro da organização. Projeto de 13 processos em produção significa projetar toda a cadeia de operações produtivas, que efetivamente faz os produtos e serviços que serão entregues para os consumidores, enquanto no nível operacional, projeto de processos significa o arranjo físico das instalações, a tecnologia adotada e o pessoal de produção. Portanto, entender a atividade de projeto envolve muito mais do que simplesmente pensar no projetista especificando detalhes de determinado produto, envolvendo decisões sobre aquisições de maquinas e equipamentos, por exemplo. 3.1 Projeto em gestão da produção O que é projeto? Segundo Monty Finneston (apud Slacks, 2009), “projeto e o processo conceitual através do qual algumas exigências funcionais de pessoas, individualmente ou em massa, são satisfeitas através do uso de um produto ou sistema que representa a tradução física do conceito”. Exemplos: • produtos: automóvel, televisão, rádio, geladeira, meias, fraldas; • manifestações de artistas que podem ser denominadas produtos: música, pinturas, esculturas; • sistemas: telefonia, ferrovia, rodovia, supermercado, orquestra. Dessa forma, na atividade de projeto, deve‑se considerar que: • o objetivo da atividade de projeto é satisfazer a necessidade dos consumidores; • projeto aplica‑se tanto a produtos (ou serviços) como a sistemas (chamados na administração da produção de processos): � projeto de produtos; � projeto de serviços; � projeto de sistemas; � projeto de processos. A atividade de projeto é, em si, um processo de transformação; • projetos começam com conceitos que serão traduzidos em especificações. WINDOWS 10 Realce 14 Projeto e uma atividade que, originalmente, busca a eficácia: satisfazer as necessidades dos consumidores. Pensando dessa forma, os projetistas devem tentar realizar projetos esteticamente agradáveis, que atendam ou excedam as expectativas dos consumidores, que apresentem bom desempenho e sejam confiáveis durante sua vida útil. Além disso, todo projeto deve considerar que será fabricado de forma fácil e rápida, com os recursos disponíveis na organização. Em serviços, o projetista deve propor algo que o consumidor perceba como algo que atenda a suas expectativas. O novo serviço devera usar o que esta disponível em termos de capacidades da operação produtiva e resultar em um custo razoável. O projetista de processo (aquele que ira definir como o produto ou o serviço serão feitos, quase igual a quem escreve uma “receita de bolo”) deve pensar no impacto que poderá produzir na habilidade da produção em atender as necessidades dos consumidores. Local errado, insuficiênciade capacidade, tecnologia inadequada e pessoal incapaz podem certamente gerar desempenho ineficaz. A figura anterior mostra como cada objetivo de desempenho de uma operação produtiva e afetado pelo projeto do produto ou serviço e pelo projeto do processo que produz. E importante observar que, apesar de tanto se falar sobre a necessidade do trabalho em equipe, e ainda comum encontrarmos organizações nas quais os departamentos funcionam como “ilhas em um arquipélago”, trocando informações, mas não interagindo entre si. Os egos individuais e os valores emotivos levam a tal situação. A ideia anterior leva as organizações a tratarem frequentemente do projeto do produto ou serviço separadamente do projeto do processo que os produz. Todavia, para conseguir o intento de satisfazer as necessidades dos consumidores, torna‑se imperativo reconhecer que as duas atividades são claramente inter‑ relacionadas. Pequenas mudanças no projeto de produtos e serviços podem resultar 15 em mudanças profundas na forma de produzi‑los, assim como o projeto de um processo pode restringir a liberdade do projeto do produto ou serviço. A sobreposição das duas atividades de projeto e maior em operações que produzem serviços, visto que muitas vezes o cliente e envolvido, passando a fazer parte do processo de transformação. A natureza e aparência do serviço, sob a ótica do consumidor, não pode ser separada do processo ao qual o cliente esta submetido. A realização de projetos de produtos, serviços ou de processos que os produzem pode ser considerada um processo de transformação, tendo como entrada informações técnicas, de mercado e de tempo, assim como equipamentos de teste e projeto e pessoal técnico, e tendo como saída a geração de projetos acabados, que são ou possuem alta qualidade, baixo custo e que sejam produzidos com rapidez, confiabilidade e flexibilidade. A atividade de projeto em si não funciona como uma ideia brilhante logo na primeira vez na imaginação dos projetistas. Como quase tudo, começa com uma ideia vaga, genérica e mal definida daquilo que poderia ser a solução para uma necessidade observada. Muitas vezes, o uso de um brainstorm – “toro de palpites” ou tempestade cerebral – auxilia na sugestão de diferentes ideias que possam resolver as necessidades observadas. A partir de então, todas as ideias devem passar por um processo de refinamento, sendo analisadas por distintas visões dentro da organização, principalmente as de marketing, finanças e produção. Cada etapa de análise diminui ou descarta certo número de sugestões geradas no brainstorm, e as que sobram para a próxima etapa são progressivamente refinadas e detalhadas, ate que, finalmente, consegue‑se reduzir as opções de projeto a uma única, definitiva, que conterá informações suficientes para ser transformada no produto, serviço ou processo real final. 16 Deve‑se tomar cuidado ao adotar o modelo de evolução concepção/concepção, pois, uma vez iniciado o processo, havendo a necessidade de mudança de alguma concepção original, implicara a necessidade de repensar e recalcular os custos em função da mudança. No inicio do processo, sem que decisões fundamentais tenham sido tomadas, os custos de mudança serão baixos. Rapidamente, no entanto, as decisões inter‑relacionadas e cumulativas tornam‑se cada vez mais dispendiosas se tiverem de ser mudadas. Efeito volume‑‑‑‑variedade no projeto Um importante fator de decisão na atividade de projeto de produto, serviço ou processo e a avaliação do efeito volume/variedade, dimensões normalmente dependentes entre si (baixo volume significa alta variedade, ou alto volume significa baixa variedade). E relativamente fácil entender que um serviço médico de imunização da população – tipicamente, um serviço médico de massa deve ter uma abordagem totalmente diferente da tomada para um transplante de órgãos, tipicamente customizada para 17 atender a necessidade de um paciente. Tais diferenças vão muito além de tecnologias ou exigências diferentes, mas são explicadas pelo fato de que nenhuma forma de utilizar recursos e a melhor para todos os tipos de operações em todas as circunstancias. A figura anterior mostra o impacto da relação volume–variedade em diferentes aspectos da atividade de projeto. Projeto do processo Uma vez definido o produto ou serviço, de forma integrada com o projeto do processo, faz‑se necessário uma atenção especial para finalizar o projeto de tal processo. Como estamos citando desde o inicio, no projeto de produto ou projeto de processo chega o momento de determinar a abordagem geral para gerenciar os processos, denominada de tipos de projetos, validos uma vez para produtos e outra para serviços. E realmente difícil valorizar comparações dentro de faixas tão largas de comparação, como a construção de um navio, de um lado, ate a geração de eletricidade, do outro. Devido a sobreposição, tanto nas operações de manufatura como nas de serviços, de diferentes tipos de processos, as organizações podem escolher qual tipo de processo podem empregar. WINDOWS 10 Realce 18 Matriz produto/processo A representação clássica da variação do custo e da flexibilidade, elaborada por Hayes e Wheelwright, de Harvard, buscam mostrar as consequências para a operação em função da seleção do processo empregado. Denominada “Matriz Produto–Processo”, tem a relação volume‑variedade em uma dimensão e o tipo de processo na outra dimensão (ver figura a seguir). A maior parte das operações tende para a diagonal “natural” da matriz e nenhuma ou poucas operações são encontradas nos cantos extremos da matriz. 19 3.2 Projetos de produtos e serviços Vantagem competitiva do bom projeto Produtos e serviços são as primeiras coisas observadas pelos clientes em uma organização. Assim, o projeto dos produtos e serviços, seu desenvolvimento continuo e a criação de projetos totalmente novos também ajudam a definir a posição competitiva de uma organização. Pode‑se afirmar que todos os produtos e serviços tem três aspectos em relação ao projeto: • um conceito: conjunto de benefícios esperados que o consumidor está comprando; • um pacote de produtos e serviços: conjunto de componentes que proporcionam o beneficio definido no conceito; • um processo: que define a relação entre os componentes do pacote. Etapas do projeto Para chegar a esse ponto, a atividade de projeto deve passar por diversas etapas, que formam uma sequencia aproximada: Geração do conceito As ideias para conceitos de novos produtos ou serviços podem vir de fontes externas e de fontes internas (ver figura a seguir). WINDOWS 10 Realce 20 Na geração dos conceitos, muitas ideias podem vir, todos os dias, dos clientes. Infelizmente, nem todos os funcionários visualizam a transmissão das informações (ideias) vindas dos clientes como uma função importante. As organizações podem ate não ter mecanismos disponíveis para facilitar a comunicação ou para transmitir boas ideias. Ideias não são o mesmo que conceitos. Na realidade, elas precisam ser transformadas em conceitos, de forma que possam ser avaliadas e, então, “operacionalizadas” pela organização. Conceitos são diferentes das ideias pelo fato de englobarem a ideia e indicarem sua forma, função, seu objetivo e seus benefícios globais. O conceito deve ser simples de ser comunicado, de maneira que todos na organização possam entende‑lo, realiza‑lo e vende‑lo. Nem todos os conceitos gerados resultarão, no entanto, em produtos e serviços. Como vimos anteriormente, diferentes analises vão selecionando ao longo do tempo os conceitos validos, que serão trabalhados ate o ponto do projeto preliminar de seu pacote e processo. Durante essa triagem, algumas questões típicas devem ser respondidas para os três filtros funcionais: marketing, finanças e produção: viabilidade/aceitabilidade e vulnerabilidade. 21 Benefícios dos projetosinterativos O ato de fundir o projeto de produtos/serviços e o projeto do processo que os produz e chamado, as vezes, de projeto interativo. O beneficio desse tipo de projeto e a redução do tempo utilizado para a atividade de projeto, desde o conceito ate a introdução no mercado, denominado TTM (Time To Market), ou tempo ate o lançamento. Dessa forma, pode‑se ter uma vantagem competitiva, pois permite uma revisão do projeto do produto/serviço e do processo de forma muito mais dinâmica, e significa que as empresas tem mais oportunidade para melhorar o desempenho de seus produtos e serviços. Se o processo de desenvolvimento atrasa, os custos de desenvolvimento aumentam, assim como a introdução tardia do produto ou serviço atrasara a receita de sua venda. 22 4 ARRANJO FÍSICO E FLUXO O arranjo físico (em inglês, layout) de uma operação produtiva que se preocupa com o posicionamento dos recursos de transformação. Isto e, definir onde colocar: • instalações; • máquinas; • equipamentos; • pessoal de produção. Mudanças relativamente pequenas na localização de uma maquina numa fabrica ou dos produtos em um supermercado podem afetar o fluxo de materiais ou de pessoas; desse modo, podendo afetar positiva ou negativamente os custos e a eficácia da operação. As razoes praticas pelas quais as decisões de arranjo físico são importantes, são as seguintes: • mudanças de arranjo físico são frequentemente atividades difíceis e de longa duração, por causa das dimensões físicas dos recursos de transformação movidos, além das mudanças necessárias em termos de alimentação de energia, entre outras; • o rearranjo de uma operação existente pode interromper seu funcionamento suave, levando à insatisfação do cliente ou a perdas na produção; • um arranjo físico errado gera padrões de fluxo confusos e longos, estoques de materiais, filas de clientes, resultando em tempos de processamento longos, operações inflexíveis, fluxos imprevisíveis e altos custos. Procedimentos de arranjo físico A figura seguinte mostra as etapas de decisão de arranjo físico. Cada tipo de arranjo físico e mais adequado a cada tipo de processo, porem não ha como dizer que essa regra e definitiva, uma vez que, conforme as características de cada organização ou seu ponto na evolução (de pequena empresa para uma grande empresa, do artesanato para a produção em serie), as decisões de arranjo físico mudam, exigindo novos projetos e adequações. WINDOWS 10 Realce 23 Dessa forma, deve ficar claro que, na determinação do tipo de arranjo físico a utilizar, não e obrigatório que se utilize o ideal para o processo estudado, podendo haver alterações ou adaptações, caso a caso. A figura a seguir mostra algumas relações entre processos e arranjos físicos possíveis: Tipos básicos de arranjo físico Arranjo físico posicional E o arranjo físico no qual os recursos que estão sendo transformados – materiais, informações ou consumidores – não se movem, enquanto todos os recursos de transformação – equipamentos e pessoal – devem se mover para e na região onde esta sendo feito o processo de produção. Aplica‑se nos casos em que o recurso a ser transformado e muito grande, ou, ao contrario, e muito delicado para ser movido, ou ainda não quer ser movido! • Construção de uma rodovia. WINDOWS 10 Realce 24 • Restaurante de alta classe (em geral, não oferece refeição por quilo). • Cirurgias (não podem ser feitas com o paciente andando). • Estaleiro (construção de navios). Arranjo físico por processo E bastante comum encontrarmos operações nas quais os processos de transformação são muito importantes na tomada de decisão sobre o tipo de arranjo físico a adotar e, dentro dessas operações, ainda podem ser identificadas aquelas nas quais existem muitos recursos de transformação (equipamentos e instalações) similares, que, por conveniência de controle e administração, devem ficar juntos: • Nos hospitais, os equipamentos de raios‑x, em geral, são colocados em uma única região, devido as necessidades de proteção. Os laboratórios também se concentram em uma região, assim como centros cirúrgicos, e uma ampla gama de outros exemplos que podem ser citados. • Na fabricação de componentes mecânicos, alguns processos exigem instalações e pessoal especifico e treinado, sendo, portando, mais fácil a administração desses equipamentos se forem colocados juntos, conforme suas características. • Nos supermercados, não vemos carne misturada com peixe, ou verduras misturadas com pães. Os setores são separados conforme o tipo de produto oferecido. WINDOWS 10 Realce 25 Arranjo físico celular Apesar de, no estudo das técnicas japonesas, podermos chegar a conclusão de que o arranjo físico celular foi inventado pelos japoneses, na realidade, essa técnica foi inventada pelos russos ainda no século XX, nos anos 30, mas acabou sendo implementada com sucesso pelos japoneses. Os recursos a serem transformados são separados em famílias de pecas que possuem processos de fabricação idênticos ou muito similares, permitindo que todos os recursos de transformação necessários para sua produção sejam colocados juntos, permitindo a produção sem interrupção de determinado lote de pecas. Terminada a operação em uma célula, o lote de pecas segue para outra célula, e assim por diante, ate sua conclusão. Como resultado, o tempo total de fabricação e extremamente reduzido, assim como o estoque em processo. Arranjo físico por produto No caso de produção em larga escala ou produção em massa, os recursos de transformação (instalações e pessoas) devem ser dispostos de tal forma que não exista perda de tempo para mudança de processo de uma maquina para outra. Assim sendo, WINDOWS 10 Realce WINDOWS 10 Realce 26 a sequencia prevista para o processo e exatamente a mesma na qual os recursos ficam arranjados fisicamente. Permite‑se, assim, a produção em larga escala com baixos custos. Arranjo físico misto Dependendo do grau de complexidade das operações, pode acontecer de a utilização de um único modelo de arranjo físico não resolver completamente o problema, e assim nasce a necessidade do uso de mais de um modelo. Tais casos recebem a denominação de arranjos físicos mistos. WINDOWS 10 Realce WINDOWS 10 Realce 27 A decisão sobre qual arranjo físico adotar para determinada operação passa pela analise da relação volume/variedade. A movimentação dos materiais, das informações ou dos clientes ao longo do processo depende diretamente do tipo de arranjo físico selecionado. Operações com baixo volume e alta variedade não tem no fluxo dos recursos a serem transformados o real foco da atenção, mas sim no fluxo dos equipamentos e pessoal produtivo. Em contrapartida, operações que apresentam alto volume e baixa variedade de produtos precisam ser bem estudadas, para garantir o melhor fluxo possível aos recursos a serem transformados – materiais, informações ou clientes. Assim sendo, fazer uma inter-relação entre a ideia de variação do volume e variedade, comparada aos diferentes tipos de arranjo físico, auxilia no momento de se tomar a decisão sobre o melhor arranjo a implantar. A figura seguinte mostra uma possibilidade de entendimento para a seleção do tipo de arranjo físico em função da relação volume‑variedade. Deve‑se observar que, da mesma forma que aconteceu quando da seleção do tipo de processo produtivo, aqui também existem áreas comuns, onde a aplicação de um ou outro tipo de arranjo físico dependera de mais fatores que somente volume–variedade de produção. WINDOWS 10 Realce 28 A seleção pela relação volume–variedade, em geral, limita a seleção de tipos de arranjo físico a serem aplicados em, no máximo, dois tipos de arranjo possíveis. A definição final sobre qual arranjo aplicar depende da correta interpretação das vantagens e desvantagens de cada tipo de arranjo físico. O estudo dos arranjosfísicos passa pela avaliação dos custos envolvidos na implantação do arranjo físico e na sua operação. Tais custos podem ser entendidos como: • Custos fixos: são os custos envolvidos na implantação de um arranjo físico. O arranjo físico posicional é, sem dúvida, o que apresenta o menor custo fixo, uma vez que 29 muitas vezes não exige nem a construção de um prédio específico para abrigar a operação – na construção de um edifício, tudo acontece no terreno onde ele será construído, por exemplo. Por outro lado, o arranjo físico por produto necessita de grande investimento inicial, pois utiliza ate maquinas que são feitas de forma customizada, para produção exclusiva do produto em questão – açúcar e álcool, por exemplo. • Custos variáveis: são os custos que envolvem mão de obra, energia elétrica, matéria‑ prima, materiais de consumo, entre outros itens necessários para produzir aquilo a que a organização se propõe. Quanto maior o volume produzido, maior o custo variável. Dessa maneira, o custo variável para produtos produzidos utilizando um arranjo físico posicional em grande volume e muito maior do que produtos produzidos utilizando um arranjo físico por produto, por exemplo. 5 O PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO O projeto físico de uma operação produtiva deve proporcionar recursos capazes de satisfazer as exigências dos consumidores. O planejamento e controle preocupam‑se com a operação desses recursos no âmbito diário, fornecendo bens e serviços, atendendo as necessidades dos consumidores. Planejar e controlar significa gerenciar as atividades da operação produtiva, visto que qualquer operação produtiva requer planos e controle, mesmo que com graus de formalidade e detalhes variáveis. Isso torna evidente que algumas operações são mais difíceis de planejar do que outras. As que não permitem previsão são particularmente difíceis de planejar, enquanto as que tem alto grau de contato com os consumidores WINDOWS 10 Realce 30 são mais difíceis de controlar, devido ao imediatismo das operações e a variabilidade impostas pelos consumidores. Contudo, os diferentes aspectos do planejamento e controle podem ser vistos como a representação da conciliação entre suprimento e demanda. 6 O QUE É PLANEJAMENTO E CONTROLE? Já abordamos as atividades de projeto que determinam a forma e a natureza do sistema e os recursos que contem, sem nos preocuparmos com o andamento do processo no dia a dia. A atividade de planejamento e controle tem por objetivo garantir que os processos da produção ocorram eficaz e eficientemente, produzindo produtos e serviços conforme requisitados pelos consumidores. Proporcionam os sistemas, procedimentos e as decisões que conciliam as capacidades dos recursos com o conjunto de demandas gerais e especificas. Existem diferenças entre planejar e controlar, identificadas por algumas de suas características gerais: • um plano é uma formalização daquilo que se pretende que aconteça em determinado momento no futuro. Porém, não garante que o mesmo irá acontecer, sendo somente uma declaração de intenção; • planos são baseados em expectativas, que são esperanças relativas ao futuro; • quando operações tentam implementar planos, nem sempre as coisas acontecem como esperado: � os consumidores mudam de ideia; � os fornecedores nem sempre entregam na hora; — máquinas quebram; � funcionários faltam por doença. Dessa forma, planos geram ações de curto prazo, necessitando intervenções diretamente nas operações. O controle faz os ajustes que permitem que a operação atinja os objetivos que o plano estabeleceu, mesmo que o originalmente planejado não se confirme. Em resumo: • Plano é o conjunto de intenções para o que deveria ocorrer. • Controle é o conjunto de ações que visam ao direcionamento do plano, monitorando o que realmente acontece e fazendo eventuais mudanças necessárias. Pelo exposto, fica evidente que a natureza do planejamento e controle muda ao longo do tempo. A figura seguinte mostra o que deve ser decidido nos horizontes de planejamento de curto, médio e longo prazo. WINDOWS 10 Realce WINDOWS 10 Realce 31 Natureza do suprimento e demanda Sem planejamento e controle e o processo de conciliar demanda e suprimento, a natureza das decisões tomadas para planejar e controlar uma operação produtiva dependera tanto da natureza da demanda como da natureza do suprimento na operação. Tanto o suprimento como a demanda podem conter certa dose de incerteza, gerada por características próprias de cada processo. Suprimento confiável requer disponibilidade de todos os recursos transformados e em transformação. A falta de algum deles pode resultar na falha do suprimento. A compreensão da incerteza no suprimento deve considerar a incerteza de cada recurso de entrada, participante do suprimento. A proteção para tal incerteza denomina‑se estoque ou reserva de contingente. As incertezas no lado da demanda são também importantes de analisar. Alguma operação tem demanda bastante previsível, como, por exemplo, uma escola, onde o consumo de todos os materiais necessários é bastante previsível em longo prazo. Em outras operações a demanda é imprevisível mesmo em curto prazo, como o exemplo de quiosques de sorvetes em shopping centers, que tem uma demanda independente de suas ações mercadológicas em geral. A única forma de proteger os processos contra tal variação de demanda também usa o recurso dos estoques, que auxiliara na proteção contra aumentos inesperados de consumo. Temos, assim, a definição de dois grupos distintos de demanda: 32 • Demanda dependente: toda vez que uma montadora entrega um carro ao fim da linha de produção, o mesmo apresenta cinco pneus (não esqueça o estepe!) e um manual de instruções. Assim, a demanda de pneus e de manuais de instruções é absolutamente dependente da demanda de automóveis fabricados pela montadora – mais carros significam mais pneus e mais manuais. Tipicamente, pode ser previsível, devido a sua dependência de alguns fatores conhecidos (figura seguinte). • Demanda independente: São Paulo era conhecida como a “terra da garoa”. Com as mudanças climáticas dos últimos anos, passou a ser conhecida como a terra das enchentes. Nos dias de chuva, por uma misteriosa razão, os pregos perdidos de embalagens e de carrocerias de caminhões “aparecem” dentro das poças de agua, provocando uma maior incidência de pneus furados. Empresas distribuidoras de pneus (citando, por exemplo, a D’Paschoal) adquirem pneus dos fabricantes, baseando‑se em um histórico de consumo por tipo ou modelo de pneu, e os mesmos são mantidos em estoque até que apareça algum cliente. Nos dias de chuva, com certeza, o numero de pneus vendidos aumenta (porque ninguém quer parar na chuva para trocar o furado). Assim, a demanda de pneus em uma rede como a citada é totalmente imprevisível, devendo ser calculada com base em históricos de consumo e assumindo riscos de ficar com muito ou pouco estoque (figura seguinte). 33 A resposta para as condições de demanda depende da forma da escolha de como agir. Em cada caso, deve ser analisada a relação entre o tempo de demanda D e o tempo total de processo P. • Demanda = tempo total de espera pelo consumidor, desde o momento do pedido até o recebimento do produto ou serviço. • Processo = tempo total do processo gasto por quem oferece o produto ou serviço. As figuras seguintes apresentam os diferentes tempos de P e D para tipos de planejamento e controle. 34 Atividades de planejamento e controle O planejamento e o controle requerem a conciliação do suprimento e da demanda em termos de volume, tempo e qualidade. Para conciliar volume e tempo, quatro atividades justapostas são desempenhadas: carregamento, sequenciamento, programação e controle (ver figura seguinte). 1. Carregamento: é a quantidade de trabalho alocado para um centro de trabalho, levando em conta o tempo realde operação (que desconta do máximo tempo disponível os períodos não trabalhados, as trocas de preparação e os tempos de maquina parada para manutenção, por exemplo). Para efeito de carregamento podem ‑se considerar duas abordagens: WINDOWS 10 Realce 35 • Carregamento finito: que aloca trabalho para um centro de produção até um limite preestabelecido. É um método importante para operações em que é possível limitar a carga (consultório médico), ou onde é necessário limitar a carga (pessoas em um avião), ou quando o custo da limitação da carga não é proibitivo (fila de espera para comprar uma Ferrari). • Carregamento infinito: em que não se limita a aceitação do trabalho, mas procura‑se corresponder a ele. Torna‑se relevante para operações nas quais não é possível limitar o carregamento (pronto‑socorro de emergências em um hospital de clinicas), ou onde não e necessário limitar o carregamento (quiosques de fast food), ou quando o custo de limitação do carregamento é proibitivo (um banco de varejo não pode recusar clientes, mesmo estando com certa quantidade de pessoas dentro). 2. Sequenciamento: na chegada de trabalho, decisões devem ser tomadas, definindo a ordem em que as tarefas serão executadas, que é o sequenciamento da produção. Tal sequenciamento depende de um conjunto de regras predefinidas, algumas delas complexas: • Restrições físicas, considerando que a natureza física dos materiais pode determinar a prioridade do trabalho (pode‑se escurecer um tecido claro, mas não é possível clarear um tecido escuro). • Prioridade do consumidor, tendo em vista que algumas operações permitem algumas vezes que consumidores importantes, ou temporariamente ofendidos, sejam “processados” antes dos demais. Deve‑se observar que tal procedimento pode baixar a média de desempenho da operação se o fluxo de trabalho existente for perturbado por causa de consumidores importantes, podendo erodir o nível de qualidade e de produtividade da operação, fazendo‑a menos eficiente. • Lifo (last in first out, ou último a entrar, primeiro a sair), que acaba se tornando um método de sequenciamento usualmente escolhido por razoes praticas (descarga de um elevador, por exemplo). Todavia, sua abordagem não é equitativa: quem espera em uma fila não ficará nada satisfeito ao ver o último a chegar sendo atendido na sua frente. A sequência não é determinada por razoes de qualidade, flexibilidade ou custo, não sendo esses objetivos de desempenho bem servidos por esse método. • Fifo (first in first out, ou primeiro a entrar, primeiro a sair), regra de sequenciamento simples de utilizar, que permite, em operações de alto contato com o consumidor, mostrar uma forma justa de sequenciamento, ou que permite garantir que produtos estocados ha mais tempo sejam consumidos primeiro. Aspectos como rapidez e confiabilidade de entrega podem não apresentar níveis altos de desempenho, assim como é difícil ser flexível em um sistema no qual a priorização é visível aos consumidores. • Operação mais longa/tempo total mais longo da tarefa primeiro, que significa sequenciar os trabalhos mais longos em primeiro lugar, gerando a vantagem de ocupar 36 os centros de trabalho dentro da operação por longos períodos. Todavia, essa regra não leva em conta a rapidez, confiabilidade e/ou flexibilidade, podendo, em certos instantes, até ser contra tais objetivos. • Operação mais curta/tempo total mais curto da tarefa primeiro, tendo em conta que muitas operações, em certo momento, tornam‑se limitadas por disponibilidade de caixa. Ajustando‑se o sequenciamento, de forma a fazer trabalhos mais curtos na frente, torna‑se possível faturar tais trabalhos e seus pagamentos recebidos mais rapidamente, facilitando o fluxo de caixa. Todos os objetivos de desempenho podem ser usados para o julgamento das regras de sequenciamento, mas os objetivos de confiabilidade, rapidez e custo destacam‑se dos demais em termos de importância, visto que o que se busca é: • atender a data prometida ao consumidor (confiabilidade); • minimizar o tempo que o trabalho gasta no processo, conhecido como tempo de fluxo (rapidez); • minimizar o estoque do trabalho em processo (um elemento de custo); • minimizar o tempo ocioso dos centros de trabalho (outro elemento de custo). Ao determinar a sequencia em que o trabalho cera___2 desenvolvido, algumas operações exigem a construção de um cronograma detalhado, que mostre quando os trabalhos devem começar e terminar – isso é um programa. Programas são declarações de volume e tempo (horários ou datas), familiares em ambientes como o do transporte coletivo nas cidades, que considera horários de partida e de chegada, assim como o aumento da oferta nos horários de pico. Programas de trabalho aparecem quando o planejamento é necessário para garantir a demanda esperada pelo consumidor. Operações nas quais a chegada do consumidor acontece de forma não planejada não podem ser programadas em curto prazo, respondendo somente quando a demanda aparece. Programar é a mais complexa das atividades que aparece no gerenciamento da produção: • os programadores precisam lidar com diferentes tipos de recursos ao mesmo tempo; • as máquinas têm diferentes capacidades e capacitação; • o pessoal tem diferentes habilidades; • o número de programas possíveis aumenta em função do crescente número de atividades e processos. 37 Imaginando‑se uma situação real, com cem diferentes processos e trinta maquinas, em que cada processo usa cinco maquinas diferentes, temos uma tarefa de programação extremamente complicada. Mesmo onde um produto é manufaturado repetidamente, pode haver certo número de processos (rotas) diferentes que o produto pode percorrer para ser produzido. Na pratica, muitas das alternativas calculadas levando em conta o numero de processos (n) e o numero de maquinas (m) – (n!).m – não são aplicáveis, sendo rapidamente eliminadas. Mas ainda sobrarão muitas alternativas validas em cada caso. Nunca um processo de programação pode ser estático, considerado valido por um período longo. A atividade de programar uma produção deve ser repetida com frequência, a fim de levar em conta mudanças no ambiente e no mix de produtos. O método de programação pode ser feito de duas formas: • a partir da data na qual o pedido do cliente foi lançado no sistema de controle, denominada programação para frente; • a partir da data desejada pelo cliente para receber o produto, e conhecendo‑se o tempo de fabricação de cada componente, “caminha‑se” para trás na escala de tempo, chegando‑se ao tempo mínimo no qual os trabalhos devem começar, permitindo atender o prazo desejado. Esse processo denomina‑se programação para trás. Criando‑se um plano para a operação, por meio de carregamento, sequenciamento e programação, cada parte precisa agora ser monitorada para assegurar que o plano esteja dentro do esperado. O sistema de controle é a intervenção periódica nas atividades da operação, podendo ser realizada controlando cada posto de trabalho, e ao finalizar a tarefa o resultado é enviado para a estação de trabalho seguinte (denominada controle empurrado) ou aguardando que o posto de trabalho seguinte solicite a confecção de determinada atividade (denominada controle puxado). 38 A importância do entendimento das programações empurrada e puxada é o fato de que cada uma tem diferentes efeitos em termos de estoques acumulados durante as operações. Os sistemas puxados são muito menos propensos a criação de estoques em processo, uma vez que são, em geral, aplicados em conjunto com operações Just In Time (produção apenas a tempo), que veremos adiante. Enquanto isso, no sistema empurrado, cada estação de trabalho produz sem nenhuma relação com a estação seguinte e torna‑se inevitável a geração de estoque em processo (ver figura a seguir). O modelo simples de controle e monitoramento da produção mostrado na figuraa seguir auxilia no entendimento das funções básicas da atividade de monitoramento e controle, mas não deixa de ser uma simplificação. Um conjunto útil de questões a serem usadas na avaliação do grau de dificuldade associado com o controle de qualquer operação pode ser: • Existe consenso sobre quais deveriam ser os objetivos da operação? • Quão bem pode ser mensurada a saída de uma operação? • São previsíveis os efeitos das intervenções em operações? • As atividades das operações são muito repetitivas? 39 O modelo simples de controle e monitoramento da produção mostrado na figura auxilia no entendimento das funções básicas da atividade de monitoramento e controle, mas não deixa de ser uma simplificação. Um conjunto útil de questões a serem usadas na avaliação do grau de dificuldade associado com o controle de qualquer operação pode ser: • Existe consenso sobre quais deveriam ser os objetivos da operação? • Quão bem pode ser mensurada a saída de uma operação? • São previsíveis os efeitos das intervenções em operações? • As atividades das operações são muito repetitivas? Finalmente, para bem posicionar a atividade de planejamento e controle, deve‑se analisar como a relação volume/variedade influencia a atividade de planejar e controlar (ver figura a seguir). 40 Operações que produzem alta variedade de produtos ou serviços em volume relativamente baixo tem consumidores que requerem um conjunto diferente de fatores e utilizam processos que possuem um conjunto diferente de necessidades, quando comparados as operações que criam produtos ou serviços padronizados em grande volume. Assim, a prontidão de resposta ao consumidor, o horizonte de planejamento, as principais decisões de planejamento e a robustez do planejamento e controle são claramente afetados pelo volume e pela variedade. 6.1 Planejamento e controle da capacidade Prover a capacidade produtiva para satisfazer a demanda atual e futura é uma responsabilidade fundamental da atividade de administração da produção. Um bom equilíbrio entre capacidade e demanda pode gerar altos lucros e resultar em clientes satisfeitos. Mas, atingir o equilíbrio envolve decisões que afetam toda a organização: • decisões sobre a capacidade têm impacto sobre toda a empresa; • todas as funções da organização fornecem entradas vitais para o processo de planejamento; • cada função do negócio deve planejar e controlar a capacidade de suas próprias “micro operações”, para atender a função produção principal. O termo capacidade é geralmente associado a algo estático, como o volume ou a capacidade do porta‑malas de um automóvel ou de uma caixa d’agua, ou a capacidade ou lotação de um cinema, de um avião etc. Nesse sentido, capacidade descreve o tamanho da operação, mas não descreve a capacidade de processamento. Quando utilizamos o termo capacidade para descrever capacidade de processamento, devemos adicionar o fator tempo. Capacidade é, portanto, o máximo nível de atividade de valor adicionado em determinado período de tempo que o processo pode realizar em condições normais de operação. Em determinada operação, podemos ter: WINDOWS 10 Realce 41 • parte dos postos de trabalho observados operando abaixo de sua capacidade, visto a demanda ser insuficiente para “preencher” a capacidade do posto; • alguns outros postos trabalhando “a plena carga”, no que se denomina “capacidade máxima”. Esses postos não permitem mais nenhuma adição de ordens novas, sendo, portanto, assumidos como as restrições de capacidade para toda a operação. Entende‑se por planejamento e controle da capacidade a tarefa de determinar a capacidade efetiva da operação produtiva, de forma que ela possa responder a demanda, ou seja, como decidir a reação da operação perante as flutuações da demanda. As decisões tomadas no planejamento das políticas de capacidade de médio e curto prazos vão afetar diversos aspectos de desempenho: • os custos são afetados pelo equilíbrio entre capacidade e demanda. Se houver excedente de capacidade, temos subutilização da mesma e, portanto, alto custo unitário; • as receitas são afetadas como os custos, porém de forma oposta: como existe excedente de demanda, significa que toda a demanda será atendida, não havendo perda de receitas; • o capital de giro será afetado, por exemplo, pela produção de estoques para atender a demanda, que deve ser financiada pela organização; • a qualidade dos bens ou serviços pode ser afetada devido à contratação de mão de obra terceirizada ou temporária, podendo aumentar a incidência de erros; • a velocidade de resposta à demanda pode ser melhorada, seja pela criação dos estoques ou pelo aumento deliberado da capacidade, evitando‑se filas; • a confiabilidade será menor quando a capacidade total estiver mais próxima da demanda, visto a produção, nessa situação, perder sua flexibilidade; • a flexibilidade de volume é melhorada pela capacidade excedente, mas se a capacidade estiver próxima a demanda, não cera___2 possível atender as variações desta. Na maioria das organizações, a previsão de demanda é de responsabilidade dos departamentos de vendas e marketing, sendo a principal entrada para as decisões de planejamento e controle da capacidade. Sem uma estimativa de demanda futura, não é possível planejar para futuros eventos, restando somente reagir a eles. As previsões de demanda devem obedecer a três requisitos: 42 • serem expressas em termos úteis para o planejamento e controle da capacidade (muitas vezes previsões baseadas em resultados financeiros não são uteis para quem administra a gestão da produção); • serem tão exatas quanto possível (mesmo sabendo que podem mudar antes da produção ocorrer, ou mostrar‑se muito diferentes da demanda real); • dar uma indicação da incerteza relativa, tendo por base a estatística da demanda, determinando uma distribuição da mesma para cada período avaliado. Em muitas organizações, o planejamento e controle da capacidade estarão preocupados com flutuações sazonais de demanda. Certos produtos têm sazonalidade de demanda, e outros também têm sazonalidade de suprimentos (ver o próximo quadro). Para bem definir uma capacidade, deve‑se ter também o recurso da medição da capacidade, mas tendo‑se em vista a complexidade do processo produtivo, tal medição pode ser bastante complexa. O volume de produção é a medida mais prática de capacidade, porque a natureza do produto não varia (ver quadro a seguir). 43 A proporção entre o volume de produção realmente conseguido por uma operação e sua capacidade de projeto, e entre a saída real e sua capacidade efetiva é respectivamente chamada de utilização e eficiência da fabrica. Utilização = (volume de produção real) / (capacidade do projeto) Eficiência = (volume de produção real) / capacidade efetiva Exemplo: Suponha que um fabricante de papel fotográfico tenha uma linha de produção com capacidade de projeto de 200 m2 por minuto, com a linha operando 24 horas por dia, sete dias por semana (168 horas por semana). A capacidade do projeto é, portanto, de 200 x 60 (minutos por hora) x 24 (horas por dia) x 7 (dias da semana) = 2.016 milhões de m2 por semana. Os registros de perdas (tempos perdidos que não foram utilizados para a produção) para uma semana de produção são: Em certa semana, o volume de produção real foi de 582.000 m2. Cinco motivos para a produção perdida eram inevitáveis e totalizaram 59 horas. Outros cinco são perdas não planejadas e totalizam 58 horas. Resultados (ver figura a seguir): • Capacidade do projeto = 168 h/semana 44 • Capacidade efetiva = 168 – 59 = 109 h/semana • Volume de produção real = 168 – 59 – 58 = 51 h • Utilização = (volume de produção real) / (capacidade do projeto) = (51 h) / (168 h) = 0,304......30,4% • Eficiência = (volume de produção real) / (capacidade efetiva) = (51 h) / (109 h) = 0,468......46,8% Entendido o queé eficiência, pode‑se imaginar o que é eficácia geral do equipamento, baseando‑se em três aspectos de desempenho: • velocidade ou taxa de atravessamento (quanto tempo o produto demora para começar a ser transformado no equipamento até o final de seu processo de transformação no equipamento); • qualidade do produto ou serviço que produz; • tempo que está disponível para operar. A utilização também pode ser pensada como sendo uma medida de desempenho das operações, a qual, para muitos negócios, pode ser uma das medidas‑chaves do desempenho da produção. Por exemplo: • níveis de ocupação de quartos nos hotéis; 45 • fator de ocupação para assentos de avião; • tempo de utilização em algumas fábricas. Uma vez conhecidas a demanda e a capacidade, quais métodos utilizar quando aparece a flutuação da demanda (natural no mundo dos negócios)? Basicamente, três são as soluções apresentadas: • Ignorar as flutuações e manter os níveis das atividades constantes (denominada política de capacidade constante), processo utilizado em operações de grande volume, mas não aplicáveis a produtos perecíveis, produtos de moda ou produtos customizados. Pode resultar em subutilização da capacidade, como no caso de hotéis que mantêm toda a equipe de atendimento durante todo o ano. • Ajustar a capacidade para refletir as flutuações da demanda (denominada política de acompanhamento da demanda), o que é muito difícil de se conseguir, pois envolve diferentes quantidades de pessoas, horas trabalhadas ou quantidade de equipamentos em cada período. Conseguem, entretanto, refletir as mudanças na demanda. Por exemplo, os postos de pedágio nas grandes rodovias, que aumentam o numero de baias de atendimento em finais de semana, diminuindo durante as madrugadas. Alguns métodos para ajustar a capacidade são: � horas extras e tempo ocioso; � variar o tamanho da força de trabalho; � usar pessoal em tempo parcial; � subcontratação. • tentar mudar a demanda para ajustá ‑ la à disponibilidade da capacidade (denominada gestão da demanda), o que significa transferir a demanda dos horários de pico para os períodos mais tranquilos. Depende muito das funções de marketing e/ou vendas, utilizando recursos distintos, tais como: � preço (descontos); � propaganda (coma panetone o ano todo!); � produtos e serviços alternativos (voo charter). Finalmente, quando uma organização estiver perto de decidir qual politica de capacidade adotara, deve conscientizar‑se das consequências da adoção de cada politica acima exposta. Teoria das filas Um dos métodos de avaliação das consequências da adaptação de políticas específicas de capacidade denomina‑se teoria das filas. 46 Teoria das filas é aplicada em operações nas quais tipicamente não existe a possibilidade de estocar seus produtos, como aparece na maior parte das operações de serviços. Embora essas operações façam previsões de seu nível médio de demanda, não existe forma de prever exatamente quando cada cliente ou pedido individual chegara. Assim, torna‑se especialmente difícil prover a capacidade adequada. Da mesma forma como a chegada do cliente é incerta, o tempo para seu atendimento também é incerto (lembre dos caixas de banco). Conclui‑se que, mesmo quando a capacidade média (capacidade de processamento) da operação atender a demanda média (taxa de chegada dos clientes) do sistema, tanto filas como tempo ocioso podem ocorrer. Alguns exemplos de operações que podem gerar filas são mostrados no quadro seguinte. Se tomarmos por exemplo um banco e tivermos que decidir quantas pessoas deverão estar a disposição para atendimento ao publico durante o horário de pico do almoço, faz ‑ se necessário, primeiro, pesquisar o que ocorre na agencia em questão, levantando‑se os seguintes dados: • os clientes chegam à agência nesse período, a uma taxa de 9 clientes/hora; • o tempo médio de atendimento para responder as perguntas dos clientes demanda 15 minutos. O gerente da agencia conclui que quatro funcionários dariam conta desse fluxo de clientes, mas deseja garantir que ninguém espere mais que 3 minutos, em média, para ser atendido. Segundo a teoria das filas, teremos: λ = taxa média de chegada de clientes/hora 47 λ = 9/h μ = taxa média de atendimento por atendente (capacidade de atendimento/h) 15 minutos de atendimento, em média, correspondem a 25% de uma hora. Assim: μ = 1 / 0,25 = 4 clientes por hora η = numero de atendentes η = 4 atendentes Fator de utilização = λ / (ημ) = 9 / (4 x 4) = 0,5625 A figura seguinte mostra a relação entre o número médio de clientes no sistema e o fator de utilização. Assim, para um fator de utilização de 0,5625 e η = 4 atendentes: LS = número médio de clientes no sistema LS = 2,56 (ver figura) Lq = número médio de clientes em fila = LS – ρ ρ = intensidade de tráfego = λ / μ ρ = 9 / 4 = 2,25 Lq = 2,56 – 2,25 = 0,31 48 WS = tempo médio que o cliente gasta no sistema = (Lq / λ) + (1 / μ) WS = (0,31/9) + (1/4) = 0,284 horas = 17,04 minutos Wq = tempo médio que o cliente gasta na fila = Lq / λ Wq = 0,31/9 = 0,0344 horas = 2,07 minutos Consequentemente, o gerente pode estar seguro de que com a capacidade de quatro pessoas para o atendimento durante o horário de almoço, o tempo médio que um cliente esperará será menor do que três minutos. Modelos de sistemas de filas 49 A psicologia das filas • A maioria das pessoas superestima o tempo de espera (em mais de 20%). • O tempo ocioso parece mais longo do que o tempo ocupado. • A espera pré‑processo parece maior do que o tempo em processo. • Esperas sem explicações são menos toleradas do que aquelas explicadas. • Quanto maior o “valor” dado pelo cliente ao serviço, maior a tolerância com a espera. • Esperas sem previsão de atendimento parecem mais longas do que aquelas com prazo conhecido. • Esperas solitárias parecem mais longas do que as em grupo. Finalizando este tema, a matriz apresentada a seguir mostra claramente a dinâmica do planejamento da capacidade, considerando perspectivas de curto e longo prazos: 6.2 Planejamento e controle Just In Time (apenas a tempo) O que é Just In Time? JIT, ou Just In Time, que traduzido para o português resulta em apenas a tempo, pode ser entendido tanto como uma filosofia como um método de planejamento e controle das operações. Em principio, JIT significa produzir bens e serviços exatamente no momento em que são necessários – não antes, para não existir estoques, nem depois, para não gerar espera. WINDOWS 10 Realce 50 O quadro seguinte demonstra claramente a percepção do JIT como filosofia, conjunto de técnicas e um método de planejamento e controle. Um dos grandes méritos do JIT é fazer com que os problemas existentes nas organizações apareçam, uma vez que antes estavam escondidos, submersos pelo excesso de estoques, que mostravam um cenário distinto do real. A figura seguinte mostra de forma comparativa o que acontece ao adotar‑se o método JIT. Pelo exposto, é bastante evidente que o JIT aplica‑se perfeitamente à produção de bens. Just In Time em operações de serviços Todavia, muitos dos princípios JIT também são aplicáveis em operações de serviços. Aliás, alguns dos princípios da filosofia JIT podem ser encontrados, de forma equivalente, no setor de serviços. Para deixar bem clara tal comparação, finalizamos o modulo com a figura a seguir, que mostra a equivalência comentada: 51 7 A VISÃO DA QUALIDADE, DOS SISTEMAS E DOS MELHORAMENTOS Mesmo tendo acabado todo o projeto do produto e do processo, ainda resta a atividade continua do melhoramento. Toda operação e passível de falhas, e considerando a necessidade da competitividade e da produtividade, não ha como as organizações sobreviverem sem que qualquer falha seja eliminada. A filosofia Kaizen (nenhum dia pode passar na organização sem que algo tenha sido melhorado) passa a sera meta. Melhorar a produção, prevenir falhas e chegar ao gerenciamento da qualidade total são, portanto, as metas a atingir. 7.1 Melhoramento da produção Ao se imaginar uma atividade de melhoramento, precisa‑se fazer uma pergunta inicial: melhorar quanto? Nenhuma operação e tão ruim que precise ser desprezada, pois sempre existe algo bom. Na realidade, o que ira determinar a ação de melhoria serão a urgência, a direção e as prioridades, determinadas parcialmente em razão do atual desempenho organizacional, julgado como bom, ruim ou indiferente. Todas as organizações precisam, assim, de medidas de desempenho, que são os pré-requisitos para os melhoramentos. Medidas de desempenho Medida de desempenho e o processo de quantificar uma ação, na qual medida significa o processo de quantificação e o desempenho da produção, a derivação de ações tomadas por sua administração. Desempenho e o grau em que a produção preenche os cinco objetivos de desempenho em qualquer momento, de modo a satisfazer a seus consumidores. Por meio dos diagramas polares, em que cada diagonal representa um dos objetivos de desempenho, estes podem ser vistos como as dimensões globais de desempenho que satisfazem os consumidores. WINDOWS 10 Realce 52 Na figura anterior, a produção (central) esta originalmente quase atingindo o requisito de mercado (externo) referente a flexibilidade, porem tem um subdesempenho nos demais objetivos de desempenho. Com o passar do tempo, a operação consegue melhorar sua performance nos demais objetivos de desempenho, mas deixa de ter total flexibilidade, como originalmente oferecia, uma vez que os requisitos do mercado também mudaram. Os cinco objetivos de desempenho (qualidade, flexibilidade, rapidez, confiabilidade, custos) são efetivamente compostos de muitas medidas menores. Cada um, individualmente, oferece uma visão parcial do desempenho do objetivo, mas ao mesmo tempo oferece a oportunidade de identificar áreas de melhoramento, ou mesmo monitorar a extensão dos melhoramentos implementados. O quadro seguinte mostra algumas medidas parciais utilizáveis: 53 Uma vez medido o desempenho, por meio de medidas parciais, chega a hora do julgamento para saber se ele e bom, ruim ou indiferente. Quatro tipos de padrões são normalmente utilizados: • Padrões históricos: que correspondem a comparar o desempenho atual com desempenhos anteriores. São efetivos quando a operação esta melhorando ou piorando com o tempo. • Metas: são estabelecidas arbitrariamente para definir um nível de desempenho visto como adequado ou razoável. Definindo, por exemplo, que o aceitável e a execução de uma atividade em 4 horas, se ela acontece em 4 horas, cera___2 considerada satisfatória. • Padrões de desempenho da concorrência: é a comparação direta do desempenho de um processo produtivo com o dos concorrentes. Apresenta como vantagem uma comparação para avaliar o comportamento dos concorrentes no mercado. • Padrões de desempenho absolutos: quando são definidos limites teóricos, como “zero defeito” ou “zero estoque”, que na pratica quase não são atingíveis, mas permitem uma “calibração” do sistema existente. Benchmarking e uma abordagem utilizada para comparar as próprias operações com as de outras empresas. Hoje em dia: • não é mais restrito às operações de manufatura; • não está mais confinado somente às operações de manufatura; • não é mais aplicado somente por especialistas e consultores, mas por todos na organização; • benchmarking significa ganhar vantagem competitiva. WINDOWS 10 Realce 54 As prioridades de melhoramentos são influenciadas pela maneira como a produção decide qual objetivo de desempenho requer atenção particular: • necessidades e preferências dos consumidores, que definem a importância dentro da operação; • desempenho e atividades dos concorrentes, que auxiliam na determinação do nível de desempenho a ser atingido. Importância e desempenho devem ser vistos justos, para julgar a priorização de objetivos. A matriz importância/desempenho posiciona cada fator competitivo de acordo com seu “placar” ou sua classificação nos critérios. Os quadros seguintes mostram claramente o uso da importância e do desempenho. 55 Na figura, temos a matriz importância/desempenho, na qual: • zona adequada: os fatores competitivos caem acima da fronteira inferior de aceitabilidade, sendo considerados satisfatórios; • zona de melhoramento: abaixo da fronteira inferior de aceitabilidade, os fatores passam a ser candidatos a melhoramentos; • zona de ação urgente: fatores importantes para os consumidores, mas com desempenho inferior ao dos concorrentes, passam a ser considerados candidatos imediatos a melhoramentos; • zona de excesso: onde os fatores apresentam alto desempenho, mas não são importantes para os consumidores, exigindo uma analise da questão ser ou não e melhor aplicar recursos gastos neles em outra área mais importante. Abordagens de melhoramentos Determinada a prioridade de melhoramento, passa‑se ao ponto de considerar a abordagem ou estratégia que se deseja utilizar para executar o processo de melhoramento. Duas abordagens ou estratégias mostram filosofias distintas e, algumas vezes, opostas: • Melhoramento revolucionário: o que assume que um melhoramento só pode ser realizado por uma mudança grande e dramática na forma como a produção trabalha. O impacto desse melhoramento e relativamente abrupto, representando um degrau de mudança na pratica. 56 Exigem, em geral, grandes investimentos de capital. Muitas vezes o melhoramento interrompe ou perturba os trabalhos na operação atual, além de exigir mudanças nos produtos/serviços ou na tecnologia do processo. Por exemplo: — a introdução de uma máquina nova, mais eficiente, na fábrica; — total reprojeto de um sistema computadorizado de reservas em introdução— introdução de um programa novo e revolucionário de graduação em uma universidade. • Melhoramento contínuo: o que adota a abordagem de melhoramento de desempenho por meio de mais, e menores, passos incrementais, ao invés de uma grande mudança. Por outro lado, não promove os pequenos melhoramentos: eles são vistos como uma vantagem por serem implantados e seguidos sem grandes paradas na produção, sem grandes investimentos, e enquanto outros pequenos melhoramentos acontecem. Recebe o nome de Kaizen, que significa exatamente melhoramento continuo, e envolve a todos – administradores e trabalhadores – igualmente. Não importa a taxa de melhoramento conseguida. O que importa e que a cada mês algo tenha sido melhorado. O circulo de Deming, mais conhecido como PDCA (Plan‑Do‑ Action‑Check, ou Planejar–Fazer–Controlar–Agir) e a ferramenta mais importante no auxilio do Kaizen – melhoramento continuo. Não se pode esquecer que, ao melhorar o desempenho para atingir determinado objetivo, pode‑se sacrificar de algum modo outro desempenho – deve‑se considerar a “troca” de um desempenho por outro – denominado paradigma de compromisso ou de troca. Numa situação extrema, pode‑se imaginar que a melhora de determinado desempenho só pode ser obtida pela diminuição de outro, ou seja, “nada vem de graça”. 57 Técnicas de melhoramentos Algumas técnicas são particularmente uteis para melhorar operações, tais como o controle estatístico do processo ou a analise do efeito e modo de falha. Todavia, como previsto inclusive nas normas ISSO 9001, existem algumas ferramentas, denominadas estatísticas, que ajudam muito na identificação de itens que merecem melhoramentos na produção: • Análise entrada–saída: e um pré-requisito para entender qualquer oportunidade de melhoramento. Deve‑se: � identificar as entradas e saídas do processo; � identificar as fontes de entrada e as destinações das saídas; � esclarecer os requisitos dos consumidores internos, que são servidos pelas saídas do processo, e esclarecer que necessidades o processo
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