Aula_05_Projeto_de_Evento

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PLANEJAMENTO E 
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
ARA0349
AULA 05 > 2. PLANEJAMENTO DO EVENTO
2.4 APRESENTAÇÃO DO PROJETO DE EVENTO
PROFA.: ANA LATTANZI
“EVENTO É UMA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO QUE ATINGE O PÚBLICO DE INTERESSE,
DIVULGA A MARCA DE UMA EMPRESA, PROMOVE OS SEUS PRODUTOS, POTENCIALIZA AS SUAS
VENDAS E CONTRIBUI PARA A EXPANSÃO COMERCIAL E CONQUISTA NOVOS MERCADOS”
(FORTES & SILVA, 2011, P. 34).
OBJETIVO DA 
AULA
• ELABORAR TODAS AS ETAPAS DE UM PROJETO DE
EVENTO, CONSIDERANDO O OBJETIVO, JUSTIFICATIVA,
TEMA, PARA DESENVOLVER A APRESENTAÇÃO DO
PROJETO.
EVENTOS COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAÇÃO DE 
MARCA
• EVENTO É UMA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO QUE ATINGE O PÚBLICO DE INTERESSE, DIVULGA UMA
MARCA, PROMOVE PRODUTOS, POTENCIALIZA AS VENDAS E CONTRIBUI PARA A EXPANSÃO COMERCIAL E
CONQUISTA DE NOVOS MERCADOS.
• EVENTOS POSSIBILITAM A MELHORIA NAS RELAÇÕES COM OS PÚBLICOS DE INTERESSE; O LANÇAMENTO DE
PRODUTOS VOLTADO AO MERCADO-ALVO DA EMPRESA; AMPLIAÇÃO DA VISIBILIDADE DE MARCA; A
PROSPECÇÃO DE NOVOS CLIENTES; OBTENÇÃO DE NOVAS INFORMAÇÕES SOBRE O MERCADOS E
CONCORRENTES; A COMUNICAÇÃO E CONSTRUÇÃO/FORTALECIMENTO DA IMAGEM INSTITUCIONAL.
(FORTES E SILVA, 2011).
EVENTOS COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAÇÃO DE 
MARCA
• OS OBJETIVOS DEVEM ESTAR ALINHADOS ÀS EXPECTATIVAS INSTITUCIONAIS.
• DEVEM SER DIRETOS E CLAROS:
• APROXIMAR O PÚBLICO DA EMPRESA E DO PRODUTO
• ASSOCIAR A MARCA AO EVENTO OU ATIVIDADE, CRIANDO UM RESIDUAL DE LEMBRANÇA;
• CRIAR IMAGEM FAVORÁVEL (GOODWILL) JUNTO AOS PÚBLICOS DE INTERESSE;
• REDUZIR BARREIRAS GERADAS POR FATOS, ACONTECIMENTOS E SITUAÇÕES NEGATIVAS OCORRIDOS NO
MERCADO EM RAZÃO DE PROBLEMAS COM PRODUTOS, FATORES AMBIENTAIS, CULTURAIS, SOCIAIS ETC.
• AMPLIAR O NÍVEL DE CONHECIMENTO DA MARCA
PASSOS
• PLANEJAMENTO
• ORGANIZAÇÃO
• EXECUÇÃO
• AVALIAÇÃO
PLANEJAMENTO
PLANEJAMENTO
• É UMA FERRAMENTA ADMINISTRATIVA, QUE POSSIBILITA PERCEBER A REALIDADE, AVALIAR OS
CAMINHOS, CONSTRUIR UM REFERENCIAL FUTURO; É, GROSSO MODO, O TRÂMITE
ADEQUADO E REAVALIAR TODO O PROCESSO A QUE O EVENTO SE DESTINA. SENDO,
PORTANTO, O LADO RACIONAL DA AÇÃO. TRATANDO-SE DE UM PROCESSO DE
DELIBERAÇÃO ABSTRATO E EXPLÍCITO QUE ESCOLHE E ORGANIZA AÇÕES, ANTECIPANDO OS
RESULTADOS ESPERADOS.
• ESTA DELIBERAÇÃO BUSCA ALCANÇAR, DA MELHOR FORMA POSSÍVEL, ALGUNS OBJETIVOS
PRÉ-DEFINIDOS.
PLANEJAMENTO
• O PLANEJAMENTO É UMA 
FERRAMENTA IMPORTANTE DE 
GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO, 
QUE ESTÁ RELACIONADA À 
PREPARAÇÃO, À 
ORGANIZAÇÃO E À 
ESTRUTURAÇÃO DE UM 
DETERMINADO OBJETIVO. 
• PARA CORREA (2002, P.98), O PLANEJAMENTO É UM “PROCESSO ADMINISTRATIVO E SISTEMÁTICO
PARA ATINGIR UM OBJETIVO PROPOSTO”.
• CONFORME PASQUALE (2012, P.98), O PLANEJAMENTO É O “PROCESSO DE ELABORAR O PLANO,
QUE É O DOCUMENTO ESCRITO: PORTANTO, PLANEJAMENTO É A AÇÃO, ENQUANTO O PLANO É O
RESULTADO”, OU SEJA, O PLANO É A EXPRESSÃO DE UMA IDEIA OU PENSAMENTO REGISTRADOS
EM DOCUMENTO.
• SEGUNDO OLIVEIRA (2004), O PLANEJAMENTO CONSISTE EM IDENTIFICAÇÃO, ANÁLISES,
ESTRUTURAÇÃO, COORDENAÇÃO DE MISSÃO, PROPÓSITOS, OBJETIVOS, DESAFIOS, METAS,
ESTRATÉGIAS, POLÍTICAS INTERNAS E EXTERNAS, PROGRAMAS, PROJETOS E ATIVIDADES, A FIM DE
ALCANÇAR, DE MODO MAIS EFICIENTE, EFICAZ, EFETIVO, O MÁXIMO DO DESENVOLVIMENTO
POSSÍVEL, COM A MELHOR CONCENTRAÇÃO DE ESFORÇOS E DE RECURSOS.
PLANEJAMENTO DE EVENTOS
• MEIRELLES (1999) COMENTA QUE O PLANEJAMENTO É O FATOR FUNDAMENTAL AO DESENVOLVIMENTO DE
QUALQUER ATIVIDADE E, DE MODO ESPECIAL, PARA A ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS, PERMITINDO A
RACIONALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES, O GERENCIAMENTO DOS RECURSOS DISPONÍVEIS E A IMPLANTAÇÃO DO
PROJETO.
• NA VISÃO DE MATIAS, (2010, P.98), “O PLANEJAMENTO DE EVENTO É A FASE DECISIVA, NA QUAL ESTÃO
INSERIDOS A COORDENAÇÃO EXECUTIVA E OS CONTROLES FINANCEIRO, TÉCNICO, ADMINISTRATIVO E SOCIAL
DO EVENTO”.
• AO PLANEJAR UM EVENTO, O PRIMEIRO PASSO É TRAÇAR OS OBJETIVOS. É O QUE SE PRETENDE ALCANÇAR
COM O EVENTO; SEJA ELE INSTITUCIONAL OU PROMOCIONAL. OS OBJETIVOS SÃO FATORES ESSENCIAIS
PARA CRIAR, ESTABELECER, FIRMAR, MANTER E DIVULGAR O CONCEITO E A IMAGEM DE UMA ORGANIZAÇÃO,
DE UMA PESSOA, OU DE UM PRODUTO.
TEMA DO EVENTO
• TEMA CENTRAL > TÍTULO DO EVENTO E SUA DESCRIÇÃO ELABORADA:
• DEVE SER ATRAENTE, PORÉM, ESPECÍFICO;
• QUANTO MAIS SEGMENTADO FOR O EVENTO, MAIOR SERÁ A PROBABILIDADE DE ATINGIR AOS OBJETIVOS
PROPOSTOS.
• MISSÃO > É A RAZÃO DE EXISTIR DO EVENTO; É O SEU PROPÓSITO.
• DEVE SER DURADOURA E NÃO PERECÍVEL NO DECORRER DO TEMPO;
• DEVE TRADUZIR O PRINCIPAL CONCEITO DO EVENTO, SEU PROPÓSITO E SUA CONTRIBUIÇÃO AO
MERCADO;
• A CORRETA DEFINIÇÃO E DIVULGAÇÃO DA MISSÃO DO EVENTO AOS ENVOLVIDOS NO SEU PLANEJAMENTO,
COMERCIALIZAÇÃO, ORGANIZAÇÃO E EXECUÇÃO É CRUCIAL PARA OBTENÇÃO DOS RESULTADOS
DESEJADOS.
OBJETIVOS
• A DESCRIÇÃO DA MISSÃO PRIORIZA E DESCREVE O PRINCIPAL MOTIVO PELO QUAL O EVENTO É 
IDEALIZADO.
• OBJETIVOS:
PRINCIPAL > APENAS UM DEVE SER DESTACADO, POIS RELACIONA-SE ÀS ESTRATÉGIAS DE 
MARKETING. VERIFICAR SE É:
RELACIONAMENTO;
DIVULGAÇÃO DE MARCA;
EXECUÇÃO DE NEGÓCIOS DE VENDAS; ETC.
SECUNDÁRIO(S) > ABRE-SE O LEQUE DE TODOS OS OBJETIVOS QUE SE DESEJA ATINGIR DURANTE O 
EVENTO.
IDENTIFICAÇÃO DO PÚBLICO-ALVO
• SIGNIFICA DECIDIR QUAIS EMPRESAS, SEGMENTOS, PERFIS DE PESSOAS, REGIÕES GEOGRÁFICAS SERÃO 
PRIORITÁRIAS PARA O EVENTO.
• DEVE CORRESPONDER ÀS EXPECTATIVAS TRAÇADAS NOS OBJETIVOS;
• É FUNDAMENTAL PARA AS ESTRATÉGIAS DE DIVULGAÇÃO E DE COMUNICAÇÃO;
• CAPTAÇÃO DE RECURSOS;
• AVALIAÇÃO.
ESTÁGIO I: Levantamento de informações
Natureza do Evento Estudo da Viabilidade Decisão de Prosseguir
Fixação dos objetivos e 
justificativa
Previsão de receitas e de 
despesas 
Cronograma geral
Definição de públicos Orçamento 
Geral AprovaçãoEstratégias iniciais
Tema
Análise situacional
Captação de Recursos
Caixa inicial ou saldo anterior Auxílio governamental
Verba do setor (RP/Mkt) Merchandising
Inscrições Mídia/anúncios
Comercialização do evento Cotas de patrocínio
Doações Parcerias
Elaboração do 
Cronograma
Montagem das 
comissões e 
subcomissões do 
evento
ESTÁGIO II: Planejamento e Organização
Definir, Avaliar e Escolher Estratégias:
• Tipologia
• Local
• Data e duração
• Programação e formato
• Recursos materiais
• Recursos humanos
• Contratação de serviços de terceiros
• Infraestrutura interna e externa
• Tributos, impostos e taxas
• Mecanismos de divulgação
• Promoções e atrações
• Elaboração de todas as atividades a 
serem desenvolvidas 
• Definição das responsabilidades
• Elaboração de um cronograma para 
cada estágio
• Elaboração de check-list
• Elaboração de formas de controle e 
instrumentos de avaliação para todos 
os estágios
ESTÁGIO III: Execução
Implementação das Ações Planejadas:
❑ Efetivação de Contratos:
• Infraestrutura interna;
• Infraestrutura externa;
• Recursos Humanos;
• Recursos Materiais;
• Serviços e fornecedores oficiais
Monitoramento das atividades realizadas Avaliação das atividades
implementadas
ESTÁGIO IV: Avaliação e Providências Finais
Finalização do evento Elaboração do relatório final
• Desmontagem física da
infraestrutura;
• Indicações das providências
finais;
• Conclusão dos custos.
• Identificação dos pontos fortes e
fracos do evento;
• Avaliação do conteúdo técnico e
científico do evento;
• Identificação dos públicos;
• Definição da qualidade dos
serviços e infraestrutura interna e
externa;
• Avaliação dos check-list e
cronograma;
• Checagem de orçamentos,
investimentos e custos.
FEEDBACK
• Sugestão de melhorias;
• Descrição de ações realizadas;
• Resultados obtidos.
Fonte: FORTES e SILVA, 2011 p. 42.
SERVIÇOS INICIAIS: SECRETARIA
• NA VISÃO DE MATIAS (2007:117), É PRECISO QUE SEJA ESTRUTURADA UMA SECRETARIA PARA O PRÉ-EVENTO, QUE SERÁ RESPONSÁVEL
POR EXECUTAR ANTECIPADAMENTE ALGUNS SERVIÇOS E ATIVIDADES, PARA COMPOR A ESTRUTURA ADMINISTRATIVA E INSTITUCIONAL DO
EVENTO.
• ATIVIDADES QUE DEVERÃO SER INICIADAS NESTA FASE:• PREPARAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA PRELIMINAR;
• EXPEDIÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA PARA AS ENTIDADES, EMPRESAS E PESSOAS QUE POSSAM COLABORAR COM O EVENTO;
• TOMADA DE PREÇOS E CONFECÇÃO DE MATERIAIS ADMINISTRATIVOS QUE SERÃO UTILIZADOS NO DIA DO EVENTO;
• CONTROLE DE ARQUIVO DA CORRESPONDÊNCIA RECEBIDA E EXPEDIDA;
• REMESSA DE CIRCULARES E CARTAS INFORMATIVAS PARA OS PARTICIPANTES E OUTROS;
• RECEBIMENTO, CONTROLE E CLASSIFICAÇÃO, DOS TRABALHOS A SEREM APRESENTADOS, ENVIADOS PELOS PARTICIPANTES E
CONVIDADOS;
• RECEBIMENTO, CONTROLE E CONFIRMAÇÃO DAS INSCRIÇÕES E ADESÕES;
• OBTENÇÃO DOS CADASTROS DE PESSOAS QUE PODERÃO SE INSCREVER COMO PARTICIPANTES;
• CRIAÇÃO E EXECUÇÃO DO FLUXOGRAMA DE INFORMAÇÕES;
• IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E CONTRATAÇÃO DE PRESTADORES DE SERVIÇOS NECESSÁRIOS PARA A ORGANIZAÇÃO DO EVENTO.
CHECK-LIST
• PARA MATIAS (2010:137), CHECKLIST É
UMA FORMA DE ACOMPANHAMENTO
QUE ORIENTA OS ORGANIZADORES DO
EVENTO, PARA QUE TODAS AS
PROVIDÊNCIAS SEJAM DEVIDAMENTE
EFETIVADAS NAS DISTINTAS FASES DE
PLANEJAMENTO; ISTO É, NO ANTES,
DURANTE E NO DEPOIS DO EVENTO.
• É UMA RELAÇÃO DE PROVIDÊNCIAS,
TAREFAS OU NECESSIDADES DO EVENTO.
PROJETO DESCRITIVO
• JUSTIFICATIVA
• OBJETIVOS
• PÚBLICOS DE INTERESSE
• TIPO DE EVENTO
• DATA E LOCAL DA REALIZAÇÃO
• RECURSOS HUMANOS
• RECURSOS MATERIAIS E FINANCEIROS
• ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO
PLANILHAS
• ORÇAMENTO > LISTA COM OS VALORES NECESSÁRIOS PARA A REALIZAÇÃO DO EVENTO;
• CRONOGRAMA > PASSO A PASSO DAS AÇÕES RELATIVAS AO EVENTO, COM OS HORÁRIOS,
DEAD LINES E RESPONSABILIDADES.
REFERÊNCIAS
• HTTPS://WWW.COPASTUR.COM.BR/BLOG/EVENTOS-CRIATIVOS-PELO-MUNDO/.
• BETTEGA, MARIA LÚCIA. EVENTOS E CERIMONIAL. CAXIAS DO SUL: EDUCS, 2002
• CESCA, CLEUSA G. GIMENES. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS. SÃO PAULO: SUMMUS, 1997.
• FORTES, WALDYR GUTIERREZA. RAMOS SILVA, MARIÂNGELA BENINE. EVENTOS: ESTRATÉGIAS DE 
PLANEJAMENTOS E EXECUÇÃO. 2ª ED. SÃO PAULO : SUMMUS, 2011.
• MATIAS, MARLENE. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS: PROCEDIMENTOS E TÉCNICAS. 5ª. ED. REVISTA E 
ATUALIZADA. BARUERI: MANOLE, 2010.
• MEIRELLES, GILDA FLEURY. TUDO SOBRE EVENTOS. SÃO PAULO: EDITORA STS, 1999.
• VELOSO, DIRCEU. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS E SOLENIDADES. GOIÂNIA: AB EDITORA, 2001.
https://www.copastur.com.br/blog/eventos-criativos-pelo-mundo/