Texto-base - Semana 6 encerramento de projetos

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Obje�vo
O processo de encerramento envolve fechar as contas do projeto, terminar a aceitação final das
entregas do projeto, arquivar a documentação necessária, atribuir a equipe do projeto a novos
projetos e definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do sistema ou produto criado. 
Pré-requisitos
Critérios de aceitação deve ser pré-definidos pelo gerente baseado no escopo e requisitos; 
Processo de aceitação final pré-definido também pelo gerente e focado no cliente do projeto; 
Fatores críticos de sucesso
Aceitação do usuário final; 
Objetivos do negócio e benefícios antecipados são alcançados; 
Objetivos do projeto alcançados; 
Materiais do projeto são arquivados. 
Encerrar o Projeto ou Fase
Encerrar um projeto ou uma fase é o processo de finalização de todas as atividades, de todos os grupos
de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase.
É também, o momento de celebrarmos as vitórias e compartilharmos as dificuldades do projeto
documentando as lições aprendidas.
O gerente de projeto e sua equipe deve ter um cuidado especial quando encerrar o projeto ou uma fase
de modo a garantir que:
 
O processo de Encerramento do Projeto ou Fase tem as seguintes Entradas:
TEXTO-BASE
Encerramentos de projetos | Kleber Rocha
Os critérios de sucesso do projeto sejam satisfeitos;•
As entregas sejam verificadas e documentadas;•
A aceitação das entregas seja formalizada;•
Os produtos e serviços do projeto sejam transferidos para próxima fase ou produção;•
O sucesso ou fracasso do projeto seja auditado;•
As lições aprendidas e informações do projeto sejam registradas para o uso futuro da
organização;
•
E quando ocorrer o cancelamento do projeto, suas razões sejam investigadas e
documentadas.
•
Termo de abertura do projeto 
Plano de gerenciamento do projeto 
Documentos do projeto 
Entregas aceitas 
Documentos de negócio 
Acordos 
Documentação de aquisições 
Ativos de processos organizacionais 
Utilizam-se as seguintes Ferramentas:
Opinião especializada 
Análise de dados 
Reuniões 
E obtém-se as seguintes Saídas:
Atualizações de documentos do projeto 
Transição do produto, serviço ou resultado final 
Relatório final 
Atualizações de ativos de processos organizacionais
 
ENCERRAR AS AQUISIÇÕES
Encerrar as aquisições é o processo de finalização de cada aquisição do projeto. Serve de apoio ao
processo de encerramento do projeto ou a fase. Ele finaliza todas reivindicações em aberto, atualiza os
registros e arquiva informações e, a atividade crucial nesse processo, encerra o contrato. Existem as
seguintes formas de encerrar um contrato:
a) Término das atividades no contrato (terminação)
b) Acordo mútuo entre as partes (resilição)
c) Inobservância das condições estabelecidas no contrato (inadimplemento)
Modo normal de extinção do contrato, com o pleno cumprimento das obrigações por ambas
as partes
•
Cliente emite aceitação definitiva•
Paga a última parcela e Libera Garantias•
Desfazer um contrato por simples manifestação de vontade, de uma ou ambas as partes•
Mesmo que objetivos iniciais não foram atingidos•
Não pode ser confundido com descumprimento ou inadimplemento•
Pode ser bilateral (distrato) ou unilateral (denúncia)•
 
Considerar os seguintes aspectos para encerrar um contrato:
a) Documentação para encerramento do contrato
b) Verificação de conformidade com procedimentos para encerramento do contrato
c) Aceitação e Pagamento Final
d) Arquivo do Contrato
e) Lições aprendidas documentadas
Forma unilateral e independente de notificação judicial•
Pode ser culposa (parte prejudicada pode exigir indenização por danos) ou não•
Resolução: Evento que resolve o contrato em decorrência do descumprimento de suas
clausulas
•
Contratante: Relatório de encerramento do contrato e termo de aceite;•
Contratado: Atestado de inexistência de reinvindicações e relatório de encerramento do
contrato; 
•
Devolução de ativos do contratante; •
Verificado se todos produtos e serviços constantes no contrato foram entregues•
Cliente aceita formalmente através do formulário de aceite e efetua pagamento final•
Implica em riscos decorrentes de inadequações ou desconformidades, que não tenham sido
constatadas no aceite
•
A pessoa ou a organização responsável pela administração do contrato deve informar o
término do contrato ao fornecedor, através de notificação formal escrita. Os requisitos para
aceitação formal e fechamento são, normalmente, definidos no contrato. 
•
Deve- se manter pastas como referência do contrato para facilitar auditorias ou revisões.•
O índice da pasta deve conter:•
RFP (Request for Proposal)•
Contrato e seus aditivos•
Cronogramas•
Alterações solicitadas e aprovadas•
Documentações técnicas e atas de reuniões•
Relatórios de desempenho•
Cópias das Faturas e pagamentos•
Resultados de fiscalizações•
Descarte deve ocorrer somente depois do prazo de garantia •
Objetivos•
Evitar que erros e problemas encontrados se repitam no futuro 
Servir de base para a melhoria contínua da metodologia de GP
Documentar e divulgar as lições aprendidas 
Arquivar as lições aprendidas e os registros do projeto
Objetivos do negócio e do projeto foram alcançados? 
Quais foram os sucessos e/ou fracassos do projeto? 
Quais foram as causas dos desvios das linhas de base? 
Lições aprendidas documentadas e divulgadas para aperfeiçoar processos para futuros projetos 
Processos e documentos (templates) revisados com base nas lições aprendidas
O processo de Encerramento das Aquisições tem as seguintes Entradas:
Plano de gerenciamento do projeto 
Documentos de aquisição 
Utilizam-se as seguintes Ferramentas:
Auditorias de aquisições 
Negociações das aquisições 
Sistema de gerenciamento de registros 
E obtém-se as seguintes Saídas:
Aquisições encerradas 
Atualizações dos ativos de processos organizacionais
Composto por:•
CheckList•