Tópico 07-Gestão dos Custos do Projeto

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19/04/2022 18:47 Gestão dos Custos do Projeto
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Gestão dos Custos do Projeto
Elaboração e Análise de Projetos
1. Introdução
Você já imaginou a quantidade de atividades existentes em projetos de engenharia, projetos
culturais e projetos sociais? Por vezes, enxergamos apenas os resultados, mas não conseguimos
visualizar as inúmeras atividades executadas para alcançar os resultados desejados.
Detalhar as atividades, chegando ao nível do custo financeiro e do tempo de duração de cada uma
delas, é considerado de grande importância à gestão de projetos, pois oferece aos gestores uma
ampla e profunda visão de pontos críticos e de potencialidades dos próprios projetos.
O acompanhamento da evolução ou do desenvolvimento de um projeto passa, necessariamente,
pela compreensão das atividades executadas, seus impactos no projeto, suas conexões com as
demais atividades, o tempo investido em cada atividade e, evidentemente, o seu custo financeiro.
No presente tópico, vamos abordar aspectos relacionados às estimativas de custos das atividades
em projetos, mostrando para você que existem diversas formas de perceber o comportamento dos
custos das atividades e como esses influenciam no resultado final. Entender que é preciso
acompanhar o desempenho parcial dos custos é importante para que se compreenda a evolução
financeira do projeto, fazendo uma comparação com sua evolução física.
Além desses aspectos, vamos ver como se controla custos de atividades e como é possível
administrar o fluxo de caixa de um projeto a partir do desenvolvimento das atividades. Por fim,
apresentaremos algumas linhas que tratam da atividade de estimar custos para desenvolvimento de
sistemas de informação.
Vamos aprender um pouco mais sobre elaboração e análise de projetos.
Vamos lá!
2. Gestão de custos do projeto
Vamos retomar o nosso projeto para a construção de uma residência? Você sabe que, do início ao
fim da execução, serão feitas muitas atividades e muitos profissionais envolvidos, desde as
atividades que envolvem a alvenaria, passando pela pintura, instalação elétrica e hidráulica, até a
instalação de móveis, vidros e outros.
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Para que o orçamento da nossa obra ou nosso projeto não fuja do controle, é importante que você
tenha estimado o valor a ser investido em cada uma das atividades, desde as mais simples até as
mais complexas, afinal de contas, todas são complementares e são desenvolvidas dentro de um
cronograma previamente definido.
Somente dessa forma conseguiremos acompanhar a evolução ou o desenvolvimento do projeto. O
acompanhamento de qualquer projeto deve partir de alguns elementos fundamentais, que ofertam
uma visão mais clara sobre o desenvolvimento físico e financeiro de cada atividade.
Gido, Clements e Baker (2018, p.205) entendem que, pelo menos, três parâmetros permitem
acompanhar o desenvolvimento de projetos:
1. A quantia real cumulativa gasta desde o início do projeto;
2. O valor agregado cumulativo do trabalho realizado desde o início do trabalho;
3. A quantia orçada cumulativa planejada para ser gasta, com base na programação, do início do
projeto.
Esses três parâmetros oferecem, a qualquer momento da execução do projeto, informações que
permitem monitorar tudo o que acontece no projeto, uma vez que o acompanhamento parte da
execução das atividades, quando iniciam e quando se encerram.
Perceber a existência do equilíbrio entre as atividades em execução e o desempenho financeiro é
fundamental, pois, a qualquer descompasso entre ambos, se faz necessário agir para ajustar ou
corrigir o problema identificado.
“Com base no custo real gasto e no valor agregado do trabalho realizado, você aprenderá
como prever regularmente se todo o projeto será concluído dentro do orçamento”.
Podemos até concordar que, no momento da elaboração de projetos, podem haver dificuldades em
definir o tempo e custo financeiro de algumas atividades, contudo, estimar esses aspectos permite
que a equipe de gestão saiba quais atividades deverão ser executadas em determinadas etapas do
projeto e que, evidentemente, terão impacto no orçamento e no cronograma do projeto.
Por fim, voltemos ao nosso projeto de construção residencial. Imagine que um pequeno conjunto de
atividades, aparentemente, pouco relevantes à execução da obra, não tenha sido estimado, como a
compra da caixa de correspondências, o número da casa, a torneira do jardim, entre outras
O ponto fundamental é acompanhar de forma continua e regular a execução das atividades para
averiguar o equilíbrio orçamentário entre o físico e o financeiro.
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atividades desse conjunto. Parece que elas não impactam significativamente no desenvolvimento do
projeto, mas causam algum impacto físico e financeiro, por isso, é absolutamente importante ao
gestor do projeto saber que serão executadas, evitando contratempo ao projeto.
3. Estimar os custos das atividades
Quando imaginamos um projeto, pensamos genericamente desde o seu início, passando por uma
intensa sequência de atividades para alcançar os resultados desejados e, tudo isso, podemos fazer
apenas exercitando nossa capacidade cognitiva, apenas, de fato, pensando no projeto.
No entanto, somente por meio da formalização da elaboração do projeto no papel que conseguimos
vislumbrar cada uma das suas etapas, as suas atividades, as diversas necessidades e os seus
resultados.
Por isso, quando o projeto está em fase de elaboração, é importante, para sua análise, que os custos
envolvidos sejam detalhadamente apresentados, pois eles se conectam com o cronograma e com o
orçamento.
Gido, Clements e Baker (2018) afirmam que:
“O custo estimado de uma atividade é baseado em uma estimativa dos tipos e quantidades de
recursos para a atividade”.
Como mencionado, é o detalhamento da atividade com atributos como tempo de duração, custo
financeiro, quantidade de pessoas envolvidas e materiais necessários que permitem visualizar a
importância da atividade no escopo do projeto e suas conexões com demais atividades.
Para oferecer precisão no detalhamento dos custos das atividades, comumente, alguns elementos
são apresentados no documento de estimativa de custos. Inspirados em Gido, Clements e Baker
(2018), apresentamos, na tabela 1, esses elementos:
Tabela 1: Descrição de alguns itens comumente presentes em documentos de estimativa de custos
de atividades
Item/Grupo
de Custos
Descrição
Custos de mão
de obra
São estimados os diversos tipos ou classi�cações de pessoas que são esperadas para
trabalhar no projeto. Os custos de mão de obra têm como base o tempo de trabalho
estimado e o valor unitário da hora trabalhada.
Custos com
materiais
São estimados para os materiais a serem utilizados no projeto, que podem ser: tinta,
ferramentas, uniformes, materiais de escritório, madeiras, softwares, entre outros.
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Item/Grupo
de Custos
Descrição
Custos com
equipamentos
Alguns projetos requerem equipamentos que devem ser adquiridos como parte do projeto.
Os equipamentos podem ser adquiridos conforme a necessidade de aplicação.
Custos com
instalações
Há projetos que exigem instalações especiais antes mesmo do início das atividades como,
por exemplo, para hospedar os colaboradores, ou mesmo, para armazenar materiais.
Custos com
subcontratadas
e consultores
Em muitos projetos, por não haver amplo e profundo conhecimento dos trabalhadores em
algumas atividades, se faz necessária a contratação de equipes especializadas ou de
consultores para atender àsnecessidades especí�cas.
Custos com
viagens
Se for necessário viajar durante o projeto, incluir os custos com transportes e hospedagem,
alimentação, passagens e outros custos envolvidos.
Custos de
Reserva
São recursos previstos para utilizar em situações inesperadas, que podem surgir durante o
percurso do projeto. Fazer uso desse artifício (reserva) signi�ca que, ao surgir uma situação
inesperada, na essência, o projeto não terá que sofrer grandes ajustes, especialmente,
orçamentários.
Fonte: Gido, Clements e Baker (2018).
Para deixar bem mais claro como cada elemento descrito na tabela 1 é apresentado no documento
de estimativa de custos por atividades, apresentamos um exemplo na figura 1.
Figura 1: Custos estimados por atividades em projeto de estudo de mercado.
A figura 1 ilustra uma lista de atividades e seus respectivos custos em um projeto de estudo de mercado.
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Quando se observa a descrição dos itens apresentados na tabela 1 e o exemplo apresentado na
figura 1, é possível perceber a precisão da informação, contudo, mais do que ser objetivo ou preciso,
é necessário ser realista, isto é, que as estimativas sejam condizentes com a realidade, pois
superestimar ou subestimar os custos das atividades leva à geração de problemas durante a
execução do projeto.
Os números e gráficos que materializam as estimativas devem ser bem organizados para facilitar o
acompanhamento do projeto, facilitando a qualquer momento as análises. Quando estruturados de
forma organizada, facilitam a compreensão por parte da equipe de trabalho. A figura 2 ilustra uma
equipe de trabalho fazendo a leitura de dados sobre um projeto.
 
Figura 2: Necessidade de organização dos dados do projeto.
Quando a organização é corretamente feita, é possível à equipe de gestão do projeto acompanhar
parcialmente, isto é, a evolução dos custos em cada uma das etapas do projeto, possibilitando
comparar com o orçamento total do projeto. Segundo o PMI (2018), a organização no projeto é um
fator que contribui com a gestão do projeto, ampliando as possibilidades de sucesso.
As atividades de acompanhamento são muito importantes para que a gestão possa rapidamente
promover ajustes necessários para manter a direção do projeto. Além disso, quando bem
organizados, os dados que apresentam a evolução orçamentária do projeto também permitem a
comparação com a evolução física do projeto.
Voltemos ao nosso projeto de construção de uma residência. Imagine você se, com 50% da obra
executada, já tivermos consumidos 80% do orçamento. Esse, por si só, é um erro grave, que pode
estar ligado aos erros nas estimativas; de toda forma, o erro é bastante sério, pois, no caso de
projetos residenciais, é sabido que a etapa de acabamentos é a que representa maior consumo
financeiro no projeto.
A figura 1 ilustra uma lista de atividades e seus respectivos custos em um projeto de estudo de mercado.
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3.1. Custo Orçado Cumulativo
A definição do custo total de qualquer projeto é importante, pois o valor serve de parâmetro, limite,
fatores norteadores para qualquer pessoa que analise o projeto e, aqui, não estão falando que o
valor está certo ou errado, mas sim, sua importância como referência. Por exemplo: para os
investidores terem uma noção do quanto deve ser abortado de recursos e em quanto tempo terão o
retorno do valor investido.
Muito importante para a análise e gestão do projeto é definir o valor orçado para cada etapa do
projeto, pois é justamente essa divisão feita do valor total orçado nas fases do projeto, que, entre
outros, permite um acompanhamento mais preciso acerca do desempenho das atividades do
projeto.
Para a equipe de gestão, o valor parcial será analisado de forma cumulativa e relacionado a outros
parâmetros do projeto, como o cronograma, por isso, o custo orçado cumulativo ganha
importância, pois permite visualizar a distribuição dos recursos financeiros ao longo do tempo.
Gido, Clements e Baker (2018, p. 210) entendem que:
“Essa quantia, conhecida como custo orçado cumulativo (COC), também chamado de valor
planejado (VP) ou custo orçado do trabalho programado (COTP); é aquela que foi
orçamentada para realizar o trabalho que foi programado para ser feito até aquele ponto do
tempo. O COC é o orçamento-base distribuído no tempo que será usado para analisar o
desempenho do custo do projeto”.
Muitas análises podem ser feitas a partir do acompanhamento do custo cumulativo a partir da
relação estabelecida entre o comportamento dos trabalhos ao longo do tempo e o cronograma do
projeto. Entre outros, podemos destacar também que esse acompanhamento possibilita, por
exemplo, ajustes no fluxo de caixa do projeto, uma vez que, de posse do planejamento do projeto, a
equipe de gestão sabe em quais momentos da execução serão requeridos os maiores volumes de
recursos financeiros.
A leitura dos dados cumulativos é salutar ao projeto para evitar surpresas desagradáveis no seu
final, uma vez que, como mencionado, o valor possui relações com outros parâmetros do projeto. A
análise dos dados cumulativos pode também facilitar o reconhecimento de erros durante o projeto.
Você não deve esquecer que existe uma diferença entre todas as situações que foram estimadas ou
planejadas e aquilo que acontece no mundo real durante a execução das atividades. Por isso, é
importante que a equipe de gestão se mantenha permanentemente atenta ao que acontece no dia a
dia do projeto.
Autores como Woiler e Mathias (2018) entendem que se faz necessário acompanhar os custos reais
de projetos por diversos motivos, tais como
a) comparar com os custos planejados;
b) identificar possíveis fatores financeiros limitantes durante a execução;
c) acompanhar a manutenção do equilíbrio entre o planejamento físico e financeiro do projeto.
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Gido, Clements e Baker (2018, p. 212) enaltecem a importância de um sistema de coleta de dados
que apresente os “custos realmente gastos”. Esse tipo de sistema oferece bons subsídios às análises
de acompanhamento de desenvolvimento do projeto.
A partir desse sistema, é possível verificar também custos adicionais, sobretudo, àqueles oriundos
de atividades não previstas no âmbito do projeto. Por outro lado, a confirmação dos custos que
foram estimados é igualmente importante para a gestão do projeto, ofertando confiança à equipe,
pelo bom trabalho realizado durante a fase de elaboração do projeto, ofertando segurança na
condução das demais etapas.
Na figura 3, apresentamos um bom exemplo da contribuição do sistema de acompanhamento do
custo real das atividades. É apresentada a planilha de custo de um projeto em que, na 8ª semana,
identifica que o custo real acumulado é de R$ 68 mil, enquanto que o custo orçado para esse
mesmo período de atividades no mesmo projeto ficou estimado em R$ 64 mil, conforme
apresentado na figura 5.
Figura 4: Exemplo de planilha de acompanhamento do custo real de atividades em projeto.
Para que você compare o planejado com a execução, apresentamos, na figura 5, uma planilha com o
planejamento de custos.
Figura 5: Estimativa de custo orçado cumulativo
Os números falam por si só, mas o fato é que a diferença de R$ 4 mil reais pode não ser
significativa quando calculada sobre o valor total estimado para o projeto, contudo, pode impactar
no valor de uma etapa do projeto.
Planilha que identifica os custos reais semanais de atividades em execução em um projeto.Planilha que identifica os custos orçados cumulativos.
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Convém destacar também que, quando há um lapso temporal relevante entre o planejamento do
projeto, momento em que as estimativas são feitas, certamente, alguns valores sofrerão alterações,
que podem ser no sentido de redução, mas, comumente, sabemos que alguns valores costumam
aumentar com o passar dos meses. Isso decorre por vários motivos, desde pressões do mercado até,
como já vimos, a questão da oferta e da demanda por recursos, entre outros.
O fato é que, como os projetos necessitam de recursos, é preciso acompanhar seus custos
individualmente, isto é, quais os itens de custos no bloco máquinas e equipamentos, pessoas,
materiais.
Se estivermos construindo uma residência ou montando um espetáculo musical, os recursos devem
ser apresentados em bloco (pessoas, máquinas e equipamentos, materiais, etc.) e, dentro de cada
bloco, individualmente.
Por exemplo: se você está em um projeto de construção residencial, deve criar uma planilha para
calcular o custo de cada recurso, como apresentamos na tabela 2.
Tipo de Recurso Detalhamento do Recurso Valor do Recurso (R$)*
Máquinas e Equipamentos
Betoneira 2.350,00
Vibrador para concreto 1.770,00
Cortador de cerâmica 640,00
Subtotal 4.760,00
Pessoas
Ajudante de pedreiro 7.200,00**
Mestre de obra 12.400,00**
Eletricista 9.370,00
Subtotal 28.970,00
Materiais
Cimento 6.000,00
Brita 900,00
Madeira 9.000,00
Subtotal 15.900,00
Total Geral 49.630,00
* Valor fictício, usado apenas como exemplo.
** Valor total gasto.
A tabela 2 apresenta dados gerais, contudo, convém sempre ao gestor de projetos consultar
profissionais especializados em alguns tipos de despesas, como as de pessoal. Nesses casos, é
importante o assessoramento de advogados e contadores, afinal de contas, o gestor de projetos não
possui amplo conhecimento sobre tudo que ocorre no projeto.
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A partir dos dados apresentados, é possível identificar as flutuações nos custos, comparar as
estimativas com o custo real, verificar atividades não estimadas e seus custos, identificar blocos de
recursos e custos com forte impacto sobre o orçamento do projeto; enfim, as possibilidades à gestão
são muitas. Em projetos, sabemos que os custos de mão de obra são elevados, por isso, identificar
os custos por tipo de profissional também é importante para que a equipe de gestão aproveite o
máximo possível desse tipo de recurso, evitando desperdícios. Convém lembrar que um dos
objetivos da gestão de projetos consiste em otimizar os recursos para o bom desempenho do
projeto. Para todos os recursos, é recomendável o uso de planilhas específicas, que são agregadas
em relatórios de gestão. Isso se justifica, porque as variáveis que influenciam no cálculo de cada
recurso são diferentes. Por exemplo: para o recurso pessoas, podemos ter hora de trabalho, tipo de
especialidade, entre outras variáveis que possuem relação com o trabalho propriamente dito, além
das despesas legais que incidem sobre o custo que, no caso, estão relacionadas com as leis
trabalhistas. Também devemos considerar custos com seguros (seguro de vida, seguro de veículos,
seguro predial) e diversos outros fatores de riscos ao projeto, fatores esses que geram custos
adicionais.
A riqueza de detalhes sobre a necessidade de recursos é que possibilita uma visão mais precisa
sobre os recursos envolvidos em cada etapa do projeto, principalmente, quando a estimativa
alcança o nível de descrição do emprego de recursos em cada atividade.
Certamente, esses dados possibilitarão grandes aprendizados para a equipe de gestão de projetos,
afinal de contas, nos relatórios parciais, mas, principalmente, no relatório final do projeto, é
possível identificar os fatores mais críticos na execução do projeto.
O controle de custos é fundamental para a gestão de projetos, pois permite identificar, com
elevados níveis de precisão, o desempenho físico e financeiro do projeto, comparando, em cada
bloco de recursos e no nível de atividade, o valor estimado e o seu custo real.
3.2. Controlar Custos
O controle de custos pode até parecer uma atividade simples de ser executada, contudo, em
qualquer tipo de projeto, consiste em um conjunto de atividades complexas, que necessitam de uma
ampla visão sobre o projeto, justamente, para que os recursos sejam otimizados, permitindo o
controle mais efetivo.
Gido, Clements e Baker (2018, p.220) afirmam que:
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“O segredo para o controle efetivo do custo é analisar o desempenho do custo de uma forma
oportuna e regular”.
O processo de controle de custo tem seu início a partir da análise de um orçamento que, entre
outras informações, permite acompanhar a evolução dos custos no fluxo de tempo do projeto.
Dessa forma, a partir das análises, é possível acompanhar o custo estimado ou orçado e o custo real
das atividades, possibilitando a implantação de ações, mesmo estando o projeto em execução. A
tabela 3 ilustra o acompanhamento financeiro dos custos com algumas atividades em um projeto,
cujos resultados podem ofertar subsídios para novas ações dentro desse projeto, entre outros, a
alocação de recursos para outras atividades e a necessidade de revisão do planejamento de custos
das atividades em execução.
Tabela 3: Acompanhamento do custo estimado e custo real por atividade.
Atividade
Custo orçado
(R$)
Custo Real
(R$)
Diferença entre o custo real e o custo estimado
(%)
Pintura 10.000,00 8.500,00 -15,00%
Instalação
elétrica
15.000,00 16.000,00 +6,66%
Total 25.000,00 24.500,00 -2,00%0
Fonte: Autoria nossa.
Apesar do resultado total positivo, isto é, houve uma redução nos custos na ordem (- 2,00% do
valor real em relação ao valor estimado), percebe-se a importância do controle dos custos, uma vez
que permite acompanhar o custo de cada uma das atividades executadas no projeto.
Nesse sentido, na visão Gido, Clements e Baker (2018, p.220), o processo de controle de custos
envolve alguns desdobramentos para o projeto, tais como:
a) Analisar o desempenho do custo para determinar quais pacotes de trabalho podem exigir uma
ação corretiva;
b) Decidir qual a ação corretiva deve ser tomada;
c) Revisar o planejamento do projeto, incluindo as durações e os custos estimados, para
incorporar a ação corretiva planejada.
O que é mais importante: perceber apenas que o resultado final foi positivo ou perceber que o
resultado final poderia ser muito mais favorável se o controle de custos fosse mais efetivo?
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Convém destacar que, para a gestão do projeto, em termos de controlar os custos, todas as
atividades devem ser consideradas, e não apenas as que movimentam as maiores somas
financeiras.
Sabemos que há muitas formas de reduzir custos em projetos. A mais comum é a substituição de
materiais, optando pelos mais baratos, desde que atendam às especificações do projeto.
Outra forma de reduzir custos consiste na eficiência dos trabalhos, isto é, atuar com pessoas com
maior capacidade de trabalho, otimizando o tempo e os recursos disponíveis.
Mais uma forma de reduzir custos, mesmo que possa envolver riscos, consiste em diminuir as
exigências ou as especificações dos materiais utilizados no projeto.
Sem dívida alguma, todas podem ser aplicadas simultaneamente, contudo,você deve saber que o
ideal é sempre primar pelo aumento da produtividade com aumento da qualidade ofertada das
entregas.
Para o PMI (2018), a organização facilita o controle e os diferentes controles permitem monitorar
mudanças, recomendar e implantar ações corretivas.
Por isso, perceber limitações ou ineficiências nas atividades, nos processos de trabalho e na
aplicação dos recursos consiste em uma forma importante na gestão de projetos.
4. Conclusão
Neste tópico, foi possível identificar alguns elementos que compõem o orçamento dos custos de
atividades de projetos. Você viu que estimar custos das atividades consiste em um conjunto de
atividades complexas e conectadas. Viu que acompanhar o custo cumulativo é importante para o
comparar com os custos estimados, mas também para identificar atividades e etapas que
demandam maiores aportes financeiros.
Vimos, durante o tópico, que controlar os custos não significa ser econômico, mas procurar, diante
da complexidade da execução de projetos, otimizar recursos, fazendo as entregas no prazo e com a
qualidade esperada.
Para isso, os instrumentos de acompanhamento devem ser aplicados para que a equipe de gestão
tome as melhores decisões para o projeto.
5. Referências
GIDO, Jack; CLEMENTS, Jim; BAKER, Rose. Gestão de projetos. São Paulo, SP: Cengage, 2018.
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PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um Guia do Conhecimento em
Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK)/Project Management Institute. Série: Guia
PMBOK. 6 ed. Newtown Square, Pensilvânia, EUA: Project Management Institute, Inc., 2017.
WOILER, Samsão; MATHIAS, Washington Franco. Projetos: planejamento, elaboração, análise .
São Paulo: Atlas, 1996.