Gerenciamento de Portifólio e PMO FGV - Atividade Individual

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ATIVIDADE INDIVIDUAL
Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de Portifólio e
PMO
Módulo: Atividade Individual
Aluno: Jessica Quinatto
Turma:
MBA_GPPMOMBAED-24_07032022_9
Tarefa: Implantação de PMO para atingir os objetivos estratégicos listados pela Argo
Menthor
Introdução
Uma organização que não possui Escritório de Projetos, por muitas vezes, possuem projetos dispersos,
não havendo uma conexão entre eles e os devidos controles e registros. Deste modo, os esforços não
estão otimizados e a empresa tem dificuldade em focar no que efetivamente contribuirá para alcançar
seus objetivos.
O escritório de projetos, do inglês Project Management Office (PMO), é a estrutura organizacional
estabelecida para facilitar as atividades da gestão de projetos (GP) e trazer melhorias ao próprio
processo de gestão da organização por meio da gestão do portfólio e do alinhamento de projetos com
a estratégia corporativa (CRAWFORD, 2002).
Logo, a função do PMO é viabilizar o alcance dos objetivos estratégicos da empresa por meio de
projetos, determinando a direção, gestão e avaliação das inciativas e promovendo melhores resultados
dentro da organização.
De acordo com Xavier (2020), o Project Management Institute (PMI) lançou, em janeiro de 2016, o
Guia Prático “Governança de Projetos, Programas e Portfólios” de acordo com esse Guia, têm-se os
seguintes exemplos das diferenças entre governança e gerenciamento:
Tabela 1: Diferenças entre governança e gerenciamento
Governança (Como) — Decisões e orientações;
Supervisão e garantia da gestão
Gerenciamento (O quê) – Organizando
e fazendo o trabalho
Definir e aprovar a estratégia organizacional, metas
e objetivos
Implementa estratégias, metas e objetivos
Faz e determina as políticas Comunica a política e estabelece
procedimentos
Estabelecer e aprova o framework de governança de
portfólio, programa e projeto
Cumpre o framework de governança
Certifica-se do engajamento dosstakeholders chave Identifica e gerenciar os relacionamentos
com os stakeholder
Determinar e aprova os critérios de priorização de
projetos
Prioriza projetos
Aprova Termos de Abertura, Planos, Business Cases
e Solicitações de Mudança
Elabora Termos de Abertura, Planos, Business
Cases e Solicitações de Mudança
1
https://www.projectbuilder.com.br/blog/como-viabilizar-implantacao-de-um-pmo/
Fonte: Xavier (2020). Disponível em:
https://beware.com.br/academia/artigos/governanca-de-projetos-programas-e-portfolio/
Ainda, destaca-se que outro conceito denominado virtual project office (VPO) vem crescendo, no qual
os profissionais não precisam estar geograficamente no mesmo ambiente físico e no local do portfólio,
o que pode facilitar suas atividades.
De qualquer modo, é fato que o PMO tem grande contribuição no gerenciamento de portfólio e no
alinhamento dos projetos às estratégias da empresa como veremos a seguir.
Desenvolvimento – identificação das funções do PMO que podem contribuir para o alcance
dos quatro objetivos estratégicos estabelecidos para a nova área de projetos da Argo
Menthor.
Para otimizar o alinhamento dos projetos às estratégias da Argo Menthor e o alcance dos objetivos
organizacionais, o Diretor-Presidente e CEO Jason Higgins solicitou o desenvolvimento de um rigoroso
processo de gerenciamento de portfólio.
Para isso, será criado um Project Management Office (PMO) corporativo, que responderá diretamente a
um Diretor de Projetos, ligado hierarquicamente à Presidência.
De modo a atender a esse propósito, foi formado um Comitê de Governança de Portfólio (CGP) com
quatro membros: o Diretor Financeiro Max Johanson, a Diretora de Recursos Humanos Natacha Barth,
o Diretor de Sistemas de Informação Sebastian Lommez, e Kimberly Parker, que ocupará o cargo de
Diretora de Projetos.
Segundo a 6a Edição do Guia PMBOK (2017), um portfólio de projetos é o conjunto de projetos,
programas, subportfólios e operações gerenciadas em grupo para alcançar objetivos estratégicos.
Os objetivos estratégicos e seus respectivos patrocinadores para a nova área de projetos, estão
expressos na Figura 1.
A implantação do PMO pode contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos estabelecidos
conforme especificado a seguir. 
Aumentar a receita com projetos
Para alcançar esse objetivo, o PMO pode auxiliar trazendo contantes melhorias no controle e
monitoramento dos projetos, da qual permite a identificação imediata de desvios e/ou mudanças, bem
como a agilidade para tomar as ações necessárias para cumprir com o planejado. Outras ações que
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https://beware.com.br/academia/artigos/governanca-de-projetos-programas-e-portfolio/
podem ser tomadas: desenvolvimento de programa de recompensas para projetos bem sucedidos;
determinar e aprovar os critérios de priorização de projetos que apresentam maior percentual de
aumento de receita.
Aumentar o índice de lucratividade dos projetos
O PMO pode contribuir estabelecendo o monitoramento os seguintes KPIs: Valor Agregado, Desvio de
prazo, Desvio de custo, Desvio de esforço e Retorno sobre o Investimento (ROI). Desta forma, é
possível identificar gargalos, atrasos e desperdícios e implantar os ajustes necessários. Destaca-se
também a alocação de recursos que acarreta em aumento dos lucros e produtividade, diminuindo os
desperdícios. Nesse sentido, o PMO pode trazer ferramentas, softwares, metodologias e/ou plataformas
para melhorar a produtividade e retorno dos projetos.
Melhorar o índice de satisfação dos clientes.
Para melhorar este índice o PMO pode implantar uma gestão de relacionamento com o cliente, como
por exemplo a Customer Relationship Management (CRM). Essa tecnologia tem como foco o
relacionamento com o cliente e reúne e integra informações importantes dos clientes atuais e
potenciais. Outros gerenciamentos efetivos como os de comunicação, mudanças, stakeholders e de
interfaces também devem ser executados.
Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores
Colaboradores que possuem alta satisfação no ambiente de trabalho tendem a serem mais produtivos.
Isso refelete em outros indicadores, como satisfação dos clientes, aumento de lucros e receitas. Assim,
o PMO pode contribuir na melhora do índice de satisfação dos colaboradores por meio implantação de
metodologias e modelos de pesquisas acerca do tema, avaliação de maturidade e prontidão do time,
desenvolvimento de competências por meio de treinamentos e feedbacks, promoção de comunicação
assertiva, ambiente agradável e time integrado.
Nota-se que entre as ações sugeridas para alcançar os objetivos estratégicos, estão presentes os 4
pilares da gestão profissional de projetos: pessoas capacitadas, metodologia, tecnologia e governança.
Ainda, o PMO deve estabelecer critérios para avaliar a interdependência entre os projetos, promover
benchmarking, melhoria contínua, estar atento ao histórico das lições aprendidas, dar suporte para
escolha assertiva dos projetos e para que estes sejam avaliados de acordo com o grau de contribuição
com os objetivos estratégicos da Argo Mentho.
Considerações finais
O PMO é uma das áreas mais importantes na gestão de portfólios, pois é capaz de aperfeiçoar o uso de
recursos, gerenciar metodologias e identificar oportunidades para melhor alcançar os objetivos
estratégicos dentro de uma organização. Com isso, contribui para o amadurecimento da empresa,
promovendo suporte significativo para tomada de decisões importantes que impactam diretamente no
crescimento da organização.
Cabe ressaltar que é necessário analisar a maturidade e situação da organização em gerenciamento de
projetos antes da implantação do PMO, pois sua estruturação envolve vários aspectos como pessoas
capacitadas, infraestrutura adequada e adoção de metodologias e tecnologias.
Referências bibliográficas
CRAWFORD, L. The strategic project office. New York: Marcel Dekker, 2002.
XAVIER, C. M. S. Beware. Qual a diferença entre governança e gerenciamento de projetos,
programas e portfólios? Disponível em:
<https://beware.com.br/academia/artigos/governanca-de-projetos-programas-e-portfolio/>.Acesso
em: 06 de abr. de 2022.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de
Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 6. ed, Pennsylvania: PMI, 2017.
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