Procedimentos de devolução_ físico e documental

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05/07/2022 16:24 Procedimentos de devolução: físico e documental
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Procedimentos de devolução: físico e
documental
Os procedimentos de devolução consistem em devolver mercadorias
após constatadas irregularidades. Isso significa que, após o processo de
descarga e das conferências quantitativa e qualitativa, por meio das
minuciosas avaliações técnicas e da simultânea confrontação entre
mercadorias (físico), nota fiscal (documento) e ordem/pedido de compra,
diferentes situações se originam.
Notas fiscais de compra/entrada de acordo com as especificações
físicas e dados da ordem/pedido de compra:
Figura 1 – Exemplo de ordem/pedido de compra
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Figura 2 – Nota fiscal de compra (venda do fornecedor)
Estando a ordem ou o pedido de compra em conformidade com a nota
fiscal de compra e com as conferências, damos prosseguimento à
regularização.
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Regularização e autorização de
pagamento ao fornecedor
Quando estiver tudo de acordo após as
conferências, a nota fiscal é encaminhada
ao setor responsável pela entrada dos
materiais e, depois, repassada ao
financeiro, que programará o seu
pagamento. Esse processo interliga as
áreas de contabilidade, compras e
transporte.
Porém, a constatação de irregularidades ocorre de duas maneiras:
recusa ou devolução de mercadorias.
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Figura 3 – Recebimento de materiais 
Fonte: adaptado de <http://docplayer.com.br/7175815-Nocoes-basicas-de-almoxarifado-administracao-de-recursos-
materiais-e-patrimoniais-aula-7-prof-rafael-roesler.html>. Acesso em: 1 jun. 2017.
Recusa da mercadoria
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A mercadoria pode ser recusada no ato do
descarregamento por inconsistências
quanto a quantidades, avarias, informações
equivocadas na nota fiscal ou desacordo
com o pedido de compra. Nessas
hipóteses, deverão ser declarados, pelo
motorista do transportador ou pelo próprio
responsável do recebimento, os motivos
pelo não recebimento da mercadoria no
verso da primeira via da nota fiscal do
fornecedor. Também é possível fazer o
registro no conhecimento de carga de
transporte, que é bastante utilizado por
transportadores e que é um documento
fiscal emitido para dar conhecimento ao
cliente, motorista e para a própria empresa,
em caso de fiscalização, das mercadorias
entre a localidade de origem e o
destinatário da carga.
Além disso, para a transportadora também tem utilidade de nota fiscal.
Ela é utilizada para contabilizar as receitas e efetivar o faturamento. Hoje, o
conhecimento e as notas fiscais têm versão eletrônica e estão ligados ao
fisco da Receita Federal.
No caso de recusa, é de responsabilidade do
fornecedor retornar com as mercadorias com a mesma
nota fiscal, o que caracteriza a não entrega.
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Figura 4 – Conhecimento de transporte de cargas 
Fonte: <http://www.fiscosoft.com.br/index.php?PID=116722&amigavel=1>. Acesso em: 1 jun 2017.
Devolução de mercadoria recebida
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Quando a mercadoria foi efetivamente
recebida pelo destinatário, por não ter sido
constatada nenhuma inconsistência nas
conferências de descarregamento, a nota
fiscal será inserida no sistema; e a entrada
da mercadoria em seu estabelecimento e o
posterior lançamento no livro de registro
contábil serão feitos. Portanto, no momento
da saída dessa mercadoria, a título de
devolução, deve-se emitir nota fiscal em
nome do fornecedor para esse fim.
Ou seja, trata-se de uma operação que tem como objetivo anular todos
os efeitos de uma operação anterior. Dessa maneira, nessa operação
deverá ser aplicada a mesma tributação constante na operação original.
É preciso atentar para o prazo de devolução,
que é de dez dias a contar do recebimento.
Expirado o prazo e não devolvida a mercadoria, o
fornecedor poderá executar a duplicata caso não
seja paga em seu vencimento.
Porém, independentemente do prazo, quando no desempenho do
material forem detectadas falhas prematuras, como vida útil
significativamente inferior à esperada, devem ser realizados estudos
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especiais para determinar a causa da falha. Caso se confirme que a falha
ocorreu, o fornecedor será acionado para, em primeiro plano, repor o
material em questão e, em seguida, se for o caso, ressarcir os prejuízos
causados.
Entretanto, qualquer que seja o motivo da devolução, alguns
procedimentos são fundamentais para evitar transtornos para a empresa e
seus fornecedores. Indica-se, por exemplo, que as reclamações e/ou
devoluções de mercadorias, qualquer que seja o motivo,
independentemente de providências, sejam devidamente esclarecidas ao
fornecedor envolvido por meio do documento Comunicação de
divergência ou não conformidade.
Entre os motivos de devolução, os mais frequentes estão relacionados
a reclamações envolvendo quantidade física diferente da faturada
(quantidade menor) e qualidade ou quantidade maiores que as compradas.
Exemplos:
Embalagem em desacordo com a especificação
Material recebido com avarias
Material recebido diferente do solicitado
Diferença de peso a maior
Diferença de quantidade a maior
Material já fornecido anteriormente
A devolução pode ser total, quando toda a mercadoria
adquirida será devolvida ao fornecedor; ou parcial, quando
apenas uma parte da mercadoria adquirida será devolvida ao
fornecedor.
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Preenchimento da nota de devolução de
mercadoria
Figura 5 – Preenchimento de nota fiscal 
Fonte: <http://br.sageone.com/2016/03/22/diferenca-entre-os-tipos-de-nota-fiscal/>. Acesso em: 6 jun. 2017.
A operação de devolução, em conformidade com a legislação, objetiva
anular os efeitos da operação de compra. Desse modo, deve-se proceder
observando o mesmo tratamento tributário vigente na época da saída da
mercadoria do estabelecimento fornecedor. Isso significa que a nota fiscal
de devolução sempre deve ser emitida da mesma maneira como foi emitida
a nota fiscal de origem.
Veja na figura 6 os principais campos de atenção no preenchimento.
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Destinatário
No destinatário, deve estar cadastrado corretamente o fornecedor
relativo à nota fiscal de compra, com seu respectivo endereço, inscrição
estaduale CNPJ/CPF.
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Transportador
No campo relativo ao transportador, é importante o cuidado
comum de qualquer nota fiscal para cadastrar transportador, dados do
veículo e condições do frete.
Dados do produto
Nos campos relativos ao(s) produto(s) a ser(em) devolvido(s),
deve-se atentar para o código, a descrição e as quantidades corretas
que devem constar na nota fiscal.
Cálculo do imposto
Também se deve cuidar o campo para cálculo de imposto e
tratamento fiscal, que geralmente já está cadastrado. Em muitos casos,
a atuação contábil é fundamental no auxílio e orientações. Portanto, os
dados tributários informados no sistema e que também constam nos
“dados adicionais” devem ser conferidos diretamente com o contador.
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Código fiscal (CFOP)
No campo “código fiscal (CFOP)”, deve-se informar o código
relacionado à natureza da operação, ou seja, informar se a operação é
no estado ou em outros estados, se se destina à indústria ou à
comercialização. Enfim, dependendo da natureza da operação, o
código será diferente. O CFOP determina a natureza de circulação da
mercadoria ou a prestação de serviço de transportes. É pelo CFOP que
se determina se a operação fiscal terá ou não que recolher impostos.
Seguem exemplo de códigos fiscais de operações
(CFOP).
Quando for mercadoria adquirida para industrialização:
CFOP – 5.201 – Operações no estado
CFOP – 6.201 – Operações em outros estados
Quando for mercadoria adquirida para
comercialização:
CFOP – 5.202 – Operações no estado
CFOP – 6.202 – Operações em outros estados
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Figura 6 – Nota fiscal de devolução 
Fonte:
<http://tdn.totvs.com/display/public/LDT/DT_TSSRD4_Devol_Venda_de_Optante_SN_com_ICMSST;jsessionid=2F302EC
C1A4E1D0C062246CF450B1276>. Acesso em: 6 jun. 2017.
Futuro técnico em logística, após este estudo, você está capacitado
para auxiliar no recebimento, na descarga e na conferência de materiais.
Preste sempre atenção aos itens que constam na nota fiscal e na
ordem/pedido de compra. Esteja atento também ao fazer a confrontação
entre eles e as especificações e quantidades físicas. A conferência
detalhada garante a integridade das informações no sistema e no estoque
físico.