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GESTÃO DA QUALIDADE GESTÃO DA QUALIDADE E DE PROCESSOSE DE PROCESSOS Esp. Carlos Henrique de Blasi IN IC IAR 1.00 introdução Introdução Você já deve ter ouvido dizer que o cliente está mais exigente quanto aos produtos e serviços. Para serem mais competitivas no mercado, as empresas precisam entender o percurso de seu produto, de ponta a ponta, para diminuir o gargalo e melhorar a qualidade desse produto ou serviço, atendendo ao consumidor. Portanto, é necessário que as empresas busquem pela melhoria da sua produtividade, investindo em processos mais e�cientes. Nessa perspectiva, torna-se muito importante tratar dos processos como ativos da empresa, que precisam passar por melhorias a �m de manter a excelência. Mas como atuar nos processos da empresa de forma a conseguir os resultados desejados? Nesta unidade, serão detalhados os conceitos fundamentais de processos e o uso da ferramenta SIPOC, para descrever um processo. Para contribuir para a gestão por processos, serão abordados a modelagem de processamento Work�ow e como o uso da tecnologia da informação contribui para uma gestão e�ciente, por meio de modelos como BPMS e SOA. Ao �nal da unidade, você será capaz de desenvolver o mapeamento e a modelagem de processos. Uma forma de gerar valor para os clientes é por meio da otimização da utilização de recursos e das atividades dos indivíduos. Para tanto, é necessária a identi�cação dos processos e de seus componentes. Classi�icação dos Processos Conforme Harrington (1993), os processos organizacionais são divididos em três categorias básicas: processos de negócios – caracterizam a atuação da organização, e os resultados são, em forma de produtos ou serviços, recebidos por um cliente externo. São suportados pelos processos organizacionais internos. Exemplos vendas, distribuição, cobrança; processos organizacionais ou de integração organizacional - centralizados na organização, viabilizam o funcionamento coordenado dos variados subsistemas da organização, em busca do desempenho geral. Exemplos: planejamento estratégico, compras e recrutamento e seleção; processos gerenciais - são focalizados nos gerentes e nas suas relações e incluem as ações de medição e ajuste do desempenho da organização. Exemplos: �xação de metas, Gestão Integrada e destinação de recursos. Gestão por ProcessosGestão por Processos Os processos ainda podem ter grau de complexidade diferentes, sendo que uns podem exigir um maior envolvimento de pessoas em relação a outros. Há, também, processos mais críticos e processos com mais detalhamento do que outros. É importante separar as atividades, para que se possa atuar de forma mais e�ciente. Nesse sentido, Cruz (1998) as divide em: Principais – são as que têm participação direta na criação do bem ou serviço que é objeto do processo. Comumente, agrupam-se em logística, produção, vendas e serviços e são subdivididas em: • atividades críticas: são todas as que têm papel crucial para a integridade do processo ou do resultado, sendo os predicados que a tornam crítica são: tempo de início, criticidade da matéria-prima, criticidade do equipamento, os tempos de produção e de término; • atividades não críticas: são as que, embora imprescindíveis para que o processo possa alcançar o resultado esperado, não têm os predicados que as tornaram críticas, podendo ser realizadas conforme parâmetros e condições mais �exíveis. Costumam ser subdivididas de acordo com as suas características, como: paralelismo, exclusividade, tempo de início diverso e tempo de término diverso. Secundárias – são aquelas que não estão diretamente envolvidas com a produção do bem ou serviço que a organização oferta. Existem para permitir que as atividades principais possam ser executadas com o mínimo de pressão possível, além de providenciarem todas as condições de operacionalidade necessárias às atividades principais com antecedência. As atividades secundárias geralmente se subdividem em: infraestrutura, recursos humanos, tecnologia, compras e qualidade. Transversais – é o conjunto de diversas especialidades, executadas em uma única operação, com a �nalidade de resolver problemas, devendo ser de caráter temporário ou provisório, pois não agregam valor nenhum e consomem recursos variáveis. É importante destacar, também, que há diferenças signi�cativas entre os processos em serviços e os processos de produção. Os processos de serviços podem ser mais complexos. Quadro 3.1 – Comparativo dos processos entre serviços e produção Fonte: Silva (2011, p. 6). A seguir, um exemplo de processos da IBM e da Xerox, conforme Hammer e Champy (1994): CARACTERÍSTICAS SERVIÇOS PRODUÇÃO Proprietário (dono do processo). Tende a ser ambíguo, tem múltiplos donos e cruza áreas funcionais. Geralmente bem de�nida Fronteiras Geralmente confusas Claramente de�nida Pontos de controle Geralmente inexistentes, encontramos em áreas que tem TQM. Claramente estabelecida e de�nida Medições Geralmente inexistentes, encontramos em áreas que tem TQM. Fácil de de�nir e de gerenciar Ações corretivas Geralmente reativas. A revisão organizacional ou uso de tecnologia é solução comum. Realizada durante e depois do processo Evolução para Organização por Processos O processo de evolução das organizações que buscam atender às expectativas dos consumidores conduziu a novas formas organizacionais. As estruturas organizacionais na forma funcional e hierarquizada verticalmente, cujo objetivo era o controle e comando dos colaboradores, deu espaço a formas organizacionais mais dinâmicas, como a estrutura orientada por processos, com foco nas responsabilidades dos processos e na entrega de valor para o cliente. Figura 3.1 – Processos básicos da IBM e da Xerox Fonte: Hammer et al. (1994, p. 21). reflita Re�ita Liste, mentalmente, um processo realizado na empresa na qual você já trabalhou, ou que conheça, e identi�que as relações desse processo com outros. Observe o quanto são complexas essas relações. Ressalta-se que, hoje, convivem muito bem modelos estruturais híbridos, nas empresas, em cada um dos níveis organizacionais, como os modelos matriciais ou mesmo formas estruturais diferentes. Como o foco dos nossos estudos são os processos das organizações, independentemente de qual seja a estrutura organizacional, destaca-se o papel da cultura da empresa, que deve estar voltada para a gestão dos processos, evitando con�ito de interesses internos nas organizações. Esse importante papel de transformação de cultura nas organizações tem grande contribuição da área de gestão de pessoas e dos principais líderes. Essa nova forma de enxergar e gerir as operações com uma abordagem interfuncional – entre as funções ou departamentos de uma organização – é identi�cada como gerenciamento de processos de negócios, representada por BPM, que será foco de nossos estudos mais adiante. praticar Vamos Praticar Figura 3.2 - Evolução para organização estruturada por processos Fonte: Paim et al. (2009 apud PAVANI; SCUCUGLIA, 2011 p. 127). Processo é “uma sequência de atividades organizadas que transformam as entradas dos fornecedores em saídas para os clientes, com um valor agregado gerado pela unidade”. CARVALHO, M. M et al. Gestão da qualidade: teoria e casos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. p. 213. Sobre os conceitos iniciais de processos, analise as frases a seguir e assinale a alternativa correta. I - As atividades não críticas são aquelas secundárias, que não têm relação direta com a produção do bem ou serviço que a organização oferta. II - Ao analisarmos o mapeamento do �uxo de valor de um processo, devemos criar valor apenas ao �nal do processo e não durante. III - Os processos nos serviços diferem dos processos na área de produção de bens. Os quesitos, como controle e medição, são mais fáceis de serem encontrados na produção de bens do que nos serviços. a) Somente I é verdadeira. b) Somente II é verdadeira. c) Somente III é verdadeira. d) Somente I e II são verdadeiras.e) Somente I e III são verdadeiras. Após alguns conceitos de�nidos sobre processos, é importante conhecermos ferramentas que nos ajudem a explicar o funcionamento dos processos. Hierarquia dos Processos Para diferenciar e melhor interpretar os elementos de um processo, Harrington (1993) estabelece uma hierarquia dos processos, conforme �gura a seguir: Figura 3.3 – Hierarquia dos processos Fonte: Harrington (1993 p.33). Gestão por ProcessosGestão por Processos Macroprocesso: geralmente, apresenta um conjunto de processos cuja operação tem impacto signi�cativo na organização. Está no topo da organização. Exemplo: a de�nição de novos produtos pela empresa. Processo: divisões do macroprocesso, com objetivos especí�cos, organizado seguindo linhas funcionais. Subprocessos: grupos de atividades da organização que envolvem um ou mais departamentos, que contribuem para o objetivo do macroprocesso. Atividades: ocorrem dentro do processo ou subprocesso, geralmente desempenhadas por uma unidade (pessoa ou departamento), para produzir um resultado particular. Constituem a maior parte do �uxograma. Tarefa: é uma parte especí�ca do trabalho, ou melhor, o menor microenfoque do processo, podendo ser um único elemento e/ou um subconjunto de uma atividade. Geralmente está relacionada ao modo como um item desempenha uma incumbência especí�ca. Ferramenta de Processos SIPOC Uma das formas que permite compreender melhor os processos de negócios é o mapeamento, e uma ferramentas muito utilizada para descrever formalmente esses processos é o SIPOC. A ferramenta de processos SIPOC é utilizada para identi�car os elementos básicos de um processo, podendo visualizá-lo ponta-a-ponta ou criar um diagrama de uma parte do processo. A grande vantagem é poder visualizar o processo e analisá-lo do início ao �m, num mesmo diagrama. O SIPOC é acrônimo, segundo Rocha (2017), de: Supplier (fornecedor) - responsáveis pelas entradas do processo, como documentos e informações. Inputs (entradas) - recursos que serão transformados no processo, como documentos, materiais, serviços e pedidos. Process (etapas do processo) - é a análise do processo que será transformado, por meio de recursos, como métodos, equipamentos e pessoas. Output (resultados): é o resultado dos processos. Customers (clientes): são os que recebem os produtos gerados pelo processo. Um diagrama simples SIPOC, cujo processo é a fabricação de pizza, é apresentado a seguir: Quadro 3.2 - Diagrama SIPOC Fonte: Elaborado pelo autor. Após a confecção do diagrama SIPOC, identi�cam-se os processos críticos a serem atuados, com foco nas atividades principais. praticar Vamos Praticar Para identi�car os elementos básicos de um processo, pode ser utilizado o SIPOC (técnica de identi�cação dos elementos básicos do processo), que tem como vantagem a consolidação de diversos processos em uma única planilha, permitindo a visualização geral dos processos que quisermos analisar. ROCHA, H. M. Mapeamento e controle de processos. Porto Alegre: Sagah, 2017. Sobre o SIPOC, analise as a�rmativas a seguir: I. São vantagens da técnica SIPOC a fácil visualização e possibilidade de utilização em diversas áreas da organização. II. A técnica SIPOC, por ser utilizada internamente, não identi�ca elementos relacionados aos clientes. SUPPLIER – Fornecedor INPUTS – Entradas PROCESS – Etapas do processo OUTPUT – Resultados CUSTOMERS - Clientes Processamento de atendimento a pedidos Fornecedor de materiais Pedidos via redes sociais Pedidos na loja Fabricar pizza Pizzas Processos de entrega Cliente �nal III. São cinco elementos utilizados na técnica SIPOC: SUPPLIER – fornecedor; INPUTS – entradas; PROCESS – etapas do processo; OUTPUT – resultados; CUSTOMERS – clientes. É verdadeiro o que se a�rma em: a) I, apenas. b) II, apenas. c) III, apenas. d) I e II, apenas. e) II e III, apenas. A complexidade das informações e a necessidade de grande processamento dessas informações tornou fundamental a utilização de sistemas para gerir os processos. Não dá mais para geri-los de forma manual. Pavani e Scucuglia (2011 p. 106) apontam que “a automação dos processos é cada vez mais importante, principalmente para coordenar grupos geogra�camente dispersos. A automação reduz tempo e custo”. Nesse sentido, o Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM) passou a contar com o apoio de sistemas importantíssimos na gestão dos processos. Pavani e Scucuglia (2011) apresentam as seguintes áreas de conhecimento da gestão por processos: Tecnologia da Informação eTecnologia da Informação e Gestão por ProcessosGestão por Processos gerenciamento de processos de negócios – refere-se aos conhecimentos básicos e fundamentais sobre processos; modelagem de processos – mecanismo utilizado para retratar a situação atual (AS-IS) e descrever a visão futura dos processos de negócios; análise de processos – conjunto de tarefas e técnicas usadas para funcionar como facilitador/interlocutor entre os diversos stakeholders (partes interessadas) de modo a entender a organização e seu respectivo modus operandi , possibilitando recomendações que facultem alcançar os propósitos; desenho de processos – criação de especi�cações para processos novos ou modi�cações para processos existentes, por meio de representação grá�ca (modelagem TO-BE); gerenciamento de desempenho de processos – criação de parâmetros e pontos de controle para a manutenção de processos. De�nição de KPI ( key performance indicators ) indicadores-chaves de performance ; transformação de processos – realização prática do desenho aprovado, incluindo as melhorias implementadas; organização e gerenciamento de processos – estruturas organizacionais voltadas para os processos; gerenciamento de processos corporativos – alinhamento macro entre os processos e as estratégias da empresa; tecnologias de gerenciamento de processos – sistemas informatizados, que suportam a gestão BPMS (Business Process Management Systems). Como exemplo, existem os softwares ERP, o formulário eletrônico, os sistemas BI e SOA. Figura 3.4 – Áreas de conhecimento em Gestão por Processo Fonte: Guia para... (2009 apud PAVANI; SCUCUGLIA, 2011, p. 104). Modelagem de Processamento work�ow e Sistemas Integrados de Gestão Em meados da década de 1990, enquanto as aplicações desenvolvidas até aquele momento automatizavam as atividades, o work�ow surgiu, no Brasil, como uma ferramenta que permitiria não somente a automatização de atividades, mas a interação entre processos, sistemas e a colaboração entre as pessoas, inclusive de departamentos distintos (ARAÚJO, 2017). Em conjunto, sistemas de work�ow foram desenvolvidos para superarem a automação dos processos e permitirem as interações entres os participantes, interpretações das de�nições dos processos e o gerenciamento simultâneo de mais de um work�ow , sistemas com forte utilização de recursos de TI. O quadro a seguir apresenta a estrutura de um sistema de work�ow : Quadro 3.3 - Estrutura do sistema de work�ow Fonte: Adaptado de Weske (2007 apud ARAÚJO, 2017). Com o desenvolvimento tecnológico e a necessidade de suprir as novas demandas dos novos processos de negócios, surgem os sistemas ERPs (Enterprise Resource Planning) – Sistemas Integrados de Gestão, que passa a integrar, em uma mesma base de dados, diversos sistemas atendendo a vários processos de negócios. Com isso, sistemas de áreas como recursos humanos, marketing, jurídico, administração, produção, dentre outras, passam a se integrar, proporcionando novas perspectivas sobre a gestão do negócio. ESTRUTURA REPRESENTAÇÃO Interface grá�ca Interação com o usuário Componentes de work�ow Armazena a ordem lógica das funções Aplicação De�nição da lógica de execução Base de dados Armazena e mantém a integridade dos dados Modelos de Processamento BPMS e SOA Os sistemas de apoio a processos são softwares utilizados para desenhar �uxogramas, processos, documentar, interagir e compartilhar informações. Muitospodem, inclusive, criar os cenários e simular os processos. Tal simulação permite identi�car pontos de melhoria e maximizar o processo. Exemplos: Corporate Modeler, SmartDraw, Igrafx Process 2000, ProcessModel e WorkDreaw. A categoria de software de gerenciamento que tem como objetivo atender o ciclo completo da Gestão de Processos é chamado BPMS. Na �gura a seguir, que apresenta o Ciclo de BPM, é possível veri�car não somente as atividades essenciais, mas a necessidade de todos os envolvidos no processo estarem bem informados e retroalimentados sobre os processos. Figura 3.5 - Base de dados ERP Fonte: Araújo (2017, p.105). Posteriormente, é necessário fazer a interação dos processos com a informação. A �gura seguinte demonstra essa interação: Para um melhor entendimento, explicaremos os elementos indicados na �gura, conforme destaca Cruz (2012): hardware – parte física da computação, que inclui computadores, modems, impressoras e periféricos; infraestrutura - cabeamento, �os, antenas de transmissão. É a estrutura da tecnologia da informação; Figura 3.6 – Ciclo de BPM Fonte: Valle e Oliveira (2012, p. 110). Figura 3.7 – Processos do negócio e seu envolvimento com a tecnologia da informação Fonte: Cruz (2012, p. 214). sistemas de relacionamento com o cliente – O CRM (Customer Relationship Management Systems) são sistemas que ajudam a otimizar os resultados e a promover melhorias nas vendas por meio de informações geridas nas pesquisas e relacionamentos com os clientes; sistemas de planejamento, gestão, recursos e controle de recursos da organização – mais conhecidos como ERP (Planejamento de Recursos Empresariais). Segundo Meirelles (2016, p. 83), “trata-se de um sistema de computador ( software ) composto de vários módulos que se integram com o objetivo de tratar os dados transformando-os em informações decorrentes”; sistemas especialistas para integração de dados e informações (sistemas como BI e Data Warehouse) – combinam muitos dados e informações em análises de negócios. Utilizados pela gestão da empresa, para decisões sobre os negócios; sistemas especialistas para gerenciamento de conteúdo e para gerência de conhecimento – reúnem, de forma organizada, tanto o gerenciamento de documentos como o aprendizado e conhecimento desenvolvido na empresa; sistemas de apoio a processos – os sistemas de apoio aos processos são o foco de nossos estudos, por isso, abordaremos de maneira especial. Segundo Cruz (2012), BPMS é o [...] conjunto de softwares, aplicações e ferramentas de tecnologia da informação cujo objetivo é o de possibilitar a implantação do modus operandi Business Process Management, integrando em tempo real clientes, fornecedores, parceiros, in�uenciadores, empregados e todo e qualquer elemento que com eles possam,queiram ou tenham que interagir por meio da automatização dos processos de negócio (CRUZ 2008 apud VALLE; OLIVEIRA, 2012. p. 149). Valle e Oliveira (2012) ainda destacam: São diversas as tecnologias integradas ao BPMS, como as ferramentas para modelagem de organização, modelagem de processos, estatísticas, ferramentas para gerenciamento de ambiente work�ow, ferramentas de outros softwares, como SOA e EAI, e aplicações e software, como BI, ERP, CRM. É utilizado para qualquer tipo de processo, com raríssimas exceções. Serve para documentação, desenho, redesenho, modelagem dos processos de negócios, simulação da operação dos processos por meio de cenários e automatização de qualquer processo. Para facilitar a integração entre os sistemas da web e das organizações, surgiu, em TI, um conceito de arquitetura orientada a serviços: o Service Oriented Architecture (SOA). Note que SOA não é um software nem uma tecnologia e, sim, um conceito. A ABPMP Brasil (Association of Business Process Management Professionals Brazil), entidade internacional atuante e muito respeitada no ambiente BPM, de�ne SOA como “uma abordagem de arquitetura corporativa para vincular recursos sob demanda, permitindo a criação de serviços de negócio interoperáveis que podem ser reutilizados e compartilhados entre aplicativos” (GUIA PARA..., 2013, p. 386). Segundo Valle e Oliveira (2012), a adoção do SOA proporciona muitos benefícios, como a identi�cação da interação entre usuários, negócios e dados, e a criação da arquitetura SOA em camadas, que possibilitam a integração de múltiplos sistemas. Na sequência, analisaremos esse conceito de arquitetura em camadas e sua relação com os outros softwares , por meio da �gura a seguir: Com relação ao BPMS, Valle e Oliveira (2012) acrescentam: Todos os especialistas em BPMS falam dele como um conjunto de tecnologias cuja �nalidade é de facilitar a construção de sistemas que integrem completamente o ambiente de negócio de qualquer Figura 3.8 - Arquitetura SOA Fonte: Adaptada de Rosen (2006 apud ARAÚJO, 2017, p. 110). organização. Talvez seja por isso que a arquitetura (framework) do BPMS foi construída com tecnologias emprestadas de outros ambientes, pois salvo as linguagens nenhuma foi inventada especi�camente para o BPMS (VALLE; OLIVEIRA, 2012, p. 150). praticar Vamos Praticar Todos os especialistas em BPMS falam dele como um conjunto de tecnologias cuja �nalidade é facilitar a construção de sistemas que integrem completamente o ambiente de negócio de qualquer organização. Talvez seja por isso que a arquitetura (framework) do BPMS foi construída com tecnologias emprestadas de outros ambientes, pois salvo as linguagens nenhuma foi inventada especi�camente para o BPMS. VALLE, R et al. Análise e modelagem de processos de negócios: Foco na notação BPMN. São Paulo: Atlas, 2012. Sobre o BPMS analise as a�rmativas e assinale a alternativa correta: I - O modelo conceitual do BPMS é baseado na junção e orquestração de partes de softwares já existentes, e não na construção de novos softwares. II - Não há integração do banco de dados com as ferramentas de modelagem, cuja representação dos processos é feita por meio de símbolos. III - Faz parte dos sistemas de apoio a processos o software CRM, que proporciona melhores resultados à empresa por meio de pesquisas e dados oriundos do relacionamento com o cliente. a) Somente a a�rmativa I é verdadeira. b) Somente as a�rmativas I e III são verdadeiras. c) Somente as a�rmativas I e II são verdadeiras. d) Todas as frases, I, II e III, estão corretas. e) Todas as a�rmativas são falsas. A modelagem e a análise de processos fazem parte das áreas de conhecimento da Gestão de Processos. Para que se possa ter sucesso na modelagem e na análise dos processos, é necessário o uso de metodologias e de técnicas, como as que serão apresentadas a seguir. Modelagem de Processos Conforme Valle e Oliveira (2012, p. 39), a modelagem de processos “visa criar um modelo de processos por meio da construção de diagramas operacionais sobre seu comportamento”. Para Hunt (1996), o mapeamento ou modelagem do processo consiste em mapear o estágio atual da organização (AS-IS), identi�car o problema, modelar como deverá ser (TO-BE) e apresentar o mapa de como o problema ou o novo processo serão resolvidos. Apesar de ter de ser de fácil entendimento, são inúmeros os elementos a serem apresentados num modelo de processos: [...] a funcionalidade e o comportamento da empresa em termos de processos, atividades, operações básicas e eventos que os iniciam; os processos, �uxo e pontos de decisão que têm que ser tomadas; os produtos, suas lógicas e ciclos de vida; os componentes físicos ou recursos, como máquinas, ferramentas, dispositivos de armazenagem e Mapeamento e ModelagemMapeamento e Modelagem de Processosde Processos movimentação, podendo apresentar seus layouts, capacidades etc.; as aplicações, softwares, em termos de suas capacidades funcionais; os dados e informações, seus �uxos na forma de ordens e documentos e dados discretos, arquivos de dados ou base de dados complexas; conhecimento e know-how da empresa, regras especí�cas de decisão, políticas de gerenciamento interno,regulamentação etc.; indivíduos, especialmente suas quali�cações, habilidades, regras, papéis e disponibilidades;• responsabilidade e distribuição de autoridade sobre cada um dos elementos aqui descritos, ou seja, sobre as pessoas, materiais, funções etc.; eventos excepcionais e políticas de reação a eles; e tempo, porque a empresa é um sistema dinâmico (ROZENFELD et al., 2008 apud VALLE; OLIVEIRA, 2012 p. 42). Pozza (2008 apud VALLE; OLIVEIRA 2012) destaca que os erros mais comuns na modelagem são os de mapear todos os detalhes e esquecer-se do objetivo �nal, sem determinar como serão medidos, e usar �uxogramas e modelagens de outras empresas. Pozza (2008 apud VALLE; OLIVEIRA, 2012) destaca, ainda, que os princípios que geram bons resultados são: determinar quais valores criar para os clientes do processo; mapear as ferramentas, competências e informações e determinar as métricas de medição, juntamente com o processo, e engajar o pessoal. Serão apresentados, a seguir, dois tipos de notação mais comumente utilizados para modelagem de processos, tanto para as modelagens AS-IS como para TO-BE. O Business Process Modeling Notation (BPMN) é uma técnica de modelagem desenvolvida baseada na necessidade que possuem diversas empresas de criar uma linguagem única e padronizada. Possui um único modelo de diagrama, o DPN (Diagrama de Processos de Negócios), su�ciente para o desenho dos mais diversos tipos de modelagem. Os símbolos mais usados na notação BPMN podem ser veri�cados a seguir: O Uni�ed Modeling Language (UML) é uma linguagem de representação grá�ca especi�cada e controlada pelo Object Management Group (OMG, 2005 apud VALLE; OLIVEIRA, 2012). Uma de suas características é possuir uma estrutura própria. É usado independentemente da metodologia de modelagem de processos utilizada, sendo tão somente uma notação padrão. A seguir, podemos visualizar a estrutura hierárquica da UML: Figura 3.9 – Processo simples BPM Fonte: Guia para… (2009 apud PAVANI; SCUCUGLIA, 2011 p. 50). Figura 3.10 - Descrição dos tipos de eventos na notação BPMN Fonte: Araújo (2017, p. 33). Considerando que a modelagem precisa ser de fácil leitura e entendimento para os stakeholders , são cruciais, para o sucesso da modelagem, a utilização de métodos, técnicas e ferramentas adequadas. Para o levantamento do estágio atual da empresa, por meio da Modelagem (AS-IN), serão apresentadas quatro técnicas: brainstorming , �uxograma, entrevista e mapa de processos. Brainstorming (tempestade de ideias). Consiste em reunir as pessoas que estão diretamente ligadas ao processo, para que possam se posicionar e dar ideias, comprometendo-se com as soluções. Apesar de ser usada em qualquer momento, é mais adequada em situações que necessitam de soluções imediatas. Fluxograma: diagrama de fácil entendimento. Facilita a elaboração das atividades e tarefas. [...] é uma representação grá�ca que permite a fácil visualização dos passos de um processo. Apresenta a sequência lógica e de encadeamento de atividades e decisões, de modo a se obter uma visão integrada do �uxo de um processo técnico, administrativo ou gerencial, o que permite a realização de análise crítica para detecção de falhas e de oportunidades de melhorias. Utiliza símbolos padronizados que facilitam a representação dos processos (MARSHALL JUNIOR et al, 2005, p. 97,98). Entrevista: segundo Ballestero e Alvarez (1997, p.174), a entrevista é de�nida como um “processo de comunicação fundamental entre as Figura 3.11 – Estrutura hierárquica da técnica UML Fonte: Adaptada de Ryan (2008 apud VALLE; OLIVEIRA, 2012, p. 55). pessoas que se caracteriza pela relação direta, face a face, que se estabelece entre o pro�ssional (mapeador) e o usuário”. Os autores destacam a necessidade de a entrevista ser feita com os executores das tarefas. Mapa de processos: segundo Barnes (1992 apud PINHO et al., 2007, p. 3), o mapa de processos “é uma técnica para se registrar um processo de maneira compacta, através de alguns símbolos padronizados como operações, transportes, esperas e estoques”. Para a construção do mapa de processos, segundo Corrêa et al. (2005), são necessários os seguintes passos: 1. identi�cação dos produtos e serviços e seus respectivos processos. Os pontos de início e de �m dos processos são identi�cados nessa etapa; 2. reunião de dados e preparação; 3. transformação dos dados em representação visual: gargalos, desperdícios, demoras e duplicação de esforços. Corrêa e Corrêa (2004) destacam que as informações de todo mapa de processo devem ter clareza e �delidade. Sobre o levantamento de dados, Harrington (1993) destaca a necessidade de utilizar não somente os dados internos, mas os coletados com os clientes. Assim, é necessário: entender as necessidades dos clientes; analisar a importância dos processos que geram impacto no cliente; identi�car o grau de aperfeiçoamento que possa ser feito em cada processo e selecionar o processo crítico, aquele que tem a maior importância e oportunidade de aperfeiçoamento. A matriz para escolher a prioridade de processos a aperfeiçoar é reproduzida a seguir: Um fator importante no mapeamento do processo é a construção da equipe que conduzirá o processo de modelagem. A equipe será responsável por todas as etapas desse projeto, desde o levantamento do estágio atual à apresentação do novo processo. O grupo deve eleger o líder, que será responsável pelo gerenciamento desse processo. Caberá, ao líder, formar uma equipe bem informada e treinada, documentar todas as ações realizadas e fazer o elo com o comitê diretor da organização (ALMEIDA, 1993). Análise de Processos O papel da análise de processos é avaliar os gargalos, os gaps, as interações internas e externas, os pontos vulneráveis do processo, os resultados-alvo e variações apresentadas pelos indicadores. Para a análise dos processos, será utilizado um roteiro apresentado por Valle e Oliveira (2012), baseado na metodologia proposta por Bitzer e Kamel (1997 apud VALLE; OLIVEIRA, 2012). Fase I – preparação para a análise dos processos. Consistem em identi�car a necessidade de melhoria; obter o patrocínio da alta administração que dará apoio e poderes de decisão; formar a equipe que conduzirá o processo; escolher as ferramentas com as quais trabalhará, nivelar todos acerca dos trabalhos desse projeto e implementar o programa gerencial de mudanças. Fase II – seleção do processo a ser otimizado. Selecionar o processo a ser analisado (priorizá-lo, conforme a importância e Figura 3.12 – Matriz para estabelecer a prioridade dos processos Fonte: Harrington (1993, p. 48). oportunidade) e de�nir as medidas de desempenho. Fase III – identi�cação das melhorias a serem implementadas. Identi�car os requisitos dos clientes, determinar o nível de melhoria a ser atingido, avaliar o desempenho, comparando com outras organizações ( benchmarking ), implementar, no escopo do processo, as melhorias identi�cadas e simular as novas propostas de melhoria. Fase IV – Implantação do processo otimizado. Disponibilizar a estrutura necessária: materiais, pessoas e treinamento, implantar a nova estrutura e de�nir seu monitoramento. As análises de processos podem ser feitas, também, por meio de abordagens diferentes, como a�rmam Pavani e Scucuglia (2012): abordagem no processo – comparar o real ao desejável, é o diagnóstico de um desvio; abordagem sobre o processo – o foco é questionar acerca da melhor maneira de fazer as coisas, sem ter um parâmetro interno de comparação de como deva ser feito. Novas práticas e serem testadas; abordagem fora do processo – o foco é buscar, em outros modelos especí�cos, o jeito de fazer determinadas atividades. Inspira-se em modelos consagrados, como as normas de Gestão ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 e PNQ. O importante, na análise, é ser o mais assertivo possível, pois desencadeará uma nova modelagem de processos para a empresa. praticar Vamos Praticar saiba mais Saiba mais Você já conhece a ABPMP? É uma associaçãopro�ssional sem �ns lucrativos, dedicada ao campo da BPM. Acompanha o desenvolvimento dos conceitos sobre BPM e oferece certi�cações, cursos on-line e presenciais e um vasto material para consulta. ACESSAR reflita Re�ita Apesar do desenvolvimento das tecnologias no mundo do trabalho, não é incomum encontrar pessoas relutantes em usá-las em prol dos negócios. O Canaltech aborda o fato de muitas pessoas preferirem o velho Excel às plataformas de business analytics . O que você acha? Leia a reportagem disponível no site do Canaltech e re�ita sobre o assunto: https://canaltech.com.br/business- intelligence/funcionarios-ainda-preferem-planilhas-a-solucoes-de- analise-de-negocio-145361/ . https://www.abpmp-br.org/ https://canaltech.com.br/business-intelligence/funcionarios-ainda-preferem-planilhas-a-solucoes-de-analise-de-negocio-145361/ Mapear e modelar processos são atividades importantes no contexto do gerenciamento de processos de negócios, uma vez que aumentam a compreensão acerca das atividades que são realizadas na organização, permitindo descobrir gargalos e pontos de melhoria, além de aprimorar a comunicação e a documentação dos processos. Rocha, H. M. Mapeamento e controle de processos . Porto Alegre: Sagah, 2017. Em relação ao mapeamento de processos, assinale a a�rmativa correta. a) Uma das vantagens do mapeamento dos processos é o fato de poder fazer a medição do sucesso das atividades. b) Na fase I (primeira fase) da análise dos processos, são identi�cadas as melhorias a serem implementadas. c) A equipe que conduz o processo de modelagem tem como função levantar o estágio atual do processo e repassá-lo, para que outra equipe faça a sugestão do novo processo. d) Para de�nir a necessidade de processo a ser aperfeiçoado dentre tantos outros, os responsáveis devem escolher aquele mais fácil de ser alterado e que não causem muitas mudanças na organização. e) Fazem parte das técnicas utilizadas para a modelagem AS-IN (levantamento do estágio atual da empresa), o brainstorming , o �uxograma, a entrevista e o mapa de processos. conclusão Conclusão A gestão por processos é de extrema importância, para que as empresas possam entregar qualidade aos seus clientes. Nesta unidade, aprendemos que, para garantir um processo e�ciente e qualidade na entrega de produtos ou serviços aos clientes, é necessário que a gestão seja focada nos valores que os processos podem agregar. A modelagem de processos BPM é a notação mais conhecida para facilitar o entendimento dos processos e contribuir para melhores resultados. Estudamos os conhecimentos básicos de processos e constatamos a importância da modelagem dos processos no levantamento dos dados (AS-IS). Ferramentas como SIPOC e a utilização de sistemas de modelagem, como os sistemas Work�ow e BPMS, são fundamentais para contribuir para a análise dos processos e dar sequência nos processos da melhoria. referências Referências Bibliográ�cas ARAÚJO, L. C. G. de; GARCIA, A. A.; MARTINES, S. Gestão de processos : melhores resultados e excelência organizacional. 3. ed. Rio de Janeiro: Atlas, 2017. ISBN 9788597010053. Acesso em: 20 out. 2019. BALLESTERO-ALVAREZ, M. E. 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