gerenciamento de aquisições em projetos

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Atividade individual	
	Matriz de atividade individual
	Disciplina: Gerenciamento de Aquisições em Projetos
	Módulo:
	Aluno: Paulo Cesar Maruo Moreira
	Turma: MBA – Gestão Projetos
	Tarefa: Elaborar um plano de aquisição para um equipamento de impressão
	Contextualização do caso
	A empresa Argo Menthor está em um processo de compra de um equipamento para impressão rápida de documentos. Devido meu aprendizado na matéria de Gerenciamento de Aquisições em Projetos, fui selecionado para suportar a Argo nessa aquisição. 
Premissas destacadas: O equipamento deverá ser instalado dentro do escritório da Argo Menthor, a performance da impressora deverá atender uma demanda de 100 páginas por minuto de impressão, independente da cor da impressão (preto ou colorido). Além disso, deverá estar conectado a rede da empresa facilitando o processo de impressão dos empregados.
	Escopo da compra e critérios de aceitação
	Escopo da compra do equipamento:
· Impressora multifuncional a laser moderna (com facilidade de encontrar peças e acessórios no mercado).
· Entrega e instalação nas dependências da Argo Menthor (ser realizada pelo contratado).
· Performance de 100 ppm (preto ou colorido).
· Painel touchscreen.
· Impressão frente e verso automática (sem necessidade de posicionar folha manualmente).
· Digitalização automatizada via bandeja.
· Conexão com a rede da empresa.
· Manutenção periódica inclusa. 
· Suporte técnico disponível (horário comercial).
· 1 ano de garantia com impressora backup disponível para emergências.
· Fornecimento de papel será por conta da Argo Menthor.
Critérios de aceitação:
· Equipamento novo (sem uso) e com nota fiscal.
· Entrega e instalação dentro do prazo de 30 dias.
· Após instalação, haverá uma validação (testes) das funcionalidades e especificações contidas no escopo citado acima. Incluindo funcionalidades e adequação à rede da empresa.
· O equipamento poderá ser rejeitado, quando em desacordo com o que foi definirdo no escopo, podendo ser substituído dentro de 5 dias (sem prejuízo a contratada).
· A qualidade de impressão deverá atender os critérios estabelecidos pela Argo Menthor.
· A aceitação do equipamento não isenta a contratada por corrigir irregularidades que forem detectadas futuramente e consideradas sob sua responsabilidade (resultantes do não atendimento do contrato).
	Tipo de contrato
	O contrato definido para a aquisição foi o modelo de preço fixo.
Este modelo é comumente utilizado nesse tipo de aquisição pelas empresas e faz sentido pois a compra de uma impressora não é uma aquisição tão complexa. Dessa forma é possível mitigar os riscos da aquisição no escopo do contrato, e permite escolher qual fornecedor é o mais indicado. 
Nesse contrato também podemos definir o modelo, característica, a melhor data para a entrega e instalação visando obter o melhor custo e benefício.
Isso permitirá que a Argo Menthor tenha segurança no momento de definir qual o melhor fornecedor, o qual atenda os requisitos definidos respeitando o escopo e prazo. Além disso, não há custos adicionais “surpresas”, pois, o “preço” foi definido e acordado entre as partes.
	Critérios obrigatórios e facultativos 
	As empresas candidatas deverão preencher os critérios abaixo para avaliação.
Obrigatórios:
1. Cadastro 
	Cadastro de empresa candidata
	Razão Social
	
	Nome Fantasia
	
	CNPJ
	
	Dados bancários
	
	Contato Técnico
	
	Contato Comercial
	
2. Responda com S (sim) ou N (não)
	Critérios
	Empresa #1
	Empresa #2
	Empresa #3
	Capacidade de impressão de 100 ppm (requisito escopo)
	 
	 
	 
	Impressora multifuncional a laser (requisito escopo)
	 
	 
	 
	Inclui suporte e instalação onde definir o contratante (requisito escopo)
	 
	 
	 
	Equipe para suporte técnico em horário comercial e manutenção periódica (requisito escopo)
	 
	 
	 
	Garantia de 1 ano com impressora backup (requisito escopo)
	 
	 
	 
	Atender qualidade de impressão definida pela Argo (requisito escopo)
	 
	 
	 
	Compatível para conexão com a rede da empresa (requisito escopo)
	 
	 
	 
	Disponibilizar referências de outros clientes
	 
	 
	 
3. Facultativos. Serão definidos diferentes pesos para os critérios a seguir e ao final serão classificadas as empresas utilizando a seguinte equação:
Total: ∑ ((𝑁𝑜𝑡𝑎𝑠 𝑥 𝑃𝑒𝑠𝑜𝑠)/Pesos)
	Critérios Facultatívos
	Peso (%)
	Empresa #1
	Empresa #2
	Empresa #3
	Valor (Preço) e forma de pagamento facilitada
	30
	 
	 
	 
	 Atendimento total do escopo
	55
	 
	 
	 
	Facilidade de encontrar peças no mercado
	10
	 
	 
	 
	Disponibilidade para atender o prazo estipulado
	5
	 
	 
	 
	Cronograma e desembolso de pagamento
	O cronograma de pagamento será realizado perante as seguintes entregas, as quais foram divididas em:
• Fechamento do contrato – 20%
• Entrega do equipamento – 35%
• Instalação e aprovação dos testes iniciais (validação do recebimento) - 35%
• 10 dias pós instalação – 10%
	Riscos do processo
	Abaixo estão identificados alguns dos principais riscos e como iremos mitigá-lo. 
	Risco
	Resposta
	Funcionamento irregular (de responsabilidade do fornecedor)
	Testes de validação na entrega
	Funcionamento irregular após algum período de uso (de responsabilidade do fornecedor)
	Definir em contrato o suporte, a garantia e uma impressora backup
	Funcionamento irregular devido má instalação
	Definir em contrato que a instalação seja realizada pelo fornecedor
	Funcionamento irregular devido mal uso da empresa Argo Menthor
	Definir em contrato que haja um suporte técnico em horário comercial e manutenção periódica para a impressora
	Atraso na entrega
	Multa contratual
	Impressora não atender o escopo
	Desistência da compra e cancelamento do contrato
	Itens fora do escopo
	Quaisquer itens fora do escopo deverão ser discutidos e tratados a parte entre a Argo Menthor e o fornecedor.
Exemplos abaixo que poderão ser discutidos no futuro:
· Estender a garantia por mais anos;
· Acessórios para a impressora (mesa, protetores e etc);
· Treinamento de solução de problemas básicos a alguns membros da Argo Menthor (visando não depender apenas do suporte técnico);
· Fornecimento de papel ou cartuchos;
· Adequação da rede interna Argo Menthor para atender requisitmos mínimos da impressora (caso necessário);
	Responsabilidade das partes
	Responsabilidade da Argo Menthor: 
· Definir escopo e critérios de aceitação minuciosamente detalhados; 
· Definir o contrato atendendo as políticas internas (compliance); 
· Acompanhar cada etapa do processo junto ao fornecedor definido; 
· Cumprir com os pagamentos respeitando o cronograma de desembolso; 
· Permitir acesso as dependências da Argo Menthor ao time que realizará a entrega e a instalação do equipamento. Instruções sobre as regras de conduta e segurança da Argo, serão informadas com antecedência para que sejam respeitadas nas datas agendadas;
· Cuidar da manutenção preventiva do equipamento (incluindo limpeza), conforme instruções do fornecedor; 
· Utilização da impressora de maneira convencional, respeitando as especificações técnicas, seguindo instruções do fornecedor e do manual do proprietário. Não havendo cumprimento dessas especificações, a Argo estará sujeita a arcar com custos caracterizados como mal uso do equipamento (não incluso na garantia).
Responsabilidade da Contratada: 
· Preencher o cadastro de fornecedores, atendendo os critérios obrigatórios definidos no escopo e contrato;
· Fornecer informações de referências de outros clientes;
· Entregar o equipamento novo, em perfeito estado de funcionamento, contendo as solicitações e características firmadas em contrato;
· Atender os prazos de entregas conforme cronograma definido;
· Realizar a instalação dos equipamentos na empresa contratante;
· Substituir o equipamento imediatamente, caso o teste de validação de entrega não for aprovado;
· Prestar atendimento de suporte técnico quando solicitado (respeitando os horários comerciais definidos);
· Atender a empresa contatante com manutenção periódica e garantia conforme contrato; 
· Emitir notas fiscaisdo produto e serviços;
	Forma de gestão do contrato
	A forma de gestão desse contrato acontecerá da seguinte maneira. Diariamente eu, Paulo C M Moreira, encarregado de coordenar essa aquisição, irei “trackear” a evolução do cronograma até a entrega e validação dos testes de aceitação. Terei o suporte do time de TI, o qual irá garantir a adequação das instalações de rede para perfeita instalação e funcionamento do equipamento que foi adquirido. Além disso, terei o acompanhamento do time administrativo, o qual será o grande cliente dessa aquisição, avaliando os quesitos de qualidade e performance da impressora. As tratativas com o fornecedor serão em conjunto com os times citados e acontecerão via reuniões de “healthy check”, inícios da jornada de trabalho (8h00), com duração máxima de 20 minutos, e caso for necessário qualquer escalonamento, os envolvidos serão contatados a parte.
Conforme o cronograma avance e as entregas aconteçam, teremos encontros presenciais para realizar os aceites oficiais das atividades mediante o cumprimento de todos os requisitos definidos. Quaisquer disputas contratuais serão discutidas semanalmente junto as lideranças envolvidas. 
Após entrega e validação do equipamento aprovadas, o time da Administração da Argo Menthor quem será o responsável pela gestão do contrato. Garantindo o bom funcionamento do equipamento respeitando as práticas comuns de uso (especificações técnicas), manutenções periódicas, suporte técnico e acionamento da garantia junto ao fornecedor, caso necessário.
	Referências Bibliográficas
	Euax Consulting. Gerenciamento de Aquisições: o que é e como fazer em 3 passos. Disponível em: https://www.euax.com.br/2016/01/controlando-desgastes-no-gerenciamento-de-aquisicoes-do-projeto>. Acesso em 03 de outubro de 2022.
XAVIER, Carlos Magno da Silva et al. Gerenciamento de aquisições em projetos. 4. ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2018
	
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