Gestao visual_ entenda sua importancia e como aplicar _ Kimia Consultoria

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Gestão visual: entenda sua
importância e como aplicar
No dia a dia das empresas, o processo de tomada de decisão precisa ser
rápido e eficiente para que seja possível manter a competitividade no
mercado. Isso pode ser um grande desafio, considerando que as
operações produtivas possuem alta complexidade e é fácil se perder em
meio a grande disponibilidade de informações.
Ao mesmo tempo, todas as decisões precisam ser fundamentadas em
dados, para que qualquer ação proposta seja embasada. Não existe
espaço para “achismos” ou mesmo feeling. Diante da necessidade de
tanto dinamismo, como gerenciar as informações e o processo de tomada
de decisão?
A gestão visual de processos nos ajuda a vencer esse dilema de uma
maneira simples e bastante prática, garantindo um bom gerenciamento da
rotina e engajamento das equipes.
Nesse conteúdo, iremos apresentar os seguintes temas (CLIQUE
NOS LINKS LOGO ABAIXO PARA IR DIRETAMENTE A CADA SEÇÃO):
– QUAIS OS BENEFÍCIOS DA GESTÃO VISUAL?
– EXEMPLOS DE GESTÃO VISUAL
>> Programa 5S
>> Kanban (sistema puxado)
>> Programa de TPM
>> Gerenciamento de projetos
>> Priorização de projetos
>> Pensamento A3
>> Shop Floor Management ou Gestão Diária da Rotina
– CONCLUSÃO
https://www.kimia.com.br/shop-floor-management-gestao-da-rotina/
O QUE É A GESTÃO VISUAL OU CONTROLE
VISUAL?
A gestão visual, ou controle visual, é uma técnica bastante utilizada pelo
Lean para fazer com que a situação atual de um processo seja
rapidamente entendida. Para isso, podemos utilizar painéis, quadros,
placas, cronogramas, cartões, gráficos, luzes indicativas, fichas,
demarcação de solo, etc. Em algumas fábricas, paradas de máquinas ou
de linhas de produção também podem ser detectadas com sinais sonoros
(não é visual, mas tem a mesma função).
Nas palavras de Jeffrey Liker, autor do livro “O Modelo Toyota”:
Controle visual é qualquer dispositivo de comunicação usado no
ambiente de trabalho para nos dizer rapidamente como o trabalho
deve ser executado e se há algum desvio de padrão.
Ou seja, a gestão visual não somente nos informa a respeito da condição
atual do processo, mas também direciona a maneira como este deve ser
realizado.
Outra maneira de entender a gestão visual é considerar a seguinte
afirmação:
A cinco metros de distância (de um recurso visual), devemos precisar
de no máximo 5 segundos para entender qual a situação atual do
processo.
Um exemplo bastante simples para entender como a gestão visual
também direciona a maneira como o trabalho deve ser realizado é a
sinalização de trânsito existente. Sim, conhecendo o significado das
placas de sinalização e faixas no solo, rapidamente é possível interpretá-
las e realizar uma condução segura, mesmo transitando por ruas até
então desconhecidas em qualquer cidade ou rodovia.
https://www.kimia.com.br/lean-manufacturing-guia-completo-para-aplica-lo-com-eficiencia/
O autor de “O Modelo Toyota” ainda destaca que os processos devem ser
capazes de “criar informações just-in-time”, ou seja, estar sempre
atualizadas. Assim, a qualquer momento deve ser possível avaliar a
situação. Isso só é possível se a geração dessa informação estiver
incorporada ao próprio padrão de trabalho de cada função. Mais adiante
serão inseridos alguns exemplos, de forma que será mais fácil de
entender esse aspecto.
Enfim, em meio ao “mar de informações” disponíveis nas operações, a
gestão visual nos ajuda a perceber e corrigir um desvio tão logo ele seja
percebido. O grande objetivo é deixar os problemas evidentes para uma
rápida tomada de decisão. Problemas que estão ocultos dificilmente serão
resolvidos e o desempenho da operação será muito ruim.
Figura adaptada do livro “JIT Factory Revolution“, de Hiroyuki Hirano,
1989.
Por fim, apurar o resultado e avaliá-lo rapidamente não servirá de nada se
não forem realizadas ações corretivas caso o processo ou resultado esteja
fora do previsto. Para saber mais a respeito, acesse nosso conteúdo sobre
Shop Floor Management ou Gestão da Rotina (CLIQUE AQUI).
USAR A GESTÃO VISUAL É PARTE DA CULTURA
DA EMPRESA
Utilizar a gestão visual de maneira sistemática é algo a ser desenvolvido e
aplicado em sua empresa. Faz parte da cultura a prática de tornar o
problemas evidentes. E também a maneira de se informar rapidamente ou
até mesmo como utilizar algum recurso existente.
Para exemplificar essa questão da cultura empresarial, incluímos aqui um
https://www.amazon.com.br/JIT-Factory-Revolution-Pictorial-Design/dp/0915299445
https://www.kimia.com.br/shop-floor-management-gestao-da-rotina/
exemplo bastante simples mas que evidencia como a empresa e as
pessoas podem estar acostumadas a isso. Esse exemplo está ligado a
algo que não está diretamente relacionado ao processo produtivo, mas
reflete a maturidade da empresa em sua aplicação. Veja a imagem a
seguir.
Ela mostra identificações utilizadas nas garrafas de café presentes na
copa de uma empresa. Em segundos, conseguimos nos informar a
respeito de:
Qual área deve ser abastecida com cada garrafa térmica (uma
informação útil para a equipe de cozinha, responsável pela
distribuição do café nas diferentes áreas);
Se o café está sem açúcar ou já adoçado (essa informação é útil
conforme o gosto de cada pessoa, lembrando que em alguns casos
pode haver algum tipo de restrição alimentar);
Se o café está na temperatura adequada para consumo (alguma vez
você, caro leitor, quis tomar café após o almoço e descobriu que ele
já estava frio?);
Caso haja dano a alguma garrafa térmica, podemos saber qual área
da empresa a utiliza regularmente.
Enfim, o recurso é simples mas colabora para uma comunicação eficiente
(ainda que ninguém esteja, de fato, conversando com outra pessoa).
O QUE NÃO É GESTÃO VISUAL OU CONTROLE
VISUAL?
Também é importante destacar o que NÃO é gestão visual ou controle
visual. Para que seu uso seja bem entendido.
Se, em algum lugar da sua empresa, existe um quadro com indicadores de
desempenho, saiba que isso NÃO é gestão visual ou ela pode estar
incompleta. Vamos entender corretamente. Em algumas empresas, esses
quadros contém informações atualizadas mensalmente. Em outras, as
informações são de meses anteriores, ainda mais antigas.
Divulgar a informação em um quadro é melhor do que mantê-la somente
em arquivos no computador, já que mais pessoas terão acesso a elas.
Mas se elas não forem constantemente atualizadas e, a partir delas,
decisões forem tomadas, esse quadro não está cumprindo seu objetivo.
As equipes apenas tem trabalho para atualizar o quadro, porém com uma
informação já defasada. Nesse sentido, afirmamos que isso NÃO é gestão
visual.
O termo ‘controle visual’ (nesse artigo, estamos usando gestão ou
controle visual como equivalentes) tem um aspecto interessante. O termo
controle aponta para a necessidade de monitoramento constante de uma
situação ou processo, o que pode nos levar a uma tomada de decisão
imediata. Assim, talvez seja preferível utilizá-lo, para que o objetivo do
controle/gestão visual seja melhor entendido.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DA GESTÃO VISUAL?
Já deixamos clara a possibilidade de detectar desvios com mais
facilidade, e isso nos leva a reduzir a chance de erros e ao cumprimento
de padrões de trabalho (CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS SOBRE
PADRÕES DE TRABALHO). Além disso, destacamos os seguintes
benefícios proporcionados pela aplicação da gestão visual:
diminuição nas falhas relacionadas à comunicação, já que a
transmissão das informações acontece de forma visual e, portanto,
mais dinâmica;
motivação na cooperação entre a equipe de trabalho, pois todos os
funcionários podem visualizar o resultado do processo como um
todo;
reconhecimento de anormalidades, pois a detecção de anomalias e
vulnerabilidades torna-se mais ágil e eficaz (pode-se utilizar cores e
gráficos para tornar os desvios mais evidentes, uma vez que se
estabelece uma ‘faixa de normalidade’ ou resultados esperados);
facilidade na hora de priorizar tarefas e itens;
motivação ao planejamento e ao controle dos processos;
reunir todas as informações necessárias a cada tomadade decisão;
é um recurso extremamente barato se comparado a qualquer sistema
informatizado.
Todos os itens acima colaboram diretamente para uma melhor gestão dos
processos e das próprias empresas.
COMO UTILIZAR A GESTÃO VISUAL PARA FAZER
A DIFERENÇA NO DIA A DIA DA OPERAÇÃO?
Para usar a gestão visual de forma diferenciada é importante que os
problemas fiquem evidentes. Quanto mais claros eles estiverem, melhor
será para todos.
A atualização frequente das informações e do resultado entregue (por
hora, por turno, por dia ou mesmo em tempo real) garante que as ações
não serão influenciadas por dados desatualizados, e nos dá a condição
para ter processos produtivos bem monitorados. Para entender melhor
https://www.kimia.com.br/como-elaborar-um-pop-procedimento-operacional-padrao-para-industrias-veja-aqui/
sobre a tomada de decisão e detecção de desvios de forma rápida, leia
nosso conteúdo sobre Shop Floor Management (CLIQUE AQUI PARA
SABER MAIS).
Quais informações devem ser acompanhadas e gerenciadas visualmente?
A resposta é: depende. Cada operação tem suas particularidades, de
forma que não dá para fornecer uma receita pronta. Entretanto, cada
processo tem seus pontos críticos, características que precisam ser
garantidas para que um bom resultado seja alcançado. Essas são as
características a serem monitoradas constantemente.
Segundo o autor de “O Modelo Toyota”, os gerentes da Toyota, empresa
que desenvolveu e primeiro aplicou os princípios e ferramentas do que
hoje chamamos de Lean Manufacturing, reconhecem que “o mal está nos
detalhes”. Ou seja, que pequenos desvios em processos podem gerar
graves consequências, de forma que a gestão visual também deva ser
aplicada para garantir o cumprimento dos padrões de trabalho
estabelecidos.
Assim, a gestão visual reforça um aspecto importante do Lean (e também
do seis sigma):
Controlando bem as entradas (inputs) de um processo, obtém-se um
resultado (output) estável e até previsível.
Assim, uma boa sugestão é consultar os procedimentos e padronizações
existentes, já que tudo que precisa ser garantido em cada processo
precisa estar documentado em um padrão.
Em seguida, basta definir a maneira correta para monitorar o processo
usando a gestão visual, definir quem será responsável para resolver
qualquer desvio detectado e o que deve ser feito.
EXEMPLOS DE GESTÃO VISUAL
Nessa seção, serão apresentados vários exemplos de gestão visual. A
medida que você, caro leitor, avança na leitura do conteúdo, vários
https://www.kimia.com.br/shop-floor-management-gestao-da-rotina/
https://www.kimia.com.br/lean-manufacturing-guia-completo-para-aplica-lo-com-eficiencia/
https://www.kimia.com.br/lean-manufacturing-guia-completo-para-aplica-lo-com-eficiencia/
https://www.kimia.com.br/seis-sigma-projeto-ciclo-dmaic/
http://kimia.com.br/melhoria-continua-como-implementar/
aspectos citados até aqui ficarão mais claros. Lembrando que a gestão
visual deve:
Tornar os problemas visíveis;
Deixar um desvio evidente;
Nos levar a uma tomada de decisão imediata;
Reunir todas as informações necessárias para a tomada de decisão;
Gerar uma informação sempre atualizada (ou atualizada de forma
“just-in-time”, com alta frequência);
Auxiliar no cumprimento do trabalho padrão das equipes.
Serão apresentadas situações de rotina nas empresas ou na aplicação da
gestão visual combinada a alguma ferramenta do Lean. Confira.
Além dos exemplos citados a seguir, você pode aprofundar seu
entendimento sobre as ferramentas do Lean acessando nosso curso EAD
de Introdução ao Lean. CLIQUE AQUI OU NA IMAGEM ABAIXO para iniciar
agora. Um curso focado na prática, com inúmeros exemplos reais e o
direcionamento para a implementação realizado por uma equipe que tem
mais de 15 anos de experiência em melhoria contínua. Confira!
Programa 5S
O 5S utiliza recursos de gestão visual, ao mesmo tempo em que colabora
para ela. Ou seja, as práticas de organização e limpeza aplicadas com o
http://kimia.com.br/lean-manufacturing-guia-completo-para-aplica-lo-com-eficiencia/
https://ead.kimia.com.br/curso/introducao-ao-lean/
https://ead.kimia.com.br/curso/introducao-ao-lean/?utm_medium=rock-convert
5S (CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS SOBRE O 5S) auxiliam a perceber
desvios e problemas, que é o objetivo fundamental da gestão visual.
Ao mesmo tempo, podem ser aplicados recursos visuais para manter os
locais de trabalho limpos e organizados, que é o objetivo de um Programa
5S. Como mostrado a seguir.
O primeiro exemplo mostra um chamado ‘quadro sombra’. Quando uma
ferramenta é retirada do quadro (que é o local de guarda), isso fica
evidente. Ao mesmo tempo, quando a ferramenta for devolvida, é fácil
identificar o local correto para isso. Assim, essa gestão visual auxilia a
manter o padrão de organização definido.
Outro exemplo da aplicação da gestão visual combinada ao 5S é a
demarcação de solo. Corredores demarcados devem estar livres para
circulação, ao mesmo tempo que materiais utilizados (carrinhos) tem um
local definido para guarda. Veja os dois casos abaixo.
https://www.kimia.com.br/entenda-como-um-programa-5s-pode-te-ajudar-e-como-implementa-lo-em-sua-empresa/
Fica fácil perceber qualquer desvio, não?
Kanban (sistema puxado)
Representado por cartões dispostos em um quadro e cores indicativas, o
Kanban ajuda os funcionários a decidirem sobre os produtos que
precisam ser produzidos de maneira prioritária, garantindo um bom
atendimento às necessidades dos clientes e evitando a geração de
estoques desnecessários, tudo isso de maneira visual.
https://www.sensio.com.br/blog/por-que-um-quadro-kanban-on-line-e-a-melhor-escolha
Importante destacar que a tomada de decisão sobre o sequenciamento
da produção fica sob responsabilidade da fábrica, conforme a consumo
dos processos clientes. A área de planejamento fica responsável por
redimensionar os estoques e auditar o funcionamento do sistema.
Como a movimentação de cartões faz parte do trabalho da equipe de
produção, essa gestão visual é capaz de informar qual a situação dos
estoques a qualquer momento e em tempo real.
Saiba mais sobre o Sistema Kanban o melhoria no atendimento ao cliente
acessando nosso conteúdo sobre Lean Logistics. Clique aqui.
Programa de TPM
O TPM (Manutenção Produtiva Total, CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS)
usa a gestão visual ao realizar as atividades de etiquetagem para
identificar algum problema em potencial nas máquinas e equipamentos,
fixando-as no próprio local onde está o problema. Essa medida indica que
https://www.kimia.com.br/lean-logistics-atendimento-agil-ao-cliente/
http://kimia.com.br/manutencao-produtiva-total-saiba-mais-sobre-os-pilares-desta-ferramenta/
a máquina demanda reparos, assim como o tempo de permanência das
etiquetas evidencia se os problemas estão sendo resolvidos rapidamente
ou não. Isso é representado abaixo.
Além disso, padrões de limpeza e inspeção das máquinas também podem
ficar visíveis em quadros ou na própria máquina, sendo possível verificar
se as máquinas estão funcionando conforme as condições de operação
desejadas, bem como se as atividades de verificação estão sendo
cumpridas ou não. Isso é mostrado abaixo. A simples visualização permite
um rápido diagnóstico das condições.
Os recursos utilizados não precisam ser complexos, muito pelo contrário.
Com um pouco de criatividade, a Gestão Visual ainda nos ajuda a evitar
erros bastante simples. A imagem abaixo fornece mais um exemplo
simples e bastante útil para o controle de ar comprimido em uma linha
industrial. Fica fácil fazer ‘a coisa certa’ e difícil de errar. E não custa
lembrar, sem nenhum investimento significativo!
Gerenciamento de projetos
A gestão visual também pode ser aplicada ao gerenciamento de projetos.
Um dos aspectos mais fundamentais de um projeto diz respeito ao prazo
de conclusão. As vezes, um projeto pode levar meses ou mesmo anos
para ser concluído, assim é necessário monitorar seu andamento durante
a execução, controlando etapas intermediárias.
Quando realizamos projetos de melhoria, sempre buscamos dar
visibilidadeàs entregas, preferencialmente de maneira semanal. Assim,
semanalmente verificamos e atualizamos o status de cada entrega
planejada ou sinalizamos um problema (atraso). Isso é realizado conforme
o modelo de quadro a seguir. As entregas de cada semana estão nas
diferentes colunas. Os atrasos são sinalizados pelo post-it rosa.
Se desejar, você pode baixar esse modelo de gestão visual CLICANDO
AQUI.
Priorização de projetos
Mais um exemplo de gestão visual aplicado ao gerenciamento de projetos
é o chamado ‘kanban’. Atenção para não confundir com o kanban
mostrado acima que é utilizado em sistemas de planejamento de
produção puxada. O nome é o mesmo, mas o funcionamento é totalmente
diferente.
Seguindo a metodologia agile, um kanban pode deixar visível as
atividades em andamento, atividades concluídas, as atividades em
‘backlog’ (que não serão realizadas agora), etc. Mais uma vez, a tomada
de decisão pode ocorrer avaliando todas as oportunidades identificadas
no quadro. Isso é representado abaixo.
https://conteudo.kimia.com.br/quadro-de-monitoramento-de-progresso-do-projeto
Pensamento A3
Por fim, um último exemplo de gestão visual é apresentado. Esse é um
pouco diferente dos demais apresentados até aqui.
Um A3 é uma maneira de estruturar um projeto usando somente uma
folha de papel com esse tamanho. Nesse caso, ‘menos é mais’. É difícil ser
sucinto e usar somente uma folha de papel. É necessário um
entendimento profundo da situação para conseguir representar o
verdadeiro problema, todas as causas possíveis e as soluções planejadas
em um espaço tão limitado.
Assim, em apenas uma folha deve ser possível entender o ‘quadro geral’
(the big picture), de forma que seja possível tomar uma decisão a respeito
de uma iniciativa de melhoria planejada. Todas as informações
relevantes sobre cada situação ou problema devem ser incluídas,
permitindo essa visão geral. Esse é um aspecto bastante importante da
gestão visual.
Abaixo é mostrado um exemplo de projeto estruturado de acordo com o
Pensamento A3.
CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS SOBRE O PENSAMENTO A3.
Shop Floor Management ou Gestão Diária da Rotina
O Shop Floor Management é uma sistemática de monitoramento do
desempenho da operação, de forma que sua aplicação permite garantir
que os resultados serão conforme o esperado ou bem mais próximos do
que é esperado (a medida que a aplicação avança, a capacidade de
resolução de problemas também melhora).
Essa sistemática possui vários elementos, como uma reunião diária,
atualização frequente de indicadores, definição de ações corretivas, uma
GESTÃO VISUAL, entre outros. A imagem abaixo fornece um exemplo.
https://www.kimia.com.br/como-o-pensamento-a3-revoluciona-a-maneira-de-resolver-problemas/
De fato, a Gestão visual pode suportar o uso de diversas ferramentas do
Lean, como detalhamos nesse conteúdo. Mas é, provavelmente, ATRAVÉS
DO SHOP FLOOR MANAGEMENT que ela atinge seu benefício máximo,
uma vez que o objetivo da sistemática é DETECTAR DESVIOS O MAIS
RÁPIDO POSSÍVEL E CORRIGÍ-LOS. CLIQUE AQUI E ACESSE NOSSO
CONTEÚDO SUPER COMPLETO SOBRE O SHOP FLOOR
MANAGEMENT.
CONCLUSÃO
Como foi possível entender, a gestão visual de processos favorece uma
gestão mais dinâmica e direciona as ações para correção dos desvios e
falhas na operação. É uma excelente ferramenta para empresas que
buscam estabilidade em seus processos produtivos e ganhos de
produtividade.
A Kimia Consultoria possui grande experiência auxiliando empresas a
intensificar a detecção e a resolução de problemas. Veja como podemos
atuar:
Treinamento e implantação do Shop Floor Management.
Suporte a implementação de diversas ferramentas do Lean, sempre
https://www.kimia.com.br/shop-floor-management-gestao-da-rotina/
utilizando a Gestão Visual.
Estruturação de um programa de melhoria contínua que dê
visibilidade aos problemas e oportunidades.
VAMOS CONVERSAR SOBRE A NECESSIDADE DA SUA EMPRESA?
CLIQUE AQUI para falar com um consultor e saiba como podemos
suportar sua empresa.
https://www.kimia.com.br/contato/
https://www.kimia.com.br/contato/?utm_medium=rock-convert