Escritório de Gerenciamento de Projetos N1

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Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) – UAM
Analisando toda história e objetivo da empresa durante a primeira tentativa de
implementação do Esctirório de gerenciamento de projetos (PMO), conseguimos identificar
algumas causas de falhas no projeto como a falta de competência técnica da equipe formada pelos
próprios colaboradores da empresa, que contribuiu para o desperdício e perda de recursos, a má
definição dos requisitos, escopo, objetivos e entregas e a falta de um planejamento detalhado do
projeto: tarefas, estimativas, orçamentos e cronogramas.
 Após a nova contratação, foram avaliadas as melhores estratégias a serem aplicadas para o
cumprimento das exigências solicitadas pela diretoria, dentre elas: 1) A identif icação de novos
colaboradores capacitados para atuar no escritório de projetos, inicialmente, em projetos pilotos não
estratégicos como uma forma de testar os sistemas informatizados, corrigir eventuais falhas e
capacitar os profissionais envolvidos. 2) A introdução da metodologia comum para condução dos
projetos junto com a criação do plano de programa de reestruturação, seguindo o método de
Rosemann (2015) com uma nova abordagem para determinar atividades de um escritório avaliando
a demanda por atividade vs a capacidade, onde não seria oferecido serviços extras e com o objetivo
de otimizar a utilização dos recursos financeiros, a diminuição dos custos, riscos e esforços, visando
o aumento dos benefícios esperados. 3) Assessoria no relacionamento entre projetos, no qual o
escritório deverá acompanhar todos os planejamentos da organização, promovendo a disseminação
de melhores práticas de gestão, a comunicação e a resolução de conflitos entre os projetos,
promovendo a integração entre as áreas da empresa e buscando a otimização dos mesmos tendo
como objetivo principal “incorporar uma estrutura de excelência na gestão corporativa, promovendo
uma visão única, mais abrangente, consolidada e integrada do valor do negócio e das ações
necessárias para acrescentar esse valor” (XAVIER & CASTELLANI, 2013).
 Com resultado desta análise, elaborou-se uma proposta para a padronização dos processos
gerenciais tendo em vista que um escritório de projetos é uma estrutura organizacional criada para
atender a demanda em termos de coordenação do gerenciamento de projetos nas empresas. Segundo
o PMI (Project Management Institute), eles são tipicamente implementados para formalizar e
padronizar práticas, processos e operações de gerenciamento de projetos, e tendem a conduzir a
resultados consistentes e a uma maior probabilidade de sucesso (PMBOK, 2008) O mesmo foi
idealizado para fornecer suporte e melhoria contínua do monitoramento do desempenho dos
projetos e fornecer informações à Diretoria sobre à entrega de resultados consistentes e eficazes.
Analisando a história da empresa Beta, e os objetivos da mesma durante a primeira tentativa de implementação do Escritório de gerenciamento de projetos (PMO), identificamos falhas no projeto, uma delas, foi a falta de competência técnica da equipe formada pelos próprios colaboradores da empresa, os mesmos estavam contribuindo para o desperdício e perda de recursos essenciais para a sua competitividade, a definição dos requisitos não estava executado de forma louvavél, escopo, objetivos e entregas e a falta de um planejamento mais rico em detalhes do projeto: tarefas, estimativas, orçamentos e cronogramas.
Após a contratação de um Gerente de projetos, foram avaliadas as melhores estratégias a serem aplicadas para poder sanar as exigências solicitadas pela diretoria, dentre elas:
1) Identificar novos colaboradores com capacidade para atuar no escritório de projetos, iriam iniciar, em projetos pilotos não estratégicos seria uma forma de testar os sistemas informatizados, corrigir eventuais lapsos e capacitar os profissionais envolvidos.
2) Introduzir a metodologia comum para condução dos projetos junto com a criação do plano de programa de reestruturação, com uma nova abordagem para determinar atividades de um escritório avaliando a demanda por atividade vs a capacidade, desta forma não seria oferecido serviços extras e com o objetivo de otimizar a utilização dos recursos financeiros, a minimização dos custos, riscos e esforços, visando a eficácia dos benefícios esperados.
3) Assessoria no relacionamento entre projetos, assim o escritório deverá acompanhar todos os planejamentos da organização, terá de promover a disseminação de melhores práticas de gestão, a comunicação e a resolução de conflitos entre os projetos, promovendo a integração entre as áreas da empresa e buscando a otimização dos mesmos tendo como objetivo principal, somar uma estrutura de excelência na gestão corporativa, proporcionando visão única, mais abrangente, consolidada e integrada do valor do negócio e das ações necessárias para aderir esse valor.
Com a apuração deste estudo, findou-se uma proposta para a padronização dos processos gerenciais tendo em vista que um escritório de projetos é uma estrutura organizacional criada para atender a demanda em termos de regulamento do gerenciamento de projetos nas empresas. Segundo o PMI (Project Management Institute), eles são exclusivamente implementados para formalizar e padronizar práticas, processos e operações de gerenciamento de projetos, e derivam a conduzir a resultados consistentes e a uma maior possibilidade de sucesso. O mesmo foi projetado para fornecer suporte e melhoria contínua do acompanhamento do desempenho dos projetos e munir de informações à Diretoria sobre à entrega de resultados ríjido e eficazes.