Tipos e características de relatórios no segmento de logística

Prévia do material em texto

15/05/2020 Versão para impressão
1/12
Logística
Tipos e características de relatórios no
segmento de logística
A elaboração e a divulgação de relatórios logísticos aumentam a
visibilidade do processo de planejamento na gestão. Isso se deve
principalmente ao fortalecimento do papel estratégico da logística nos
últimos anos, por ela estar ligada diretamente às etapas de abastecimento e
de distribuição na cadeia de suprimentos.
Para acompanhar o andamento de todas as metas da organização, os
gestores logísticos contam com as informações precisas de relatórios
periódicos, que devem ser abastecidos com objetividade, clareza e
fidedignidade.
Sendo assim, a elaboração dos relatórios deve seguir as seguintes
etapas:
15/05/2020 Versão para impressão
2/12
 
A importância do relatório de estoque no
processo logístico
O relatório de estoque é um dos mais importantes da logística. O seu objetivo
é mostrar a quantidade e a variedade de produtos que a empresa possui, para
garantir que o capital seja investido corretamente.
Há quatro tipos de relatórios, os quais se relacionam com os diferentes tipos
de estoques:
1. Produção – Componentes prontos e matéria-prima para produção
15/05/2020 Versão para impressão
3/12
2. Produtos sendo produzidos
3. Produtos prontos para a venda
4. Consumíveis (como itens de papelaria, por exemplo)
Para que exista excelência na elaboração de relatórios, são fundamentais as
seguintes informações:
Ordens de compra, recibos e notas fiscais
Notas de entrada de produtos
Notas de devolução
Notas e requisições para a saída de produtos
Muito se ouve sobre a importância dos relatórios logísticos, mas essa valiosa
ferramenta é pouco utilizada, principalmente em empresas de pequeno porte. A
utilização adequada dos relatórios oferece inúmeras vantagens para a gestão, pois
Conhecendo a quantidade e a variedade de produtos para venda ou
para uso na prestação de serviços, o empreendedor pode controlar o seu
estoque. Isso garante também que o seu capital não seja investido
inadequadamente, protegendo a produção (caso surjam problemas com a
cadeia de abastecimento) e os vendedores (devido à disponibilidade de
produtos a serem vendidos).
15/05/2020 Versão para impressão
4/12
eles dão uma visão geral do negócio e, a partir das informações, permitem um
foco maior das ações.
Entre as vantagens da emissão de relatórios logísticos, estão:
Uma mensuração de produtos que mostre o percentual de pedidos
entregues
A possibilidade de prever faltas no estoque com base em previsões
de demandas
A utilização do lead time
O lead time (período entre o início de uma atividade, produtiva ou não, e o
seu término) é um importante indicador de desempenho e de análise dos
processos. Pode-se ainda definir lead time como o período de tempo entre o
pedido do cliente e a chegada do produto a ele
Os relatórios logísticos são constituídos por três níveis de funcionalidade:
apoio à tomada de decisão, apoio ao planejamento estratégico e apoio às
transações e controle de gestão.
 
a) Apoio à tomada de decisão
Por se tratar de um processo com alto nível de complexidade, as
organizações fazem uso de softwares que visam a apoiar as atividades
estratégicas, táticas e operacionais.
No nível operacional, os softwares auxiliam na gestão do estoque, na
programação e na roteirização de entregas. Já nos níveis tático e estratégico,
poderão ser avaliadas as análises de rentabilidade dos clientes, prazos de
entregas, volume de vendas, avarias, entre outros.
15/05/2020 Versão para impressão
5/12
Com o gráfico a seguir, é possível perceber que, pelo levantamento de dados
e pela elaboração dessas informações nesse formato, a tomada de decisões
torna-se mais rápida e efetiva. Ele apresenta o panorama de entregas de uma
empresa, mostrando os pedidos realizados, as entregas em uma data acordada e
as entregas atrasadas.
Fonte: <https://www.voitto.com.br/blog/artigo/controle-de-entregas>.
O gráfico é composto por três colunas verticais. A primeira coluna, da
esquerda para a direta, mostra os pedidos realizados, que totalizam o valor de R$
15.000,00. A coluna do meio mostra as entregas em uma data acordada, as quais
somam o valor de R$ 10.400,00. A última coluna, à direita, apresenta as entregas
atrasadas, que somam o valor de R$ 4.600,00.
 
b) Apoio ao planejamento estratégico
Para desenvolver a estratégia logística, o planejamento estratégico
apresenta o rumo que a organização deverá seguir em médio e longo prazos.
O planejamento estratégico no setor logístico é um processo que exige muita
dedicação e tempo. Veja o que dizem Lambert et al. (1998) a respeito dos
relatórios e sobre como apoiam a empresa.
15/05/2020 Versão para impressão
6/12
Atividades como serviço ao cliente, orçamento e controle da função logística,
controle e posicionamento de inventário tornaram-se componentes importantes do
processo de planejamento da empresa. Muitas empresas, como Ford, Quaker,
Whirpool, Nabisco e Fleming Companies, concluíram que um bom sistema
logístico pode resultar em melhorias na participação de mercado, níveis mais altos
de rentabilidade e vantagens competitivas (LAMBERT et al., 1998, p. 28).
 
c) Apoio às transações e controle de gestão
Pode-se dizer que a logística é um dos setores responsáveis pelos mais altos
custos operacionais. Um controle rigoroso baseado em relatórios e boas práticas
de gestão são aliados estratégicos para a redução desses custos.
Vejamos alguns exemplos de relatórios que apoiam as transações e o
controle de gestão.
Planilhas de vendas
Apresentam ao gestor os períodos de sazonalidade, o número de vendas,
datas, volumes vendidos e a identificação dos vendedores.
Controle de caixa
Muitas empresas vão à falência por não controlarem o fluxo de caixa.
Portanto, é fundamental que o gestor lance diariamente todas as entradas e
saídas financeiras.
15/05/2020 Versão para impressão
7/12
Planilha da área de recursos humanos
Para que ocorram melhorias na equipe, é importante listar as metas de cada
área ou de cada profissional, bem como os resultados obtidos.
Demonstrativo de resultados de exercício (DRE)
Nele, devem constar os valores referentes à receita bruta, as comissões, os
custos variáveis, royalties, a margem de contribuição e os custos fixos. Isso
proporcionará ao gestor uma visão geral dos lucros ou dos prejuízos da
empresa.
Além de planilhas e demonstrativos, para contextualizar e evidenciar a
importância do uso de relatórios, podemos visualizar como a inovação nas
operações logísticas atua no sentido de reduzir custos. Se, na área de estoques,
não houver um controle adequado, alguns itens podem ser perdidos ou
danificados, entre outras coisas.
A falta de controle pode ocasionar atraso nas entregas, insatisfação dos
clientes e possíveis perdas de contratos. Então, evidencia-se a importância da
emissão de relatórios para que a gestão tenha ferramentas para tomar decisões.
E será que emitir relatórios é o suficiente?
Controle de gestão em empresas de pequeno
porte
De modo geral, existem carências de indicadores e relatórios nas empresas
de pequeno porte. Em contrapartida, nas organizações de médio e grande portes,
em função do volume de informações, existem sistemas transacionais que contam
15/05/2020 Versão para impressão
8/12
com todas (ou quase todas) as informações relevantes para que as operações
logísticas ocorram corretamente. Como exemplos, podem-se citar o sistema de
gerenciamento de pedidos (SGP) e o sistema de gerenciamento de armazéns
(SGA).
Porém, conforme reforçado por Bowersox et al. (1996), alguns princípios
deverão ser respeitados para que a operação siga adequadamente as diretrizes
traçadas pelos gestores e para que as metas venham a ser atingidas. Esses
princípios são:
Disponibilidade
As informações logísticas deverão estar disponíveis com a rapidez necessária
para que as tomadas de decisão tenham mais fundamento. Para tanto, é
importante que as operações logísticasestejam descentralizadas.
Rigor
Deverá existir rigor no lançamento das informações. Qualquer erro não visto
com antecedência terá impacto nas informações recebidas pelos clientes. É
preciso lançar com exatidão exatamente o que ocorreu.
Oportuno
Se ocorrer algum atraso de lançamento no sistema que venha a ter impacto
nas informações logísticas, é prudente e oportuno repassar o ocorrido
imediatamente. Dessa maneira, evita-se dar feedbacks incorretos aos
interessados (clientes, gestão, entre outros).
15/05/2020 Versão para impressão
9/12
Exceção
É preciso que exista certa flexibilidade no sistema, pois exceções existirão. A
área logística lida com clientes, produtos e fornecedores, e nem tudo
funcionará perfeitamente. Diante disso, será preciso criar mecanismos que
possam ser acionados diante de dificuldades.
Flexibilidade
É possível que os clientes solicitem várias informações sobre o andamento da
produção dos seus produtos ou da prestação de serviços, então é preciso que
o sistema tenha certa flexibilidade para gerá-las. Sistemas engessados
dificultam esses processos.
Imagine a inconveniência de um cliente telefonar para uma determinada loja
on-line para saber por que a entrega do seu produto está atrasada e descobrir
por um atendente que a única pessoa com acesso a essa informação está em
horário de almoço. Essa situação ilustra a importância de todos estarem
envolvidos no processo, terem um bom treinamento e receberem todas as
informações de que necessitam.
Formato apropriado
Os formulários e os relatórios gerados pelo sistema deverão estar em formato
correto, de fácil visualização e entendimento. No mundo em que vivemos, em
que o tempo está cada vez mais escasso, é preciso que as pessoas possam
analisar um relatório ou formulário e entendê-lo rapidamente. Ele deve estar
claro e conter todas as informações necessárias.
15/05/2020 Versão para impressão
10/12
 
Atualização de processos
Em todo esse processo, para que as empresas consigam se manter
competitivas, existe também a necessidade constante de atualização, de revisão
de processos e de criação de novos métodos.
Robeson et al. (1994) utilizam o termo “reengenharia de processos” para
descrever a modificação de um processo ou de um método. É importante reforçar
que toda mudança requer muita prudência. Todos os fatores críticos deverão ser
vistos e testados.
Também é indicado que, ao se implantar um novo sistema operacional em
uma empresa, primeiramente seja realizado um teste-piloto. Se a ideia é trocar um
sistema de gestão por outro, por exemplo, é interessante que sejam emitidos os
mesmos relatórios por ambos os sistemas. Na conferência geral, os valores
deverão estar iguais. Se houver diferença, se um dos sistemas apresentar erro,
será preciso fazer investigações e ajustes.
Os sistemas operacionais são manuseados pelas pessoas que atuam nas
organizações. É preciso, portanto, que elas estejam devidamente treinadas, que
tenham uma visão clara da importância do seu trabalho e que entendam a
importância das informações geradas.
Para tanto, é preciso que exista a informação-base, como uma nota fiscal de
entrada de mercadorias na empresa, por exemplo. As informações constantes
nela serão a base para alimentar o sistema operacional.
Não é prudente que as informações da nota fiscal sejam lançadas
manualmente, devido à suscetibilidade a erros de lançamentos. Nem toda
empresa tem verba para todos os investimentos necessários.
15/05/2020 Versão para impressão
11/12
Se essa for a situação, será preciso haver relatórios e planilhas
paralelas, bem como pessoas, que atuarão para dar conta de todo o
processo, agindo no sentido de que as informações sejam lançadas
corretamente e, principalmente, sem erros. Se houver erros, eles devem
ser muito pequenos.
Com relação às informações logísticas, outros exemplos importantes
seriam pedidos, ordens de compras, informações sobre empresas,
caminhões e motoristas, entre outros. A partir delas, os relatórios são
gerados.
Considerações finais
Mesmo diante da importância dos relatórios, muitas empresas ainda têm
dificuldades em produzi-los. Isso se deve, primeiramente, ao fato de não saberem
exatamente quais dados são necessários; e, depois, porque não sabem como usar
de forma correta os dados levantados.
Entretanto, para o profissional de logística, os relatórios gerenciais emitidos a
partir dos dados obtidos ao longo do processo possibilitam identificar casos de
ineficiência e apontar caminhos para melhorias e tomadas de decisão. A partir dos
relatórios, é possível saber como estão os negócios, comparando as expectativas
com a realidade e identificando necessidades e oportunidades, de modo a garantir
a máxima eficiência.
15/05/2020 Versão para impressão
12/12
Os relatórios devem informar dados que efetivamente contribuam com a
maximização dos resultados, de modo a gerar agilidade para a tomada de
decisões. Eles também devem ter mais mobilidade e flexibilidade, para que a
gestão logística seja eficaz.
Alguns aplicativos para a elaboração/utilização de relatórios, como
armazenamento na nuvem, servem como apoio na gestão logística da
organização. Há soluções para todos os portes de empresa.
É importante também destacar que cada empresa tem uma
necessidade específica de relatório, de acordo com o seu porte e
segmento. Se, por um lado, a falta de informações pode prejudicar o bom
andamento dos negócios, o excesso também pode fazer com que o
empreendedor perca tempo em análises e desperdice oportunidades de
negócios.