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Estruturas e Processos Organizacionais Estrutura Organizacional Desenvolvimento do material Danielle Stelzer 1ª Edição Copyright © 2022, Afya. Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrito, da Afya. Sumário Estrutura Organizacional Para Início de Conversa... ............................................................................... 3 Objetivos .................................................................................................... 3 1. Definição ........................................................................................................ 4 2. Modelo de Análise de Estrutura de Drucker ...................................... 4 3. Organograma ................................................................................................ 5 4. Funcionograma ............................................................................................. 5 5. Projeção de Estruturas Organizacionais ............................................... 7 6. Estágios de Evolução das Estruturas Organizacionais .................... 7 7. Estruturas Tradicionais ................................................................................ 8 8. Estrutura Moderna ...................................................................................... 10 9. Estruturas Contemporâneas .................................................................... 11 10. Estruturas de Alto Desempenho ......................................................... 13 11. Departamentalização .............................................................................. 15 Referências .................................................................................................... 18 Para Início de Conversa... A organização de uma empresa é algo complexo, que exige ordenação e agrupamento de atividades e recursos que possibilitem o alcance de resultados positivos. A estrutura organizacional, representada formalmente pelo organograma, é a maneira como as empresas se pronunciam na condução de suas atividades e é muito importante para qualquer tipo de organização, seja ela de pequeno, seja de médio ou grande porte, pois se relaciona com a distribuição de atribuições aos colaboradores e, para isso, devem ser avaliados vários critérios. Além disso, o modelo de estrutura organizacional adotado deve estar alinhado com os objetivos e estratégias estabelecidos pela organização, atuando como ferramenta básica para alcançar as situações almejadas e para concretização do processo organizacional. Objetivos ▪ Identificar os tipos de estrutura organizacional; ▪ Optar pelo modelo de estrutura organizacional que se enquadre com os objetivos e estratégias adotadas pela empresa; ▪ Identificar a melhor forma de departamentalizar. Estruturas e Processos Organizacionais 3 1. Definição Segundo Cury (2012), a estrutura organizacional compreende a disposição das diversas unidades que compõem a empresa — departamentos, divisões, seções etc. — e as relações entre superiores e subordinados. Deve abranger os deveres, responsabilidades, os sistemas de autoridade e de comunicações existentes. Atingir metas organizacionais; Assegurar que os indivíduos se conformem às exigências da organização; Determinar o fluxo de informação para a tomada de decisão; Estabelecer quais posições têm mais poder sobre outras. Figura 1: Estrutura de operações Fonte: Elaborado pelo autor. É composta por partes físicas da empresa (edifícios, unidades de trabalho), relacionadas ao espaço físico e equipamentos utilizados, e dos elementos de trabalho, referindo a palavra “estrutura” às diversas operações do processo de produção, como a organização do trabalho e o processo produtivo. 2. Modelo de Análise de Estrutura de Drucker Segundo Cury (2012 apud Drucker, 1964), um modelo de estudo de estrutura deve envolver as seguintes fases: Análise das atividades: Qual o trabalho que se deve fazer? Quais tipos de tarefas podem ser agrupados? Qual a importância de cada atividade? Tais questões permitem a análise das atividades desenvolvidas dentro de cada órgão, favorecendo o desenho de uma estrutura que atenda aos objetivos da organização. Análise das decisões: Qual o trabalho que se deve fazer? Quais tipos de tarefas podem ser agrupados? Qual a importância de cada atividade? Estruturas e Processos Organizacionais 4 A origem das decisões precisa ser previamente determinada através da delegação de poder, para que não haja problemas que afetem o desempenho da empresa. Análise das relações: Qual o trabalho que se deve fazer? Quais tipos de tarefas podem ser agrupados? Qual a importância de cada atividade? A análise das relações é indispensável tanto para a decisão sobre qual tipo de estrutura será adotada quanto para a tomada de decisão sobre a correta distribuição e alocação dos recursos humanos. 3. Organograma Os organogramas são gráficos universais que representam a estrutura da organização. Mostram como estão dispostas as unidades funcionais, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre os departamentos. Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas. Exemplos: Tesouraria, Departamento de Compras, Gerência Administrativa, Secretaria, dentre outros. Tais órgãos devem possuir um responsável, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente, coordenador, diretor, líder etc. De acordo com Cury (2012), o organograma deve representar: ▪ os órgãos que compõem a organização; ▪ as funções desenvolvidas pelos órgãos; ▪ as relações de interdependência entre os órgãos; ▪ os níveis administrativos que compreendem a empresa; ▪ as linhas de hierarquia. Acesse o Recurso Multimídia e veja o infográfico animado sobre alguns pontos importantes na criação de um organograma. 4. Funcionograma O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma, tendo como finalidade principal o detalhamento das atividades que compõem uma função. Procura dar uma ideia geral da missão de cada órgão da empresa, ou seja, esclarecer os motivos pelo qual determinado órgão existe. O responsável pelo órgão institui módulos através dos quais são identificadas as atividades pertinentes a cada processo. Esses módulos não figuram no organograma; somente a função geral do órgão. São utilizados apenas em sua ambiência externa, visando a uma melhor distribuição das atividades/tarefas entre os subordinados, evitando que um mesmo colaborador esteja integrado na execução de diferentes tarefas. Estruturas e Processos Organizacionais 5 Um funcionograma pode apresentar diversas vantagens em sua utilização: A determinação de layout A padronização de fluxos A facilitação da distribuição do trabalho Figura 2: Distribuição. Fonte: Elaborado pelo autor. Os funcionogramas devem ser incluídos no manual de organização para que haja um conhecimento mais profundo da organização. É por intermédio do funcionograma que se criam condições de iniciar o processo de análise funcional, possibilitando, assim, que as tarefas sejam racionalmente distribuídas. Diretoria - Controle de Qualidade; - Fabricação de Componentes; - Controle de Estoque de Matéria-Prima; - Montagem de Controle de Produção; - Programação e Controle de Produção; - Manutenção Preventiva e Corretiva de Máquinas e Equipamentos; - Controle de Produtos Acabados; - Controle de Tempos e Movimentos. - Controle de Vendas; - Atendimento ao Consumidor, - Concursos para Aumento das Vendas; - Programação de Vendas - Pós-Venda; - Elaboração e Execução de Campanhas Publicitárias; - Operação da Central de Reclamações; - Pesquisa de Mercado - Admissão de Funcionários; - Cobrança; - Contas a Pagar; - Cálculo e Elaboração da Folha de Pagamento; - Controle de Horas Trabalhadas; - Portaria e Recepção;- Serviço de Copa; - Relações com Bancos; - Contabilidade Fiscal; - Limpeza e Conservação; - Tesouraria; - Correspondência. 1 Dpto. de Produção 32 Dpto. Adm./ Financeiro Dpto. Comercial Organograma 1: Funcionograma. Fonte: Elaborado pelo autor. Estruturas e Processos Organizacionais 6 5. Projeção de Estruturas Organizacionais A mudança na estrutura organizacional é um processo complexo, que envolve os níveis estratégico, tático e operacional. O processo mais simples, adaptado de Mahler (1973), é composto por cinco etapas: fixação dos objetivos estratégicos, identificação dos maiores obstáculos para a empresa, elaboração de estruturas alternativas, teste das alternativas e escolha da melhor alternativa. Fixação dos objetivos estratégicos A primeira etapa consiste em determinar quais são os objetivos estratégicos da organização, considerando os aspectos de crescimento, desenvolvimento e diversificação da empresa. Dessa forma, é possível mensurar resultados futuros. Identificação dos maiores obstáculos para a empresa Nesta fase, efetua-se um estudo minucioso das possíveis dificuldades a serem enfrentadas pela organização, que poderão levar à mudança/ reorganização da estrutura. Teste das alternativas O objetivo desta etapa é avaliar as vantagens das diversas opções de estrutura apresentadas na fase anterior e o seu reflexo na força de trabalho. Escolha da melhor alternativa Por fim, a alta direção opta pela estrutura que otimizará o alcance dos objetivos organizacionais, previamente definidos no processo de mudança, aumentando, assim, a efetividade da empresa. 6. Estágios de Evolução das Estruturas Organizacionais A efetividade de uma empresa, possibilitando seu crescimento, depende da formulação da sua estratégia que irá proporcionar direção à organização, fazendo com que os desígnios previstos sejam alcançados. Assim, entende-se que as organizações adaptam-se às mudanças ambientais, passando por três estágios de adaptação estratégica: Estruturas e Processos Organizacionais 7 Ênfase nas decisões estratégicas: A empresa se prepara para adotar uma nova estratégia, visando enfrentar as mudanças ambientais. Busca-se uma estratégia excelente. Ênfase nas decisões operacionais: Construção de facilitadores, como: programas de produção, desenvolvimento de novos canais de distribuição etc. Ênfase nas decisões administrativas: Relação harmônica entre a nova estratégia e a estrutura administrativa, criando uma nova estrutura compatível com a nova estratégia e com o negócio da organização. Decisão Decisão Decisão Figura 3: Estágios de adaptação estratégica. Fonte: Elaborado pelo autor. 7. Estruturas Tradicionais Existem diversas formas estruturais, de características relevantes e diferentes representações gráficas. Normalmente, quando em seu estágio inicial, ou seja, quando iniciam-se os trabalhos em determinada empresa, esta adota um modelo de estrutura simples. Nesse modelo, a coordenação é feita pela supervisão direta e quase todas as decisões são tomadas pelo executivo principal, tornando, assim, o processo de tomada de decisão mais rápido. Possui baixo grau de departamentalização ou, por vezes, nenhum. Há pouca formalização, as funções são flexíveis, a comunicação é informal e direta entre os colaboradores, não há especialização de tarefas e há pouca padronização de processos. O organograma pode ser representado conforme abaixo: Gestor Colaboradores Organograma 2: Representação. Fonte: Elaborado pelo autor. Estrutura Linear ou Militar É baseada na organização do exército, tendo como característica uma única chefia como fonte de autoridade. Geralmente utilizada em organizações burocráticas e com alto grau de formalismo. Dentre as vantagens em sua utilização estão a fácil transmissão de ordens e recebimento de informações e a definição clara dos deveres e responsabilidades. Pode apresentar desvantagens. Por ser uma Estruturas e Processos Organizacionais 8 organização rígida, não favorece o espírito de cooperação e, devido a uma única fonte de autoridade, exige chefes excepcionais. Abaixo, um modelo de estrutura linear, proposto por Cury (2012): Gestor Gerência de Serviço Gerência Industrial Recursos Humanos ComercialFinanceiro Planejamento Organograma 3: Estrutura linear. Fonte: Elaborado pelo autor. Estrutura Funcional As pessoas são agrupadas em departamentos pelas habilidades similares e atividades comuns de trabalho, como em um departamento de contabilidade, compras ou finanças, e um único colaborador pode receber ordens de um ou mais superiores. Este tipo de estrutura é mais utilizada em linhas de produção ou montagem e apresenta como vantagens a valorização da especialização, adaptação das aptidões à função e o trabalho em equipe. Como desvantagem, requer maior habilidade gerencial. Baseado na técnica de supervisão funcional, prevalecendo a especialização, o organograma pode ser representado conforme segue: Gerência de Fábrica Supervisor de Planejamento Gerência Industrial Recursos Humanos ComercialFinanceiro Planejamento 1 2 3 Organograma 4: Especialização. Fonte: Elaborado pelo autor. Estruturas e Processos Organizacionais 9 Linha de Montagem Estrutura Staff and Line (Apoio e Linha) Abaixo, seguem as características da estrutura linear, porém existem órgãos de staff junto aos gerentes de linha. Os órgãos de staff têm a função de apoio, assessoria e aconselhamento, assim, não são necessários chefes excepcionais. O staff tem autoridade de ideias, não tendo autoridade funcional dentro dos órgãos, salvo quanto ao pessoal que compõe a sua estrutura interna. Tal modelo de estrutura possibilita um melhor controle de qualidade e favorece a execução do trabalho dos gerentes de linha, porém, suas sugestões podem ser confundidas com ordens, fazendo com que a execução reaja contra o staff. Departamento de apoio Assessoria de Planejamento e Controle Divisão de Documentação Divisão de Administração de Bens Seção de Arquivo e Protocolo Seção de Administração e Bens Móveis Seção de Digitação Seção de Administração e Bens Imóveis Assessor Jurídico Assessor Jurídico Organograma 5: Estrutura com Staff. Fonte: Elaborado pelo autor. 8. Estrutura Moderna Considerando os estágios evolutivos das organizações, sua maior complexidade e necessidade de diferenciação, foram desenvolvidas novas alternativas estruturais que atendessem às novas demandas e objetivos. Estruturas e Processos Organizacionais 10 Estrutura Divisional São estruturas existentes em unidades de maior flexibilidade operacional; possuem diversos segmentos de produtos ou serviços. Vantagens: ▪ Possibilidade de controlar uma grande variedade de negócios. ▪ Condições para a atribuição de responsabilidades e para a rotação de funções, gerando motivação dos colaboradores. Desvantagens: ▪ Custos elevados, pela duplicidade de órgãos. ▪ Redução de flexibilidade organizacional. Esta estrutura está representada graficamente pelo organograma abaixo: Gerente Geral da Divisão (produto x) Vendas Marketing Finanças Recursos Humanos Organograma 6: Estrutura Divisional. Fonte: Elaborado pelo autor. 9. Estruturas Contemporâneas Em grandes organizações, podemos encontrar quaisquer tipos de estruturas organizacionais. Cury (2012) ressalta que: A rapidez dos acontecimentos, somada às profundas mudanças de ordem social, à progressiva penetração do governo e a dificuldade em obter créditos para promover mudanças tornam difícil qualquer previsão. Assim, fica evidente a necessidade constante de revisão das estratégias elaboradas e, consequentemente, das estruturas organizacionais adotadas. Por essa razão, novos modelos de estrutura foram desenvolvidos. Estrutura por Projeto Projetos podem ser entendidos como um grupo de atividades que tem tempo determinado e data de início e fim. As estruturas por projeto visam ao agrupamento em resultados quanto a um ou mais projetos. Apresentamcomo vantagem uma única unidade de direção voltada ao desenvolvimento do projeto, fazendo com que o gestor tenha total autoridade no controle de recursos do projeto. Ainda assim, pode não ser bem aceita pela organização permanente, devido ao seu caráter temporário. Outra desvantagem está diretamente Estruturas e Processos Organizacionais 11 ligada ao caráter temporário dos projetos, o que gera insegurança aos colaboradores que compõem os projetos em virtude da instabilidade no emprego. Apresenta-se da seguinte forma: Diretoria Gerência de Projetos A Analista 1 Analista 2 Analista 1 Analista 2 Analista 1 Analista 2 Gerência de Projetos B Gerência de Projetos C Organograma 7: Estrutura por projetos. Fonte: Elaborado pelo autor. Estrutura Matricial Denominada organização em grade ou matriz, envolve cadeias de comando funcionais e divisionais simultaneamente na mesma parte da organização. Estrutura mista utilizada quando a organização deseja obter os benefícios divisionais e manter a especialidade técnica das unidades funcionais. É mais utilizada em empresas que desenvolvem vários produtos/linhas de produtos. Vantagens: ▪ Trabalho em equipe. ▪ Equilíbrio de objetivos pela atenção dispensada tanto às áreas funcionais quanto aos produtos. Desvantagens: ▪ Insegurança entre os colaboradores. ▪ Conflito de autoridade devido à existência de dois gestores um funcional e um divisional. Sua representação gráfica apresenta o seguinte layout: Estruturas e Processos Organizacionais 12 Presidência Produção Produto 1 Produto 2 Produto 3 Fábrica A Equipe A Fundos A Grupo A Fábrica A Equipe B Fundos B Grupo B Fábrica A Equipe C Fundos C Grupo C Vendas Financeiro Gestão de Pessoas Organograma 8: Estrutura Matricial. Fonte: Elaborado pelo autor. 10. Estruturas de Alto Desempenho Desde a Experiência de Hawthorne, proposta por Elton Mayo, em 1927, as organizações buscam trabalhar em grupos ou equipes, visando à velocidade nas operações, foco no cliente, aumento da criatividade, aprendizagem e desenvolvimento organizacional. Para atender a essa necessidade, surgiram novos modelos de estrutura que melhorem a motivação e a comunicação entre os colaboradores. Acesse o Recurso Multimídia e veja o vídeo sobre como os modelos de estrutura tradicionais, modernos, contemporâneos e de alto desempenho, podem influenciar na produtividade organizacional. Estrutura de Equipes Modelo que torna as organizações mais flexíveis e ágeis no ambiente global e competitivo. É indicado quando existe uma necessidade intensa de flexibilidade e/ou rapidez no andamento de certos projetos ou tarefas para atender a requisitos especiais dos clientes, desenvolver novos produtos ou implementar campanhas de marketing e quando é preciso obter, simultaneamente, insumos de diferentes partes da organização para completar uma parte do trabalho. Sua representação gráfica pode figurar como o exemplo a seguir: Estruturas e Processos Organizacionais 13 Diretoria Executiva Gerente de Compras Gerente de Operações Gerente Comercial Gerente Financeiro Gerente de Projetos Gerente de Marketing Figura 4: Estrutura de equipes. Fonte: Elaborado pelo autor. Estrutura de Redes ou Virtuais A estrutura em rede (network structure) significa que a organização desagrega suas principais funções em companhias separadas, que são interligadas por uma pequena organização central. Isso possibilita conciliar a eficiência com a descentralização, com o aproveitamento de efeitos sinergéticos, partilhando recursos entre si e com outros setores. É o caso das holdings (empresa que detém a posse majoritária de ações de outras empresas, centralizando o controle sobre elas) e de empresas que terceirizam seu processo de produção, como as montadoras de automóveis. Empresa Empresa SEDE Empresa Empresa Empresa Empresa Empresa Externa Empresa Externa Figura 5: Estrutura de redes ou virtuais. Fonte: Elaborado pelo autor. Estruturas e Processos Organizacionais 14 11. Departamentalização Para Araújo (2001), o conceito de departamentalizar visa “agrupar atividades em frações organizacionais definidas segundo um dado critério, visando à melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação.” Em outras palavras, a departamentalização propende dividir a organização em partes menores, visando a uma melhor adequação dos objetivos. Partindo da especialização, a departamentalização visa a um aproveitamento dos recursos de forma mais eficiente, a fim de controlar e/ou coordenar as responsabilidades e os conflitos de interesses existentes nas organizações, a partir da delegação de poder e da integração do ambiente externo com a organização. Para evitar problemas na hora de decidir como departamentalizar, pode-se seguir certos princípios: Princípio da separação e do controle - as atividades do controle devem estar separadas das atividades controladas. Princípio da supressão da concorrência - eliminar a concorrência entre departamentos, agrupando atividades correlatas no mesmo departamento. Princípio do maior interesse - o departamento que tem maior interesse pela atividade deve supervisioná-la. Princípio do maior uso - o departamento que faz maior uso de uma atividade deve tê-la sob sua jurisdição. Figura 6: Departamentalização. Fonte: Elaborado pelo autor. Estruturas e Processos Organizacionais 15 O processo de departamentalização pode ser implementado de várias maneiras: por funções, pela geografia da organização, pelos clientes em questão, por processos, serviços e produtos e até por projetos, em consonância com o modelo de estrutura organizacional adotado. Ao optar por um tipo de departamentalização, seja para uma nova empresa ou para alterar o tipo existente, é preciso levar em consideração o CUSTO da nova estrutura. Departamentalização Funcional Os departamentos são agrupados de acordo com as funções da empresa. Exemplo: se uma empresa possui funções de produção e vendas, ela deverá agrupar suas atividades em departamentos de produção e vendas. Vale ressaltar que não existe uma denominação específica para os departamentos criados na empresa. Vai depender do ramo de atividade. Chiavenato (2004) explica que “uma indústria pode utilizar, em sua departamentalização, termos como produção, vendas e finanças; já uma empresa atacadista poderá utilizar outras denominações para funções parecidas, como compras, vendas e finanças”. Figura 7: Linha de produção. Fonte: Elaborado pelo autor. A departamentalização tem suas origens na Teoria Clássica, corrente iniciada pelo teórico francês Henri Fayol, que pregava a ênfase na Estrutura Organizacional como forma de aumentar a eficiência e aprimorar as relações entre cada segmento de uma empresa. Estruturas e Processos Organizacionais 16 Departamentalização Divisional Cria departamentos formados por um agrupamento de divisões que são autossuficientes para produzir um produto/serviço de acordo com os resultados organizacionais. Indicada em organizações que produzem diferentes produtos ou serviços para diferentes mercados e clientes. Pode ser baseada em: produtos ou serviços, localização geográfica, clientes, processos e projetos. Departamentalização geográfica ou territorial – agrupamento de atividades localizadas na mesma região. Exemplo: regionais de vendas. Departamentalização por projetos - atribuição temporária de atividades e pessoas a projetos. Exemplo: empresas de consultoria/auditoria. Departamentalização por produto ou serviço - agrupamento segundo as atividades inerentes a cada um dos produtos/serviços. Exemplo: hospitais. Departamentalização por processos - agrupadas segundo as etapas do processo de produção. Exemplo: indústrias. Departamentalização por processos - agrupadas segundo as etapas do processo de produção. Exemplo: indústrias. Figura 8: Departamentalização Divisional. Fonte: Elaborado pelo autor. Neste conteúdo, estudamosos tipos de estrutura organizacional e de departamentalização que podem ser adotados pelas organizações. Vale lembrar que não existe um padrão, um modelo que obrigatoriamente seja adotado por determinada empresa; isso independe de suas atividades. Cada organização irá optar pelo modelo que melhor se adeque às suas operações e que seja um facilitador do alcance dos objetivos organizacionais. Vimos que o organograma é a representação gráfica da estrutura organizacional, considerado como formal, oficial e válido nas organizações. É uma ferramenta de estudo dos órgãos existentes nas empresas. A constituição de um órgão ou departamento é caracterizada pelo conjunto de cargos que possuem uma autoridade formalmente determinada, a fim de executar as atividades estabelecidas. Quando o administrador distribui o trabalho, está delegando autoridade aos chefes ou líderes de cada órgão, permitindo que eles conduzam a sua administração. Por fim, avaliamos o aprendizado sobre os diferentes tipos de estrutura organizacional e departamentalização e suas características. Estruturas e Processos Organizacionais 17 Referências ARAUJO, L.C.G de. Organização, Sistemas e Métodos e as Modernas Ferramentas de Gestão Organizacional. v. 1. 5. Ed. São Paulo: Atlas, 2011. CARREIRA, D. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para racionalizar as rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da empresa. São Paulo: Saraiva, 2009. CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística (perspectiva comportamental e abordagem contingencial). 8ª ed. São Paulo: Atlas, 2012. Estruturas e Processos Organizacionais 18 Estrutura Organizacional Para Início de Conversa... Objetivos 1. Definição 2. Modelo de Análise de Estrutura de Drucker 3. Organograma 4. Funcionograma 5. Projeção de Estruturas Organizacionais 6. Estágios de Evolução das Estruturas Organizacionais 7. Estruturas Tradicionais 8. Estrutura Moderna 9. Estruturas Contemporâneas 10. Estruturas de Alto Desempenho 11. Departamentalização Referências
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