aula06-Determinacao do Orcamento

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Anotações do Aluno
Aula Nº 06 – Determinação do 
Orçamento
Objetivos da Aula:
Os objetivos desta aula são, basicamente, apresentar os processos aplicados 
que possibilitem identificar os recursos necessários para se conduzir um 
projeto. Para tal, pretende-se estimar os custos destes recursos e produzir o 
orçamento do projeto bem como as técnicas utilizadas para manter o custo 
do projeto sob controle.
Ao final desta aula, você deverá estar apto a elaborar um orçamento mestre 
que permita identificar um plano de controle dos custos.
Introdução
Administrar custos em projetos requer uma abordagem disciplinada 
quanto às estimativas e quanto ao controle dos custos. O processo de 
gerenciamento realiza-se nas fases iniciais quando a equipe determina 
o custo total mais provável do empreendimento e, conseqüentemente, 
gera um orçamento mestre. Este documento identifica todos os recursos 
envolvidos na realização das atividades do projeto, suas quantidades e seus 
respectivos custos individuais. Durante a execução do projeto as variações 
de custo, ou seja, as diferenças entre o previsto e o realizado devem ser 
controladas, pois afetam todo o desempenho do projeto. Mudanças no 
escopo ou na duração das atividades também têm influência sobre o custo. 
Ineficiência ou baixa produtividade são outros fatores que podem afetar de 
forma negativa a previsão e o controle dos custos.
A administração do custo do projeto engloba os processos necessários 
para assegurar com que o projeto será concluído dentro do orçamento 
aprovado.
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1. Processos da administração de custos do projeto
De acordo com a publicação PMBOK, os estágios necessários para a correta 
administração dos custos do projeto são:
Planejamento dos Recursos – determina quais recursos (pessoas, 
equipamentos, materiais) e que quantidade de cada um deve ser 
usada para executar as atividades do projeto.
Estimativa dos Custos – desenvolve uma estimativa dos custos dos 
recursos necessários à implementação das atividades do projeto.
Orçamentação dos Custos – alocar as estimativas de custos globais 
aos itens individuais de trabalho.
Controle dos Custos – controlar as mudanças no orçamento do 
projeto.
Em alguns projetos, especialmente nos menores, o planejamento dos 
recursos, a estimativa dos custos e a sua orçamentação estão tão unidos 
que podem ser vistos como um único processo (por exemplo, podem ser 
realizados por um único indivíduo durante um certo intervalo de tempo). 
Estes processos são aqui apresentados como processos distintos porque as 
ferramentas e técnicas são diferentes para cada um deles.
A seguir, tratemos então individualmente de cada um destes processos.
1.1 Planejamento dos Recursos
O planejamento dos recursos envolve determinar quais recursos físicos 
(pessoas, equipamentos e materiais) e quais quantidades de cada um devem 
ser usadas para a realização das atividades do projeto. Estes elementos 
devem estar firmemente sincronizados com a estimativa dos custos dos 
projetos. 
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1.1.1 O que podemos usar par Planejar os Recursos
Cronograma do projeto (descrito na aula 05). Identifica as atividades 
do projeto e suas respectivas durações e, conseqüentemente, contém as 
principais informações para o planejamento de recursos.
Informações de projetos anteriores. Para identificar os recursos 
necessários a equipe do projeto pode utilizar informações de projetos 
similares.
Declaração do escopo. A declaração do escopo (descrita na aula 04) 
contém a justificativa da necessidade do projeto e a descrição do produto 
esperado, além dos objetivos do projeto, e deve ser considerada também 
para o planejamento dos recursos.
Quadro potencial de recursos. O conhecimento de quais recursos 
(pessoas, equipamentos, materiais, etc.) estão potencialmente disponíveis 
para o projeto é útil ao planejamento dos recursos.
Políticas organizacionais. As políticas gerais da empresa, relativas tanto 
ao quadro de pessoal quanto ao aluguel ou compra de suprimentos e 
equipamentos, bem como qualidade, segurança e meio ambiente, devem 
ser consideradas durante o planejamento dos recursos.
1.1.2 Ferramentas e Técnicas para o Planejamento 
dos Recursos
Avaliação de especialista. A avaliação especializada poderá ser requerida 
para auxiliar na identificação dos recursos necessários. Tal conhecimento 
específico pode ser fornecido por qualquer grupo ou indivíduo com 
conhecimento ou treinamento especializado. Como exemplo de 
fornecedores deste serviço pode-se citar:
• Setores especializados da empresa.
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• Consultores.
• Profissionais e associações técnicas.
1.1.3 Resultados do Planejamento dos Recursos
Recursos necessários. Deve ser elaborada uma lista contendo os tipos 
de recursos requeridos e a quantidade para cada atividade detalhada no 
cronograma.
1.2 Estimativa dos Custos
A estimativa de custo do projeto consiste basicamente na identificação 
dos custos unitários, na dimensão de consumo dos recursos e no cálculo 
dos custos, primeiramente em cada atividade e, depois, pela totalização da 
soma dos custos das atividades obtendo o orçamento do projeto.
A estimativa dos custos inclui identificar e considerar várias alternativas 
de custo. Por exemplo: na maioria das áreas de aplicação, considera-se 
amplamente que o trabalho adicional durante a fase de projeto (design) 
tem o potencial de redução do custo na fase de produção. O processo de 
estimativa dos custos deve considerar, por exemplo, se o custo do trabalho 
adicional na fase de projeto irá compensar a economia esperada.
Os custos do projeto podem ser classificados em custos diretos e indiretos. 
Custos diretos são despesas que podem ser alocadas diretamente ao projeto 
e mantém uma relação de proporcionalidade com a quantidade de serviço 
executado ou com materiais e serviços recebidos.
Custos indiretos são despesas calculadas como um percentual do custo direto 
e são geralmente relacionadas a recursos não diretamente consumidos pelo 
projeto.
1.2.1 Exemplos de custos diretos
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Custos de pessoal – são as despesas com salários das pessoas responsáveis 
por executar as atividades do projeto. Estes custos incluem os salários dos 
coordenadores e supervisores.
Custo de materiais – são os materiais que serão consumidos nas atividades 
do projeto e que compõem outra natureza de custo a ser considerada.
Custo dos equipamentos – trata-se dos equipamentos adquiridos para 
executar as atividades previstas no projeto e que devem ser lançados como 
custos diretos, mesmo que sejam alienados ao término do projeto. 
Custos de serviços – se houverem partes do projeto executadas por 
terceiros estas despesas compõem também o custo direto do projeto.
Custos de viagens – alguns custos como despesas de viagem e estadia 
que ocorrem em função do projeto são classificados como custos diretos e 
compõem o orçamento. 
1.2.2 Exemplos de custos indiretos
Benefícios – são os benefícios pagos ao pessoal alocado para o projeto, 
sendo classificados como custos indiretos.
Custos administrativos – são despesas referentes à administração geral 
da empresa e que são rateados pelos diversos projetos que estão sendo 
conduzidos.
Custos gerais – são despesas gerais com: telefone, energia elétrica,manutenção, e outros gastos que são divididos entre os diversos setores da 
empresa.
1.2.3 O que usar para Estimar Custos
O cronograma, como descrito na aula 05, será usado para organizar a 
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estimativa dos custos e assegurar com que todo o trabalho identificado seja 
estimado.
Lista de Recursos necessários. São os recursos descritos no parágrafo 
anterior.
Custo unitário de recursos. Você deverá buscar informações como: custo 
horário de pessoal, custo de material, custo de equipamentos, etc. Se estas 
informações não estiverem disponíveis, você poderá estimá-las.
Estimativas de duração das atividades. A estimativa da duração das 
atividades afetará as estimativas dos custos de qualquer projeto no qual o 
orçamento inclua subsídios para os custos de:
Registros de outros projetos. Procure informações dos custos nos arquivos 
de projetos anteriores ou com o pessoal da equipe.
Plano de Contas. O plano de contas descreve a estrutura de codificação 
utilizada pela organização para reportar as informações financeiras ao seu 
sistema geral de contabilidade. As estimativas do custo do projeto devem 
ser alocadas na categoria contábil correta
1.2.4 Técnicas para a Estimativa dos Custos
Algumas técnicas são utilizadas para facilitar o trabalho da equipe na 
determinação dos custos do projeto. Dentre elas três, são mais conhecidas 
as seguintes:
Estimativa por analogia - Neste tipo de estimativa, também 
chamada de estimativa top-down, vamos usar os custos reais 
de projetos anteriores, desde que eles sejam similares, como 
base para a estimativa do custo do projeto atual. É uma técnica 
geralmente usada na estimativa dos custos totais do projeto 
quando existir uma quantidade limitada de informações 
detalhadas sobre o projeto (por exemplo, nas fases iniciais). 
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A estimativa por analogia normalmente envolve menor volume de trabalho 
do que as outras, mas o seu grau de precisão também é normalmente 
menor. São mais confiáveis quando os projetos anteriores são semelhantes 
de fato, e não apenas na aparência de pessoas ou ainda grupos que estejam 
preparando as estimativas, e que possuem grande experiência no assunto.
Estimativa por parâmetros - Neste modelo, utiliza-se 
características do projeto (parâmetros) em modelos matemáticos 
para prever os custos do projeto. Os modelos podem ser simples 
(as construções residenciais custarão um certo valor por unidade 
de área construída) ou complexos (um modelo de custos de 
desenvolvimento de software usa 13 fatores de ajuste com 5 a 7 
pontos a serem analisados em cada deles).
Tanto o custo quanto a precisão do modelo paramétrico variam amplamente. 
Serão provavelmente mais realistas quando:
(a) as informações históricas utilizadas no desenvolvimento forem 
precisas; 
(b) os parâmetros usados no modelo forem prontamente 
quantificáveis; e 
(c) o modelo for escalonável (por exemplo, quando ele funcionar bem 
tanto para grandes projetos quanto para projetos menores). 
(PMBOK 2000)
Estimativas por atividade (Bottom-up) - Esta técnica envolve estimar 
os custos das atividades do cronograma, depois somá-los para obter a 
estimativa total do projeto.
O custo e a precisão das estimativas dependem do volume de trabalho 
envolvido em cada atividade. Quanto maior o nível de detalhe das atividades 
mais precisa será a estimativa, porém o custo de estimar também será mais 
alto.
Ferramentas computadorizadas - As ferramentas 
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computadorizadas, tais como: softwares de gestão de projetos 
e planilhas eletrônicas são amplamente utilizados como apoio 
à estimativa dos custos. Tais produtos podem simplificar o 
uso das ferramentas descritas acima e, portanto, agilizar as 
considerações de muitas alternativas de custo.
1.2.5 Resultados da Estimativa dos Custos
Custos estimados - O orçamento estimado do projeto é normalmente 
apresentado na forma de planilha na qual são listadas as atividades e seus 
respectivos custos expressos em unidades monetárias. Em alguns casos, 
outras unidades como, por exemplo, homem/hora podem ser utilizados 
para expressar o custo das atividades.
Detalhes de suporte - Freqüentemente a equipe guarda os documentos 
do processo de estimativa de custos para facilitar o entendimento de como 
foram desenvolvidas. 
A quantidade e o tipo destes documentos variam de projeto para projeto.
 
Plano de gerência do custo. O plano de gerência do custo descreve como 
os desvios no custo serão gerenciados. O plano de gerenciamento de custo 
pode ser formal ou informal, muito detalhado ou bastante amplo e baseado 
nas necessidades das partes envolvidas do projeto.
1.3 Orçamentação dos Custos
A orçamentação é o processo de sumarizar todos os custos num único 
documento denominado orçamento mestre do projeto.
1.3.1 O que usamos para compor o orçamento
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Estimativas de custo - como já descritas acima.
A EAP (descrita na aula 04). Identifica os elementos do projeto para os 
quais o custo será alocado.
O cronograma do projeto. O cronograma do projeto inclui as datas 
planejadas de início e de término das atividades do projeto no qual haverá 
consumo de recursos e, portanto, custos irão ocorrer. Esta informação é 
necessária para que se aloque adequadamente os custos para o período de 
tempo em que ele for realmente acontecer.
1.3.2 Técnicas para a Orçamentação
Técnicas para a estimativa de custo. As ferramentas e técnicas descritas 
para o desenvolvimento da estimativa do custo são também usadas para o 
desenvolvimento do orçamento.
1.3.3 Resultados da Orçamentação
Orçamento mestre (cronograma físico financeiro) - é o orçamento de 
referência (custos alocados no tempo) que será utilizado para medir e 
monitorar o desempenho do custo do projeto. É desenvolvido a partir da 
totalização das estimativas de custo por período.
1.4 Controle dos Custos
Para controlar os custos, o administrador e a equipe devem acompanhar 
as despesas realizadas. No caso de serem identificados desvios do custo 
programado, a equipe deve tentar influenciar nos fatores que causam as 
mudanças para se ajustar as atividades, adequadamente, a fim de retornar 
os custos ao orçamento original. Neste trabalho, a equipe irá:
• Monitorar o desempenho do custo para detectar as variações 
do plano;
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• Assegurar com que todas as mudanças adequadas estejam 
registradas corretamente no cronograma mestre;
• Impedir que mudanças incorretas não apropriadas ou não 
autorizadas sejam incluídas no cronograma mestre;
• Informar adequadamente aos interessados (stakeholders) as 
mudanças autorizadas;
• O controle de custo inclui descobrir o motivo de desvios para 
mais ou para menos do custo programado. 
Este processo está fortemente integrado com os outros processos de 
controle (o controle de mudança de escopo, o controle do cronograma, 
o controle da qualidade, entre outros). Por exemplo, uma resposta não 
apropriada para variações do custo pode causar problemas de qualidade 
ou de cronograma, ou ainda produzir, mais adiante no projeto, um nível de 
risco inaceitável.
1.4.2 O que usar para o Controle dos Custos
Orçamento mestre - conforme descrito no item acima.
Relatórios de desempenho - Os relatórios de desempenho do projeto 
fornecem informaçõesacerca do desempenho do custo e indicam se os 
custos planejados estão sendo alcançados ou não. Ao indicar a tendência 
dos custos, os relatórios podem apontar para situações de risco que podem 
se tornar problemas mais tarde.
Solicitações de mudança - As solicitações de mudança podem ocorrer 
de muitas formas - oral ou escrita, direta ou indiretamente, iniciada 
externa ou internamente, e legalmente imposta ou opcional. As mudanças 
podem requerer um aumento no orçamento ou permitir com que ele seja 
reduzido.
Plano de gerência do custo - O plano de gerência do custo descreve como 
as variações no custo serão gerenciadas (por exemplo, respostas diferentes 
para problemas menores ou maiores).
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1.4.2 Ferramentas e Técnicas para o Controle dos 
Custos
Sistema de controle de mudança do custo - O sistema de controle de 
mudança do custo define os procedimentos pelos quais o orçamento 
mestre pode ser alterado. Inclui manuais, sistemas de acompanhamento 
e os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças. O sistema 
de controle de mudanças do custo deve estar integrado com o sistema do 
controle geral de mudanças do projeto.
Medidas de desempenho - As técnicas de medida de desempenho auxiliam 
na avaliação da magnitude dos desvios ocorridos. Uma técnica bastante 
usada é a análise do valor ganho (earned value). Uma parte importante 
do controle de custo é determinar as causas de variação no custo e tomar 
medidas corretivas para se ajustar o custo aos valores estabelecidos a fim 
de evitar com que as causas tornem a ocorrer.
Replanejamento - Poucos projetos progridem exatamente como 
o planejado. Mudanças de grande porte podem exigir estimativas 
completamente novas ou revisões do custo ou, ainda, exigir análise de 
alternativas.
Ferramentas computadorizadas – Atualmente não se pode conceber 
o acompanhamento e o controle do custo dos projetos sem o uso de 
uma ferramenta informatizada, tais como: softwares de gerenciamento 
de projeto e planilhas eletrônicas. Estes aplicativos são freqüentemente 
utilizados para comparar o custo planejado com o custo realizado e para 
identificar os efeitos das mudanças do custo.
1.4.3 Resultados do Controle dos Custos
Revisões nas estimativas de custo - As estimativas de custo revisadas 
são modificações nas informações de custo utilizadas para gerenciar o 
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projeto. Caso seja necessário, o administrador e a equipe informam aos 
stakeholders das mudanças efetuadas no custo planejado. O custo estimado 
revisado pode ou não requerer ajustes em outros aspectos do plano geral 
do projeto.
Atualizações do orçamento - As atualizações do orçamento são uma 
categoria especial de revisões nas estimativas de custo, pois tratam das 
mudanças no cronograma mestre aprovado. Estes números são geralmente 
revisados apenas em resposta a grandes mudanças no escopo. Em alguns 
casos, as variações de custo podem ser tão severas que seja necessário um 
re-planejamento completo com a finalidade de fornecer uma avaliação 
realística em relação ao desempenho atual do projeto.
Ações corretivas. Uma ação corretiva é qualquer ação tomada no sentido 
de ajustar o desempenho futuro esperado com o plano do projeto.
Estimativa na conclusão (Estimate at Completion) - A estimativa na 
conclusão (EAC) é uma previsão do custo na conclusão, baseada no 
desempenho do projeto até o momento. As técnicas mais comuns de 
previsão da estimativa do custo na conclusão são: 
EAC = custo real até a data, mais o orçamento restante do projeto 
modificado por um fator de desempenho, freqüentemente o 
índice de desempenho de custo. Esta abordagem é usada com 
mais freqüência quando as variações correntes são vistas como 
típicas para variações futuras.
EAC = custo real até a data, mais uma nova estimativa para todo o 
trabalho restante. Esta abordagem é usada com mais freqüência 
quando o desempenho passado mostra que as premissas da 
estimativa original estavam bastante imperfeitas, ou que não são 
mais tão relevantes, devido a mudanças nas condições.
EAC = custo real até a data, mais o orçamento restante. Esta abordagem 
é usada com mais freqüência quando as variações correntes são 
vistas como atípicas, sendo que a expectativa da equipe de gerência 
do projeto é de que variações semelhantes não se repetirão no 
futuro.
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As abordagens acima poderão ser utilizadas ou não, dependendo de qual 
das atividades do projeto estejam sendo avaliadas.
2. Lições aprendidas
As causas das variações, as razões por trás das ações corretivas tomadas, e 
outros tipos de lições aprendidas durante o controle do custo, devem ser 
documentadas de forma a tornarem-se parte da base de dados históricos 
a ser utilizada tanto no projeto corrente como em outros projetos da 
empresa.
Síntese:
Como administrador do projeto, você terá certas responsabilidades 
por assegurar com que ele possa ser concluído dentro do orçamento 
aprovado. 
O processo de gerenciamento do custo do projeto inicia com a descrição do 
produto desejado do projeto (Escopo), se estendendo para a definição das 
atividades necessárias visando o alcance dos objetivos a partir da elaboração 
da Estrutura Analítica do Projeto (EAP). 
A definição da seqüência das atividades e a estimativa de duração de cada uma 
delas nos fornece o cronograma mestre. Com este documento, analisamos 
as necessidades de recursos de várias naturezas, bem como estimamos os 
respectivos custos para cada atividade. Por último, sumarizamos ainda os 
custos individuais das atividades, por meio de um documento denominado 
orçamento mestre, o qual contempla todas as estimativas de custo previstas 
para realizar as atividades. 
À medida que o projeto avança, a equipe do projeto acompanha o 
desempenho dos custos; e toma ações corretivas, caso necessário, 
mantendo sempre informados todos os interessados, de acordo com um 
plano previamente estabelecido.
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O que fizemos nesta aula foi justamente apresentar os processos necessários 
para se obter um orçamento que represente com clareza o custo necessário 
para concluirmos um projeto. Além disso, discorrermos a respeito dos 
processos necessários para completar um projeto dentro do orçamento 
aprovado, incluindo o planejamento dos seus recursos, a estimativa de 
custos, a orçamentação, a monitoração e o controle dos custos.
Na próxima aula, veremos como elaborar o plano da qualidade de um 
projeto. Até lá!
Referências Bibliográficas
HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. Rio 
de Janeiro: Editora Campus, 2005.
CLELAND David I., IRELAND Lewis R. Gerência de projetos. Rio de Janeiro: 
Editora Reichmann e Affonso Editores, 2002.
Vários Autores. A Guide to the Project Management Body of Knowledge 
(PMBOK). USA: Project Management Institute, 2004.
KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning, 
Scheduling and Controlling. 6th Edition. USA: John Wiley & sons, 2000.
KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem Global. São Paulo: 
Editora Saraiva, 2002.