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Organização e Técnicas Comerciais Curso Técnico em Transações Imobiliárias CONTEÚDO ORGANIZAÇÃO DE EMPRESAS ................................................................ 211 NOÇÕES GERAIS..................................................................................... 211 PLANEJAMENTO .................................................................................... 211 Sistema ...................................................................................................... 213 Interferências no Sistema .......................................................................... 213 Organização ............................................................................................... 214 Organização e Racionalização.................................................................... 214 Recursos materiais ..................................................................................... 215 Administração de materiais ....................................................................... 215 Aspecto operacional .................................................................................. 216 PRINCÍPIOS E APLICAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO ...................................... 217 As seis funções básicas da empresa .......................................................... 219 DEPARTAMENTALIZAÇÃO DA EMPRESA ................................................. 220 Divisão do trabalho .................................................................................... 220 Vantagens e Desvantagens ........................................................................ 221 Trabalho em equipe ................................................................................... 221 ESTRUTURAS ORGANIZATIVAS ............................................................... 222 Limitação de autoridade ............................................................................ 223 A OBEDIÊNCIA E O LIMITE DA AUTORIDADE ........................................... 224 Responsabilidade ....................................................................................... 224 Autoridade de linha ................................................................................... 225 Autoridades e assessoria ........................................................................... 225 Centralização e descentralização de autoridade ....................................... 225 Centralização e Descentralização dentro da empresa .............................. 226 GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO ................................................................. 227 Definição e utilização do organograma ..................................................... 228 Definição e utilização do Fluxograma ........................................................ 229 Fluxograma de Blocos ................................................................................ 230 Tipos básicos de organograma .................................................................. 230 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO .................................................................. 231 Finalidade do Manual de organização ....................................................... 232 Conteúdo do Manual de organização........................................................ 232 Organização de fichários e arquivos .......................................................... 232 A importância da organização dos fichários e arquivos ............................ 234 Gestão de arquivos .................................................................................... 234 Fundamento da Racionalização ................................................................. 234 EMPRESA ............................................................................................... 235 Conceituação e classificação ..................................................................... 235 Classificação das empresas ........................................................................ 236 ESCOLHA DE ATIVIDADES E CONSTITUIÇÃO ............................................ 237 Constituição ............................................................................................... 239 Junta comercial .......................................................................................... 244 CONCENTRAÇÃO DE EMPRESAS OU INFLUÊNCIA NO MERCADO .............. 245 Monopólio ................................................................................................. 246 Cartel ......................................................................................................... 246 Holding ....................................................................................................... 247 Truste ......................................................................................................... 247 FIXAÇÃO DE DIRETRIZES NA EMPRESA .................................................... 248 TÉCNICA COMERCIAL ............................................................................. 248 Organização comercial .............................................................................. 248 ESTRUTURA DO COMÉRCIO .................................................................... 249 ESTRUTURA DO COMÉRCIO X CARACTERÍSTICAS DO MERCADO IMOBILIÁRIO ......................................................................................... 251 EMPRESAS IMOBILIÁRIAS ....................................................................... 252 COMPOSIÇÃO DA FORÇA DE VENDAS ..................................................... 252 Estruturação da área de vendas ................................................................ 253 Tamanho das forças de vendas ................................................................. 253 PROPAGANDA E PUBLICIDADE ............................................................... 254 As Exposições E As Feiras ........................................................................... 255 SERVIÇOS AUXILIARES DO COMÉRCIO .................................................... 257 Os seguros ................................................................................................. 257 ESTABELECIMENTOS FINANCEIROS ......................................................... 259 Banco central ............................................................................................. 259 Banco do Brasil .......................................................................................... 260 BNDES ........................................................................................................ 260 As caixas econômicas ................................................................................ 261 Bancos comerciais ..................................................................................... 262 Bancos de investimentos ........................................................................... 262 Fundos mútuos de investimentos ............................................................. 264 Companhias de crédito, financiamento e investimento ........................... 264 Sociedades distribuidoras de valores ........................................................ 265 AS BOLSAS ............................................................................................. 265 Bolsas de mercadorias ............................................................................... 266 Bolsa de cereais ......................................................................................... 267 Bolsa de valores ......................................................................................... 267 Bolsa de mercadorias & futuros ................................................................ 267 TIPOS DE AÇÕES DAS S/AS. .................................................................... 268 OPERAÇÕES SOBRE MERCADORIAS E TÍTULOS ........................................ 269 Noções gerais .............................................................................................269 Modalidade de operações com mercadoria .............................................. 269 Operações sobre títulos ............................................................................. 270 REFERÊNCIAS ......................................................................................... 271 210 210 A FESVIP SUL agradece ao Prof. Everaldo Rocha Seixas pela elaboração do presente material. 211 211 ORGANIZAÇÃO E TÉCNICA COMERCIAL ORGANIZAÇÃO DE EMPRESAS Para nos situarmos dentro do tema, vamos falar sobre os três aspectos da ORGANIZAÇÃO empresarial: Quanto à Natureza – organizar é constituir o duplo organismo, material e social (a estrutura formal) da empresa. Quanto à Finalidade – garantir a existência da administração, porque só se administra através da organização formal; Quanto aos Fundamentos da Administração Formal - é o conjunto de cargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo da empresa. NOÇÕES GERAIS A organização empresarial corresponde ao processo de organização dos recursos (humanos, financeiros e materiais) dos que dispõe a empresa, para atingir os objetivos desejados. São muitos os modelos ou estilos de organização que podemos encontrar. As estruturas mais comuns são: Organização Linear – é o tipo de organização mais antiga e simples, onde existem linhas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade entre os superiores e os subordinados; Organização Funcional – Na organização funcional cada trabalhador passa a responder ante vários supervisores ou chefes. Um dos aspectos desta organização é o estabelecimento de departamentos, que designam uma área ou divisão em particular, sobre a qual um administrador possui autoridade respectiva no desempenho de atividades específicas. PLANEJAMENTO Seja qual for a estrutura adotada dentro da organização empresarial, o seu sucesso vai depender principalmente da forma como o projeto foi idealizado na fase de planejamento. Definição de Planejamento – É a função administrativa que define antecipadamente O QUE se deve fazer para se conseguir atingir os objetivos determinados. 212 212 É um modelo teórico para a ação futura. É um processo contínuo e interativo que visa manter uma organização como um conjunto apropriadamente integrado ao seu ambiente. É um processo contínuo e interativo que visa manter uma organização como um conjunto apropriadamente integrado ao seu ambiente. O planejamento visa dar condições para se desenvolver, organizar e dirigir um sistema empresarial, partindo de certas hipóteses acerca das realidades presente e futura. É uma atividade consciente para dar continuidade à empresa. Não diz respeito às decisões futuras, mas às implicações das decisões atuais. O planejamento pode partir de um sonho do empresário, ou do indivíduo, no seu planejamento particular de vida, bem como pode partir da análise de uma situação favorável verificada, e com isso determinar um rumo a ser tomado. Em ambos os casos, deve-se filtrar o desejo verificando-se interna e externamente as condições de exequibilidade. O planejamento não depende necessariamente do passado da empresa. Uma empresa que se inicia pode perfeitamente planejar sem passado, pois ela vai determinar o que ela quer no futuro. O sistema de planejamento é único, porém se divide em três etapas: Planejamento estratégico – de responsabilidade maior da alta direção, deve determinar a estratégia da empresa, ou seja, o seu rumo, determinando os objetivos maiores. Planejamento tático – determina os recursos necessários para que a estratégia se concretize. É óbvia a necessidade de que o tático seja coerente com o estratégico. Planejamento operacional – deve também ser coerente com o tático e o estratégico e representa as ações necessárias para que todas as atividades necessárias para se atingir os objetivos estratégicos, sejam realizadas em tempo. É de fundamental importância a presença da flexibilidade dentro das etapas do planejamento, principalmente na fase operacional, para que o projeto de adéque à realidade do meio. 213 213 Sistema Uma empresa pode ser vista como um grande sistema, onde subsistemas menores interagem para fazer com que seja atingido um objetivo comum, que é a geração de resultados. Podemos tomar como exemplo uma empresa do ramo industrial, analogicamente poderemos ter como insumo os recursos humanos, materiais, máquinas e equipamentos, onde na fase de processamento, todos se combinam para a produção dos produtos, que depois vão ser vendidos no mercado gerando lucro para o empresário. Se olharmos bem para área de processamento, poderemos verificar a existência de vários subsistemas interdependentes e interatuantes, tais como: fabricação, manutenção, almoxarifado, recursos humanos, e de forma auxiliar, os sistemas de informação e controle. Interferências no Sistema A empresa não é um sistema fechado e imune a interferências. Durante o ciclo operacional, sofre interferências externas e internas, que podem levar a alterações significativas na forma operacional, e como consequência, nos resultados esperados. Principais tipos de interferências externas: O mercado é a força mais poderosa que pode intervir na empresa; A legislação, como regra básica que norteia e delimita a ação da empresa durante sua existência; O meio ambiente deriva de alterações climáticas e da poluição crescente em áreas densamente industrializadas com modificações da qualidade de vida da região; A comunidade é um fator de sucesso quando se dá a aceitação, e conflitos quando se dá a rejeição. Principais tipos de interferências internas: Cultura da empresa: é o seu jeito de ser e de atuar, é a sua personalidade. É formada ao longo do tempo, estabelecendo usos e costumes. Relacionamento entre os subsistemas: a forma como se interrelaciona e interagem os diversos subsistemas da empresa é espelhado na sua cultura interna. 214 214 Política de compras: tem uma função fundamental de interferir no capital de giro da empresa. Política de vendas: a forma de vender numa empresa interfere diretamente nos subsistemas financeiros, de compras, de estoque e de produção. Deve ser harmonizada com os demais sob a pena de desarticular a empresa como um todo. Política de pessoal: toda empresa deve ter uma política de pessoal clara e objetiva, onde o empregado saiba quais as suas possibilidades de progresso, deveres e obrigações; especialmente o que a empresa espera dele. Política operacional: o funcionamento ou operação da empresa deve ter como base uma política que deixe claro aos empregados como se espera que os mesmos trabalhem e tratem as máquinas e equipamentos e o que se deseja em termos de qualidade (padronização). Organização A organização de trabalho nasceu com o homem. Quando dois homens ou mais, se agrupam e se associam, surge a organização, a divisão do trabalho, as atribuições de cada um, a necessidade de controle. Nas sociedades complexas, o homem, em todas as etapas de sua vida, desde o nascimento até a morte, depende das organizações e é controlado por elas na maior parte do tempo. Vários autores conceituam organização dentro da visão individual, abaixo apresentaremos duas destas abordagens: Para Henry Dutian a organização é a arte de empregar eficientemente todos os recursos disponíveis a fim de alcançar um determinado objetivo. Para James Mooney a organização é a forma que assume toda associação humana para alcançar um objetivo comum. Organização e Racionalização Alguns autores substituem o termo organização por racionalização do trabalho. A racionalização é apenas um processo mental básico presente nas fases da organização e da administração. A Organização Internacional do Trabalho (OIT) define: A racionalização é um esforço sistemático paraobter o máximo rendimento dos trabalhadores em forças de trabalho e em materiais, investido nas diferentes atividades econômicas; 215 215 A racionalização é um método de ação tendo por lei básica a lei do menor esforço. Recursos materiais Os recursos materiais fazem parte dos principais recursos empresariais entre os quais podemos destacar: Recursos Materiais; Recursos Financeiros; Recursos Humanos; Recursos Mercadológicos; Recursos Administrativos. A atividade de material existe desde a mais remota época, através das trocas de caças e de utensílios até chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução Industrial. Foi justamente dentro da historia da humanidade, que os recursos materiais demonstraram a sua importância, como função estratégica de sobrevivência, desde grandes generais a empresários como Henry Ford, tinham na organização dos suprimentos das suas tropas e das suas empresas, a base para o sucesso dos seus projetos. Administração de materiais Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foram, sem dúvida, as duas grandes guerras mundiais. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importância e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratégias por mais eficazes que fossem, sem suprimentos eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados, daí a necessidade de uma visão cientifica. Surgiu então a Administração de Materiais, que é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das suas respectivas atribuições. As atividades inerentes a gestão de materiais, abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a 216 216 armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc. A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Tendo a sua função principal voltada para dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo. Tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal planejados, em fatores de risco para o sucesso de qualquer projeto empresarial, e o nome da empresa dentro do mercado. Aspecto operacional Como já abordamos antes, a Administração de Materiais utiliza-se no seu Aspecto operacional de subsistemas que interagem para organizar os Recursos materiais dentro do sistema empresarial, no sentido de permitir fluidez aos processos. Abordaremos a seguir os subsistemas típicos utilizados no aspecto operacional da Administração de Materiais: Controle de Estoque – subsistema responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimento de material. Classificação de Material – subsistema responsável pela identificação (especificação), classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material. Aquisição/Compra de Material – subsistema responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. O setor de compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. Armazenagem/Almoxarifado – subsistema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. Movimentação de Material – subsistema encarregado do controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, 217 217 devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material. Inspeção de Recebimento – subsistema responsável pela verificação física e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. Cadastro – subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras. PRINCÍPIOS E APLICAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO Jamais poderíamos abordar tal tema, sem falar sobre um dos principais precursores da administração moderna. JULES HENRI FAYOL que foi considerado o primeiro PENSADOR DA GESTÃO, e o pai da idéia da organização estrutural das empresas por funções. As quais ele dividia em seis, como veremos a seguir: Função da administração A principal função da administração é atingir o objetivo estabelecido pela empresa devendo para tal utilizar os recursos humanos, materiais e financeiros numa ação ordenada pelas chamadas funções administrativas. As seis funções implantadas cientificamente por Fayol, no campo da administração moderna, vêm sendo utilizada com sucesso até os nossos dias, mas dentro do campo operacional, o dinamismo e as necessidades do mercado atual obrigam a administração a ter respostas cada vez mais rápidas às suas exigências. Para obter sucesso frente aos novos desafios a função administrativa deve ser utilizada pelo gestor através do conjunto de sete funções. O conjunto dessas funções e suas interações constituem o conceito da administração, às quais vamos abordar a seguir: PLANEJAMENTO É a função administrativa em que se estimam os meios que possibilitarão realizar os objetivos (prever), a fim de se poderem tomar as decisões acertadas, com antecipação, de modo a que sejam evitados entraves ou interrupções durante a execução dos processos organizacionais. 218 218 Nesta fase o gestor especifica e seleciona os objetivos a serem alcançados e como fazer para alcançá-los evitando assim o improviso. COMANDO É a função administrativa que consiste basicamente em DECIDIR e DETERMINAR: Decidir – a respeito de “que” (como, onde, quando, com que, com quem) fazer, tendo em vista determinados objetivos a serem conseguidos. Determinar – as pessoas (equipe) o que fazer e como executar. Para obter sucesso na fase de comando o gestor deve possuir: Poder de decisão; Poder de determinação; Poder de delegar; Poder de propor sanções; Vale ressaltar que o perfil de líder é chave para o gestor. ORGANIZAÇÃO É a função administrativa que visa dispor adequadamente os diferentes elementos (materiais, humanos, processos, etc.) que compõem ou vão compor a organização, com o objetivo de aumentar a sua eficiência, eficácia e efetividade. A organização básica é chamada de estrutural, é através dela que tudo o mais se organiza dentro da empresa. COORDENAÇÃO É a função administrativa que visa ligar, unir, harmonizar todos os atos e esforços coletivos através da qual se estabelece dentro do projeto, um conjunto de medidas que tem por objetivo, harmonizar recursos e processos. Existem dois estilos de coordenação: Vertical – é aquele que se estabelece com as pessoas sempre dentro de uma rigorosa observância hierárquica. Horizontal – é aquele que se estabelece entre as pessoas sem a rígida observância hierárquica. O estilo horizontal permite ao gestor dividir o poder de decisão e as responsabilidades com a equipe. 219 219 AVALIAÇÃO É a função administrativa, através da qual o gestor procura verificar e analisar se o que foi determinado ou estabelecido vai atingir os objetivos esperados. Tem, portanto, um propósito bem diferente da função de controle, a qual visa diretamente corrigir as pessoas, para que elas cumpram o que foi determinado. A importância da avaliação dentro da função da administrativaé a de corrigir os objetivos fixados e/ou os procedimentos que levam a fixação errada dos objetivos. SUPERVISÃO É a função administrativa que consiste, basicamente, em motivar (sensibilizar) e orientar as pessoas para desenvolver suas atividades dentro de determinadas normas, julgadas as melhores para alcançar os objetivos pré-estabelecidos. Não devemos confundir o ato de supervisionar com o de procedimentos meramente educativos ou motivacionais. Ao supervisionar o gestor deve se portar de forma a colaborar com a equipe no sentido de levá-la a alcançar as metas, não apenas por motivo de premiação, mas como forma de se realizar profissionalmente e pessoalmente com se fazendo se sentir parte do processo. CONTROLE É a função administrativa através da qual se verifica o cumprimento do que foi estabelecido ou determinado, sem levar em conta o mérito dos resultados. Tal função se aplica tanto às pessoas como às coisas. Para que o gestor obtenha êxito através de tal função, se faz necessário que o mesmo esclareça a equipe com clareza sobre o que vai ser estabelecido e determinado antes do processo operacional se iniciar. O que trava a fluidez do processo operacional, não são as regras a serem seguidas, mas sim as que são esclarecidas após o seu inicio. As seis funções básicas da empresa Após abordarmos de uma forma mais ampla as funções administrativas, abordaremos agora de uma forma mais resumida, as seis funções básicas da empresa, segundo Fayol. 220 220 As primeiras empresas tinham estruturas simples e eram organizadas de forma rudimentar, Fayol mudou tal quadro, através de uma abordagem sintética, global e universal da empresa, inaugurando uma abordagem anatômica e estrutural, superando a abordagem analítica e concreta de Taylor. Fayol via a organização como um corpo – o “corpo empresarial”. As atividades desse corpo eram encaixadas em seis funções; 1. Funções técnicas, relacionadas com a produção de bens e serviços da empresa; 2. Funções comerciais, relacionadas com a compra e venda e permutação/troca; 3. Funções financeiras, relacionadas com a procura e gerência de capitais; 4. Funções de segurança, relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas; 5. Funções contábeis, relacionadas com inventários, registros, balanços, custos e estatísticas; 6. Funções administrativas, relacionadas com as outras cinco funções integradas, pairando acima delas. DEPARTAMENTALIZAÇÃO DA EMPRESA Conceito – É uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura organizacional da empresa. Através da departamentalização podemos agrupar o trabalho em setores que o concentre, de acordo com a sua natureza, facilitando assim a sua supervisão e acompanhamento por parte dos responsáveis. Divisão do trabalho Antes de tudo, convém salientar que constitui trabalho todo o esforço humano destinado à produção de mercadorias e serviços. Eis aí a definição de trabalho, que é, com se sabe, um dos fatores de produção. A divisão do trabalho significa a distribuição das tarefas (ou serviços) entre as várias pessoas, atribuindo-lhes autoridade (direito de mandar e se fazer obedecer) e responsabilidade (obrigação de fazer contas do que foi feito). A divisão do trabalho proporciona maior rendimento do trabalhador e, conseqüentemente, maior e melhor produção. Este é um 221 221 fato que ninguém pode negar, pois a realidade o demonstra diariamente em muitas empresas. Devemos esclarecer que não é apenas para alcançar o máximo rendimento que o trabalho deve ser dividido. Chega-se então à conclusão de que a divisão do trabalho é uma decorrência da limitação da capacidade humana. Ainda mais, à medida que a sociedade caminha para uma ordem mais complexa, torna-se cada vez mais imperiosa a divisão do trabalho. Vantagens e Desvantagens Dentre as desvantagens da divisão do trabalho podemos destacar duas: O serviço repetido (sempre a mesma coisa) automatiza o trabalhador. Dificuldades em obter outro empregado fora da especialização. Com relação às vantagens destacaremos as seguintes: Aumenta o rendimento do trabalhador. Melhora e aumenta a produção. Possibilita a especialização do trabalhador. Permite racionalizar as tarefas ou serviços de uma empresa. Evita o desperdício físico e mental do trabalhador. Ao avaliarmos as vantagens frente às desvantagens notamos que as vantagens suplantam os efeitos negativos das desvantagens, os quais, diga-se de passagem, são quase sempre atribuídos injustamente à divisão do trabalho. Trabalho em equipe O trabalho em equipe pode também ser descrito como um conjunto ou grupo de pessoas que se dedicam a realizar uma tarefa ou determinado trabalho. O trabalho em equipe possibilita a troca de conhecimento e agilidade no cumprimento de metas e objetivos compartilhados. No trabalho em equipe o gestor deve ter um perfil de líder, onde o dialogo deve estar presente o tempo todo, porque, embora as metas do grupo sejam comuns, as idéias nem sempre são convergentes. Pontos de vista diferentes podem ocasionar animosidade e discussões e, muitas http://pt.wikipedia.org/wiki/Conhecimento 222 222 vezes, descambam para o terreno puramente pessoal o que pode gerar conflitos. Apresentaremos a seguir algumas dicas de como o gestor deve trabalhar em equipe com eficiência: Discutindo de forma produtiva – Um bom profissional busca idéias e discute idéias; evita questões pessoais no trabalho em equipe e considera apenas propostas concretas. Dialogando com competência – os argumentos devem sempre ser apresentados de maneira clara, para que possam ser entendidos e discutidos pelas partes. Enfrentando os conflitos – o bom líder ou membro de equipe deve saber lidar com o s conflitos e administrá-los com firmeza e habilidade. Conflitos são saudáveis, desde que saibamos tirar proveitos dele, não os tratando como desavenças, mas como pontos de vista diferentes. Sabendo ceder – fazer concessões em nome do grupo é uma atitude natural dos que trabalham em equipe. Desse modo, consegue também aceitação e aprovação de todo o grupo. Discordando construtivamente – a discórdia leva as críticas, que são sempre bem vindas e construtivas quando feitas com critério. Criticar é saudável, existem pessoas que não criticam e concordam com tudo só para não terem o trabalho de analisar o assunto, há outras que não desejam se expor nem se comprometer. Construindo idéias – uma idéia pode ser ampliada ou modificada através de discussões e acordos e, assim, resultar numa ação conjunta. ESTRUTURAS ORGANIZATIVAS As estruturas estão ligadas à divisão de trabalho, portanto deve haver um equilíbrio de mão de obra de trabalho dentro de uma organização, para que haja motivação do fator humano, ou seja, dentro de uma estrutura tem que ter um que se destaca mais e assim por diante. Pois são os funcionários que podem efetivamente levar uma empresa a conseguir bom desempenho num ambiente de competição acirrada, saber lidar com a equipe, de forma a tirar o máximo desempenho dela é de fundamental importância. Mas para tal não podemos esquecer a presença da hierarquia de apresentar a todos os seus deveres e suas obrigações, dentro do quadro, daí a necessidade da existência da autoridade. 223 223 É a base de qualquer tipo de organização hierarquizada, onde os subordinados prestam uma obediência incondicional, ao indivíduo ou à instituição, detentores da autoridade. O primeiro tipo de autoridade que conhecemos, é a dos nossos pais, é de criança que aprendemos a respeitar as regras impostas pela autoridade patriarcal. Existem três formas de classificar o poder da autoridade: A coercitiva, onde a autoridade estabelece suas diretrizes baseadas na aplicação de sanções físicas; A renumerativa, onde a autoridade é baseada no controle de recursos e das redistribuições materiais; E a baseada na alocação dos prêmios e privações simbólicas. Conceito de Autoridade – Autoridade é o direito para fazer alguma coisa, ela pode ser o direito de tomar decisões, de dar ordens e requerer obediência, é o direito de desempenhar uma tarefa que lhe foi designada. Dentro da empresa a Autoridade pode ser: Formal – que representa a delegada pelo superior hierárquico imediato. Informal – é uma espécie de autoridade adquirida que é desenvolvida por meio das relações informais entre as pessoas da empresa. Da autoridade informal dependendo da forma de como o gestor aplica a sua autoridade, é que podem surgir os lideres nocivo dentro da equipe. Limitação de autoridade Para melhor esclarecer o tema limite de autoridade, antes vamos abordar dois assuntos que são a essência e a razão de ser da autoridade, a obediência e a hierarquia: OBEDIÊNCIA A autoridade se expressa dentro da organização através de níveis hierárquicos estruturada em normas regulamentares, além de ordens de serviços e diversos tipos de comandos de trabalho. A OBEDIÊNCIA é submissão à ordem ou a vontade do superior hierárquico, ao mandamento das normas de postura e às regras da rotina do trabalho. 224 224 O colaborador deve se submeter à autoridade de seus chefes e às obrigações regulamentares, sempre em prol do bom desempenho das metas traçadas e do sucesso da empresa. HIERARQUIA Em termos gerais, o conceito de hierarquia designa uma forma de organização de diversos elementos de um determinado sistema, em que cada um deles é subordinado do elemento que lhe está imediatamente acima. Mas a palavra Hierarquia tem origem pomposa, vem do grego hieros (sagrado) + arché (poder, comando), que, grosso modo, pode ser traduzido como “poder sagrado”. Pode acreditar. Isso me leva a supor que, pelo jeito, os adoradores da hierarquia sabem dessa origem, pois, a julgar pelas atitudes de alguns líderes nas empresas em geral, eles supõem-se donos de um “poder sagrado”. E é ai que nascem os desmandos, a autocracia, as arbitrariedades, o tal do “manda quem pode, obedece quem tem juízo” daí a necessidade de se impor limites. A OBEDIÊNCIA E O LIMITE DA AUTORIDADE O dever da obediência é real, mas não significa que o colaborador deva ser autômato, nem, muito menos instrumento de ilegalidade. Se a ordem for “manifestadamente ilegal”, não haverá dever de obediência esse é o “limite da Autoridade”. Mas se o caso, entretanto, ensejar qualquer dúvida, ou mesmo possibilidade de ponto de vista em sentido contrário, “a ordem deverá ser obedecida”. O limite de autoridade é ultrapassado, quando alguém resolve abusar do seu poder de autoridade e usar critérios particulares para fazer valer a sua vontade, muitas vezes pessoal e não baseada em critérios justos e legais. Responsabilidade Responsabilidade refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para outrem. A dose de responsabilidade pela qual o subordinado terá de prestar contas determina a quantidade de http://www.knoow.net/cienceconempr/gestao/subordinado.htm 225 225 autoridade delegada. Na responsabilidade a obrigação do indivíduo a quem ela foi atribuída, ou seja, a responsabilidade não se delega. Quando um subordinado assume determinada obrigação dentro de uma organização deve prestar conta à pessoa que lhe atribui tal função de obrigação (feedback). A falta do feedback, por parte de quem recebeu a responsabilidade de cumprir uma determinada tarefa, impede o fechamento do círculo de realização da autoridade. Autoridade de linha A autoridade em linha é representada pela cadeia de comando, começando no gestor de nível mais elevado e descendo pelos vários níveis hierárquicos. Vantagens e desvantagens da autoridade de linha: Apresenta como vantagens a simplicidade, a clareza na divisão da autoridade o que contribui para a eficácia das ações. Apresenta como desvantagens a redução da presença de especialistas na linha o excesso de esforço do quadro e a dependência de poucas pessoas chaves em momentos de decisões excepcionais. Autoridades e assessoria A falta da presença de especialistas na organização gerida pela autoridade de linha leva a empresa a buscar um novo estilo organizacional para atender as crescentes necessidades de eficiência das empresas. Um estilo onde a organização linha-staff coexiste com órgãos de linha (execução) e de assessoria (consultoria) mantendo relações simultâneas entre si. Os órgãos de linha caracterizam-se pela autoridade linear e pelo princípio escalar, enquanto os órgãos de staff prestam assessoria e serviços especializados. Este modelo de organização tem como foco identificar a existência de funções exclusivas para execução de pesquisa e planejamento. A linha- staff é voltada para o pensamento e constitui o guia orientador dos executores, de modo a facilitar a cooperação, a coordenação e o controle. Centralização e descentralização de autoridade Centralização é a sistemática e consistente reserva de autoridade em pontos centrais da Organização. Centralização significa que a maioria das decisões relativas ao trabalho que esta sendo executado 226 226 não é tomada por aqueles que executam, mas em um ponto mais alto da organização. A Descentralização significa que a maioria das decisões relativas ao trabalho que esta sendo executado é tomada pelos que o executam, ou com sua participação. Não podemos confundir descentralização com delegação. Delegar é um instrumento especifico de uma chefia para um subordinado. Descentralizar implica consistente delegação ao longo da cadeia hierárquica. Centralização e Descentralização dentro da empresa A centralização é a maneira na qual a localização da tomada de decisão está próxima do topo hierárquico da empresa. A descentralização pressiona os níveis hierárquicos mais baixos a tomarem decisões. O grau de centralização-descentralização de cada organização é afetado por diversos fatores: Distribuição do poder dentro da empresa – A distribuição do poder dentro da empresa é concentração de autoridade na cúpula da hierarquia ou sua relativa dispersão nos demais níveis da mesma; Anatomia do processo decisorial – O processo de decisão pode ser dado pela parte mais alta da hierarquia ou disperso pela empresa; Formalização – A formalização é a codificação das normas, regras, políticas e procedimentos da empresa. Ela reflete o grau de centralização da empresa; Ambiente – O grau de centralização-descentralização depende da complexidade do ambiente: quanto mais complexo, mais descentralizado tende a ser o poder; quanto menos complexo, mais centralizado; Estratégia empresarial – Como a estratégia reflete o comportamento da empresa face ao seu ambiente, ela pode mudar o grau de centralização-descentralização conforme as oportunidades, ameaças, restrições, coações e contingências; Tecnologia e recursos utilizados – Quanto maior a complexidade da tecnologia utilizada na empresa, maior será o grau de centralização- descentralização, uma vez que o custo da tecnologia é alto. Tecnologia simples não exige alto grau de centralização. http://pt.wikipedia.org/wiki/Hierarquia http://pt.wikipedia.org/wiki/Ambiente http://pt.wikipedia.org/wiki/Estrat%C3%A9gia http://pt.wikipedia.org/wiki/Ambiente 227 227 Tamanho da empresa – Quanto maior o tamanho da empresa, maior a complexidade das operações e decisões. Desta forma, há uma tendência para a descentralização. Empresas menores podem ter autoridade mais centralizada pela sua menor complexidade. Utilizar tomada de decisão centralizada ou descentralizada depende da empresa e do setor em que a empresa se encontra, a seguir abordaremos as vantagens e desvantagens de ambas: Estrutura centralizada Vantagens – Procedimentos homogêneos, Facilidade de controle, Eficiência na comunicação vertical, Melhor acesso à informação, Menos redundância de tarefas; Desvantagens– Alta dependência da cúpula, Menor competição entre unidades, Dificuldade em avaliar gerentes, Desestimulo a criatividade, Ineficiência no uso de recursos. Estrutura descentralizada Vantagens – Maior autonomia para os gerentes, Facilidade de avaliar os gerentes, Competição positiva, Criatividade na busca de soluções, Agilidade na tomada de decisões; Desvantagens – Maior heterogeneidade das operações, Tendência ao desperdício e duplicação, Comunicação menos eficiente, Dificuldade de localizar responsáveis, Dificuldade de controle e avaliação. GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO Os gráficos de organização apresentam a estrutura da empresa com todos os órgãos indicando a hierarquia, ou então, o movimento ou a série de operações de um serviço, daí a sua classificação em dois grandes tipos: 228 228 ORGANOGRAMA FLUXOGRAMA Definição e utilização do organograma Organograma é o gráfico que representa os órgãos da empresa e as relações de autoridade e de responsabilidade existentes entre si. Com a hierarquização das empresas – afora outras medidas para enxugamento e modernização delas, o organograma, se for elaborado, tenda a ser mais no sentido horizontal do que vertical. A seguir veremos como utilizar e quais os cuidados que devemos ter para preparar o organograma. O primeiro cuidado que devemos ter ao preparar um organograma é o da clareza. O organograma não deve conter dados em excesso, tornando-o complicado e de difícil entendimento. Se houver necessidade, pode-se fazer organogramas gerais, parciais, ou simplificados, porém com clareza, reservando-se para os parciais os detalhes da organização. Quanto ao segundo cuidado, podemos afirmar que todo gráfico deve ser o mais simples possível, de vez que a simplicidade é a sua característica principal. Caso contrário, não haveria necessidade de fazê- lo. Apresentaremos a seguir a utilização do organograma na composição da estrutura de uma empresa. Os órgãos devem ser expostos nos três planos, da seguinte maneira: 229 229 No primeiro plano: os órgãos deliberativos (diretoria, superintendência, presidência, gerência, etc.), isto é, órgãos que tomam as decisões ou determinações. No segundo plano: os órgãos administrativos (órgãos que exercem atividade-meio), os órgãos que dirigem a empresa. No terceiro plano: órgãos auxiliares ou executivos (órgãos que exercem atividades-fim). Definição e utilização do Fluxograma Fluxograma é o gráfico que representa o fluxo ou rotina de um serviço mostrando todas as suas fases ou etapas. A atividade de um órgão, em relação à suas funções, realiza-se através dos serviços ou rotinas de trabalho. O fluxograma é também conhecido por gráfico de rotina, justamente porque ele demonstra como dissemos todas as etapas de um serviço ou as rotinas de trabalho. Num campo quadriculado, cada coluna vertical de quadrículos se destina a um setor ou unidade de trabalho e cada coluna horizontal, a uma fase ou etapa de serviço. Apresentaremos a seguir um exemplo de fluxograma, utilizado para o recebimento de matéria prima: 230 230 Fluxograma de Blocos Tipos básicos de organograma O organograma clássico (ou tradicional), também conhecido por organograma de caixa e linha, pode ser assim definido: Nesse tipo de gráfico, os órgãos de direção, estados-maiores, administrativos e de execução devem ser indicados por meio de Processo de Recebimento de Matéria-prima Início Recebe Notas Fiscais Confere com o Pedido de Compra OK ? Envia amostras para o Laboratório Efetua Testes de Qualidade Devolve lote ao Fornecedor Envia lote ao Depósito Aguarda novas entregas OK ? 231 231 retângulos (ou caixa), enquanto as relações de autoridade e de responsabilidade são representadas por linhas (veja quadro com modelo tradicional). Organograma radial, distribuído segundo o planejamento: A distribuição de execução do projeto é feita dentro dos departamentos desde o nível de planejamento estratégico até o de execução, conforme veremos no quadro a seguir: Os gráficos que acabamos de estudar representam a organização formal da empresa, isto é, a estrutura e os serviços planejados e executados, às vezes constantes do Manual de Organização Interna (muitas empresas possuem um livro contendo todos os dados de sua organização interna). A chamada organização informal não é objeto dos mencionados gráficos, pois ela decorre de relações de amizades, de interesses, de afinidades. MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Esse manual também é denominado de manual de funções. Tem por finalidade enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades relacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa. 232 232 Toda empresa, independente do seu tamanho, deve ter o seu manual de organização. Finalidade do Manual de organização Estabelecer as várias unidades organizacionais da empresa; Identificar o plano organizacional da empresa, incluindo sua filosofia de gestão e de atuação; Identificar, de maneira formal e clara, como a empresa esta organizada; Estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a cada unidade organizacional da empresa; Fazer com que as informações referentes à empresa sejam elaboradas em conformidade com as políticas e os objetivos gerais da empresa; e Servir como base para a avaliação do plano organizacional estabelecido para a empresa. Conteúdo do Manual de organização Estabelecimento dos objetivos gerais e setoriais da empresa. Organograma geral e organogramas parciais. Por grande área ou divisão da empresa; Relação das funções principais a serem executadas pelas unidades organizacionais; Relação de linha e de assessoria; Níveis hierárquicos e amplitude de controle; Grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar; Aspectos de centralização e descentralização; Interação com o sistema de comunicação; e Interação com o sistema de informação. Organização de fichários e arquivos Por mais que avance a tecnologia da informática, com sua alta capacidade de arquivar gigabytes de informações, bem como escanear e reproduzir documentos o arquivo físico, onde se guarda os documentos e as suas histórias, jamais vai perder a sua importância dentro do tempo; Definição de Arquivo – é um conjunto de documentos naturalmente acumulados por pessoas ou instituição, fruto de sua atividade laboral, social, cultural, intelectual etc.; 233 233 Eles são únicos em sua criação e recepção, descrevem e provam acontecimentos de uma determinada época, isolado o documento perde o seu valor no contexto histórico. 234 234 A importância da organização dos fichários e arquivos Conservar, preservar, disponibilizar e divulgar a informação; Possibilitar e investir em pesquisa que vise o resgate histórico e o desenvolvimento social; Desenvolver políticas de acesso e perpetuação da informação e assegurar a proteção do seu suporte; Auxiliar o processo decisório. Gestão de arquivos Gestão de arquivos ou Gestão Documental é um conjunto de atividades desenvolvidas, desde a criação do documento até a sua destinação final – eliminação ou recolhimento, visando: a preservação da informação; a perpetuação do suporte; a racionalização e garantir a eficiência administrativa; a economia de tempo e de recursos humanos, logísticos, financeiros e materiais. A gestão e organização de arquivos incluem a administração de recursos humanos, material e equipamentos em um sistema integrado interligando todas as etapas/ciclos dos documentos. Métodos de arquivamento e fichamento - alfabético, geográfico, numérico, cronológico, dígito terminal e assunto; Classificação do arquivo – Atividade técnicadestinada a organizar a documentação de caráter corrente, agrupando os documentos de acordo com características comuns que apresentam no ato de sua criação, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da instituição. A organização do arquivo se da através da: Codificação: etapa que sucede a classificação. É a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele uma classe, uma classificação. Ordenação/arquivamento: é a atividade de organização dos documentos dentro das pastas, fichários, arquivos. Fundamento da Racionalização Racionalização, como a própria origem indica, é a ação de tornar racional alguma coisa. A implantação da Racionalização dentro do processo organizacional da Administração moderna, se da através da reengenharia. 235 235 A reengenharia moderna é uma nova técnica administrativa surgida recentemente como conseqüência do desenvolvimento da informática, entendida esta como o estudo racional da informação – base do conhecimento (ou saber) e das comunicações. A racionalização organizacional tem como principal objetivo repensar e redesenhar radicalmente os processos mais antigos, substituindo-os por novos processos. Assim, procura-se colocar as empresas à altura da nova era do mundo moderno. Racionalização empresarial é toda ação reformadora que visa a substituir processos rotineiros e arcaicos por medidas e métodos baseados em raciocínio sistemático. EMPRESA Com o desenvolvimento da sociedade, surgiu novo fator de produção reconhecido e apontado por muitos autores. Trata-se da empresa. Ela representa a organização econômica com a finalidade de reunir ou combinar os fatores de produção (trabalho e capital), tendo em vista produzir mercadorias e serviços para a satisfação das necessidades humanas. Conceituação e classificação CONCEITUAÇÃO Como veremos a seguir, o conceito de empresa varia de acordo com a abordagem ou a teoria preferida: Abordagem clássica ou tradicional – A empresa é uma unidade econômica de produção. Abordagem das relações humanas – A empresa é um sistema social. Abordagem sistêmica: A empresa é um sistema de partes em interação. Sendo que no sistema capitalista em que vivemos empresa é conceituada como um organismo econômico destinado à produção de mercadorias e/ou serviços de consumo, com o objetivo de lucro para o empresário. 236 236 OBJETIVO Objetivos são resultados quantitativos e qualitativos que a empresa precisa alcançar em prazo determinado, no contexto de seu ambiente, para cumprir sua Missão. Segundo o experiente professor Raimar Richers, fundador da Escola de Administração de Empresas da FGV-SP, “Objetivos são essenciais à sobrevivência da empresa. Eles asseguram um mínimo – por vezes um alto grau – de unidade de ação ao seu corpo administrativo. Ao discuti-los e reformulá-los, eles nos ajudam a melhor equacionar perguntas, como: Onde se situa a empresa hoje, e para onde vamos encaminhá-la no futuro? O que podemos esperar como resultados, ao agir desta ou daquela forma? O que deve representar a empresa atualmente, e dentro de futuro previsível, para seus proprietários, seus públicos-alvo e para a sociedade a que pertence? Classificação das empresas Existem muitas classificações de empresas, porém apresentaremos as principais, obedecendo à seguinte ordem: Quanto ao objetivo A primeira classificação nos leva a conhecer as finalidades das empresas, agrupadas em sete categorias: 1. Comerciais; 2. Industriais; 3. Agrícolas; 4. Pecuárias; 5. Financeiras; 6. Transportes e comunicações; 7. Serviços. Quanto ao tamanho, porte ou dimensão Geralmente a classificação é feita levando-se em conta o movimento econômico (ou valor das vendas) das empresas. Assim sendo podemos classificar as empresas em: Grandes – empresas que produzem em grande escala; Média – quando emprega um grupo de 50 a 250 funcionários; Pequenas – quando emprega menos de 50 funcionários. 237 237 Quando à propriedade as empresas podem ser Públicas – o único proprietário é o poder público; Privadas – pertencem a particulares, pessoas físicas ou jurídicas; Economia mista – pertencem a particulares e ao pode publico. Quanto ao trabalho interno Outra classificação de empresas muito usada nos meios administrativos e de organização é a que se refere à quantidade de serviços (ou operações) executados e da simplicidade ou complexidade deles. Daí a classificação de: Empresas simples (poucas e simples operações executadas por um número reduzido de empregados); Empresas complexas (muitas e complexas operações, exigindo grande número de empregados). Quanto ao controle societário: O estudo deste item diz respeito às sociedades coligadas, controladoras e controladas. São coligadas as sociedades quando uma participa, com 10% ou mais, do capital da outra, porém não exerce nenhum controle sobre essa outra. Considera-se controlada sociedade a sociedade na qual a controladora, diretamente ou por meio de outras controladoras é titular de direitos de sócio. Sendo titular desse direito, a controladora tem assegurada permanentemente a preponderância nas deliberações sociais, bem como no poder de eleger a maioria dos administradores. ESCOLHA DE ATIVIDADES E CONSTITUIÇÃO A escolha da atividade produtora a relocalização e modernização de empresas constitui, hoje, questão de grande importância para os empresários (fundadores ou administradores de empresas). Ao decidir a atividade econômica que será desenvolvida pela empresa, o empresário terá de estudar os diversos fatores que influem no processo produtivo. Para isso criou-se nestes últimos anos uma técnica de elaboração de projetos. No caso específico de nossos estudos, podemos dar o seguinte conceito de projeto: 238 238 “Projeto compreende o conjunto de dados informativos, coletados, selecionados e analisados, que permitem avaliar ou simular a viabilidade de um investimento num setor de produção de mercadorias ou serviços de consumo”. Após o conceito de projeto, vamos saber quais os cinco aspectos que o reveste: 1. Econômico; 2. Técnico; 3. Financeiro; 4. Administrativo; 5. Legal. A escolha da atividade econômica depende ou de cada um ou do conjunto dos seguintes fatores que iremos abordar a seguir: Fatores ecológicos Fatores humanos Fatores financeiros. FATORES ECOLÓGICOS Ao escolher determinada atividade produtora e sua localização, o empresário deverá atentar para os fatores ecológicos, que são assim divididos: Meio geográfico, que compreende O clima (temperatura, pressão atmosférica, umidade etc.); O solo (montanhas, vales, planícies, composição etc.); O subsolo (a existência de produtos minerais, como, por exemplo, cobre, zinco, fosfatos, combustíveis etc). Meio social, que compreende A ordem econômica (mercado, oferta e procura rentabilidade, concorrência etc.); A organização política (administração pública e suas repercussões na ordem econômica e social); A organização social (os encargos sociais para a previdência e outras exigências trabalhistas); A ordem jurídica (aspecto legal de constituição da atividade econômica). 239 239 FATORES HUMANOS Os fatores humanos correspondem ao emprego da mão-de-obra, e podem ser observados em dois grandes grupos: 1 – Qualitativo – diz a respeito à espécie do trabalhador: da cidade ou do interior. Deve-se levar em conta de onde vem o trabalhador e quais são suas condições de vida. 2 – Quantitativo – Neste fator cumpre destacar dois movimentos populacionais, que acabam repercutindo no aumento ou diminuição dos indivíduos, os quais são: O movimento demográfico, que é um movimento intrínseco – próprio dos indivíduos –, que se desdobra em natalidade e mortalidade. O movimento transladativo, que é por sua vez, um deslocamento extrínseco – exterior aos indivíduos–, que tem três características: 1. Nomadismo (modo errante de viver); 2. Transumância (o vaivém de um lugar para outro); 3. Migração (passagem de um lugar para outro), com dois caminhos diferentes: emigração e imigração. OS FATORES FINANCEIROS Na classificação que estamos estudando, aparecem em último lugar; porém, para os empresários, a obtenção e a utilização de recursos financeiros ocupam a primeira colocação. Mesmo quando a empresa é dotada de todos os bens de produção ou tem um investimento completo, necessita de meios financeiros para o desenvolvimento dos negócios. É chamado capital de giro. Torna-se cada vez mais importante conhecer as possibilidades de obtenção de recursos financeiros junto ao mercado de capitais ou conhecer as linhas de crédito disponíveis, bem como os respectivos juros e outros encargos se houver. Constituição Constituir uma empresa é o ato de materializar dentro da sociedade, o projeto traçado no papel e planejado nos processos administrativos, na forma de pessoa, não fisicamente falando, mas dentro da esfera jurídica. 240 240 Logo de início do conceito jurídico dissemos que a sociedade comercial é a pessoa jurídica etc. Faz-se necessário esclarecermos dentro da esfera da lei, os conceitos de pessoa, onde encontramos dois significados: Pessoa física e Pessoa jurídica. Podemos afirmar que os sócios de uma sociedade comercial não são pessoas jurídicas, mas sim físicas, enquanto as sociedades comerciais constituídas, de qualquer espécie, são pessoas jurídicas. Apresentaremos a seguir o tipo de constituição das principais formas de empresas ou sociedades comerciais, com os respectivos artigos do Código Comercial Brasileiro que as regem: Sociedade em nome coletivo ou com firma (arts. 315 e 316 do Código Comercial Brasileiro); Dá se esse nome à associação de duas ou mais pessoas que se unem para comerciar em comum, debaixo de uma firma social. A firma social assinada por qualquer dos sócios-gerentes, devidamente autorizada em contrato, obriga todos os sócios solidariamente para com terceiros, tornando-os responsáveis de forma limitada. Sendo o contrato omisso quanto a todos os sócios que façam uso da firma social, é de presunção estarem todos os sócios autorizados a fazê-lo. A firma ou razão social é constituída pelos nomes de todos os sócios (por extenso ou abreviado), ou pelo nome de um ou mais sócios, seguidos de “& Cia”. Exemplo de três sócios: Almeida, Barros & Cia. Sociedade em comandita simples (arts. 311 a 314 do Código Comercial Brasileiro); Temos este tipo de sociedade toda vez que se associam duas ou mais pessoas, sendo pelo menos uma comerciante, obrigando-se umas como sócios solidariamente responsáveis (chamados sócios comanditados) e outras como meros prestadores de capitais (denominados sócios comanditários) e cuja responsabilidade não vai além do valor do capital de cada um. Os sócios comanditários tornar-se-ão solidariamente responsáveis (como os outros sócios) sempre que aceitarem emprego na sociedade, praticarem ato de gestão ou receberem procuração da sociedade. Seus nomes não figuram na firma ou razão social, de forma que esta determinará sempre com a expressão “& Cia”. Exemplo de três sócios (2 comanditados e 1 comanditário): Andrade, Silveira & Cia. 241 241 Sociedade de capital e indústria (arts. 317 a 324 do Código Comercial Brasileiro); O nosso Código Comercial designa como sociedade de capital e indústria aquela que se contrai entre pessoas que entram por uma parte com capitais necessários para uma organização comercial em geral ou para uma operação mercantil em particular, e por outra parte com indústria (ou trabalho) somente. Portanto, nesse tipo de sociedade encontramos duas espécies de sócios: os que entram com o capital e os que contribuem apenas com o trabalho (ou conhecimentos técnicos). Os sócios capitalistas são sempre solidariamente responsáveis, ao passo que os sócios de indústria não são, a menos que venham a contribuir com dinheiro e bens ou gerir os negócios sociais, tornando-se, por conseguinte, sócios solidariamente responsáveis. A firma ou razão social obedece aos mesmos critérios anteriores. O nome do sócio de indústria permanece oculto na expressão “& Cia”. Sociedade em conta de participação (arts. 325 a 328 do Código Comercial Brasileiro); Esta sociedade surge quando duas ou mais pessoas, sendo ao menos uma comerciante, reúnem-se sem firma fiscal, para lucro comum, em operações comerciais, trabalhando uma, algumas ou todas, em seu nome ou firma individual para o fim social. Nesse tipo de sociedade o sócio extensivo (ou gerente) é o único que se obriga para com os terceiros; os outros sócios; porém. Ficam obrigados para com o sócio ostensivo por todos os resultados das transações e obrigações sociais. Este tipo de sociedade funciona sem firma ou razão social porque seus negócios são realizados praticamente pelo sócio ostensivo. Sociedade Anônima (Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e Decreto-lei nº 2.627, de 26 de setembro de 1940); Sociedade anônima ou companhia (ou de forma abreviada S.ª ou Cia.) é aquela em que o capital social é dividido em ações e a responsabilidade dos sócios (ou acionistas) é limitada ao valor das ações subscritas ou adquiridas. São os seguintes os requisitos preliminares exigidos pela Lei nº 6.404, para a constituição deste tipo de sociedade (art.80): 1 – Subscrição, pelo menos por duas pessoas, de todas as ações em que se divide o capital social fixado no estatuto; 242 242 2 – Realização, como entrada, de 10% (dez por cento), no mínimo, do preço de emissão das ações subscritas em dinheiro; 3 – Depósito, no Banco do Brasil S.A., ou em outro estabelecimento bancário autorizado pela Comissão de Valores Mobiliários (órgão federal que disciplina, fiscaliza e promove o mercado de valores mobiliários), de parte do capital realizado em dinheiro. A sociedade anônima gira sob uma denominação social acompanhada das expressões “companhia” ou “sociedade” (por extenso ou abreviadas), mas vedada a utilização da primeira ao final. O nome do fundador, acionista ou pessoa que tenha concorrido para o êxito da empresa pode figurar na denominação. Exemplos: Evaristo Comollatti S/A Participações; Mappin – Casa Anglo- Brasileira S.A, etc. Sociedade por quotas de responsabilidade limitada (Lei nº 3.708, de 10 de janeiro de 1919); Este tipo de sociedade caracteriza-se pela palavra limitada, que vem em seguida à firma ou denominação social, geralmente pela abreviatura “Ltda.”, justamente por ser limitada a responsabilidade dos sócios à importância total do capital social (art. 2º do mencionado Decreto nº 3.708). Se a palavra limitada for omitida, todos os gerentes serão considerados solidária e ilimitadamente responsáveis. A sociedade por quotas de responsabilidade limitada pode adotar o nome ou firma de qualquer dos sócios, ou de todos eles. Pode, ainda, girar sob a denominação social. Neste caso, se possível, deverá dar a conhecer o objetivo da sociedade. Exemplos: A. Bernardini & Cia. Ltda. – caixa de papelão; A & C Propaganda Ltda. Sociedade em comandita por ações (Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976); Neste tipo de sociedade figuram duas classes de sócios: os comanditários, cuja responsabilidade está restrita à quantidade representada pelas ações que possuírem, e os comanditados, com responsabilidade ilimitada e solidária pelas obrigações sociais. Esse tipo de sociedade é regido pela mesma lei que regula as sociedades anônimas, com as seguintes diferenças: • Gira sob firma ou razão social, figurando o nome dos sócios diretores ou gerentes. • Somente o sócio ou acionista tem qualidade para gerir a sociedade (como diretor ou gerente). 243 243 • Os diretores ou gerentes devem ser nomeados nos estatutos, sem limitação de tempo, e só podem ser destituídos por acionistas que representem doisterços, no mínimo, do capital social. • Os diretores ou gerentes respondem subsidiária, mas ilimitada e solidariamente, pelas obrigações sociais; certas deliberações, como por exemplo, mudança do objeto da sociedade, aumento ou diminuição do capital, dependem do consentimento dos gerentes ou diretores. • A denominação ou firma deve ser seguida das palavras “Comandita por Ações”, por extenso ou abreviadamente. Exemplo: A. Capobiano & Cia. – Comandita por Ações. • Esta forma de sociedade não é comum em nosso meio, dando-se preferência à constituição de sociedades anônimas, quando se pretende reunir grandes capitais para empreendimentos de vulto. Sociedade de economia mista O tipo e sociedade de economia mista (também chamada de sociedade de capital misto) se prestam para executar um serviço de utilidade pública: telecomunicações, por exemplo. É o caso da Telebras (Telecomunicações S/A.), constituída em 1972, como uma sociedade mista, com a finalidade de centralizar e coordenar as telecomunicações brasileiras, não só racionalizando o serviço como também cuidando da padronização dos equipamentos do setor. Assim como acontece com as telecomunicações, o mesmo ocorre com outros serviços de utilidade pública. Pelo fato de também chamá-las de sociedades de capitais mistos, logo podemos deduzir que, além de contar com a participação governamental (federal, estadual ou municipal), o setor privado também faz parte delas. Porém, o controle administrativo é exclusivo do Poder Público, uma vez que ele é maior acionista. No tocante à União, por exemplo, esse controle se faz pela chamada administração pública indireta, que supervisiona e coordena esse tipo de sociedade. Empresa Pública Este tipo de empresa também está sujeita à administração indireta. Convém esclarecer que, quando se fala em administração direta, compreende-se como tal a constituição dos serviços integrados na estrutura administrativa da Presidência da República e dos Ministérios. As empresas públicas (conhecidas por estatais), por conseguinte, não são 244 244 integrantes da estrutura do Poder Público. Elas são dotadas de personalidade jurídica de direito privado, com patrimônio próprio e capital exclusivo da União, criada por lei específica para exploração de atividade econômica que o governo seja levado a exercer por força da contingência ou de conveniência administrativa, podendo revestir-se de qualquer das formas admitidas em direito. Autarquias e fundações públicas Considera-se autarquia a entidade autônoma, auxiliar e descentralizada da administração pública, fiscalizada e tutelada pelo Estado, com patrimônio e recursos próprios, e cujo objetivo é executar serviços de natureza estatal (educação, cultura, fiscalização, por exemplo) ou à coletividade. As fundações públicas são entidades jurídicas autônomas destinadas a fins de utilidade pública ou beneficência, como, por exemplo, as fundações para o desenvolvimento da educação; fundações de caráter técnico-científico; fundações assistenciais, fundações do bem-estar de menores e outras. Sociedade cooperativa De acordo com a legislação que regula o funcionamento das cooperativas (lei nº5. 764, de 16-12-1971), a ata de constituição desse tipo de sociedade deve ser lavrada (ou escriturada) em livro próprio e conter: Denominação, a sede e objetivo social. Nome, nacionalidade, estado civil, profissão e residência dos associados fundadores que subscritaram a ata de constituição, bem como o valor da quota-parte de cada um deles no caso de a sociedade possuir capital. Aprovação do estatuto da sociedade (também copiado no livro de atas depois da lavratura da ata de constituição). Nome, nacionalidade, estado civil, profissão e residência dos associados eleitos para os cargos administrativos e fiscalizadores e outros eventualmente criados. Junta comercial 245 245 Junta Comercial é a autarquia brasileira responsável pelo registro de atividades ligadas a sociedades empresariais. Há uma Junta Comercial em cada estado brasileiro. O exercício da atividade empresarial por parte da pessoa natural (empresário individual) ou de pessoa jurídica (sociedade empresária) pressupõe registro correspondente, ou seja, é obrigatória a inscrição do empresário no Registro Público de Empresas Mercantis (art. 976, do Código Civil). Entende-se por firma comercial o nome que representa o estabelecimento comercial nos documentos oficiais da empresa; o nome usado pelo empresário em suas atividades; o próprio estabelecimento etc. A firma comercial deverá ser registrada no Registro do Comércio na (Junta Comercial). Os comerciantes devem registrar a sua, e as sociedades somente adquirem personalidade jurídica depois de registrado o contrato social. O registro público de empresas é exercido por órgãos federais e estaduais em todo o território nacional, de maneira sistêmica. Esse registro tem por finalidade: “dar garantia, publicidade, autenticidade, segurança e eficácia aos atos jurídicos das empresas mercantis. Convém salientar que as sociedades anônimas, não tendo firma comercial, não terão de fazer o mencionado registro; entretanto, deverão obrigatoriamente registrar os estatutos. Em face do que acabamos de expor, percebemos que a firma comercial pode ser de suas espécies: Firma individual é aquela que se refere ao estabelecimento de uma só pessoa. Firma social, quando é propriedade de uma sociedade comercial. CONCENTRAÇÃO DE EMPRESAS OU INFLUÊNCIA NO MERCADO O problema da concentração de empresas se da quando é feita com a única intenção de extinguir uma das sociedades, para a formação de monopólio e oligopólios. O que leva a um desequilíbrio dentro do mercado devido à inexistência da concorrência perfeita, onde existe uma idéia de livre concorrência e livre iniciativa. 246 246 Necessário é a diferenciação entre concentração e integração empresária, pois enquanto a integração é uma mera união das sociedades sem a perda da autonomia, ou seja, da personalidade jurídica, é a concentração de empresas uma verdadeira extinção da pessoa jurídica de ao menos uma das sociedades. Monopólio Monopólio é uma condição do mercado caracterizada pelo controle, por um só vendedor, dos preços e das quantidades de bens ou serviços oferecidos aos usuários e consumidores. A situação mais próxima do monopólio é o oligopólio, em que o mercado é controlado por um pequeno grupo de empresas. Os oligopolistas tendem a atuar em comum acordo ou, quando a lei permite, a estabelecer cartéis com pactos formais sobre preços e abastecimento, o que, virtualmente, torna monopolística sua atividade econômica. O termo monopólio se emprega, assim, para designar uma situação na qual a concorrência é restrita, quem detém o monopólio pode determinar o preço de seu produto ou serviço sem a concorrência de outros vendedores. Geralmente se admite, por essa razão, que a empresa monopolista fixará o preço que mais lhe convier, ao contrário do que ocorre na livre concorrência – em que o produtor não pode modificar à vontade o preço da mercadoria, mas tão-somente ajustar seu volume de produção ao preço estabelecido pelo mercado. O monopolista pode atuar sobre o preço, aumentando a produção se deseja reduzi-lo, ou, o que é mais freqüente, reduzindo a produção para elevá-lo. Também lhe cabe fixar o preço e ajustar a ele sua produção. A entrada de novas empresas no setor monopolizado é freada pela impossibilidade de conseguir custos de produção competitivos. Cartel Cartel é uma organização de comercialização em conjunto criada por empresas do mesmo ramo, que fixam o preço de venda e as quotas de produção, que assim deixam de concorrer entre si. 247 247 As empresas que formam um Cartel, mantém sua independência e individualidade, mas devem respeitar as regras estabelecidas, tais como: divisão do mercado e a manutenção do preço combinado. Asprincipais características de um Cartel são: controle do nível de produção e condições de venda; fixação e controle de preços; controle das fontes de matéria-prima; fixação da margem de lucro e divisão do mercado. O Cartel pode ser: De natureza formal, isto é, reconhecido pelo Estado; De natureza informal e sigilosa, constituindo ilícito na maior parte dos países e pode ser considerado um caso extremo de colusão. Holding Basicamente Holding é uma empresa criada para participar de outras empresas como sócia ou acionista, passando a controlar a outra empresa. As Holdings normalmente são criadas por empresários que constituem várias empresas, que atuam em vários ramos de atividades, muitas vezes isto é feito para se evitar a concentração de todo o capital em um único setor. Para melhor administrar este grupo de empresas surge a Holding, uma empresa que controlará as demais, administrando cada uma delas de acordo com suas características, porém mantendo o controle centralizado. Truste Truste é o resultado típico do capitalismo que forma um oligopólio na qual leva a fusão e incorporação de empresas envolvidas de um mesmo setor de atividades a abrirem mão de sua independência legal para constituir uma única organização. Pode-se definir truste também como uma organização empresarial de grande poder de pressão no mercado. O truste tem o intuito de dominar determinada oferta de produtos e/ou serviços. Diferente do cartel, onde existe uma combinação entre as empresas, no truste, todas as ações da empresa são dirigidas por uma direção central que controla todos os rumos da companhia como um todo. http://pt.wikipedia.org/wiki/Oligop%C3%B3lio 248 248 FIXAÇÃO DE DIRETRIZES NA EMPRESA Podemos definir diretrizes como a linha segundo a qual se traça um plano de qualquer caminho; conjunto de instruções ou planos para se levar a termo um negócio ou uma empresa, no sentido de atingir a sua meta ou alvo. Para atingir suas metas, a empresa utiliza-se de planos dentro dos quais o gestor desenvolve e acompanha o resultado do que foi planejado, podemos definir tais planos como sendo: Planos-Meios é onde se define os instrumentos e caminhos através dos quais a empresa pode atingir os seus resultados. É através das políticas e diretrizes dos planos-meios que o projeto flui em direção às metas preestabelecidas na fase de planejamento. Planos-Fins mostram um resultado a ser alcançado e onde a empresa quer chegar através dos planos meios, é com base nos planos fins que o gestor se norteia dentro do processo operacional. TÉCNICA COMERCIAL CONCEITO Num sentido amplo, a palavra técnica significa todos os processos de que se serve o homem para alcançar certas metas ou realizar determinados fins. Ou, então, em outras palavras: todo processo (meio) para atingir um propósito (fim) constitui uma técnica. Tomando por base a conceituação da palavra técnica, no sentido amplo, e as considerações feitas em torno do assunto, podemos conceituar a Técnica Comercial da seguinte maneira: “A técnica comercial estuda todos os processos utilizados pelo homem para a realização do comércio”. Organização comercial Na constituição de uma empresa comercial, assim como em qualquer outra, deve existir organização e não existe uma organização, sem uma boa administração. Para se praticar uma boa administração, no sentido de se ter uma boa organização comercial, segundo o modelo clássico, deve-se seguir os seguintes princípios: 249 249 OBEDIÊNCIA AO PLANEJAMENTO – Quando se tem um planejamento uniforme, o trabalho de todos é sistematizado e o resultado proposto será naturalmente atingido; SELEÇÃO DE RECURSOS – A empresa deve selecionar seus colaboradores, de acordo com as características exigidas, isto também se aplica a materiais e equipamentos utilizados; DIVISÃO DE TRABALHO – Uma organização eficiente deve contar com uma boa divisão de trabalho, onde a racionalidade impere em cada tomada de decisão; DEPARTAMENTALIZAÇÃO – Além de divisão, o trabalho deve ser agrupado em setores que o concentre, de acordo com a sua natureza, facilitando assim a sua supervisão e acompanhamento por parte dos responsáveis; COMPETÊNCIA – Toda empresa deve contar com dirigentes e assessores que dominem conhecimentos nas suas respectivas áreas; HIERARQUIA – Toda ordem a ser dada a um colaborador, deve ser transmitida pelo seu chefe imediato; ORDEM – Para que uma organização funcione bem, é preciso que as ordens dadas sejam integralmente cumpridas; CONFORTO – O administrador moderno reconhece que um bom ambiente de trabalho, é importante para o desempenho da sua equipe, considerando que passamos 1/3 da nossa vida no ambiente laboral. Ao aplicar tais princípios deve-se considerar os seguintes aspectos: Aspectos organizacionais como simplicidade, agilidade, flexibilidade, trabalho em equipe, unidades autônomas; Aspectos culturais como ampla participação, comprometimento, focalização no cliente interno e externo, orientação para metas e resultados, busca da melhoria constante e da excelência. ESTRUTURA DO COMÉRCIO Para a prática e o desenvolvimento do mercado comercial temos que utilizar algumas estruturas de apoio, às quais devem ser adaptadas, segundo as características específicas do mercado: TRANSPORTE Descobrir os meios de transporte que vai utilizar para escoar a sua produção, as suas vendas ou os seus serviços, as vias necessárias para garantir a movimentação dos meios de transporte e consequentemente do seu negócio. 250 250 COMUNICAÇÃO Este é um item indispensável para a existência de qualquer organização. Na área comercial é de fundamental importância um contato constante com os fornecedores, clientes, e até com os concorrentes. A comunicação pode ser dividida dentro de uma organização em: Interna – praticada dentro da empresa. Externa - praticada dentro do mercado. Sendo utilizados para o seu desenvolvimento, os mais diversos meios, como telefone, televisão, rádio, jornais e principalmente a Internet, que pode agrupar no seu bojo praticamente todos os meios aqui citados. Um dos grandes problemas da comunicação são os ruídos, as falhas e as interrupções que surgem no caminho entre o transmissor e o receptor. Esse fator leva muitas vezes o profissional ao infortúnio e à perda de grandes negócios. MERCADO FORNECEDOR Saber qual a potencialidade do mercado local para fornecer a matéria prima e os serviços necessários para garantir a execução e a sobrevivência do seu projeto. Caso seja deficiente, qual o centro fornecedor mais próximo e o tempo de deslocamento; TEMPO E ESPAÇO O tempo que a empresa utiliza para se movimentar dentro do espaço, que a mesma ocupa e que pretende ocupar dentro do mercado, é de fundamental importância para o seu desenvolvimento e até à sua sobrevivência. O tempo é o melhor indicador isolado de competitividade, não é à toa que as pessoas do “Tio Sam” sempre dizem “Time is Money” (Tempo é Dinheiro). É bom lembrarmos que a questão do tempo e de uma boa logística de entrega, por exemplo, pode ser um dos grandes diferenciais entre empresas. Há muita empresa que deixa seus clientes sem um cronograma de entrega bem claro. Dizem que vão entregar o produto no dia tal, mas só dizem que é em horário comercial. 251 251 SISTEMA DE CÂMBIO Ter conhecimento sobre o sistema cambial vigente no local onde se pretende instalar uma empresa seja comercial ou não é de fundamental importância. Em primeiro lugar é necessário esclarecer que nem todas as moedas são conversíveis. Isso porque as moedas necessitam de um elemento muito importante, a fidúcia. É a confiança na moeda que permite que esta seja útil nas transações comerciais. Em segundo precisa-se ficar atento à oscilação da taxa cambial, pois, normalmente quando a taxa de câmbio segue em um movimento declinante a tendência é que as importações
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