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SEMANA 8 2 Sumário O que é o gerenciamento da rotina? ........................................................3 Objetivo do gerenciamento da rotina ......................................................3 PDCA de manutenção .............................................................................3 Interação do PDCA de Manutenção e de Melhoria .................................3 Dicas para a adoção do gerenciamento da rotina ...................................4 Mapa do perfil do processo .....................................................................4 Definição dos indicadores de desempenho ............................................5 Dicas para a definição de indicadores de desempenho ...........................5 Mapeamento do processo .......................................................................6 Gráfico de gestão ....................................................................................6 Painel de gestão ......................................................................................7 Reuniões de gerenciamento ...................................................................7 3 O que é o gerenciamento da rotina? O gerenciamento da rotina é a abordagem de gestão voltada para a garantia da qualidade na execução do processo diário de nossas atividades. O GR (gerenciamento da rotina) reúne conceitos, ferramentas e métodos de gestão dirigidos a manutenção dos níveis de performance dos processos alinhados aos requisitos das partes interessadas, especialmente no atendimento as especificações do cliente, seja interno ou externo. Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia Objetivo do gerenciamento da rotina O gerenciamento da rotina tem como objetivo fazer com que os níveis de performance de um processo se mantenham dentro dos limites esperados e/ ou contratados, de forma continua, tor- nando seus resultados previsíveis. Garantir a repetibilidade do processo, assegurando o mesmo nível de performance, o mesmo resultado caracterizam o gerenciamento da rotina. Gerenciamento da rotina: exercer controle dos resultados e agir sobre as causas dos desvios, garantindo que estes sejam alcançados de forma ética e com base nos valores da organização. Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia PDCA de manutenção Como já visto, a intenção gerencial do PDCA de manutenção é a de se estabelecer um nível de performance que deverá ser atendido repetidas vezes e para isso a estruturação e padronização do processo, tornando-o uma rotina a ser seguida a cada vez que o processo ser operado. A figura abaixo apresenta as principais atividades de cada uma das 4 etapas do PDCA, quando aplicado ao gerenciamento da rotina. Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia Interação do PDCA de Manutenção e de Melhoria Como já vimos anteriormente, a intenção gerencial do PDCA de melhoria pode ser resumidas em atuar nas causas de desvios da performance padrão, ou seja, analisar e remover os motivos que impedem o atendimento aos resultados/ meta padrão do PDCA de manutenção e em atuar para incrementar o nível de performance do processo, promovendo um novo nível de resultado padrão. 4 No gerenciameto da rotina o PDCA de manutenção e de melhoria trabalham de forma inter- dependente como ilustrado abaixo: Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia Dicas para a adoção do gerenciamento da rotina A aplicação do gerenciamento da rotina em nossos processos requer alguns pontos de atenção e uso de algumas ferramentas e métodos de gestão. A seguir compartilhamos uma sugestão de como colocar em prática do gerenciamento da rotina: 1- Defina o mapa do perfil do processo, identificando o propósito do processo, os fornecedores e insumos deste processo, os produtos e clientes e ainda as necessidades dos clientes com rela- ção aos produtos que seu processo oferece a eles; 2- Defina os indicadores e as metas de desempenho do seu processo; 3- Mapeie o processo; 4- Elabore os gráficos de gestão; 5- Elabore o painel de gestão; 6- Conduza as reuniões de gerenciamento. Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia Mapa do perfil do processo O mapa do perfil do processo é a representação gráfica dos elementos estruturantes do proces- so, permitindo uma visão macro do funcionamento deste, com a identificação: • Fornecedores: são aqueles que suprem o processo em análise. Este fornecedor pode ser interno ou externo. • Insumos: são informações, materiais, componentes, serviços ou outros, entregues pelos fornecedores do processo. • Propósito: descrição da finalidade do processos, sua razão, seu valor agregado na cadeia de processos da organização. • Recursos: os principais meios e recursos que o processo dispõe para a aplicação do seu propósito. Em geral pode envolver infraestrutura, pessoas, equipamentos, normas e instruções normativas ou regulamentares, dentre outros. 5 • Produtos: o que oferecemos aos nossos clientes, são as saídas do processo, tan- gíveis ou não. • Clientes: são os que utilizam os nossos produtos. Também pode envolver os clientes internos ou ainda outras classes de clientes, como distribuidores, usuários, instituições governamentais, dentre outros. • Necessidades: são as necessidades, expectativas, requisitos e especificações dos clientes em relação aos nossos produtos. Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia Definição dos indicadores de desempenho “Se você não mede, você não gerencia”, Kaoru Ishikawa O exercício do gerenciamento só é pleno se conseguimos avaliar o resultado e agir para mante-lo ou melhora-lo, de acordo com a intenção gerencial. Conceito de indicador de desempenho: um indicador de desempenho é uma medida que permite a mensuração da evolução de uma característica da qualidade (necessidade do cliente e/ ou de uma parte interessada) relevante para a determinação do nível de qualidade percebida do produto. É com base na análise da performance dos indicadores que o gestor pode atuar e agir gerencial- mente, de modo a analisar as causas e propor as contramedidas necessárias para garantir os resultados esperados. Um indicador tende a ser qualitativamente melhor na medida que: • Meça uma característica relevante para a determinação da qualidade percebida; • Seja relacionado, ou seja, evitar a soma simples de uma determinada variável. Ao invés disso o indicador é apurado a parir da combinação de duas variáveis, p.ex. reclamações por unidade entregue, rejeito por unidade produzida, horas perdidas por horas projetadas. Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia Dicas para a definição de indicadores de desempenho Veja algumas dicas para conseguirmos os indicadores de desempenho: • Esclareça o entendimento das necessidades dos clientes e das partes interessadas; • Para cada necessidade relevante, identifique um indicador, uma medida capaz de representar a evolução do nível de atendimento a necessidade em questão; 6 • Defina a formula de cálculo do indicador. Neste ponto é importante tentar propor uma base de cálculo relativizada; • Defina a sistemática e frequência de apontamento dos dados para o cálculo do indi- cador; • Prepare um gráfico de gestão para cada indicador; • Defina o responsável pela gestão e análise crítica do indicador; • Defina o sentido da evolução da meta gerencial para o indicador, melhor para cima, para baixo ou manutenção do nível de desempenho Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia Mapeamento do processoOs produtos identificados no Mapa do Perfil do Processo são consequência e resultado de um processo. O nível de qualidade do produto é fortemente influenciado pela qualidade do proces- so e pelo seu nivel de repetibilidade e previsibilidade. O mapeamento do processo é uma ferramenta essencial na ação gerencial de potencializar estes atributos. O mapeamento do processo tem como base a ferramenta do fluxograma, uma representação gráfica, que adota uma simbologia previamente convencionada, para ilustrar a sequência de atividades de um processo ou rotina. As suas aplicações são muitas e o nível de detalhamento e sofisticação da simbologia pode variar em função de seus propósitos, usuários e nível de sofisti- cação do processo. Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia Gráfico de gestão Para instrumentalizar o gerenciamento do desempenho dos processos, com base em indicado- res, o gráfico de gestão permite demonstrar de forma simples e clara a evolução da performance. O gráfico de gestão pode assumir variados formatos. Para efeito deste estudo propomos o for- mato de gráfico de tendência. No exemplo abaixo temos uma demonstração que consta da identificação do indicador, o corpo do gráfico, o registro nominal dos dados e um espaço para a análise critica por meio da técnica Fato, Causa e Ação. Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia 7 Painel de gestão O painel de gestão é uma forma de registro consolidado do desempenho do conjunto dos indica- dores. No modelo proposto o painel é parte integrante do quadro de definição dos indicadores. A utilização do painel consiste no preenchimento do marcador (círculo) no mês respectivo com a cor: Verde: quando a performance no mês em análise atinge a meta e/ ou esta nos níveis projetados de performance para o período Amarelo: quando a performance no mês em análise NÃO atinge a meta e/ ou não esta nos níveis projetados de performance para o período Vermelho: quando a performance no mês NÃO ATINGE PELA SEGUNDA VEZ CONSECUTIVA a meta e/ ou não esta nos níveis projetados de performance para o período Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia Reuniões de gerenciamento A reunião de gerenciamento é o momento em que os gestores se reúnem para a análise da per- formance de seus indicadores. Tipicamente é uma reunião de cerca de 2h, onde cada gestor já tras suas análises pré-elaboradas para compatilhar e valida-las com seus pares, além de pactuar as contramedidas necessárias para o ajuste das performances, que por vezes requer o evolvimento de outras áreas e gestores. Uma técnica simples e muito eficaz é o FCA (fato, causa e ação), registrando no próprio gráfico de gestão a análise no mês em questão. No exemplo apresentado, a análise do desempenho considera: • Mês: mês em análise; • Fato: indicação do problema, já com a primeira percepção de causa(s) prováveis; • Causa: identificação das causas potenciais do problema (fato); • Ação: indicação das ações necessárias (contramedidas) para remoção das causas; • Responsavél: quem responde pela implantação das contramedidas; • Quando: prazo de implantação das contramedidas. Adaptado de Campos, Vicente Falconi, Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia
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