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FEEDBACK NA Você já deve ter se deparado com esta pergunta: “Você já ofereceu um feedback para seus colaboradores hoje?” Esta é uma pergunta clássica, mas você sabia que Feedback é uma ferramenta que se pode usar em diferentes níveis dentro da organização? O feedback tem como objetivo melhorar a comunicação e oferecer um mecanismo de alinhamento para a melhoria de performance de indivíduos e equipes de trabalho dentro de uma organização. Com uma importante ferramenta de aprendizado organizacional, é possível qualificar o desempenho e contribuir para a melhoria da produtividade e eficiência. Por esta razão, o feedback deve ser entendido como uma ferramenta multidirecional, ou seja, uma ferramenta que deve ser utilizada tanto para subordinados como para pares e até mesmo superiores hierárquicos. Como uma ferramenta de aprendizado orientada para performance, o feedback pode ser utilizado para reforçar comportamentos desejados e padrões para a solução de problemas, ou pode ser utilizado para mudar e melhorar comportamentos insatisfatórios ou introduzir padrões de trabalhos mais produtivos, ou seja, seu objetivo final será sempre promover o alinhamento de indivíduos e equipes para que estes façam melhor, com mais eficiência, em menor tempo e com os recursos adequados! Seja bem-vindo ao Curso “Feedback na Prática”! Aproveite esta jornada de aprendizado e lembre-se de colocar em prática este conhecimento! INTRODUÇÃO OBJETIVOS Compreender a importância e conhecer os diferentes tipos de feedback; Reconhecer a importância do feedback no desenvolvimento das pessoas; Relacionar o feedback aos diferentes perfis comportamentais e desenvolver estratégia de comunicação para dar o feedback; Aprender e exercitar as ações de planejar, estruturar, dar e receber feedback; MÓDULO 1 - Conceitos e definições • O que é feedback: conceito e definições • Os diferentes tipos de feedback • Feedback X avaliação de desempenho • Feedback nos diferentes níveis organizacionais MÓDULO 02 - Importância do feedback • VA importância do feedback no desenvolvimento das pessoas • Tipologia comportamental e o melhor feedback para cada tipologia • O feedback como ferramenta no ajuste de comportamentos • Fatores que dificultam as mudanças MÓDULO 03 - O feedback no dia a dia • Promovendo um ambiente de trabalho receptivo ao feedback • Aprendendo a dar feedback • Aprendendo a receber feedback • As dúvidas mais frequentes relacionadas ao feedback 04 13 25 MÓDULO 1 Conceitos e definições O que é feedback: conceito e definições Você já deve ter ouvido falar do feedback, provavelmente já deu ou recebeu um feedback em algum momento da sua vida. Por mais que este tema não seja novidade, percebemos que muitas organizações, líderes (gestores) e colaboradores não conhecem o feedback em sua completude e ainda cometem muitos erros quando se trata de executá-lo dentro das organizações. De forma objetiva, o feedback é um processo de aprendizagem, uma ação de alimentação na qual um indivíduo fornece a outro indivíduo ou grupo, orientações a respeito atitudes, comportamentos e ações com o objetivo de contribuir para melhoria de performance, para o desenvolvimento das pessoas e equipes, tendo como direcionador o atendimento dos objetivos organizacionais e, consequentemente, entrega dos resultados desejados. O que significa feedback? A palavra feedback vem do inglês, e representa a junção de feed (alimentar) e back (de volta), ou seja, essa tradução pode ser tida como o ato de realimentar, dar resposta a uma ação, atitude ou comportamento. Como um processo, este fornecimento de informações/orientações é crucial para o aperfeiçoamento da performance e deve ter um caráter de ação contínua, fazendo parte da rotina e da cultura organizacional. Mas como mencionamos, muitas organizações e indivíduos têm dificuldade em estabelecer esta ação como rotina e dar a tratativa correta para o sucesso desta ação. 4 Antes de tudo, é fundamental deixar claro que o feedback não se trata de uma opinião, um retorno baseado em sentimentos, mas sim uma ação que exige conhecimento, técnica e princípios para que seja executada com sucesso para garantir que organizações e indivíduos trilhem o caminho do desenvolvimento. Como um valioso recurso de aprendizagem, o feedback deve ser fundamentado em dados que irão avaliar a validade ou não de comportamentos, atitudes e ações de um indivíduo ou grupo para uma determinada situação, assim como para o reconhecimento frente a comportamentos, atitudes e resultados positivos. Neste sentido, é de extrema importância realizá-lo de forma construtiva e mobilizadora para que profissionais e equipes se mantenham engajados, motivados e empenhados para o desenvolvimento constante. Desta forma, podemos entender que o objetivo central do feedback é sempre promover o desenvolvimento por meio de informações/orientações que apoiem na melhoria do desempenho e que permitam realizar reposicionamento de ações, comportamentos e atitudes em busca da efetividade, eficácia e excelência. Seja de forma corretiva ou para a parabenização, o feedback deve levar em consideração alguns fatores e princípios. Os fatores mais relevantes quando se trata do feedback é a comunicação (forma do diálogo) e o perfil comportamental de quem recebe o feedback. Considerar o perfil de quem 1. Confiança: o estabelecimento de confiança é primordial para garantir que as orientações sejam recebidas e acolhidas para, em seguida, sejam aplicadas; 2. Respeito: elemento crucial ao processo, deve ser a base para o posicionamento de quem oferece e a base deste diálogo; 3. Ética: significa cuidar com zelo e garantir a confidencialidade desta ação; recebe o feedback e escolher a forma correta de falar faz toda a diferença para o sucesso do processo e para que ele sirva para a evolução e desenvolvimento de quem o recebe. Mas como mencionamos acima, além da comunicação e dos diferentes perfis comportamentais dentro de uma organização, existe uma questão orientada para princípios, ou seja, para que a ação de feedback seja eficaz a atinja os objetivos, é preciso conhecer e respeitar os seguintes princípios: 5 Além destes fatores e princípios, destacamos que outras questões que devem ser consideradas e fazem toda a diferença quando se trata de feedback. O primeiro elemento é a questão do tempo, o feedback deve ser realizado no "timing" correto, nem muito cedo, nem muito tarde. Neste início, selecionamos algumas dicas básicas para você: Por fim, utilize os seguintes critérios para entender quando dar feedback: Verifique qual é o tipo de feedback mais adequado para a situação; Lembre-se que feedback não é desabafo, ele deve ter um propósito, deve ser construtivo e deve ser baseado em informações claras; Saiba reconhecer os momentos mais apropriados; Identifique a forma mais adequada e sempre o faça pessoalmente; Certifique-se de que a sua mensagem foi clara e bem compreendida; Quando for necessário demonstrar reconhecimento por um bom trabalho e comportamentos positivos. Lembre-se que um reforço positivo com frequência pode gerar muitos benefícios; Quando houver necessidade de aprimoramento para um melhor desempenho. Habilidades e competências são mais fáceis de serem modificadas que hábitos ou personalidade; É estranho pensar que, mesmo reconhecendo a importância e a relevância do feedback, este valioso recurso não faz parte da cultura ou não é utilizado de forma contínua nas organizações. Uma parte se deve à cultura organizacional e outra parte diz respeito aos gestores que, por muitas vezes, alegam não ter tempo! Então, nestas circunstâncias, o feedback é fornecido apenas quando há algo errado. Se utilizado de forma constante e madura (isso significa utilizá-lo de forma inteligente e correta), o feedback será um importante aliado, promovendo o desenvolvimento, o fortalecimento da colaboração, do trabalho em equipe, do protagonismo e senso de pertencimento,garantindo o alinhamento, engajamento, redução de riscos e a entrega de resultados. Na literatura, existem diferentes definições e terminologias para os tipos de feedback. Em nosso curso, vamos tratar esta visão de forma mais objetiva, com o intuito de facilitar o entendimento e contribuir para aplicação do feedback no seu dia a dia. Ou seja, nosso objetivo é fornecer informações para ajudá-lo a construir um conhecimento aplicável e fácil de ser utilizado. Desta forma, vamos tratar o feedback sob as seguintes perspectivas; formal, informal, positivo e negativo O Feedback informal Quando um problema não pode ser ignorado, isto é, quando o comportamento da pessoa tem um impacto negativo na organização ou equipe; Os diferentes tipos de feedback 6 Esta é uma modalidade utilizada por gestores para expressar a avaliação das tarefas, comportamentos e atitudes de sua equipe. Como modelo, pode ser utilizado a qualquer momento e tem como objetivo mobilizar a equipe e promover alinhamentos rápidos. Normalmente é utilizado em situações como: Como o nome já diz, acontece este tipo de feedback acontece de forma sutil, espontânea e até mesmo de forma involuntária como, por exemplo, quando um gestor, com um simples olhar, demonstra desaprovação na dispersão de membros da equipe durante uma reunião ou em determinas tratativas internas entre membros da equipe ou em conversa com um cliente. O Feedback formal Esta é uma modalidade utilizada para tratativas com o foco no desenvolvimento, aprimoramento, ajustes e correções. Diferente do informal, este tipo requer preparação e um processo de formalização (com agenda, planejamento, objetivos e metas). Normalmente é utilizado em situações como: O Feedback Positivo: Tem como objetivo reforçar uma ação, atitude ou comportamento desejado pela organização. Ao reforçar positivamente os comportamentos desejados, habilidades demonstradas e atitudes que impactaram positivamente, estamos estimulando a repetição, valorizando e mobilizando o profissional e, de forma geral, fortalecendo a disseminação de boas práticas. Mas o que devo considerar ao dar um feedback positivo? Uma coisa é certa, não basta somente elogiar! Para que tenha o efeito desejado e cumpra os objetivos, o feedback deve ter embasamento. Considere os seguintes pontos: Para orientar a respeito de mudanças em atividades e projetos; Para parabenizar o resultado alçando por um indivíduo ou equipe; Para elogiar um indivíduo e/ou equipe no desempenho de alguma tarefa ou atividade; Para realizar avaliação de gargalos e mudanças necessárias para atendimento dos objetivos organizacionais; Para orientar a respeito de ações, comportamentos e atitudes que travam ou não favorecem a performance individual ou em grupo; Para formalizar as conquistas e vitórias alcançadas de forma individual e/ou em equipe e que entregaram resultado para a organização; Sempre que identificar o resultado positivo, seja por uma ação, comportamento ou performance, elogie imediatamente. Este reforço positivo irá ajudar a gravar o ato produzido; 7 Descreva de forma clara a ação, o comportamento e ou o desempenho observado e o seu impacto, demonstrando de forma clara o resultado obtido com o esforço. Mostre como esta ação impactou positivamente a organização; Se concentre no reforço positivo, não faça ponderações ou faça apontamentos de erros para equilibrar a situação. Isso acaba tirando força do feedback e irá confundir que o está recebendo; Faça-o na frente dos outros membros da equipe! Esta ação valoriza o esforço, estimula a recorrência, valoriza e dissemina a boa prática; O Feedback Corretivo/ Negativo: Tem como objetivo corrigir uma atitude ou comportamento considerado inadequado ou alinhado com a expectativa da organização. O foco é sempre na solução, provendo orientações para a melhoria e desenvolvimento. Muito desafiador, visto que pode ser confundido com “punição” e, por esta razão, é necessário técnicas e treino para executá-lo de forma eficaz. Mas e no caso do feedback corretivo/negativo? o que devo considerar? Da mesma forma, este feedback precisa de embasamento, mas Diferentemente do feedback positivo, este feedback deve oferecer a visão de quais situações, comportamentos e pontos de atenção devem ser melhorados, não apenas para o resultado da organização, mas também para seu próprio crescimento profissional. Neste caso, considere as seguintes perspectivas: Prepara-se, esteja municiado de informações, dados e fatos que fundamentam a sua visão; Apresente suas expectativas a respeito do trabalho e/ou tarefa executada, apresentando suas observações do que foi bem executado e o que pode ser melhorado. Desta forma é possível criar a percepção de que existem erros e acertos em uma mesma situação, facilitando o entendimento das melhorias a serem trabalhadas; Garanta que o entendimento de todos os pontos tratados nesta conversa esteja claro, não deixe dúvidas, utilize exemplos para ilustrar e, sempre que possível, combine dados para ilustrar a situação; Faça do feedback um diálogo, saiba ouvir (procure entender o ponto de vista de quem recebe o feedback), busque direcionar para o caminho correto e faça um novo alinhamento de expectativas; 8 Para muitos, o sucesso de uma organização está na sua capacidade de executar seu planejamento, mensurar os resultados obtidos e promover ajustes de rota para o alcance de seus objetivos estratégicos. Mas além desta visão, complementa-se a importância da criação de capacidades, competências, conhecimento de seus processos, avaliação contínua de indicadores de desempenho e o mais importante, a promoção de ações de alinhamento e desenvolvimento para atendimento dos objetivos organizacionais. Na atualidade, mesmo diante de tantos estudos e trabalhos, ainda é muito comum dúvidas e confusões a respeito do uso de ferramentas para alinhamento e desenvolvimento. Um exemplo claro destas dúvidas e questionamentos está relacionado ao uso das ferramentas de Feedback e Avaliação de Desempenho. Muitos acreditam tratar da mesma coisa! Esta confusão entre conceitos é comum, mas é importante ressaltar que são ferramentas com processos e objetivos distintos. Mas se Feedback e avaliação de desempenho são ferramentas distintas, com objetivos similares de alinhamento, como elas se conectam no contexto de desenvolvimento organizacional? Diferente do feedback, a avaliação de desempenho é um processo que tem como objetivo estabelecer critérios de contratação e de avaliação dos objetivos traçados pela organização. Desta forma, o uso da avaliação de desempenho dentro da organização tem como princípio o acompanhamento contínuo de indicadores e, de forma complementar, a criação de ações para correção de rota. Desta forma, a avaliar o desempenho de um colaborador está diretamente relacionado ao acompanhamento de indicadores, ao desenvolvimento de capacidades e competências específicas e avaliação da contribuição de um colaborador para o alcance dos resultados. O feedback se conecta à avaliação de desempenho como uma ferramenta que, por meio da avaliação, apura o atendimento dos objetivos da organização e dos colaboradores. De forma complementar à avaliação de desempenho, o feedback irá avaliar o desempenho e o comportamento a fim de mensurar a performance do profissional e possibilitar o alinhamento das metas para o alcance dos objetivos pessoais. Feedback X avaliação de desempenho 9 Por fim, de forma objetiva, tanto o feedback como a avaliação de desempenho são ferramentas importantes para a melhoria da performance, contribuindo para o engajamento e desenvolvimento no contexto organizacional. Enquanto o feedback tem como base o desenvolvimento pessoal em situações rotineiras e comportamentos para o futuro, a avaliação tem como foco avaliar como o desempenho está diretamente relacionado aos objetivos finais da organização. O feedback pode ser entendido como a ferramenta central da liderança,mas porque não deve ser exclusividade da liderança? Para responder esta pergunta, precisamos pensar em duas perspectivas: a primeira é pelo princípio básico de que o feedback é um valioso recurso para o aprendizado e desenvolvimento profissional. Desta forma, deve ser entendido como um conceito de realização multidirecional. A segunda, e mais delicada, trata-se da cultura existente na grande maioria das organizações. Não é exclusividade de sua organização, mas a grande maioria das organizações ainda possui uma cultura de liderança autocrática. O que é liderança autocrática? É um estilo de liderança, com modelo de gestão caracterizado pela centralização da tomada de decisão e planejamento, onde o líder tende a não ouvir ou aceitar opiniões divergentes. Do grego “Autos” (que significa – por si próprio) e “Kratos” (que significa – poder). Ascendente, objetivando seus superiores hierárquicos; Descendente, direcionado a seus subordinados diretos; Lateralmente, no caso de colegas de trabalho; É comum, quando falamos de feedback dentro das organizações, relacionarmos esta atividade ao exercício da Liderança! Mas engana-se quem pensa que este processo é exclusivo do líder. Quando pensamos em feedback, devemos entendê-lo como um processo construtivo que permite a identificação de oportunidades de melhoria e desenvolvimento profissional. Desta forma, entendendo o feedback como um processo que contribui para a evolução e crescimento profissional, fica claro que esta ferramenta pode e deve ser utilizada em todos os níveis organizacionais. Por esta razão, reservamos este momento para falar um pouco mais sobre esta perspectiva. Você pode dar feedback tendo como alvo diversos níveis de pessoas: Feedback nos diferentes níveis organizacionais 10 A literatura aponta que existem vários estilos de liderança, com suas vantagens e desvantagens. Mas nosso objetivo aqui não é trabalhar este conceito, mas apenas reforçar a percepção do estabelecimento de uma cultura de liderança autocrática nas organizações que, de forma indireta, não beneficia o desenvolvimento de uma cultura de feedback multidirecional. Mas quando pensamos na cultura de feedback e nas transformações que vivemos da transformação digital, das mudanças na sociedade, do trabalho e das relações, entendemos a importância de quebrar as barreiras que impedem o uso amplo do feedback. Sim, assim como o feedback é essencial para os colaboradores, ele também é de extrema importância para líderes e gestores! Afinal, não é porque se ocupa um cargo de liderança e gestão que não teremos oportunidades de melhorias e desenvolvimento. Não nascemos prontos e como qualquer pessoa, estamos em constante desenvolvimento e evolução. Líderes e gestores precisam saber como estão indo, precisam ter consciência do que pode e precisa ser aprimorado. Os bons gestores não recebem apenas o feedback como processo, eles querem ouvi-lo! O feedback ascendente está diretamente relacionado com organizações de alto desempenho! Assim como qualquer feedback, o ascendente e entre pares/colegas tem como objetivo o alinhamento, a melhoria na comunicação, o estabelecimento da confiança, do respeito, deve auxiliar na regulação das relações, no alinhamento dos objetivos. Somos seres relacionais, precisamos ir além do processo de avaliação formal e construir uma nova mentalidade, desbloqueando as barreiras da comunicação e da visão hierarquizada. E no contexto organizacional, esta perspectiva cada vez mais faz mais sentido, afinal, vivemos transformações importantes e as ações de sucesso de uma organização dependem das pessoas e do fortalecimento da cultura de co-criação, colaboração, de protagonismo, e empoderamento das pessoas, do respeito e da colaboração para atendimento dos objetivos organizacionais. 11 Mas muitos ainda têm o receio de dar feedback ascendente e lateral! Este receio é muito comum, não se preocupe. Mas aí podemos perguntar, em quais situações este feedback pode ocorrer? Simples, quando temos objetivos comuns, toda situação ou oportunidade de melhoria e alinhamento pode ser uma situação para o feedback. Nestes casos, podemos citar alguns exemplos, tais como: “alinhamento de projetos”, “dimensionamento de atividades e recursos”, “melhoria na execução de tarefas”, “alinhamento relacional”, entre outros. Pode ser que você fique nervoso, mas calma, se você seguir os passos da preparação e nossas dicas para a execução do feedback, você irá tirar de letra! Mas lembre-se, não faça nada no calor da emoção e foco nas questões centrais do feedback, evite levar muitos temas a serem tratados, a melhor opção é sempre fracionar e tratar o que for prioridade! Por fim, nosso recado é: esteja preparado para dar e receber feedback! 12 MÓDULO 2 A importância do feedback no desenvolvimento das pessoas Nesta etapa do curso já podemos afirmar que o feedback é uma das principais ferramentas de desenvolvimento e medição de desempenho nas organizações. Afinal, sua utilização contribui para a correção de rotas, para reconhecer os acertos, contribuindo para o alinhamento, desenvolvimento e engajamento das pessoas. Contudo, o grande volume de atividades diárias nos coloca em "modo automático" na execução de nossas atividades e, por esta razão, precisamos criar rotinas para a execução do feedback o que, diretamente, irá fortalecer o desenvolvimento da cultura de feedback em nossas organizações. Mas apesar desta consciência, o que mais podemos salientar do papel do feedback para o desenvolvimento das pessoas? Para responder esta pergunta, antes precisamos delinear o contexto de mudanças no qual vivemos. O mundo está em transformação e no mundo dos negócios não é diferente. As transformações tecnológicas já fazem parte do nosso dia a dia e muitas dúvidas surgem com a mudança. Como devem ser as organizações do futuro? O que mudará no mundo do trabalho? Muitas destas perguntas já podem ser respondidas quando analisamos as principais tendências para o trabalho no futuro. Neste novo ambiente de negócios, direcionado pela transformação digital, o desafio das organizações está no desenvolvimento de novas capacidades, na adaptação às mudanças, algumas vezes, na sua reinvenção, mas principalmente na transformação de sua cultura e no desenvolvimento das pessoas. Importância do feedback 13 O mundo do trabalho está mudando rapidamente. Automação, Inteligência Artificial (IA) entre outras tecnologias, são as estrelas sobre as quais uma onda de mudanças sem precedentes vem acontecendo, gerando um movimento de expectativas e demandas das pessoas e das organizações. O mundo do trabalho vai depender cada vez mais, além das habilidades técnicas, de um conjunto bem mais desenvolvido de habilidades essencialmente humanas: empatia, inteligência emocional, criatividade, colaboração, comunicação, estão entre as mais requisitadas. Neste novo contexto, novas atividades estão impulsionando a demanda por novas habilidades. Para se sobressair neste novo cenário, o profissional precisa muito mais do que competência. Para conquistar seu espaço, se diferenciar e atender às demandas deste novo mundo digital, é preciso desenvolver as habilidades chamadas "Soft Skills" – que podem ser definidas como atributos e habilidades que um indivíduo possui e estão entrelaçadas às relações e interações com outros indivíduos. Resiliência, empatia, colaboração, comunicação, inteligência emocional, pensamento crítico, resolução de problemas complexos, entre outras, são exemplos das Soft Skills cada vez mais demandadas no mercado de trabalho. Podemos apontar inúmeras mudanças e tendências neste novo cenário (como conectividade; a importância e o papel da diversidade; o valor da colaboração, flexibilização do trabalho, entre outras), mas duas delas são fundamentais para melhor entendimento do nosso tema feedback: 1. Significado do trabalho: para a maioria dos indivíduos, o trabalho não é apenasuma forma de ganhar a vida, mas constitui uma forma de inserção social, uma importante fonte de identificação ante seus grupos, pares e para a sociedade como todo. O sentido do trabalho engloba várias perspectivas psicológicas, sociais e econômicas, que não se alteraram com o passar do tempo, de forma que são as profissões que estão se tornando redundantes, não as pessoas; e ao final, não será a tecnologia, mas sim as pessoas que delinearão o futuro do trabalho. Repensar a Educação e o Desenvolvimento das pessoas: mudanças tecnológicas geram necessidade de aprendizagem de novas habilidades, rapidamente. Se a aprendizagem não acompanhar o ritmo das mudanças, o risco é a obsolescência. Contudo, os processos formais de educação não estão preparados para equipar as pessoas de habilidades, seja pelo modelo forma de educação das escolas, seja porque as habilidades necessárias para o futuro serão mais importantes do que o “pedigree” de um curso universitário. 14 Diante de tantas mudanças significativas, não temos dúvida em afirmar que um dos locais mais importantes para o aprendizado do futuro será o contexto organizacional. As mudanças nas relações de trabalho, do aprendizado e das relações humanas demandam a construção de equipes multidisciplinares, a necessidade de aprendizado constante e familiarização com as novas tecnologias. O profissional precisa, cada vez mais, conhecer as novas tecnologias e enxergá-las como aliadas para a sua produtividade; buscar conhecimentos em outras áreas, atualizar-se e manter-se informado sobre as principais evoluções no seu setor e fora dele e, por fim, criar mecanismos de aprendizagem. Por esta razão, o desenvolvimento da cultura do feedback é de extrema importância na atualidade. Criar uma cultura de crescimento é um desafio para organizações, lideranças e profissionais que desejam construir um ambiente de trabalho em que todos contribuam para o desenvolvimento unificado. Para isto, é necessário fortalecer o feedback como processo, é necessário encorajar os colegas a darem o seu melhor e a reconhecerem suas habilidades e a sua importância para toda a organização. É importante que todos os envolvidos tenham consciência do seu papel na organização e estejam alinhados aos objetivos para que estes sejam cumpridos. Todos têm o seu papel para favorecer o crescimento da organização. 15 Até o momento abordamos o feedback sob as perspectivas de processos, modelos e técnicas. Mas para explorá-lo em completude e proporcionar um aprendizado completo a respeito deste tema, não podemos deixar de apresentar um importante elemento, a tipologia comportamental. Mas o que é Tipologia Comportamental? E qual a sua relação com o feedback? É certo que cada ser humano é único! Cada indivíduo representa um universo de particularidades entre formas de pensamento, de relacionamento, crenças, valores, princípios, habilidades, competências e na forma como enxerga o mundo, e todas estas variáveis refletem na sua relação com o trabalho. Diante desta diversidade, muitas organizações sentiram a necessidade de aprofundar o conhecimento a respeito das habilidades de seus colaboradores com o objetivo de entender como melhor aproveitar suas habilidades, como melhor alocá-las e como conjugar habilidades complementares dentro da organização. A necessidade de classificar as pessoas de acordo é uma das bases para o surgimento do perfil comportamental, ou seja, a identificação de padrões de comportamento, percepções e maneiras de encarar as situações, entre outras coisas. Não estamos falando de um conceito novo! Trata-se de uma teoria que existe desde a década de 1920, quando o psicólogo William Moulton Marston desenvolveu conceitos comportamentais para os indivíduos. E esses conceitos foram a base para o que hoje conhecemos como a metodologia DISC, que serve como referência para diversos softwares de RH. Ao conhecer o perfil comportamental do profissional, é possível estabelecer diferentes iniciativas de comunicação, desenvolvimento, métricas de acompanhamento e mensurar com maior eficácia questões relacionadas à produtividade. E quando falamos em desenvolvimento, ao conhecer melhor o perfil comportamental, podemos ajustar o feedback para ser mais assertivo e alinhá-lo ao perfil profissional de quem o recebe. Tipologia comportamental e o melhor feedback para cada tipologia 16 Nós da Sólides utilizamos o “Profiler” para traçar o perfil comportamental. O que é o Profiler? O Profiler é um mapeamento comportamental exclusivo da Sólides, baseado em 7 metodologias de mapeamento de perfis comportamentais, dentre elas a DISC. No Profiler, estudos e metodologias comportamentais foram traduzidas para a cultura brasileira e foram feitas análises tanto dos perfis comportamentais dos indivíduos como dos perfis gerenciais das organizações. Dessa forma, foram detectados quatro perfis distintos, mas que no ambiente corporativo se complementam. Os perfis comportamentais detectados pelo Profiler são: Comunicador, Executor, Planejador e Analista. O feedback correto para cada tipologia comportamental: Os executores são pessoas que têm uma grande velocidade para executar tarefas, tendem a fazer mais de uma atividade ao mesmo tempo. Ele gosta de obstáculos e dificuldades, porque seu senso de competitividade é elevado. Defende sempre seus pontos de vista e é bastante corajoso, mas também tende a ser ditatorial e autoritário. Ao conversar com um executor, você perceberá que eles são estratégicos, e que incorporam partes da sua fala ao discurso deles durante a conversa. Perfis executores não se sentem intimidados pelo momento do feedback. Assim, você deve buscar incentivá-lo, desafiá-lo a ser melhor, a se doar mais. Seja direto e objetivo em suas observações. Nunca tire a autonomia de um executor, pois isso para ele é como um balde de água fria. O Executor Os comunicadores são pessoas com alta energia, extrovertidos, dinâmicos e muitas vezes transparentes. Eles tendem à informalidade, gostam de trabalhar em equipe e são influenciadores naturais. Se engajam com facilidade às novas propostas. É um indivíduo de bons relacionamentos, e costuma influenciar outras pessoas rapidamente e contagiá-las com seu ponto de vista favorável. Ao dar feedback para pessoas com esse perfil, em um primeiro momento eles podem tentar desviar do assunto ou se colocarem de vítimas. Se você se colocar em uma posição desinteressada, ele se esforçará para conquistar a sua atenção. Lembre-se de que eles são muito sociáveis, se preocupam com o outro e gostam de ser notados. Ao falar com comunicadores, busque usar palavras que remetam a novidade e competitividade. O Comunicador 17 Os planejadores são bons em trabalho e em equipe, em tarefas que exijam atenção ao processo e se preocupam com o bem-estar de todos. Quando colocados sob alta pressão eles tendem a congelar, ficam desconfortáveis. O planejador demora um pouco mais a aceitar e incorporar as mudanças. É um colaborador de ritmo constante, também conservador e estável. É bastante controlado e dificilmente entra em pânico, porque costuma planejar tudo antecipadamente O momento de feedback para um colaborador com esse perfil é muito esperado. Ele deseja expor o seu ponto de vista e propor melhorias, e é muito importante deixar que ele se expresse. Para estimulá-lo, é importante deixar claro que você sabe do que ele é capaz. O Planejador Os analistas são pessoas que preferem trabalhar individualmente. Quando têm que executar trabalho em equipe, eles gostam de dividir as tarefas. Para eles, as informações devem ser passadas de forma mais formal e direta. Tem como características ser detalhista, meticuloso e preocupado. O profissional analista é responsável, muito conservador e organizado. Por isso, é uma pessoa capaz de controlar rotinas repetitivas e processos executados diariamente. Procure se preparar para dar feedback a um analista. Na maioria das vezes, ele já sabeo que está errado e tem alguma proposta do que se deve fazer para mudar a situação. É um perfil onde o nível de cobrança interno é muito alto, por isso, em sua devolutiva, reforce as qualidades do colaborador. Se você precisar corrigir um analista, nunca faça isso na frente de outras pessoas. Lembre-se de que seu feedback, independentemente do perfil do colaborador, deve buscar o crescimento das competências do profissional. Tome cuidado para não focar apenas nos pontos negativos. Você adquirirá a habilidade de falar com cada perfil da maneira correta com o tempo e a prática. O Analista 18 Como um processo voltado para o desenvolvimento, uma das principais características do feedback é permitir, por meio do diálogo, o ajuste e/ou reforço de comportamentos. Trata-se de uma forma de comunicação entre duas pessoas ou mais em que as oportunidades de melhoria são trabalhadas, ou seja, observações e orientações são transmitidas para que a pessoa e/ou equipe tenha consciência sobre seus comportamentos e desempenho com o objetivo de potencializar o desempenho destes indivíduos e/ou equipes. Por esta razão, o feedback, como uma ferramenta voltada para o ajuste de comportamentos é fundamental para a melhoria na produtividade. Seja pelo destaque de aspectos positivos ou negativos do comportamento, o feedback funciona como referência para o aprimoramento e crescimento profissional. Quando não há feedback, gera-se insegurança e o profissional fica sem parâmetros a respeito do seu desempenho, mas em contrapartida, quando o feedback faz parte do processo de desenvolvimento e ajustes, esta ação melhora a autoestima, promove maior engajamento, permite ajustes rápidos e, em alguns casos, permite que um profissional tenha consciência de um comportamento para o qual não tinha conhecimento. Para auxiliar na construção e execução de um feedback para correção de comportamentos, apresentaremos a seguir alguns passos importantes: Passos ao dar um feedback para corrigir um comportamento O feedback como ferramenta no ajuste de comportamentos Certifique-se de que as expectativas quanto ao trabalho e objetivos de desempenho estejam claras. E tenha em mãos todos os dados e informações necessários para o feedback. Faça suas anotações a respeito do comportamento assim que observá-lo; Procure informações a respeito da descrição do cargo, perfil e orientações já documentadas sobre as expectativas a respeito do comportamento em questão; Descreva o comportamento que deseja ver modificado, estabeleça um prazo e determine como você pode apoiar a mudança; 19 Promova um diálogo, apresente suas observações, mas também saiba ouvir. É importante deixar espaço para contribuições de quem está recebendo o feedback. Comunique a quem irá receber o feedback com antecedência. Desta forma, você dará tempo para que a pessoa também se prepare para o feedback e, neste sentido, deixe claro que será um diálogo aberto e que as soluções estão abertas para discussão; Lembre-se, para tornar o feedback construtivo, a melhor forma de iniciar é de forma positiva. Promova um diálogo com tom de troca mútua e de solução. Caso seja possível, reconheça a intenção positiva do comportamento abordado, mas lembre-se de pontuar que, mesmo com algum ponto positivo, este não é o comportamento desejado; Apresente o comportamento observado, faça uma descrição do “como” e “quanto” o comportamento impacta no desempenho e/ou equipe. Seja claro a respeito do real efeito daquele comportamento em você e para os outros. Para tornar esta visão mais clara e dar contexto, apresente dados como “Quem”, “O quê" e `'Quando". Assim a pessoa terá consciência do corrido e terá mais informações para refletir a respeito; 20 Faça perguntas abertas e uma escuta ativa. Busque verificar o entendimento de quem recebe o feedback para avaliar se suas percepções estão corretas, o que, de forma complementar, irá auxiliar na identificação se existe concordância ou não para as questões apresentadas no feedback. E se for apropriado, faça perguntas sobre a raiz do problema para entender qual circunstância levou ao comportamento observado; Estimule quem recebe o feedback a fazer perguntas, questionar ou fazer sugestões alternativas. Por fim, verifique se há consenso/comprometimento com os próximos passos. Para fechar o processo, declare (formalize) o que deve ser feito, se coloque à disposição para ajudar, descrevendo como você pode apoiar; Faça o registro (anote) o que foi discutido e o compromisso assumido; E faça um acompanhamento de etapas importantes acordadas e, caso perceba que não houve mudanças, considere a possibilidade de realizar uma sessão de feedback de acompanhamento; Faça sugestões para ajudar ou faça uma solicitação específica, exemplificando ações que contribuam para alterar o comportamento que você considera desalinhado. Desta forma, você contribuirá para que a pessoa que está recebendo o feedback possa reconhecer o comportamento e seu impacto, assim como para direcionar ao comportamento que considera construtivo. Sempre faça a verificação para identificar se a pessoa que recebe feedback entende a sugestão e/ou o pedido; 21 Um dos pilares mais importante no exercício da liderança está relacionado à capacidade de promover o aprendizado individual e coletivo, promovendo ações de desenvolvimento, compartilhando informações, dando exemplo com atitudes que influenciarão positivamente. Dentro deste pilar, encontramos o feedback, uma ação valiosa fundamentada nos princípios da confiança e que devem influenciar positivamente na transformação e desenvolvimento de indivíduos e equipes. Neste sentido, dar feedback deve ser uma forma clara e objetiva de expor os objetivos individuais e de equipes, o "porquê" e o “como” podemos alcançá-los. Contudo, nem tudo são flores! Receber feedback corretivo e promover mudanças, seja para o indivíduo que o recebe, seja para o gestor, é um grande desafio. Muitas vezes nos deparamos com a inércia e até mesmo a falta de conhecimento de como realizar uma mudança pessoal. Esta dificuldade em promover mudanças podem ter origem em fatores psicológicos, ou até mesmo da cultura organizacional. Veja alguns exemplos de dificuldades encontradas no contexto da organização que podem contribuir para a construção da mudança: Fatores que dificultam as mudanças Percepção enganosa de necessidade – um indivíduo pode ter a visão de que esta mudança não precisa ser executada em razão de seu cargo/função, assim como pode ter a ideia de que poderá executá-la a qualquer momento; Falta de motivação – quando um indivíduo não vê perspectivas de ascensão ou quando não está satisfeito com as atividades e funções exercidas. Não podemos esquecer que às vezes as questões relacionais também interferem nesta questão, seja pelos relacionamentos com a equipe ou com o próprio gestor; Falta de acompanhamento e de uma política de consequências – muitas organizações e gestores exercitam a relação “ação x consequência”, ou seja, muitas vezes os feedbacks não passam de uma mera formalização para efeito de realização, ou sejam, não geram comprometimento e responsabilização; Cultura Organizacional – muitas organizações estão alicerçadas em culturas frágeis e que não estimulam à mudança. Nestas organizações é fácil observar os seguintes discursos: “Aqui fazemos sempre assim”, “Sempre fiz assim e deu certo!”, “Em time que está ganhando, não se muda”, entre outros discursos; 22 Entenda que mudar hábitos e atitudes é mais factível do que mudar a personalidade das pessoas. Contudo, mudar os hábitos e atitudes requer comprometimento maior do que o exigido por um típico processo de feedback. As mudanças não ocorrem da noite para o dia, elas precisam ser sedimentadas, exigem um feedback contínuo e focado em aprendizagem e preparação para as mudanças, em algumas situações, esta mudança exigirá uma ação de coaching. Mas antes do aprendizado e da mudança,temos o feedback! O que preciso saber ou ter consciência para recebê-lo e fazer o uso para meu aprendizado. Qual é o desafio neste caso? A maioria das pessoas recebe feedback corretivo em algum momento de suas carreiras, e isso pode ser uma coisa muito desafiadora de ser trabalhada. Antes de tudo, você precisa trabalhar esta questão internamente e para auxiliá-lo, apresentaremos algumas estratégias. Pense nesta parte como um apoio para auxiliá-lo a entender suas reações. A partir desta consciência, tire proveito desta oportunidade para promover as mudanças necessárias. reflita e perceba como você reage às críticas. Identifique as diferentes reações quando você recebe o feedback corretivo. Um importante parâmetro é avaliar as diferenças de reação comparando quando você recebe um feedback corretivo e quando recebe um feedback positivo. Você reconhece diferenças? Identifique os principais gatilhos para sua reação e entenda como você pode dominar esta reação. Quando você conhece suas reações e os principais gatilhos fica mais fácil enfrentá-los e dominá-los. Mitigar a resistência das pessoas; Fazer as pessoas entenderem os motivos pelo quais as mudanças acontecem; Criar a visão da mudança como oportunidade de desenvolvimento; Quebrar paradigmas, questionando velhos hábitos e considerando novas maneiras de agir; Empoderar as pessoas, criando oportunidades para a proposição de inovações e melhorias; Seja autoconsciente 23 é importante cuidar do equilíbrio emocional e para isto, se pergunte “Como me sinto?”, “Quais sentimentos afloraram?”, “Estou furioso, magoado, na defensiva?”. Entenda que o corpo também reage, verifique como está a respiração, as reações de seu corpo e sua postura. Ao avaliar e entender estas questões irá auxiliá-lo a cuidar do seu lado emocional para equilibrá-lo e recuperar sua compostura. Verifique seu estado emocional devemos partir do princípio de que todo feedback deve ser construtivo e orientado para oportunidades de melhorias em alguma ação, entrega e processo de trabalho, e o objetivo será de melhores resultados. Então, não é sobre você! Mas, se o que você está recebendo é uma crítica pessoal não produtiva, também não é sobre você, mas sim de quem está lhe fornecendo uma revelação emocional, uma frustração ou uma afirmação de poder de quem está lhe oferecendo este feedback. Lembre-se, não é sobre você mesmo que sua impressão inicial seja de que o feedback é infundado, ainda assim saiba ouvir. No momento oportuno, reflita sobre o feedback e decida se irá considerá-lo ou não. Coloque-o em perspectiva, avaliando e comparando a outras situações. Saiba ouvir caso o feedback seja realmente construtivo e demande mudanças, esteja preparado para construí-las. Faça deste feedback uma ação positiva e um aliado para seu desenvolvimento profissional. Seja capaz de rever seus conceitos, procedimentos e construir alicerces consistentes para seu crescimento profissional. Praticar a confiança, a empatia e o exercício diário de autorreflexão é um bom começo nesse processo. Esteja preparado para a mudança 24 MÓDULO 3 Feedback no dia a dia Promovendo um ambiente de trabalho receptivo ao feedback (Cultura e comunicação) Quando falamos em feedback, o principal elemento envolvido nesta questão é o fator humano, afinal de contas, o propósito do feedback é promover o desenvolvimento das pessoas e o alinhamento com os objetivos organizacionais. Mas quais fatores são cruciais para o sucesso deste processo? Como o uso desta ferramenta pode ser efetivo para que pessoas e organizações alcancem o sucesso tão desejado? Vamos partir do princípio de que uma das maiores vantagens competitivas de uma organização é o seu capital humano, ou seja, os resultados e objetivos são alcançados pelas pessoas, seu conhecimento e seu engajamento. Mas como criar um ambiente favorável e que potencializa as pessoas? A criação de um ambiente favorável e o estabelecimento da cultura de feedback, como já mencionamos anteriormente, são elementos chave. Para responder esta pergunta, devemos levar em consideração o clima e a cultura organizacional e como a conjunção destes elementos deve proporcionar sinergia e integração. 25 Quando falamos de clima organizacional, estamos nos referindo à percepção coletiva que os membros de uma organização têm a respeito dessa organização, ou seja, estamos falando de elementos perceptíveis e mensuráveis do ambiente corporativo. Portanto, este é um valioso indicador de satisfação individual e geral e, para que estes indicadores sejam formados, leva-se em consideração diversos fatores como: valorização profissional, comunicação, identificação com os valores da organização, os modelos de gestão, benefícios, relacionamentos com liderança e equipe, ferramentas de trabalho e objetivos. Um bom clima organizacional contribui e muito para a motivação dos colaboradores e, consequentemente, para sua produtividade. Fica muito mais simples dar feedbacks para alguém quando o ambiente é favorável, ou seja, o fator clima organizacional proporciona a criação de um ambiente de segurança, confiança e liberdade e que favorece o desenvolvimento profissional e o estabelecimento da cultura de feedback. Como mencionamos, outro elemento crucial é a Cultura Organizacional. Podemos entender a Cultura como um “sistema operacional” de uma organização. É a influência recíproca, viva e dinâmica de todas as crenças, valores, normas e práticas compartilhadas e que atuam, consciente e inconscientemente, dentro de uma organização. A cultura guia o que as pessoas consideram importante e como elas pensam, agem, sentem e trabalham. A cultura é transmitida por meio de: Declarações formais de filosofia e valores da organização. Seu desempenho, sistemas de promoção, desenho e estrutura da organização. Seus sistemas e procedimentos (como as coisas são feitas). Seus critérios de recrutamento, seleção e desligamento. 26 Neste sentido, as lideranças de uma organização desempenham um papel crucial no desenvolvimento e estabelecimento dessa cultura. Eles formam a cultura pelo seu modelo de comportamento, pelo seu modelo de gestão, por meio do que medem e controlam, e por suas reações a incidentes críticos e crises que ameaçam a sobrevivência e põem à prova os valores da organização. Voltando ao feedback, podemos reconhecer que é dever da liderança trabalhar em prol desta cultura, mantendo um discurso alinhado com o da organização e proporcionando um ambiente de sinergia e integração, o que favorece o uso do feedback e potencializa seu uso em prol do alinhamento e desenvolvimento. Mas do que se trata sinergia e integração? Sinergia e integração são elementos chave para gerar capacidade de realização, superar desafios e conquistar resultados. Sinergia tem relação com cooperação, coesão e esforço coletivo, ou seja, trabalho em equipe. Já integração representa unidade, alinhamento e trabalho em prol de objetivos comuns. Criar sinergia e integração na organização representa investir no desenvolvimento de uma cultura de cooperação e colaboração, na formação de equipes, na comunicação, nos relacionamentos, no engajamento das pessoas, na formação de parcerias, no alinhamento dos modelos de gestão aos objetivos organizacionais e na criação de um ambiente que potencialize esses elementos. Os primeiros passos para a criação de um ambiente sinérgico e integrado são: Reconhecer o talento da equipe; Respeitar as características individuais; Administrar conflitos; Aprender a extrair o melhor da diversidade (para haver um bom trabalho em equipe, é preciso respeitar as diferenças); Estar atento às oportunidades de melhorias (desenvolver a cultura do feedback); Valorizar o resultado coletivo; Fortalecer a identidade das equipes; Ter objetivos bem definidos e comunicá-los e desdobrá-los de forma clara para toda a organização, ressaltando a importância de cada equipe e indivíduo na conquista deles. 27A esta altura, você já identificou a importância e uma série de vantagens sobre aplicar corretamente o feedback, não é mesmo? Por fim, para encerrarmos nosso curso, apresentaremos uma visão geral das vantagens e como o feedback pode contribuir para o ambiente corporativo. Como já mencionado anteriormente, o feedback é um valioso recurso para a resolução de problemas, para o aprimoramento de habilidades, para os ajustes de comportamentos desejados, para a melhoria da produtividade e, se realizado com foco no aprendizado, irá favorecer o desenvolvimento das pessoas e equipes e da organização como um todo. Contudo, este valioso recurso não deve ser subestimado ou executado de forma “mecanizada”, ou seja, não é possível executá-la de forma automática, sem planejamento e técnica. Como nosso objetivo é garantir clareza de seu propósito e que a mensagem seja recebida, compreendida e garantir o foco no aprendizado, preparamos algumas orientações para que você seja assertivo ao dar feedback: Faça uma reflexão sobre a situação e planeje o feedback. Este é o primeiro passo para que esta ação seja relevante tanto para você que está dando como para quem está recebendo o feedback. Afinal, seja em nossas vidas pessoais, como no ambiente organizacional, executar qualquer ação antes de avaliá-la e planejá-la representa um risco de gerar conflitos e não alcançar os objetivos desejados. Após avaliar a situação com cuidado e atenção que merece e planejar os passos do feedback (preparamos para você algumas dicas, passos e ferramentas), siga em frente! Proporciona alinhamento de objetivos, aumento de produtividade, mobilização, engajamento e o estabelecimento de relações saudáveis e baseadas na confiança; Gera segurança profissional, senso de pertencimento e consciência da necessidade de desenvolvimento contínuo; Fornece oportunidades de correção de rotas, melhorias, aprimoramento de habilidades e de competências; Promove a diminuição de turnover, a retenção de talentos e a criação de uma organização de alta performance. Prepara a organização e seus colaboradores para as constantes transformações do mundo dos negócios. Aprendendo a dar feedbackvv 28 Fique atento ao “timing”, ou seja, seja assertivo quanto ao tempo correto para o feedback. Após avaliar determinado desempenho e/ou comportamento, seja o mais breve possível para dar o feedback. Veja se já possui todas as informações para executar esta ação, se não, busque mais fundamentos para seu feedback. Por outro lado, se você já tiver informações suficientes, mas seu estado emocional não permite executá-lo com calma e assertividade, aguarde! Lembre-se que o feedback pode ser utilizado tanto para ajustar como para reforçar comportamentos. Concentre o feedback no comportamento, e não no caráter ou na personalidade da pessoa. A ênfase no comportamento impede que a pessoa que está recebendo o feedback se sinta agredida. Descreva o comportamento e como isso impacta o trabalho e/ou a relação com a equipe e colegas de trabalho. Lembre-se de concentrar o feedback nos fatores que podem ser controlados pela outra pessoa, mantendo o foco nos problemas que podem ser corrigidos ou melhorados no futuro. O que está fora deste foco, ou pode ser um comportamento ou uma conduta isolada, deve ser evitado, tratar estes assuntos não será produtivo. 29 Não use feedback somente para enfatizar um desempenho insatisfatório. Utilize-o também para valorizar um trabalho bem-feito. É importante fazer um reforço positivo para que as pessoas aprendam com seus acertos. Mas evite generalizações como dizer “você fez um excelente trabalho”, seja específico e faça a indicação de situações específicas, dê exemplos, apresente dados que reforçam o acerto. Mas na prática, como devo fazer? Faça um alinhamento, certifique-se de que as expectativas quanto ao trabalho e os objetivos de desempenho estejam claros para a pessoa que receberá o feedback; Tenha em mão todas as informações: faça anotações dos incidentes e comportamentos observados, analise o perfil de quem irá receber o feedback, descreva o comportamento que deseja ver modificado e estabeleça um prazo; Seja sincero e use o feedback com o intuito de ajudar no aprimoramento da pessoa. Esteja aberto ao diálogo e deixe claro quais soluções e solicitações estão abertas para discussão, assim como o que não está aberto à discussão; Comece de forma positiva, deixe claro que está aberto ao diálogo. Faça uma escuta ativa, a visão do processo como uma troca irá criar abertura. Estimule quem está recebendo o feedback a questionar e fazer perguntar para o melhor entendimento, assim como propor uma alternativa para a solução às situações e questões apresentadas no feedback; Faça perguntas abertas, dê sugestões ou solicite algo. E sempre verifique se quem está recebendo o feedback compreendeu a mensagem e teve o entendimento correto da situação, das solicitações e sugestões apresentadas; Verifique se há concordância, consenso ou comprometimento com os próximos passos. Seja objetivo e claro no que deve ser feito, descreva como você pode apoiar a pessoa e mantenha um registro do que foi dito e do compromisso firmado; Após o feedback, faça o acompanhamento! Considere a possibilidade de novas sessões para acompanhamento, apoie, valorize as conquistas e mudanças e forneça feedback sempre que for necessário; #1 #2 #3 #4 #5 #6 #7 30 A essa altura, você já tem consciência da importância do feedback para seu desenvolvimento profissional. E como já vimos, o feedback deve ser uma ação recorrente no contexto de qualquer organização. Contudo, você não precisa esperar os processos formais de feedback para e pode solicitá-lo a qualquer momento. Lembre-se que, como um instrumento de aprendizagem, ele será muito útil para seu desenvolvimento. Mas aqui vão alguns pontos de atenção caso você solicite o feedback a um gestor ou colega de trabalho: Escolha o momento certo Certifique-se de fazer esta solicitação no momento oportuno, momentos turbulentos e de grande demanda podem tirar a qualidade desta ação. Ao fazer a solicitação, não cobre uma devolutiva imediata, deixe que o responsável pelo feedback faça uma proposição de agenda, mas você pode contribuir sugerindo alguma data e horários. Deixe claro suas intenções É fundamental que sua solicitação esteja clara tanto para você como para quem irá lhe dar o feedback. Pense no objetivo desta ação (fazer avaliação de seu desempenho, de suas iniciativas, seu comportamento, verificar alguma vulnerabilidade?) e esteja certo de que a pessoa que irá realizar o feedback é a pessoa certa e tenha tempo de avaliar e construir as colaborações. Esteja preparado para ouvir Sempre que solicitamos um feedback, criamos um espaço para que a pessoa fique confortável para expressar sua opinião. Você poderá receber um feedback que irá gostar, ou não. Então, não se abale caso ouça algo que não goste. Lembre-se de que o propósito é o aprendizado. Faça anotações e trace um plano de ação Lembre-se de que o feedback não é apenas para você conhecer a opinião a seu respeito e a respeito de seu trabalho. Todo feedback é uma oportunidade de se aperfeiçoar. Então, preste atenção em tudo que for dito, faça anotações (sejam dos pontos fortes ou fracos) e desenvolva um plano de ação, seja para a manutenção do que foi abordado como positivo, mas principalmente para as oportunidades de melhoria. Mas na prática, como devo fazer? Aprendendo a receber feedback 31 Chegue a um acordo quanto à data, horário e local para a sessão de feedback, este alinhamento é fundamental para que ambos estejam à vontade e focados nesta ação; Se prepare para ouvir e cuidar de suas reações. Pense em estratégias para manter-se calmo, resista ao impulso de se justificar. Se esforce para entender o ponto de vista da outra pessoa e use a técnica de repetir o que você ouviu para reforçar o entendimento e/ou para solicitar maioresesclarecimentos; Mantenha o foco no que você deseja aprender com o feedback. Um excelente recurso é escrever os objetivos pretendidos com esta ação. Faça anotações do que está sendo dito, isto facilitará traçar um plano de ação; Tenha consciência de que o objetivo do feedback é de aprimoramento. Então, é fundamental que você saiba fazer a distinção entre o feedback de outra pessoa da percepção que tem de si mesmo. Sempre que tiver dúvidas, solicite esclarecimentos, um exemplo. Mas caso sinta necessidade, forneça informações e detalhes que quem irá lhe dar o feedback não tem; Cuide de suas reações e avalie qual é o aprendizado a ser retirado desta seção. Não fique na defensiva e apresente sua opinião ou comentário somente após ouvir todo o feedback. Caso não concorde, educadamente, explique os motivos. Tenha o entendimento de que um feedback fornecido por um superior é muito diferente de um colega. Caso quem forneça o feedback tenha algum controle sobre seu trabalho, entenda os impactos desta avaliação para seu trabalho e solicite ideias e sugestões para melhoria; Tenha sempre em mente que após o feedback você deverá traçar um plano de ação. Mas lembre-se de que nem sempre o feedback é dado em uma ordem correta de prioridades. Por esta razão, esteja preparado para negociar estas prioridades. Descreva seu nível de comprometimento, construa em conjunto um plano de ação (com prazos e metas) e não deixe de apontar situações para as quais não se sinta capaz e preparado para mudar; Agradeça à outra pessoa pelo feedback e solicite seu apoio para alcançar as metas e objetivos traçados no plano de ação. Lembre-se que sessões de acompanhamento podem ser muito úteis. Por esta razão, solicite apoio sempre que precisar; #1 #2 #3 #4 #5 #6 #7 32 Em nosso dia a dia, deparamos com várias situações e oportunidades de feedback. Mas engana-se quem pensa que o feedback deve ser usado apenas para as questões relacionadas ao desempenho, às vezes nos deparamos com situações que afetam o relacionamento das pessoas dentro de uma organização. Você já deve ter se deparado diversas destas situações no seu cotidiano e deve ter se questionado como agir diante das diferentes reações, hábitos e comportamentos das pessoas em sua organização. Por esta razão, preparamos para você o material abaixo e acredite, estas situações são mais comuns do que você pensa. Por isso, a ideia de fortalecer a cultura de feedback é um importante passo para a rotina de gestão e para a manutenção do bom relacionamento dentro de sua organização! Como indivíduos, estamos sujeitos a várias intempéries e devemos ter o entendimento de que todos nós estamos sujeitos a problemas de ordem pessoal e que estes podem afetar a forma como nos relacionamos e o desempenho de nossas atividades no trabalho. O primeiro passo é reconhecer o problema! O segundo passo é contribuir com um feedback. Em situações como esta, diga à pessoa que reconhece o problema, e que está disposto(a) a ajudá-la. Baseie seu feedback em fatos, apresente situações, exemplos e seja claro e objetivo sobre suas expectativas, como as ações desta pessoa têm afetado o desempenho, o relacionamento e como este comportamento impacta negativamente a equipe. Mas você pode se deparar com uma reação na qual esta As dúvidas mais frequentes relacionadas ao feedback Como dar feedback quando percebo que um problema de ordem pessoal está afetando o trabalho de uma pessoa? 33 pessoa entende que a situação só pode ser mudada quando o problema estiver resolvido. Mais uma vez, deixe claro que entende a situação, mas que o comportamento atual e as ações da pessoa têm impacto negativo no ambiente de trabalho e procure entender se existem outras ações nas quais você pode apoiar esta pessoa. O primeiro passo é entender quais os pontos de discordância, entenda o “porquê” você discorda do feedback. Para esta situação, é preciso reconhecer os diferentes pontos de vista, seja o seu, que recebe o feedback e o da pessoa que forneceu o feedback para você. Avalie se o momento foi propício, se a oportunidade e os argumentos apresentados irão gerar aprendizado ou se você está simplesmente negando o problema. Podemos ter diferentes visões para uma situação e o que pode ser “normal” para você, pode não ser para a outra pessoa. Procure fazer uso da empatia, avaliando os argumentos apresentados do feedback apresentado. Caso ainda não concorde, avalie o impacto de recusar o feedback e explique claramente sua recusa para não o aceitar. Mas existem situações para as quais você poderá ter a percepção de que o feedback está baseado em uma crítica injustificada. Não contra-ataque, avalie a fonte, confirme com a pessoa que forneceu este feedback o que você acaba de ouvir, apresente seus argumentos do que não considera válido e veja como a outra pessoa reage. Como agir quando não concordo com o feedback recebido? Às vezes precisamos tomar a iniciativa e buscar o feedback! Como um importante recurso de aprendizagem, o feedback deve ser um hábito constante! E o mais importante, esse feedback por ser solicitado não apenas para sua chefia, você pode solicitar para um colega de sua confiança e que admira o trabalho ou para um mentor que você reconheça como referência. Além de identificar as pessoas para as quais você pode solicitar, é importante determinar qual o objetivo deste feedback. Para isso, descreva para esta pessoa quais os comportamentos e ações você deseja ser avaliado e lembre-se se dar chance desta pessoa observar você em ação antes de dar o feedback. Como agir quando percebo que o feedback está fora do tempo, quando já é tarde para esta ação? Antes de tudo, é preciso entender o “porquê” da situação e/ou pessoa não apresentar mudanças. Podemos ter diferentes percepções para o problema: seu feedback não foi claro, a pessoa não estava disposta a mudar ou não concordou com seu ponto de vista ou até mesmo porque a pessoa não tem controle sobre a situação/problema. Para solucionar a questão ou buscar entendimento sobre o ocorrido, procure a pessoa novamente. Faça uma abordagem tranquila e, se tiver abertura, diga que já conversaram anteriormente, mas a questão não foi resolvida. Pergunte como a pessoa se sente e como ela vê a situação. Desta forma você entenderá a percepção da pessoa a respeito dessa situação e identificar se existe ou não controle para a situação. Se não houve mudança ou se a situação já passou e não pôde ser alterada a tempo, certifique-se de deixar claro o impacto do comportamento e ações desta pessoa, reiterar a necessidade de mudança e faça uma sugestão dos comportamentos futuros desejados. Como agir quando dou um feedback e não observo mudanças? E como agir quando uma situação já não pode ser mais mudada? 34 Mas não terminamos, veja a seguir nossos passos, dicas e ferramentas! Esta parte do curso irá contribuir para que você leve todo este conhecimento para a prática!