Resolução do Caso (N1) - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E PROCESSOS

Prévia do material em texto

O problema de alto impacto são os atrasos na entrega, que comprometem a 
 demanda, além da falta de visão global e entendimento dos processos, ambos 
 decorrentes da departamentalização. Para solucionar, é imprescindível que sejam 
 envolvidos todos os participantes, desde o início, com a visão do cliente, até os 
 níveis: operacional, tático e estratégico para sustentar a nova cultura. De acordo 
 com as análises, entrevistas e informações coletadas, não há apoio estratégico, isso 
 enfraquece as ações e compromete a motivação. Por isso, iniciamos nos níveis 
 operacional e tático a fim de comprovar os benefícios e justificar a importância para 
 o estratégico. 
 Partindo do cliente, o comercial é responsável pela melhor experiência de compra, 
 para isso, deve estar atualizado, dominar o produto, estratégias de venda, processo 
 de produção, entrega e pós-venda. Identificamos muitas oportunidades de melhoria 
 no processo. Para que esteja atualizado sobre os produtos, realizaremos 
 treinamentos periódicos, assim como, a disponibilização de materiais de consulta. 
 Realizaremos ação equivalente sobre técnicas de venda e abordagem dos clientes. 
 Com o processo mapeado de ponta a ponta, o Comercial e outras equipes, 
 participarão de uma integração, seguindo a jornada do produto, conhecerão as 
 pessoas envolvidas e respectivos indicadores (tempo de execução, prazos, 
 qualidade). Para gestão desse conhecimento, é necessária a implantação de um 
 sistema de CRM ( Customer Relationship Management), que não apenas subsidia a 
 equipe Comercial, mas toda empresa, principalmente a Produção, em função dos 
 dados registrados do pedido (material, dimensões, prazo solicitado etc.). Eliminando 
 subjetividades, trazendo transparência, assertividade, agilidade e agregando valor 
 na relação entre as áreas. Mitigando assim, possíveis ruídos. Todos os envolvidos, 
 devem ter acessos e capacitações compatíveis com sua atuação, além da visão 
 global do processo com documentação dos procedimentos. A automatização de 
 processos e integrações sistêmicas, traz diversas melhorias, como efetividade, 
 indicadores mensuráveis e auditáveis, redução do desperdício de tempo e despesas 
 operacionais, além da padronização da operação. Esse último, pode fundamentar a 
 melhoria para intervir nos conflitos entre Compras e o PCP (Plano de Controle de 
 Produção), padronizando os campos obrigatórios, de modo que toda demanda entre 
 com prazos. Essa automatização permitirá relacionar os prazos aos materiais e 
 produtos. Com as informações consistentes e disponíveis, temos a integração de 
 dados durante todo o processo. Assim, como na relação entre prazo e materiais, 
 esse benefício deve ser estendido por toda cadeia de valor. Quanto ao processo de 
 recebimento de insumos, devemos considerar o mesmo fluxo transversal entre o 
 Financeiro e Almoxarifado. Com base no subprocesso: Verificar conformidade no 
 recebimento. Apenas fornecedores cadastrados, serão liberados para conferência 
 dos produtos; Apenas Nota com a quantidade de volumes correta, será liberada para 
 conferência no setor de Qualidade, onde, apenas os materiais aprovados serão 
 liberados para estoque.Os demais serão rejeitados e devem ser tratados, pois o 
 processo deve prever desvios e alternativas. A recusa deve disparar a comunicação 
 com as próximas etapas, as pessoas devem estar aptas para realizar os 
 procedimentos, com base na documentação. Por exemplo, a pessoa responsável no 
 setor de Qualidade, deve dominar as características dos insumos, se esse 
 conhecimento for empírico, deve ser documentado, assim como, pode ser 
 desenvolvido com base na mesma documentação e na LNT. Para aprimorar o 
 processo é importante que esses caminhos sejam lógicos e bem definidos. Desde 
 que os insumos sejam aprovados, devem seguir para armazenagem no estoque. Os 
 dados validados no recebimento, devem ser compartilhados via sistema com 
 Almoxarifado, sem desperdício de papel ou margem para erros operacionais. Para 
 que não haja divergência entre os dados que deram entrada e os que estão no 
 sistema do estoque, integração entre os sistemas. Assim como no cálculo de prazo 
 na relação com materiais, a disponibilidade dos insumos ou necessidade de 
 aquisição influenciará no prazo também. Esse benefício, não restringe o 
 Almoxarifado de conferir as informações existentes, pois em caso de divergência, os 
 insumos não serão armazenados e seguirão por outro caminho para tratamento do 
 desvio. Em resumo, a proposta BPM deve estar alinhada à estratégia competitiva da 
 empresa, igualmente, sua estrutura organizacional deve refletir seus objetivos 
 estratégicos. A falta de processos compromete a eficiência operacional e por 
 consequência sua saúde financeira, pela falta de demanda e desperdícios. O uso 
 harmônico de todos os recursos da empresa pode ser o fator determinante entre o 
 sucesso e o fracasso. A necessidade de um caminho seguro para execução das 
 tarefas, permite o aumento do valor agregado, ganhos de eficiência, redução dos 
 custos e inibe desperdícios. Aumenta a transparência na comunicação, que 
 beneficia a relação entre as equipes, permite mitigar os desvios, subsidia a melhoria 
 contínua, com base em dados, que justificam o ROI (retorno sobre o investimento), 
 razão para o envolvimento direto do nível estratégico. Com esse apoio estratégico e 
 todos os benefícios apresentados, como: Visão global, envolvimento, ações de 
 desenvolvimento e treinamento, mitigação dos riscos, conflitos e redução dos 
 custos. Os níveis de satisfação pessoal contribuirão diretamente para motivação, 
 que somados as condições para excelência operacional, impactarão diretamente na 
 resolução do problema com atrasos, com transparência e assertividade nos prazos. 
 Referência bibliográfica: 
 ALBERTIN, M. R.; PONTES, H. L. J. Gestão de processos e técnicas de produção 
 enxuta. Curitiba: InterSaberes, 2016. Disponível na biblioteca virtual: 
 https://plataforma.bvirtual.com.br/Leitor/Publicacao/37470/pdf/0?code=J4uAxUilyYFp 
 zUHWC+he9EnVjfPqKI7i98EV2N1/WbzCGGH7cWhlvxuuMUJD3ydYywSmzK9vXm6 
 dLj6+4GDBdA== Acesso em: 12 dez. 2022. 
 ALMEIDA, L. C. et al. BPMN e Ferramentas da Qualidade Para Melhoria de 
 Processos:um estudo de caso. Revista GEPROS, Bauru, v. 14, n. 4, p. 156-175, 
 2019. Disponível em: https://revista.feb.unesp.br/index.php/gepros/article/view/2308 
 . Acesso em: 12 dez. 2022. 
 ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS - 
 ABPMP. BPM CBOK - Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócios: corpo 
 comum de conhecimento versão 3.0. Brasília, DF: ABPMP Brasil, 2013. Disponível 
 em: 
 https://cdn.ymaws.com/www.abpmp.org/resource/resmgr/Docs/ABPMP_CBOK_Guid 
 e__Portuguese.pdf . Acesso em: 12 dez. 2022. 
 CAMARGO, R. F, de. Mapeamento de Processos: melhore os processos 
 empresariais, reduza custos e aprimore resultados. Treasy, 10 maio 2018. 
 Disponível em: https://www.treasy.com.br/blog/mapeamento-de-processos/ .Acesso 
 em: 22 dez. 2022. 
 FLEURY, Afonso C. C. and FLEURY, Maria Tereza Leme. Estratégiascompetitivas 
 e competências essenciais: perspectivas para a internacionalização da indústria no 
 Brasil. Gest. Prod. [online]. 2003, vol.10, n.2, pp.129-144. ISSN 1806-9649. 
 https://doi.org/10.1590/S0104-530X2003000200002. Acesso em: 22 dez. 2022. 
 ROADMAP para implantação de um Escritório de Processos. ELO Group, 2008. 
 Disponível em: 
 https://docplayer.com.br/1381193-Roadmap-para-implantacao-de-um-escritorio-de-pr 
 ocessos.html. Acesso em: 22 dez. 2022. 
 SANTOS, R. P. C. As tarefas para a gestão de processos. 2007. 454 f. Tese 
 (Doutorado em Engenharia de Produção) - Universidade Federal do Rio de Janeiro, 
 Rio de Janeiro, 2007. Disponível em: 
 https://www.dropbox.com/s/5a09xy5540mjxgf/TesePaimTarefas.pdf?dl=0 . Acesso 
 em: 22 dez. 2022.