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Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos Ao iniciarmos um projeto de descrição de cargos, existem duas questões que não podem ser esquecidas: a divulgação do projeto e a descrição de cargos. Em ambos os casos, um componente fundamental do projeto está presente: as pessoas. Não podemos iniciar um projeto que envolva pessoas sem ao menos informá-las por que estamos fazendo isso, ou por que estamos perguntando algo sobre o cargo dele na empresa. É essencial saber como devemos divulgar o projeto. Em um processo de divulga- ção interna na empresa sobre algo que vamos desenvolver, é preciso decidir qual é o melhor canal para ser utilizado nesse contexto. Ao divulgar um plano, a linguagem a ser utilizada é um fator relevante, pois nem todos estão preparados ou detêm conhe- cimento suficiente para entender o que está sendo dito. Muitos dos envolvidos podem não ter suficiente instrução para entender uma mensagem escrita, por exemplo. Ter um leque de opções é o caminho mais seguro para que possamos divulgar adequada- mente o que vai ser feito. Podemos divulgar o projeto de várias maneiras, entre elas: utilizando os murais da empresa com informativos; por meio da rede de computadores – pop-ups, banners, e-mails, intranet; distribuindo folhetos ou jornais; por meio de reuniões com lideranças que poderão multiplicar a informação; por meio de reuniões ou palestras com todos os empregados; O canal de comunicação, a linguagem e a forma utilizada são aspectos importan- tes para obtenção de bons resultados. Pode-se também mesclar vários meios de divul- gação do projeto, uma vez que, como falamos, nem todos os meios de comunicação atingem todos os públicos e, dessa forma, a garantia de que a informação chegará será muito maior. ( 50 ) ( 49 ) ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos )O que divulgar? Ao divulgar o plano de cargos e salários, os empregados devem entender o que a empresa pretende fazer e o que realmente significa um plano de cargos e salários. Essas informações devem ser prioritárias. O objetivo do plano e o que vai acontecer com os colaboradores são as primeiras questões que todos fazem. Se todos forem bem informados e confiarem na informação, o sucesso do plano já estará encaminhado. Caso contrário, se todos tiverem dúvidas, ficarem receosos, tiverem a sensação de que essa será uma oportunidade para a empresa fazer corte de pessoal (e essa é uma das primeiras sensações), o plano estará fadado ao fracasso. Mais uma vez, temos que ter em mente que o ingrediente principal para o sucesso do projeto está nas pessoas e na sua colaboração. O envolvimento das pessoas na descrição de cargos Sem dúvida, se as pessoas estiverem bem informadas e confiantes no sucesso do plano, certamente irão colaborar. No início da implantação do programa, esse envolvi- mento será muito grande, pois é a fase em que todos participarão, informando o con- teúdo do cargo para os especialistas de Recursos Humanos que farão todo o catálogo de cargos da empresa. Coleta de dados para a etapa da descrição de cargo A coleta de dados é uma etapa de importância significativa na montagem do plano de estrutura de cargos e salários. Dependendo da qualidade da coleta de dados nessa fase, os cargos estarão melhor ou pior descritos. O fundamental aqui é entender que a coleta de dados alimenta a descrição da tarefa do cargo de modo que quando houver a avaliação dos cargos e a hierarquização dos mesmos, pelo nível de importân- cia, essa coleta fará a diferença. Métodos de coleta de dados Para qualquer método a ser utilizado na coleta de dados para a descrição de cargos, é sempre importante o rapport (quebra-gelo), que tem como finalidade esta- belecer um contato franco e cordial, esclarecendo sobre os motivos e os objetivos da entrevista e da análise de cargos. É preciso informar o entrevistado de que suas res- postas serão anotadas para que seja possível elaborar a descrição e a especificação do ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos )cargo, e que depois de elaborada será devolvida para que ele possa criticar e assinar. Os métodos de coleta de dados são os seguintes: Observação local É um método utilizado para buscar informações dos cargos cujas tarefas envol- vam operações manuais ou tarefas simples e repetitivas. Exemplo: cargos do grupo ocupacional operacional. Questionário É um método indicado para todos os cargos. Um questionário padrão é elaborado e distribuído para todos os empregados da empresa preencherem. Os empregados deverão, nesse momento, ser informados sobre os objetivos da análise de cargos, a fim de evitar ansiedade e mal-entendidos. O questionário deve ser elaborado de forma simples e clara, acompanhado das instruções e de um modelo já preenchido. Depen- dendo do que se pretende, pode-se estabelecer que a coleta de dados por questio- nário seja feita pelos empregados juntamente com a supervisão do consultor da área de cargos e salários e um membro do comitê representante da área do cargo. Entrevista É o melhor método para a obtenção dos dados e análise dos cargos. O analista de cargos conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante do cargo. Ela deve ser realizada no local de trabalho do entrevistado para deixá-lo mais à vontade e para que possa mostrar exemplos dos trabalhos que realiza. A entrevista é uma con- versação dirigida a um propósito definido, que consiste em obter dados detalhados e precisos das tarefas desenvolvidas pelo empregado. Para tanto, é necessário: compreender que tipo de informações precisamos obter durante a entre- vista e quais técnicas devemos utilizar para coletá-las; desenvolver uma postura de empatia, colocando-nos no lugar do colabo- rador que estamos entrevistando, evitando preconceitos, respeitando o entrevistado e procurando, assim, conquistar sua confiança; criar condições favoráveis para o entrevistado, transmitir naturalmente suas informações, bem como evitar a “transferência” de ideias e sentimen- tos no entrevistado; adaptar-se às circunstâncias do momento rapidamente, falando sua lin- guagem da maneira mais clara e simples; manter expressão facial serena e de compreensão, entendendo e apoiando suas reações; ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos ) não externar (o consultor – analista de cargos e salários) sentimentos pró- prios, opiniões e crenças que possam gerar controvérsias e discordâncias; perguntar e entender a descrição de procedimentos, para quem é feito, a fonte de origem e o que o empregado faz. Para obter as informações necessárias, a principal ferramenta de trabalho do en- trevistador é a pergunta e, para tanto, deve-se prestar atenção ao que é dito. Também devemos estar atentos aos seguintes aspectos: Análise das tarefas do cargo – nesse momento são obtidos os dados re- ferentes às tarefas executadas e que farão parte da descrição formal do cargo. Solicitar que o empregado liste suas tarefas do dia a dia torna mais fácil a compreensão e a organização das ideias no momento da descrição. Por exemplo, se o empregado entrevistado exerce o cargo de auxiliar finan- ceiro, poderá listar tarefas como arquivar documentos, redigir cartas para bancos, agendar pagamentos a serem efetuados, entre outras tarefas. Listar as tarefas inerentes ao cargo – isso facilitará o trabalho no momen- to da descrição. A vantagem é que o método de entrevista como coleta de dados, de uma certa forma, já traz a descrição de cargos montada e com todas as dúvidas esclarecidas, o que não ocorre nos outros métodos e, por isso, o resultado será mais confiável. A desvantagem do método de entrevista está relacionada ao tempo e ao custo, uma vez que, para se ter um bom resultado e qualidade no produto final, é necessário que se tenha bons e experientes analistas no momento da entrevista, bem como um tempo maior para a condução da mesma. Experiência prévia do analista Esse método consiste na construção da descrição do cargo por meio da experi- ência que o analistade cargos e salários traz de outros trabalhos já efetuados e que alimentam as informações. O analista, por exemplo, pode saber o que um analista con- tábil faz e montar preliminarmente uma descrição das tarefas, baseado em sua expe- riência com o mesmo cargo em outras empresas. No entanto, a descrição preliminar deve ser colocada à disposição do empregado que ocupa o cargo a fim de validá-la, complementando ou excluindo informações. Cabe também reforçar que esse método é usado para complementar um dos métodos anteriores, já que dificilmente o analista conhecerá bem todos os cargos da empresa. ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos ) Métodos combinados Os métodos combinados são adequados quando nem todos os métodos ante- riormente descritos atenderem aos objetivos. Faz-se, então, uma combinação entre os métodos, ora efetuando a coleta por um método, ora por outro mais adequado a de- terminado cargo. Os métodos podem ser combinados nas formas descritas a seguir: Questionário e entrevista: Com o ocupante do cargo – o empregado responde ao questionário e logo em seguida o analista de cargos e salários efetua a entrevista com base no questionário desenvolvido para se obter certeza sobre as respostas e também esclarecer algumas dúvidas. Com o gerente responsável – o gerente da área responde ao questio- nário sobre determinado cargo ocupado por um subordinado dele e depois o analista faz a entrevista com o ocupante do cargo para validar o questionário respondido pelo gerente. Com o analista de cargos e salários – o analista conduz uma entrevis- ta com o empregado que ocupa o cargo de posse do questionário e, à medida que vai entrevistando o empregado, vai preenchendo também o questionário. Questionário e observação local: Gerente e ocupante do cargo – o gerente preenche o questionário sobre o cargo que o empregado subordinado ocupa e o analista de cargos e salários vai ao local de trabalho observar o empregado traba- lhando, validando, assim, o que o gerente preencheu no questionário. Analista de cargos e salários – o analista vai ao local de trabalho do empregado e observa-o na execução de suas tarefas. Ao mesmo tempo em que observa o empregado, ele vai preenchendo o questionário em seu poder. Observação local e entrevista: Ocupante do cargo – o analista de cargos e salários vai ao local de tra- balho do empregado e observa-o na execução de suas tarefas. Em se- guida, realiza uma rápida entrevista com o ocupante do cargo a fim de validar sua observação. ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos ) Ocupante do cargo e gerente – nesse caso, o analista de cargos e salá- rios vai ao local de trabalho do empregado e observa-o na execução de suas tarefas. Em seguida, realiza uma rápida entrevista com o gerente ao qual o empregado observado está subordinado. Os métodos combinados acabam trazendo algumas vantagens para o processo de coleta de dados, pois, entre outros aspectos, esse método vai diminuir o tempo de entrevista, melhorar a qualidade das informações coletadas pelos questionários e eli- minar dúvidas que possam surgir na aplicação de um único método utilizado. Abordagem inicial para uma boa coleta de dados A abordagem inicial na fase de coleta de dados, caso essa seja feita por entrevis- ta, deve iniciar-se com um cumprimento receptivo, sorriso sincero, maneiras francas e cordiais, necessárias ao desenvolvimento de um clima de confiança. A esse processo, dá-se o nome de rapport que, em suma, é a relação em que o empregado toma a li- berdade de falar livremente. Deve-se evitar exageros, artifícios com maneiras extrava- gantes, malícias, entre outros. Isso tudo porque a entrevista cria uma expectativa no colaborador e faz com que ele se coloque numa postura defensiva. Portanto, é imprescindível que desde logo o analista informe a finalidade de en- trevista e justifique por que a empresa quer tais informações. ( Exemplo de abordagem inicial A organização está procurando descrever e analisar os cargos existentes. Para isso, será preciso conhecer o que faz cada empregado, os conhecimentos que ele precisa ter, a experiência necessária, o esforço que deve fazer e as responsabilidades atribuídas. Por esse motivo, ficaríamos agradecidos pela colaboração, dizendo-nos com detalhes tudo aquilo que faz. A intenção da empresa é aperfeiçoar as normas futuras de seleção, treinamen- to e avaliação de cargos. A descrição de cargos é fundamental para isso. Eliminadas as dúvidas, em clima mais ameno, inicia-se a coleta de informações. ) Tornando o método de coleta de dados mais eficaz Na prática, notamos que o que funciona melhor na etapa de coleta de dados para a elaboração das descrições de cargo é a combinação dos métodos de preenchimento ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos )de formulário e o processo de entrevista. O envolvimento dos empregados na coleta de dados demonstra a disposição da empresa em informar e considerá-los como peças fundamentais no processo de montagem da estrutura de cargos e salários. A entrevista para revisão dessas informações coletadas nos questionários pode ser realizada com grupos menores, mas que envolvam principalmente gerentes ou su- pervisores na revisão dos formulários dos empregados de suas respectivas áreas. Para que se tenha um produto final adequado às necessidades, é importante pen- sarmos em: construir um modelo de questionário que tenha todas as informações neces- sárias na etapa de coleta de dados, mas que tenha principalmente simplicida- de para tornar o entendimento adequado a todos os públicos que o questio- nário irá atingir; elaborar instruções de preenchimento claras e objetivas e em linguagem que todos possam entender; preparar um kit contendo as instruções, os questionários em branco para serem preenchidos e devolvidos e um modelo de questionário preenchido para servir de exemplo; orientar os líderes da empresa, gerente, supervisores e chefes que incentivem e acompanhem o trabalho de coleta de dados, reforçando a importância do cor- reto preenchimento do mesmo para a obtenção de um bom produto final. Após o recebimento de todos os questionários devidamente preenchidos, é im- portante que tenhamos em mente que o grande trabalho virá a partir dessa “matéria- -prima” construída pelos próprios empregados que ocupam os cargos na empresa. Devemos, então: passar à etapa de entrevista com os gerentes e os supervisores, a fim de rever os questionários preenchidos relativo a cada área, tirando eventuais dúvidas; iniciar, finalmente, o processo de descrição formal dos cargos da empresa. Com todos os cuidados anteriormente tomados na etapa de coleta de dados, provavelmente essa etapa não será tão traumática. Modelo de questionário para a coleta de dados O modelo de questionário a seguir apresenta uma maneira mais elaborada com muitas informações a serem coletadas e, portando, precisa-se de maior atenção por ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos )parte da área de Recursos Humanos. Talvez esse questionário devesse ser utilizado no método combinando questionário e entrevista. O ideal seria o analista de cargos e sa- lários estar mais próximo do ocupante e fazer junto com este, combinando o método com entrevista e preenchimento por ele. Questionário para descrição e avaliação de cargos Identificação Cargo Unidade/obra Área/Diretoria Nome do ocupante/Funcionário Data de admissão Nome do supervisor imediato Cargo do supervisor imediato Antes de responder a este questionário, leia-o com atenção. Responda a todos os itens de forma manuscrita e legível, sem utilizar siglas, abreviações ou códigos. Es- creva“não se aplica” no item que não se relacionar com o seu cargo. Qualquer infor- mação ou dúvida, consulte a área de Recursos Humanos. Atividades Objetivo do cargo: qualé a importância do seu cargo, para que ele existe e em que contribui para os resultados da empresa? Exemplo: operar máquinas (equipamentos etc.) para fabricação de produtos, usina- gem ou reparo de peças. Descrição das atribuições executadas/desenvolvidas: descreva as atribuições que estão atu- almente sob sua responsabilidade, de forma que qualquer pessoa possa entendê-las. Mencione sempre “o que é feito”, “para que é feito” e “como é feito”. Inicie cada parágrafo utilizando-se de verbos como: plane- jar coordenar, supervisionar, controlar, propor, definir, executar, preparar, analisar, inspecionar, conferir etc. Atribuições Especificação do cargo Escolaridade: indique as habilitações mínimas e indispensáveis para desempenhar as suas atribuições. Elas NÃO são necessariamente as suas próprias habilitações. Ensino Fundamental Incompleto Completo Nome do curso ( ) ( ) Ensino Médio Ensino Superior Pós-Graduação ( ) ( ) ( ) ( ) Cursos de especialização/aperfeiçoamento ou conhecimentos específicos: mencione o que você julga indispensável para desempenhar as atribuições. Considere também os conhecimentos em microinformática e outras habilidades necessárias que farão parte do perfil do cargo. Experiência: qual é a experiência mínima necessária para exercer o seu cargo, independente da qual você possui, que seja no mesmo cargo ou em cargos correlatados. Se correlatos, mencione abaixo: ( ) 00 a 06 meses ( ) 02 anos a 03 anos ( ) 05 anos a 07 anos ( ) 06 meses a 01 anos ( ) 03 anos a 04 ano ( ) 07 anos a 10 ano ( ) 01 ano a 02 anos ( ) 04 ano a 05 anos ( ) Acima de 10 anos Cargos correlatados/que exercem funções semelhantes: Supervisão exercida: o seu cargo implica na supervisão de outros funcionários? Se positivo, identifique como essa supervisão é exercida. ( ) Conferência minuciosa ( ) Conferência superficial ( ) Por resultados ( ) Distribuindo ( ) Controlando ( ) Coordenando Complexidade: considerando as atividades executadas, indique a alternativa que melhor se adapta. Tipos de atividade ( ) Rotineiras ( ) Especializada ( ) Nenhuma ( ) Substancial ( ) Variadas ( ) Alguma autonomia ( ) Total Supervisão recebida ( ) Instruções detalhadas ( ) instruções gerais ( ) Apresentação dos tra- balhos ( ) Apresentação dos re- sultados ( ) Não há ( ) Submete à aprova- ção ( ) Sugere decisão ( ) Final Informações confidenciais: o desempenho de suas atribuições permite que você tenha acesso a in- formações confidenciais da empresa? Se positivo, mencione-as abaixo e descreva as possíveis consequên- cias negativas para a empresa, se divulgadas. ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos ) ( 58 ) ( 57 ) Tipo de informações Consequências negativas Responsabilidade por valores: o exercício do seu cargo implica em responsabilidade por valores, máquinas e equipamentos? (Ex.: dinheiro, títulos orçamentos, controle de despesas e custos, veículos, com- pras, pagamentos, cobranças e outros equivalentes). Se positivo, mencione-os abaixo com os respectivos valores (ano base 2003) em R$. Descrição Valor ano ((R$) Desafios: retrate o resultado sob sua responsabilidade direta, em situações complexas, cuja consecução exige um desempenho especial, apresentando obstáculos difíceis de ultrapassar. ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos ) O modelo anteriora apresenta várias informações que poderão auxiliar no mo- mento da montagem da descrição formal do cargo e, principalmente, no momento da avaliação do cargo em questão. Pode-se também eliminar algumas informações do questionário anterior a fim de torná-lo mais leve e não assustar muito o empregado no momento que receber o kit. No entanto, deve-se ter cuidado em eliminar questões que possam ser essenciais para a compreensão do cargo no futuro. O texto a seguir ilustra a importância da coleta de dados, nesse caso, pelo método de entrevista, para uma boa descrição de cargos e pode auxiliar o entendimento do que foi visto nesse capítulo e ajudar-nos na elaboração de futuras descrições de cargos. O texto é bem específico quanto à questão da descrição de cargos gerenciais, mas pode auxiliar no entendimento para a compreensão dos outros. ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos )Descrevendo cargos gerenciais (FAGUNDES, 2007) Para elaborar uma boa descrição de um cargo gerencial, temos que inicialmen- te “entender” o cargo em sua essência através de um levantamento minucioso das atividades diárias, sua relação com as demais áreas da empresa, e sua participação e impacto junto ao negócio. Para tanto, recomendo como metodologia de análise do cargo uma entrevista com o ocupante do cargo para esse entendimento. A entrevista A entrevista é uma das formas de coleta de dados com maior potencial para re- fletir de maneira fidedigna a realidade da empresa. Tanto o entrevistador quanto o entrevistado têm oportunidades de refletir sobre o cargo de uma forma sistemática. A entrevista levanta pontos e questões que normalmente passam despercebidos no dia a dia da empresa. Um entrevistador preparado poderá levantar questões importantes, tanto para a descrição do cargo como para o aprimoramento da estrutura organiza- cional e seu funcionamento, considerando os objetivos e estratégias da empresa. Inicialmente, é necessário o entendimento dos inter-relacionamentos entre as diversas áreas da empresa, o que permitirá fazer análises dos processos gerenciais e como eles interferem na maneira como cada área está organizada, em termos de estrutura de cargos. Precisamos manter a mente aberta para assimilar e processar informações que não se conformam com as nossas expectativas. É necessário captar não só o que está explícito, mas também o que está implícito nas declarações das pessoas que estamos entrevistando para elaborar descrições de cargo. O entrevistador pode utilizar seu conhecimento prévio sobre determinados cargos para facilitar o processo de análise e descrição de cargo. Essa experiência não elimina a necessidade de validar suas informações junto ao ocupante do cargo ou aos superiores deste. Você pode pedir, inicialmente, ao entrevistado para lhe dar uma visão geral do cargo, em termos de objetivos e responsabilidades. Em alguns casos, um histórico sucinto de como vem evoluindo o cargo nos últimos anos pode ser esclarecedor. Você pode perguntar, por exemplo, que tipo de modificações importantes ocorre- ram nas atribuições, nos objetivos, resultados obtidos, nas condições de trabalho, no organograma, nas responsabilidades do cargo? ( Divulgação do projeto e introdução à descrição de cargos )A descrição de cargo Proponho, como estrutura básica, dividir a descrição em quatro partes funda- mentais para o entendimento completo do cargo. São elas: 1. Identificação. 2. Missão do cargo ou sumário. 3. Principais responsabilidades. 4. Opcionalmente, outros tópicos poderão ser incluídos, por exemplo: Principais desafios/complexidades; Posição na estrutura organizacional (organograma); Relacionamentos internos e externos; Habilidade e competências. Procure analisar as responsabilidades do cargo em relação a: estratégias; políticas; atividades diárias; estabelecimento de objetivos; elaboração de planos de ação; responsabilidades por supervisão e controle; responsabilidades por gerência de pessoas. Lembramos que o texto da descrição de cargo deve ser sucinto, em estilo claro e fácil de ler. A escolha das palavras e da forma de elaboração das frases numa des- crição de cargo é sumamente importante para facilitar a leitura e compreensão do cargo. Pense que seu objetivo é facilitar o entendimento do cargo por uma pessoa que não conheça o cargo. Cada pessoa deverá ler várias descrições de cargo num dia. Portanto, as descrições de cargo deverão ter um texto curto, porém esclarecedor. ( Divulgação do projeto e introdução à descrição decargos ) ( Atividades ) 1. Coleta de dados para a descrição de cargos pode ser definido como: a) a maneira pela qual pesquisamos em livros, jornais e revistas o conteúdo de um cargo. b) um método para elaboração da descrição de cargos. c) a maneira pela qual buscamos informações através de alguns métodos que facilitará e trará informações para a descrição de cargos. d) método qualitativo de estatística. 2. Quais são os meios mais comuns para divulgar o plano de cargos e salários para os envolvidos? a) Através de anúncios em rádios, jornais de grande circulação e revistas. b) Utilizando murais internos, reuniões com lideranças e jornais internos. c) Por anúncios na televisão, jornais internos e e-mails. d) Através de murais internos, reunião com colaboradores e faixas nos locais de trabalho. 3. Em relação ao método de coleta de dados por meio de questionário, podemos dizer que: a) é um método complexo e pouco eficaz, pois demanda muito tempo e ener- gia dos empregados. b) é o método em que o analista de cargos e salários vai até o local de trabalho do empregado e observa-o na execução de suas tarefas, anotando o que é executado. c) esse método consiste na construção da descrição do cargo por meio da ex- periência que o analista de cargos e salários traz de outros trabalhos já efe- tuados e que alimentam as informações. d) é um método indicado para todos os cargos. Um questionário padrão é ela- borado e distribuído para os todos os empregados da empresa preenche- rem. É o método mais utilizado nas empresas. ( 61 )
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