0528 GESTÃO DE EVENTOS

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Ação: 23.0122 EFA NS PRO Técnico de Juventude 
Formadora: Susana Maria Vasconcelos Mesquita 
Delegação Regional do Norte 
Centro de Emprego e Formação Profissional de Vila Nova de Gaia 
Início 17.04.2023 a 2.07.2023 
 
 
 
 
 
 
MANUAL UFCD 0528 
 
 GESTÃO DE EVENTOS 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
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ÍNDICE 
 
 
Introdução ............................................................................ 6 
Âmbito do manual ..................................................................................................................... 6 
Objetivos ................................................................................................................................... 6 
Conteúdos programáticos ......................................................................................................... 6 
Carga horária ............................................................................................................................. 9 
1.Gestão de eventos ............................................................ 10 
1.1.Enquadramento da gestão de eventos ............................................................................. 11 
1.2.Importância dos planos do evento .................................................................................... 13 
2.Tipos de planos do evento ............................................... 15 
2.1.Planos elaborados antes dos eventos ............................................................................... 16 
2.2.Planos usados para gerir o evento .................................................................................... 17 
2.2.1.Operacionais ........................................................................................................... 18 
2.2.2.Saúde e segurança ................................................................................................ 18 
2.2.3.Emergência ............................................................................................................. 19 
3.Gabinete do evento .......................................................... 20 
3.1.Gabinete do evento e o seu objetivo ................................................................................ 21 
3.2.Criação e gestão de um gabinete do evento ..................................................................... 22 
4.Implementação dos planos .............................................. 24 
 ................................................................................................................................................ 24 
4.1.Requisitos para a implementação dos planos ................................................................... 25 
4.1.1.Atingir os objetivos do evento ............................................................................... 25 
4.1.2.Cumprir os requisitos da organização ................................................................. 26 
4.1.3.Cumprir os requisitos: ............................................................................................ 27 
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a) Clientes internos ............................................................................................................. 27 
c) Qualidade dos bens produzidos e dos serviços prestados .............................................. 27 
d) Da quantidade necessária de bens/materiais a serem entregues no sítio certo e à hora 
certa ........................................................................................................................................ 28 
e) Para manter a saúde e segurança ................................................................................... 29 
4.2.Confirmação de planos e garantia de que eles são distribuídos a todos os que necessitam 
de os conhecer ........................................................................................................................ 30 
4.2.1.Instruções escritas .................................................................................................. 31 
4.2.2.Briefings verbais ..................................................................................................... 32 
4.3.Checklists ........................................................................................................................... 33 
4.4.Transmissão de informação do organizador para os participantes .................................. 34 
4.4.1.Sistemas sonoros ................................................................................................... 34 
4.4.2.Monitores ................................................................................................................. 35 
4.4.3.Gabinete/balcão do evento ................................................................................... 35 
4.5.Impacte de normas/códigos de conduta internacionais na gestão do evento e como 
podem afetar o evento ........................................................................................................... 36 
5. Ambiente saudável e seguro ........................................... 37 
5.1.Diferentes aspetos da manutenção da saúde e segurança ............................................... 39 
5.2.Informação e apoio a outras pessoas ................................................................................ 40 
5.3.Verificação de que todos os requisitos de saúde e segurança estão a ser cumpridos ..... 41 
5.4.Identificação e resolução de quaisquer incumprimentos destes requisitos ..................... 42 
5.5.Manter os necessários registos de saúde e segurança ..................................................... 43 
5.6.Procurar formas de melhorar a saúde e segurança no evento atual e em eventos futuros
 ................................................................................................................................................ 44 
6.Qualidade ......................................................................... 45 
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6.1.Monitorização da qualidade dos bens fornecidos e dos 
serviços prestados, nomeadamente: .................................. 48 
6.1.1.De quem é a responsabilidade ............................................................................. 48 
6.1.2.Como monitorizar a qualidade .............................................................................. 49 
6.1.3.Exemplos de questões de qualidade ................................................................... 49 
6.2.Como lidar com situações em que a qualidade dos bens/serviços: .................................. 51 
6.2.1.Está em risco de cair abaixo dos níveis acordados .......................................... 51 
6.2.2.Abaixo dos níveis acordados ................................................................................ 51 
7.Emergências ..................................................................... 53 
Avaliação dos riscos ................................................................................................................ 54 
7.1.Tipo de emergências que podem ocorrer em eventos ..................................................... 56 
7.1.1.Fogo .......................................................................................................................... 56 
7.1.2.Explosões e atos de terrorismo ............................................................................ 57 
7.1.3.Desastres naturais tais como inundações .......................................................... 58 
7.1.4.Colapso de estruturas, por exemplo, de um expositor ou de uma tenda ....... 58 
7.1.5.Emergências médicas ............................................................................................ 58 
7.1.6.Outras emergências - cortes na energia elétrica ............................................... 59 
7.1.7.Sobrelotação ...........................................................................................................59 
7.2.Necessidade de fazer briefings com os funcionários sobre potenciais situações de 
emergência e a resposta adequada a cada emergência ......................................................... 59 
7.3.Necessidade de monitorização para identificar potenciais emergências o mais cedo 
possível .................................................................................................................................... 60 
7.4.Necessidade de identificar todas as potenciais emergências num evento e as respostas 
adequadas a cada situação ..................................................................................................... 62 
7.5.Como coordenar as respostas iniciais a situações de emergência, nomeadamente: ....... 63 
7.5.1.Alertar outras pessoas para a emergência ......................................................... 63 
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7.5.2.Seguir os procedimentos de emergência adequados ....................................... 64 
7.5.3.Gerir a reposta inicial ............................................................................................. 65 
7.5.4.Utilização dos recursos disponíveis ..................................................................... 65 
7.6. Procedimentos para transferir o controlo de uma situação de emergência ................... 67 
Bibliografia .......................................................................... 68 
Termos e condições de utilização ......................................... 0 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
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Introdução 
 
 
 
Âmbito do manual 
 
O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de 
formação de curta duração nº 0528 – Gestão de eventos, de acordo com o 
Catálogo Nacional de Qualificações. 
 
 
Objetivos 
 
• Identificar as atividades necessárias para gerir o evento. 
• Criar um gabinete do evento. 
• Monitorizar a implementação das atividades planeadas, ajustá-las, se 
necessário, para atingir os objetivos definidos. 
• Implementar as medidas necessárias para lidar com acontecimentos 
imprevistos. 
• Estabelecer a garantia da existência da troca de informação adequada 
entre as diferentes partes da organização do evento e os participantes. 
• Identificar potenciais situações de emergência em eventos. 
• Proceder de forma adequada a situações de emergência. 
 
 
Conteúdos programáticos 
 
• Gestão de eventos 
o Enquadramento da gestão de eventos 
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o Importância dos planos do evento 
• Tipos de planos do evento 
o Planos elaborados antes dos eventos 
o Planos usados para gerir o evento: 
§ - Operacionais 
§ - Saúde e segurança 
§ - Emergência 
o Aspetos abrangem estes planos e exemplos de planos 
• Gabinete do evento 
o Gabinete do evento e o seu objetivo 
o Criação e gestão de um gabinete do evento 
• Implementação dos planos 
o Requisitos da implementação dos planos 
§ - Atingir os objetivos do evento 
§ - Cumprir os requisitos da organização 
§ - Cumprir os requisitos de 
• - Clientes internos 
• - Clientes externos 
§ - Qualidade dos bens produzidos e dos serviços prestados 
§ - Da quantidade necessária de bens/materiais a serem 
entregues no sítio certo e à hora certa 
§ - Para manter a saúde e segurança 
§ Confirmação de planos e garantia de que eles são 
distribuídos a todos os que necessitam de os conhecer 
§ - Instruções escritas 
§ - Briefings verbais 
o Checklists 
o Transmissão de informação do organizador para os participantes 
através 
§ - Sistemas sonoros 
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§ - Monitores 
§ - Gabinete/balcão do evento 
• Ambiente saudável e seguro 
o Diferentes aspetos da manutenção da saúde e segurança 
o Informação e apoio a outras pessoas 
o Verificação de que todos os requisitos de saúde e segurança 
estão a ser cumpridos 
o Identificação e resolução de quaisquer incumprimentos destes 
requisitos 
o Manter os necessários registos de saúde e segurança 
o Procurar formas de melhorar a saúde e segurança no evento 
atual e em eventos futuros 
• Qualidade 
o Monitorização da qualidade dos bens fornecidos e dos serviços 
prestados, nomeadamente 
o - De quem é a responsabilidade 
o - Como monitorizar a qualidade 
o - Exemplos de questões de qualidade 
o Como lidar com situações em que a qualidade dos bens/serviços 
o - Está em risco de cair abaixo dos níveis acordados 
o - Abaixo dos níveis acordados 
• Emergências 
o Tipo de emergências que podem ocorrer em eventos 
§ - Fogo 
§ - Explosões e atos de terrorismo 
§ - Desastres naturais tais como inundações 
§ - Colapso de estruturas, por exemplo, de um expositor ou 
de uma tenda 
§ - Emergências médicas 
§ - Outras emergências - cortes na energia elétrica 
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§ - Sobrelotação 
o Necessidade de fazer briefings com os funcionários sobre 
potenciais situações de emergência e a resposta adequada a 
cada emergência 
o Necessidade de monitorização para identificar potenciais 
emergências o mais cedo possível 
o Necessidade de identificar todas as potenciais emergências num 
evento e as respostas adequadas a cada situação 
o Como coordenar as respostas iniciais a situações de emergência, 
nomeadamente 
§ - Alertar outras pessoas para a emergência 
§ - Seguir os procedimentos de emergência adequados 
§ - Gerir a reposta inicial para 
• - Minimização da emergência 
• - Minimização dos riscos adicionais 
• - Minimização da perturbação do evento 
• - Minimização do pânico 
• - Utilização dos recursos disponíveis 
• Procedimentos para transferir o controlo de uma situação de emergência 
 
 
Carga horária 
 
• 50 horas 
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1.Gestão de eventos 
 
 
 
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1.1.Enquadramento da gestão de eventos 
 
 
Gerir um evento é uma tarefa complexa e exigente que envolve muitas pessoas 
e diversos processos. De modo a controlar eficazmente as pessoas e os 
processos é necessário efetuar um planeamento e uma monitorização 
pormenorizados do plano a implementar. 
 
O plano deverá incluir informação detalhada sobre as funções e 
responsabilidades de todos os funcionários do evento, de forma a que todos 
saibam aquilo que se espera deles, e ainda sobre todos os fornecedores 
externos e especialistas que estejam envolvidos e sobre a forma como as suas 
funções se enquadram no evento. 
 
No entanto, raramente os eventos decorrem exatamente de acordo com o 
planeado e é por isso essencial que os organizadores do evento se certifiquem 
de que foram tidas em conta todas as situações potenciais e de que foram 
elaborados procedimentos para lidar com todas elas, caso ocorram. 
 
De modo a permitir que o evento seja gerido de forma eficiente, é necessário 
dispor de planos individualizados para cobrir os seus diferentes aspetos. 
 
Estes constituem frequentemente subsecções do Plano principal do evento e 
abrangem todos os aspetos planeados e as medidas a serem tomadas em caso 
de ocorrência de situações imprevistas que possam colocar em risco o êxito do 
mesmo. 
 
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 Além de ter um plano a seguir, é essencial que os funcionários conheçam o 
conteúdo do plano, o local onde pode ser consultado, se necessário, e a forma 
de o utilizar. 
 
No caso de eventos de grande dimensão, é provável que se proceda à criação 
de um Gabinete do evento onde podem ser obtidas todas as informações 
necessárias. 
 
A gestão de um evento engloba todas as atividades de coordenação, para que 
o evento decorra conforme o planeado. Esta atividade assenta num conjunto de 
normas e funções, que são elaboradas com o objetivo de permitir alcançar um 
resultado eficaz. 
 
A gestão de eventos implica a seleção de colaboradores adequados às funções 
que se pretende realizar, que adotam processos de trabalho eficientes. 
 
 
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1.2.Importância dos planos do evento 
 
 
A elaboração de planos para a execução de um evento é um processo de 
extrema importância, que nunca deve ser visto como perda de tempo, mas sim 
como uma certificação essencial para que tudo corra bem. 
 
Mesmo quando todos os pormenores são pensados, existe sempre a 
possibilidade da ocorrência de imprevistos, pelo que, com um correto 
planeamento pode ser a solução para a resposta a essas situações, e evitar o 
fracasso do evento. 
 
Ao estar um passo à frente e preparado, o planeamento é o fator chave para 
conseguir o sucesso do seu evento. 
 
 
MISSÃO/ 
VOCAÇÃO
DEFINIÇÃO DE 
OBJECTIVOS
ESCOLHA DA 
ESTRATÉGIA
PLANOS 
OPERACIONAIS
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Alguns autores apresentam frases que definem a importância do planeamento, 
que merecem atenção, e explicam perfeitamente a sua necessidade: 
Ä “ A melhor preparação para o trabalho de amanhã é o bom trabalho de 
hoje” (in Ana Santiago, Formação Portal do Ser) 
Ä “ Estabelecer o caminho que a organização quer percorrer no futuro, 
através de estratégias e táticas” (Filipe Pedro et al) 
Ä “ Determinação dos meios mais indicados para atingir os fins definidos” 
(Filipe Pedro et al). 
 
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2.Tipos de planos do evento 
 
 
 
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2.1.Planos elaborados antes dos eventos 
 
 
Para que seja possível realizar um evento, é provável que o respetivo projeto 
leve vários meses a ser preparado e planeado. Geralmente são elaborados 
planos para todos os aspetos do evento, incluindo: 
• O marketing e publicidade do evento; 
• A elaboração do programa do evento; 
• A obtenção dos recursos necessários; 
• A elaboração da sinalética e dos materiais impressos; 
• A elaboração dos procedimentos de reserva e de inscrição; 
• A gestão da cortesia e do protocolo; 
• A gestão da segurança; 
• Os procedimentos de montagem, de gestão do funcionamento e de 
desmontagem do evento; 
• As relações com a imprensa e com outros órgãos de comunicação 
social. 
 
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2.2.Planos usados para gerir o evento 
 
No entanto, a necessidade de planeamento não termina com o início do evento 
propriamente dito, sendo igualmente necessário elaborar planos para a 
execução do mesmo, ou seja, para a coordenação das atividades que têm de 
ser levadas a cabo ao longo de todo o evento de forma a permitir que ele decorra 
de acordo com o previsto. 
 
Entre os planos mais importantes destacam-se: 
• Plano operacional; 
• Plano de saúde e segurança; 
• Plano de emergência. 
 
 
 
 
 
 
 
TIPOS DE PLANOS 
PARA A GESTÃO 
DE EVENTOS
PLANO 
OPERACIONAL
PLANO DE SAÚDE 
E SEGURANÇA
PLANO DE 
EMERGÊNCIA
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2.2.1.Operacionais 
 
Plano operacional 
 
O plano operacional define o encadeamento das atividades que têm de ser 
realizadas, de modo a permitir que o evento decorra com êxito. Ele indica as 
operações necessárias para o bom funcionamento do evento, a atribuição de 
tarefas aos funcionários e as suas funções e responsabilidades durante o evento. 
Incluindo ainda o calendário das operações que têm de ser realizadas. 
 
Este plano permite que todas as pessoas envolvidas compreendam de que forma 
as suas funções contribuem para o funcionamento do evento e tenham 
consciência das funções uns dos outros. 
 
2.2.2.Saúde e segurança 
 
Plano de saúde e segurança 
Sendo da responsabilidade da organização do evento proporcionar todas as 
condições para garantir a saúde e segurança de todos os participantes do 
evento, Desde funcionários, patrocinadores e público, deve existir um plano onde 
sejam registadas todas as ações tomadas neste sentido. 
 
Alguns dos aspetos incluídos no plano de saúde e segurança estão já previstos 
por lei, tendo cada um dos intervenientes alguns direitos e obrigações. 
 
As atividades e operações que fazem parte do evento são avaliadas em termos 
do nível de risco que apresentam: elevado, moderado ou baixo. 
 
Deverão ser tomadas medidas no sentido de minimizar todos os riscos 
identificados e os riscos de nível elevado e moderado deverão ser incluídos no 
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plano de saúde e segurança, a par de medidas a serem tomadas para que as 
tarefas sejam desempenhadas de forma segura. 
 
2.2.3.Emergência 
 
Plano de emergência 
 
Os planos de emergência incluem informação detalhada sobre os procedimentos 
a serem implementados em situações de emergência durante o evento. 
 
Estas podem resultar da ocorrência de acidentes que exijam assistência médica, 
de incêndios, do colapso de estruturas, de sobrelotação ou de desastres naturais 
e o plano de emergência deverá, por isso, conter informação sobre: identificação 
do tipo de emergência, medidas a tomar e funcionários responsáveis por adotar 
estas medidas. 
 
O facto de se dispor de um plano de emergência permite que os funcionários do 
evento reajam rápida e eficazmente no sentido de impedir o agravamento da 
situação e de perturbar ao mínimo o evento. 
 
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3.Gabinete do evento 
 
 
 
 
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3.1.Gabinete do evento e o seu objetivo 
 
 
A maioria dos eventos dispõe de um local, onde os funcionários do evento se 
reúnem e onde se guardam registos, e de uma zona para briefings e debates. 
Os eventos de maior dimensão dispõem quase sempre de um gabinete deste 
tipo. 
 
Embora o Gabinete do evento se deva situar dentro das instalações do evento, 
ele deverá estar relativamente afastado das principais atividades de modo a 
proporcionar uma zona tranquila onde os organizadores possam tomar decisões 
e trabalhar no sentido de gerir o evento o mais eficientemente possível. 
 
No Gabinete do evento deverão ser arquivadas todas as informações 
necessárias para efetuar a monitorização do desempenho e todos os planos 
referentes ao evento. Nele os funcionários deverão também poder obter todas 
as informações e apoio de que necessitem e todos os números de telefone de 
contacto relevantes. 
 
Por outro lado, o Gabinete do evento dispõe geralmente de uma fotocopiadora, 
fax, telefone, computadores, e outros equipamentos. Sem um local deste tipo, 
não é possível confrontar as atividades com o plano de forma eficaz nem tomar 
rapidamente medidas para responder a quaisquer situações imprevistas. 
 
 
 
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3.2.Criação e gestão de um gabinete do evento 
 
Um Gabinete do evento funciona como o “núcleo” de todas as atividades 
organizacionais, ou seja, é o local onde se podem resolver rapidamente as 
dúvidas dos funcionários, onde são tomadas as decisões que afetam o 
funcionamento do evento e onde são guardados todos os planos e 
documentação relevantes. 
 
Assim, é necessário que o Gabinete do evento funcione de forma eficiente, para 
que as atividades que nele são geridas decorram sem incidentes. 
 
Isto significa que todos os funcionários envolvidos no evento devem saber onde 
ele se situa, qual o tipo de informação de que dispõe e como podem aceder ele. 
 
É fundamental que um funcionário com autoridade para tomar decisões e com 
capacidade para responder de forma rápida e adequada, sempre que surjam 
dúvidas, se encontre permanentemente no Gabinete do evento. 
 
Deverá também existir espaço suficiente para os serviços de catering nas 
reuniões com os funcionários, para a execução do trabalho e para o arquivo dos 
registos e de toda a documentação relevante. 
 
Dado que este Gabinete funcionará como o "núcleo central" do evento, ele 
deverá obrigatoriamente ser mantido limpo e organizado de modo a permitir um 
acesso rápido e simples a todo o material de referência necessário, 
nomeadamente o plano do evento.O gabinete de eventos funciona como órgão executivo do comité de organização. 
Todas as medidas acordadas pelo comité de organização e pelos seus 
subcomités serão executadas pelo gabinete de eventos. 
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4.Implementação dos planos 
 
 
 
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4.1.Requisitos para a implementação dos planos 
 
 
A realização de um evento passa pela conceção e desenvolvimento de uma 
ideia. A partir daí é necessário definir os meios necessários para o realizar, 
selecionando opções nos mais variados elementos. 
 
Depois de encontradas soluções que se coadunem com os objetivos do evento, 
definindo a localização, os materiais e equipamentos necessários irá ser 
necessário realizar todo o processo de planeamento e de concretização dos 
planos, definindo condições e regras para concretizar o que foi planeado, 
iniciando-se um longo processo, com etapas variadas, especificas para cada 
evento. 
 
4.1.1.Atingir os objetivos do evento 
 
O planeamento deve ser realizado de forma a permitir atingir os objetivos 
propostos. O resultado do evento está diretamente ligado ao objetivo e por isso, 
as metas devem ser traçados e posicionados de maneira coerente e eficaz na 
realização do evento. 
 
É essencial satisfazer as expectativas do público-alvo, definindo 
pormenorizadamente os objetivos do acontecimento. 
 
Para definir estes objetivos deve-se recorrer à técnica “SMART”, garantindo que 
o que se pretende alcançar é possível de concretizar. 
 
Assim, estes objetivos devem ser mensuráveis, atingível - ser honesto e real com 
o que vai conseguir, realistas, exequíveis e temporizáveis (limitados no tempo) 
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4.1.2.Cumprir os requisitos da organização 
 
A estrutura do evento e os requisitos que a organização define devem ser 
adequados ao tipo de evento, sendo pensados para cada acontecimento, tendo 
em atenção os objetivos, dimensões e características específicas de cada 
evento. 
 
Quanto maior for a ligação entre a estrutura de organização e os objetivos e 
características, mais eficaz será o trabalho da organização. Neste sentido, para 
cada evento deve ser concebida uma estrutura de organização personalizada. 
 
Cada estrutura deve definir que tarefas têm de ser realizadas, que competências 
vocacionais se devem procurar, que serviços externos são necessários contratar 
para o efeito (funcionários), que tipo de grupos serão os mais funcionais, e que 
configurações deverão ter as equipas a formar. 
 
Serão ainda analisadas a forma como devem estas equipas ser organizadas 
para facilitarem uma liderança e representação eficazes, uma cooperação e 
sinergia que não apresente dificuldades. 
 
De modo a manter todos os registos atualizados, e com informação útil, a cada 
momento do projeto, devem ser elaboradas Check-lists com todas as etapas e 
procedimentos relativos aos diversos intervenientes. 
 
A cada momento devemos verificar se os requisitos estão a ser cumpridos, de 
modo a conseguirmos agir em tempo útil, proporcionando soluções para os 
eventuais problemas ou atrasos que estejam a surgir. 
 
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4.1.3.Cumprir os requisitos: 
 
a) Clientes internos 
 
Clientes internos são todos os envolvidos diretamente com a organização e 
evento, que lutam para o mesmo objetivo, devem por isso ter informação e 
formação adequada para o desenvolvimento do evento, no sentido de cumprir e 
responder a todas as expectativas do público-alvo. 
 
b) Clientes externos 
 
Clientes externos são todos aqueles que colaboram com o evento de forma 
externa, tendo um contributo decisivo para a realização do mesmo. 
 
O facto de estas entidades terem de algum modo, relacionamento ou 
interferência no evento, existe porque todos têm algum objetivo ou objetivos, de 
participação. Assim, devemos ter em atenção que as necessidades de cada um 
destes públicos, estejam a ser tidas em consideração, e que as suas exigências 
sejam satisfeitas. 
 
c) Qualidade dos bens produzidos e dos serviços prestados 
 
Sabendo que a qualidade é um conceito subjetivo e que poderá variar de pessoa 
para pessoa, deve-se fazer uma prospeção para descobrir o que mais agrada ao 
público que pretendemos atingir, fazendo posteriormente uma promoção e 
divulgação eficaz e cativante que crie expectativas. 
 
Deve-se ter em atenção a qualidade dos bens que vão ser utilizados no evento 
para garantir o melhor serviço possível. 
 
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A qualidade percebida pelo público irá depender de vários fatores, como por 
exemplo: 
Ä Qualidade / preço 
Ä Inovação e diferença 
Ä Satisfação das necessidades ou desejos do nosso público-alvo. 
 
É essencial recordar que o caminho para o sucesso passará sempre por superar 
as expectativas do nosso público. 
 
d) Da quantidade necessária de bens/materiais a serem entregues no 
sítio certo e à hora certa 
 
No planeamento de um evento, as quantidades necessárias em termos de 
materiais e de bens devem ser devidamente calculadas, de modo a que não falte 
material, nem sobre, pois, em qualquer um dos casos, esta situação de 
desadequação irá converter-se em prejuízos. 
 
Existem formas matemáticas que permitem calcular com alguma precisão as 
quantidades necessárias, sem excesso ou defeito. Estes cálculos serão tanto 
mais exatos conforme existam registos corretos de situações anteriores, ou 
conhecimento dos hábitos de consumo do público. 
 
Em termos legais, a organização deve estabelecer contratos onde conste a 
quantidade de bens e materiais, os horários, datas e localização exata onde 
estes devem ser entregues. 
 
Deverá ainda ser indicado o nome do responsável pela receção, verificação e 
controlo da mercadoria. Igualmente, é essencial mencionar as sanções 
aplicadas no caso de incumprimento de alguma das cláusulas contratuais. 
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e) Para manter a saúde e segurança 
 
Deve ser sempre efetuada uma avaliação dos possíveis riscos inerentes ao 
evento, analisando cuidadosamente o local e as características do próprio 
evento. 
 
É obrigatória a elaboração de planos de segurança, que permitam minimizar ou 
eliminar os perigos. Além dos planos de segurança e emergência os 
organizadores devem tomar todas as medidas de precaução para garantir a 
segurança de bens e pessoas. 
 
 
 
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4.2.Confirmação de planos e garantia de que eles são 
distribuídos a todos os que necessitam de os conhecer 
 
 
Depois de terem sido recolhidas todas as informações sobre o cliente, os 
fornecedores, a organização e o local onde será realizado o evento, deverá ser 
elaborado o plano final que, será depois sujeito à apreciação e aprovação de 
todas as partes envolvidas no processo. 
 
A melhor forma de realizar esta tarefa é realizar uma reunião onde participem as 
principais pessoas envolvidas no evento, ou seja: o organizador, o cliente, os 
responsáveis do local do evento e ainda os fornecedores, se necessário. 
 
Esta reunião permitirá ao organizador apresentar o plano de forma mais 
detalhada e ainda levantar, discutir e acordar sobre quaisquer questões 
pendentes, proporcionando uma oportunidade para receber feedback e 
recomendações antes de redigir o plano final. 
 
Obviamente que nem sempre é necessário realizar uma reunião para realizar 
esta tarefa - isso dependerá da dimensão e natureza do evento. Poderá ser 
suficiente enviar por correio uma versão provisória do plano e receber o feedback 
verbalmente ou por escrito. 
 
Depois de se chegar a acordo sobre todas as questões pertinentes e de se obter, 
da parte de todos os interessados, a aprovação relativa à forma de gestão do 
evento, poderá proceder-seà elaboração do plano final e ao posterior envio do 
mesmo a todas as pessoas envolvidas no processo, para que todos saibam qual 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
31 
 
a natureza exata da sua contribuição e de que modo está relacionada com a 
contribuição dos restantes participantes. 
 
Embora se considere que o plano final é efetivamente "final" depois de obtida a 
aprovação de todas as pessoas envolvidas e de incluir todos os aspetos 
considerados necessários, não significa que não seja necessário efetuar mais 
alterações. 
 
O desempenho na implementação do plano tem de ser constantemente 
monitorizado, de modo a garantir que os calendários e os objetivos estão a ser 
cumpridos. 
 
É inevitável que surjam situações que impliquem a necessidade de efetuar 
alterações e, como tal, é fundamental que exista um fluxo de informação 
constante entre o organizador e as restantes partes envolvidas no processo, de 
modo a que essas alterações sejam efetuadas de forma rápida e eficaz. 
 
Também é necessário ter em conta que as alterações numa determinada tarefa 
poderão ter impacte sobre outras e, por isso, todas as partes envolvidas devem 
ser mantidas informadas. 
 
Existem diversas formas de proceder à troca de informação para manter todos 
continuamente informados, por exemplo: 
• Realizar briefings verbais; 
• Distribuir instruções escritas detalhadas, para serem cumpridas pelos 
funcionários; 
• Distribuir checklists para a equipa do evento usar como base de trabalho. 
 
4.2.1.Instruções escritas 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
32 
 
As instruções escritas são um método eficaz de atribuição de tarefas, uma vez 
que fornecem documentação que pode ser consultada pelo destinatário. 
 
No entanto, as instruções podem não ser totalmente claras e é fundamental que 
o organizador esteja disponível para esclarecer quaisquer dúvidas. 
 
Além disso, poderá não haver tempo suficiente para elaborar instruções escritas, 
especialmente se a alteração ocorreu de repente e de forma inesperada. 
 
4.2.2.Briefings verbais 
 
Constituem o método mais eficaz de manter as pessoas informadas, dado que 
permitem o levantamento de questões e a prestação de esclarecimentos, se 
necessário. 
 
Também permitem que sejam totalmente explicados os motivos que levaram a 
mudanças, de modo a que todos compreendam a necessidade dessas 
mudanças. Além disso, podem ser realizadas de forma rápida e eficaz. 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
33 
 
 
4.3.Checklists 
 
As checklists constituem uma forma eficaz de os funcionários realizarem tarefas 
e monitorizarem o seu próprio desempenho mas, como acontece com as 
instruções escritas, é necessário que o destinatário as compreenda 
perfeitamente. 
 
Seja qual for o método escolhido, é fundamental que os canais de comunicação 
permaneçam sempre abertos, de modo a que a implementação das alterações 
provoque o mínimo de perturbação a nível dos restantes aspetos do evento e as 
dúvidas possam ser esclarecidas sem demora. 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
34 
 
 
4.4.Transmissão de informação do organizador para os 
participantes 
 
Além de ser necessário que exista um fluxo de informação regular entre o 
organizador e todos os intervenientes no evento (o cliente, os funcionários e os 
fornecedores), é também necessário dispor de meios eficazes para transmitir 
informações aos participantes durante o evento. 
 
Esta transmissão pode ser efetuada de diversas formas, consoante o tipo de 
evento: 
 
 
4.4.1.Sistemas sonoros 
 
Método Vantagens Desvantagens Aplicações 
 
Equipamento de 
amplificação de 
som 
 
Rapidez; 
 
Possibilidade de 
repetição de 
mensagens 
urgentes. 
 
Os participantes 
podem não ouvir 
a mensagem; 
 
Quantidade de 
informação 
limitada, de forma 
a não perturbar 
o evento; 
 
 
Eventos em 
locais 
fechados ou ao 
ar 
livre. 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
35 
 
Canal de 
comunicação 
unilateral. 
 
 
4.4.2.Monitores 
 
Método Vantagens Desvantagens Aplicações 
 
Ecrãs de 
plasma 
 
Rapidez. 
 
Os participantes 
podem não ler as 
mensagens 
escritas nos 
ecrãs; 
 
Canal de 
comunicação 
unilateral. 
 
Eventos em 
locais 
fechados. 
 
 
4.4.3.Gabinete/balcão do evento 
 
Método Vantagens Desvantagens Aplicações 
 
Gabinete / 
Balcão do 
evento 
 
Canal de 
comunicação 
bilateral. 
 
Necessidade de 
localização numa 
zona visível e de 
fácil acesso. 
 
Todo o tipo de 
eventos. 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
36 
 
 
4.5.Impacte de normas/códigos de conduta internacionais na gestão do 
evento e como podem afetar o evento 
 
Além de ter em conta as necessidades e os requisitos dos clientes internos e 
externos, os organizadores têm de garantir que as suas práticas de trabalho 
estão em conformidade com as normas, a legislação, as regras e os códigos de 
conduta relevantes para aquele evento. 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
37 
 
 
 
 
 
 
5. Ambiente saudável e seguro 
 
 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
38 
 
 
Proporcionar um ambiente de trabalho saudável e seguro é de extrema 
importância. 
 
Todos os colaboradores têm o dever de cuidar de si próprios e dos outros no 
local de trabalho e dar conhecimento acerca de todos os equipamentos, 
materiais e práticas de trabalho defeituosos que possam ser considerados como 
um risco para a segurança, e que todos eles devem estar plenamente 
conscientes da política de saúde e segurança da empresa. 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
39 
 
 
5.1.Diferentes aspetos da manutenção da saúde e segurança 
 
O plano de manutenção de saúde e segurança depende do tipo de evento, da 
sua localização e do público-alvo. 
 
Se um evento for realizado num recinto fechado, os planos de segurança e 
emergência têm que ser adequados ao espaço e à capacidade. 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
40 
 
 
5.2.Informação e apoio a outras pessoas 
 
Todos os planos elaborados que apoiem a realização do evento devem ser do 
conhecimento dos intervenientes. 
 
Estas informações devem ser distribuídas a todos os que necessitam de as 
conhecer, e podem assumir a forma de plantas, briefings verbais, check lists, 
panfletos. 
 
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41 
 
 
5.3.Verificação de que todos os requisitos de saúde e segurança 
estão a ser cumpridos 
 
É obrigatória a confirmação de que o espaço selecionado para o evento possui 
condições adequadas ao tipo de evento a realizar, e se está dotado dos 
equipamentos necessários para assegurar as melhores condições e respostas 
em caso de alguma urgência ou situação imprevista. 
 
Em alguns casos os requisitos para garantir a saúde e a segurança do público 
(interno ou externo), estão assegurados legalmente, havendo exigências 
relativas a cada uma das atividades envolvidas no evento. 
 
Por exemplo, deve-se verificar se os extintores se encontram à distância 
regulamentar entre eles, se são em número suficiente e com a carga completa. 
 
Quanto à sinalética deve estar devidamente visível e colocada em locais 
estratégicos, assim como, o plano de evacuação deve ser dado a conhecer a 
todos os funcionários do evento. 
 
É ainda fundamental verificar se que todos os seguros de pessoas e bens foram 
ativados. 
 
 
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42 
 
 
5.4.Identificação e resolução de quaisquer incumprimentos 
destes requisitos 
 
Acompanhar cada fase do projeto do evento é essencial para garantir o sucesso 
do mesmo. 
 
Assim, a organização deve confirmar a cada momento se os requisitos estão a 
ser cumpridos, de modo a agir corretamente no caso de algum incumprimento. 
O papel da organização passa por identificar as falhas que vão surgindo e propor 
soluções. 
 
 
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43 
 
 
5.5.Manter os necessários registos de saúde e segurançaTudo o que seja necessário verificar deve ser registado, de moda a manter as 
informações atualizadas. Para o planeamento de saúde e segurança é 
importante arquivar todos os registos relevantes para a saúde e segurança do 
evento. 
 
Estes registos incluem: 
Ä Registos de inspeções e manutenção de maquinaria e equipamento, 
Ä Inspeções de segurança contra incêndios, 
Ä Relatórios de avaliação de riscos, 
Ä Planos de segurança, planos de gestão de multidões, 
Ä Planos de gestão dos transportes, 
Ä Planos das instalações, 
Ä Planos de primeiros socorros, e 
Ä Procedimentos e políticas de saúde e segurança. 
 
No caso da ocorrência de um acidente de saúde e segurança, devem ser 
registados todos os detalhes completos num livro de «Registos de Acidentes» 
ou formulário de relatório de incidente. 
 
Estes registos devem incluir pormenores acerca da natureza do 
acidente/incidente quando, onde e como aquele ocorreu, pormenores 
respeitantes a depoimentos de testemunhas e todas as medidas tomadas. 
 
Os registos devem estar disponíveis para inspeção se for necessário fazer mais 
investigações pela organização ou pelas autoridades. 
 
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44 
 
5.6.Procurar formas de melhorar a saúde e segurança no evento 
atual e em eventos futuros 
 
A procura pela excelência deve ser constante e contínua. Assim, é uma mais-
valia a elaboração de inquéritos ou questionários (oral ou escrito), para avaliação 
do evento e registo de sugestões por parte dos participantes. 
 
Só buscando opiniões e reconhecendo os erros se pode evitar que estes se 
repitam num evento futuro, sendo que neste sentido é impreterível realizar uma 
observação direta do evento através da reação do público. 
 
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45 
 
 
 
 
 
6.Qualidade 
 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
46 
 
O conceito de qualidade é difícil de definir, uma vez que este conceito, em termos 
dos eventos, assenta na diferença entre as expectativas e o serviço recebido. 
 
O organizador de eventos deve ter sensibilidade para entender que a qualidade 
do evento irá depender fortemente do conhecimento das necessidades, gostos 
e objetivos do seu público, sendo este profissional o responsável pela qualidade 
de bens fornecidos e dos serviços prestados. 
 
No caso de uma organização funcionar de acordo com uma norma de qualidade 
como a ISO 9000, todos os funcionários envolvidos no evento são responsáveis 
por assegurar que os seus produtos e serviços cumprem os requisitos de 
qualidade definidos. 
 
O nível de qualidade dos serviços a prestar deve ser acordado com o cliente 
desde início (durante a definição dos níveis de serviço) e esse nível de qualidade 
deve depois ser mantido ao longo de todo o processo. 
 
Isso aplica-se não só à equipa do evento como também a quaisquer outros 
colegas ou gerentes envolvidos no processo e a quaisquer fornecedores 
externos ou especialistas que tenham sido contratados para trabalhar no evento. 
 
É importante que os objetivos organizacionais, em termos da qualidade dos 
serviços prestados, sejam cumpridos, não só para manter a reputação da 
organização mas também para desenvolver o negócio, conseguindo a 
fidelização de novos clientes. 
 
Deverão por isso existir políticas que definam os níveis de qualidade que devem 
ser cumpridos pelos funcionários durante a realização das tarefas, e que poderão 
ser incluídas nos perfis de funções que os funcionários têm de aceitar quando 
são nomeados. 
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47 
 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
48 
 
 
6.1.Monitorização da qualidade dos bens fornecidos e 
dos serviços prestados, nomeadamente: 
 
6.1.1.De quem é a responsabilidade 
 
As organizações têm procedimentos próprios através dos quais realizam a 
monitorização da qualidade dos serviços prestados e o processo de 
monitorização tem se ser acionado continuamente em todas as atividades. 
 
No caso de um evento, isto poderá ser conseguido através da atribuição de 
objetivos e tarefas a cada funcionário, cujo progresso será depois monitorizado 
pelo Diretor do evento. 
 
Por exemplo, se for entregue uma checklist de tarefas a cada membro da equipa 
do evento, com prazos para a sua conclusão, o Diretor do evento poderá 
monitorizar o progresso, quer verificando se a tarefa já foi realizada de acordo 
com o nível de qualidade necessário, quer solicitando que lhe seja transmitida, 
regularmente e através de relatórios, informação sobre os progressos 
alcançados. 
 
O organizador conseguirá desta forma certificar-se de que os requisitos 
organizacionais e do cliente estão a ser cumpridos. 
 
Ao lidar com todos os fornecedores, o nível de qualidade terá de ser previamente 
definido por meio da assinatura de um contrato ou de um acordo de prestação 
de serviços. Nesse caso, é da responsabilidade do organizador verificar e 
certificar-se de que os serviços prestados cumpriram o nível de qualidade 
contratado. 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
49 
 
 
6.1.2.Como monitorizar a qualidade 
 
A gestão da qualidade numa organização não deve ser entendida como uma 
"receita", mas sempre como parte do processo normal de trabalho. Ela deve 
influenciar todas as áreas e processos da organização e é muito importante que 
as atividades de gestão da qualidade não sejam apenas conhecidas pela 
direção, mas também nos locais onde devem ser implementadas e pelas 
pessoas que as devem realizar. 
 
A gestão da qualidade tem de ser integrada na cultura empresarial e os seus 
princípios devem ser aceites e postos em prática por todas as pessoas 
envolvidas, para que quaisquer problemas na qualidade sejam identificados e 
corrigidos o mais depressa possível. Desta forma as reações de "tipo reflexo" a 
problemas na qualidade podem ser evitadas, uma vez que a qualidade torna-se 
norma na organização. 
 
Desde o planeamento do evento e ao longo da sua ocorrência, é necessário e 
muito importante ir fazendo reuniões, relatórios, verificar as check lists, para se 
houver necessidade de corrigir fazê-lo atempadamente. 
 
É importante habilitar os participantes com os conhecimentos necessários para 
desenvolver, implementar, gerir um sistema preventivo de higiene e segurança 
alimentar e verificar se estão a ser cumpridos. 
 
6.1.3.Exemplos de questões de qualidade 
 
Sendo a qualidade subjetiva, um programa ao ser alterado pode tornar-se mais 
ou menos atrativo consoante as pessoas. 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
50 
 
Por exemplo: Num evento caso seja cancelada a presença de um animador, a 
substituição por outro, pode-se tornar numa atracão maior e o evento continuar 
a ser um sucesso. Tudo depende do público. 
 
É importante que seja criada uma base de registos que indique detalhadamente 
as datas e a forma como foram realizadas as verificações de qualidade, bem 
como os resultados das mesmas, incluindo quaisquer medidas corretivas que 
tenham sido implementadas. 
 
Estes registos podem ter a forma de checklists, devidamente preenchidas e 
assinadas pelo Diretor do evento, confirmando que os níveis de qualidade foram 
considerados satisfatórios, ou de reuniões de avaliação de desempenho 
realizadas com os funcionários. 
 
Com base no registo de informações relativas à qualidade, é possível 
monitorizar, analisar e melhorar permanentemente o desempenho 
organizacional, de acordo com os objetivos da organização. 
 
Esta atitude pode proporcionar à empresa uma vantagem relativamente aos 
concorrentes que não dêem grande importância às questões de monitorização e 
de implementação da qualidade. 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
51 
 
 
6.2.Como lidar com situações em que a qualidade dos 
bens/serviços: 
 
6.2.1.Está em risco de cair abaixo dos níveis acordados 
 
A implementação das normas de qualidade nem sempre é uma tarefa fácil, 
particularmente em atividadesdo sector dos serviços, como é o caso da 
organização de eventos, em que os organizadores têm de trabalhar no sentido 
de cumprir prazos apertados e lidar com aumentos de custo frequentes. 
 
Embora possa ser tentador efetuar cortes no nível da qualidade, de forma a 
cumprir outros objetivos, isto poderá levar ao não cumprimento integral dos 
requisitos do cliente, à realização de um evento de fraca qualidade ou, no pior 
cenário, contribuir para que ocorram problemas a nível da saúde e segurança. 
 
É, por isso, importante que sejam tomadas medidas corretivas, logo que sejam 
identificadas e comunicadas situações em que a qualidade não corresponde ao 
nível exigido. 
 
Se estas medidas não forem tomadas, os organizadores poderão estar a infringir 
ocontrato que celebraram com o cliente. 
 
Da mesma forma, um fornecedor de serviços que não cumpra as respetivas 
obrigações quanto ao nível de qualidade definido, estará a infringir o contrato 
que celebrou com o organizador do evento. 
 
6.2.2.Abaixo dos níveis acordados 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
52 
 
Ocasionalmente, poderão surgir situações que não tenham sido previstas no 
plano e que impliquem a rápida adoção de medidas no sentido de assegurar que 
a qualidade dos serviços prestados não é afetada. 
 
Por exemplo, suponhamos que numa conferência foi planeado servir uma 
refeição quente e que a sessão anterior à pausa para almoço excede o tempo 
previsto em 30 minutos. 
 
Se os organizadores efetuarem uma monitorização eficaz e constante do 
progresso da conferência, estarão conscientes de que irá haver um atraso e 
poderão informar os responsáveis pelo serviço de catering, de forma a que a 
refeição seja mantida quente até que inicie a pausa para almoço. 
 
Ou seja, apesar do atraso, a refeição não deixará de ser servida quente aos 
delegados e estes ficarão satisfeitos com a qualidade do serviço prestado. 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
53 
 
 
 
 
 
 
 
7.Emergências 
 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
54 
 
 
O organizador de eventos é legalmente obrigado a garantir a segurança e a 
saúde de todas as pessoas envolvidas no respetivo evento. Isto inclui os 
colaboradores da própria organização e quaisquer possíveis colaboradores 
externos, tais como empreiteiros e fornecedores, bem como patrocinadores, 
participantes e visitantes. 
 
O organizador é, em última análise, responsável por todos os acidentes que 
possam vir a acontecer como resultado das características do evento a 
organizar, e que estão dentro da esfera das responsabilidades daquele. 
 
No caso de não serem tomadas todas as precauções para garantir a saúde e a 
segurança pública, o organizador fica sujeito às respetivas ações judiciais contra 
ele. 
 
Por exemplo, durante a realização de uma conferência que inclua um jantar, se 
algum dos delegados sofrer um envenenamento alimentar, o organizador poderá 
ser processado pelos danos sofridos. 
 
Avaliação dos riscos 
 
A avaliação dos riscos deve realizar-se de forma a identificar quaisquer perigos 
potenciais que possam causar danos, avaliar os riscos que podem resultar 
desses perigos, e tomar as decisões acerca das medidas adequadas a tomar 
para eliminar ou pelo menos minimizar os referidos perigos. 
 
Um 'perigo' pode estar relacionado com uma substância, condição ou atividade 
perigosas. 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
55 
 
‘A avaliação dos riscos’ está relacionada com a maior ou menor probabilidade 
de que o dano, resultante do perigo, ocorra, e também da gravidade daquele. 
 
A avaliação dos riscos deve ser efetuada de forma a cobrir todas as fases do 
evento: 
• Preparação; 
• Durante o evento; 
• Desmontagem. 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
56 
 
 
7.1.Tipo de emergências que podem ocorrer em eventos 
 
Consoante a natureza do evento, podem ocorrer diversos tipos de emergências. 
 
Por exemplo, num evento público com um grande afluxo de pessoas, como é o 
caso de um concerto de música pop, poderá ocorrer uma situação de 
emergência devido à sobrelotação, ou situações de violência despoletadas por 
um consumo excessivo de bebidas alcoólicas ou de drogas. 
 
Por outro lado, mesmo numa conferência que tenha sido corretamente planeada, 
poderão ocorrer situações de emergência decorrentes, por exemplo, do deflagrar 
de um incêndio nas instalações. 
 
Os exemplos de situações de emergência mais comuns são: 
• Incêndios; 
• Explosões; 
• Atos de terrorismo; 
• Catástrofes naturais (como, por exemplo, inundações); 
• Desabamento de estruturas; 
• Emergências de carácter médico (por exemplo, um participante que 
sofra um ataque cardíaco); 
• Emergências de carácter não médico (por exemplo, furtos, atos de 
vandalismo ou cortes de energia elétrica); 
• Sobrelotação; 
• Etc. 
 
 
7.1.1.Fogo 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
57 
 
O risco depende do local em que é realizado o evento (interior/exterior). Se o 
fogo deflagrar dentro de um edifício pode alastrar rapidamente e no pior dos 
cenários bloquear as saídas do edifício. 
 
O fumo tenderá a reduzir a visibilidade e as pessoas poderão ter dificuldades em 
respirar devido aos gases libertados. Poderá gerar-se o pânico. É necessário o 
apoio dos serviços de emergência. 
 
7.1.2.Explosões e atos de terrorismo 
 
Independentemente da causa, uma explosão pode causar fogo e o colapso da 
estrutura. 
 
Os edifícios podem tornar-se instáveis. Pode gerar-se o pânico. É necessário o 
apoio dos serviços de emergência. 
 
As ameaças de terrorismo, como ameaças de bombas ou gases venenosos, 
podem causar diversos tipos de danos físicos e mortes caso se concretizem. 
 
Atualmente as situações de atos de terrorismo em eventos são uma 
preocupação evidente, principalmente em eventos internacionais, sendo que a 
organização deve tomar medidas para previr estas situações. 
 
Entre as atitudes recomendadas sugerem-se: 
Ø Contactar as autoridades de segurança local e nacional (caso seja 
necessário estas contactam os serviços de minas e armadilhas) 
Ø Se necessário evacuar o recinto. 
Ø Garantir a segurança na informação sobre os trajetos dos convidados 
VIPs. 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
58 
 
7.1.3.Desastres naturais tais como inundações 
 
Um desastre natural é uma catástrofe que ocorre por desequilíbrio da natureza. 
 
Por vezes acontecem de uma forma tão inesperada que não existe tempo de 
prevenir a situação, contudo a organização do evento deve estar atenta e 
informada sobre as condições climatéricas e demais aspetos que poderão criar 
esta situação. 
7.1.4.Colapso de estruturas, por exemplo, de um expositor ou de uma tenda 
 
Pode resultar da concentração do peso de demasiadas pessoas, provocando a 
instabilidade do edifício. Pode gerar-se o pânico. É necessário o apoio dos serviços 
de emergência. 
 
As infraestruturas devem de ser montadas, de forma adequada ao tipo de evento e 
respeitar as normas de segurança. 
 
Deve-se educar e sensibilizar todos os intervenientes da montagem e desmontagem 
para adotar mecanismos de autoproteção. A organização deve criar um plano de 
intervenção e de evacuação para eventuais acidentes desta natureza. 
 
7.1.5.Emergências médicas 
 
Danos físicos ou súbitas doenças graves dos funcionários do evento ou dos 
participantes 
(por exemplo ataques cardíacos) exigem uma atenção e tratamento médico 
imediatos. É necessário o apoio dos serviços de emergência. 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
59 
 
Mediante o tipo de evento e o grau de risco deve-se contactar os bombeiros e 
ambulâncias para estarem prontos a intervir. Alguns elementos da organização 
devem ter formação no suporte básico de vida. 
 
7.1.6.Outras emergências - cortes na energia elétrica 
 
É provável ocorrerem descargas elétricas provadas por sobrecarga no sistema, 
particularmente em eventos que se utilizem efeitos de iluminaçãoou equipamentos 
audiovisuais. 
 
Deve haver sempre um gerador de reserva para prevenir esta situação. 
 
7.1.7.Sobrelotação 
 
Cabe à organização respeitar a capacidade do espaço utilizado, de forma a não 
exceder o número máximo de pessoas, e se criem situações complicadas em caso 
de emergência ou necessidade de evacuação. 
 
O Plano de Evacuação deverá ser conhecido por todos os colaboradores, que devem 
ter formação adequada para intervir em caso de necessidade. 
 
Caso seja necessária a evacuação de pessoas, os membros da organização deverão 
saber encaminhar as pessoas para as saídas de forma calma e ordenada. 
 
 
7.2.Necessidade de fazer briefings com os funcionários sobre 
potenciais situações de emergência e a resposta adequada a cada 
emergência 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
60 
 
Têm de ser realizados briefings com todos os funcionários do evento (internos e 
externos) acerca do plano de emergência. 
 
Neste briefing deverão ser dados pormenores sobre: emergências potenciais 
específicas do evento; pessoa(s) a quem deve ser comunicada a emergência; a 
forma como a comunicação deve ser feita (via rádio/por telefone/pessoalmente); e, 
por último, todas as medidas a ser tomadas, no âmbito da autoridade individual de 
cada funcionário, para minimizar o impacte da emergência. 
 
É fundamental que todos os funcionários tenham perfeita consciência de quais são 
as suas funções e responsabilidades no sentido de permanecerem atentos e à alerta 
para potenciais situações de emergência. 
 
Durante o briefing, que deverá ocorrer antes do evento, deve existir tempo para 
colocar questões e pedir esclarecimento. 
 
Caso o evento tenha lugar num edifício, é fundamental que o responsável pelas 
questões de emergência das instalações esteja presente no briefing, de forma a 
prestar esclarecimentos sobre quaisquer questões relativas às instalações como, por 
exemplo, a localização das saídas de emergência, os pontos de encontro, etc. 
 
 
7.3.Necessidade de monitorização para identificar potenciais 
emergências o mais cedo possível 
 
É importante que, ao longo de todo o evento, os funcionários monitorizem 
regularmente o decorrer dos acontecimentos de forma a detetar potenciais situações 
de emergência. 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
61 
 
Isto poderá incluir a verificação dos armazéns e dos corredores, para detetar cigarros 
mal apagados, a procura de sinais de problemas elétricos ou a identificação de zonas 
sobrelotadas. 
 
O mais importante é que os planos de monitorização sejam claros, não ambíguos e 
detalhados relativamente aos seguintes pontos: 
• O que deve ser monitorizado; 
• De que forma deve ser feita a monitorização; 
• Quem é responsável pela monitorização; e 
• Quais os registos que têm de ser mantidos. 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
62 
 
 
7.4.Necessidade de identificar todas as potenciais emergências 
num evento e as respostas adequadas a cada situação 
 
Os organizadores de eventos são responsáveis pela saúde e segurança dos 
participantes e para que possam resolver uma situação de emergência com rapidez 
e eficiência é necessário que respondam da forma mais adequada no sentido de 
permitir que a situação seja controlada e que os participantes não fiquem expostos 
a riscos adicionais. 
 
Seja qual for a situação, a primeira resposta consiste em comunicar à pessoa 
responsável os pormenores da emergência (o plano de emergência deverá indicar 
quem é essa pessoa). 
 
Se você é a pessoa que é responsável por resolver a situação, terá de saber quais 
os serviços de emergência que deverá contactar e como fazê-lo (por exemplo, saber 
onde se encontra o telefone mais próximo, caso não disponha de um telemóvel). 
 
 
ufcd 0528 – Gestão de eventos 
 
63 
 
 
7.5.Como coordenar as respostas iniciais a situações de 
emergência, nomeadamente: 
 
7.5.1.Alertar outras pessoas para a emergência 
 
Quando ocorre uma situação de emergência, é possível que a responsabilidade pela 
coordenação da resposta inicial recaia sobre o Diretor do evento, a menos que tenha 
sido nomeada outra pessoa para o efeito. 
 
A resposta inicial inclui avisar os funcionários relevantes, ou seja, a equipa do evento, 
bem como o pessoal da segurança, os funcionários das instalações, etc. quer quanto 
à natureza da emergência, quer quanto às medidas a tomar. 
 
É fundamental que as situações de pânico sejam minimizadas, dado que podem 
originar problemas adicionais e reações irrefletidas por parte das pessoas envolvidas 
na resolução da situação. Os funcionários têm, por isso, de ser alertados de uma 
forma calma e concisa, devendo ser transmitidas instruções claras e solicitado que 
ajam de forma urgente. 
 
Para que os pormenores da emergência possam ser comunicados de forma 
completa e precisa, é necessário efetuar uma avaliação global da situação. 
 
Por exemplo, caso tenha deflagrado um incêndio nas instalações onde está a 
decorrer a conferência é necessário comunicar a sua localização, extensão e 
velocidade de propagação e a existência de eventuais feridos. 
 
Qualquer atraso ou erro na comunicação da emergência poderá ter consequências 
extremamente graves. Por exemplo, um delegado que tenha sofrido um ataque 
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cardíaco pode estar em perigo de morte e o mínimo atraso na chegada de um médico 
pode resultar na perda de uma vida. 
 
Consoante o tipo de emergência, poderá ser necessário avisar também os ocupantes 
dos edifícios circundantes que possam ser afetados, caso a situação se agrave. Isto 
aplica-se também a quadros de eletricidade, depósitos de água e de gás (por 
exemplo, no caso de ocorrência de uma explosão que possa provocar uma fuga de 
gás). 
 
7.5.2.Seguir os procedimentos de emergência adequados 
 
Os procedimentos de emergência existem por uma boa causa e têm de ser postos 
em prática rápida e eficazmente, de forma a minimizar os riscos associados à 
situação de emergência e impedir que a mesma se agrave de tal modo que fique 
fora de controlo. 
 
Por exemplo, suponha que enquanto organizador de um concerto de música pop, foi 
avisado de que está a ocorrer uma rixa no bar. Terá de avisar imediatamente a 
segurança e dar instruções para que terminem com a desavença, afastem os 
curiosos e expulsem os desordeiros, para evitar que outras pessoas se envolvam na 
situação ou sofram ferimentos. 
 
Caso exista algum procedimento que não seja claro, é fundamental que as dúvidas 
sejam esclarecidas o mais depressa possível, embora todas as dúvidas devessem 
ter sido esclarecidas antes do início do evento, durante o planeamento de 
emergência. 
 
Usando o exemplo do ponto anterior – o colapso das estruturas – e supondo que 
você desconhecia a localização exata das saídas de emergência (situadas longe do 
local onde ocorreu o desabamento), seria necessário perguntar aos responsáveis do 
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local do evento, para que a informação pudesse ser transmitida aos funcionários do 
evento e para que os participantes pudessem ser conduzidos em segurança até às 
mesmas. 
 
7.5.3.Gerir a reposta inicial 
 
Existem quatro questões que têm de ser geridas de forma eficaz durante a resposta 
inicial a uma situação de emergência: 
 
a) Minimização da emergência - Minimizar a emergência recorrendo a todos 
os meios disponíveis – por exemplo: fechar portas corta-fogo; 
b) Minimização dos riscos adicionais - por exemplo: organizar imediatamente 
a evacuação do edifício, no caso de um desabamento de estruturas; 
c) Minimização da perturbação do evento - por exemplo: no caso de uma 
altercação entre dois participantes, remover essas pessoas do evento, da 
forma mais rápida e calma possível. 
d) Minimização do pânico – por exemplo: permanecendo sempre calmo e 
confiante durante as situações de emergência. 
 
7.5.4.Utilização dos recursos disponíveisAo gerir uma situação de emergência é necessário tirar o maior partido dos recursos 
disponíveis. Os recursos poderão ser compostos por pessoas (funcionários do 
evento ou técnicos especializados como, por exemplo, os funcionários da segurança 
ou do local do evento), quer por equipamentos e materiais (por exemplo, extintores, 
cobertores ignífugos, 
etc.). 
 
Os funcionários do evento poderão ficar encarregues de conduzir os participantes a 
um local seguro ou de os manter afastados da emergência, barrando-lhes o acesso. 
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Podem ser usados equipamentos, como o sistema de amplificação de som, para 
alertar os participantes para a situação de emergência e para os informar sobre as 
medidas que estão a ser tomadas, se necessário. 
 
Todos os recursos que sejam necessários e que estejam disponíveis deverão ser 
utilizados rápida e eficazmente, de forma a perturbar o menos possível o evento. 
 
 
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7.6. Procedimentos para transferir o controlo de uma situação de 
emergência 
 
Depois de você ter tomado todas as medidas ao seu alcance no sentido de alertar 
as pessoas competentes sobre a existência de uma situação de emergência, de ter 
utilizado os recursos necessários e de ter procedido ao controlo e monitorização da 
evolução da situação, chegará o momento em a situação pode ser transferida para 
os serviços de urgência competentes (bombeiros, polícia, serviço de ambulâncias ou 
outras autoridades competentes como, por exemplo, o exército). 
 
Logo que os serviços de urgência cheguem ao local do evento, devem ser 
encaminhados para o local onde ocorreu a emergência, devendo ser-lhe prestados 
todos os pormenores sobre o momento e a forma como a emergência teve início 
(caso seja conhecida), e quais as medidas que foram tomadas e como é que a 
situação evoluiu até à chegada das autoridades. 
 
A informação deve ser transmitida de forma completa e rigorosa, sem quaisquer 
omissões, de forma a que as autoridades possam assumir o controlo e resolver a 
situação o mais rapidamente possível. 
 
 
 
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Bibliografia 
 
 
• Allen, John. et al. Organização e gestão de eventos. Ed. Campos, 2002 
 
• Giacaglia, Maria Cecília, Organização de eventos: teoria e prática, Ed. 
Thomson, 2003 
 
• Pedro, Filipe et.al, Gestão de eventos, Ed. Quimera, 2005 
 
• Matias, Marlene, Organização de eventos: Procedimentos e técnicas, Ed. 
Manole, 2007 
 
• Manual de Formação: Higiene e Segurança no Trabalho - Programa 
Formação PME, Ed.
 
 
 
 
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