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1Módulo Introdução a Gestão de Processos Estratégia e Planejamento Visão Geral Fundação Escola Nacional de Administração Pública Diretoria de Desenvolvimento Profissional Conteudista/s Eduardo Caldas Rossi, 2021. Diretoria de Desenvolvimento Profissional. Enap, 2021 Fundação Escola Nacional de Administração Pública Diretoria de Desenvolvimento Profissional SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF Sumário Unidade 1: Introdução e Conceitos Básicos sobre a Gestão de Processos ...................................................................................................... 5 1.1 Histórico e Contextualização da Gestão de Processos .......................................... 5 1.2 O que é um Processo ................................................................................................13 1.3 Abordagens na Gestão de Processos ...................................................................... 16 1.4 Conceitos-chave na Gestão de Processos .............................................................. 20 Referências .......................................................................................................................22 Unidade 2: Fundamentos da Gestão de Processos .........................24 2.1 A Matriz SIPOC e a Cadeia Cliente-Fornecedor ...................................................... 24 2.2 Cliente, Cidadão e Usuário .......................................................................................26 2.3 Foco no Cliente (Interno e Externo) ......................................................................... 29 2.4 Estratégia, Processos e Pessoas .............................................................................. 31 Referências .......................................................................................................................33 4Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Apresentação e boas-vindas O curso Introdução à Gestão de Processos está estruturado em três módulos. No primeiro, serão abordados o contexto histórico, os principais conceitos e abordagens da gestão de processos. No segundo, você verá a diferença entre processos e projetos, os tipos de estruturas organizacionais, bem como o que é Business Process Management (BPM, ou Gerenciamento de Processos de Negócios), hierarquia de processos e cadeia de valor. No terceiro módulo, você aprenderá a elaborar um fluxograma na notação específica e as principais ferramentas utilizadas na gestão de processos. 5Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Módulo Visão Geral1 Nesse módulo, serão abordados os contextos históricos, analisando o início e a evolução da gestão de processos durante o século XIX. Os métodos para gerir a produção fabril foram se desenvolvendo aos poucos, sendo aplicados para gerir organizações privadas e públicas. Nesse módulo, você verá ainda os principais conceitos de gestão de processos e as mais diversas metodologias existentes. Você está convidado a embarcar nesse caminho surpreendente da Gestão de Processos. Vamos lá? 1.1 Histórico e Contextualização da Gestão de Processos Unidade 1: Introdução e Conceitos Básicos sobre a Gestão de Processos Objetivo de aprendizagem Ao final desta unidade, você será capaz de reconhecer os princípios básicos e as diferentes metodologias que envolvem a Gestão de Processos. A intensificação do processo de globalização inaugurou um novo e complexo tipo de relação entre a economia, o Estado e a sociedade. O ritmo crescente e acelerado das inovações tecnológicas e da telecomunicação remodelou a estrutura social e econômica, assim como as interações entre as instituições públicas e privadas e a sociedade. A transição de uma sociedade industrial para uma sociedade da informação que ocorreu ao longo de dezenas de anos está em processo de aceleração, ou seja, cada vez mais mudanças estruturantes ocorrem em um período menor. Essas transformações também refletem as mudanças da passagem de modelos de produção mais rígidos e estáveis, como o modelo Fordista, para um método de gerenciamento mais flexível aos acontecimentos históricos que estão transformando o cenário mundial e a vida humana nos últimos anos. Esses fenômenos têm produzido, entre tantos outros impactos, o surgimento de novos modelos e dinâmicas organizacionais. A necessidade de eficiência, associada 6Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública a ganhos de escala dados pela ampliação do mercado a níveis globais e somada a complexos modelos de logística, tem provocado a criação de megaconglomerados a partir de fusões, aquisições e alianças entre empresas. Observe a realidade do ramo alimentício, em que dez grandes empresas são responsáveis pela maioria dos alimentos disponíveis nos supermercados: Essa não é uma realidade apenas das empresas alimentícias: o fato é que são raros os setores que ainda não vivenciaram essas transformações. As empresas, em um contexto de maior competitividade, buscam concentrar esforços em torno de competências ou negócios centrais, abandonando ou contratando terceiros, ou ainda automatizando as atividades periféricas. Juntamente a essa mudança, também a sociedade em geral e os empregados das empresas passaram a ter maior poder dentro das organizações. Preocupações com o nível de emprego, a utilização de recursos naturais, a produção de dejetos, o aumento do tráfego, da poluição, entre outros, necessitam cada vez mais ser identificadas. Megaconglomerados do ramo alimentício. Fonte: Taylor (2016). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 7 • aumento do nível de exigência do consumidor; • formação de blocos econômicos; • abertura de fronteiras comerciais, • maior competitividade entre empresas; • declínio da influência do movimento dos trabalhadores; • aumento da população em face da maior expectativa de vida e novos padrões de consumo; • adoção de métodos de gerenciamento flexível da produção, implicando padrões de relacionamentos diferenciados; • avanço das multinacionais e o surgimento das startups; • aumento da concentração de renda; • automatização de atividades rotineiras; • empoderamento dos consumidores por meio das redes sociais; • crescimento da segmentação psicográfica do mercado; e • enfraquecimento do Estado nacional. Aliado a estes fatos, nos últimos anos tem-se discutido cada mais sobre a realidade virtual e a proteção de dados. Entre os impactos gerados pelas referidas mudanças, observam-se: A necessidade de identificação e atendimento das expectativas internas, dos stakeholders e, principalmente, dos clientes, torna- se condição necessária à sobrevivência das organizações atuais, tanto quanto a sua interação e adaptação às mudanças do cenário mundial. Adaptar-se às mudanças requer das instituições uma completa modificação na sua forma de atuação. Esta adaptação é igualmente necessária para os órgãos e entidades públicas. 8Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública A criação do conceito de valor público, que será abordado nas próximas seções, apresenta para os órgãos e entidades públicas questionamentos sobre importância, necessidade e razão de existir, provocando a busca de intensa atualização metodológica para atender às expectativas da sociedade para demonstrar eficiência, eficácia e efetividade. “Nada é menos produtivo do que tornar mais eficiente o que não deveria ser feito por nenhum de nós.” (Peter Drucker) À evidência de que a evolução das organizações não depende apenas de adaptação às mudanças do ambiente externo, mas, sobretudo, da evolução do padrão de interação entre a organização e o meio, acrescenta-se ainda a ideia de que essa evolução depende da sua capacidade cognitiva e de gestão das contradições internas e da capacidade de entrega para a sociedade. Esses fatos tornam o cenário mais complexo e o desafio da transformação mais difícil. A restrição imposta pela crescente complexidade ambientaltorna impossível conhecer e muito menos controlar as múltiplas variáveis que interferem nas organizações. As constantes alterações somadas à transformação digital e a um mundo mais conectado são verdadeiros desafios para as organizações, uma vez que a velocidade de transformação do ambiente não é acompanhada pela capacidade das organizações de realizar melhorias e de se adaptar. Ademais, o pensamento estratégico e a capacidade dos atores organizacionais de se situarem nos contextos interno e externo apontam para a necessidade de rever conceitos, quebrar paradigmas, redefinir estruturas, melhorar processos organizacionais e mudar a forma de relacionamento com os stakeholders e a sociedade. O surgimento de métodos de gerenciamento flexível da produção constitui também um dos fatores determinantes para as mudanças atuais e implicam padrões de relacionamentos diferenciados entre os diversos atores. Esses novos métodos implicam mudanças significativas da filosofia ide administração, controle e gestão da produção. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 9 Para fins didáticos, a literatura marca a evolução da gestão de processos ao longo do tempo através das mudanças organizacionais ocorridas em quatro momentos: Taylorismo, Fordismo, Pós-fordismo (administração flexível) e, por fim, os conceitos de gestão de processos de negócios ou Business Process Management (BPM), surgidos nos anos 2000. Observe a linha do tempo que apresenta a gestão de processos e seus marcos, assim como os momentos em que determinadas temáticas começaram a ser observadas nas empresas: Revolução Industrial. Fonte: Cunha (2002, p. 5). O taylorismo foi um sistema de gestão desenvolvido nos Estados Unidos pelo economista e engenheiro mecânico Frederick Taylor (1856-1915) no final do século XIX. Em 1911, Taylor publicou sua monografia “Os princípios da Administração Científica”, inaugurando um novo modelo que visava solucionar problemas que sociedade industrial enfrentava na época, como conflitos constantes entre empregadores e empregados, baixa produtividade e ócio sistêmico. O sistema de Taylor buscava utilizar métodos científicos para analisar e tentar identificar o mais eficiente processo de produção para aumentar a produtividade. Sua filosofia básica, que teve como máxima a expressão “the best way” (a melhor forma), apresentava os seguintes princípios: 10Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Selecionar os métodos baseados no método científico e não segundo empirismos Ao invés de permitir que cada trabalhador tenha a liberdade de estabelecer a forma de completar a tarefa, o gestor deveria usar de métodos científicos para determinar a melhor forma – “the best way” – de terminar uma atividade. Atribuir atividades aos empregados baseados em suas aptidões Era comum distribuir as atividades aos trabalhadores de forma aleatória. Taylor propôs avaliar qual empregado era mais habilitado para determinada atividade e a atividade para aquele que era considerado o mais capaz para aquele trabalho e, posteriormente, realizaria um treinamento para que ele alcançasse o pico de eficiência. Monitoramento constante da performance do trabalhador Avaliar a eficiência do trabalhador e fornecer instruções adicionais quando necessário para garantir a produtividade. Dividir adequadamente a carga de trabalho entre gerentes e trabalhadores Os gerentes deveriam planejar e treinar, enquanto os trabalhadores deveriam implementar aquilo que foram treinados para fazer. Dessa forma, o modelo taylorista buscou ganhos de produtividade baseando-se na racionalização e no aproveitamento dos tempos e movimentos, e focava nas estruturas e nos processos, assim como em uma especialização excessiva. Ou seja, o trabalhador era treinado exaustivamente para executar determinada atividade. A padronização da produção, da tecnologia e do processo de trabalho eram incentivadas, o que gerava a necessidade do homem se adaptar à tecnologia. A divisão do trabalho não incentivava a comunicação e possuía uma hierarquia rígida. Com uma separação clara entre o planejamento da execução, o controle da qualidade era externo à produção. Por fim, a produtividade não era incorporada ao salário e as relações de trabalho não eram negociadas, fazendo do salário o único fator motivador. Após as guerras mundiais, o padrão de vida foi alterado significativamente. A democracia se consolidou e houve uma consequente mudança no comportamento dos trabalhadores. A partir de então, diversos pontos centrais do taylorismo foram questionados enquanto sistema de produção e gerenciamento. Esse momento de críticas abriu espaço para o surgimento de novos conceitos. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 11 O fordismo surgiu a partir das ideias de Henry Ford (1863-1947) sobre a produção em massa e pode ser considerado um sistema de gestão complementar ao taylorismo, uma vez que manteve algumas de suas principais características, introduzindo as seguintes inovações: • incorporação de ganhos de produtividade ao salário; • divisão do trabalho horizontal (parcelamento de tarefas) e vertical (separação entre concepção e execução); • intensificação da produção, com redução do estoque; • produção em massa de bens padronizados; • preocupação com o bem-estar físico e mental dos trabalhadores; • livre negociação de salários e de condições de trabalho; e • outros incentivos motivacionais. Importante salientar que, apesar de Ford ser mais conhecido como o criador da linha de montagem, uma de suas maiores contribuições aos sistemas de gestão é a ideia da produção em massa, que permitiu pela primeira vez a produção de carros populares em grande escala. Os automóveis da Ford eram produzidos não só a baixo custo, mas sobretudo voltados para um amplo mercado de consumidores. As relações salariais e a forma de gestão fordista fizeram parte dos anos dourados da economia mundial, que vão dos anos 1940 até a primeira metade dos anos 1970, quando a crise econômica gerou a necessidade do surgimento de novos estilos e práticas de gestão. O enfrentamento da crise econômica obrigou as empresas a buscarem formas mais criativas de gerenciamento para fazer face à concorrência, surgindo, então, o novo modelo de gestão, conhecido como pós-fordista ou de administração flexível. Esse novo modelo se caracteriza por defender o princípio de que as organizações, particularmente as empresariais, precisam adquirir sensibilidade e capacidade de resposta, no curto prazo, para as alterações no ambiente externo, tais como a demanda dos clientes, as inovações tecnológicas e as novas formas de concorrência. 12Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Dentre as características do modelo de administração flexível, destacam-se: • melhoria da qualidade, da entrega e redução de custos; • maior sensibilidade às condições de mercado (foco na satisfação das necessidades do cliente); • proximidade com fornecedores (cadeia cliente-fornecedor); • relação flexível entre homem e tecnologia (utilização de tecnologia para vantagem competitiva); • adoção de políticas inovadoras de RH (trabalho em equipe, capacitação continuada, salários e condições de trabalho negociados de forma flexível); • maior autonomia do trabalhador (participação no aumento da produtividade e na melhoria dos produtos); • divisão de trabalho comunicativa; • controle de qualidade durante o processo; e • estruturas horizontais e menos compartimentalizadas. Com o avanço do paradigma da administração flexível, surge a preocupação com os padrões de qualidade nas organizações. A Gerência da Qualidade Total (GQT), que consolida e norteia as características desse paradigma, é uma filosofia de gestão que se desenvolve em meados dos anos 1950, primeiramente no Japão, com auxílio de William Edwards Deming (1900-1993) e Joseph Moses Juran (1904-2008) e, posteriormente, na Europa e Estados Unidos. A implementaçãodo novo sistema de gestão flexível tornou-se incompatível com a manutenção de estruturas do estilo tradicional, caracterizadas por uma forma de organizar o trabalho que considerava a organização como um sistema fechado, buscava definir comportamentos individuais e grupais e enfatizava o controle e a rígida subordinação hierárquica das pessoas. No enfoque contemporâneo, as estruturas são vistas como um instrumento gerencial, que se modifica de acordo com as dimensões internas e as condições ambientais. Ela é um arranjo arbitrário e momentâneo. Essa nova concepção destaca as seguintes características para as estruturas: • baseiam-se em processos e equipes de trabalho; • utilizam intensivamente a TI; Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 13 • permitem flexibilidade de autoridade e responsabilidade; • funcionam em rede; • têm foco na demanda; e • possuem níveis hierárquicos reduzidos. A evolução dos paradigmas acentua, cada vez mais, a perspectiva estratégica da organização em relação aos seus processos. Embora uma organização não prescinda da gestão de seus processos, ou seja, da definição, mensuração e monitoramento do conjunto de suas atividades – condição indispensável para que obtenha resultados efetivos -, a tendência atual é cada vez mais observar a inter-relação entre os diversos processos organizacionais de forma dinâmica e sistêmica. Nada impede que possamos, por exemplo, observar microscopicamente os processos da área de gestão de pessoas ou da área de logística, mas, quando os consideramos como sistemas em uma rede, a perspectiva é outra. A adoção de uma gestão estratégica por meio dos processos depende obviamente da maturidade das organizações. Algumas podem preferir migrar para um estágio intermediário de gestão por processos, em vez de adotar a opção plena. É importante que cada organização conheça seus processos essenciais para que ela possa priorizar os recursos para os processos, concentrar cada vez mais os esforços nos usuários e decidir sobre a estrutura mais adequada para a obtenção de melhores resultados. 1.2 O que é um Processo Agora que você conhece a evolução histórica, vai compreender melhor o que define os processos. Processos são sequências de atividades e tarefas de forma ordenada, em que cada etapa consome recursos com objetivo de obter um resultado final esperado. Em outras palavras, processo é o ato de transformar o que se tem naquilo que se deseja ter. 14Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Segundo a International Organization for Standardization (ISO, 2015, p. 1), “processo é um conjunto de atividades inter- relacionadas ou interagindo que usam entradas para entregar um resultado pretendido”. As entradas (também chamadas de insumos) e as saídas podem ser meios tangíveis (matérias, pessoas, equipamentos, componentes) ou intangíveis como (dado, conhecimento ou informação). O resultado pretendido é chamado de saída, produto ou serviço, dependendo do contexto da referência. Observe, como exemplo, o processo da produção de um pão em uma padaria: Processo de produção de pães. Elaboração: CEPED/UFSC (2022). O padeiro utiliza como entrada do processo os ingredientes (farinha de trigo, sal, ovos, manteiga etc.), seu conhecimento e expertise ou o manual de receita da padaria (que contém informações como quantidades, sequência de mistura, minutagem no forno etc.), os equipamentos do empreendimento, a energia elétrica, entre outros. AtividadesProcessamento Entradas Outputs / SaídasEntradas Inputs / Entradas Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 15 Entradas SaídasFornecedores FornecedoresAtividades O processamento ocorre quando o padeiro inicia a sequência pré-estabelecida de atividades (misturar os ingredientes em determinada ordem, esperar a massa levedar ou colocar no forno por X minutos numa temperatura Y). Ao final (saída), espera-se que pães quentinhos estejam prontos para serem vendidos. Na gestão de processos, há outros dois elementos importantes que devem ser acrescentados: os fornecedores e os clientes. O primeiro é o responsável pela provisão dos insumos ou a fonte das entradas. Já o segundo é o beneficiário do produto ou serviço, ou melhor, o recebedor da saída. Processo genérico. Elaboração: CEPED/UFSC (2022). A análise do relacionamento que existente entre os clientes/beneficiários, os geradores do resultado (responsáveis pelas atividades) e os fornecedores dos insumos denomina- se “cadeia cliente-fornecedor”. Dentro desse relacionamento ou cadeia, todas as atividades que agregam valor ao produto ou serviço que a empresa comercializa são incluídas. Esses produtos ou serviços passam por diferentes fases, desde quando são entradas até se tornarem as saídas, ou seja, um produto ou serviço útil para o cliente. Entradas SaídasAtividadesClientes Fornecedores Supermercados Escolas técnicas de panificação Industria de equipamentos População local Hotéis da região Pães quentes Ingredientes Padeiro Maquinário Luz Elétrica Possíveis controles e pontos para monitorar e medir desempenho Misturar os ingredientes Deixar a massa descansar Assar a massa 16Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Veja as diferentes definições de processos: Definição Origem Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas). Norma NBR ISO 9000 (ABNT, 2000). Conjunto de atividades, funções ou tarefas identificadas que ocorrem em um período de tempo e que produzem algum resultado. Integration Definition for Modeling of Process (IDEFO). Reunião de tarefas ou atividades isoladas. Grupo organizado de atividades relacionadas que, juntos criam um resultado de valor para o cliente. Michael Hammer (The Reengineering Revolution Handbook). Conjunto de atividades estruturadas e medidas, destinadas a resultar em um produto especificado para um determinado cliente, mercado. Ordenação específica das atividades de trabalho, no tempo no espaço, com um começo, um fim, e inputs e outputs. Thomas H Davenport (Reengenharia de Processos). São sequencias de atividades necessárias para realizar as transações e prestar o serviço. Rohit Ramaswamy (Design and Management of Service Processes). Uma sequência de passos, tarefas ou atividades que convertem entradas de fornecedores em saída. Um processo de trabalho adiciona valor às entradas, transformando-as ou usando-as para produzir alguma coisa nova. Dianne Galloway (Mapping Work Processes). Uma série de etapas criadas para produzir um serviço ou um produto. Geary A. Rummler e Alan P. Branche (Melhores Desempenhos das Empresas). Definição de Processos. Fonte: Ferreira (2013). 1.3 Abordagens na Gestão de Processos Um dos desafios da boa gestão na atualidade é, com certeza, o domínio do conhecimento de seus processos organizacionais, que tem grande importância como subsídio para diversas ações na organização, tais como: gerenciamento do desempenho, tomada de decisão, dimensionamento da força de trabalho, desburocratização, manutenção das rotinas, melhoria dos serviços e produtos, flexibilização organizacional, entre outros. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 17 O gerenciamento dos processos permite uma visão sistêmica da organização, tratando-a como um conjunto de processos inter-relacionados, com foco nas expectativas ou requisitos dos clientes, usuários e cidadãos. São muito variadas as tecnologias voltadas para a gestão que se utilizam da gestão dos processos. Entre elas, pode-se destacar: Metodologia de Análise e Solução de Problemas (MASP) De origem japonesa, sob a denominação “QC-Story”, o método acabou sendo amplamente utilizado no Brasil. É um método prescritivo, racional, estruturado e sistemático para o desenvolvimento de um processo de melhoria em um ambiente organizacional, visando a solução de problemas e obtenção de resultados otimizados. Éum método simples e de fácil, rápida e livre aplicação no serviço público. Sua implementação pode ser isolada ou sistêmica e pode ser conduzida por uma consultoria interna ou externa. ISO Sigla de International Organization for Standardization (em português, Organização Internacional para Padronização), é uma das maiores organizações desenvolvedoras de normas no mundo. Criada em 1947, suas normas certificam produtos e serviços em várias organizações em todo mundo. A normalização está baseada em um documento que oferece um modelo padrão para a implantação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). No Brasil, estas normas são compostas pela sigla NBR. Elas são criadas e gerenciadas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). A ISO possui certificações de normalização para diversas áreas. Entre as principais estão a ISO 9000, com normas voltadas à aplicabilidade do SGQ nas empresas; a ISO 14000, que estabelece diretrizes para garantir a boa implementação do Sistema de Gestão Ambiental (SGA) entre as empresas; a ISO 17025, que trata da certificação de laboratórios de calibração e de ensaio; e a ISO 50001, que trata a gestão e da conservação de energia, uma área essencial para a indústria. O nível de padronização de processos estabelecido pelas normas objetiva refinamento e credibilidade, o que gera visibilidade, marketing e endomarketing do processo para as instituições. A ISO envolve consultoria e certificação externa. 18Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública BPM BPM é uma sigla em inglês que significa Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio. É uma disciplina de gestão que tem por objetivo olhar para os processos da empresa de forma holística, ou seja, fazer uma gestão voltada para os processos, não para os departamentos. A Association of Business Process Management Professionals International (ABPMP), uma associação internacional sem fins lucrativos, dedica-se ao avanço dos conceitos de BPM e suas práticas, e é responsável por uma das mais reconhecidas certificações de profissionais na temática. A associação é responsável também pela publicação do Guia BPM CBOK®, que tem por objetivo principal a identificação e o fornecimento de uma visão geral de cada área de conhecimento e fornece uma lista de atividades e tarefas comuns. Segundo o BPM CBOK, esse método é uma forma de articular e aplicar de modo integrado as abordagens, metodologias, estruturas de trabalho, práticas, técnicas e ferramentas para processos que, em diversos casos, são aplicados isoladamente: “BPM é uma visão holística de organizar, estruturar e conduzir o negócio. BPM também reconhece o papel-chave de pessoal com habilidades e motivação, bem como o uso correto de tecnologias para entregar melhores produtos e serviços para os clientes” (ABPMP, 2013, p. 1). Por fim, essa disciplina de gestão também possui uma notação, denominada Business Process Managament Notation (BPMN). Mapeamento de processos Técnica utilizada pelas empresas para entender de forma clara e simples como uma unidade de negócio está operando, representando cada passo de operação dessa unidade em termos de entradas, saídas e ações. Esse exercício de compreensão e documentação é fundamental para diversas metodologias de melhoria de processos. Just In Time Sistema da administração da produção que determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora exata. Pode ser aplicado em qualquer organização para reduzir estoques e os custos decorrentes. O just in time é o principal pilar do Sistema Toyota de Produção, também conhecido como produção enxuta. Na administração pública federal, é possível observar essa metodologia adaptada para órgãos públicos no Almoxarifado Virtual Nacional, serviço criado recentemente pelo Ministério da Economia. O Almoxarifado é um serviço de logística, com Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 19 disponibilização de sistema informatizado, para fornecimento de materiais de consumo administrativo, ou seja, materiais de expediente (papel, caneta, grampeador etc.) e suprimentos de informática (CDs, DVDs, pen drives etc.), com entregas em todo território nacional. Disponibilizado para os demais órgãos públicos, o serviço visa diminuir custos administrativos, desburocratizar o fornecimento e reduzir o espaço físico ocupado com estoque. Kanban Esse termo vem do japonês e significa "cartão visual". A metodologia visa controlar fluxos de produção de forma visual por meio de cartões de sinalização, um sistema que é utilizado por décadas pela Toyota. Então, embora sistemas Kanban sejam relativamente novos em TI, esse método vem sendo utilizado há mais de 50 anos no sistema de produção da referida empresa automobilística japonesa. 6 Sigma É um conjunto de práticas para melhorar sistematicamente os processos ao eliminar defeitos. Um defeito é definido como a não conformidade de um produto ou serviço com suas especificações. O 6 Sigma também é definido como uma estratégia gerencial para promover mudanças nas organizações, fazendo com que se chegue a melhorias nos processos, produtos ou serviços para a satisfação dos clientes. Diferente de outras formas de gerenciamento de processos produtivos ou administrativos, essa metodologia tem como prioridade a obtenção de resultados de forma planejada e clara, tanto de qualidade quanto, principalmente, financeiros. Redesenho de Processos Consiste em analisar e remodelar um processo existente. Ela começa assim que a etapa de análise do processo atual está completada. A análise de um novo processo é desenvolvida de forma a atender aos novos objetivos e estratégias organizacionais, transformações da base tecnológica, alterações de expectativa dos clientes, mudanças legais, obsolescência de sistemas e equipamentos, corrigir as disfunções verificadas e incorporar as melhorias necessárias. A concepção do novo processo começa com uma equipe de redesenho revisando todo o trabalho efetuado nas etapas anteriores, os problemas a serem resolvidos, a inovação a ser efetuada e os critérios e metas estabelecidos para o redesenho. 20Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 1.4 Conceitos-chave na Gestão de Processos Agora que você já viu a evolução da gestão de processos e compreendeu o que é um processo e as diversas metodologias que podem ser utilizadas, serão apresentados os principais conceitos da temática. Processo Existem variados conceitos para o termo, como: • conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas); e • conjunto de ações que transformam entradas definidas em produtos/ serviços desejados. Cliente Pessoa física e/ou jurídica (pública ou privada) que demanda ou utiliza diretamente os serviços ou produtos fornecidos pelas instituições. Também pode receber a denominação “usuário”. É possível utilizar esse conceito tanto para clientes internos quanto externos à organização. O cliente é externo quando demanda ou utiliza serviços finais da organização e interno quando utiliza os resultados parciais de processos internos, como insumos, em outro processo de natureza interna. Fornecedor É a pessoa física ou jurídica, interna ou externa à organização, que fornece insumos (matéria-prima, informações, dados etc.) para a execução dos processos. Produto Bens ou serviços resultantes da transformação dos insumos (entradas) em resultado final específico das atividades realizadas, que podem ser oferecidos para satisfazer necessidades ou desejos do cliente. São intermediários quando são os resultados parciais de um processo. Cadeia cliente-fornecedor Conjunto de processos integrados que compõem a organização, caracterizado pelo fato de que um processo ora é cliente do processo que lhe antecede, ora é fornecedor do processo ou subprocesso que o sucede. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 21 Gerência de Processos Conjunto de ações metodológicasque viabiliza o gerenciamento científico da organização mediante a resolução de problemas e a melhoria contínua de padrões da rotina diária. Requisito do Cliente Especificação que define claramente como o cliente deseja receber o produto ou o serviço. É obtido por meio da verificação das necessidades e expectativas junto aos clientes internos e externos. Padrão Registro dos procedimentos a serem executados e das especificações a serem seguidas para a manutenção da estabilidade do produto/serviço entregue ao cliente. Qualidade Existem variadas definições para qualidade. Entre elas, podem ser destacadas a de Joseph Moses Juran, que diz que qualidade é “a adequabilidade para o uso”; a do Ministério do Planejamento, que afirma que “qualidade é fazer certo a coisa certa, já da primeira vez, com excelência no atendimento”; e a de Crosby, que defende a ideia de que “qualidade é conformidade com as especificações e os requisitos do cliente”. Normalização É o processo de formulação e aplicação de regras para o desenvolvimento ordenado de uma atividade específica, para o benefício e com a cooperação de todos os envolvidos. A diferença entre normalização e normatização é que a primeira possui a acepção de regularizar, enquanto a segunda diz respeito ao estabelecimento de normas para algo ou alguma coisa. Indicadores São medidas de ordem quantitativa ou qualitativa representativas, fáceis de interpretar e de serem obtidas, usadas para caracterizar um determinado objeto de análise. Problema Diferença encontrada entre uma situação desejada e a situação do momento, isto é, entre o que se quer e o que se tem como resultado de um processo. Também é conhecido como resultado ou efeito indesejado de um processo. Como tal, só ocorre ao final do processo. Você chegou ao final desta unidade de estudo. Caso ainda tenha dúvidas, reveja o conteúdo e se aprofunde nos temas propostos. 22Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública ABNT - ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 9000: Sistemas de gestão da qualidade - Fundamentos e vocabulário. Rio de Janeiro: ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2000. 26 p. ABPMP - ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS. BPM CBOK: Guia de gerenciamento de processos de negócio corpo comum de conhecimento. Brasil: ABPMP Brazil, 2013. Disponível em: https://cdn.ymaws.com/ www.abpmp.org/resource/resmgr/Docs/ABPMP_CBOK_Guide__Portuguese.pdf. Acesso em: 07 fev. 2022. CORRÊA, Henrique Luiz. A História da Gestão de Produção e Operações. São Paulo: EAESP/FGV/NPP - Núcleo de Pesquisas e Publicações, 2003. 160 p. Relatório de pesquisa nº 17/2003. Disponível em: https://pesquisa-eaesp.fgv.br/publicacoes/gvp/ historia-da-gestao-de-producao-e-operacoes. Acesso em: 07 fev. 2022. CUNHA, Gilberto Dias da. Um panorama atual da Engenharia de Produção. Porto Alegre: ABEPRO - Associação Brasileira de Engenharia de Produção, 2002. 45 p. Disponível em: http://www.abepro.org.br/arquivos/websites/1/PanoramaAtualEP4. pdf. Acesso em: 01 fev. 2022. DEUS, Gustavo Feliciano de. Mídias Sociais: a influência das redes sociais no comportamento de consumo. 2011. 92 f. Monografia (Especialização) - Curso de Marketing Empresarial, Centro de Pesquisa e Pós-Graduação em Administração, Universidade Federal do Paraná (UFPR), Curitiba, 2011. Disponível em: https:// acervodigital.ufpr.br/handle/1884/42641. Acesso em: 07 fev. 2022. FERREIRA, André Ribeiro. Análise e Melhoria de Processos. 2013. 113 f. Apostila. Escola Nacional de Administração Pública (Enap), Brasília, 2013. Disponível em: http://repositorio.enap.gov.br/handle/1/2457. Acesso em: 07 fev. 2022. INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. The process approach in ISO 9001:2015. Geneva, 2015. 7 p. Disponível em: https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/ files/archive/pdf/en/iso9001_2015_process_approach.pdf. Acesso em: 01 fev. 2022. MARANHÃO, Mauriti; MACIEIRA, Maria Elisa Bastos. O processo nosso de cada dia: modelagem de processos de trabalho. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2004. SMITH, Gerard F. Too many types of quality problems: categorizing your problems in solution relevant ways. Quality Progress, [S.L.], v. 4, n. 33, p. 43-49, abr. 2000. Disponível em: https://quality-texas.org/wp-content/uploads/2014/11/Quality- process-problems.pdf. Acesso em: 07 fev. 2022. Referências Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 23 TAYLOR, Kate. These 10 companies control everything you buy. Business Insider. [S. l.], 28 set. 2016. Disponível em: https://www.businessinsider.com/10-companies- control-the-food-industry-2016-9. Acesso em: 1 fev. 2022. 24Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 2.1 A Matriz SIPOC e a Cadeia Cliente-Fornecedor Unidade 2: Fundamentos da Gestão de Processos Objetivo de aprendizagem Ao final desta unidade, você será capaz de identificar os principais elementos da Matriz SIPOC. O termo SIPOC é um acrônimo para as palavras em inglês Supplier, Input, Process, Output e Customer. Em português, fornecedor, insumos, processo, saída e cliente. A utilização da matriz SIPOC para mapear um processo possibilita a comunicação entre as partes interessadas, a descoberta de informações importantes ao processo e os recursos necessários para melhor compreensão das atividades no ambiente organizacional, resultando na produção de bens e serviços. Mapear esses elementos nos processos possibilita que a empresa visualize com clareza cada etapa da produção, assim como que entenda a complexidade e perceba as particularidades de cada unidade organizacional, ajudando na análise dos custos a serem reduzidos, diminuindo erros e obtendo mais controle sobre os documentos e ações da instituição. Na matriz SIPOC são apresentados os seguintes elementos: • Fornecedores: empresas ou instituições públicas que disponibilizaram as entradas do processo; • Entrada: materiais necessários para iniciar o processo e que sofrem as modificações com objetivo de serem transformados em saídas; • Processo: atividades executadas que agregam valor e possibilitam a produção do bem ou serviço; • Saída: produto ou serviço destinado ao cliente após as transformações ocorridas no processo; e • Clientes: o cliente externo que recebe o resultado do processo. A tabela a seguir mostra um exemplo de matriz SIPOC elaborada para ilustrar o processo de compras pela internet: Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 25 Fornecedores Entradas Processos Saídas Clientes Consumidor Fonte de energia 1. Selecionar item para compra no site Item selecionado para compra Consumidor Computador Acesso à internet Empresa fornecedora do produto comprado pela Internet Site que oferta o produto Dado da disponibilidade do produto Site para recebimento do pedido Consumidor Fonte de energia 2. Executar pagamento Pagamento confirmado Consumidor Computador Acesso à internet Cartão de Crédito Empresa fornecedora do produto comprado pela Internet Sistema para recebimento do pedido Área financeira da empresa fornecedora do produto Base de dados para armazenamento das informações do cliente Empresa de processamento de pagamento via Internet Site que processa o pagamento de forma segura Fonte de energia Consumidor Computador 3. Confirmar a compra Comprovante de aquisição do produto enviado Consumidor Impressora Acesso à internet Conta de e-mail Empresa fornecedora do produto comprado pela Internet Sistema para recebimento do pedido Solicitação de envio do produto adquirido encaminhado Área de armazenamento dos produtos Base de dados para armazenamento das informações do cliente Empresa fornecedora do produto comprado pela Internet Base de dados para armazenamento das informações do cliente 4. Receber produto Produto encaminhado para os correios Correios Funcionário que monta e envia o pedido de compra Correios Funcionário que entrega o produto ao cliente Produtoentregue no local determinado pelo cliente Consumidor Processo de compras pela internet. Fonte: Jorge; Miyake (2015). Elaboração: CEPED/UFSC (2022). 26Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Nessa matriz, é possível identificar os diversos fornecedores com suas entradas, correlacionando-as às atividades do processo, bem como à saída do processo e à identificação dos clientes. Observe na figura que o processo de compra pela internet gera saídas destinadas a clientes externos e internos. O consumidor que está comprando recebe diversos comunicados em relação à compra até que o produto chegue ao destinatário. Todas as etapas são importantes no relacionamento com o cliente, porém, há também saídas que alimentam processos internos, como a confirmação de pagamento para área financeira da empresa. Outra ferramenta agregada à matriz SIPOC é a cadeia cliente-fornecedor, que se refere ao conjunto de processos integrados que compõem a organização: um processo ora é cliente do processo que o antecede, ora é fornecedor do processo ou subprocesso que o sucede. Assim, a cadeia analisa o sequenciamento de processos internos a partir do cliente interno, das entradas e saídas. Processo genérico de uma instituição. Elaboração: CEPED/UFSC (2022). 2.2 Cliente, Cidadão e Usuário Em geral, a gestão de processos utiliza o termo “cliente” para a pessoa física ou jurídica que demanda ou utiliza diretamente os serviços ou produtos fornecidos por uma instituição. Quando se leva o conceito à realidade pública, alguns fatores devem ser levados em consideração para adequar a ideia de cliente às instituições públicas: quando um indivíduo ou empresa procura uma repartição pública, ele não deve ser tratado como um cliente-consumidor, mas sim como um usuário- cidadão ou cliente-cidadão. Para compreender melhor este ponto, veja os conceitos: Cidadão: Indivíduo que possui direitos civis e políticos de um Estado. Em contrapartida, o cidadão também precisa desempenhar seus deveres para o Estado. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 27 Cliente: Pessoa física ou jurídica que demanda ou utiliza os serviços ou produtos fornecidos por uma empresa. O cliente possui opção de escolha entre os serviços/produtos oferecidos pelas diversas empresas. As empresas buscam compreender melhor a realidade e as expectativas dos clientes, tendo como objetivo principal sobreviver e crescer no mercado. Usuário: Pessoa física ou jurídica que demanda ou utiliza os serviços/produtos fornecidos por uma empresa ou instituição. Diferentemente de um cliente, não possui opção de escolha. O usuário não é necessariamente aquele que paga pelo serviço/produto, mas que o utiliza. Para diferenciar o cliente do usuário, acompanhe o exemplo fictício: uma empresa de Tecnologia da Informação, a Nuvem RH, comercializa um sistema de gerenciamento de pessoas para outras empresas. A empresa criou a área comercial com intuito de prospectar clientes, ou seja, outras empresas que tenham interesse em adquirir o sistema. A área de desenvolvimento e manutenção da Nuvem RH, no entanto, busca compreender e melhorar a experiência de seus usuários. Em geral, os usuários desse sistema não são os tomadores de decisão, mas sim os analistas de recursos humanos das empresas clientes. Nesse exemplo, os analistas de RH são os usuários do sistema, enquanto as empresas que adquirem o sistema são os clientes. Para a empresa Nuvem RH, é muito importante compreender as necessidades tanto dos clientes quanto dos usuários, pois, apesar dessa diferenciação de nomenclatura, no exemplo citado, ambos são considerados partes interessadas no processo. Administração Pública Há uma lei federal que regulamenta a proteção e a defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública: Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017. Em seu artigo segundo, a lei estabelece o conceito de usuário e de serviços públicos: Art. 2º Para os fins desta Lei, consideram-se: I - usuário - pessoa física ou jurídica que se beneficia ou utiliza, efetiva ou potencialmente, de serviço público; II - serviço público - atividade administrativa ou de prestação direta ou indireta de bens ou serviços à população, exercida por órgão ou entidade da administração pública. 28Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública O usuário, sob a ótica do universo público, é um conceito mais amplo que o de cidadão, pois engloba não apenas os cidadãos brasileiros, mas toda e qualquer pessoa física e jurídica que venha usufruir dos serviços prestados pela administração pública brasileira. Carta de Serviços A Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017 estabeleceu a obrigatoriedade de todos os órgãos apresentarem em sítio eletrônico o rol de serviços prestados à sociedade, assim como os critérios de atendimento, qualidade e prazos: Art. 7º Os órgãos e entidades abrangidos por esta Lei divulgarão Carta de Serviços ao Usuário. § 1º A Carta de Serviços ao Usuário tem por objetivo informar o usuário sobre os serviços prestados pelo órgão ou entidade, as formas de acesso a esses serviços e seus compromissos e padrões de qualidade de atendimento ao público. § 2º A Carta de Serviços ao Usuário deverá trazer informações claras e precisas em relação a cada um dos serviços prestados, apresentando, no mínimo, informações relacionadas a: I - serviços oferecidos; II - requisitos, documentos, formas e informações necessárias para acessar o serviço; III - principais etapas para processamento do serviço; IV - previsão do prazo máximo para a prestação do serviço; V - forma de prestação do serviço; e VI - locais e formas para o usuário apresentar eventual manifestação sobre a prestação do serviço. § 3º Além das informações descritas no § 2º, a Carta de Serviços ao Usuário deverá detalhar os compromissos e padrões de qualidade do atendimento relativos, no mínimo, aos seguintes aspectos: I - prioridades de atendimento; II - previsão de tempo de espera para atendimento; III - mecanismos de comunicação com os usuários; IV - procedimentos para receber e responder as manifestações dos usuários; e V - mecanismos de consulta, por parte dos usuários, acerca do andamento do serviço solicitado e de eventual manifestação. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 29 Além disso, o Decreto n° 9.756, de 11 de abril de 2019, estabelece um portal único para informação de todos os serviços públicos oferecidos pelos órgãos e entidades da administração pública federal. Leia o texto a seguir (grifos nossos): Art. 1º Fica instituído o portal único “gov.br”, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo federal, por meio do qual informações institucionais, notícias e serviços públicos prestados pelo Governo federal serão disponibilizados de maneira centralizada. Art. 2º Para fins do disposto neste Decreto, consideram-se canais digitais os portais na internet e os aplicativos móveis que contenham informações institucionais, notícias ou prestação de serviços do Governo federal. 2.3 Foco no Cliente (Interno e Externo) Todo gestor e empregado deve, em alguma medida, compreender quem são seus clientes externos e internos. Todo processo e atividade em uma instituição deve existir com vistas a agregar valor ao produto ou serviço, seja por um requisito do cliente externo ou por uma exigência legal. Caso sejam identificadas atividades que não agreguem valor, estas devem ser eliminadas do processo. Toda organização deve identificar as expectativas de seus clientes, com objetivo de criar valor em seus produtos. O valor envolve preferência, ou seja, uma predisposição favorável, um gosto, um afeto positivo, ou até mesmo um julgamento sobre algo como bom por parte do cliente ou da sociedade. Destaca-se que, para definição do valor, não são considerados apenas os requisitos exigidos pelo cliente final, mas também pelas outras partes interessadas, comogoverno, sociedade e entidades representativas. 30Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Veja na imagem a seguir o exemplo de um processo de uma instituição: Processo genérico de uma instituição. Fonte: Ramos (2021). Elaboração: CEPED/UFSC (2022). O processo apresentado na imagem pode ser dividido em várias etapas, em que o maior se torna um macroprocesso, ligando os fornecedores aos clientes externos. As etapas internas serão denominadas de processos ou subprocessos e, para cada um deles, haverá fornecedores e clientes internos, conforme a imagem a seguir: Macroprocesso genérico de uma instituição. Elaboração: CEPED/UFSC (2022). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 31 Clientes Externos são aqueles que compram ou utilizam o produto ou a prestação de serviço de uma instituição. O cliente externo, assim, está diretamente ligado ao negócio da organização. Clientes Internos são os indivíduos, setores ou empregados que “adquirem” ou recebem os produtos intermediários dos processos internos da empresa como insumos para um novo processo. Clientes internos estão associados à organização e sabem mais sobre os prós e contras do produto à medida que estão envolvidos na empresa. A instituição que compreende quem são seus clientes externos e internos e aplica o conceito de atender às expectativas destes em seu cotidiano possuem grande vantagem competitiva. 2.4 Estratégia, Processos e Pessoas O foco nos processos e nesses relacionamentos externos e internos, acrescido da experiência e do comprometimento das pessoas, passa a ser o carro-chefe em relação às estruturas hierárquicas rígidas, quando se trata de fazer as coisas acontecerem. Os indicadores estabelecidos possibilitam o alinhamento entre as estratégias, os desempenhos, as metas dos processos e os postos de trabalho. Além disso, permitem estabelecer o conjunto de competências (conhecimento, habilidades e atitudes) necessárias para o desempenho das pessoas em cada unidade, visando focar os esforços realizados pela empresa para direcionar a organização ao cliente/ usuário, garantindo agilidade e qualidade dos processos. Para isso, é fundamental que haja o levantamento dos requisitos ou expectativas das partes interessadas dos principais processos, bem como a construção de indicadores globais de performance da organização. Os processos organizacionais são os elos entre a estratégia e as pessoas. A instituição necessita empreender um esforço para gerar o alinhamento entre estratégias, processos e pessoas, com sincronismo em seu gerenciamento. Pretende-se, assim, gerenciar o contexto de interações externas e internas da organização a partir de diretrizes estratégicas e indicadores de desempenho bem definidos, com ajustes e remodelagem contínua dos processos mais importantes. 32Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Observe um resumo dos principais pontos a serem observados na integração entre as estratégias, processos e pessoas: Interação entre estratégia, processos e pessoas. Fonte: Ferreira (2013). Que bom que você chegou até aqui! Agora é hora de você testar seus conhecimentos. Então, acesse o exercício avaliativo que está disponível no ambiente virtual. Boa sorte! Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 33 BRASIL. Decreto nº 9.756, de 11 de abril de 2019. Institui o portal único “gov. br” e dispõe sobre as regras de unificação dos canais digitais do Governo federal. Brasília, 11 abr. 2019. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019- 2022/2019/decreto/D9756.htm . Acesso em: 07 fev. 2022. BRASIL. Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017. Dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública. Brasília, 26 jun. 2017. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015- 2018/2017/lei/l13460.htm. Acesso em: 07 fev. 2022. FERREIRA, André Ribeiro. Análise e Melhoria de Processos. 2013. 113 f. Apostila. Escola Nacional de Administração Pública (Enap), Brasília, 2013. Disponível em: http://repositorio.enap.gov.br/handle/1/2457. Acesso em: 07 fev. 2022. JORGE, Gabriela Andre; MIYAKE, Dario Ikuo. Estudo comparativo das ferramentas para mapeamento das atividades executadas pelos consumidores em processos de serviço. Production, [S.L.], v. 26, n. 3, p. 590-613, 24 nov. 2015. FapUNIFESP (SciELO). Disponível em: http://dx.doi.org/10.1590/0103-6513.128413. Acesso em: 07 fev. 2022. MARANHÃO, Mauriti; MACIEIRA, Maria Elisa Bastos. O processo nosso de cada dia: modelagem de processos de trabalho. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2004. MOORE, Mark Harrison. Criando valor público por meio de parcerias público- privadas. Revista do Serviço Público, [S. l.], v. 58, n. 2, p. p. 151-179, 2014. DOI: 10.21874/rsp.v58i2.169. Disponível em: https://revista.enap.gov.br/index.php/RSP/ article/view/169. Acesso em: 7 fev. 2022. RAMOS, Karoll Haussler Carneiro. Processos de Negócios. 2021. Apostila. VALEC Engenharia, Construções e Ferrovias S/A. Brasília, 2021. Referências
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