Processo de integração

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Recursos humanos
Processo de integração e programas de integração
Processo de integração
No material sobre ambientação, compreendemos que a recepção e a ambientação do
novo colaborador fazem parte da última etapa da seleção de pessoal, fazendo parte do
subsistema de recrutamento e seleção (ReS) da área de recursos humanos (RH).
É comum, para o RH, a utilização dos termos “ambientação” e “integração” como
sinônimos, afinal ambos se referem a ações de acolhimento de novos colaboradores e
daqueles que foram transferidos de área e/ou setor nas organizações. Entretanto, a
integração é um processo mais extenso e completo, pois deve cuidar da inserção de
colaboradores à cultura organizacional.
Revisitando o conceito de cultura organizacional (como fizemos no conteúdo da unidade
curricular acompanhar e executar atividades em processos de recrutamento, seleção e
ambientação) entendemos que, seja grande ou pequena, a organização tem valores, regras e
formas de trabalho, e uma pessoa que está ingressando na empresa precisa conhecer – e
internalizar – essa cultura, para tornar-se parte da organização.
Conceito e finalidade
A integração é o processo pelo qual os novos colaboradores devem passar quando
entram nas organizações para de tornarem-se incorporados à organização. Incorporar um
colaborador novato à organização é mais do que acolhê-lo e apresentar-lhe à empresa.
Nas primeiras etapas da ambientação, o profissional de RH organiza, planeja e executa
ações que servem para apresentar a estrutura física, a cultura organizacional, os deveres e
direitos de ambas as partes: empregado e empregador, o posto de trabalho, colegas e
supervisores.
As etapas seguintes do processo de integração são o treinamento e o acompanhamento
dos novos colaboradores, para que desempenhem adequadamente as atividades laborais,
para que estabeleçam adequadas e saudáveis relações interpessoais com gestores e
colegas e para que internalizem regras e deveres da cultura organizacional.
Você lembra quando estudamos ambientação?
A ambientação é uma parte do processo de integração. A integração é o processo mais
amplo de incorporar novos colaboradores à organização, e ambientação refere-se à primeira
etapa deste processo.
As pessoas têm suas vidas e seus jeitos próprios de pensar e agir. Além disso, muitas
vezes, já desempenharam a função para a qual foram contratadas, em outras empresas.
Assim, ao conquistarem um emprego novo, ingressam em uma instituição diferente, com
valores, modos de funcionamento e modos de se relacionar interpessoalmente próprios e
específicos.
Até mesmo na função a ser desempenhada pelo colaborador haverá especificidades
diferentes e particulares para cada organização.
Desta forma, precisamos considerar que o processo de integração pretende ajustar
esses dois mundos – a pessoa e a organização – para que se moldem e relacionem-se
satisfatoriamente.
O objetivo do processo de integração é tornar o colaborador completamente adaptado e
comprometido com a organização, de tal modo que: Conheça com propriedade seu ambiente
de trabalho e todos os espaços físicos da organização Conviva e socialize com colegas com
naturalidade (sentimentos de pertencimento) Execute suas tarefas de modo autônomo e
competente Saiba a quem se reportar quando surgirem desafios Conheça e respeite as
regras e os valores da empresa (cultura organizacional) Reduza o turnover (rotatividade de
pessoal)
É importante o profissional de RH considerar que a organização, principalmente a
equipe e os gestors próximos aos novos colaboradores, também sofrem um processo de
adaptação.
Dependendo do contexto, da equipe e do momento da organização, novas contratações
podem gerar inseguranças e medos nos demais colaboradores, inclusive nos gestores.
Um profissional bastante capacitado pode gerar medo de demissão nos demais
colaboradores ou, em gestores inseguros, pode gerar receio de serem substituídos e
perderem suas funções.
Desta forma, é imprescindível desenvolver um processo de integração, pelo qual será
fornecido suporte para essa mútua adaptação: novato e organização (equipe e gestores).
Informações sobre a empresa
O técnico em RH, com frequência, é a pessoa designada a realizar diversas ações no
processo de integração, dentre as quais está a apresentação da empresa.
Na apresentação da empresa são abordadas informações institucionais, histórico e
situação atual da empresa, estrutura organizacional, políticas de RH, deveres e
responsabilidade dos colaboradores, avaliações e estrutura física. Vamos ver cada um destes
itens em detalhe.
Informações institucionais
É adequado que as organizações desenvolvam uma apresentação da empresa por
slides e/ou vídeos, pois desta forma nenhuma informação importante é esquecida, caso essa
apresentação seja feita por um profissional do RH. Cada empresa irá definir de qual forma
apresentará a instituição, conforme seu porte, condições financeiras, contexto e cultura
organizacional.
Veremos a seguir o que as informações institucionais abordam normalmente.
Histórico da empresa
Transmite a história da criação da organização e como foram definidos a missão, visão e
valores.
Escute o exemplo de histórico do Senac-RS.
O Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac é uma instituição de
educação profissional, fundada em 10 de janeiro de 1946 com o objetivo de
colaborar na obra, difusão e aperfeiçoamento do ensino profissional no setor
terciário. No Rio Grande do Sul, o Senac foi instalado em 13 de setembro do mesmo
ano e nos 70 anos de atuação já capacitou mais de 7 milhões de gaúchos. A
instituição cumpre a importante missão de educar para o trabalho em atividades do
comércio de bens, serviços e turismo. O Senac-RS faz parte da Federação do
Comércio de Bens e Serviços do Rio Grande do Sul – Fecomércio-RS, o que vincula
a entidade ao mundo do trabalho por meio de 569 mil empresas do comércio de
bens, serviços e turismo – que geram um milhão de empregos formais.
O Senac-RS disponibiliza educação em todos os níveis – do Menor Aprendiz à Pós-
Graduação. Atualmente, a entidade conta com duas faculdades – Faculdade Senac
Porto e Faculdade de Tecnologia Senac Pelotas, além de 41 escolas de educação
profissional distribuídas pelo Estado e 23 Unidades Sesc/Senac. São mais de 60
postos de atendimento que possibilitam o Senac atender a todos os 497 municípios
gaúchos.
Situação atual da organização
Apresenta algumas informações atuais, como produtos e serviços, quantidade de
colaboradores, mercado em que atua, vendas, entre outros.
Organograma ou estrutura organizacional
Organograma é aquela representação gráfica do conjunto de funções, cargos,
departamentos, relações e responsabilidades que compõem a organização. O novo
colaborador ficará ciente do tamanho e da estrutura organizacional, da relação entre as
áreas e da relação entre gestores de cada setor.
(objetos/fig1.png)
Figura 1 – Exemplo de organograma
organograma com oito caixas retangulares. No topo, temos o retângulo escrito
“gerência”. Na linha abaixo dele, temos três retângulos, com as palavras: “produção”,
“financeiro” e “operacional”. Na linha inferior, temos outros três retângulos, os quais
ligam-se aos retângulos superiores, com as seguintes palavras: “fábrica”, “RH” e
“assistência técnica”. Por último, temos um retângulo abaixo e ligado ao “RH” em que
está escrito “suprimentos”.
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9528840-dt-content-rid-275189127_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC08/conteudo/4_programa/objetos/fig1.png
Apresentação da estrutura física
O profissional deve acompanhar os novatos em uma espécie de tours pelos espaços
físicos da organização. Nessa visitação, os novos colaboradores conhecerão os
diferentes setores e serão apresentados aos demais colaboradores.
Políticas de RH
Por políticas de RH entende-se as diretrizes que as empresas definem para fazer a
gestão dos colaboradores, sendo compostas pelos direitos e deveresdos empregados e
empregadores.
Vejamos um exemplo da apresentação de algumas informações institucionais.
BOAS-VINDAS
Parabéns!
A partir deste momento você passa a fazer parte do quadro/do time de colaboradores da
Empresa XXXXX.
Pertencerá ao setor/departamento XXXX e seu gestor imediato é xxxxxxx.
Receberá um crachá com sua foto, seu nome e número da matrícula, pelo qual você
será responsável.
MEMORIAL HISTÓRICO
Tudo começou em uma tarde do ano xxx, quando o fulano – fundador da empresa
XXXX, (o que essa pessoa fazia nesta época), viu/pensou/teve uma ideia sobre ...
Em xxxx, então, fulano xxx que criou/desenvolveu xxxxxxxxxx, sendo o primeiro
projeto/tentativa.
Segue-se uma linha cronológica com os principais acontecimentos...
Em tal ano, aconteceu algo importante XXXX (ex.: aumentamos o número de vendas).
Em tal ano, tivemos outro acontecimento significativo xxxx (ex.: a participação ou apoio
de alguém importante para o desenvolvimento da organização).
É interessante, ainda, contar um pouco das dificuldades próprias do início de qualquer
negócio.
A EMPRESA HOJE
Nos dias atuais, a empresa XXX atua na venda/prestação de serviços xxxxxxx.
Contamos com xx funcionários e atendemos ao público xxx.
É interessante abordar a importância dos colaboradores para a manutenção e o
desenvolvimento da organização.
MISSÃO, VISÃO E VALORES
xxxxx...
Políticas e normas internas e formas de monitoramento
Ao contratar um novo colaborador, a organização firma um contrato de trabalho. No
contrato constam todos os diretos e deveres do empregado e do empregador.
Assim, as organizações precisam, de forma expressa, informar o colaborador assim que
ele ingressa ou no ato da contratação sobre seus direitos e deveres. Essa comunicação
expressa pode ocorrer em formato de apresentação ou com a entrega de um documento –
regulamento interno, norma interna ou política interna. As normas e as políticas internas são
importantes para esclarecer os direitos e os deveres de cada uma das partes.
Deveres da instituição e direitos do empregado
Na integração, é importante apresentar o que o novato poderá esperar da empresa –
promoções, planos de carreira, e seus direitos – salários e benefícios.
É importante esclarecer o procedimento para recebimento de salário e benefícios. É
preciso descrever todas as informações sobre as formas de pagamento, procedimentos para
solicitação, alteração e exclusão de benefícios, procedimento para solicitação de férias, entre
outros.
Transmitir essas informações com segurança e confiabilidade é fundamental, afinal
trata-se de contrapartida pelo esforço e dedicação laboral dos colaboradores.
Mantenha uma postura de disposição e abertura para dúvidas e questionamentos: os
colaboradores se sentirão acolhidos e respeitados.
Deveres dos colaboradores e direitos do empregador
Nas políticas de RH, deve-se informar, ainda, as obrigações dos colaboradores e quais
as expectativas da empresa com a contratação.
Os deveres dos colaboradores devem estar alinhados com missão, visão e valores da
organização. É recomendável entregar documentos impressos para que o colaborador possa
consultar quando precisar. Os elementos que comumente são disponibilizados pelas
organizações nas integrações são os códigos de ética e normas de segurança.
Caso a empresa não tenha políticas de RH suficientemente formalizadas, procure
transmitir as principais regras para o bom funcionamento da instituição. Exemplos: horários
de entrada e saída, como a empresa lida com faltas e atrasos, utilização de crachá.
Exemplo – código de conduta da empresa Fujitsu
Respeitamos os direitos humanos.
Seguimos todas as leis e regulamentos.
Agimos com integridade em nossos negócios.
Protegemos e respeitamos propriedade
intelectual.
Mantemos confidencialidade.
Não utilizamos nossa posição na organização
para benefícios pessoais.
Fonte:
<http://www.fujitsu.com/br/about/philosophy/>.
O código de conduta é um documento muito particular de cada organização. No caso da
Fujitsu, foi desenvolvido um código abrangente, embora objetivo. Por outro lado, a Xerox
apresenta um código de conduta extenso e detalhado, que aborda como colaboradores
podem relatar problemas, satisfação do cliente, qualidade e excelência, sistemas de
informação, práticas contra bullying e diversos outros.
Pesquise na internet “código de conduta nos negócios da Xerox”.
Veja o exemplo de código de ética no conteúdo da unidade curricular
Acompanhar e executar atividades em processos de recrutamento, seleção e
ambientação.
1. Comparecer no horário XXXX
2. No caso de falta e atraso, deverá xxxx
As empresas pequenas, com frequência, não reservam um momento para definir e
formalizar um código de condutas. Entretanto, muitas vezes é preciso ter as regras, mesmo
que simples, por escrito.
Esses exemplos de códigos de conduta de empresas grandes podem ser amplos e
extensos, pois precisam abarcar todo o universo de pessoas e situações que a compõem.
Entretanto, em algum momento estas empresas foram pequenas e alguém precisou parar
suas tarefas e definir quais as regras básicas para o adequado funcionamento da instituição.
Exemplos:
3. Utilizar seu crachá nas dependências da empresa
4. Zelar pelos bens da organização
5. Tomar decisões baseadas na ética, honestidade e... (outros valores alinhados com os
da empresa)
6. Cumprir rigorosamente as normas de segurança e de utilização de equipamentos
7. Respeitar colegas, dirigentes, clientes
8. Verificar as regras para utilização dos benefícios (é preciso estabelecer regras para
não haver injustiças. Por exemplo, é preciso explicitar o auxílio creche é concedido após o
colaborador findar um ano de empresa).
Avaliações de desempenho
As avaliações de desempenho são, ainda, uma forma de monitorar o cumprimento de
regras e normas internas. Com as avaliações de desempenho é possível ajustar os pontos
em que o colaborador necessita melhorar. Pelo plano de ação pode-se manter um registro
das mudanças esperadas pelo colaborador.
No momento da integração, é aconselhável informar se a empresa realiza avaliações de
desempenho. Em caso positivo, informe qual a periodicidade, qual a época em que ocorrem
e como são realizadas. Desta forma, os colaboradores ficam cientes de que estão sob
análise durante todo o período anterior ao momento da avaliação de desempenho.
Uma das principais formas de monitoramento das políticas de RH refere-se a gestão
direta dos colaboradores. A cultura organizacional define como os gestores atuam com suas
equipes e cada empresa tem sua linha de gestão. Entretanto, pode-se destacar a importância
Os feedbacks devem ser sempre objetivos e baseados em fatos consistentes.
Leia mais no conteúdo da unidade curricular Auxiliar no planejamento e na realização do
processo de avaliação de desempenho
As empresas que investem em desenvolvimento de suas lideranças estão mais
preparadas para manter o desempenho de suas equipes alinhadas com as políticas de RH.
das organizações e dos setores de RH investirem em desenvolvimento de lideranças e
feedbacks.
Os gestores diretos são os principais responsáveis por monitorar o cumprimento das
normas de conduta por estarem diariamente e diretamente próximos aos colaboradores.
Pelo feedback, ou seja,com conversas francas e estruturadas, o líder deve trazer
informações sobre o desempenho do subordinado, abarcando questões técnicas e
comportamentais. Nessas conversas, é preciso instruir e orientar, a fim de corrigir falhas e
inadequações.
O feedback não se restringe ao monitoramento dos colaboradores e deve pontuar os
aspectos positivos do desempenho dos colaboradores, na medida em que pretende cuidar do
crescimento e do amadurecimento do profissional.
Os líderes têm o papel de ser exemplos no desempenho de hábitos e valores que a
empresa deseja para sua equipe. São eles também que precisam estar atentos com o
alinhamento do desempenho dos colaboradores com as políticas de RH. São os líderes quefazem com que os conceitos e ideais expressos nas normas, regulamentos e cartilhas de RH
se tornem de fato realidade e, ainda, impedem que algo venha esteja desalinhado com a
cultura da empresa.
Etapas de um programa de integração
Levando em consideração que o novo colaborador, mais do que o colaborador antigo,
deseja saber como está se saindo, sugerimos incluir no processo de integração uma etapa
de acompanhamento. A etapa de acompanhamento proporciona a segurança da adequação
do colaborador, ao mesmo tempo que oportuniza melhorias.
Primeira etapa: planejamento
Refere-se às ações prévias para a recepção e o acolhimento dos novatos, como:
preparação da estação de trabalho, crachá do colaborador, aviso à equipe e ao gestor
imediato e organização do local para a apresentação da empresa.
Segunda etapa: ambientação
Refere-se ao primeiro encontro com o novo colaborador e ocorre,
preferencialmente, no primeiro dia de trabalho. O profissional do RH os acolhe, faz uma
apresentação abordando as informações institucionais e políticas de RH, assim como,
realiza a visitação a empresa e encaminhamento do colaborador ao setor.
Terceira etapa: treinamento
Refere-se à oferta – por parte da empresa – de aprendizagem ou aprimoramento
de competências técnicas específicas para a função a ser desempenhada pelo novo
colaborador e aquisição ou desenvolvimento de competências comportamentais para a
adequada incorporação na organização.
Primeiramente, a empresa deve desenvolver um plano de ação que sirva de roteiro
para o gestor imediato e para o RH organizarem todas as atividades para as quais o
novo colaborador precisa ser treinado, conforme realidade diária de cada setor e função.
É necessário desenvolver um treinamento com uma parte teórica e outra prática. Muitos
estudos apontam que conhecimentos intelectuais se perdem em 30 dias, enquanto que
os que são relacionados às vivências práticas tornam-se permanentes.
Assim, o treinamento poderá ter diferentes durações (dias ou semanas), variando
conforme a complexidade do cargo, exigências técnicas, intelectuais e comportamentais.
O treinamento deve, ainda, seguir comprometido com o aumento do senso de
pertencimento e engajamento do colaborador.
Cada empresa, de acordo com seu porte, contexto e necessidade, deve construir um
processo de integração e abordar as informações institucionais que atendam às suas
necessidades e diretrizes.
Quarta etapa: acompanhamento
A empresa acompanha a integração efetiva e gradual do novo colaborador na
função designada e na socialização com os demais colaboradores e líderes.
Poucas empresas planejam um acompanhamento dos novos colaboradores. O
estabelecimento de um cronograma formal semanal ou quinzenal de reuniões entre
novato, RH e gestor imediato colaboraria para tornar o acompanhamento uma prática
efetiva.
O acompanhamento é caracterizado por um momento de conversa em que o gestor
possa dar feedbacks, que são os retornos dados ao novo colaborador sobre o seu
desempenho – pontos positivos e negativos – em que o colaborador possa expor suas
possíveis dificuldades, necessidades, dúvidas com relação à função e à equipe.
O RH pode estabelecer um cronograma semanal ou quinzenal de reuniões com o
gestor imediato, o novo colaborador e um profissional do RH para:
Dar feedbacks – para que o colaborador tome conhecimento sobre seu
desempenho, suas potencialidades e necessidades de melhorias
Ouvir dúvidas e necessidades do colaborador
Pode-se afirmar que o acompanhamento é um monitoramento formalizado, no qual
se possibilitam ajustes de ambas as partes para que a relação de trabalho perdure e seja
proveitosa a todos.
O técnico em RH acompanha e executa diversas ações e atividades do processo de
integração, desde o planejamento até o acompanhamento do novato, incluindo o apoio ao
monitoramento e manutenção da cultura organizacional junto aos gestores.