Atividade 13-TMA- SENAC LOGISTICA DIGITAÇÃO

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Atividade 3
Bom, digitação de documentos irá ter vários benefícios na digitalização incluem uma redução do uso de papel e acesso rápido à informação, além de ter uma encomia excelente de tempo economia de tempo e com maior produtividade. Aplicando técnicas modernas de gerenciar os documentos eletronicamente oferece irá oferecer mais segurança e eficiência aos processos e será possível realizar o arquivamento e o gerenciamento da documentação, incluindo a certificação digital dos arquivos, dentro das normas previstas na legislação brasileira, serão três passos : No primeiro passo- terá que separar todos os documentos que estão aptos para a digitalização (tire os grampos ou então remova qualquer objeto que venha prejudicar no escaneamento); No segundo passo, antes de escanear, é possível já separar por data, assunto, cliente ou qualquer outra especificação que facilite a alocação do documento nas devidas pastas eletrônicas. Faça por etapas, sempre verificando se realmente as informações estão sendo transferidas para os devidos arquivos digitais. Já no terceiro passo após a digitalização, é possível mover todos os documentos para um software de gestão, possibilitando o arquivamento digital disponível para todos os setores da empresa, de qualquer lugar e a qualquer hora.
Será possível manter um grande negócio em um espaço pequeno, aplicando todas as informações online e também poderá manter as informações em formato digital torna possível organizar tudo em pastas e subpastas, de maneira fácil e prática. Ao gerenciar todos os documentos de forma eletrônica, é preciso ter em mente que todas as informações estarão organizadas e disponíveis de maneira imediata e, melhor, atualizadas constantemente. Ao apostar na documentação digital, é possível restringir o acesso aos arquivos apenas às pessoas autorizadas, além de fazer backups automáticos para manter cópias de segurança e, assim, evitar que documentos importantes se percam. Outra grande possibilidade é a mobilidade. Com o armazenamento eletrônico, é possível contar com a sincronização em diversos dispositivos como no celular.