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AULA 4 METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROJETOS GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE FORMA OTIMIZADA É possível entender que o gerenciamento de projetos não é algo simples, muito pelo contrário. Ele também é uma ferramenta que pode auxiliar em como a organização se porta em relação ao mercado e a seus clientes. Com a utilização prática de projetos, é possível responder às atualizações de produtos e serviços, responder a uma nova adequação legal ou criar inovações importantes para todos os setores, entre vários outros motivos. Assim, é importante verificar as aplicações e práticas de projetos, bem como suas áreas de atuação. A intensão desse tipo de conhecimento é garantir que a experiência com projetos seja o mais otimizada e satisfatória possível, tanto para a empresa como para os clientes e envolvidos. TEMA 1 – GERENCIAMENTO DE RECURSOS As áreas de gerenciamento existem para facilitar o entendimento e a ação orquestrada no ambiente dos projetos. Independente da metodologia utilizada, é importante verificar a sequência e a separação das áreas existentes, a fim de esclarecer cada ação a ser desenvolvida, principalmente no planejamento do projeto. É vital identificar e planejar o escopo do projeto, bem como os riscos, cronograma e qualidade entre todas as outras áreas. Posteriormente à organização das áreas refletidas no momento do planejamento do projeto, pode-se iniciar sua execução em si. Porém, de forma vital, é necessário enfatizar a importância do planejamento prévio antes da execução. Nesse sentido, uma área importante que se apresenta para o planejamento do projeto é o gerenciamento de recursos. Ele se articula com todas as outras áreas e, se não for realizado de forma completa, pode comprometer consideravelmente algum âmbito do projeto. 1.1 Gerenciar os recursos do projeto O gerenciamento de recursos se preocupa com os processos para identificar, adquirir, selecionar e gerenciar os recursos importantes para que o projeto seja concluído de forma satisfatória. É importante verificar esses processos da área de gerenciamento dos recursos, pois garantem que os 2 recursos certos estarão disponíveis para o andamento de todo o projeto (PMI, 2017). Porém, vale destacar que o gerenciamento de recursos não se preocupa apenas com os recursos humanos identificados para o projeto. Na verdade, os recursos humanos (arquitetos, programadores, engenheiros, analistas, entre outros) são importantes para o andamento e a conclusão do projeto, porém não são os únicos exigidos para concluir alguma atividade. Em diversos projetos, é importante designar algum maquinário ou imobiliário importante que não seja de uso permanente do projeto. Nesses cenários, o gerenciamento de recursos precisa se preocupar e entender a utilização de todos esses tipos de recursos para completar as tarefas. Figura 1 – Cenário de gerenciamento de recursos Alguns projetos podem precisar de um software específico para concluir um trabalho, mas para ser utilizado em uma única atividade. O gerenciamento de projeto se preocupa com o entendimento e planejamento das especificações técnicas desse software, em como ele pode ajudar e, assim, articular para o progresso das atividades. Pelo prisma de recursos humanos, é mais comum analisar essa área, porém não menos complexo. É necessário entender quais capacidades técnicas são necessárias para cada recurso completar as atividades designadas para ele ao longo do projeto. É nesse momento que algum curso ou capacitação deve ser identificada e planejada para o projeto. Já no quesito recursos físicos, como maquinário ou instalações, é também importante verificar as configurações e características desses recursos. No caso de maquinário, nesse momento deve-se identificar as características necessárias de acordo com cada projeto. Um exemplo disso pode ser a utilização de um trator específico para projetos de construção civil. 3 Normalmente, recursos tecnológicos como máquinas ou tratores precisam de um recurso humano capaz de melhor utilizá-lo em projetos. Assim, é importante levantar características do maquinário e das pessoas com as devidas capacitações para sua correta utilização. De acordo com Vargas (2016), essas identificações são importantes, ainda mais em ambientes com diferentes projetos acontecendo de forma simultânea e com a utilização de recursos compartilhados. Nesses cenários, a atuação do gerente de projeto é vital para orquestrar atividades, considerando projetos concorrentes em ambiente ágil. Demandas diferentes alocadas ao mesmo recurso podem acarretar em atrasos ou afetar a qualidade de alguma atividade do projeto. Assim, é importante verificar o gerenciamento da integração. Agora, na prática, será mais fácil verificar como todas as áreas de projeto se integram e se articulam de forma conjunta. Vale salientar também que os projetos se articulam com outros em ambientes com diferentes projetos ocorrendo. Nessa configuração, recai sobre o gerente de projeto (ou grupo gerencial de projetos) a organização de atividades sincronizadas, primando para a finalização das atividades. Mesmo no planejamento, o gerenciamento de integração deve levar em conta realmente todas as áreas de um projeto e, se for feito de forma plena, facilitará a conclusão e o sucesso final almejado. TEMA 2 – GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES O gerenciamento das comunicações é fator determinante para alcançar o sucesso nos projetos. É a mais importante ferramenta utilizada pelo gerente de projetos e também pela equipe. Assim, é necessário conhecer e aplicar importantes práticas sobre comunicação não apenas para os projetos, mas também para todo o ambiente organizacional. É vital citar que a comunicação permeia todas as outras áreas; é a base para que todas trabalhem bem e progridam no projeto. Por isso, para alguns, é a área mais importante no ambiente do projeto. 2.1 Introdução à comunicação 4 A área do gerenciamento da comunicação requer minuciosa atenção em ambientes de projeto. É uma área importante, e seu conhecimento pode ser aplicado a diversas atividades, não apenas em projetos. Assim, vale iniciar a abordagem sobre comunicação de forma mais atenta, começando pelo conceito e pela introdução sobre a comunicação em si. Inicialmente, vale destacar a terminologia da palavra “comunicação”. O termo é uma variante do latim “comunicare”, que pode ser definido como “ação de partilhar, dividir ou ainda tornar comum”. Ou seja, trata-se de realmente dividir um conhecimento sobre determinada área e, no caso organizacional de projetos, partilhar uma informação sobre ele. É importante destacar que, para a comunicação acontecer, são necessários diferentes elementos importantes para sua constituição. Na verdade, são três elementos que se articulam nesse processo, conhecidos como emissor, mensagem e receptor. O emissor é quem vai emitir a informação necessária; a mensagem é a própria informação codificada, e o receptor é a pessoa que receberá essa informação e a processará para a tomada de decisão futura. Apesar de parecer um pouco evidente, o entendimento sobre o processo de comunicação se faz necessário para que se planeje algumas ações no ambiente organizacional. De acordo com Schermerhorn, Hunt e Osborn (2007), a comunicação é um sistema que compreende o envio e o recebimento de informações de conteúdo relevante. Importante identificar que esse sistema pode ser organizado em dois diferentes fluxos. Quando a comunicação é aberta, existe o envio de informação e, posteriormente, o recebimento de uma nova informação em um fluxo dinâmico. Assim, o processo de se comunicar pode ser entendido como a disseminação de informações com conteúdo pertinente para uma ou mais pessoas em um determinado momento. O próprio termo “comunicação” diz respeito a exatamente esse processo de troca de informações, mas é muito mais do que isso: também possui aderência com a vida das pessoas em relação aoaprendizado diário e também à vivência no ambiente social da atualidade. É importante entender a comunicação, mas não somente ela, e sim o seu desenvolvimento e sua evolução. Esse processo evoluiu ao longo dos séculos e da própria evolução do homem. Nos primórdios do desenvolvimento humano, a comunicação era feita verbalmente ou por meio de sinais do próprio corpo. Ou seja, a informação que se poderia expor era limitada, se compararmos com os 5 dias de hoje. Muito tempo depois, com o desenvolvimento da escrita, foi introduzido um importante mecanismo para a comunicação, podendo-se gravar as informações pertinentes para os seres humanos daquele tempo. Figura 2 – Origem da comunicação escrita Com o passar dos séculos, a ferramenta de registro da comunicação evoluiu, passando de paredes de cavernas para argila, papiro e madeira, finalmente chegando ao papel. Concluindo, com o surgimento da prensa tipográfica por Gutenberg no século XV, a comunicação e seu registro se elevaram a outro tipo de entendimento nessa evolução. Atualmente, os mais diferentes dispositivos digitais tornaram a comunicação mais dinâmica e complexa, alterando consideravelmente o processo de comunicação entre todos os agentes. Nesse sentido, é importante enfatizar a comunicação de um âmbito maior. Não apenas a comunicação entre duas pessoas ou grupo de pessoas, mas também a comunicação empresarial. Precisamos entender que a comunicação empresarial deve focar de forma decisiva a ética, o profissionalismo e a transparência entre os envolvidos. Além disso, a comunicação de uma instituição se relaciona com a instrução recebida pelos colaboradores. Dessa forma, a capacitação constante tanto de técnicas como ferramentas de comunicação é importante não apenas para os projetos, mas também para a sobrevivência institucional como um todo (Bueno, 2003). As ferramentas tecnológicas são uma realidade no processo de comunicação há muito tempo. O ambiente onde a comunicação acontece deve considerar as devidas ferramentas e a própria interação entre os envolvidos. Mas vale destacar que, mesmo com a grande capilaridade e utilização de tecnologias para a comunicação, elas não podem ser entendidas como o fim, mas como meio para que o processo aconteça. 6 Assim, mesmo com as mais atuais e completas tecnologias, a comunicação deve se valer de uma série de estruturas necessárias para que ela seja possível nos projetos. Informações úteis e relevantes, bem como o tempo correto de seu recebimento, podem e devem ser consideradas (Batchelor, 2013). Nesse sentido, levando em conta que a comunicação não é somente exercida em projetos, mas sim de forma institucional, Robbins (1999) indica um importante modelo para que a comunicação empresarial aconteça de forma otimizada, priorizando seis diferentes preceitos básicos: 1. Comunicação fluente e constante entre todos os colaboradores; 2. Atenção especial às linguagens não verbais; elas esclarecem muitos detalhes importantes da comunicação; 3. A importância de criar canais de comunicação para os colaboradores e interessados externos à instituição. Esse tipo de ação evidencia a atenção à comunicação em dois fluxos e de forma contínua; 4. É necessário entender a importância da comunicação presencial. Claro que muitas vezes esse tipo de comunicação não é possível no ambiente organizacional, muito por conta da distância entre dois atores. Mas, sempre que esse tipo for escolhido, maior é a assertividade da troca de informação; 5. Compartilhamento das ambições institucionais. Essa abertura fortalece os laços entre os envolvidos e cria um sentido de sincronia e pertencimento a todos; 6. A existência de uma comunicação contínua e eficiente entre a organização e todos os envolvidos. Esse cuidado reduz canais de comunicação alternativos, que muitas vezes utilizam informações inverídicas ou maliciosas. Assim, quanto maior a comunicação oficial, menor será a atuação de comunicações inverídicas. A comunicação organizacional é tão importante que, para muitos, deveria ser gerenciada por um departamento separado da organização. Assim como existem os departamentos responsáveis por cada área, como jurídico, financeiro e comercial, deveria existir um departamento exclusivo para cuidar da comunicação entre todos. Muitas vezes esse papel acaba sendo exercido pelo departamento de marketing, mas a ideia aqui é focar a atuação sobre comunicação em um âmbito diferente. TEMA 3 – COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL ENTRE OS AGENTES 7 A comunicação deve acontecer de forma fluida e constante entre os envolvidos na organização. Apesar de aparentemente ser algo bastante simples, na prática, muitos projetos organizacionais acabam não encontrando sucesso por conta da utilização incorreta desse tipo de ferramenta. Assim, devemos nos ater a como esse processo acontece e como a mensagem é enviada, visando o sucesso na experiência com projetos e na organização como um todo. 3.1 Como a comunicação funciona Podemos dizer que a comunicação funciona por meio de um diagrama simples. Ela precisa basicamente de três fatores: emissor, mensagem e receptor. O primeiro pensador que conhecemos que se debruçou sobre como esse processo se dá na prática foi Aristóteles, que criou um diagrama como base para ilustrar a comunicação. O modelo sugerido é basicamente assim: Figura 3 – Modelo de Aristóteles Para sermos breves, mas apresentarmos toda a evolução evidenciada na comunicação, o modelo mais completo sobre o processo de comunicação foi idealizado por Shannon e Weaver nos anos 1940. O foco principal desses pesquisadores era a telecomunicação, que estava se desenvolvendo na época, e alguns novos e importantes conceitos foram introduzidos por eles. Assim, temos a seguir um modelo utilizado até hoje para ilustrar o processo de comunicação. Figura 4 – Modelo de Shannon e Weaver 8 As principais inclusões estão nas denominadas Fontes de informação e no “Destino”, elementos que antes não eram considerados. Como “fonte de informação” temos a origem da informação, quando o conteúdo a ser divulgado no processo de comunicação não pertence ao transmissor, mas sim foi originado de um processo de comunicação realizado anteriormente. Assim, a fonte da informação se une ao transmissor para que o envio aconteça. Outro conceito importante é a presença do destino. Os autores evidenciam que a comunicação só acontece após o entendimento e a tomada de ação por parte do receptor. É de responsabilidade do emissor divulgar a informação e entender a comunicação por parte do receptor que, após receber as informações, tomará as devidas providências. 3.2 Barreiras de comunicação O modelo de Shannon e Weaver introduz também um conceito sobre barreiras de comunicação – fatores que atrapalham sua fluidez. Segundo Chaves et al. (2010, p. 23), “as barreiras da comunicação são elementos que interferem e distorcem o processo de comunicação, dificultando ou impedindo o correto entendimento entre emissor e receptor”. Ou seja, as barreiras são prejudiciais ao processo de comunicação e devem ser tratadas para não comprometer o sucesso de um projeto ou algum âmbito organizacional. A obra sobre a comunicação, mais especificamente em projetos, é bastante ampla sobre a temática das barreiras. Vários autores já se debruçaram sobre o tema e indicaram diferentes classificações sobre essas barreiras. Porém, de forma geral, é possível dar especial atenção às barreiras ligadas ao conhecimento e às barreiras comportamentais, além das organizacionais e técnicas. As barreiras ligadas ao conhecimento afetam o desenvolvimento de alguma atividade e incluem diversas ações que comprometem a comunicação, como a 9 falta ou despreparo da própria comunicação oral ou escrita. Também estão ligadas a essas barreiras uma linguagem técnica não conhecida por um receptor do processo de comunicação. Isso pode afetar de forma considerávela comunicação, não possibilitando que o receptor entenda a situação e tome as medidas necessárias (Chaves et al., 2010). Também podemos citar o excesso de informações no processo de comunicação, situação bastante comum nos dias de hoje, visto que os computadores conseguem processar um grande número de informações, não necessariamente importantes. Em uma comunicação completa, a atenção ao excesso de informação é muito relevante. Figura 5 – Excesso de informações no ambiente de trabalho As barreiras comportamentais, por sua vez, estão ligadas à relação preexistente entre os atores da comunicação. Assim, indivíduos com desconfiança ou em ambientes institucionais hostis alteram sua comunicação, causando algum dano à informação. As barreiras comportamentais, dessa forma, se relacionam com prejulgamentos existentes entre os envolvidos (Chaves et al., 2010). Segundo Chaves et al. (2010), as barreiras organizacionais ou técnicas estão ligadas ao funcionamento institucional em que os agentes estão inseridos. Uma estrutura que apoie a comunicação é importante para que os agentes interajam de forma eficiente. Dessa forma, estruturas burocráticas, que privilegiam uma série de regras e procedimentos desnecessários, podem afetar a comunicação. O mesmo pode ocorrer se uma tecnologia para comunicação interna obsoleta ou com características pouco familiares aos envolvidos for implementada. TEMA 4 – PLANEJANDO A COMUNICAÇÃO 10 Um dos processos mais importantes para concluir um projeto é a relação e a importância com a comunicação entre os agentes. É importante destacar que a comunicação não acontece de forma aleatória, muito pelo contrário – ela é planejada e executada no ambiente de projetos. Dessa forma, a atenção ao processo de como a comunicação se dará é fator importante para que o projeto ocorra de forma satisfatória. 4.1 Comunicação em projetos A comunicação em projetos deve ser entendida pelo prisma de todos os envolvidos. É para eles que o planejamento da comunicação se dará, por isso é sempre importante a aproximação constante desses indivíduos de acordo com o progresso das atividades. Assim, para planejar as comunicações, é necessário inicialmente conhecer os envolvidos e o grau de relação que eles terão no projeto, e também no produto que será criado pelo projeto. Primeiramente, pelo prisma dos envolvidos externos, é importante conhecer quem são eles e qual o seu grau de conhecimento com o resultado do projeto. Isso facilitará a coleta e a periodicidade das informações, as quais devem ser identificadas no momento do planejamento das atividades. Com os envolvidos internos, a comunicação deve ser bem minuciosa. É importante entender como a comunicação entre eles se dará, bem como o grau de tecnicidade de cada um deles. Esse cuidado se deve muito ao ambiente de projetos multidisciplinares, pois podem se relacionar pessoas, por exemplo, com conhecimento técnico de informática com outra área não familiarizada com termos muito técnicos. Figura 6 – Comunicação em reuniões multidisciplinares 11 Também é importante planejar, juntamente com o nível de especificidade de cada informação, sua periodicidade e fluxo: os caminhos, mecanismos e sistemas pelos quais a informação passará, bem como a periodicidade de recebimento dos envolvidos para com o projeto. Essas informações, seguindo um fluxo, facilitam a tomada de decisão no projeto. Em momentos de mudança provocada em algum âmbito do projeto, a comunicação é realmente testada. Todos os envolvidos com determinada parte do escopo devem ser informados sobre a mudança e seus respectivos impactos. O planejamento de comunicação deve considerar o ambiente em que o projeto está inserido, bem como os envolvidos nas atividades. Assim, um planejamento bem realizado de comunicação é fator importante para concluir as atividades. Segundo Vargas (2016, p. 86): “As pessoas dão o melhor de si quando compreendem completamente as decisões que as afetam e suas razões. Elas precisam perceber o que têm de fazer e o porquê, o seu desempenho em relação ao esperado e a sua situação profissional”. É exatamente nesse âmbito que o planejamento de comunicação deve ser feito. Isso se dará com informações pertinentes a cada um dos envolvidos no projeto e de forma constante, para facilitar o progresso do trabalho no projeto. TEMA 5 – GERENCIANDO O PROJETO COM A COMUNICAÇÃO Para que a comunicação aconteça em um ambiente de projetos, são importantes a presença e a atuação do gerente de projetos com o grupo. A comunicação é a principal ferramenta do gerente de projeto. Então, aliado a um completo planejamento que contemple todas as nuances da comunicação, é necessário utilizar e perceber a importância dela tanto para o projeto como para a sobrevivência da organização. 12 O Guia PMBOK (PMI, 2017) indica que não é possível chegar ao êxito de um projeto com um planejamento de comunicação ineficiente. Porém, mais do que o planejamento, dentro do ambiente do projeto é importante verificar a atuação e visar a comunicação na prática de todos os envolvidos. 5.1 Atuação do gerente de projetos com a comunicação no ambiente do projeto Primeiramente, é pertinente indicar que não existe um manual completo em que constem todas as práticas de comunicação válidas para todas as empresas em todos os projetos. As instituições têm suas particularidades, e isso faz a comunicação se adequar a cada realidade. Uma prática altamente recomendada para um ambiente pode não colher bons frutos se aplicada em outros ambientes. Mas aqui elencaremos algumas práticas comprovadamente exitosas em projetos de diferentes organizações. De acordo com Chaves et al. (2010), existem alguns cuidados na comunicação que podem auxiliar consideravelmente as possibilidades do entendimento do receptor da mensagem. O planejamento simples de organizar o envio de informação para cada interessado é uma tarefa importante, percebida com êxito nos projetos. Aliada a uma redação clara e objetiva, essa comunicação facilita o entendimento do leitor em uma comunicação escrita. Figura 7 – Uma comunicação clara e objetiva é essencial em qualquer empresa É importante perceber que a falta de informação também prejudica o processo de comunicação. Para algumas atividades, a tecnicidade da 13 comunicação é vital para que se consiga tomar as devidas providências. Assim, é preciso se atentar a informações técnicas para cada interessado (Alonso et al., 2013). Uma das mais eficazes ferramentas para a comunicação no ambiente de projetos são as reuniões. Nelas, técnicas de apresentação adequadas agilizam a comunicação, e elas também devem ser planejadas. Deve-se planejar sua periodicidade e quais agentes serão envolvidos. Infelizmente, são muito comuns, em diversas organizações, reuniões sem planejamento e sem os devidos recursos para uma tomada de decisão eficaz. Outra consideração importante com as reuniões é a utilização de uma pauta que indique pontos previamente discutidos, pois isso facilita seu planejamento. Aliada à pauta, também sugerimos uma ata ao final de cada reunião. Ela servirá como instrumento que mostrará, de forma condensada, todos os pontos discutidos e seus devidos encaminhamentos futuros. O Guia PMBOK (PMI, 2017) dá atenção especial aos 5 Cs da comunicação. Para que a comunicação aconteça de forma plena, ela deve ser: correta, concisa, clara, coerente e controlada. Atenção especial deve ser dada ao termo “controlada”. A comunicação controlada não determina apenas o controle da linguagem empregada ao se expor uma informação; mais do que isso, também diz respeito a mecanismos, processos e tecnologias que auxiliam no controle de toda a comunicação no projeto. 14 REFERÊNCIAS ALONSO, L. B. et al. Comunicação e compartilhamento de conhecimento entre equipes em automação de processos. Revista Comunicologia, Brasília, DF, v. 6, n. 2, p. 165-183, 2013. BATCHELOR, M.Segredos de gerenciamento de projetos. São Paulo: Fundamento, 2013. BUENO, W. C. Comunicação empresarial: teoria e pesquisa. Barueri: Manole, 2003. CHAVES, L. E. et al. Gerenciamento da comunicação em projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2010. PMI – Project Management Institute. A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). 6. ed. Newtown Square: PMI, 2017. ROBBINS, S. P. Comportamento organizacional. São Paulo: Prentice Hall, 1999. SCHERMERHORN, J. R.; HUNT, G. J.; OSBORN, R. N. Fundamentos de comportamento organizacional. São Paulo: Artmed, 2007. VARGAS, R. V. Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. Rio de Janeiro: Brasport, 2016. 15
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