Módulo I_ Como administrar melhor o seu tempo no trabalho

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5/6/24, 9:47 AM Módulo I: Como administrar melhor o seu tempo no trabalho
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Módulo I: Como administrar melhor o seu tempo no trabalho
Site: TCE-ES | Escola de Contas Públicas
Curso: Administração do Tempo
Livro: Módulo I: Como administrar melhor o seu tempo no trabalho
Impresso por: Adilson Oliveira Santos Junior
Data: segunda, 6 mai 2024, 09:47
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Índice
Apresentação
Divisão do curso
Módulo I
1. Como administrar melhor o seu tempo no trabalho
1.1. Ideias preliminares
1.1.1. Tempo imutável e trabalho flexível
1.1.2. Assuntos importantes e urgentes
1.2. Gerenciamento eficaz
Definição
1.2.1. Ações essenciais
Tarefas a serem realizadas X Tempo disponível para executá-las
Pausa para pesquisa
1.2.2. Estilo pessoal e profissional
Disciplina, planejamento e organização
1.2.3. Desperdiçadores de tempo
Encerramento do Módulo I
Referências bibliográficas
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Apresentação
Olá, estudante!
Bem-vindo(a) ao nosso Curso de Administração do Tempo, na modalidade de Educação a Distância (EaD),
com duração de 40 horas.
O objetivo geral destas aulas para qualificação profissional é possibilitar ao aluno(a) a oportunidade de
conhecer e estudar métodos, técnicas e estratégias de gestão do tempo.
Este material que você acessa agora apoia-se em concepções de especialistas e autores experientes no
debate sobre teorias da administração.
Além disso, vamos focalizar os principais tópicos para a organização do tempo, oferecendo fundamentos teóricos aos estudantes.
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Divisão do curso
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Módulo I
Neste momento, você recebe o primeiro módulo, que apresenta conteúdo com ideias preliminares,
referências do tempo como variável imutável e o trabalho como aspecto flexível.
Do mesmo modo, você verá que usar o seu tempo em atividades que não têm a ver com suas
expectativas de vida ou seus objetivos pessoais e profissionais pode ser um grande equívoco.
Veremos sobre assuntos urgentes e aqueles que são importantes.
Além disso, você lerá sobre gerenciamento eficaz do tempo, quais as questões essenciais para
administrar melhor as suas 24 horas diárias e, por fim, como utilizar métodos e técnicas interessantes.
A partir de agora, aproveite este seu tempo de aula para ir colocando em prática o que o curso oferece.
Boa leitura e bons estudos!
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1. Como administrar melhor o seu tempo no trabalho
1.1. Ideias preliminares
“[…] conforme a civilização evolui, a ligação entre trabalho e tempo torna-se mais estrita. O grande desafio para o homem moderno é
encontrar um compromisso ideal entre ambos.”
(BERNHOEFT, 2009, p. 18)
A velocidade com a qual as tecnologias avançam e as informações são transmitidas diariamente para todos(as) nós exige que nos adaptemos
à realidade moderna ou criemos meios e estratégias para não sofrermos com as constantes mudanças. Isso porque a sensação de falta de
tempo, a sobrecarga de atividades diárias e o estresse têm afetado o dia a dia das pessoas.
Em razão de tantas modificações ocorridas nas últimas décadas e das inovações do século XXI, torna-se necessário repensar e refletir sobre
a sua relação com o tempo para você aproveitar da melhor maneira possível a sua vida, incluindo sua atuação no trabalho, seus
relacionamentos com amigos e familiares, assim como seus momentos de lazer.
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1.1. Ideias preliminares
Rotinas fatigantes, acúmulo de tarefas, atrasos em compromissos e perda de prazos são algumas
situações que não apenas desmotivam qualquer um de nós, mas também podem resultar em
problemas ainda maiores. Não por acaso, há pesquisadores da área de saúde (psiquiatras,
psicólogos e psicanalistas, por exemplo) preocupados com a saúde mental do(a) trabalhador(a)
brasileiro(a). 
Além disso, as alterações no mercado de trabalho e o aumento de carga horária também
prejudicam a nossa produtividade na vida pessoal e profissional. Por isso, organizar-se com o
objetivo de ampliar suas possibilidades de satisfação individual e aumentar sua capacidade
produtiva é uma ótima orientação a ser dada a você.
Sendo assim, ser produtivo significa, também, usar o seu tempo de modo sábio e favorável,
evitando desgastes desnecessários e contribuindo para que o seu cotidiano seja muito mais
agradável e saudável. Sem que – para isso – você se transforme em uma pessoa obsessiva pelo
cumprimento de metas ou que queira fazer do planejamento uma atividade inflexível.
 A necessidade de desempenhar atividades diárias e simultâneas implica que você distribua adequadamente as horas disponíveis para a sua
vida. Caso contrário, as frustrações decorrentes da falta de organização e má administração do tempo vão andar na contramão de sua
satisfação pessoal e profissional.
O que você pode fazer, então, para preservar a sua qualidade de vida?
Na opinião dos autores brasileiros Alberto Dell'Isola e William Douglas (2016, p. 25), para que você melhore de vida, é importante que não
gaste tempo excessivo de lazer. No entanto, eles fazem um alerta fundamental:
“[…] eliminar o lazer de sua vida tornará impossível a missão de galgar novas oportunidades de trabalho.”
Por isso, compreenda por que administrar o seu tempo é essencial para você manter-se capaz de cumprir suas tarefas dentro dos prazos
esperados, executando bem suas atividades na empresa e, ainda assim, ter disposição para divertir-se com colegas, amigos e familiares.
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1.1.1. Tempo imutável e trabalho flexível
Sem entrar em questões mais complexas sobre a perspectiva de tempo com base na Teoria da
Relatividade, você pode perceber o tempo como uma variável que não pode ser mudada. Pelo menos,
não no sentido mais objetivo e conforme o estamos aplicando aqui.
Não importa o tanto de vezes que você olha no relógio, sabemos que o dia continuará tendo 24 horas e
que cada minuto permanecerá com 60 segundos. Embora tais afirmações sejam elementares, refletir sobre
isso pode levar você a considerar a importância de usá-lo bem.
Atualmente, existem variadas formas de você exercer suas atividades profissionais no mercado. A depender
de como a empresa ou o órgão onde você atua negocia a sua jornada de trabalho, você terá mais ou menos
flexibilidade para organizar suas horas, avaliando o que deve ou pode ser feito em cada momento do dia.
Um exemplo disso é o modelo Home Office, no qual o seu escritório é administrado na sua casa.
“Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade em que nos envolvemos: é uma
questão de definir prioridades.”
(Eduardo Chaves, Administrar o tempo é planejar a vida, p. 1) 
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1.1.2. Assuntos importantes e urgentes
Você já parou para pensar sobre a diferença entre assuntos urgentes e importantes?
Saiba que entender isso pode ajudar você a estabelecer prioridades. Ou seja: para que tenha condições de administrar melhor o seu tempo,
um dos passos mais importantes é ter critérios para identificaro que vem primeiro na sua lista de afazeres diários ou semanais.
Sem disciplina e sem organização, muitos erros poderão acontecer, por exemplo, você atrasar a execução de uma atividade em razão de ter
concentrado o seu tempo em outra que poderia esperar mais, comprometendo a realização do seu trabalho.
http://www.portaleducacao.com.br/cotidiano/artigos/62077/urgente-importante-e-prioridade-qual-a-diferenca
http://www.portaleducacao.com.br/cotidiano/artigos/62077/urgente-importante-e-prioridade-qual-a-diferenca
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1.2. Gerenciamento eficaz
A partir de agora, para que não haja acúmulo de tarefas ou para que você não fique sobrecarregado(a) com o excesso de atividades a serem
executadas, por exemplo, avalie hoje mesmo como tem sido a sua relação com o tempo.
Vamos a três perguntas iniciais:
1) Você costuma atrasar-se em seus compromissos pessoais e profissionais?
2) Você termina o seu dia com a sensação de que algumas atividades poderiam ter sido realizadas, mas ficaram pendentes?
3) Você se sente sobrecarregado com frequência?
Se a resposta for sim para essas questões, chegou a hora de você aprender a gerenciar de modo eficaz e efetivo o seu tempo. E mesmo que
você tenha conseguido administrar os seus horários em algum momento da vida, saiba que isso precisa fazer parte de uma prática diária.
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Definição
Afinal, o que significa gerenciamento eficaz do tempo?
Em termos gerais, gerenciar ou administrar bem o seu tempo tem a ver com concentrar os seus esforços em níveis de prioridades.
Primeiramente, significa que você considera as tarefas do seu dia a dia numa escala hierárquica. Isso pode ser feito em relação às
atividades profissionais ou às da sua vida particular.
Considere, ainda, a seguinte definição* de administração do tempo:
[...] como um processo de planejamento contínuo que propõe uma mudança comportamental, estabelecendo prioridades para a execução de
tarefas num período de tempo, em vista de alcançar resultados efetivos no trabalho e na realização pessoal.
(Clarisse H. Ribeiro e Loiva M. V. Medeiros)
Para isso, você precisa estar capacitado e desenvolver habilidades para a sua vida. Uma delas é a definição de metas. A princípio, pode
parecer uma ação difícil (e talvez não seja mesmo tão simples), no entanto, quando você começar a colocar em prática o que estabeleceu,
isso entrará na sua rotina diária, semanal ou mensal…
“O tempo ensina todas as coisas àquele que vive para sempre, mas não tenho o luxo da eternidade. Contudo, dentro do
tempo que me foi concedido, vejo-me na obrigação de praticar a paciência, pois a natureza jamais age
apressadamente.”
(Og Mandino, autor de O maior vendedor do mundo)
__________________________
* Extraída de artigo disponível em . Acesso em 22 de julho de 2016.
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1.2.1. Ações essenciais
Entre os especialistas no assunto, não há nenhuma receita ou fórmula para fazer de você um excelente administrador do seu tempo.
Existem orientações, sugestões e metodologias aplicáveis ao processo de gerenciamento do tempo e que podem ser testadas por você.
O estilo pessoal e profissional de cada um deve ser respeitado e levado em consideração na hora de buscar técnicas e estratégicas que
serão utilizadas. O importante é que você encontre ferramentas e alternativas que melhor funcionem para os seus objetivos.
Fique atento a algumas características que são essenciais para o seu desempenho no trabalho ou em casa. Gerenciar o tempo é uma
delas, assim como desenvolver habilidades de planejamento e organização (no Módulo 2, você lerá sobre economizadores de tempo).
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Tarefas a serem realizadas X Tempo disponível para executá-las
Para a relação entre tarefas a serem realizadas e tempo disponível dar certo, você precisa equacioná-la muito bem. É claro que nem sempre
isso depende de sua vontade apenas, até porque pressões por resultados ou a própria falta de planejamento organizacional podem afetar a
sua rotina, tornando essa relação desproporcional e gerando em você desmotivação e insatisfação.
De todo modo, conforme vimos até aqui, estabelecer prioridades e definir metas são duas ações fundamentais para o seu processo de
gerenciamento eficaz do tempo:
Em alguns instantes, falaremos das técnicas e estratégias que você poderá usar para administrar adequadamente o seu tempo no trabalho.
Mas, antes, preparamos para você 10 dicas legais.
Verifique se algumas delas fazem sentido para o seu propósito de vida.
• Avalie o tempo que você gasta diante da TV ou nas redes sociais
• Veja o que você gostaria de aprender, mas diz que não tem tempo
• Descubra atividades que motivem o seu dia
• Desenvolva o hábito da leitura, caso não o tenha
• Pare de acumular “coisas”
• Doe para outras pessoas aquilo que não está sendo mais útil para você
• Saiba a hora de dizer não
• Cante, dança, ouça música
• Aprecie os seus momentos de descanso
• Cuide da qualidade do seu sono
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Pausa para pesquisa
Nos últimos anos, diversos levantamentos têm sido realizados para medir o tempo gasto pelos brasileiros, por exemplo, diante da TV, nas
redes sociais ou no trânsito.
Dados da Pesquisa Brasileira de Mídia 2015 – Hábitos de consumo de mídia pela população brasileira apontam que, no Brasil, 95% dos
entrevistados confirmaram que veem TV. Desse total, quase 75% assistem às programações televisivas diariamente.
E sabe qual o tempo médio gasto por eles diante do televisor?
4h31 
(ou seja, quase 5h)
Lembre-se dessa pesquisa quando estiver nas seções “Desperdiçadores de tempo” (Módulo 1) e “Economizadores de tempo” (Módulo 2).
Examine-se para saber quais atividades de sua vida consomem mais o seu tempo.
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1.2.2. Estilo pessoal e profissional
“Uma forma de se tornar uma pessoa organizada é conhecer melhor a si mesmo, suas particularidades e peculiaridades.”
(DOUGLAS & DELL'ISOLA, 2016, p. 71)
Para esta lição, sugerimos que você pense no aforismo grego “Conhece-te a ti mesmo”. Nossa intenção aqui não é aprofundarmos a
questão em termos filosóficos, o que você poderá fazê-lo em outro momento, mas tomar a perspectiva do autoconhecimento como ideia para
saber qual é o seu perfil, qual o seu estilo pessoal e profissional.
A partir do momento em que você sabe e compreende suas características singulares, ficará muito mais fácil adotar determinadas
metodologias de gestão de suas horas de trabalho e de lazer. Seria um equívoco muito grande achar que as mesmas técnicas servem para
todos os tipos de pessoas em todos os lugares. Não! Não servem!
Habilidades individuais, características psicológicas e físicas, inteligência ou capacidade intelectual variam de pessoa para pessoa. No
entanto, todos podem desenvolver-se em diversos campos de sua vida. Você pode aprender a lidar melhor consigo mesmo para ter
condições de mudar a sua relação com o ambiente de trabalho e com o tempo.
Autor do livro A tríade do tempo (2011), o consultor Christian Barbosa propõe o conceito que dá título à obra. Lembrando que o número três
está em várias categorias e aspectos da nossa vida – a exemplo do próprio tempo (horas, minutos e segundos / manhã, tarde e noite), da
doutrina cristã (Santíssima Trindade), da psicanálise (ego, superego e id), entre outros – ele estabelece asua metodologia da tríade do tempo,
considerando cinco fases importantes (identidade, metas, planejamento, organização e execução). Para a primeira delas, a identidade, ele
estimula o leitor a perguntar-se “Quem sou eu realmente?”. E justifica:
Identidade é a fase inicial da metodologia e, de todas as cinco, a mais importante.Ela é a base que definirá o caminho a ser percorrido nas
etapas seguintes. É como definir,escrito, a direção que a sua estrela pessoal deseja alcançar. É buscar mais clareza e lucidez sobre sua vida.
(BARBOSA, 2011, p. 87)
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Disciplina, planejamento e organização
A seguir, responda para você mesmo(a) a estas cinco perguntas:
1. Você tem um método para realizar suas atividades?
2. Você tem prioridades em sua vida?
3. Você é uma pessoa organizada?
4. Você costuma negociar suas tarefas no trabalho?
5. Você delega funções?
Essas e outras questões podem ter respostas mais positivas, caso você considere a disciplina, a organização e o planejamento como
atividades essenciais para mudar sua relação com o tempo e com a sua própria vida pessoal e profissional. Veja a seguir, um pouco mais
sobre esses conceitos.
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1.2.3. Desperdiçadores de tempo
“O tempo é um recurso impossível de ser recuperado depois de gasto (e que será gasto, quer queiramos ou não). Seu grande paradoxo
reside, segundo Merrill Douglass, em que, apesar de não dispormos de tempo bastante, dispomos de todo o tempo que existe.”
(JUNQUEIRA, 1985, p. 34)
Diversos especialistas listam quais são os desperdiçadores de tempo mais comuns no ambiente organizacional. Participar de reuniões
desnecessárias ou mal programadas, ficar horas ao telefone resolvendo assuntos pessoais e usar de maneira inadequada a internet (como ler
assuntos que não dizem respeito às atividades do seu trabalho) são alguns exemplos.
Para Renato Bernhoeft (2009), é possível dividir as causas desses e de outros desperdiçadores em seis categorias (estruturais,
ambientais, culturais, tecnológicos, individuais e gerenciais).
Com base na concepção do autor, reunimos para você algumas informações sobre cada uma das categorias:
Gerenciais: Esses fatores têm a ver com supervisão e gerenciamento. Se as equipes de trabalho forem excessivamente supervisionadas
por você, por exemplo, isso significa que o seu tempo está sendo desperdiçado. Da mesma forma, se você não incentivar a criatividade de
seus colaboradores ou de seus subordinados, isso poderá representar fator de desperdício de tempo. Para ilustrar os exemplos, Bernhoeft
cita pesquisa realizada em 21 países.
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Encerramento do Módulo I
Estamos chegando ao final deste primeiro módulo do Curso de Administração do Tempo. Até aqui, você teve a oportunidade de ler e
conhecer as noções mais gerais sobre o tema e pode aproveitar para reler todo o conteúdo ou ampliar os seus estudos, considerando as
referências utilizadas ao longo do material.
No Módulo 2, você terá a oportunidade de conhecer quais são as soluções para que administre melhor o seu tempo no trabalho e em casa.
Inclusive, listaremos alguns exemplos de economizadores de tempo. 
Autoanálise
Antes de passar para o módulo seguinte, avalie quanto tempo você gasta em cada atividade ou como você se comporta em determinada
situação:
• Em média, quanto tempo você gasta com interrupções telefônicas, leituras e respostas a e-mails?
• Quando você participa de reuniões, há divagações em relação aos assuntos que deveriam ser tratados?
• Você costuma abandonar uma tarefa antes de concluí-la e já passar para outra?
• Caso você esteja realizando uma atividade que – em tese – não poderia ser deixada de lado naquele momento e seu chefe o convoque para
uma conversa na sala dele, você abandonaria a tarefa e atenderia ao chamado imediatamente ou, antes, diria de modo objetivo que poderá ir,
mas o avisaria que tal atividade estava em andamento?
Vamos agora ao Módulo 2 – Dicas e soluções para organizar bem o seu tempo disponível!
Aproveite o conteúdo!
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Referências bibliográficas
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2011.
BERNHOEFT, Renato. Administração do tempo: um recurso para melhorar a qualidade de vida pessoal e profissional. Nova edição
(revista, ampliada e atualizada). São Paulo: Nobel, 2009.
JUNQUEIRA, Luiz Augusto Costacurta. Administração do tempo. Rio de Janeiro: COP Editora, 1985.
MANSER, Martin. Segredos profissionais – Segredos de administração de tempo. 1ª edição. São Paulo: Editora Fundamento Educacional
Ltda., 2013.