Gestão de Eventos: Planejamento e Objetivos

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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
PLANEJAMENTO GLOBAL – PARTE II
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Olá!
Ao final desta aula, você será capaz de:
1. Proporcionar uma síntese das atividades que transcorrem na fase pós-evento, ressaltando a avaliação técnica,
administrativa e financeira.
2. Confrontar os resultados esperados com os obtidos, observando a possibilidade de se efetivar a continuidade
do projeto.
3. Demonstrar as principais rotinas que devem ser efetuadas no pós-evento referentes à administração,
operações, relações públicas e produção.
4. Observar a importância do plano de remarketing como fator de atualização da identidade do evento e de suas
propostas junto ao núcleo receptor.
1 Introdução
Uma das conseqüências imediatas para o desenvolvimento do turismo tem sido o surgimento de oportunidades
para a produção de eventos. Seja para atrair investimentos ou como ponto final da indústria de entretenimento,
a organização de eventos vem se constituindo num dos setores que mais crescem no Brasil. Quando se avalia
este crescimento de oportunidades no Brasil, uma cidade que se destaca é o Rio de Janeiro. De fato, a julgar pelas
campanhas de marketing projetadas pela EMBRATUR para o Brasil, que mantém os privilégios do Rio de Janeiro
como porto receptivo de turismo nacional, pode-se esperar para os próximos anos, um boom turístico jamais
visto. Mas não apenas o Rio de Janeiro experimenta essa nova tendência, já que muitas cidades médias como
Florianópolis, Foz do Iguaçu, Salvador, Recife e Fortaleza, por exemplo, possuem calendários regulares de
eventos que se harmonizam com projetos de desenvolvimento turístico. Outro aspecto ressaltado em nossas
aulas é que a área de produção de eventos se torna cada vez mais profissional, mas não basta ter a idéia de
organizar o evento e enquadrá-lo em um calendário turístico. Uma parte significativa dos projetos de eventos
experimenta um fracasso parcial ou total pela inobservância das regras básicas de gestão e organização:
insuficiência do estudo de viabilidade, elaboração indevida de projeto de captação de recursos, divulgação
inadequada e ineficiência da estrutura operacional, para citar as mais freqüentes. Além desses fatores de ordem
estrutural, acrescentamos os de natureza conjuntural, isto é, o evento precisa ser elaborado como se fosse um
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produto e ser lançado no mercado para consumo cultural ou profissional. Como examinar todas estas variáveis e
ainda assim, gerenciar e organizar eventos turísticos bem sucedidos? É o que propomos demonstrar nas aulas
seguintes. Vamos lá?
2 Planejamento técnico
O organizador de eventos é o responsável pelo processo de planejamento técnico, que é um esboço
indispensável, funcionando como uma listagem de atividades e tarefas que deverão ser implementadas por
ocasião da fase pré-evento.
Neste ponto, sugere-se a elaboração de um ou dois parágrafos para cada item. Nestes parágrafos, recomenda-se
identificar a melhor estratégia, avaliar os recursos técnicos e descrever as alternativas disponíveis.
Os itens ou tarefas que devem fazer parte do planejamento técnico do evento são:
01. do evento.Objetivos 
02. Tipo de Evento.
03. Local e Data.
04. Temário.
05. Slogan.
06. Programação.
07. Identificação e Análise dos Participantes.
08. Estratégia de Comunicação.
09. Levantamento dos recursos do promotor e patrocinadores.
10. Captação de recursos.
11. Levantamento de transportes.
12. Planejamento de transporte.
13. Planejamento de atividades sociais.
14. Planejamento de atividades turísticas.
15. Planejamento de materiais, serviços liberados e equipamentos.
16. Planejamento de Recursos Humanos.
17. Cronograma.
18. Fluxograma.
19. Organograma.
20. Elaboração de pré-projeto de captação de recursos.
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Quando organizados de forma clara e objetiva, permanecem centralizando toda estratégia de ação posterior.
Você pode classificar esses objetivos por ordem de preferência, já que é provável que possa estabelecê-los
simultaneamente.
Atenção
Este conjunto constitui os 20 itens do planejamento técnico, que qualquer organizador precisa elaborar,
independente da complexidade do evento. Evidentemente que nem todo evento necessita de um esboço
composto de 20 itens, cabendo ao organizador de eventos eliminar ou até mesmo sugerir novos itens.
3 Objetivos de marketing
Uma vez que você tenha pesquisado no ambiente e no mercado as respostas para viabilizar o seu evento, chegou
a hora de você consolidar o que sua empresa ou você pretendem com esse projeto. Quais os objetivos
mercadológicos da sua empresa ou da empresa contratante?
Eis alguns exemplos de objetivos mais comuns, quando empresas e entidades desejam elaborar ou obter
benefícios com o evento:
• Lançar um produto?
• Construir lista de clientes?
• Vender através do evento?
• Utilizar o banco de dados?
• Lançar sua empresa?
• Gerar noticiário?
• Treinar a equipe?
• Fazer marketing de relacionamento?
• Propagar uma ideia inédita?
• Promover a imagem do produto?
• Desenvolver ação social?
• Incentivar trocas monetárias?
Enquanto os objetivos de marketing se relacionam com as metas de mercado dos organizadores, os objetivos
culturais, sociais ou econômicos se relacionam ao evento em si, e se dirigem aos patrocinadores.
• Atrair investidores na área.
• Aumentar arrecadação de impostos.
• Criar incentivos e oportunidades mercadológicas no segmento do turismo.
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• Incentivar trocas monetárias.
• Revitalizar espaços decadentes.
• Criar corredores culturais.
• Estimular trocas culturais (multiculturalismo).
• Incentivar modelos de comportamento de consumo cultural e de lazer.
• Estimular programas sociocomunitários.
• Criar conscientização quanto aos aspectos de cidadania e sociabilidade.
• Organizar projetos de inclusão social.
• Oferecer alternativas de entretenimento e lazer para os turistas.
4 Objetivos de marketing
É provável que o evento que tinha em mente, possa ser reclassificado em função da pesquisa de marketing e dos
objetivos traçados. De qualquer maneira, inclua um parágrafo para identificar ou consolidar sua escolha e
justifique-a.
5 Local e data
Parcela considerável do sucesso do evento deve-se ao binômio local-data. Na sua pesquisa de campo, confronte
os dados que obteve a respeito do local e construa duas pesquisas:
Âmbito externo
Condições de acesso, recursos turísticos, estrutura hoteleira, serviços locais de apoio, tais como correios, bancos
e restaurantes.
Âmbito interno
Conforto e capacidade de acomodação, recursos logísticos, tais como: extintores, saídas amplas e espaço interior
adequado ao público, instalações sanitárias, possibilidades de recursos técnicos para tradução e audiovisuais,
retorno de imagem pela escolha do local, capacitação para eventos secundários ou paralelos e flexibilidade
contratual do locador de espaço para uma captação de eventos em série.
Na esfera de decisão da escolha de data, devem prevalecer os seguintes aspectos:
Selecionar três datas, por ordem de preferência e disponíveis no calendário local.
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Pesquisar a coincidência de datas para eventos similares na região, sem esquecer as comemorações cívicas e
religiosas que façam parte do calendário efetivo.
Escolher a melhor data e concretizar a pré-reserva com o locador do espaço físico. O procedimento serve
também para encontros negociados em série, e devem considerar diferentes possibilidades de horários
compatíveis com os hábitos locais.
6 Temário
Dois cuidados básicos na escolha do temário:
O tema central deve ser objetivo e claro, os subtemas devem comportar assuntos que tenham relação e podem
ser explicados com uma frase mais longa. Exemplo:
Tema: “O impacto da violência no turismo do Rio de Janeiro”
Subtemas:
A imagem da cidade no exterior.
A amplificação da mídia.
Perspectivas para a hotelaria.
Atualidade - Não adianta ter um bom assunto, é necessário ter relevância. Nesta escolha, os temas atuais
costumam ser mais apelativos. Isso não implica cancelar a abordagemde temas históricos. Resulta antes, em
fornecer ingredientes novos a temas já passados e torná-los atrativos por abordar algum aspecto ainda não
explorado.
7 Slogan
Diferentemente do temário, o slogan é o resumo do evento em duas ou três palavras de impacto, e que lidera a
campanha publicitária ou os textos de comunicação com o público-alvo. Representa o foco do encontro, dele
derivando o temário e a produção. Alguns exemplos:
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Slogan do projeto brasileiro do maior encontro de rock mundial, promovido pela Artplan.
Slogan da Conferência das Nações Unidas sobre Desenvolvimento Sustentável.
Neste momento, cuide de esboçar uma distribuição de horários, com a precisão de tempo devida a cada parte,
distribuindo equilibradamente os temas, os intervalos, as atividades paralelas e os "sets" (quando se tratar de
show). Lembre-se de adequar este esboço ao seu público-alvo, aplicando estímulos à participação constante da
plateia.
8 Identificação e análise dos participantes
Transporte para esse item, suas anotações na Pesquisa de marketing.
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Tente distribuir o seu público em quatro grupos básicos, anotando o perfil de cada um: Perfil dos gêneros
sexuais (masculino/feminino); Faixa etária; Profissões; Classe social.
Procure conhecer as causas que possam motivar ou desmotivar seu público a participar do seu evento. Essas
classificações fornecem vasto material informativo para a Estratégia promocional.
Com as anotações do perfil social do local do evento e do perfil socioeconômico de seu público, é possível traçar
com maior objetividade uma estratégia geral de comunicação e indicar os possíveis veículos a serem utilizados.
Os veículos tecnicamente acionados com maior frequência. Indicar as estratégias a utilizar:
• Promoção indireta: propaganda ou publicidade em mídia eletrônica e impressa.
• Promoção direta: e-mail marketing, promoção de vendas, telemarketing, mala-direta, filipeta, cartaz, mobile
marketing, buzz marketing.
• camisetas, adesivos, bonés, móbiles, pórticos, displays.Merchandising:
Levantamento dos Recursos do Promotor e dos Patrocinadores
Todo projeto de organização de eventos agrega em torno de si uma quantidade de recursos financeiros que
financiam as despesas. Parte deles origina-se do próprio promotor. Quando dos contatos iniciais feitos, você
deve identificar quanta disponibilidade de capital existe da parte do promotor para o evento.
• Os patrocinadores precisam ser identificados criteriosamente, através do aporte financeiro provável e 
do retorno publicitário que venha a ter como parceiro mercadológico de seu evento.
• Liste os valores aproximados que poderia extrair de alguns deles, para compatibilizar com o seu 
programa orçamentário que será desenvolvido na fase de pré-evento.
• Anote alguns patrocinadores potenciais e apoiadores, incluindo identificação dos executivos que 
decidem seus e-mails e os contatos complementares.
Captação de Recursos
Reconhecer as opções de captação disponíveis é o mesmo que declarar de que formas você pretende atrair
receita para o seu projeto. Destacam-se as seguintes:
• Bilheteria - Selecionar essa alternativa pressupõe planejar a quantidade e o faturamento provável com a 
venda de ingressos. É recomendável anotar três alternativas de preços individuais para os ingressos, 
compatibilizados com o perfil socioeconômico do público-alvo e a capacidade da sede do evento.
• Cotas de Patrocínio - Quantidade presumível de empresas a serem captadas como patrocinadoras.
• Doações - Pessoas físicas ou jurídicas que se interessam em ajudar, quando o evento tem caráter 
filantrópico ou de interesse coletivo.
• Promotor - Em eventos como convenções e simpósios, os custos do evento podem ser cobertos pelo 
próprio promotor. É comum também, quando uma empresa lança um produto novo ou quer atualizar sua 
imagem, promover um show ou competição esportiva resguardando o direito de cobrir a maior parcela 
dos custos. Ex: Tim Festival, Nescafé & Blues.
9 Transporte
Levantamento de Transportes
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Inclui as disponibilidades gerais de locomoção, utilizadas pela produção, visitantes, palestrantes e convidados.
Esse levantamento leva em conta as possibilidades de transporte terrestre, aéreo e marítimo disponíveis.
• Quantidade de ônibus circulantes e capacidade operacional de manter o fluxo.
• Opções de transporte aéreo, com indicações de horários e conexões.
• Distância e conexões da rodoviária e aeroportos das principais vias de deslocamento.
• Viabilidade de transportes ferroviários, fluviais e marítimos acompanhada de descrição da qualidade 
dos serviços.
• Acessibilidade ao Estacionamento da sede do evento.
• Condições das vias, incluindo estudo de horários de maior congestionamento.
Planejamento de Transportes
Com as informações organizadas no item anterior, você deve estruturar a política de transportes que deverá
nortear os procedimentos padrões de logística.
• Planejar a locação de automóveis para deslocamentos da produção e dos convidados, observando sua 
utilização para prováveis city tours.
• Especificar a contratação de empresas especializadas em transporte de equipamentos de palco, no caso 
de shows e competições que exijam premiação com som amplificado.
• Delimitar horários e ações de serviço compatíveis, de acordo com a chegada dos convidados ou artistas.
• Listar possíveis empresas prestadoras de serviços nas áreas de transporte fixadas acima, classificando-
as de acordo com seu porte.
• Verificar a possibilidade de negociar com as empresas transportadoras, um projeto de complementação 
da oferta de transporte coletivo (ônibus, metrô, trens).
O que vem na próxima aula
Na próxima aula, você vai estudar:
• Pré-evento - parte I.
• Pré-produção.
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Saiba mais
Explore alguns sites interessantes para obter modelos de check-list de eventos ou para baixar
arquivos que contenham procedimentos de planejamento técnico de eventos específicos. Use a
palavra CHECK-LIST para pesquisar nos sites sugeridos e compare com a lista dos itens do
planejamento técnico apresentada aqui nesta aula.
//lidiafraga.wordpress.com/category/cases/
//quasepublicitarios.wordpress.com/
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http://lidiafraga.wordpress.com/category/cases/
http://quasepublicitarios.wordpress.com/
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CONCLUSÃO
Nesta aula, você:
• Delineou as principais tarefas que compõem o Planejamento técnico do evento.
• Verificou a importância da organização de uma pré-lista de atividades que prepara a organização do 
evento para as fases seguintes.
• Estabelece uma diretriz geral para os eventos relativos à pré-produção, comercialização e estratégia de 
comunicação.
Referências
ABREU, Jonas. Rio de Janeiro: Publit, 2008. Cap. 4. p. 64-78.Como produzir eventos sem medo.
CAMPOS, Luiz Claudio de A. Eventos: Oportunidades de novos negócios. Rio de Janeiro:Menescal e outros.
Editora SENAC Nacional, 2000. p. 51-71.
MARTIN, Vanessa. São Paulo: Editora Atlas, 1ª ed. 2003. Cap. 3 – p. 82-114.Manual Prático de Eventos.
MATIAS, Marlene. Procedimentos e técnicas. 5ª ed. Barueri, São Paulo: Manole, 2010.Organização de Eventos.
Cap. 7 – p. 145-187.
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	Olá!
	1 Introdução
	2 Planejamento técnico
	3 Objetivos de marketing
	4 Objetivos de marketing
	5 Local e data
	6 Temário
	7 Slogan
	8 Identificação e análise dos participantes
	9 Transporte
	O que vem na próxima aula
	CONCLUSÃO
	Referências