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- -1 GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS PLANEJAMENTO GLOBAL – PARTE II - -2 Olá! Ao final desta aula, você será capaz de: 1. Proporcionar uma síntese das atividades que transcorrem na fase pós-evento, ressaltando a avaliação técnica, administrativa e financeira. 2. Confrontar os resultados esperados com os obtidos, observando a possibilidade de se efetivar a continuidade do projeto. 3. Demonstrar as principais rotinas que devem ser efetuadas no pós-evento referentes à administração, operações, relações públicas e produção. 4. Observar a importância do plano de remarketing como fator de atualização da identidade do evento e de suas propostas junto ao núcleo receptor. 1 Introdução Uma das conseqüências imediatas para o desenvolvimento do turismo tem sido o surgimento de oportunidades para a produção de eventos. Seja para atrair investimentos ou como ponto final da indústria de entretenimento, a organização de eventos vem se constituindo num dos setores que mais crescem no Brasil. Quando se avalia este crescimento de oportunidades no Brasil, uma cidade que se destaca é o Rio de Janeiro. De fato, a julgar pelas campanhas de marketing projetadas pela EMBRATUR para o Brasil, que mantém os privilégios do Rio de Janeiro como porto receptivo de turismo nacional, pode-se esperar para os próximos anos, um boom turístico jamais visto. Mas não apenas o Rio de Janeiro experimenta essa nova tendência, já que muitas cidades médias como Florianópolis, Foz do Iguaçu, Salvador, Recife e Fortaleza, por exemplo, possuem calendários regulares de eventos que se harmonizam com projetos de desenvolvimento turístico. Outro aspecto ressaltado em nossas aulas é que a área de produção de eventos se torna cada vez mais profissional, mas não basta ter a idéia de organizar o evento e enquadrá-lo em um calendário turístico. Uma parte significativa dos projetos de eventos experimenta um fracasso parcial ou total pela inobservância das regras básicas de gestão e organização: insuficiência do estudo de viabilidade, elaboração indevida de projeto de captação de recursos, divulgação inadequada e ineficiência da estrutura operacional, para citar as mais freqüentes. Além desses fatores de ordem estrutural, acrescentamos os de natureza conjuntural, isto é, o evento precisa ser elaborado como se fosse um - -3 produto e ser lançado no mercado para consumo cultural ou profissional. Como examinar todas estas variáveis e ainda assim, gerenciar e organizar eventos turísticos bem sucedidos? É o que propomos demonstrar nas aulas seguintes. Vamos lá? 2 Planejamento técnico O organizador de eventos é o responsável pelo processo de planejamento técnico, que é um esboço indispensável, funcionando como uma listagem de atividades e tarefas que deverão ser implementadas por ocasião da fase pré-evento. Neste ponto, sugere-se a elaboração de um ou dois parágrafos para cada item. Nestes parágrafos, recomenda-se identificar a melhor estratégia, avaliar os recursos técnicos e descrever as alternativas disponíveis. Os itens ou tarefas que devem fazer parte do planejamento técnico do evento são: 01. do evento.Objetivos 02. Tipo de Evento. 03. Local e Data. 04. Temário. 05. Slogan. 06. Programação. 07. Identificação e Análise dos Participantes. 08. Estratégia de Comunicação. 09. Levantamento dos recursos do promotor e patrocinadores. 10. Captação de recursos. 11. Levantamento de transportes. 12. Planejamento de transporte. 13. Planejamento de atividades sociais. 14. Planejamento de atividades turísticas. 15. Planejamento de materiais, serviços liberados e equipamentos. 16. Planejamento de Recursos Humanos. 17. Cronograma. 18. Fluxograma. 19. Organograma. 20. Elaboração de pré-projeto de captação de recursos. - -4 Quando organizados de forma clara e objetiva, permanecem centralizando toda estratégia de ação posterior. Você pode classificar esses objetivos por ordem de preferência, já que é provável que possa estabelecê-los simultaneamente. Atenção Este conjunto constitui os 20 itens do planejamento técnico, que qualquer organizador precisa elaborar, independente da complexidade do evento. Evidentemente que nem todo evento necessita de um esboço composto de 20 itens, cabendo ao organizador de eventos eliminar ou até mesmo sugerir novos itens. 3 Objetivos de marketing Uma vez que você tenha pesquisado no ambiente e no mercado as respostas para viabilizar o seu evento, chegou a hora de você consolidar o que sua empresa ou você pretendem com esse projeto. Quais os objetivos mercadológicos da sua empresa ou da empresa contratante? Eis alguns exemplos de objetivos mais comuns, quando empresas e entidades desejam elaborar ou obter benefícios com o evento: • Lançar um produto? • Construir lista de clientes? • Vender através do evento? • Utilizar o banco de dados? • Lançar sua empresa? • Gerar noticiário? • Treinar a equipe? • Fazer marketing de relacionamento? • Propagar uma ideia inédita? • Promover a imagem do produto? • Desenvolver ação social? • Incentivar trocas monetárias? Enquanto os objetivos de marketing se relacionam com as metas de mercado dos organizadores, os objetivos culturais, sociais ou econômicos se relacionam ao evento em si, e se dirigem aos patrocinadores. • Atrair investidores na área. • Aumentar arrecadação de impostos. • Criar incentivos e oportunidades mercadológicas no segmento do turismo. - -5 • Incentivar trocas monetárias. • Revitalizar espaços decadentes. • Criar corredores culturais. • Estimular trocas culturais (multiculturalismo). • Incentivar modelos de comportamento de consumo cultural e de lazer. • Estimular programas sociocomunitários. • Criar conscientização quanto aos aspectos de cidadania e sociabilidade. • Organizar projetos de inclusão social. • Oferecer alternativas de entretenimento e lazer para os turistas. 4 Objetivos de marketing É provável que o evento que tinha em mente, possa ser reclassificado em função da pesquisa de marketing e dos objetivos traçados. De qualquer maneira, inclua um parágrafo para identificar ou consolidar sua escolha e justifique-a. 5 Local e data Parcela considerável do sucesso do evento deve-se ao binômio local-data. Na sua pesquisa de campo, confronte os dados que obteve a respeito do local e construa duas pesquisas: Âmbito externo Condições de acesso, recursos turísticos, estrutura hoteleira, serviços locais de apoio, tais como correios, bancos e restaurantes. Âmbito interno Conforto e capacidade de acomodação, recursos logísticos, tais como: extintores, saídas amplas e espaço interior adequado ao público, instalações sanitárias, possibilidades de recursos técnicos para tradução e audiovisuais, retorno de imagem pela escolha do local, capacitação para eventos secundários ou paralelos e flexibilidade contratual do locador de espaço para uma captação de eventos em série. Na esfera de decisão da escolha de data, devem prevalecer os seguintes aspectos: Selecionar três datas, por ordem de preferência e disponíveis no calendário local. - -6 Pesquisar a coincidência de datas para eventos similares na região, sem esquecer as comemorações cívicas e religiosas que façam parte do calendário efetivo. Escolher a melhor data e concretizar a pré-reserva com o locador do espaço físico. O procedimento serve também para encontros negociados em série, e devem considerar diferentes possibilidades de horários compatíveis com os hábitos locais. 6 Temário Dois cuidados básicos na escolha do temário: O tema central deve ser objetivo e claro, os subtemas devem comportar assuntos que tenham relação e podem ser explicados com uma frase mais longa. Exemplo: Tema: “O impacto da violência no turismo do Rio de Janeiro” Subtemas: A imagem da cidade no exterior. A amplificação da mídia. Perspectivas para a hotelaria. Atualidade - Não adianta ter um bom assunto, é necessário ter relevância. Nesta escolha, os temas atuais costumam ser mais apelativos. Isso não implica cancelar a abordagemde temas históricos. Resulta antes, em fornecer ingredientes novos a temas já passados e torná-los atrativos por abordar algum aspecto ainda não explorado. 7 Slogan Diferentemente do temário, o slogan é o resumo do evento em duas ou três palavras de impacto, e que lidera a campanha publicitária ou os textos de comunicação com o público-alvo. Representa o foco do encontro, dele derivando o temário e a produção. Alguns exemplos: - -7 Slogan do projeto brasileiro do maior encontro de rock mundial, promovido pela Artplan. Slogan da Conferência das Nações Unidas sobre Desenvolvimento Sustentável. Neste momento, cuide de esboçar uma distribuição de horários, com a precisão de tempo devida a cada parte, distribuindo equilibradamente os temas, os intervalos, as atividades paralelas e os "sets" (quando se tratar de show). Lembre-se de adequar este esboço ao seu público-alvo, aplicando estímulos à participação constante da plateia. 8 Identificação e análise dos participantes Transporte para esse item, suas anotações na Pesquisa de marketing. - -8 Tente distribuir o seu público em quatro grupos básicos, anotando o perfil de cada um: Perfil dos gêneros sexuais (masculino/feminino); Faixa etária; Profissões; Classe social. Procure conhecer as causas que possam motivar ou desmotivar seu público a participar do seu evento. Essas classificações fornecem vasto material informativo para a Estratégia promocional. Com as anotações do perfil social do local do evento e do perfil socioeconômico de seu público, é possível traçar com maior objetividade uma estratégia geral de comunicação e indicar os possíveis veículos a serem utilizados. Os veículos tecnicamente acionados com maior frequência. Indicar as estratégias a utilizar: • Promoção indireta: propaganda ou publicidade em mídia eletrônica e impressa. • Promoção direta: e-mail marketing, promoção de vendas, telemarketing, mala-direta, filipeta, cartaz, mobile marketing, buzz marketing. • camisetas, adesivos, bonés, móbiles, pórticos, displays.Merchandising: Levantamento dos Recursos do Promotor e dos Patrocinadores Todo projeto de organização de eventos agrega em torno de si uma quantidade de recursos financeiros que financiam as despesas. Parte deles origina-se do próprio promotor. Quando dos contatos iniciais feitos, você deve identificar quanta disponibilidade de capital existe da parte do promotor para o evento. • Os patrocinadores precisam ser identificados criteriosamente, através do aporte financeiro provável e do retorno publicitário que venha a ter como parceiro mercadológico de seu evento. • Liste os valores aproximados que poderia extrair de alguns deles, para compatibilizar com o seu programa orçamentário que será desenvolvido na fase de pré-evento. • Anote alguns patrocinadores potenciais e apoiadores, incluindo identificação dos executivos que decidem seus e-mails e os contatos complementares. Captação de Recursos Reconhecer as opções de captação disponíveis é o mesmo que declarar de que formas você pretende atrair receita para o seu projeto. Destacam-se as seguintes: • Bilheteria - Selecionar essa alternativa pressupõe planejar a quantidade e o faturamento provável com a venda de ingressos. É recomendável anotar três alternativas de preços individuais para os ingressos, compatibilizados com o perfil socioeconômico do público-alvo e a capacidade da sede do evento. • Cotas de Patrocínio - Quantidade presumível de empresas a serem captadas como patrocinadoras. • Doações - Pessoas físicas ou jurídicas que se interessam em ajudar, quando o evento tem caráter filantrópico ou de interesse coletivo. • Promotor - Em eventos como convenções e simpósios, os custos do evento podem ser cobertos pelo próprio promotor. É comum também, quando uma empresa lança um produto novo ou quer atualizar sua imagem, promover um show ou competição esportiva resguardando o direito de cobrir a maior parcela dos custos. Ex: Tim Festival, Nescafé & Blues. 9 Transporte Levantamento de Transportes • • • • • • • - -9 Inclui as disponibilidades gerais de locomoção, utilizadas pela produção, visitantes, palestrantes e convidados. Esse levantamento leva em conta as possibilidades de transporte terrestre, aéreo e marítimo disponíveis. • Quantidade de ônibus circulantes e capacidade operacional de manter o fluxo. • Opções de transporte aéreo, com indicações de horários e conexões. • Distância e conexões da rodoviária e aeroportos das principais vias de deslocamento. • Viabilidade de transportes ferroviários, fluviais e marítimos acompanhada de descrição da qualidade dos serviços. • Acessibilidade ao Estacionamento da sede do evento. • Condições das vias, incluindo estudo de horários de maior congestionamento. Planejamento de Transportes Com as informações organizadas no item anterior, você deve estruturar a política de transportes que deverá nortear os procedimentos padrões de logística. • Planejar a locação de automóveis para deslocamentos da produção e dos convidados, observando sua utilização para prováveis city tours. • Especificar a contratação de empresas especializadas em transporte de equipamentos de palco, no caso de shows e competições que exijam premiação com som amplificado. • Delimitar horários e ações de serviço compatíveis, de acordo com a chegada dos convidados ou artistas. • Listar possíveis empresas prestadoras de serviços nas áreas de transporte fixadas acima, classificando- as de acordo com seu porte. • Verificar a possibilidade de negociar com as empresas transportadoras, um projeto de complementação da oferta de transporte coletivo (ônibus, metrô, trens). O que vem na próxima aula Na próxima aula, você vai estudar: • Pré-evento - parte I. • Pré-produção. • • • • • • • • • • • Saiba mais Explore alguns sites interessantes para obter modelos de check-list de eventos ou para baixar arquivos que contenham procedimentos de planejamento técnico de eventos específicos. Use a palavra CHECK-LIST para pesquisar nos sites sugeridos e compare com a lista dos itens do planejamento técnico apresentada aqui nesta aula. //lidiafraga.wordpress.com/category/cases/ //quasepublicitarios.wordpress.com/ • • http://lidiafraga.wordpress.com/category/cases/ http://quasepublicitarios.wordpress.com/ - -10 CONCLUSÃO Nesta aula, você: • Delineou as principais tarefas que compõem o Planejamento técnico do evento. • Verificou a importância da organização de uma pré-lista de atividades que prepara a organização do evento para as fases seguintes. • Estabelece uma diretriz geral para os eventos relativos à pré-produção, comercialização e estratégia de comunicação. Referências ABREU, Jonas. Rio de Janeiro: Publit, 2008. Cap. 4. p. 64-78.Como produzir eventos sem medo. CAMPOS, Luiz Claudio de A. Eventos: Oportunidades de novos negócios. Rio de Janeiro:Menescal e outros. Editora SENAC Nacional, 2000. p. 51-71. MARTIN, Vanessa. São Paulo: Editora Atlas, 1ª ed. 2003. Cap. 3 – p. 82-114.Manual Prático de Eventos. MATIAS, Marlene. Procedimentos e técnicas. 5ª ed. Barueri, São Paulo: Manole, 2010.Organização de Eventos. Cap. 7 – p. 145-187. • • • Olá! 1 Introdução 2 Planejamento técnico 3 Objetivos de marketing 4 Objetivos de marketing 5 Local e data 6 Temário 7 Slogan 8 Identificação e análise dos participantes 9 Transporte O que vem na próxima aula CONCLUSÃO Referências