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<p>Prova Impressa</p><p>GABARITO | Avaliação Final (Discursiva) - Individual</p><p>(Cod.:954074)</p><p>Peso da Avaliação 2,00</p><p>Prova 77849077</p><p>Qtd. de Questões 2</p><p>Nota 10,00</p><p>O arquivo é encarado como objeto da Arquivística, um sistema de informação arquivística,</p><p>relacionado uns com os outros, devendo ser analisado em nível da sua estrutura e da função (SILVA,</p><p>2002).</p><p>Disserte sobre a função dos sistemas de arquivos.</p><p>FONTE: SILVA, A. B. M. da. Arquivística, biblioteconomia e museologia: do empirismo</p><p>patrimonialista ao paradigma emergente da ciência da informação, 2002.</p><p>Resposta esperada</p><p>O Sistema de Arquivos é o conjunto de inter-relações de funções e serviços, no âmbito do qual é</p><p>implementada a política Arquivística institucional de determinada instituição ou organização. Em</p><p>geral, dependendo do tamanho da instituição, o sistema é criado através de decreto ou resolução.</p><p>Minha resposta</p><p>Os sistemas de informação arquivística(SIA)são ferramentas fundamentais para a gestão eficiente</p><p>de documentos e informações dentro de uma organização.Eles auxiliam na</p><p>criação,armazenamento,recuperação e preservação de documentos de forma sistemática e</p><p>organizada.Um sistema de informação arquivística é um conjunto de procesos,procedimientos e</p><p>ferramentas que gerencia o ciclo de dos documentos,desde sua criação até seu descarte ou</p><p>preservação permanente.Ele abrange tanto documentos físicos quanto digitais.As funções</p><p>principais dos sistemas de arquivos incluem:• Captura e Indexação: Captura de documentos em</p><p>diversos formatos e sua indexação para facilitar a recuperação futura. • Armazenamento e</p><p>Preservação: Armazenamento seguro dos documentos e implementação de estratégias para sua</p><p>preservação a longo prazo. • Recuperação de Informação: Permitir a busca e recuperação rápida e</p><p>eficiente dos documentos. • Controle de Acesso: Gerenciamento de permissões e restrições de</p><p>acesso para garantir a segurança e a confidencialidade da informação. • Gestão de Metadados:</p><p>Administração de metadados que descrevem o conteúdo, contexto e estrutura dos documentos.A</p><p>captura envolve a digitalização de documentos físicos e a incorporação de documentos digitais</p><p>no sistema. A indexação, por sua vez, consiste em atribuir palavras-chave e metadados que</p><p>VOLTAR</p><p>A+</p><p>Alterar modo de visualização</p><p>1</p><p>26/07/2024, 20:39 Avaliação Final (Discursiva) - Individual</p><p>about:blank 1/3</p><p>facilitam a localização dos documentos.Os SIA utilizam sistemas de armazenamento físico e</p><p>digital para garantir que os documentos sejam mantidos em condições adequadas. Técnicas de</p><p>preservação digital, como migração de formatos e backups, são essenciais para proteger</p><p>documentos contra perda ou deterioração.O controle de acesso garante que apenas pessoas</p><p>autorizadas possam visualizar ou modificar determinados documentos. Isso é crucial para</p><p>proteger informações sensíveis e cumprir com requisitos legais de privacidade e</p><p>segurança.Metadados são dados sobre os dados, ou seja, informações que descrevem os</p><p>documentos arquivados. A gestão de metadados é fundamental para organizar, localizar e</p><p>compreender o contexto dos documentos dentro do sistema.Os principais benefícios dos SIA</p><p>incluem:• Eficiência Operacional: Redução do tempo e esforço necessário para gerenciar</p><p>documentos. • Conformidade Legal: Garantia de que os documentos são gerenciados de acordo</p><p>com as regulamentações aplicáveis. • Segurança da Informação: Proteção contra acesso não</p><p>autorizado e perda de dados. • Preservação da Memória Institucional: Manutenção de registros</p><p>históricos importantes para a organização.Os sistemas de informação arquivística desempenham</p><p>um papel vital na gestão de documentos dentro de uma organização. Eles asseguram que os</p><p>documentos sejam capturados, armazenados, recuperados e preservados de maneira eficiente e</p><p>segura. Ao implementar um SIA robusto, as organizações podem melhorar sua eficiência</p><p>operacional, garantir conformidade legal e proteger sua informação mais valiosa.</p><p>Retorno da correção</p><p>Parabéns, acadêmico, sua resposta atingiu os objetivos da questão e você contemplou o esperado,</p><p>demonstrando a competência da análise e síntese do assunto abordado, apresentando excelentes</p><p>argumentos próprios, com base nos materiais disponibilizados.</p><p>O arquivo intermediário é considerado uma fase transitória, em que os documentos são transferidos</p><p>dos arquivos correntes e esperam a sua destinação, eliminação ou recolhimento.</p><p>Nesse sentido, disserte sobre a destinação dos documentos.</p><p>Resposta esperada</p><p>*A destinação dos documentos está relacionada à eliminação ou ao recolhimento para o arquivo</p><p>permanente. *O instrumento utilizado para verificar os prazos de guarda e a destinação é a tabela</p><p>de temporalidade e o fruto ou produto da avaliação documental, *e é nesse instrumento que</p><p>encontramos os prazos de guarda documento e sua destinação.</p><p>Minha resposta</p><p>A destinação dos documentos em arquivos intermediários é uma etapa crucial na gestão</p><p>documental, garantindo que os documentos sejam adequadamente preservados, acessíveis e,</p><p>eventualmente, descartados conforme as necessidades organizacionais e legais.Um arquivo</p><p>intermediário é uma fase de armazenamento temporário para documentos que não são mais</p><p>necessários para as operações diárias, mas ainda precisam ser mantidos por razões legais, fiscais</p><p>ou administrativas. Esses documentos aguardam uma decisão final sobre sua destinação.A</p><p>destinação adequada dos documentos é essencial para a eficiência da gestão documental, a</p><p>2</p><p>26/07/2024, 20:39 Avaliação Final (Discursiva) - Individual</p><p>about:blank 2/3</p><p>conformidade com regulamentos legais e a otimização do uso do espaço de armazenamento. Ela</p><p>também garante a preservação da memória institucional e a proteção de informações sensíveis.Os</p><p>processos de destinação dos documentos geralmente envolvem as seguintes etapas:• Avaliação:</p><p>Determinar o valor dos documentos com base em critérios administrativos, legais, históricos e</p><p>informativos. • Classificação: Organizar os documentos em categorias que reflitam seu uso,</p><p>origem e valor. • Temporalidade: Aplicar prazos de retenção definidos em tabelas de</p><p>temporalidade, que especificam por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido.As</p><p>tabelas de temporalidade são instrumentos fundamentais na destinação de documentos. Elas</p><p>estabelecem prazos para a retenção de documentos e orientam sobre quando transferir, eliminar</p><p>ou preservar permanentemente os documentos.A destinação final dos documentos pode seguir</p><p>três caminhos principais:• Transferência para Arquivo Permanente: Documentos de valor</p><p>histórico, cultural ou científico são preservados indefinidamente em arquivos permanentes. •</p><p>Descarte: Documentos sem valor permanente são destruidos de forma segura após o</p><p>cumprimento de seu prazo de retenção. • Transferência para Outras Unidades: Em alguns casos,</p><p>documentos podem ser transferidos para outras unidades organizacionais para finalidades</p><p>específicas, como auditorias ou investigações.Os critérios para a destinação dos documentos</p><p>incluem:• Valor Administrativo: Documentos que suportam a administração corrente da</p><p>organização. • Valor Legal: Documentos necessários para cumprir obrigações legais ou</p><p>regulatórias. • Valor Fiscal: Documentos necessários para auditorias e obrigações fiscais. • Valor</p><p>Histórico: Documentos que possuem relevância para a memória institucional ou pesquisa</p><p>histórica.A destinação de documentos enfrenta desafios como:• Volume de Documentos:</p><p>Gerenciar grandes volumes de documentos pode ser complexo e requer sistemas eficientes. •</p><p>Mudanças na Legislação: A legislação em constante evolução pode impactar os prazos de</p><p>retenção e destinação. • Preservação Digital: Garantir a preservação a longo prazo de documentos</p><p>digitais é um desafio técnico significativo.As melhores práticas para a destinação de documentos</p><p>incluem:• Desenvolvimento de Políticas Claras: Criar políticas de gestão documental bem</p><p>definidas. • Treinamento Regular: Capacitar funcionários sobre os procedimentos de destinação. •</p><p>Uso de Tecnologia: Implementar sistemas de gestão eletrônica de documentos</p><p>para facilitar o</p><p>rastreamento e a destinação.A destinação de documentos em arquivos intermediários é um</p><p>processo fundamental para a gestão eficaz da informação. Ele garante que os documentos sejam</p><p>preservados pelo tempo necessário, cumprindo requisitos legais e administrativos, e que sejam</p><p>descartados de maneira segura quando não mais necessários. A implementação de práticas</p><p>robustas de destinação contribui para a eficiência organizacional, a conformidade legal e a</p><p>preservação da memória institucional.</p><p>Retorno da correção</p><p>Parabéns, acadêmico, sua resposta atingiu os objetivos da questão e você contemplou o esperado,</p><p>demonstrando a competência da análise e síntese do assunto abordado, apresentando excelentes</p><p>argumentos próprios, com base nos materiais disponibilizados.</p><p>Imprimir</p><p>26/07/2024, 20:39 Avaliação Final (Discursiva) - Individual</p><p>about:blank 3/3</p>