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AULA 5 GESTÃO DA MUDANÇA E TRANSFORMAÇÃO ORGANIZACIONAL Profª Oriana Gaio 2 INTRODUÇÃO Em momento anterior, procuramos elucidar os conceitos a respeito de aprendizagem organizacional. Vimos como uma cultura voltada para aprendizagem possibilita que as organizações estejam mais preparadas para o mundo flexível e dinâmico que vivemos. Todo o conhecimento que é aprendido tem por objetivo elevar a capacidade organizacional em um nível competitivo. No entanto, há necessidade de disponibilização de recursos e capacidades nas empresas para que isso ocorra. As capacidades estão enraizadas na “capacidade das organizações de reconfigurar e recombinar recursos organizacionais. De certa forma, é a inter- relação entre recursos e capacidades que se torna fundamental para fornecer vantagens sustentáveis às organizações” (Bhatt, 2000, p. 126). As empresas necessitam tanto de recursos como de capacidades e competências para suportar o desenvolvimento e transformação organizacional. TEMA 1 – RECURSOS, CAPACIDADES E COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS AO DESENVOLVIMENTO E TRANSFORMAÇÃO ORGANIZACIONAL Recursos, capacidades e competências são fundamentos que compõem uma estratégia organizacional. Certamente, o conceito de recurso seja o mais simples entre os três. Os recursos podem ser divididos entre tangíveis e intangíveis. Os recursos tangíveis são os bens físicos de uma empresa, por exemplo, computadores e instalações. Em contrapartida, os intangíveis são os bens não físicos e menos fáceis de reconhecer, como o conhecimento, experiências e habilidades. De acordo com Johnson, Scholes e Whittington (2011), os recursos de uma organização podem ser vistos de acordo com as quatro categorias dispostas na Figura 1 a seguir. 3 Figura 1 – Categorias de recursos de uma organização Fonte: Johnson; Scholes; Whittington, 2011, p. 83. Em relação às capacidades, para Johnson, Scholes e Whittington (2011, p. 84), são “aquelas essenciais a uma organização para atender às exigências para competir em determinado mercado”. Podemos citar como exemplo as rotinas que são definidas em função de sistemas tecnológicos e que são primordiais para o desenvolvimento de capacidades organizacionais. No entanto, é preciso esclarecer que as tecnologias não determinam capacidades. É o padrão de interação entre técnicas, tecnologia e pessoas que determinam as capacidades organizacionais. Já as competências podem ser definidas como “as capacidades e habilidades por meio das quais os recursos são disponibilizados de forma eficaz por meio das atividades e dos processos de uma organização” (Johnson; Scholes; Whittington, 2011, p. 84). Dessa forma, é necessário utilizar os recursos disponíveis de forma eficaz, sejam os equipamentos de última geração, seja o conhecimento valioso que a empresa tem. Isso porque a eficiência e a eficácia de recursos físicos ou financeiros, ou de recursos humanos de uma organização, dependem não apenas de sua existência, mas também de como são administrados, da cooperação entre as pessoas, da adaptabilidade, da capacidade de inovação, do relacionamento com os clientes e fornecedores, e acima de tudo da experiência e do aprendizado em relação ao que está dando certo e também o que não gera bom resultado. 4 Após entendermos os conceitos de recursos, capacidades e competências, vamos analisa-los quando combinados entre si. Assim, temos o que chamamos de “capacidades estratégias e vantagens competitivas de uma organização”, como pode ser observado na Figura 2 a seguir. Podemos dizer, então, que essa combinação possibilitará o aperfeiçoamento das competências, que serão o suporte para que as organizações sobrevivam e tenham sucesso diante das demais nos processos de mudanças e instabilidade do mercado. Figura 2 – Capacidades estratégias e vantagens competitivas de uma organização Fonte: Johnson; Scholes; Whittington, 2011, p. 83. Vamos agora, por meio da Figura 3 a seguir, definir o que seriam os recursos iniciais, competências iniciais, recursos exclusivos e competências essenciais. 5 Figura 3 – Recursos iniciais, competências iniciais, recursos exclusivos e competências essenciais Fonte: Johnson; Scholes; Whittington, 2011, p. 85. Com base nos conceitos apresentados, podemos inferir que, para as organizações, a competência essencial refere-se a capacidades, conhecimentos, habilidades e recursos que constituem sua diferenciação no mercado. Dessa forma, a competência essencial de uma empresa é única e não é facilmente replicada por outras organizações, sejam elas concorrentes existentes ou novas entrantes no mercado. TEMA 2 – CATEGORIAS DE COMPETÊNCIAS ORGANIZACIONAIS E SUA IMPORTÂNCIA NOS PROCESSOS DE MUDANÇAS Ao falar de competência organizacional, devemos ter em mente que ela não é uma ciência exata e facilmente encontraremos distinções quanto aos conceitos sobre a temática que estamos estudando nesta etapa: as competências. Dessa forma, trabalharemos com as categorias apresentadas por Mills et al. (2002), que se dividem em recursos e competências comuns e recursos e competências importantes. Recursos e competências comuns são aqueles utilizados pela empresa que não apresentam nada diferente que garanta vantagem diante dos recursos e competências dos concorrentes, ou seja, não há 6 nada de especial. Já os recursos e competências importantes são aqueles que são atualmente uma fonte de vantagem competitiva sustentável real ou potencial para a empresa. Os autores, então, subdividem as categorias de competências, conforme apresentado na Figura 4 a seguir. Figura 4 – Subdivisão das categorias de competências Fonte: Mills et al., 2002, p. 13, tradução nossa. Entre os conceitos apresentados anteriormente, destacaremos o conceito de capacidade. Segundo Mills et al. (2022), as palavras “capacidade” e “competências” podem ser consideráveis como intercambiáveis. Ainda de acordo com o autor, a capacidade dinâmica é a competência que determina a adaptação de todas as competências ou atividades ao longo do tempo e, portanto, merece 7 um nome diferente. As empresas com uma capacidade dinâmica bem desenvolvida estão conscientes da necessidade de questionar e adaptar as suas competências. E o que torna uma competência importante? Existem três maneiras básicas de uma competência se tornar importante (Mills et al., 2002): 1. ser sustentada por um ou mais recursos importantes. São esses recursos importantes que pontuam bem nas métricas de valor, sustentabilidade e versatilidade, que são a fonte de vantagem competitiva. No entanto, é a coordenação e gestão desses recursos em uma competência que pode ser reconhecida pelos clientes como de alto desempenho em uma determinada dimensão competitiva; 2. ser viável que uma empresa possa coordenar e configurar muitos recursos individuais em uma competência importante (valiosa e sustentável). Nenhum desses recursos parece importante, mas juntos podem formar uma competência importante; 3. pode ser importante porque, em vez de um recurso específico ser raro e valioso, a combinação de recursos dos quais a competência se baseia é rara e valiosa. Nenhum concorrente tem essa gama de recursos. Cada competência é uma característica positiva que contribui para o posicionamento único da empresa. Ter e usá-las é importante porque elas podem tornar bastante difícil para os concorrentes duplicar exatamente as ofertas da empresa ou replicar seu sucesso. É por isso que identificar as competências essenciais é um passo crucial no planejamento estratégico. TEMA 3 – COMO ACONTECE O DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS ORGANIZACIONAIS Sobre a importância das competências organizacionais, elas auxiliam as organizações a trabalharem com mais eficiênciae eficácia e, como resultado, aumentam sua produtividade e desempenho. As organizações devem se preocupar com o desenvolvimento de competências organizacionais em razão de alguns motivos: • auxiliam a organização a identificar e aproveitar os pontos fortes – tudo aquilo que a empresa sabe fazer de melhor do que os concorrentes; 8 • apoiam a criação de novos produtos ou serviços, o acesso a novos mercados e o lançamento de novas linhas de negócios alinhadas à visão organizacional; • identificam quais funções seriam interessantes terceirizar e quais manter internamente; • auxiliam no processo de recrutamento e seleção, ao contratar as pessoas certas com base nas principais competências, com testes e entrevistas pautados em competências; • possibilitam que os colaboradores tenham um planejamento para o desenvolvimento pessoal e profissional com base nas competências; • contribuem para a definição dos padrões de desempenho em qualquer função ou equipe. Mas, então, como ocorre o desenvolvimento das competências organizacionais? De acordo com Santos (2009, p. 34), o caminho trilhado pela empresa é composto por experiências vivenciadas e que, ao longo do tempo, são internalizadas por meio de ações que refletem no perfil da organização. Ainda segunda a autora, “assim é estabelecida a path dependence ou dependência do caminho, ou seja, escolhas feitas ao longo da trajetória como resultado das experiências acumuladas”. Diante disso, compreender a história construída pela organização oportunizará a identificação das características que moldam o perfil desta e, por consequência, o desenvolvimento das competências. “Essas características adquiridas e que tornam cada organização única podem ou não dar um diferencial competitivo, pois depende da interação entre elas e de como foram feitas as escolhas durante esse percurso, o que caracteriza a path dependence” (Santos, 2009, p. 34). Podemos acrescentar, ainda, que a tomada de decisão durante toda a trajetória de uma empresa reflete em como ela mantém sua competitividade diante do mercado. Ou seja, as ações e decisões tomadas no passado influenciarão o posicionamento e as competências desenvolvidas no futuro. Além disso, o desenvolvimento de competências só será possível por meio da aprendizagem individual que evolui para o coletivo, que então resulta na aprendizagem organizacional. Santos (2009, p. 35) acrescenta que os fatores comuns sobre o desenvolvimento das competências são: o ambiente/contexto, a estratégia e o processo de repasse de conhecimento que “acompanha o processo 9 evolutivo ao longo da trajetória, agregando valor às capacidades, via experiências adquiridas, as quais por meio de seus elementos vão delineando as competências que efetivamente se tornaram um diferencial para organização” conforme pode ser observado na Figura 5 a seguir. As setas representam a transferência de conhecimento, que interagem entre os diversos fatores. Logo, podemos dizer que a formação das competências ocorre por meio da interação dos fatores e é determinada ao longo do tempo na trajetória da organização. Figura 5 – Fatores comuns sobre o desenvolvimento das competências Fonte: Santos, 2009, p. 35. É por esses motivos que as empresas devem ter um olhar atento para o desenvolvimento das competências organizacionais. Afinal, as diversas mudanças, sejam ambientais, econômicas e/ou sociais, ocorrem com regularidade e exigem que as empresas se adaptem aos novos cenários e desafios. Para isso, terão que utilizar o conhecimento desenvolvido para sobreviverem aos novos contextos. 10 TEMA 4 – MEDINDO A COMPETÊNCIA E O DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS Vimos como recursos, capacidades e competências estão interligados nas organizações e como são fatores importantes para a estratégia e vantagem competitiva. Dessa forma, o programa para medição de desempenho deve considerar os elementos de estratégia com base nos recursos para que a implementação seja eficaz. Então por que devemos medir o desenvolvimento de recursos e competências? Para Mills et al. (2002), existem algumas razões principais para medir o desenvolvimento de recursos e competências: • possibilita equilibrar o curto prazo com o longo prazo; • concentra-se nos recursos que ajudam a empresa a melhorar e não apenas a atingir metas; • aumenta a compreensão dos principais impulsionadores do desempenho. As competências e recursos de uma organização podem levar anos para serem estruturados. Já as métricas de desempenho tendem a se concentrar em resultados de curto prazo e, se não forem gerenciadas com sensatez, podem entrar em conflito ou até mesmo destruir o processo de desenvolvimento de recursos de longo prazo (Mills et al., 2002). Dessa forma, é de suma importância criar e utilizar medidas que acompanhem os elementos que compõem a estratégia de longo prazo como um equilíbrio contra o curto prazo. Isso porque medir o desenvolvimento de recursos e as competências ajuda a empresa a compreender os principais fatores que impulsionam a eficácia da operação. As empresas devem, então, relacionar os recursos e competências e medir o que valorizam e acreditam ser importante para ela. Quando isso não é realizado, há um entendimento geral que os recursos e competências não são importantes e acabará refletindo no comportamento das equipes. Além disso, podemos destacar outros dois pontos importantes: “se a empresa não tiver medidas de competência ou recursos, o desenvolvimento será ignorado e se o desempenho for medido puramente em termos de resultados, os recursos não serão desenvolvidos conscientemente” (Mills et al., 2002). 11 Em contrapartida, o uso adequado e coerente de métricas de desempenho pode auxiliar a organização a desenvolver os recursos e competências e planejar a estratégia e desenvolvimento para as incertezas e mudanças do mercado. 4.1 Estrutura de medição de desempenho com base em competências Poderíamos elencar algumas estruturas de medição de desempenho, sendo a mais conhecida a desenvolvida por Kaplan e Norton (1992): balanced scorecard (BSC). O modelo é composto por quatro perspectivas e cada uma representa um pilar importante da organização: financeiro, cliente externo, processo interno, inovação e aprendizado. Na Figura 6 a seguir, indicamos um exemplo de BSC. Figura 6 – Exemplo de balanced scorecard (BSC) Fonte: Johnson; Scholes; Whittington, 2011, p. 297. Saiba mais KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. Alinhamento: usar o balanced scorecard para criar sinergias corporativas. Rio de Janeiro: Alta Books, 2017. Com base na estrutura de medição de desempenho proposta por Kaplan e Norton (2017), Mills et al. (2002) apresentam uma, que é utilizada para descrever as medidas para processos. 12 Na Figura 7 a seguir, a competência é representada pelo triângulo externo e os recursos que sustentam a competência pelos círculos internos. Já as setas demonstram o fluxo de influência entre os elementos, podendo ser bidirecionais ou unidirecionais. Por fim, a descrição das medidas individuais e como se relacionam com os recursos são descritos na tabela. Figura 7 – Estrutura de desempenho de competências Fonte: Mills et al., 2002, p. 137, tradução nossa. Desenvolver medidas de recursos é um processo importante já que visa ao entendimento do desempenho da competência que deve ser alcançado. Para tal, muitas vezes são feitas suposições para se chegar a medidas apropriadas e elas precisam ser documentadas para que tanto a compreensão e o acompanhamento de cada medida como o desenvolvimento do recurso não sejam esquecidos. TEMA 5 – ESTRUTURA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO COM BASE EM COMPETÊNCIAS: ESTUDO DE CASO Apoiados na estrutura de medição de desempenho com base em competências apresentada na seção anterior, agora vamos compartilhar um exemplode como isso pode ser aplicado em uma organização. 13 O estudo de caso foi adaptado de Mills et al. (2002) e versará sobre a medição dos processos de apoio – recrutamento e treinamento. Vamos imaginar a empresa GMTO, uma multinacional de engenharia que desenvolveu um processo para recrutar e desenvolver engenheiros graduados de alta qualidade. Esse processo está centralizado no setor de P&D do grupo, que recruta, emprega e forma entre 10 e 15 engenheiros por ano. O programa de treinamento foi centrado em uma série de projetos que cada engenheiro realizou durante o período de dois a três anos em que passou no programa central de P&D. As medidas de desempenho para o recrutamento concentram-se em medidas tradicionais na forma de um diagrama de causa e efeito, conforme pode ser observado na Figura 8 a seguir. Figura 8 – Diagrama de causa e efeito Fonte: Mills et al., 2002, p. 143, tradução nossa. No entanto, a empresa notou que havia muito mais no recrutamento e treinamento dos engenheiros graduados. Dessa forma, o objetivo do processo passou a ser: proporcionar um fornecimento contínuo de engenheiros de alta qualidade para o futuro desenvolvimento do negócio. 5.1 Medidas de competência Usando a estrutura do processo, as medidas de competência escolhidas são: 1. Entrada: − número de candidatos; − porcentagem de ofertas aceitas; − número de empregados; 2. Processo: 14 − variedade de projetos oferecidos; − porcentagem de projetos concluídos com sucesso; − custo por projeto; 3. Saída: − valor da melhoria do negócio alcançado; − número de graduados colocados; 4. Resultado: − número de ex-alunos do projeto ainda empregados pela GMTO após cinco anos; − valor médio da antiguidade dos ex-alunos; − tempo médio para atingir o nível 3 do cargo gerencial. Figura 9 – Medidas de competência Fonte: Gaio, 2022. 5.1.1 Medidas de recursos Ao investigar as razões pelas quais a competência de recrutamento teve um ótimo desempenho, revelou-se uma imagem mais complexa dos recursos que a sustentavam: • diversas empresas no Brasil tiveram dificuldade de recrutar engenheiros graduados de alta qualidade. Em contrapartida, na empresa GMTO, o recrutamento foi elaborado nos últimos 10 anos e não apresentou problemas nessa área; • a empresa se concentrou nas quatro melhores universidades de engenharia do Brasil, construindo um histórico de recrutamento e desenvolvendo relacionamentos com as equipes acadêmicas das universidades para auxiliar no processo; • os engenheiros se desenvolveram rapidamente durante os dois a três anos no esquema de desenvolvimento. Isso foi atribuído principalmente à habilidade dos tutores na escolha do próximo projeto. Cada projeto foi 15 escolhido para levar o graduado ao limite de suas habilidades, com apoio fornecido pelo tutor para garantir que o graduado não tropeçasse completamente. A progressão gerenciada e a mentoria por meio de projetos dos simples aos mais complexos auxiliou muito no desenvolvimento dos trainees; • após 10 anos de execução do programa, havia um grande grupo de ex- alunos, com muitos em cargos seniores em todo o grupo. Os recursos identificados foram: • uma reputação interna muito boa; • provas documentadas de projetos e promoções internacionais; • o processo de recrutamento; • o processo de treinamento; • longa vida, bons relacionamentos com o pessoal da universidade; • os ex-alunos do grupo do projeto; • o grupo de funcionários (ou seja, os tutores e formadores dentro do grupo do projeto). Esses recursos interagiram e se apoiaram uns aos outros, por exemplo: • a evidência de projetos internacionais e promoção ajudou o recrutamento, mas também ajudou a construir o relacionamento com o pessoal universitário; • o relacionamento com o pessoal universitário possibilitou à empresa recrutar os melhores candidatos, construindo sua reputação interna de pessoas de qualidade; • o processo de treinamento oportunizou que os projetos internacionais fossem realizados com risco mínimo de fracasso, como também ajudou a construir a reputação externa, nas universidades, e a reputação interna; • toda a competência foi ainda apoiada pelos ex-alunos que alcançaram cargos seniores e que agora estavam recrutando. 16 Figura 10 – Competência: recrutamento Fonte: elaborado com base em Mills et al., 2002, p. 143-147, tradução nossa. Com base no que foi exposto, é possível perceber a interação entre os principais recursos por meio de setas, que, nesse caso, são bidirecionais. A descrição das medidas individuais e de como elas se relacionam com os recursos são melhores compreendidos em um quadro, conforme pode ser observado no Quadro 1 a seguir. O comentário é particularmente útil, pois descreve explicitamente a conexão entre a medida e o recurso, como pode ser observado na Figura 11 a seguir. 17 Figura 11 – Descrição das medidas individuais Fonte: Gaio, 2022. Quadro 1 – Descrição das medidas individuais Recursos Medidas de recursos Comentário Uma reputação interna muito boa Cliente interno pesquisa de satisfação Crítico para novos projetos e para garantir que os graduados obtenham suas posições de primeira linha Evidência documentada de projetos internacionais e promoção na forma de “perfis de carreira dos alunos” Número de “perfis de carreira dos alunos” atualizados Visto como importante por potenciais recrutas e contatos universitários. A percepção é importante, daí a medida, mas precisa verificar a qualidade O processo de treinamento Experiência da equipe (n.º de tutores X tempo de serviço) Um ingrediente essencial no apoio a projetos de alongamento com baixo risco de falha. Difícil de medir a qualidade aqui, mas útil como medida inicial 18 Relacionamentos duradouros com funcionários da universidade Relações de funcionários (nº de funcionários x tempo de relacionamento) Importante para recrutar os melhores e obter insights da equipe. Difícil de medir a qualidade aqui, mas útil como medida inicial O grupo de projeto de ex- alunos Pontuação dos ex-alunos do projeto (n.º de pessoas x nível na organização) Uma indicação do apoio potencial dos ex-alunos Fonte: Mills et al., 2002, p. 147, tradução nossa. Com base no exemplo anterior, podemos observar que o desenvolvimento das medidas de recursos é um processo importante, uma vez que possibilita um maior entendimento do desempenho da competência que deve ser alcançado. Além disso, a documentação de todo o processo se faz necessária para o acompanhamento do desempenho de recursos e competências. 19 REFERÊNCIAS BHATT, G. D. A resource‐based perspective of developing organizational capabilities for business transformation. Knowledge and process management, v. 7, n. 2, p. 119-129, 2000. JOHNSON, G.; SCHOLES, K.; WHITTINGTON, R. Fundamentos de estratégia. Porto Alegre: Bookman, 2011. KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. Alinhamento: usar o balanced scorecard para criar sinergias corporativas. Rio de Janeiro: Alta Books, 2017. MILLS, J. et al. Strategy and performance: getting the measure of your business. Cambridge: Cambridge University Press, 2002. SANTOS, G. M. dos. Desenvolvimento das competências organizacionais: estudo de caso em uma empresa do segmento de manufatura. 130 p. Dissertação (Mestrado em Administração e Negócios) – Faculdade de Administração, Contabilidade e Economia, Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul, Porto Alegre, 2009.