Atribuições das Estruturas Organizacionais

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Atribuições das Unidades Organizacionais
Abimael, Cristiano, Fábio, Franklin, Gisele
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Definição
As atribuições das unidades organizacionais compõem mais um item de grande importância da estrutura organizacional.
Este segmento se baseia em consolidar e representar todas as responsabilidades da unidade considerada.
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Considerações básicas
As atribuições das unidades organizacionais têm como base a especialização do trabalho.
Essa especialização refere-se ao maior conhecimento dos diversos e diferentes aspectos que determinado trabalho exige para ser executado.
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Manual de Organização
O desenvolvimento da empresa exige uma organização planejada de forma sistematizada que sob a forma de relatório ganha o nome de Manual de Organização
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Newman (1976, p. 74): “o manual de organização consiste, basicamente em organogramas e fichas de funções das unidades organizacionais, as quais são coordenadas pelos executivos das empresas”.
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Ele deve: 
enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os departamentos ou unidades organizacionais; 
bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades. 
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Constituição do Manual 
Considerações gerais: Aspectos teóricos e as considerações sobre a empresa. 
Ficha de funções: Estabelece a condição hierárquica.
Quadro de competência: Estabelece os níveis de autoridade e responsabilidade
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Relação dos titulares, centro de custos e siglas: para facilitar a comunicação.
Comitês: Estabelece suas atividades e seus membros e a periodicidade das reuniões.
Organograma: representação gráfica da estrutura organizacional da empresa.
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Ficha de Funções
É onde se estabelecem a posição hierárquica de cada unidade organizacional, sua finalidade e atribuições ESPECÍFICAS.
É feita com todos.
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Modelo de Ficha de Funções
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Quadro de Competências
Nele se estabelecem os níveis de AUTORIDADE e RESPONSABILIDADE
Objetivo: dar UNIFORMIDADE, SEGURANÇA e AGILIDADE nas tomadas de decisão.
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Comitês ou Comissões
É a reunião de vários profissionais com conhecimentos multidisciplinares que tem por intuito dar uma opinião a respeito de um assunto.
Deve expressar a opinião desenvolvida em conjunto.
Funciona como ÓRGÃO CONSULTIVO, de treinamento ou planejamento.
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Classificação dos comitês
Coordenadores: reúne representantes de algumas funções para conduzir a um trabalho harmônico.
Conselheiros: reúne profissionais que possam dar orientações à chefia.
Educativos: para que os chefes mantenham suas equipes informadas regularmente sobre acontecimentos.
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Vantagens e Desvantagens
Considerações feitas por Newman (1976, p.99):
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Atribuições dos integrantes
Presidente: 
Orientar e dirigir os trabalhos do comitê;
Coordenar as discussões e julgamento, sem interferir com sua própria vontade;
Supervisionar os encargos do secretario, orientando-o sobre o funcionamento do comitê.
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Secretário: 
Selecionar os assuntos a serem julgados;
Colher dados e elementos para estudo;
Estabelecer contato com as chefia;
Coletar índices estatísticos e consultar opiniões de terceiros;
Fazer a leitura da ata da reunião anterior, e incentivar os membros a apresentar seus pontos de vista sobre o assunto;
Redigir a ata;
Providenciar a execução das tarefas que lhe forem confiadas.
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Membros do comitê:
Comparecer a reunião;
Participar com ideias;
Contribuir para que seja consolidado o julgamento coletivo;
Ter como objetivo soluções, não apenas acordos ou formulas para os assuntos tratados.
Obs.: Não existe numero exato de membros de um comitê.
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Questionário de levantamento da Estrutura Organizacional
É usado para fazer um levantamento de todos os aspectos inerentes ás funções. 
Aborda também as atividades que não são realizadas no momento do levantamento.
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Alguns tópicos importantes
É preenchido por um chefe ou superior à função;
As questões estão relacionadas à : 
Atividades de Planejamento, Organização, Gestão de Pessoas, Direção, Execução, Controle e de Avaliação.
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Níveis de Competência
Ligações Hierárquicas
Ligações Funcionais
Relacionamento de Trabalho com Terceiros
Documentos
Complementos
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A partir dos levantamentos feitos por meio do Questionário e das Fichas de Função pode-se: 
Rever a distribuição da carga horária;
A estrutura da organização;
A atribuição de autoridade e responsabilidade. 
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Referência Bibliográfica
OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 18. ed. São Paulo: Atlas, 2009.
CHIAVENATO, Idalberto. Iniciação à Administração Geral. São Paulo: Manole, 2009.