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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS A GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS COMO AUXÍLIO À REDUÇÃO DO DESPERDÍCIO: UM ESTUDO DE CASO. TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO Cléber Pires Félix Fernando Morgental de Oliveira Santa Maria, RS, Brasil 2011 A GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS COMO AUXÍLIO À REDUÇÃO DO DESPERDÍCIO: UM ESTUDO DE CASO. por Cléber Pires Félix Fernando Morgental de Oliveira Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Ciências Contábeis, da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM, RS), como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em Ciências Contábeis. Orientador: Professor Sérgio Rossi Madruga Santa Maria, RS, Brasil 2011 Universidade Federal de Santa Maria Centro de Ciências Sociais e Humanas Curso de Ciências Contábeis A Comissão Examinadora, abaixo assinada, aprova o Trabalho de Conclusão A GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS COMO AUXÍLIO À REDUÇÃO DO DESPERDÍCIO: UM ESTUDO DE CASO. elaborado por Cléber Pires Félix Fernando Morgental de Oliveira como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Ciências Contábeis Comissão Examinadora: Sérgio Rossi Madruga ( Presidente/Orientador) Prof. Luis Antônio Rossi de Freitas Prof. Gilberto Brondani Santa Maria, 10 de novembro de 2011. Agradecimentos Primeiramente a Deus, nosso criador, pelo dom da vida, pela sabedoria e pela proteção concedida em todos os dias de nossa caminhada; Aos nossos pais que nos proporcionaram nascer e chegar até aqui; Às nossas esposas, por compreenderem as nossas faltas e o nosso cansaço, acompanhado-nos com carinho e dedicação ao longo desses cinco anos; Aos nossos filhos por entenderem nossas ausências; Ao nosso orientador Prof. Sérgio Rossi Madruga, pelo direcionamento das atividades durante a realização deste trabalho; Ao Senhor Odone Romeu Denardin, diretor do RU, por proporcionar a realização da parte prática deste trabalho naquela Unidade de Alimentação e Nutrição; Por fim, agradecemos aos nutricionistas, auxiliares administrativos, cozinheiros, chefes de cozinha, encarregados da limpeza, enfim, todo pessoal daquela UAN, pela atenção e colaboração com que nos acolheram durante a coleta de dados e informações, que deram sustento a este estudo. RESUMO Trabalho de Conclusão de Curso Curso de Graduação em Ciências Contábeis Universidade Federal de Santa Maria A GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS COMO AUXÍLIO À REDUÇÃO DO DESPERDÍCIO: UM ESTUDO DE CASO. AUTORES: CLÉBER PIRES FÉLIX; FERNANDO MORGENTAL DE OLIVEIRA ORIENTADOR: SÉRGIO ROSSI MADRUGA Data e Local da Defesa: Santa Maria, 10 de novembro de 2011. No contexto atual, ao mesmo tempo em que se produz a quantidade necessária para suprir a demanda mundial de alimentos, também verifica-se que há milhares de pessoas passando fome. Isso é causado principalmente pelo mau uso dos gêneros produzidos. Em detrimento disso realizou-se um estudo de caso no Restaurante Universitário (RU) da Universidade Federal de Santa Maria, onde se verificou os fatores que poderiam estar influenciando nas sobras de refeições produzidas e não distribuídas. Para isso efetuou-se uma abordagem quantitativa para verificar os custos envolvidos no objeto deste estudo, assim como se utilizou do método comparativo, a fim de verificar se os índices utilizados pelo RU aproximavam-se da literatura. Além disso, através da pesquisa documental, analisou-se a sazonalidade da demanda. Na análise destacou-se a grande variação do número de comensais, cujo montante não se consegue prever corretamente. No período de 03 a 14 de outubro de 2011, mensurou-se o custo e a quantidade das matérias-primas utilizadas na produção, assim como de suas sobras, onde pode-se verificar que a quantidade e o custo das sobras se mostraram relativamente pequenos, girando em torno de 5,5% e 3,5% do total produzido, respectivamente. Contudo, se verificado isoladamente, o custo estimado das sobras totalizaram em R$ 7.675,57, o que é significante. Logo, na avaliação dos dados apurados pode-se comprovar que dos fatores analisados a variação da demanda é a principal causa das sobras e por isso é imperioso que se tomem medidas a fim de reduzi-las. Palavras-chave: Gestão. Desperdício. Custo. ABSTRACT STRATEGIC MANAGEMENT OF COSTS AS AID REDUCING WASTE: A CASE STUDY In the current context, while the amount that produces needed to meet the global demand for food, it also checks that there thousands of people starving. This is mainly caused by misuse gender produced. Instead it was held in a case study at University Restaurant (RU), Federal University of Santa Maria, where there could be factors influencing the leftover meals produced and not distributed. For this it was conducted a quantitative approach to check the costs involved in the object of this study, the comparative method was used in order to verify that the indices used by RU approached the literature. In addition, through documentary research, was analyzed the seasonality of demand. The analysis pointed to the wide variation the number of dinners, the amount of which can not correctly predict. On period of 03 to 14 October 2011, measured the cost and quantity of raw materials used in production, as well as their waste, which can be verify that the amount and cost of leftovers have proven relatively small, revolving around 5,5% and 3,5% of total production, respectively. However, if found alone, the estimated cost of the surplus amounted to R$ 7.675,57, which is significant. Thus, in evaluating the data collected can prove that of the analyzed factors, studied the variation of demand is the main cause the remains and it is therefore imperative that measures be taken to reduce them. Keywords: Management. Waste. Cost. 14 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 01 – Modelo conceitual...........................................................................37 Gráfico 01 – Refeições consumidas em 2010 (RU Centro)......….....................50 Gráfico 02 – Variação refeições consumidas em abril de 2008.........................51 Gráfico 03 – Variação refeições consumidas em abril de 2009.........................52 Gráfico 04 – Variação refeições consumidas em abril de 2010.........................53 Gráfico 05 – Variação refeições consumidas em abril de 2011.........................54 Gráfico 06 – Variação refeições consumidas em Outubro 2009........................56 Gráfico 07 – Variação refeições consumidas em Outubro 2010........................57 Gráfico 08 – Variação refeições consumidas em Outubro 2011........................57 Gráfico 09 – Quantidade de sobras limpas........................................................62 LISTA DE TABELAS Tabela 01 – Relação de alguns alimentos e seus fatores de correção.............31 Tabela 02 – Índice de Cocção dos alimentos....................................................33 Tabela 03 – Ficha técnica de preparação..........................................................36 Tabela 04 – Distribuição aproximada de refeições no RU diariamente.............42 Tabela 05 – Comparação dos fatores de correção de alguns alimentos..........44 Tabela 06 – Comparação do índice de cocção de alguns alimentos.................45 Tabela 07 – Comparação do per capita utilizado e o consumido......................47 Tabela 08 – Quantidade de refeições estimadas x consumidas..........…..........58 Tabela 09 – Quantificação do custo da matéria-prima.................................…..60 Tabela 10 – Comparação da quantidade produzida x sobras limpas................61Tabela 11 – Itens do cardápio com percentual acima de 10% em relação a produzido.......................................................................................64 LISTA DE ANEXOS Anexo 1 – Planilha de quantificação do custo da matéria-prima.......................70 Anexo 2 – Planilha com o número de comensais no período analisado...........75 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO....................................................................................................10 2 REVISÃO DA LITERATURA..........................................................................12 2.1 Unidade de Alimentação e Nutrição (UAN).......................................................12 2.1.1 Desperdício de alimentos em UANs..................................................................13 2.1.2 Sobras e Restos.................................................................................................14 2.1.3 Tipos de desperdícios segundo a contabilidade................................................15 2.1.4 Ferramentas da contabilidade para identificação dos desperdícios..................16 2.2 Contabilidade Gerencial.....................................................................................17 2.2.1 Auxílio ao controle..............................................................................................18 2.2.2 Auxílio à tomada de decisões............................................................................20 2.3 Gestão estratégica de custos............................................................................21 2.3.1 Contabilidade de Custos....................................................................................21 2.3.1.1 Princípios de custeio.......................................................................................23 2.3.1.2 Métodos de custeio.........................................................................................24 2.3.2 As aplicações da Gestão de Custos..................................................................27 2.3.3 Técnicas de gestão............................................................................................29 2.4 Preparando as informações para o custo numa UAN.....................................30 2.4.1 O fator de correção dos alimentos.....................................................................30 2.4.2 O índice de cocção dos alimentos.....................................................................32 2.4.3 O fator de correção total dos alimentos.............................................................33 2.4.4 O per capita dos alimentos.................................................................................34 2.4.5 A ficha técnica de preparação............................................................................35 3 METODOLOGIA ................................................................................................37 4 APURAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS......................................................40 4.1 Conhecendo o Restaurante Universitário (RU)................................................40 4.1.1 Instalações.........................................................................................................41 4.1.2 Funcionamento do RU.......................................................................................42 4.2 Análise dos fatores que podem estar influenciando no desperdício............44 4.2.1 Comparação entre os Fatores de Correção......................................................44 4.2.2 Comparação entre os Índices de Cocção..........................................................45 4.2.3 Comparação entre os valores Per Capita..........................................................46 4.2.4 Definição do número de comensais...................................................................48 4.3 Análise da demanda............................................................................................49 4.3.1 Análise histórica do número de comensais........................................................49 4.4 Cálculo do custo das matérias-primas.............................................................59 4.4.1 Cálculo dos custos unitários e totais..................................................................60 4.4.2 Mensuração do custo das sobras......................................................................61 4.4.3 Análise das sobras limpas com percentuais acima de 10%..............................63 5. CONCLUSÕES..................................................................................................65 REFERÊNCIAS......................................................................................................67 ANEXOS..................................................................................................................70 10 1 INTRODUÇÃO Quando se analisa a grande fatia da população mundial que vive em situação de miséria absoluta, principalmente em países subdesenvolvidos, cuja fome é o principal problema social, pode-se inferir que isso não é causado pela baixa produção de alimentos, haja vista a produção ser suficiente para suprir essa demanda; e sim, pelo restrito acesso a esses alimentos, já que a dinâmica capitalista instalada no mundo moderno e o grande índice de desperdício diminuem essa oferta. Para resolver este problema social diversos governos tentam de alguma forma fazer com que a população tenha acesso ao mínimo necessário à sua sobrevivência, através de políticas públicas de distribuição de renda. Entretanto, isso só não basta, uma vez que a cultura do desperdício de alimentos encontra-se inserida na maioria dos povos, acontecendo em todas as suas etapas, desde a colheita até o seu consumo final. Além deste enfoque social, no Brasil, veio à tona a internacionalização da contabilidade aplicada ao setor público com a introdução de novos conceitos e o reforço de alguns já existentes. Por isso, deve ser enfatizada a maior transparência aos gastos do governo, bem como a obediência aos princípios constitucionais e orçamentários da eficiência, da eficácia e da efetividade na aplicação destes recursos. Ressaltando a necessidade de redução de custos dos serviços públicos, man- tendo-se e/ou aperfeiçoando-se a sua qualidade, faz-se necessária a redução do desperdício para o cumprimento da finalidade do gasto público que é atender de ma- neira eficiente a maior parcela possível da população. Tendo em vista que a proposta de redução de custos abrange, principalmente, a busca pela eliminação do desperdício no processo produtivo surgiu o questiona- mento de quais fatores poderiam estar relacionados às sobras de alimentos confec- cionados e não distribuídos no Restaurante Universitário (RU) da Universidade Fe- deral de Santa Maria (UFSM)? Justifica-se o estudo de caso através dos números absurdos do que se perde, que fizeram do Brasil o campeão mundial deste tipo de desperdício. Segundo dados da Organização das Nações Unidas, o Brasil manda para o lixo o equivalente a 160 bilhões de dólares por ano, que poderiam aliviar a fome de mais de 8 milhões de 11 famílias. Num país onde mais de 30 milhões de pessoas estão abaixo da linha da pobreza, desperdiçar é acima de tudo um desrespeito à cidadania. Propôs-se com o presente trabalho, confundindo-se com o próprio papel da contabilidade de custos, auxiliar o gestor no controle e na tomada de decisões, a fim de que fossem cumpridos os princípios da eficiência, da eficácia e da efetividade no uso dos recursos públicos. Utilizou-se para isso algumas ferramentas de gestão estratégica de custos; bem como, alguns conceitos de contabilidade gerencial, os quais foram revisados nesta pesquisa. Para tanto, objetivou-se apuraro volume, as causas e as consequências geradas pelo desperdício de alimentos. Para o alcance deste objetivo geral, necessitou-se: a) Investigar os fatores que influenciam na sobra limpa de alimentos confeccionados; b) Dispor de padrões estatísticos per capita e compará-los; c) Mensurar e correlacionar a quantidade produzida e as sobras; d) Quantificar os custos das matérias-primas utilizadas na produção; e) Analisar a sazonalidade da demanda. Com o intuito de alcançar os objetivos delineados, inicialmente foi realizada uma revisão da literatura, a fim de esclarecer os conceitos relacionados ao tema em questão, bem como orientar a aplicação prática dos mesmos. Na sequência, tem-se a metodologia adotada para realização deste estudo; assim como, o levantamento dos dados necessários a sua execução e análise e, por conseguinte, a conclusão. 12 2 REVISÃO DA LITERATURA Para a realização deste estudo foi importante conhecer algumas informações a respeito das Unidades de Alimentação e Nutrição, assim como explorar o que diziam alguns autores acerca de temas como a contabilidade gerencial, a gestão estratégica de custos, a contabilidade de custos e a gestão gastronômica. 2.1 Unidade de Alimentação e Nutrição (UAN) As UANs são espaços voltados para preparação e fornecimento de refeições equilibradas em nutrientes, segundo o perfil da clientela. Sob o aspecto conceitual são consideradas como uma unidade ou setor de trabalho de uma empresa, que desenvolvem atividades relacionadas à alimentação e nutrição (RICARTE et al., 2008). Partindo-se desta definição, constata-se que essas unidades tanto podem desempenhar atividades fins quanto atividades meios. No primeiro caso, desempenhando atividades fins, estão as UAN de hospitais e centros de saúde, que colaboram diretamente para o alcance do objetivo principal da entidade, uma vez que sua atuação interfere diretamente na prevenção, manutenção e/ou recuperação da população que atendem. No segundo caso, podem ser citadas as UAN de indústrias, escolas, universidades, creches, asilos, abrigos, Forças Armadas, que desenvolvem atividades visando um melhor desempenho da população atendida, além da prevenção e manutenção do estado nutricional de seus clientes contribuindo, assim, para que sejam realizadas, da melhor forma possível, as atividades fins da instituição. No gerenciamento de uma UAN o desperdício é um fator de grande relevância, que inserido à cadeia alimentar tem causas econômicas, políticas, culturais e tecnológicas, que abrangem as principais etapas da cadeia de movimentação: produção, transporte, comercialização, sistema de embalagem e armazenamento. 13 2.1.1 Desperdício de alimentos em UANs Em uma UAN, o desperdício é sinônimo de falta de qualidade e deve ser evitado por meio de um planejamento adequado, a fim de que não existam excessos de produção e consequentes sobras. Este planejamento deve ser realizado por um profissional qualificado, com capacidade para prever o rendimento final de cada alimento, considerando, para tanto, as preparações mais consumidas e o per capita de cada alimento (ABREU et al., 2003). De acordo com Hirschbruch (1998), para o controle do desperdício, também é importante se considerar a padronização de processos e serviços, por meio da elaboração de rotinas e procedimentos técnicos operacionais; treinamento das equipes; monitoramento das atividades, através de check-list, análises microbiológicas, conferência de temperaturas dos alimentos e equipamentos; e manutenção de registros. O desperdício envolve perdas que variam desde alimentos que não são utilizados, até preparações prontas, que não chegam a ser servidas; e ainda, as que sobram nos pratos dos clientes e têm como destino o lixo. Algumas preparações podem ser guardadas para o dia seguinte, como carnes que não foram servidas. Em alguns casos, as preparações são obrigatoriamente descartadas, por envolverem substratos altamente contamináveis, como preparações que utilizam maioneses e peixes (RICARTE et al., 2008). O armazenamento de mercadorias é uma importante etapa do controle de qualidade de uma UAN, na qual as matérias-primas devem permanecer em condições cujo controle garanta a proteção contra contaminação; a redução, ao mínimo, das perdas da qualidade nutricional; e a não deterioração do produto (ABERC, 2003). Para isso, devem ser observadas e mantidas as condições satisfatórias de controle de temperatura, de limpeza, de rotatividade dos estoques e de ventilação, para garantir a manutenção de bons padrões de higiene, evitando perdas econômicas e prevenindo intoxicações e infecções alimentares. Para Vieira (2007) os principais problemas encontrados no armazenamento de alimentos são falta de ventilação; temperatura inadequada dos freezers, geladeiras e câmaras; presença de insetos e roedores e falta de treinamento dos funcionários. Com a refrigeração adequada, diminuem-se os custos de produção, 14 reduz-se o desperdício e mantêm-se as características naturais e nutricionais dos alimentos. O controle do desperdício deve ser monitorado também durante o pré-preparo dos alimentos. Na otimização das técnicas envolvidas nesta etapa, deve-se levar em conta critérios econômicos, utilizando o fator de correção, que é um índice que determina a relação entre o peso bruto (alimento in natura) e o peso líquido (alimento depois de limpo e pronto para o preparo), denotando assim o percentual de perdas dos alimentos. Cada serviço de alimentação deve estabelecer sua tabela de fator de correção de acordo com o tipo de alimento que adquire para maior segurança a respeito das quantidades a comprar, permitindo diagnosticar algum tipo de desperdício no momento do pré-preparo desses alimentos (RIBEIRO, 2002). O desperdício ocorre também quando não há planejamento adequado do volume de refeições a ser preparado. O número de comensais, o cardápio do dia e até mesmo a estação climática, devem ser considerados antes de ser definida a quantidade de alimento a ser preparada, a fim de evitar sobras. Mas, se a sobra de alimentos for inevitável, devem-se seguir rigorosamente alguns critérios técnicos, de forma a poder aproveitá-las seguramente (SILVA JÚNIOR & TEIXEIRA, 2007). Aqui se faz necessário destacar que “sobras” e “restos” possuem significados diferentes, apesar de parecerem ser termos equivalentes. 2.1.2 Sobras e Restos Definem-se sobras limpas como alimentos prontos que não foram distribuídos na linha de servir, sendo que a avaliação diária destas é uma medida utilizada no planejamento da quantidade a ser produzida e permite inferências quanto à qualidade e aceitabilidade do cardápio. O excedente de alimentos distribuídos não é considerado sobra e sim resto. Este excedente comporta tanto o resto de alimento que sobra na bandeja do comensal, quanto o resto de alimento que sobra nos bufês e não é consumido. É importante salientar que o reaproveitamento de sobras é feito com alimentos prontos não distribuídos, os quais devem ser monitorados quanto ao tempo e temperatura de armazenamento, evitando o crescimento microbiano até o consumo e a ocorrência de doenças provocadas por alimentos mal conservados (SILVA JÚNIOR & TEIXEIRA, 2007). O procedimento descrito é o adotado pela 15 Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), pois ela proíbe a doação dos restos e sobras de alimentos para consumo humanopara evitar contaminações. Outro ponto importante é o registro adequado de sobras, restos, devoluções e queixas, que podem interferir na adequação e aceitação do produto oferecido ao cliente. Por isso deve ser verificado, periodicamente, se o índice de resto ingestão está dentro do aceitável e sempre que possível tentar reduzi-lo. Resto ingestão é a relação entre o resto devolvido nas bandejas pelo comensal e a quantidade de alimentos e preparações alimentares oferecidas, expressa em percentual. O controle do resto ingestão visa avaliar a adequação das quantidades preparadas em relação às necessidades de consumo, o porcionamento na distribuição e a aceitação do cardápio. São aceitáveis como percentual de resto ingestão, em coletividades sadias, taxas inferiores a 10% (MAISTRO, 2000; TEIXEIRA, 2000). Como ressalta Mezomo (2002), quando o resultado da operacionalização do percentual de resto ingestão se apresentar superior a 10% em coletividade sadia, e 20% em coletividade enferma, pressupõe-se que os cardápios estão inadequados por serem mal planejados e/ou mal executados. Então, para que haja parâmetros de comparação e análise deve haver o controle das sobras e restos de alimentos produzidos nas UAN. É aí que emerge a contabilidade com a finalidade de mensurar, controlar e analisar essas sobras, e consequentemente agir para redução dos custos através da diminuição do desperdício. 2.1.3 Tipos de desperdícios segundo a contabilidade A grande maioria dos processos produtivos gera algum tipo de desperdício, que, indubitavelmente, influenciará no custo final do produto e em consequência no seu preço final. Por isso torna-se necessário analisar os possíveis tipos de desperdícios que poderão ocorrer na transformação de diferentes produtos e serviços. Bornia (2002) classifica as perdas em oito tipos: a) Por superprodução: referem-se à produção de itens acima do necessário ou antecipadamente. São consideradas como sendo as mais importantes, porque mascaram as outras perdas, pois aumentam os estoques, e 16 escondem eventuais imperfeições do processo; portanto, este tipo de perda deve ser eliminado completamente. b) Por transporte: referem-se basicamente às atividades de movimentação de materiais, as quais usualmente não adicionam valor ao produto. c) No processamento: correspondem às atividades de transformação desnecessárias para que o produto adquira suas características básicas de qualidade. d) Por fabricação de produtos defeituosos: originam-se na confecção de itens fora das especificações de qualidade. e) No movimento: relacionam-se à movimentação inútil na consecução das atividades. f) Por espera: são formadas pela capacidade ociosa, quer dizer, por trabalhadores e instalações parados. g) Por estoque: a existência de estoques gera perdas, ou seja, custos financeiros para a manutenção dos estoques, custos devidos à obsolescência dos itens estocados... h) Desperdícios de matéria-prima: são as matérias-primas despendidas de maneira anormal ou acima do estritamente necessário à confecção do produto. Historicamente, esta perda foi provavelmente a primeira a ser atacada pelas empresas, por causa da facilidade em ser localizada e trabalhada através da comparação de padrões com o realmente ocorrido. A partir dessas definições verifica-se que o acompanhamento sistemático das possíveis causas dos desvios faz-se importantíssimo. Isto porque os desvios desfavoráveis poderiam estar influenciando significativamente no custo final de produção; e, portanto, devem ser realizadas ações a fim de corrigi-los, partindo-se da descoberta das suas causas o que pode ser feito por instrumentos disponibilizados pela contabilidade. 2.1.4 Ferramentas da contabilidade para identificação dos desperdícios De acordo com Bornia (2002, pág. 32) “as informações necessárias para o efetivo auxílio ao controle e à avaliação da empresa moderna, sem dúvida a mensuração dos desperdícios e das atividades que não agregam valor aos produtos é das mais importantes”. 17 Com tal informação é possível visualizar o montante que, despendido no sistema produtivo, não colabora para a fabricação dos produtos, tendo-se condições de priorizar e dirigir os esforços de melhoria para os produtos em que existe maior potencial de retorno. Por essas razões “todas as empresas (inclusive de serviços) estão sendo obrigadas a se adaptar à nova realidade do mercado e a se aperfeiçoar de forma contínua e eficiente.” (BORNIA, 2002, pág. 32). As principais tarefas da gerência da empresa moderna é, portanto, a identificação e eliminação dos desperdícios ocorridos durante suas atividades, pois a grande concorrência exige especialização e competência nas atividades da empresa, se esta quiser manter-se no mercado. Neste sentido um sistema que permita a identificação e quantificação sistemática dos desperdícios de uma empresa, é, sem dúvida, útil para auxiliar o processo de análise e melhoria da eficiência interna dos processos produtivos, tornando-se uma poderosa ferramenta de apoio gerencial. Disto depreende-se a importância da mensuração do desperdício para que sejam tomadas decisões acertadas, a fim de possibilitar a continuidade da empresa em seu mercado altamente competitivo. Assim surgiu a necessidade de se ocupar da contabilidade gerencial, com suas definições e técnicas, para auxiliar no controle dessas sobras e em consequência prestar apoio ao gestor em suas tomadas de decisões, através de informações coletadas junto a produção e analisadas em relatórios de custos específicos. 2.2 Contabilidade Gerencial A Contabilidade Gerencial surgiu com o crescimento das empresas e a competitividade global, passando a contabilidade de custos a ser encarada como uma eficiente forma de auxílio no desempenho dessa nova missão, a gerencial. Assim, a contabilidade está evoluindo e integrando-se a outras ciências para o aperfeiçoamento de seus métodos e técnicas, criando sistemas de informações que permitam melhor gerenciamento de custos, a fim de contribuir para efetivação do controle e para auxiliar na tomada de decisões. 18 2.2.1 Auxílio ao controle A crescente expansão das empresas, juntamente com as inúmeras mudanças em seu ambiente, têm provocado uma necessidade de maior acompanhamento das atividades por parte dos gestores, que em função dessas alterações passaram a realizar suas tarefas buscando sempre a verificação simultânea dos resultados provenientes destas atividades. A fim de gerar credibilidade e eficiência, as empresas têm buscado aprimorar seus instrumentos de controle, para mensurar desempenho de pessoas e processos, e verificar se os procedimentos são realizados de acordo com os padrões definidos para o negócio. Martins (2006, pág. 305) afirma que controlar significa “conhecer a realidade, compará-la com o que deveria ser; tomar conhecimento rápido das divergências e suas origens e tomar atitudes para sua correção”, ou seja, ao se ter conhecimento de que estão ocorrendo desvios, deve-se verificar suas causas e agir com o intuito de corrigi-los. O controle tem como principal papel: a) Assegurar a integridade da informação financeira relativa às atividades e aos recursos da empresa; b) Monitoramento e medição de desempenho e indução a qualquer ação corretiva exigida para retornar a atividade a seu curso intencional; c) Fornecimento de informações aosexecutivos que operam em áreas funcionais que possam usá-las para alcançar o desempenho desejável (ATKINSON, 2000, pág. 67). Por sua vez, Oliveira (1999) define o controle como: A função do processo administrativo que, mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações, com a finalidade de realimentar tomadores de decisões de forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções do processo administrativo, para assegurar que os resultados satisfaçam aos desafios e aos objetivos estabelecidos (OLIVEIRA apud MOSIMANN e FISCH, 1999, pág. 71). Nessa mesma linha, Catelli (2001) ressalta que o controle está diretamente ligado à função de planejamento, pois o sistema de informação utilizado pela empresa irá comparar o desempenho obtido com o plano preestabelecido, considerando o planejamento tanto a curto quanto a longo prazo. Catelli (2001) explica também, que no planejamento de longo prazo, o feedback oferecido pela informação fornece aos gestores a possibilidade de avaliar o progresso conseguido em relação ao planejado, permitindo o reajuste das metas e 19 a revisão dos objetivos de longo prazo, considerando novas circunstâncias que possam indicar que os objetivos já existentes não são realistas. Para Blocher et al. (2006, pág. 5) no controle gerencial e operacional: “a informação de gestão de custos é necessária para proporcionar uma base justa e eficaz para a identificação das operações ineficientes e para recompensar e motivar os gestores mais eficazes”. Um eficiente controle gerencial e operacional permite avaliação constante dos rumos do negócio, bem como o conhecimento das receitas e custos envolvidos no mesmo, facilitando o domínio das atividades dos diferentes departamentos, a adequada administração dos gastos e investimentos, e a realocação de recursos humanos e financeiros em atividades que resultem numa maior lucratividade para a empresa. Analisando-se sob a ótica da contabilidade pública Carvalho (2009, pág. 215) ensina que a fase de controle e avaliação da despesa pública, exercida pela sociedade e pelos órgãos de controle, tem por finalidade “(...) avaliar os resultados, quanto à eficácia e à eficiência da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da Administração Pública (...)”. Além disso, ressalta a importância do controle social, que é exercido pela sociedade com participação no planejamento, na implementação, no acompanhamento e na verificação das políticas públicas, avaliando objetivos, processos e resultados alcançados. Neste sentido a Constituição Federal de 1988, além de se preocupar com a legalidade, também evidencia a necessidade de controle, tanto interno como externo, e a avaliação de resultados quanto à eficiência e à eficácia, como está demonstrado na redação dos seus art. 70 e 74: Art. 70. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder. Art. 74. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de: II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado (Constituição Federal de 1988). Pode-se inferir, portanto, que em se tratando de controle, independente do ramo de empresa, a informação de custos reveste-se de grande importância, pois 20 como elucidado por Santos (2005, pág. 23) “o controle dos custos está para a vida da empresa, assim como o coração está para a vida do corpo”. Todavia, apenas o controle não basta, se não houver decisões acertadas capazes de levar a empresa a cumprir suas metas de maneira eficiente. 2.2.2 Auxílio à tomada de decisões Seguindo a tendência das empresas modernas, de reduzir custos para continuar competindo, é de grande valia que se utilize para tomada de decisões das mesmas informações de custos que auxiliaram no controle, propiciando importante ajuda no processo de planejamento da empresa. Entretanto, as informações necessárias à tomada de decisões são mais abrangentes e requerem um melhor conhecimento de toda a empresa. Blocher et al. (2006, pág. 5) ressalta que no planejamento e tomada de decisão “a informação de gestão de custos é essencial para apoiar as decisões recorrentes com respeito à substituição de equipamentos, gestão do fluxo de caixa, orçamento das compras de matérias-primas, programação da produção e determinação de preço”. Bornia (2002, pág. 54), também afirma que as “decisões como terceirização de itens, retirada de produtos do mercado e compra de equipamentos, entre inúmeras outras, encontram grande apoio em informações sobre custos”. Ainda, nesta mesma linha de raciocínio, tem-se a seguinte afirmativa: Com o significativo aumento de competitividade que vem ocorrendo na maioria dos mercados, sejam industriais, comerciais ou de serviços, os custos tornam-se altamente relevantes quando da tomada de decisões em uma empresa. Isto ocorre, pois devido a alta competição existente, as empresas já não podem mais definir seus preços apenas de acordo com os custos incorridos, e sim, também, com base nos preços praticados no mercado em que atuam. O conhecimento dos custos é vital para saber se, dado o preço, o produto é rentável; ou, se não rentável, se é possível reduzir os custos (MARTINS, 2006, pág. 22). Neste ínterim Perez Jr., Oliveira e Costa (2010) ressaltam que “no moderno ambiente empresarial e de produção, deve-se evoluir do objetivo de se avaliar para incriminar, para o de auxiliar na melhoria do desempenho”. Isso se verifica importante, haja vista a primeira afirmação ser uma forma já ultrapassada de se conseguir levar uma empresa ao caminho do sucesso. 21 Adotando-se essa referência, parte-se então para a gestão, de maneira estratégica, daqueles mesmos custos coletados para o controle e considerados pelo gestor na sua tomada de decisões, com o intuito de levar a empresa ao alcance de seus objetivos. 2.3 Gestão estratégica de custos Martins (2006, pág. 297) aduz que “a expressão Gestão Estratégica de Custos vem sendo utilizada nos últimos tempos para designar a integração que deve haver entre o processo de gestão de custos e o processo de gestão da empresa como um todo”. Entende-se que essa integração faz-se necessária para que as empresas possam sobreviver num ambiente de negócios crescentemente globalizado e competitivo. Neste contexto a contabilidade de custos tem duas funções relevantes: No auxílio ao controle e na ajuda às tomadas de decisões. No que diz respeito ao controle, sua mais importante missão é fornecer dados para o estabelecimento de padrões, orçamentos e outras formas de previsão e, num estágio imediatamente seguinte, acompanhar o efetivamente acontecido para comparação com os valores anteriormente definidos (MARTINS, 2006, pág. 21). Para sobreviver nesses mercados a empresa precisa perseguir e alcançar altos níveis de qualidade,eficiência e produtividade, eliminando desperdícios e reduzindo custos. Assim é preciso que os gestores disponham de informações de custos precisas, tempestivas, confiáveis e atualizadas para apoiá-lo eficazmente no processo decisório (MARTINS, 2006, pág. 298). 2.3.1 Contabilidade de Custos A contabilidade de custos emergiu em meio a Revolução Industrial com o papel de subsidiar os empresários e investidores através de informações e relatórios, primeiramente necessários ao controle de estoques e em segundo momento para auxílio à tomada de decisões. Expandiu-se rapidamente a outras áreas acompanhando a modernização do sistema capitalista e a crescente necessidade de apuração de custos por outros setores da economia. 22 Na área industrial, a contabilidade de custos é utilizada para definição do valor do estoque dos produtos existentes na empresa, ou seja, dos insumos utilizados na fabricação dos produtos, que compõem o custo do produto e direcionam os valores da produção. Estes custos industriais são formados por: a) Custos de matéria-prima (MP): relacionam-se com os principais materiais integrantes do produto que podem ser convenientemente separados em unidades físicas específicas. b) Custos de mão de obra direta (MOD): são aqueles diretamente relacionados com o trabalho humano em atividades de transformação do produto. c) Custos indiretos de fabricação (CIF): são todos os demais custos de produção (BORNIA, 2002, pág. 39). Para Martins (2006), com o advento da nova forma de se usar contabilidade de custos, ocorreu seu maior aproveitamento em outros campos que não o industrial, como em instituições financeiras, empresas comerciais, firmas de prestação de serviços, etc., passando a ser explorado o potencial de custos para o controle e até para as tomadas de decisões. Esta relevância reside hoje em restaurantes, onde a determinação dos preços de seus produtos está fortemente ligada ao mercado de atuação, aos concorrentes, bem como às necessidades e expectativas dos clientes. E, diante da necessidade de contabilização dos custos em restaurantes faz-se necessário analisar os sistemas e métodos de custos existentes para definir qual atenderá melhor a necessidade desta unidade específica, uma vez que eles podem ajudar a gerência, auxiliando no controle e nas tomadas de decisões. De acordo com Bornia (2002) a relevância das informações, diante de suas finalidades, apontará o melhor sistema, uma vez que um sistema de custos primeiramente irá decidir o que deve ser considerado, qual informação é importante para, em seguida, analisar como a informação será obtida ou de que forma será a operacionalização do sistema. A distinção das informações importantes oferece a análise do sistema e a obtenção destas informações determinará o método do sistema. Portanto, um sistema de custos é composto por um princípio geral, o qual norteia o tratamento das informações, e métodos que viabilizam a operacionalização daquele princípio. Contudo, para identificação do princípio de custeio, faz-se necessário analisar qual é a parcela de custos que deve ser considerada, diferenciando-os em custos fixos e variáveis e separando os desperdícios da parcela ideal dos mesmos. 23 No Setor Público tem-se a introdução da contabilidade de custos, com o advento da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101, de 04 de maio de 2000), cujo seu parágrafo 3º do seu Art. 50 estabelece que “a Administração Pública manterá sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial”. Ainda neste sentido o Conselho Federal de Contabilidade, por meio da Resolução nº 1.129/08, que aprovou a NBCT 16.2 – Patrimônio e Sistemas Contábeis, estabeleceu o Subsistema de Custos que tem como objetivo registrar, processar e evidenciar os custos dos bens e serviços, produzidos e ofertados à sociedade pela entidade pública. Segundo essa resolução, o subsistema de custos, integrado com os demais – orçamentário, financeiro, patrimonial e compensação – deve subsidiar a Administração Pública na “avaliação dos resultados obtidos com a execução dos programas de trabalho em relação à economicidade, à eficiência, à eficácia e à efetividade”; assim como na “avaliação das metas estabelecidas pelo planejamento”. Entretanto, na prática não se verifica a implantação integral deste sistema, pois há uma grande lacuna a ser preenchida – criação de uma cultura de custos – já que até mesmo as atividades de controle são realizadas com tendência a observar a legalidade dos atos praticados, deixando de lado a avaliação dos resultados. Com o referido estudo sendo dirigido para a área pública e se dispondo de pouca bibliografia sobre a contabilidade de custos nesta área, haja vista este ser um assunto recente e ainda pouco explorado, tentou-se adotar os mesmos conceitos utilizados pela contabilidade empresarial. Para isso se descreveu os princípios de custeio que nortearam a mensuração dos custos na UAN. 2.3.1.1 Princípios de custeio Os princípios de custeio, segundo Bornia (2002, pág. 55), “são filosofias básicas a serem seguidas pelos sistemas de custos, de acordo com o objetivo e/ou o período de tempo no qual se realiza a análise”. Para Martins (2006) e Bornia (2002) são três os princípios de custeio: variável, por absorção integral e por absorção ideal. No custeio variável, ou direto, consideram-se custos dos produtos apenas os custos variáveis, quer diretos ou indiretos, ficando os custos fixos separados e lançados como despesas do período, 24 indo diretamente para o resultado. Este custeio é preferencialmente usado para apoio a decisões de curto prazo. No custeio por absorção integral ou total de acordo com Bornia (2002, pág. 55) “a totalidade dos custos (fixos e variáveis) são alocados aos produtos”. No custeio por absorção ideal, os custos fixos também são computados como custos dos produtos. Porém, os custos relacionados à capacidade da empresa não usada (ociosidade) ou mal usada (ineficiência), são lançados como perdas do período. Adapta-se ao auxílio do controle de custos e apoio ao processo de melhoria contínua da empresa. A partir da definição dos princípios partiu-se para abordagem dos métodos utilizados, para que fosse possível a sua operacionalização. 2.3.1.2 Métodos de custeio Os métodos de custeio são a parte operacional do sistema de custos. Eles determinam o tratamento dado aos custos indiretos e sua alocação aos processos e produtos da empresa. Tendo-se em vista os objetivos deste trabalho foi revisado apenas o método de custeio padrão, conforme abaixo se discorre. Este método tem como objetivo principal fornecer suporte para o controle dos custos da empresa, fixando uma base de comparação entre o que ocorreu de custo e o que deveria ter ocorrido. Para Perez Jr., Oliveira e Costa (2010, pág. 166) “em princípio, todos os funcionários devem participar da determinação e implantação de um sistema de custo-padrão, devido ao envolvimento de quase todos os departamentos produtivos e não produtivos”. De acordo com Neves e Viceconti (2003, pág. 187) “ a maior utilidade do Custo Padrão é servir como parâmetro para o controle dos Custos Reais e como instrumento para a empresa detectar suas ineficiências”. Desta forma, em relação ao cálculo e a alocação dos custos, Bornia (2002) afirma que este “precisa ser processado por outro sistema que não o do custopadrão, uma vez que apenas guia o processo de detecção dos desvios e aponta para a direção das causas”, sendo este método considerado por Martins (2006) como “uma técnica auxiliar na contabilização dos custos”, e o padrão uma base de 25 comparação com o real, tendo utilidade apenas quando a empresa possuir um bom Custo Real. Assim o método de custo padrão consiste em: a) Fixar um custo padrão, que servirá de referência para a análise dos custos; b) Determinar o custo realmente incorrido; c) Levantar a variação (desvio) ocorrida entre o padrão e o real; d) Analisar a variação, a fim de auxiliar na procura das causas (motivos) que levaram aos desvio (BORNIA, 2002, pág. 89). Conforme Perez Jr., Oliveira e Costa (2010) as análises de custos devem ser efetuadas para cada um dos fatores que constituem o custo de um produto, a fim de proporcionar as devidas atribuições de responsabilidades quanto às variações, que são constituídos de matérias-primas, de mão de obra e de custos indiretos de fabricação. As variações entre o custo real e o padrão tanto podem ser favoráveis como desfavoráveis. A variação favorável ocorre quando o custo real é menor que o custo padrão; já a variação desfavorável ocorre quando o custo real é maior do que o custo-padrão. A variação da matéria-prima decompõe-se em: a) variação de quantidade (quantidade real – quantidade padrão) x custo- padrão; b) variação de custo (custo real – custo-padrão) x quantidade-padrão; c) variação mista (quantidade real – quantidade-padrão) x (custo real – custo-padrão). Essas variações podem ser causadas por diversos motivos, sendo que dentre eles merecem destaque, de acordo com Perez Jr., Oliveira e Costa (2010): as mudanças nas especificações dos produtos, as compras de matérias-primas de má qualidade, os preços pagos pelas matérias-primas (superiores em relação aos padrões), a ineficiência da mão de obra, a utilização de mão de obra mão treinada ou mal remunerada, de máquinas obsoletas ou sem manutenção e de matéria-prima mal acondicionada. Já a variação da mão de obra pode ser calculada da seguinte forma: a) variação de eficiência (horas reais – horas-padrão) x taxa-padrão; b) variação de taxa (taxa real – taxa-padrão) x horas-padrão; c) variação mista (horas reais – horas-padrão) x (taxa real – taxa-padrão). 26 Para Perez Jr., Oliveira e Costa (2010), além dos motivos enumerados para as variações com a matéria-prima, ressaltam-se os dissídios coletivos ou aumentos salariais e a quantidade excessiva de horas extras. Os custos indiretos de fabricação são tratados de forma um pouco diferente. Normalmente, o total dos custos indiretos de fabricação de determinado período são apropriados para cada unidade produzida com base em uma medida de volume. Conquanto, apresentam-se aqui apenas dois tipos de variações, como expostas a seguir, de acordo com Perez Jr., Oliveira e Costa (2010): a) variação do volume de produção: qualquer variação no volume de produção afeta apenas o cálculo dos custos indiretos fixos por unidade. Isso ocorre porque o total dos custos indiretos fixos é dividido pelo volume previsto de unidades. b) variação de custos: esta variação é dada pela diferença entre a variação total de custos e a variação de custos ocasionada pela variação do volume. Enfatiza-se, entretanto, que o controle só se concretizará caso ocorram ações gerenciais para corrigir os desvios desfavoráveis e para evitar que algum problema se repita. Neves e Viceconti (2003) consideram que o Custo-Padrão pode ser classificado em três tipos: a) Ideal (custo de laboratório): é o custo determinado, da forma mais científica possível, pela engenharia de produção; dentro de condições ideais de qualidade dos materiais, de eficiência da mão de obra e com o mínimo de desperdício. b) Estimado: é aquele determinado através de uma projeção da média dos custos observados no passado, sem qualquer preocupação se ocorreram ineficiências na produção. c) Corrente: situa-se entre o ideal e o estimado. A empresa deve proceder a um estudo para avaliação da eficiência da produção e ao contrário do custo ideal, deve levar em consideração as deficiências ocorridas, e que não podem ser sanadas a curto prazo. Em consequência da análise realizada sobre estes três tipos de Custo- Padrão, pende-se a adotar; para fins de controle, o custo padrão corrente, uma vez que será possível implantá-lo em um prazo menor, pois serão consideradas as 27 deficiências existentes no processo produtivo e que não podem ser sanadas no curto prazo. Segundo Perez Jr., Oliveira e Costa (2010) dentre as vantagens da utilização deste método destacam-se as seguintes: a) eliminação de falhas nos processos produtivos, já que os padrões são determinados a partir da análise das condições normais da produção, dentro de um nível de desempenho aceitável, da mão de obra, do uso eficiente das matérias-primas e da adequada utilização de máquinas e equipamentos... b) aprimoramento dos controles, pois ao comparar o desempenho real com os padrões, constatar-se-á rapidamente os desvios ocorridos no período. c) Instrumento de avaliação do desempenho, uma vez que os funcionários têm conhecimento que existem medidas de fácil aplicação e utilização para a avaliação periódica do desempenho profissional em diversas atividades, e isso poderá causar um efeito psicológico que contribuirá para maximização do desempenho. Com o auxílio dessas ferramentas estudadas e disponibilizadas pela contabilidade gerencial e de custos remete-se a utilização adequada delas, pelo gestor da entidade. 2.3.2 As aplicações da Gestão de Custos A Informação de Gestão de Custos é: É a informação de que o gestor precisa para efetivamente gerenciar uma empresa com ou sem fins lucrativos e abrange tanto informações financeiras, sobre custos e receitas, como também relevantes informações não-financeiras, sobre produtividade qualidade e outros fatores críticos de sucesso da empresa (BLOCHER at al. 2006, pág. 3). Para eles o gestor tem que levar em consideração, no processo decisório, tanto as informações financeiras quanto as não financeiras, pois ao reduzir custos – uma medida financeira – e ao mesmo tempo subestimar o padrão de qualidade – uma medida não financeira – a empresa poderá vir a perder clientes e sua participação no mercado. No caso em estudo, essa perda de clientes não significa perda na participação do mercado, mas sim a diminuição da eficiência e da eficácia, já que seu objetivo centra-se em fornecer alimentação de qualidade a baixo custo. 28 Atkinson et al. (2000, pág. 45) afirmam que “a Informação Gerencial Contábil participa de várias funções organizacionais diferentes - controle operacional, custeio do produto e do cliente, controle administrativo e controle estratégico”. Eles explicam que, inicialmente, a informação gerencial Contábil era baseada na área financeira, porém com o passar do tempo teve ampliada sua área de abrangência, de forma a incluir também informações gerencias ou físicas, tais como a qualidade e o tempo de processamento, além de considerar informações subjetivas, como; por exemplo, a mensuração do nível de satisfação de clientes, a capacitação de funcionários e o desempenho de um novo produto lançado no mercado. A informação contábil participa de diversas funções organizacionais diferentes conforme pode ser verificado abaixo: a) Controle Operacional: Fornece informação (feedback) sobre a eficiênciae qualidade das tarefas executas. b) Custeio de produtos e do cliente: Mensura os custos dos recursos para se produzir, vender e entregar um produto ou serviço aos clientes. c) Controle Administrativo: Fornece informação sobre o desempenho de gerentes e de unidades operacionais. d) Controle Estratégico: Fornece informações sobre o desempenho financeiro e competitivo de longo prazo, condições de mercado, preferências do cliente e inovações tecnológicas (ATKINSON et al., 2000, pág. 45). O autor ainda explica que a demanda pela informação contábil poderá variar conforme o nível organizacional ao qual esta informação se destina: a) Nível de operações: neste nível a matéria-prima é convertida em produtos acabados e os serviços são executados para os clientes. Por isso são necessárias informações físicas, específicas e frequentes, visando controlar e melhorar as operações. b) Nível intermediário: para tomar decisões gerenciais, os gerentes necessitam de informações mais elaboradas, que embora sejam menos frequentes, tenham contidas outras informações agregadas, facilitando a análise do negócio e auxiliando-os na elaboração de melhores planos e decisões. Por isso toda a informação de custos gerada pelas diferentes áreas da empresa servirá como instrumento de análise frequente e será fator determinante para se realizar um efetivo controle das atividades organizacionais, através de técnicas de gestão já pré-definidas. 29 2.3.3 Técnicas de gestão Segundo Blocher os gestores comumente utilizam-se de algumas ferramentas para implementação de estratégias nas empresas e para o alcance do melhor desempenho nos fatores críticos de sucesso. Dentre essas ferramentas cita-se as consideradas mais importantes para o caso em estudo: a) Custeio-meta: determina o custo desejado para um produto com base em determinado preço de venda competitivo e para que o produto obtenha um lucro desejado; b) Benchmarking: é um processo no qual a empresa identifica seus fatores críticos de sucesso, estuda as melhores práticas de outras empresas (ou outras unidades dentro da empresa) para atingir esses fatores críticos de sucesso e, em seguida, implementam melhorias nos processos da empresa para se igualar ou superar o desempenho desses concorrentes; c) Melhoria contínua (Kaizen): é uma técnica de gestão da qual os gestores e trabalhadores se comprometem com um programa de melhoria contínua na qualidade e em outros fatores críticos de sucesso; d) Gestão da Qualidade Total (TQM): é uma técnica pela qual a administração desenvolve políticas para garantir que produtos e serviços da empresa excedam as expectativas dos clientes; e) Teoria das restrições: é uma técnica estratégica para ajudar as empresas a melhorar efetivamente a taxa de conversão das matérias- primas em produtos acabados; f) Sistema just-in-time: é um sistema abrangente de produção e estoque no qual se compram ou produzem materiais e peças somente quando necessários e no exato momento de serem usados no processo produtivo (BLOCHER, 2006, pág. 12). A utilização dessas técnicas, sozinhas ou em conjunto, contribuirá significativamente para o alcance dos objetivos delineados pela empresa, bem como ajudará a mesma a continuar no mercado. Por conseguinte, a gestão estratégica de custos utiliza-se de várias ferramentas para obtenção do sucesso empresarial e dentre elas merecem destaque as informações de custos, que servirão de base para o controle e para tomada de decisões, nos diversos níveis, com a finalidade precípua de aumentar a eficiência, diminuindo o desperdício e otimizando o resultado da entidade. Ao reunir os conceitos e técnicas utilizadas pela ciência contábil e pela ciência da nutrição, ousou-se observar mais profundamente esta última, para que fosse facilitada a análise dos dados coletados na pesquisa de campo. 30 2.4 Preparando as informações para o custo numa UAN Essa abordagem relaciona-se mais à área de nutrição, da entidade em análise, do que com a área de custos propriamente dita; contudo, sua consideração reveste-se de importância pois facilitou o levantamento dos dados e, principalmente, suas correlações e análises. Abaixo se discorre sobre os fatores que poderiam estar relacionados ao desperdício de alimentos, os quais foram considerados, a fim de possibilitar a realização deste trabalho. Verificou-se portanto, que apenas com as informações e técnicas disponibilizadas pela contabilidade ficaria difícil realizar alguma dedução. 2.4.1 O fator de correção dos alimentos Este fator mede a relação entre o peso bruto e o peso limpo do alimento. Isso é devido a uma grande parte da matéria-prima utilizada na preparação dos produtos não estar pronta para o uso, necessitando ser manipulada, o que provoca perdas que precisam ser consideradas no cálculo dos custos dos produtos. De acordo com Braga (2008, pág. 54), pode-se obter o fator de correção da seguinte forma: (1) Onde: FC: Fator de Correção; PB: Peso Bruto; PL: Peso Líquido. O fator de correção é utilizado para determinar a quantidade a ser comprada a fim de oferecer ao cliente o que está especificado no cardápio. Como forma de possibilitar o desenvolvimento do trabalho inseriu-se a tabela 01, na qual constam os valores médios de referência para o fator de correção de alguns alimentos, de acordo com o proposto por Braga (2008). FC= PB PL 31 Tabela 01 – Relação de alguns alimentos e seus fatores médios de correção Fonte: Braga (2008, pág. 57) HORTALIÇAS - LEGUMINOSAS - TUBÉRCULOS NOME FATOR NOME FATOR NOME FATOR Abóbora 1,33 Cebola 1,53 Jiló 1,08 Abobrinha 1,26 Cebolinha 1,18 Lentilha 1,02 Acelga 1,42 Cenoura 1,16 1,31 Agrião 1,78 Cheiro verde 1,10 Manjerona 1,25 Aipo 1,34 Chicória 1,35 Milho verde 2,43 Alcachofra 2,08 Chuchu 1,35 Mostarda 1,51 Alface crespa 1,46 Coentro 1,26 Nabo 1,11 Alface lisa 1,31 Couve 1,50 Palmito 2,04 Alho 1,08 Couve f lor 2,24 Pepino 1,17 Almeirão 1,12 Erva doce 1,40 Pimentão 1,57 Amendoim com casca 2,00 Ervilha f resca 2,00 Quiabo 1,31 Amendoim sem casca 1,35 Escarola 1,71 Rabanete 1,10 Arroz 1,00 Espinafre 1,79 Repolho 1,35 Aspargo 2,00 Fava fresca 2,94 Rúcula 1,57 Batata doce 1,21 Feijão 1,03 Salsa 1,44 Batata inglesa 1,06 Gengibre 1,11 Soja 1,88 Berinjela 1,08 Grão de bico 1,02 Taioba 1,15 Beterraba 1,53 Hortelã 1,36 Tomate 1,61 Brócolis 2,56 Inhame 1,40 Vagem 1,26 FRUTAS FRESCAS/SECAS NOME FATOR NOME FATOR NOME FATOR Abacate 1,51 Coco maduro 1,79 Manga 1,61 Abacaxi 1,89 Figo verde 1,11 Maracujá 2,04 9,61 Fruta do conde 1,33 Marmelo 1,45 Ameixa f resca 1,25 Goiaba 1,22 Melancia 2,12 Amora 2,11 Graviola 1,37 Melão 1,04 Azeitona 1,25 Jaca 4,13 Morango 1,12 Banana 1,51 1,11 Nozes 4,50 Cacau 3,57 Laranja 1,77 1,20 Caju 1,26 Lima 1,59 Pêssego 1,25 Caqui 1,08 Limão 2,26 Tangerina 1,36 Carambola 1,23 Maçã 1,24 Uva branca 1,21 Cereja 1,22 Mamão 1,63 Uva preta 1,31 PEIXES NOME FATOR NOME FATOR NOME FATOR Agulha 1,14 Enchova 1,00 Pescado 1,19 Arenque 1,78 Enguia 1,31 Pintado 1,03 Arraia 1,18 Espada 1,16 Piranha 1,20 Atum 1,18 Esturjão 1,17 Rã 1,17 Bacalhau 2,52 Garoupa 1,13 Robalo 2,08 Bonito 1,72 Lambari 1,20 Salmão 2,17 Cação 1,18 Linguado 2,56 Sardinha 1,70 Carpa 2,56 Lula 1,16 Surubim 1,57 Cavalinha 1,20 1,66 Tainha 1,22 Cioba 1,11 Pacu 1,13 Truta 2,04 Corvina 1,19 Peixe-rei 1,81 Vermelho 1,21 Dourado 1,18 Pescadinha 2,00 Xaréu 1,16 AVES NOME FATOR NOME FATOR NOME FATOR Asa de f rango 2,24 Sobreasa de frango 1,50 Ganso 1,69 Faisão 1,81 Asa e sobreasa de frango 1,81 Peito de f rango 1,39 Galinha 1,72 Coxa de frango 1,50 Peru1,64 Pato 1,56 Frango 2,05 Sobrecoxa de frango 1,31 OVOS NOME FATOR Em geral 1,10 - 1,15 Macacheira (aipim) Açai Kiw i Pêra Merlusa 32 Segundo Braga (2008, pág. 56) “outra aplicação interessante do fator de correção é permitir observar a qualidade do fornecimento dos insumos”. Às vezes, o restaurante opta por um preço mais baixo, mas deve ficar atento aos desperdícios, haja vista, essas variáveis estarem relacionados; pois, quanto maior o desperdício, maior o fator de correção e menor a qualidade do fornecedor. Ainda segundo Braga (2008), há épocas em que alguns alimentos estão fora da época de safra e apresentam problemas de qualidade com alterações significativas nas perdas. As variações apresentadas pelo fator de correção podem identificar esses períodos e ajudar a planejar medidas inteligentes, que permitam manter a qualidade dos pratos oferecidos sem grandes elevações nos seus custos. De acordo com Braga (2008), estes são apenas valores médios, pois diversos fatores podem influenciar no cálculo desse fator, tais como: região de cultivo, cultura local, vícios do produtor ou fornecedor do insumo; métodos, equipamentos e utensílios utilizados pelo restaurante no pré-preparo, etc. Outro índice a ser observado é o que corrige o peso dos alimentos que necessitam passar pela fase de cozimento para ficarem em condições de serem consumidos. 2.4.2 O índice de cocção dos alimentos Este índice descreve a relação existente entre o peso cozido e o peso limpo do alimento, pois apresenta a perda de água ou a retração das fibras de um insumo, como é o caso das carnes e vegetais, ou absorção de água, no caso dos cereais e leguminosas, durante a cocção. De acordo com Braga (2008, pág. 62), pode-se obter este índice da seguinte forma: (2) Onde: IC: Índice de Cocção; PC: Peso Cozido; PL: Peso Limpo. IC= PC PL 33 Inseriu-se a tabela 02 com valores médios de referência para o índice de cocção dos alimentos, conforme definida por Braga (2008, pág. 64), com o intuito de facilitar a elaboração do estudo. Tabela 02 - Índice de Cocção dos alimentos Fonte: Braga (2008, pág. 64) Assevera-se entretanto, que se tratam de valores médios de referência. Com a finalidade de facilitar a obtenção dos dados foi verificado um fator alternativo, que considera ao mesmo tempo o índice de cocção dos alimentos, assim como o fator de correção dos alimentos que nos dá o chamado Fator de Correção Total dos alimentos. 2.4.3 O fator de correção total dos alimentos Não se trata de um novo índice, mas sim de uma conjunção dos dois itens anteriormente analisados. Através da divisão do fator de correção pelo índice de cocção se obterá o Fator de Correção Total (FCT) dos alimentos que corrige ao mesmo tempo as perdas ocorridas no pré-preparo e na cocção. De acordo com Braga (2008, pág. 64), pode-se obter este índice da seguinte maneira: (3) Onde: FCT: Fator de Correção Total; FC: Fator de Correção; IC: Índice de Cocção. ALIMENTO ÍNDICE DE COCÇÃO 0,4 a 0,5 0,6 a 0,7 2,0 a 3,0 0,5 a 0,6 0,4 a 0,5 0,6 a 0,7 2,0 a 2,5 0,9 a 1,0 Carnes com muita gordura (2ª, 3ª ou suína) Carnes com pouca gordura (nobre e 1ª) Cereais (arroz, aveia, milho, trigo, canjica) Hortaliças (folhosos) > Calor misto (com pouco tempo) > Calor misto (refogar com água) Legumes (frutos) Leguminosas (feijões, grão-de-bico, soja, lentilha) Tubérculos FCT= FC IC 34 A partir desse fator obtêm-se o rendimento do produto pronto e; também, se for necessário, partindo-se da quantidade per capita de produto pronto, chega-se a quanto deve ser requisitado de gêneros in natura ao setor de produção. Nas UANs costuma-se trabalhar com este fator, pois isto simplifica o cálculo da quantidade a ser produzida. Com a mesma importância dos itens anteriores, deve ser considerado também o per capita dos alimentos, ou seja, a quantidade média de alimento necessária para satisfazer uma pessoa em cada refeição. Isso para que seja facilitada a determinação de quanto deve ser produzido para suprir a demanda de comida. 2.4.4 O per capita dos alimentos Bradacz (2003) assevera que o equilíbrio de nutrientes nos cardápios está na dependência da quantidade de alimentos oferecidos e na inclusão de um alimento de cada grupo básico na refeição planejada. Para assegurar este equilíbrio, assim como a adequação às necessidades, é importante que se defina o “per capita” de cada alimento. A operacionalização desta medida pode ser feita de várias maneiras, conforme a seguir: a) Padronizar o “per capita” dos alimentos que diariamente são incluídos nos cardápios, como, por exemplo: arroz, feijão, carnes, farinha e/ou pão, óleo, açúcar, verduras; b) Analisar as preparações variáveis dos cardápios como: guarnições, acompanhamento do prato principal, sobremesa (elaborando fichas individuais dessa preparação); c) Estabelecer a diferença entre as calorias estimadas para a clientela e o total de calorias dos alimentos diariamente utilizados naquela refeição; d) Completar o equivalente à diferença de calorias, escolhendo entrada, acompanhamento do prato principal e sobremesa que perfaçam o total calórico já analisado (BRADACZ, 2003, pág. 33). A definição do “per capita”, além de garantir o equilíbrio dos cardápios, orienta na previsão de compras e requisições e funciona como um parâmetro para o controle do desperdício de alimentos, servindo também para avaliar a cobertura da alimentação oferecida, sobretudo nos locais onde se oferecem refeições de único tipo e padrão. Essa definição da quantidade de alimento necessária para o ser humano em cada refeição pode variar de acordo com inúmeros fatores, tais como: cardápio; 35 clima; coletividades sadias/enfermas; região do país; cultura e característica da população; modo de preparo, sabor e qualidade da refeição. Portanto, não se fez necessário expor aqui esses índices, tendo em vista ser da responsabilidade dos profissionais da nutrição defini-los, levando em consideração a influência de cada um dos fatores. Ainda com o intuito de possibilitar a definição de quanto se produzir, assim como dos custos do que foi produzido, algumas UANs lançam mão de uma ficha que pode reunir todas essas informações. 2.4.5 A ficha técnica de preparação Nesta ficha deverão conter todas as informações sobre o preparo do produto, como nome, classificação, rendimento em número de porções, ingredientes e quantidades utilizadas, fator de correção e índice de cocção (ou Fator de correção Total), preço de venda, margem de contribuição, assim como o modo de preparo, etc. Segundo Braga (2008, pág. 66) “uma ficha técnica completa facilita a análise gerencial”. Para ilustração do abordado acima foi inserido um modelo de ficha técnica utilizada em restaurantes industriais, conforme trazido por Braga (2008, pág. 67). Exemplo: Produto: Choradinho de arroz e feijão Rendimento em porções: 1 (uma) Modo de preparo: Arroz: Refogar no azeite e manteiga o alho e a cebola. Colocar o arroz, refogando um pouco, e adicionar água para o cozimento. Depois de cozido, adicionar a linguiça defumada, cortada em cubinhos. Reserve. Feijão: Depois de cozido em água e sal, retirar a água e refogar no azeite, manteiga, alho, cebola, tomate, castanha-de-caju picada e a taioba cortada bem fininha. Montagem: Em um aro, arrumar a primeira camada de arroz, em seguida colocar o feijão e, por fim colocar a última camada de arroz. Enfeitar com salsinha crespa e rodelas de tomate. 36 Tabela03 – Ficha técnica de preparação Fonte: Braga (2008, pág. 67) Por fim, após discorrer sobre a literatura pesquisada, definiu-se a metodologia que foi seguida para que fosse possível alcançar os objetivos gerais e específicos enumerados inicialmente. PRODUTO UND FC IC 0,116 Kg 9,96 1,00 0,116 1,155 0,50 0,058 0,100 Kg 1,90 1,00 0,100 0,190 2,00 0,200 0,010 Kg 2,27 1,15 0,012 0,026 0,50 0,005 0,100 Kg 3,98 1,04 0,104 0,414 2,00 0,200 0,050 Kg 43,00 1,00 0,050 2,150 1,00 0,050 0,150 Kg 1,82 1,61 0,242 0,440 0,70 0,105 0,195 Kg 1,18 1,53 0,298 0,352 0,70 0,137 0,011 Kg 12,65 1,08 0,012 0,150 0,70 0,008 0,045 l 29,38 1,00 0,045 1,322 1,00 0,045 0,036 Kg 10,95 1,00 0,036 0,394 1,00 0,036 0,002 Kg 43,33 1,08 0,002 0,094 0,90 0,002 Sal 0,002 Kg 0,89 1,00 0,002 0,002 1,00 0,002 0,003 Kg 14,00 1,44 0,004 0,056 0,50 0,001 QTDE LIMPA CUSTO UNITÁRIO QTDE BRUTA CUSTO INSUMO QTDE APÓS COCÇÃO Linguiça defumada Arroz Taioba Feijão - corda Castanha-de-caju Tomate Cebola Alho Azeite Manteiga Pimenta-branca Salsinha crespa 37 3 METODOLOGIA Fez-se necessária, nesta etapa do trabalho, uma descrição sobre os procedimentos metodológicos adotados para sua elaboração, pois os referidos procedimentos nortearam toda a parte prática da pesquisa. A fim de facilitar a compreensão do que foi realizado, insere-se a figura 1. Figura 1 – Modelo conceitual Através dessa figura, chamada de modelo conceitual, verifica-se todo o processo de desenvolvimento do trabalho, de uma maneira geral. Isso facilita o entendimento da sua parte prática, já nesta fase. Lakatos e Marconi (2001) discorrem que todas as ciências caracterizam-se pela utilização de métodos científicos; em contrapartida, nem todos os ramos de estudo que empregam estes métodos são ciências. Dessas afirmações pode-se concluir que a utilização de métodos científicos não é da alçada exclusiva da ciência, mas não há ciência sem o emprego de métodos científicos. Assim método é o conjunto das atividades sistemáticas e racionais que, com maior segurança e economia, permite alcançar determinado objetivo – conhecimentos válidos e verdadeiros, traçando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as decisões do cientista. O presente trabalho centrou-se num procedimento técnico de estudo de caso no Restaurante Universitário (RU) da UFSM, pois segundo Oliveira (2000), estudos de casos, como forma de embasamento prático de um tema, trazem informações TCC PROCESSAMENTO DOS DADOS DESPERDÍCIO CUSTOS GESTÃO DECISÃO CONTROLE RESTAURANTE UNIVERSITÁRIO CONTABILIDADE ALMOXARIFADO PRODUÇÃO RESULTADOS MENSURAÇÃO DOS CUSTOS COMPARAÇÃO DAS VARIÁVEIS TRATAMENTO ESTATÍSTICO PROCESSAMENTO DOS DADOS 38 sobre a empresa, seus produtos, seu ambiente de trabalho, sua estrutura organizacional administrativa. Com os estudos de casos é possível usar, na prática, o conhecimento acadêmico, analisar e diagnosticar problemas, aprender como encontrar respostas e soluções e ganhar vivência em várias situações, identificando e comparando diferentes variáveis. Para Gil (2002) estudo de caso é o estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetivos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento. Os estudos de casos baseiam-se em informações. Por isso, antes de investir em avaliações de qualquer natureza, é necessário disponibilizar as informações que possam viabilizá-las. Para a coleta de dados foi utilizado o instrumento de pesquisa – entrevista não-diretiva – junto aos funcionários e pessoal terceirizado pela UAN, para execução das suas tarefas administrativas e de produção. Também foi realizado um acompanhamento dos trabalhadores da unidade no desenvolvimento de suas tarefas diárias, onde se teve a oportunidade de observar entre tantas outras questões, os registros utilizados na empresa, por parte do setor de contabilidade e pelo pessoal da produção, principalmente os nutricionistas e os chefes de cozinha. A coleta de dados foi realizada de três a quatorze de outubro de 2011, entretanto, para a análise histórica da demanda foram tabuladas informações a respeito do número de usuários no período compreendido entre janeiro de 2008 a outubro de 2011. A partir da identificação e coleta dos dados realizou-se uma abordagem quantitativa para verificar os custos envolvidos no objeto deste estudo, assim como seu correlacionamento com as sobras e com a demanda. No desenvolvimento do estudo foi mensurado o custo da matéria-prima, bem como das sobras, tendo em vista ser seu principal objetivo a redução do desperdício de alimentos. Foi utilizado para essa quantificação os dados repassados pelo setor de contabilidade em conjunto com as tabelas e relações conseguidos no setor de produção e almoxarifado do RU. Foi também realizada uma comparação entre as tabelas e índices, disponibilizadas pelo departamento de nutrição (produção) e o encontrado na literatura, a fim de verificar se esses valores se aproximam. Esse é o método comparativo, segundo Lakatos e Marconi (2001), pois realiza correlações com a finalidade de verificar similitudes e explicar divergências. 39 Na mesma ótica, o presente trabalho teve como base de sua investigação o método dedutivo, para através de um estudo da composição dos custos, identificar os custos da matéria-prima e através de cálculos matemáticos verificar o custo das sobras de alimentos nessa UAN. Segundo Lakatos e Marconi (2001, pág. 92) o método dedutivo expõe que se todas as premissas são verdadeiras, a conclusão deve ser verdadeira, e que toda a informação da conclusão, já estava, pelo menos implicitamente, nas premissas. Para os autores, o método dedutivo tem a função de explicar o conteúdo das premissas. O levantamento estatístico da sazonalidade da demanda de comensais foi realizado via pesquisa documental nos registros históricos do quantitativo de comensais no RU. O uso de modelos estatísticos permitiu a obtenção de conjuntos complexos, representações simples e a constatação de que essas verificações simplificadas têm relação entre si. Uma análise dos resultados encontrados foi efetuada com o intuito de interpretar e descrever a ligação dos fatores analisados e as sobras que vêm ocorrendo entre o quantitativo de refeições produzidas e não distribuídas. 40 4 APURAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS Este capítulo apresenta inicialmente algumas informações a respeito do restaurante universitário da Universidade Federal de Santa Maria. Posteriormente são apresentados alguns dados que foram colhidos, tabulados e correlacionados, para que se pudesse tirar suposições com a premissa de oferecer informações aos gestores para suas tomadas de decisões. A coleta de dados foi efetuada do dia 03 a 14 de outubro de 2011, de segunda-feira a sexta-feira, nos três refeitórios do RU, através de um acompanhamento na elaboração do cardápio, da estimativa de comensais, do pré- preparo dos gêneros, da distribuição e da pesagem das sobras. Ressalta-se que os dados referentes ao desjejum e distribuição de segunda- feira a sábado não foram coletados, dessa forma as análises que foram efetuadas dizem respeito apenas ao almoço e ao jantar. 4.1 Conhecendo o Restaurante Universitário (RU) Órgão suplementar da Universidade Federal de Santa Maria/UFSM, o Restaurante Universitário integra o Programa de Assistência Estudantil desenvolvido pela Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis/PRAE.
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