Fluxograma de Processo

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Fluxograma de Processo – O que é, como elaborar e benefícios
fluxograma é uma representação de um processo que utiliza símbolos gráficos para descrever passo a passo a natureza e o fluxo deste processo. O objetivo é mostrar de forma descomplicada o fluxo das informações e elementos, além da sequência operacional que caracteriza o trabalho que está sendo executado.
As etapas do fluxograma são apresentadas utilizando-se figuras geométricas que podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas ou setas, sendo que cada símbolo possui um significado importante. Quando pretendemos descrever um processo através de fluxogramas, as formas mais comuns de disposição são: de forma linear (fluxograma Linear) ou de forma matricial (fluxograma Funcional ou Matricial).Ofluxograma linear é um diagrama que exibe a sequência de trabalho passo a passo que compõe o processo. Esta ferramenta ajuda a identificar retrabalhos, redundâncias ou etapas desencessárias.Já o fluxograma funcional tem como objetivo mostrar o fluxo de processo atual e quais as pessoas ou grupo de pessoas envolvidas em cada etapa. Neste caso, linhas verticais ou horizontais são utilizadas para definir as fronteiras entre as responsabilidades. Este tipo de ferramenta demonstra onde as pessoas ou grupo de pessoas se encaixam em cada sequência do processo e como elas se relacionam com outro grupo. Veja na Figura abaixo a diferença dos 2 tipos:
Figura 1 – Formas comuns  de fluxogramas (Funcional ou Linear)
Com relação às formas básicas utlizadas para compor um fluxograma, como informado anteriormente, elas podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas, setas, etc, sendo que cada uma delas tem a sua devida importância. Abaixo, é possível visualizar na Figura 2 algumas formas básicas e seus significados.
Figura 2 – Formas básicas de um fluxograma
Questões podem ser respondidas com a elaboração de um fluxograma?
Um fluxograma de processo pode ser elaborado por uma pessoa ou um grupo de pessoas (geralmente não mais do que 20). Basicamente, se for construído por um grupo pequeno de pessoas chaves no processo, pode ser necessário ajustes futuros. Por outro lado, se a equipe for elevada, as diferentes formas de pensar podem atrapalhar a sua elaboração. Após a elaboração do fluxograma que descreve o processo, deve-se preocupar em levantar e responder as seguintes questões:
O processo obtido pode ser redesenhado ou remodelado de forma a tornar-se mais mais efetivo ou eficiente?
Quais são as forças ou fraquezas pertinentes ao processo?
O processo é suficientemente eficaz para desempenhar um papel fundamental na organização?
Resultados esperados com a utilização de fluxogramas:
Os benefícios abrangem maior entendimento com relação aos seguintes itens:
Quais são os principais passos de uma sequência;
Quem é responsável por uma atividade;
Quais são os principais momentos de decisão;
Quais são as entradas e saídas do processo;
Como flui a informação;
Quais recursos envolvidos no processo;
Qual é o volume de trabalho;
Identificar os atrasos e gargalos do processo;
Identificar os pontos fortes e fracos do processo;
Indentificar desperdícios;
Permite uma visão ampla.
É importante ressaltar que quando um fluxograma é elaborado visando identificar melhorias de um processo, deve-se sempre ter a preocupação de pensar no processo exatamente como é e não como ele deveria ser. Somente com um cenário realista é possível identificar pontos de melhoria.
Ao visualizar todo o processo, a empresa poderá evitar complexidades desnecessárias, identificar gargalos ou duplicidade de procedimentos. Os fluxogramas simplificam e racionalizam o trabalho, facilitando a compreensão, otimização e melhorias na empresa.
Softwares e elaboração de fluxogramas:
A utilização de softwares para a elaboração de fluxogramas é importante no sentido de oferecer agilidade no seu desenvolvimento. A maioria destes softwares já possuem bibliotecas padrões que combinam formatação automática e inserção de regiões no caso de diagramas funcionais. Outra questão é que facilmente pode-se encontrar modelos (templates) de fluxogramas nestes softwares que também podem auxiliar no desenvolvimento de um bom fluxograma. Alguns softwares recomendados:
Microsoft Visio – http://visio.microsoft.com/pt-br/Paginas/Home-BR.aspx;
SmartDraw – http://www.smartdraw.com/
Além de softwares, é possível encontrar na WEB, sites que permitem desenhar fluxogramas diretamente pelo browser sem a necessidade de instalar nenhum tipo de software no PC. Um excelente site é o Gliffy. Vale a pena dar uma olhada;
Gliffy – http://www.gliffy.com/