PMO na TIM Brasil Garantia da Estrategia da Empresa

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Rio de Janeiro, 29 de junho 2006
• Contexto TIM Brasil
• Primeiros passos do PMO na TIM Brasil
• Garantia de Execução da Estratégia
• Próximos Passos
PMO na TIM Brasil: Garantia da Estratégia da Empresa
• Contexto TIM Brasil
• Primeiros passos do PMO na TIM Brasil
• Garantia de Execução da Estratégia
• Próximos passos
3Fonte: Anatel
89.40886.21079.99875.51868.635
1º trimestre
2005
2º trimestre
2005
3º trimestre
2005
4º trimestre
2005
1º trimestre
2006
30%
• Celulares: ~21 milhões
• 2ª operadora móvel
brasileira
• Presença nacional: 8 
operadoras
• Tecnologia GSM
Indicadores
Atuação da TIM no Brasil
Evolução da base de clientes telefonia celular
Implicações para o gerenciamento de 
projetos 
• Dinamismo do mercado e da TIM
- Mercado competitivo
- Projetos com resultados no ano 
(prazos limitados)
• Flexibilidade frente às mudanças de 
mercado, levam a:
- Constante revisão do Portfólio
- Pragmatismo na execução dos 
projetos
• Eficácia dos projetos 
- Impacta diretamente a 
competitividade
- Eficiência dos projetos não é
diferencial, é pré-requisito
Contexto TIM Brasil –
O mercado e os impactos no gerenciamento dos projetos
4
Contexto TIM Brasil –
Histórico do PMO na TIM Brasil
• Networking organizacional
(times multi-funcionais)
• Início da disseminação dos 
conceitos de gerenciamento 
de projetos
• Implantação do PMO 
Presidência
• Institucionalização do
alinhamento estratégico-
operacional 
• Remuneração variável
vinculada aos resultados 
dos projetos
• Priorização de projetos 
alinhada aos objetivos -
budget- BSC 
• Centro de Referência para 
Projetos, garantindo o 
alcance da estratégia
• Implantação de 
metodologia de 
gerenciamento de 
projetos
200620052004 
Evolução da Maturidade 
Gerencial
Institucionalização do 
Alinhamento Estratégico-
Operacional
Integração e Alinhamento 
1
2
3
4
5
Initial
Repeatable
Defined
Managed
Optimizing
Workshop Diretoria 
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo1Objetivo2
Objetivo4Objetivo3
• Contexto TIM Brasil
• Primeiros passos do PMO na TIM Brasil
• Garantia de Execução da Estratégia
• Próximos passos
6
Primeiros Passos do PMO na TIM Brasil -
Implantação do PMO na TIM Brasil
Workshop Diretoria • A própria Diretoria apontou a necessidade 
de criação do PMO, para assegurar a 
implantação dos projeto
• Principais características da estrutura:
- Primeiro nível de report ao Presidente 
(Diretoria)
- Estrutura matricial fraca
• Principais características da implantação:
- Foco no suporte aos Líderes de projeto. 
(cobrar/controlar como conseqüência)
- Uso das informações para a resolução de 
conflitos e aceleração das decisões
Criação do Project Management Office
Definição do Project Management Office
7
Primeiros Passos do PMO na TIM Brasil –
Perfil do PMO
• O PMO deve estar inserido na alta gestão e ser visto como alguém de 
credibilidade, transparência, e hábil em negociar e decidir, ... 
• ... fazendo uso das informações em benefício dos projetos
• Conhecimento e experiência no negócio 
• Participa das decisões da empresa
- Alto nível hierárquico
- Senioridade na gestão 
- Capacidade e autoridade para decisão
• Trânsito na organização
• Credibilidade 
• Habilidade de negociação e gestão de 
conflitos
Perfil exigido para o PMO
Presidente
Assistente
Metodologia
PMO 
Corporativo
Suporte a 
Projetos
Alinhamento 
Estratégico-
Operacional
8
Primeiros Passos do PMO na TIM Brasil –
Operacionalização do PMO
• O PMO deve se tornar uma garantia para os Líderes na realização dos projetos
• Suporte aos Líderes de projeto, nas 
decisões, resolução de conflitos e alocação 
de recursos
• Garantia de alinhamento entre as 
decisões da Diretoria e a execução dos 
projetos
• Transparência nas decisões 
• Comunicação
• Coaching no gerenciamento dos projetos, 
com forte trabalho em equipe
• Reporting dos projetos de forma simples e 
eficaz: escopo, prazo, recursos e riscos
Fatores Críticos para a Operacionalização 
9
Primeiros Passos do PMO na TIM Brasil –
Consolidação 
P e r c
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d o P
M O 
Resistência
 ao
 PMO
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A
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Ponto de 
Aceitação
• Metodologia é uma ferramenta para suportar o trabalho e não um meio para 
chegar aos resultados
• A autoridade concedida ao PMO e o trabalho integrado com às Diretorias são 
críticos à implantação 
tempoFev/05Ago/04Mar/04
• Contexto TIM Brasil
• Primeiros passos do PMO na TIM Brasil
• Garantia de Execução da Estratégia
- Definição do Portfólio de Projetos
- Gerenciamento do Portfólio de Projetos
- Gerenciamento de Projetos
• Próximos passos
11
Garantia da Execução da Estratégia
Participação ativa do PMO
• Compartilhamento dos desafios entre a alta gestão
• Definição conjunta dos objetivos estratégicos
Definição do Portfólio de Projetos
• Seleção e priorização de projetos alinhados aos 
objetivos
• Comunicação para a organização
Gerenciamento de Portfólio de Projetos
• Revisão periódica do Portfólio
• Controle de alterações do Portfólio
Gerenciamento de Projetos
• Definição de Líderes e Equipe dos projetos
• Garantia de informações transparentes à Diretoria
• Identificação e prevenção de impactos e conflitos nos 
projetos
• Entregas Parciais
Planos e 
prioridades
Execução
Objetivos 
e metas
Alinhamento
estratégico-
operacional
12
Definição do Portfólio de Projetos –
Seleção e Priorização de Projetos
• Objetivos Estratégicos
Alinhamento Estratégico
Envolvimento da Diretoria
Objetivo 6
Objetivo 3
Objetivo 5
Objetivo 1
Objetivo 4 
Objetivo 2
Objetivo 7 Objetivo 8
Objetivos 
Estratégicos
OBJETIVO 1
OBJETIVO 2
OBJETIVO 3
• Discussão e aprovação do 
Mapa Estratégico
• Seleção dos F.C.S
• Projeto D
• Projeto E
• Projeto B
• Projeto F
A
M
A
B
I
Prioridade
B
B
A
M
M
VENDAS
• Projeto D
• Projeto E
• Projeto B
• Projeto F
A
M
A
I
Prioridade Esforço TI
B
B
A
A
MARKETING
Alinhamento Operacional
Participação do Corpo Gerencial
Portfólio Único de Projetos - 2006
• Projeto Z
• Projeto T
• Projeto U
• Projeto K
• Projeto J
…
• 100
• 80
• 70
• 50
• 30
…
Projeto Contrib.FCS
• O projeto...
• A melhoria
• Com o obj...
• Visando a...
• A definição
…
Escopo
Direcionamento Estratégico
Seleção
• Projetos priorizados pelos 
Diretores
• Valorado esforço de TI
Objetivos e Metas 2006 Mapa Estratégico Projetos 2006
• 10/08/2006
• 26/10/2006
• 14/02/2006
• 04/05/2006
• 13/06/2006
...
Data Conclusão
• Mkt
• Vendas
• CRC
• Mkt
• AF&C
...
Diretoria
Projetos priorizados em reunião 
da Diretoria
13
Definição do Portfólio de Projetos –
Seleção e Priorização de Projetos
Ranking de 
Projetos
• Foco na contribuição de cada projeto aos 
objetivos estratégicos
• Processo simples e transparente
• Competência para priorizar é da alta 
gestão
• Workshop com todos os Líderes
comunica resultado do processo
• Garantia que o trabalho será executado 
de acordo com a prioridade estabelecida
Fatores Críticos para a Seleção e 
Priorização 
14
Definição do Portfólio de Projetos –
Comunicação
• Contexto TIM Brasil
• Primeiros passos do PMO na TIM Brasil
• Garantia de Execução da Estratégia 
- Definição do Portfólio de Projetos
- Gerenciamento do Portfólio de Projetos
- Gerenciamento de Projetos
• Próximos passos
16
Gerenciamento doPortfólio de Projetos -
Agrupamento dos Projetos
Atendimento
Op. Com.
(10)
TI
(5)
MKT Consumer
Marketing
(15)
Master
Transversal
• Acompanhamento operacional do PMO junto ao
Líder do master
• Grupos de trabalho multifuncionais
• Acompanhado pelo PMO junto aos Diretores das 
áreas
Master
Diretoria
• Conjunto de projetos com sinergia de objetivos estratégicos
• Os projetos que compõe o master não são necessariamente interdependentes
• Além dos Líderes dos projetos componentes, existe um Líder para cada projeto master
Conceito de projeto MASTER
Master Transversal x Master Diretoria
• O agrupamento garante o foco nos objetivos da empresa e não das áreas 
de forma independente
RH
(2)
17
…
• Projeto P25
• Projeto P48
• Projeto P124
•…
Receita
• Projeto P54
• Projeto P94
• Projeto P212
• ...
Infraestrutura
CRC
• Projeto P32
• Projeto P59
• Projeto P209
•…
Plano de 
Marketing
• Projeto P77
• Projeto P03
• Projeto P39
•…
Vendas
Líderes de Projeto Diretor Diretor
masters
projetos
projetos
…
...
Responsabilidade
PMO
Gerenciamento do Portfólio de Projetos-
Atuação do PMO
Masters Projetos Trasnversais Masters Projetos Diretorias
18
Gerenciamento do Portfólio de Projetos -
Monitoramento e Controle do Portfólio
Revisão 
Periódica do 
Portfólio
Controle de 
Alterações 
do Portfólio
• Coordenada pelo PMO
• Baseada no avanço dos 
projetos e alterações 
estratégicas
• Sistemática de Alteração:
- Repriorização de projetos
- Inclusão de projetos
- Cancelamento do projetos
• Estudo de viabilidade
• Pontos focais para avaliação de 
impactos no Portfólio
• PMO é o ponto de decisão 
(Escalation)
• Sistemática de Alteração:
- Alteração do projeto (escopo, 
prazo)
- Inclusão do projeto
- Cancelamento do projeto
Primeiro Ciclo Segundo Ciclo
Ciclo anual
Seleção e 
Priorização
Autorização
Monitoramento e 
Controle
Monitoramento 
e Controle
Autorização
Repriorização
D
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r
e
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o
r
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a
D
i
r
e
t
o
r
i
a
P
M
O
19
Gerenciamento do Portfólio de Projetos –
Revisão periódica do Portfólio
• Análise do status de avanço
dos projetos e de alterações 
na estratégia corporativa
• Desconsidera-se projetos 
concluídos ou cancelados
•Projeto D
•Projeto E
•Projeto B
•Projeto Y
Master 01 Priorid
2
13
1
5
Projetos•Projeto D
•Projeto E
•Projeto B
•Projeto Y
Master 01 Priorid
2
48
1
5
Projetos•Projeto D
•Projeto E
•Projeto B
•Projeto Y
Master 01 Priorid
2
13
1
5
Projetos•Projeto D
•Projeto E
•Projeto B
•Projeto Y
Master 01 Priorid
2
24
1
5
Projetos•Projeto D
•Projeto E
•Projeto B
•Projeto Y
Master 01 Priorid
2
10
1
5 •Projeto D
•Projeto E
•Projeto B
•Projeto Y
Master 01 Priorid
2
24
1
5
Priorid
2
3
1
5
•Projeto D
•Projeto E
•Projeto B
•Projeto Y
Master 01 Priorid
1
C
5
7
CANCELADO
INCLUÍDO
Rank Código Projeto Projeto 
adicional
1 PRJ17 Projeto D
2 PRJ11 Projeto E
3 PRJ07 Projeto B x
4 PRJ03 Projeto F x
5 PRJ12 Projeto C
6 PRJ04 Projeto H
7 PRJ13 Projeto N x
8 PRJ14 Projeto O x
9 PRJ15 Projeto P
10 PRJ19 Projeto S
Rank Código Projeto Projeto 
adicional
1 PRJ17 Projeto D
2 PRJ11 Projeto E
3 PRJ07 Projeto B x
4 PRJ03 Projeto F x
5 PRJ12 Projeto C
6 PRJ04 Projeto H
7 PRJ13 Projeto N x
8 PRJ14 Projeto O x
9 PRJ15 Projeto P
10 PRJ19 Projeto S
• Os projetos em andamento até
a data da repriorização são 
analisados em termos de:
- Esforço restante x 
Capacidade
- Contribuição (métricas)
- Custo
•Apresentação do novo 
ranking para os Diretores
•Reuniões de ajuste fino
•Formalização do novo 
Portfólio de projetos
•Comunicação
Análise de impactosClassificação dos projetos Portfólio repriorizado
20
Gerenciamento do Portfólio de Projetos –
Controle de alterações de projetos do Portfólio
• Líder solicita:
- Cancelamento
- Inclusão
- Alteração 
(escopo, prazo)
• Diretor da área
avalia solicitação
Solicitação de 
Alteração
Análise do 
impacto
(Áreas Imp.)
Análise do 
Impacto
(PMO)
Ação PMO Alteração Concluída
• Líder encaminha
solicitação para
áreas impactadas
• Diretorias 
impactadas 
enviam pareceres 
ao PMO
• PMO analisa o 
impacto no 
Portfólio
• PMO toma ação 
de acordo com o 
impacto 
identificado:
• Baixo: Aprova 
diretamente
• Médio: Solicita 
reunião com 
Diretoria e áreas 
impactadas
• Alto: Encaminha 
solicitação para o 
Presidente
• PMO comunica
ao Líder o 
resultado da 
solicitação
• PMO altera o 
Portfólio
21
Gerenciamento do Portfólio de Projetos –
Fatores Críticos de Sucesso
• Garantir o foco nas prioridades 
definidas alinhados aos objetivos
• Reporting periódico para a alta gestão
• Confiabilidade e qualidade da informação 
fornecida
• Transparência nos processos de revisão e 
alteração de projetos do Portfólio
• Definição de níveis de aprovação das 
mudanças
• Autoridade para decidir e gerenciar os 
recursos da empresa alocados aos 
projetos prioritários
Fatores Críticos para o Gerenc. do 
Portfólio
• Contexto TIM Brasil
• Primeiros passos do PMO na TIM Brasil
• Gerenciamento do Portfólio de Projetos
- Definição do Portfólio de Projetos
- Gerenciamento do Portfólio de Projetos
- Gerenciamento de Projetos
• Próximos passos
23
Garantia da Execução da Estratégia –
Gerenciamento de Projetos na TIM Brasil
•Customizada para a TIM
• Inclui processos de toda as 
áreas de conhecimento
•Padroniza a forma de gerenciar 
projetos desde a iniciação até o 
encerramento
•Gestão integrada do Portfólio
de projetos
•Base de conhecimento de 
projetos
•Acompanhamento do 
andamento dos projetos
•Capilarização do 
acompanhamento dos 
projetos
•Relatórios gerenciais
Metodologia de GP Ferramenta GIPP (EPM Microsoft) Capacitação em GP
•Capacitação em conceitos de 
gerenciamento de projeto
•Capacitação em gestão de 
processos
•Treinamento na ferramenta 
GIPP
•Treinamento em MS-Project
• Iniciativas de certificação em 
gerenciamento de projetos 
(PMP)
• Contexto TIM Brasil
• Primeiros passos do PMO na TIM Brasil
• Gerenciamento do Portfólio de Projetos
• Próximos passos
25
Próximos Passos
• Aumento da maturidade em GP através de:
- Consolidação da estrutura organizacional
- Disseminação da metodologia de gerenciamento de projeto
- Aprimoramento da cultura de gestão de resultados de projetos
Obrigado !
Antonio Pereira
Diretor PMO TIM Brasil
apereira@timbrasil.com.br
21-4009-3975