AULA 7 GESTÃO DE PROJETOS TECNOLÓGICOS

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AULA 7 - GESTÃO DE PROJETOS TECNOLÓGICOS
ACOMPANHAMENTO DOS PROJETOS E SUAS GERÊNCIAS ESPECÍFICAS
Processos de execução do PMBok
Aqui, nesta figura, temos a relação de processos de monitoramento e controle do PMBoK. 
Em todos os grupos de processos que nós vimos sempre existe aquele que é da área de conhecimento e integração, funcionando como se fosse uma cola entre os processos.
 Neste grupo de monitoramento, há uma diferença, pois existem dois processos de integração: Perceba a existência dos processos “Monitorar e controlar o trabalho” e “Realizar o controle integrado de mudanças”.
Já foi falado que todo projeto passa por mudanças e lidar com elas nem sempre é uma tarefa fácil. Se em todo projeto bastasse apenas fazer um bom plano sem permitir qualquer alteração, durante a execução, seria muito fácil gerenciar um projeto, mas na vida real as coisas não são tão simples assim. 
Teremos que tratar as mudanças que irão surgindo, queiramos ou não, ao longo do projeto. Esta questão do controle de mudanças é tão importante no gerenciamento que temos um processo específico para lidar com elas.
Das outras áreas de conhecimento, temos aqui os seguintes processos 5.4, 5.5, 6.6, 7.3, 8.3, 10.5, 11.6, 12.3. 
Podemos perceber que para quase todas as áreas de conhecimento há um processo voltado para o seu monitoramento ou controle, exceto da área de RH.
Foi visto, no capítulo anterior, a existência de um processo chamado “Gerenciar a equipe do projeto”, que faz a avaliação do desempenho das pessoas e pertence ao processo de execução, considerado a chave para manter a equipe executando as atividades necessárias. Desta forma, ele não está no grupo de monitoramento, apesar de ser um processo que acompanha o desempenho das pessoas, sendo uma mudança ocorrida na quarta edição do PMBoK.
Esforço no Planejamento e Controle
Durante o projeto, o gerente terá que distribuir o seu tempo em atividades ligadas ao planejamento e ao monitoramento e controle. Existem também as atividades de iniciação, execução e encerramento, mas, neste momento, apenas faremos uma comparação entre os processos de planejamento e controle.
Durante o projeto, o gerente terá que distribuir o seu tempo em atividades ligadas ao planejamento e ao monitoramento e controle. Existem também as atividades de iniciação, execução e encerramento, mas, neste momento, apenas faremos uma comparação entre os processos de planejamento e controle.
Ciclo de controle do Gerenciamento de Projeto
O gerenciamento de projeto tem um ciclo de controle, assim, conforme o PDCA, poderemos verificar se o projeto está ocorrendo conforme o planejado, e, se for necessário, corrigir os desvios em relação ao plano e planejar novamente ou reprogramar as atividades se necessário.
Monitorar e controlar o trabalho do projeto. Integração 4.4
Este é o primeiro processo que abordaremos. Durante todo o trabalho, este processo está monitorando, revisando e regulando o progresso para alcançar os objetivos de desempenho definidos no plano do projeto. Assim, compara-se aqui o plano do projeto com o seu desempenho, então, como entrada neste processo nós temos o desempenho do projeto. Nesse ponto, precisamos coletar informações diante do plano do projeto que foi feito inicialmente.
Desta forma, iremos, por exemplo, verificar se uma determinada entrega de uma fase foi realizada na data prevista, ou não. Se ela não for entregue, será necessária uma previsão de nova data.
Também como saída, teremos o “Plano atualizado do projeto”, já que podem ocorrer mudanças. Agora, perceba, por mais que se tenha feito um bom planejamento, o projeto pode tender a tomar direções diferentes daquela traçada inicialmente, e isto tem que ser identificado o mais rápido possível para que ações sejam realizadas e retomado o rumo previsto.
Realizar controle integrado de mudanças. Integração 4.5
Se já sabemos que teremos que conviver com mudanças, o melhor é planejar agora como controlá-las. No PMBoK, temos o processo 4.5 da área de integração.
Este é o processo que revisa todas as requisições de mudança, aprova mudanças e gerencia nas entregas, os ativos de processos, os documentos do projeto e os planos de gerenciamento de projetos. Este processo ocorre do início ao fim.
É uma boa prática a utilização de um fluxo para aprovar as solicitações de mudanças que ocorrerão no projeto. Aqui, estamos apresentando apenas um exemplo para que se tenha um entendimento de como funciona este processo.
Verificar o escopo. Escopo 5.4
O gerenciamento de projeto tem um ciclo de controle, assim, conforme o PDCA, poderemos verificar se o projeto está ocorrendo conforme o planejado, e, se for necessário, corrigir os desvios em relação ao plano e planejar novamente ou reprogramar as atividades se necessário.
Este é o processo mais simples do PMBoK, sendo o que formaliza as entregas concluídas do projeto e obtém o aceite formal por parte do cliente ou do patrocinador.
Imagine você ter contratado uma construtora para fazer a sua casa de praia. A cada etapa da obra você quer ver o que foi feito e somente depois da sua confirmação é que a construtora pode avançar para a próxima etapa da construção.
No capítulo 5, nós aprendemos sobre o dicionário da EAP, um documento descrevendo os pacotes de trabalho com seus critérios de aceitação, então, aqui é só implementar mais duas colunas para termos um modelo do termo de aceite, conforme o que está sendo exibido neste exemplo.
Controlar o escopo. Escopo 5.5
Seguramente, teremos então que conviver com as alterações de projetos. No processo anterior criamos um controle integrado para lidar com todas as mudanças, nós estabelecemos um fluxo, avaliação e aprovação de mudanças. A partir de agora, vamos estudar alguns processos focados no controle de determinadas áreas, começando pelo controle de escopo, então, estaremos analisando as solicitações de mudanças no “escopo”, documentando-as, avaliando os impactos e recomendando ações corretivas aplicáveis.
Controlar o cronograma. Tempo 6.6
Processo que monitora o status atual do projeto para atualizar o seu progresso e gerenciar mudanças no cronograma de base.
Preocupa-se em:
• Determinar o andamento atual do cronograma do projeto; 
• Controlar os fatores causadores de mudanças no projeto;
• Determinar mudanças no cronograma do projeto;
• Gerenciar mudanças na medida em que elas ocorrem.
Regras para reportar o percentual completo:
• 50/50: A atividade é considerada 50% completa quando começa e obtém os outros 50% ao ser concluída;
• 20/80: A atividade é considerada 20% completa quando começa e obtém os outros 80% ao ser concluído;
• 0/100: A atividade não tem nenhum valor até ser completada.
Controlar os custos. Custos 7.3
Processo que monitora o status do projeto para atualizar o orçamento e gerenciar mudanças na linha de base de custo, ou seja, o primeiro orçamento criado lá no planejamento com um bom levantamento dos custos para um valor realista com margem de erro de no máximo 10%. Não é uma boa prática ficarmos alterando o orçamento do projeto a todo o momento.
Como medir o desempenho do projeto?
Já aprendemos que o conceito básico de todo o Gerenciamento de Projeto é o entendimento da Tríplice Restrição.  Lembre: os clientes sempre vão querer o produto da melhor maneira possível, conforme os seus interesses, no entanto, há de se observar o relacionamento entre o escopo, o tempo e o custo, conforme estudamos antes. Vamos lembrar:
Percebemos, e é intuitivo, que não dá para projetar a evolução da realização física do projeto baseado só nos custos, precisamos saber o que foi produzido, quanto gastamos e analisar também o cronograma com o tempo consumido, cruzando, assim, todas as informações. Por isso, a técnica do valor agregado é a mais eficaz no gerenciamento e no controle de um projeto.