PROVA OBJETIVA - Gestão Secretarial Informação e Arquivística

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Atenção. Este gabarito é para uso exclusivo do aluno e não deve ser publicado ou compartilhado em redes sociais ou grupo de mensagens.
O seu compartilhamento infringe as políticas do Centro Universitário UNINTER e poderá implicar sanções disciplinares, com possibilidade de desligamento do quadro de
alunos do Centro Universitário, bem como responder ações judiciais no âmbito cível e criminal.
isciplina(s):
Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Data de início: 22/05/2017 14:15
Prazo máximo entrega: 22/05/2017 15:15
Data de entrega: 22/05/2017 14:28
Questão 1/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Ao conjunto de “comportamentos, habilidades e ações que envolvem o acesso e o uso de informações de forma inteligente, tendo em vista a 
necessidade da construção do conhecimento e a intervenção na realidade social” damos o nome de:
Nota: 10.0
A Competência Informacional;
B Inteligência Emocional;
C Gestão Secretarial;
D Gestão da Informação;
E Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Questão 2/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Quando falamos em processos decisórios, logo pensamos em analisar uma situação e decidir pela melhor alternativa. Para isso, é preciso ter 
informações de qualidade e conhecer a situação como um todo. Neste contexto, leia e analise as afirmativas a seguir:
 I ­ O processo decisório é uma das atividades mais complexas dentro do contexto organizacional.
 II ­ Nos processos decisórios, a informação deve chegar no momento certo a quem precisa delas.
III ­ É recomendado que o processo decisório seja realizado por apenas uma pessoa para evitar conflitos de ideias.
IV ­ Dentro das empresas as informações sempre estão concentradas em um único lugar de fácil acesso.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 0.0
A Apenas as afirmativas I e II estão corretas;
B Apenas as afirmativas I e III estão corretas;
C Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas;
D Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas;
E Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
Questão 3/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação ao gerenciamento eletrônico de documentos, leia e analise as afirmativas a seguir:
 I ­  A utilização do GED permite a redução de materiais físicos e de espaço físico para armazenagem de documentos.
 II ­ O GED demanda reestruturações organizacionais, capacitação de pessoal e investimentos financeiros.
 III ­O GED pode ser utilizado apenas por empresas de grande porte, com capital financeiro suficiente para arcar com as despesas de 
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Justificativa: Conforme visto no Tema 5 da Aula 5, “a competência informacional pode
ser vista como um conjunto de comportamentos, habilidades e ações que envolvem o
acesso e o uso de informações de forma inteligente, tendo em vista a necessidade da
construção do conhecimento e a intervenção na realidade social” (BASSETO, 2013,
p. 61).
Justificativa: Sabendo que o processo decisório é uma atividade complexa e
fundamental para as empresas, recomenda­se que sejam utilizados dados e
informações de qualidade, além de o processo ser realizado por mais de uma pessoa,
uma vez que os indivíduos possuem racionalidade limitada e não conseguem analisar
toda a situação. Além disso, dentro das empresas dificilmente as informações estarão
centralizadas em um único lugar de fácil acesso, por isso da necessidade de
identificar o problema, buscar informações de qualidade e, posteriormente, encontrar
a solução mais adequada. (AULA 2, Temas 1, 2 e 3).
implementação.
 IV   O GED reduz a duplicidade de documentos e facilita a consulta e o acesso aos documentos armazenados.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
A Somente as afirmativas I e II estão corretas;
B Somente as afirmativas I, II e III estão corretas;
C Somente as afirmativas I, II e IV estão corretas;
D Somente as afirmativas II e III estão corretas;
E Somente as afirmativas II e IV estão corretas.
Questão 4/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Leia a frase a seguir, analise­a e complemente­a:
 
A ferramenta administrativa/organizacional responsável pela “representação gráfica da distribuição do trabalho no âmbito pessoal de uma 
instituição”, além de estabelecer atribuições, deveres e responsabilidades de cargos ou posições institucionais é o 
__________________________________.
Nota: 10.0
A Organograma;
B Funcionograma;
C Fluxograma;
D Layout;
E Cultura.
Questão 5/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Ao método que é capaz de converter informações em voz, texto ou imagem para o formato digital damos o nome de:
Nota: 10.0
A Gestão da Informação;
B Digitalização de Documentos;
C Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
D Organização de Arquivos;
E Classificação de Documentos.
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Justificativa: O GED pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos, pois será
implementado mediante necessidades informacionais e de gerenciamento de
documentos de cada organização. Além disso, a utilização do GED permite a redução
de materiais físicos e de espaço físico para armazenagem de documentos. O GED
demanda reestruturações organizacionais, capacitação de pessoal e investimentos
financeiros. O GED reduz a duplicidade de documentos e facilita a consulta e o
acesso aos documentos armazenados. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 194­195;
AULA 6 – Temas 1 e 2).
Você acertou!
Justificativa: Conforme apontado por Moraes e Oliveira (2015, p. 80), o
funcionograma, “para além da representação gráfica da distribuição do trabalho no
âmbito pessoal de uma instituição (o que é mais comum), essa estrutura
organizacional estabelece as atribuições, os deveres e as responsabilidades de
cargos ou posições institucionais”.
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Justificativa: Conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 190), “GED é o sistema que
converte informações em voz, texto ou imagem para o formato digital. Funciona com
softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a
localização e o gerenciamento das versões digitais das informações”.
Questão 6/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Um dos desafios da profissão de secretariado está relacionado com a questão da integração das informações dentro do ambiente empresarial. 
Neste sentido, leia e analise as afirmativas a seguir:
  
I ­ Integrar dados e informações dentro das organizações contemporâneas é uma atividade complexa.
 
Porque
 II ­ Pensar na integração de dados e informações em uma organização envolve várias pessoas e setores que deverão, provavelmente, ter que 
mudar posturas e comportamentos tradicionais.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
A A afirmativa I é verdadeira e a afirmativa II é falsa.
B A afirmativa II é verdadeira e a afirmativa I é falsa.
C As duas afirmativas são verdadeiras, mas contraditórias.
D As duas afirmativas são verdadeiras e a segunda complementa a primeira.
E As duas afirmativas são falsas.
Questão 7/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação a qualidade da informação, a partir dos conteúdos vistos em aula e dos conceitos apresentados por Miller (1996), alinhe a primeira 
coluna com a segunda:
 
(1) Relevância
(2) Precisão
(3) Confiabilidade
(4) Temporalidade
(5) Compreensibilidade
 
(A) Reflete o grau de confiança da fonte produtora da informação (de onde veio a informação que está sendo utilizada?).
(B) O tempo que a informação leva para ser apresentada em condições de uso para o tomador de decisão.
(C) Importância da informação para o processo de tomada de decisão em questão.
(D) Forma de apresentação da informação para os usuários (relatórios, gráficos, imagens, textos, etc).
(E) Proximidade da informação com relação ao fato (situação) em si.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
A 1 – C; 2 – E; 3 – A; 4 – B; 5 – D;
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Justificativa: Integrar informações dentro das empresas é uma atividade complexa e
desafiadora, uma vez que envolve a participação de várias pessoas e setores que já
possuem posturas e comportamentos tradicionais voltados para a centralização das
informações, e isso requer uma mudança comportamental de toda a empresa. Neste
sentido, os/as profissionais de secretariado, em função de suas habilidades e posição
dentro das organizações, podem auxiliar no processo de criação de uma cultura
voltada para o compartilhamento de dados e informações. (AULA 3 – Tema 5;
MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 91­93).
B 1 – A; 2 – E; 3 – C; 4 – D; 5 – B;
C 1 – D; 2 – E; 3 – B; 4 – A; 5 – C;
D 1 – E; 2 – C; 3 – D; 4 – B; 5 – A;
E 1 – B; 2 – A; 3 – E; 4 – D; 5 – C;
Questão 8/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
A profissão de secretariado tradicionalmente é uma profissão que trabalha diariamente com informações, dos mais variados tipos e formatos. 
Desta forma, saber identificar as informações relevantes para sua função e para a organização onde atuam é primordial no dia a dia de 
secretárias/os de todas as empresas.
 
Neste contexto, leia as afirmativas a seguir e assinale V para Verdadeiro e F para Falso:
 
(  ) A informação é um dos recursos mais utilizados no dia a dia de profissionais de secretariado executivo em qualquer tipo de empresa.
(  ) Uma das funções dos/as profissionais de secretariado é filtrar as informações que circulam diariamente dentro das empresas.
(  ) As informações em formato físico (papel, documentos e relatórios, por exemplo) são muito comuns no dia a dia secretarial e são as únicas 
que devem ser protegidas com cuidado e atenção.
(   ) O excesso de dados e informações no ambiente empresarial faz com que profissionais de todas as áreas utilizem ferramentas de TIC para 
lidar com estes elementos.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
A V; V; V; V;
B F; V; V; F;
C V; V; F; V;
D V; F; V; V;
E F; F; V; V.
Questão 9/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Pensando na organização enquanto um sistema é importante ter em mente a definição de sistemas, bem como conhecer a sua estrutura básica. 
Neste contexto, assinale a alternativa que apresenta corretamente a estrutura básica de um sistema.
Nota: 10.0
A Entrada; Processamento; Saída; Feedback / Retroalimentação;
B Emissor; Mensagem; Canal; Receptor; Feedback;
C Entrada; Recursos; Informação; Pessoas;
D Entrada; Saída; Feedback; Informação;
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Você acertou!
Justificativa: As informações são elementos básicos na atuação secretarial.
Atualmente, no cotidiano das empresas, são encontradas informações nos mais
variados formatos, o que leva profissionais das mais variadas áreas a utilizarem­se de
ferramentas de TIC para poder lidar com os grandes volumes de dados e
informações. (AULA 1).
Você acertou!
Justificativa: A estrutura básica de um sistema é composta por Entrada (de recursos),
Processamento, Saída (de recursos, produtos/serviços, ou outros elementos) e
Feedback, ou Retroalimentação. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 27­28).
 
E Emissor; Informação; Conhecimento; Feedback.
Questão 10/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Sabemos que os arquivos são fundamentais dentro das organizações contemporâneas. Neste sentido, pensando nos conceitos e aplicações dos 
arquivos, assinale a alternativa que corresponde à finalidade dos arquivos:
Nota: 10.0
A Servir a administração, funcionando como uma base de dados, informações,
conhecimentos e história.
B Tornar disponíveis, de maneira rápida e precisa, as informações contidas no acervo
sob sua guarda.
C Coletar, processar, armazenar e distribuir dados e informações dentro das
organizações.
D Garantir a organização dos arquivos e documentos dentro de uma organização.
E Definir as etapas de destinação dos documentos dentro de uma organização.
Questão 11/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística (questão opcional)
É comum ouvirmos expressões como: “o ambiente da maioria das empresas é complexo”; “o ambiente das empresas é dinâmico”; ou “o 
ambiente das empresas é cada vez mais competitivo”. Desta forma, e a partir dos conteúdos vistos em aula, leia as afirmativas a seguir, 
relacionadas com os ambientes organizacionais, e analise­as:
 
I ­ As organizações, de modo geral, são formadas pelos ambientes interno e externo.
II ­Apenas o ambiente externo pode influenciar nos resultados e ações das empresas contemporâneas.
III ­É da sociedade, entendida como comunidade, que a organização se forma quanto aos seus aspectos humanos.
IV  ­ Nenhuma organização é auto­suficiente ao ponto não precisar de outras organizações ou da sociedade de modo geral para sobreviver.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 10.0
A Apenas as afirmativas I e II estão corretas;
B Apenas as afirmativas I e III estão corretas;
C Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas;
D Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas;
E Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
Questão 12/12 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística (questão opcional)
Com relação ao GED, no princípio esta tecnologia enfatizava basicamente:
Nota: 10.0
A A classificação;
B A organização;
C O registro;
Você acertou!
Justificativa: Conforme apontam Paes (2004) e Guimarães (2015), a finalidade dos
arquivos é servir a administração e funcionar como uma base de dados, informações,
conhecimentos e história. Já a função dos arquivos é, conforme Moraes e Oliveira
(2015, p. 125), “tornar disponíveis, de maneira rápida e precisa, as informações
contidas no acervo sob sua guarda”.
Você acertou!
Justificativa: O ambiente empresarial das empresas é composto por ambientes interno
e externo. Do ambiente externo são importados os mais variados recursos
necessários ao funcionamento das organizações. E no ambiente interno estes
recursos são transformados. Desta forma, ambos os ambientes influenciam nas
decisões e ações das empresas, de forma que não se pode negligenciar nem um e
nem o outro. Ainda, conforme visto em aula, as organizações dependem umas das
outras para sobreviver e operar. (AULA 3, Tema 3; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 84­
85).
D O Protocolo;
E A digitalização.
Você acertou!
Justificativa: Conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 191), “no princípio, a tecnologia de
GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento produzido em papel,
por meio de um escâner”.