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1 Gestão e Mapeamento de Processos Prof. Roberto Pansonato Vídeo 1 Aula 2 Apresentação da Disciplina 1 – O Que é um Processo? 2 – Visão Geral de Metodologias de Modelagem de Processos 3 – Modelagem, Ferramentas e Técnicas de Processos 4 – Fluxos de Processos 5 – Desperdícios e Valor 6 – Cadeia de Valor 7 – Representação: Fluxograma de Blocos 8 – Representação: Fluxo de Valor (VSM) 9 – Princípios de Análise de Melhoria Contínua 10 – Implantação de Projetos de Melhoria Contínua 11 – Aplicação e Análise de Técnicas: Análise de Valor 12 – Aplicação e Análise de Técnicas: Proposta de Melhorias Modelagem, Ferramentas e Técnicas de Processos GESTÃO E MAPEAMENTO DE PROCESSOS Modelagem, Ferramentas e Técnicas de Processo Principais Notações para Mapeamento de Processos Fluxos de Processos Critérios para Mapeamento de Processos 1 2 Temas 3 4 Fluxos de Processos Objetivos de Aprendizagem Modelagem, Ferramentas e Técnicas de Processos Aula 2 Vídeo 2 2 LIBERAÇÃO DO DESENHO DEFINIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS DE INSPEÇÃO INFORMAÇÃO DAS PRINCIPAIS COTAS DO DESENHO INSPETORES CONHECEM O PROCESSO? TREINAMENTO CADASTRO DE CONTROLE DE RECEBIMENTO SOLICITAÇÕES DO CLIENTE PRODUÇÃO Sim Não Mesmo assim ocorreu um problema no cliente Quem seria o responsável por esta atividade? Falha na inspeção de recebimento devido à falta de informações dimensionais Mapeamento de Processos Modelagem de Processos Gestão por Processos Definição • Conceito de gestão em que as empresas se organizam por processos, o que requer uma visão horizontal, com as pessoas trabalhando não mais em uma função, mas em um processo voltado para o cliente Gestão por Processos Definição • Para CBOK 2.0 (ABPMP, 2009), modelamento é um mecanismo utilizado para retratar a situação atual e descrever a situação futura dos processos de negócios Modelagem de Processos CBOK 2.0: modelagem = mapeamento Mapeamento de Processos Definição • Ferramenta gerencial e de comunicação essencial para líderes e organizações que querem promover melhorias ou implantar uma estrutura voltada para novos processos 3 • Divide-se em 2 momentos: estado atual (As-is, ou, como está) estado futuro (To-be, ou, como deve ser) Principais Notações para Mapeamento de Processos Aula 2 Vídeo 3 Necessidade de uma linguagem que possibilite o entendimento das partes envolvidas. Deve ser: • fácil de entender • objetiva • clara Como escolher a notação (linguagem) ideal? • Levar em consideração: a cultura da empresa a ser mapeada níveis de compreensão das partes interessadas nível de detalhe e informações exigido para o objetivo do modelo BPMN – Business Process Modeling Notation (Notação para Modelagem de Processos de Negócios) • Padrão de notação relativamente novo • A mais aceita notação para modelagem de processo por profissionais de “BPM” • Simbologia especial, carece do conhecimento do grande público Exemplo: BPMN – Processo Simples. Fonte: CBOK-V 2.0 4 Fluxograma • Padrão de notação mais utilizado • Conjunto simples de simbologia para tarefas, decisões e outros elementos primários do processo • Associado ao surgimento do movimento de “Gestão Total da Qualidade” (TQM) • Existe um padrão de simbologia baseado na norma AISI Exemplo: Fluxograma Básico. Fonte: O autor Fluxograma com raias • Representa o fluxo de trabalho cruzando unidades organizacionais (departamentos, setores, áreas ou cargos da organização) • Semelhante às raias de uma piscina • Permite uma fácil visualização dos departamentos envolvidos no fluxo Fluxograma com Raias. Fonte: O autor Exemplo: 5 SIPOC – Suppliers / Inputs / Process / Outputs / Customers Tipo de documentação utilizada em “Six Sigma” • Identifica claramente as fronteiras do processo em estudo • Resolve conflitos de equipe Fornecedores / Entradas / Processo / Saídas / Clientes • Assegura que o analista tenha alcance e controle sobre o processo a ser estudado • Identifica os requisitos básicos Fonte: <https://prezi.com/> Exemplo: Cadeia de valor • Notação introduzida por Michael Porter • Aplicada em Planejamento Estratégico • Abrange desde as relações com os fornecedores e ciclos de produção e de venda até a fase da distribuição final Cadeia de Valores Genérica. Fonte: PORTER, 1966 Exemplo: VSM – Value Stream Mapping (Mapeamento do Fluxo de Valor) • Notação utilizada em “Lean Manufacturing” Ferramenta que ajuda a enxergar e a entender os fluxos de materiais, informações e de processos 6 Foco na eliminação dos desperdícios e agregação de valor ao cliente Visualiza mais que simplesmente os processos individuais, visualiza o todo Mapeamento do Fluxo de Valor. Fonte: ROTHER; SHOOK, 2003 Exemplo: Fluxos de Processos Aula 2 Vídeo 4 Fluxos de Processos Como identificá-los dentro das organizações? • Informações sobre as atividades desempenhadas na organização • Entrevistas pelo profissional de mapeamento/modelagem • Utilização de fluxograma (simples e eficaz) • Hierarquia funcional deve ser representada no mapeamento A maioria das empresas não estão preparadas para a gestão por processos Na transição podem ser utilizados fluxogramas, os quais podem representar cargos/departamentos da gestão funcional 7 Estruturas Organizacionais por Processos. Fonte: PAIM; CARDOSO; CAULLIRAUX & CLEMENTE, 2009 Os “processos dentro dos fluxos” • Como definir entradas e saídas em um processo? Muitas vezes, pessoas que ocupam cargos dentro das organizações não sabem responder quais são as entradas e saídas dos processos sob suas responsabilidades Onde eu me encaixo nesse processo? Qual tipo de abordagem deve ser feita? • Efeito chuveiro (top-down, ou, de cima para baixo) São definidos quais são os processos organizacionais por meio de reuniões, workshops, brainstorm ou por determinação de executivos É a abordagem mais comum e a mais utilizada na condução de mapeamentos • Efeito bidê (bottom-up, ou, de baixo para cima) Tem-se como premissa que os fluxogramas devem ser realizados com base nas atividades, porém, a definição dos limites dos processos deve ser feita após a existência dos mesmos, que é quando se obtém o encadeamento real das atividades com embasamento em fatos e evidências 8 Efeito Bidê. Fonte: PAVANI JUNIOR; SCUCUGLIA, 2011 Identificando macroprocessos, processos, subprocessos, atividades e tarefas Fluxos. Fonte: elaborado com base em HARRINGTON, 1993 Critérios para Mapeamento de Processos Aula 2 Vídeo 5 “O processo certo vai gerar o produto ou serviço certo!” • Foco no cliente do próximo processo • Terminologia padronizada • Uso pleno da tecnologia da informação (informatização) • Integração entre os processos • Generalidade nos processos • Controle de documentos • Desvinculação com a estrutura organizacional (hierárquica) • Identificação de áreas/processos atuais e futuros • Focos: o que/como fazer • Os processos precisam ser medidos para serem gerenciados • Processos são "construídos pelas equipes” Os 10 passos para mapear e modelar um processo • Passo 1 – Identificar os objetivos do processo: Relacionados com a razão de existir do processo Avaliar o quanto o processo adiciona valor 9 • Passo 2 – Identificar as saídas do processo: Produtos ou serviços produzidospor um processo Físicas (um relatório ou um produto) ou informações, como uma decisão Todos transformam entradas em saídas • Passo 3 – Identificar os clientes do processo: Alguém que recebe ou que usa uma saída de um processo Clientes internos e clientes externos • Passo 4 – Identificar as entradas e os componentes do processo: Entradas: itens físicos ou informações que são mudados(as) pelo processo Componentes do processo: recursos como recursos humanos, máquinas, materiais, tecnologia, métodos etc. • Passo 5 – Identificar os fornecedores do processo: Provedores de serviços ou de matérias-primas que são entradas para o processo Fornecedores internos: provedores dentro da empresa Fornecedores externos: provedores fora da empresa • Passo 6 – Delimitar os limites do processo: Início: quando entradas são recebidas de um fornecedor Fim: quando a saída e o controle do processo passam a um cliente interno ou externo • Passo 7 – Documentar o processo atual: Informações obtidas sobre o processo devem ser registradas (ISO 9000) 10 • Passo 8 – Identificar as melhorias necessárias ao processo: Identificação das oportunidades durante o mapeamento: 8 desperdícios / VA Priorização das ações através de matrizes de decisão (GUT, por exemplo) • Passo 9 – Conciliar melhorias a serem aplicadas ao processo: Foco no objetivo do processo Plano de ação em consenso com a equipe (5W2H) • Passo 10 – Documentar o processo revisado: Processo revisado deve ser documentado e aprovado pelos envolvidos Elaborado com base em: <www.comexito.com.br.> Processos documentados devem ser consistentes e, ao final, usar a mesma linguagem (padrão) Processos devem ter as conexões entre eles claramente identificadas Síntese Aula 2 Vídeo 6 Reforço dos conceitos de gestão por processos, diagramas, mapeamento de processos e modelagem de processos Aprendemos como funcionam as principais notações para mapeamento de processos (BPMN, fluxograma, SIPOC, VSM etc.) 11 Ressaltamos a importância de um bom mapeamento: • “O processo certo vai gerar o produto ou serviço certo!” Abordamos os principais passos a serem seguidos para a realização eficaz de um mapeamento de processos
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