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CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 1 Gestão da Produção Industrial Mapeamento de Processos Representações Gráficas Aula 4 Prof. Roberto Cândido Pansonato CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 2 Conversa inicial Olá! Seja bem-vindo à quarta aula da disciplina Mapeamento de Processos! Na aula anterior, verificamos também o que é valor agregado e lead time (lembram-se do exemplo da fila?), vimos ainda como funciona o conceito de cadeia de valor de Porter, na qual se tem uma visão das atividades primárias e de apoio dentro das organizações. Após conhecer e compreender o que é desperdício e valor, você já é capaz de começar a elaborar representações gráficas para mapeamento de processos, que será o tema desta aula. Vamos começar? Para saber mais sobre o que será estudado, acesse o material on-line e assista ao vídeo de introdução que o professor Roberto preparou para você! Problematização O diagrama a seguir é relativo a um mapeamento de um processo simples. Conforme já foi verificado nas rotas anteriores, pode-se afirmar que: 1 2 3 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 3 I. O ponto nº 1 refere-se a um caminho natural do processo, enquanto o ponto 2 significa o fim desta etapa. II. O ponto 3 significa a necessidade de um relatório para que o processo avance e o Ponto 1 refere-se a uma condição de decisão. III. O ponto 2 refere-se a um conector de rotina, enquanto o ponto 3 significa que algum documento deve ser gerado para sequência do processo. IV. O ponto 2 significa um conector de rotina enquanto o ponto 1 refere- se a uma condição de desvio inerente ao processo. a. As alternativas I e III estão corretas. b. As alternativas II e III estão corretas. c. Somente a alternativa I está correta. d. As alternativas II e IV estão corretas. Análise O exemplo é relativo a um fluxograma simples, no entanto, já se pode observar alguns itens que são essenciais à compreensão de um mapa de processos. No caso específico deste exercício, a alternativa “b” é a correta: ■ O ponto 1 significa uma condição de decisão (normalmente com duas possíveis respostas: sim ou não); ■ O ponto 2 expressa uma circunstância em que se tem uma referência para “quebra do fluxograma”, ou seja, o processo deve iniciar em outra posição conforme indicado no círculo “A”. Este recurso é utilizado para evitar cruzamentos (intersecções) de linhas; ■ Quanto ao ponto 3, é um símbolo que significa que existe algum documento (relatório, por exemplo) que deve ser utilizado como um “input” (entrada) para a sequência do processo. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 4 Representação de fluxo de processo: Fluxograma de Processo Conforme visto anteriormente, um fluxograma é uma linguagem em forma de diagrama que tem como finalidade representar processos ou fluxos de materiais e operações (diagramação lógica, ou de fluxo). É uma forma de notação para comunicação de fluxos de processo, entre as várias existentes, talvez a mais simples e com certeza uma das mais utilizadas. Quando se utiliza o termo fluxograma, ocorrem algumas dúvidas referentes ao diagrama (ou fluxograma) de blocos, fluxograma de processos, fluxograma funcional, vertical etc. A seguir será apresentada de forma resumida uma classificação referente a fluxogramas: a. Diagrama de Blocos: apresenta uma sequência de atividades contínua e sem envolvimento de decisão. Pode ser utilizado em Instruções de Trabalho Simples ou Macro Fluxo de Processos. No Macro Fluxo, só funciona para demonstrar relações contínuas entre os processos. NOTA: os diagramas de blocos, são comumente citados quando utilizados em uma linguagem de programação de softwares, que não é o tema objeto desta disciplina. Diagrama de blocos CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 5 b. Fluxograma de Processo Simples: como já citado anteriormente, mostra as relações entre as fases e necessidades básicas de qualquer processo. Fluxograma simples Fonte: o autor (2016). c. Fluxograma Funcional (ou de raias): mostra a sequência das atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele flui. É útil para processos que não se completam em uma única área, pois indica também os responsáveis por cada fase. Uma variante desse fluxograma apresenta também uma linha do tempo cronológica que permite a identificação de gargalos do processo. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 6 Fluxograma de raias Fonte: o autor (2016). d. Fluxograma Físico ou Geográfico: mostra o caminho percorrido por um processo no ambiente. É geralmente confeccionado sobre uma planta do setor ou da fábrica (similar a um mapa). Fluxograma físico Fonte: o autor (2016). CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 7 e. Fluxograma ANSI: é o mais complexo deles, mas também o mais completo, apresentando uma relação fiel (se for bem feito) da interação das etapas do processo. Para executá-lo, normalmente começamos com um Diagrama de Blocos no qual vamos detalhando e incluindo alternativas de tomada de decisão até que tenhamos um “retrato” do processo o mais próximo possível da realidade. Ele possui uma simbologia internacionalmente compreendida, criada pelo American National Standards Institute (ANSI), que será apresentado posteriormente. Fluxograma padrão ANSI Fonte: http://pagotto.wordpress.com f. Diagrama Vertical: mostra uma sequência de eventos (processos) pela qual o produto/serviço passa. O diagrama ilustra os passos do(s) processo(s), seu relacionamento e informações referentes à distância percorrida e tempo das atividades. Normalmente utilizado para pequenos processos de manufatura. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 8 Diagrama Vertical Embora tenhamos uma série de tipos de fluxograma, a simbologia não tem uma alta rigidez, o que faz com que invariavelmente alguns profissionais utilizem-se de pequenas alterações para poder apresentar um mapeamento de processo. Segue uma simbologia básica para construção de fluxogramas (a mais usual e aceita pela maioria dos modeladores de processos). CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 9 SÍMBOLO NOME SIGNIFICADO Terminação Utilizado quando queremos indicar o início ou o fim de uma rotina ou de um fluxograma. Operação ou atividade Dentro do símbolo deve ser descrita, de forma sucinta, a operação ou atividade que é realizada. Decisão Símbolo utilizado quando no fluxo de informações existe mais de um caminho a seguir. Neste caso, uma pergunta deve ser feita dentro do símbolo, de forma resumida. As respostas a esta pergunta devem ser preferencialmente sim ou não (saída binária), que nascem em dois ângulos diferenciados e seguem caminhos alternativos. Documento Utilizado quando determinada etapa do processo deve incluir a emissão de um documento impresso (relatório, por exemplo). Dados (computador) Utilizado quando determinada etapa do processo é realizada CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 10 atravésde uma tela de programa de computador. Subprocesso (interfaces) Indica que toda uma rotina é realizada neste ponto e que, para simplificar o fluxo, esta rotina foi desenhada em outra página ou está em outro arquivo. Área de arquivo físico Representa arquivo definitivo de documentos físicos. Dentro dele deve ser colocado o local de arquivamento. Conector de Rotina ou de Fluxo O conector de rotina permite simplificar a vinculação de sub- rotinas e/ou fluxogramas sem que haja intersecções de linhas. Portanto, dentro do símbolo deve ser colocada uma letra ou outro sinal que permita a identificação de onde se encontra a continuação da rotina. Conector de Página Caso um fluxograma não caiba em uma página, coloca-se um símbolo para indicar que existe continuação. Dentro do símbolo coloca-se o número da página que dá continuidade ou uma referência para a localização. Na outra página, CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 11 em sentido contrário, coloca-se a referência ou o número da página anterior. Dados Dados digitados e armazenados automaticamente no sistema Banco de dados Banco de dados: mídia eletrônica. Quando utilizado, deve ser precedido pelo símbolo de digitação de dados do sistema. Não pode ser utilizado no começo e no fim do fluxo. Linha de ponta cheia Mostra a direção do fluxo das atividades, indicando o caminho obrigatório. Não se deve escrever sobre este símbolo. Linha tracejada ponta cheia Mostra a direção obrigatória do fluxo de informação. Não se deve escrever sobre este símbolo. Executante Símbolo utilizado para representar a troca de executante das operações/atividades. Em todos os momentos que o executante é alterado, o novo executante é identificado com este símbolo. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 12 Outra simbologia importante é a ANSI (American National Standards Institute), que criou um padrão em que alguns símbolos são similares aos mostrados na tabela anterior. Simbologia de Fluxograma Padrão ANSI Saiba mais sobre fluxogramas com as explicações do professor Roberto no vídeo que está disponível no material on-line! Como elaborar fluxogramas De início, a melhor forma de se elaborar um fluxograma para retratar um mapa de processos deve ser feita manualmente. E por que deve ser feito assim? Você deve perguntar que, com tanta tecnologia e tantos softwares que facilitam as nossas vidas, vamos voltar ao passado e utilizar papel e lápis? Sim, neste momento é o melhor caminho, pois na maioria das vezes o profissional de mapeamento de processos deve percorrê-lo na prática. Como dizem os japoneses através do termo gemba gembutsu, que significa em curtas palavras: CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 13 vá ao local de trabalho e enxergue o que está acontecendo. Por experiência, não existe melhor método para mapear um processo. Mas você pode perguntar: eu vou ficar para sempre com desenhos elaborados a mão através de lápis em uma folha de papel? Não. Aí é que entra a tecnologia. De posse de todas as informações obtidas no chão de fábrica ou na área de serviços (gemba), utilize as ferramentas e tecnologias disponíveis para agilizar o trabalho. Para elaboração de fluxogramas, podem ser utilizados aplicativos do pacote Office da Microsoft (Excel ou PowerPoint, por exemplo, que não foram criados especificamente para este fim, mas podem atender bem a esta demanda), ou utilize o Visio, também da Microsoft, este sim um aplicativo que foi criado com a finalidade de se elaborar diagramas dos mais variados tipos (fluxogramas, organogramas, mapas de fluxo de valor etc.). Outro software para elaboração de fluxogramas é o Bizagi (http://www.bizagi.com/). Agora que você conhece o que é um processo, o que deve ser observado em um mapeamento de processos (lembra-se dos “oito” desperdícios?), as simbologias existentes e os aplicativos que atendem a criação de diagramas, você já está apto a elaborar um fluxograma (detalhes das etapas e utilização da simbologia podem ser melhor entendidos na aula quatro). Leitura obrigatória Leia o artigo Projeto e análise de processos de serviço: uma avaliação de técnicas de representação, no qual são exploradas as dificuldades de mapeamento de processos na área de serviço e um comparativo de algumas técnicas de representação avaliadas conforme link a seguir: http://www.mgerhardt-consultorias.com.br/material/A2MAP%20- %20Gestao%20de%20Processos%20-%20Fluxograma%20de% Para tirar as dúvidas, assista ao vídeo que está disponível no material on- line! CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 14 Representação de fluxo de processo: Mapeamento do Fluxo de Valor Na segunda aula, aprendemos quais são as principais notações de processos. Na aula de hoje, verificamos como se elaboram os fluxogramas, com as técnicas e simbologias apropriadas e executamos alguns exercícios de aplicação. Com o fluxograma é possível mapear a grande maioria dos processos, sejam eles no ambiente fabril ou num ambiente de serviços, porém, vamos ver agora uma ferramenta muito utilizada pelo pessoal do Lean Manufacturing (ou produção enxuta, baseado no STP). Trata-se do Mapeamento do Fluxo de Valor. As vantagens desta ferramenta em relação a outras ferramentas referentes a mapeamento de processos são: a. Ajuda a visualizar mais do que simplesmente os processos individuais, por exemplo, solda, montagem ou um processo de publicação, conforme visto anteriormente – você pode enxergar o todo; b. Ajuda a identificar os desperdícios e as fontes dos mesmos no fluxo de valor; c. Junta conceitos e técnicas enxutas que ajudam a evitar a implementação de técnicas isoladas; d. Mostra a relação entre fluxo de informação e fluxo de materiais; e. Identifica com clareza o lead time, o tempo real de processamento e consequentemente as atividades que não agregam valor; f. Descreve como sua unidade deve operar para criar um fluxo; g. Liga todos os processos em um fluxo regular, desde o consumidor final até a matéria-prima, para gerar: o menor lead time, a mais alta qualidade e o custo mais baixo. Como mencionado em um dos itens acima, esta ferramenta tem uma visão mais macro, se comparada com o fluxograma. Com esta ferramenta se consegue enxergar os fluxos de matérias e informação, bem como clientes, fornecedores e processos. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 15 Exemplo ilustrativo: fluxos de informação, materiais, cliente e fornecedor Fonte: o autor (2016). Praticando o mapeamento do fluxo de valor, aprende-se a enxergar o chão de fábrica (ou uma área de serviço) de tal modo a apoiar a produção enxuta. Lembre-se que mapear é apenas uma técnica, sendo a implementação de um estado futuro baseado em conceitos da produção enxuta o objetivo principal desta ferramenta. Interessante, não é? Então assista ao vídeo que está disponível no material on-line e aprofunde ainda mais os seus conhecimentos! Como elaborar um mapa de fluxo de valor Mapear um fluxo de valor é algo que necessita de técnicas, conhecimentos e habilidades apuradas. Adiante seguem alguns passos primordiais antes de iniciar o mapa propriamente dito: Fluxo de informações Fluxo de Materiais Processos CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico16 a. Acompanhe a trajetória de produção de um produto desde o INÍCIO ATÉ O FINAL, e faça uma representação visual do FLUXO DE MATERIAL E DE INFORMAÇÃO. b. Desenhe (utilizando ícones) um mapa do ESTADO FUTURO de como o VALOR deveria FLUIR. c. Inicie por uma família de produto (numa empresa que produz vários eletrodomésticos, mapear uma família de manufatura de um micro- ondas, por exemplo). Não tente mapear mais famílias ao mesmo tempo, pois o resultado não será satisfatório. d. Embora o mapeamento do fluxo de valor possa ser realizado em vários níveis, é recomendável que se faça o mapeamento do cliente ao fornecedor, ou comumente conhecido, um mapeamento porta a porta. Mapeando uma família de produto Fonte: o autor (2016). CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 17 Simbologia para mapeamento do fluxo de valor A simbologia para o mapeamento do fluxo de valor difere um pouco da simbologia que aprendemos sobre fluxogramas. Segue abaixo um resumo dos ícones utilizados e suas funções: CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 18 Vamos conhecer os detalhes de como elaborar um mapa do fluxo de valor? Então assista ao vídeo que está disponível no material on-line! Visões no mapeamento do fluxo de valor O Mapeamento do fluxo de valor dever ser construído baseando-se em quatro visões: 1. Visão do Cliente; 2. Visão dos Processos; 3. Visão do Fluxo de Materiais; 4. Visão do Fluxo de Informações. Para melhor descrever as visões, serão apresentados sequencialmente exemplos de ícones do mapa de fluxo de valor fundamentado em uma empresa fictícia (Montadora São Jorge) juntamente com cada visão. Note que a cada inserção de uma visão, o mapa vai evoluindo e crescendo em tamanho e informações. Este exemplo é baseado no livro “Aprendendo a Enxergar”, de Mike Rother e John Shook. A Visão do Cliente Informações necessárias do Cliente: ■ Volume anual contratado e volume mensal; ■ Combinação (mix) de produtos com seus respectivos volumes; ■ Tamanho da embalagem; ■ Frequência de entrega. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 19 Visão do cliente no mapa de fluxo de valor NOTA: As letras “E” e “D” significam esquerda e direita Visão dos Processos Informações necessárias do Processo: ■ Quantidade de turnos; ■ Quantidade de operadores por turno; ■ T/Cp = Tempo de Ciclo do Processo (3600/produção horária da célula); ■ T/C = Tempo de Ciclo Operador (somatória de todos os tempos de ciclo manual da célula); ■ T/S ou (TR) = Tempo de “Setup” da Célula (caso haja vários tempos de “setup”, considerar o mais representativo); ■ TPT = Tamanho dos Lotes de Produção; ■ Porcentagem de refugo; ■ OEE = Eficiência Global do Equipamento. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 20 Visão dos processos no mapa de fluxo de valor Visão do Fluxo de Materiais Informações necessárias do fornecedor: ■ Tamanho da embalagem; ■ Frequência de entrega. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 21 Visão do fluxo de materiais no mapa de fluxo de valor Visão do Fluxo de Informações Informações necessárias: ■ Frequência de entrega; ■ Previsão de volumes. Visão do fluxo de materiais no mapa de fluxo de valor Visão do fluxo de materiais no mapa de fluxo de valor CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 22 Visão do fluxo de informações no mapa de fluxo de valor CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 23 Mapa de fluxo de valor completo Conforme mostrado nos diagramas (mapas) anteriores, esta ferramenta fornece a oportunidade de cobrir todo o processo de uma maneira macro, em que é possível também identificar gargalos, tempo de agregação de valor e lead time. De acordo com o que foi citado anteriormente, esta ferramenta é bastante utilizada por profissionais e empresas que praticam os conceitos de produção enxuta. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 24 Leitura obrigatória Leia o capítulo 3 do livro Gestão de Processos com Suporte em Tecnologia da Informação, de Adriano Stadler (org.), disponível na Biblioteca Virtual. Responda as questões para reflexão na página 43. Para saber mais, acesse o material on-line e assista ao vídeo do professor Roberto! Na prática Nesta aula, será analisado um estudo de caso referente a um mapeamento de processos com a utilização de fluxograma em uma empresa fabricante de estruturas pré-fabricadas de concreto. Estudo de Caso Orientações a. Leia o estudo de caso atentamente, através do link a seguir: http://repositorio.roca.utfpr.edu.br/jspui/bitstream/1/2710/1/CT_GEOB_XVIII_20 13_05.pdf Com base no item Apresentação, Análise de Dados e Resultados (p. 32 a 39) do estudo de caso e no texto de aprendizagem, responda as perguntas e identifique conceitos que se associam a esta rota. 1. No estudo de caso apresentado, a autora elabora um descritivo inicial para conhecer quais são as entradas, saídas e fornecedores do processo de orçamento de estruturas pré-fabricadas conforme alternativas abaixo: I. As entradas do processo são: declaração técnica das estruturas pré-fabricadas e programação de orçamentos. II. As entradas do processo são: projetos, memorial descritivo e especificações técnicas. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 25 III. São considerados fornecedores: cliente externo, representantes, fornecedores de itens metálicos e expedição da matriz / filial. IV. São considerados fornecedores: representantes, fornecedores de itens metálicos e expedição da matriz / filial. V. As saídas são: estruturas pré-fabricadas conforme solicitação do cliente. No levantamento realizado, admite-se como verdadeiro que: a. I e II estão corretas. b. III e V estão corretas. c. I, III e V estão corretas. d. II e III estão corretas. Feedback: Resposta correta: D. No texto, a identificação inicial da autora mostra que as entradas do processo são: projetos, memorial descritivo e especificações técnicas (item II) e que fornecedores são: cliente externo, representantes, fornecedores de itens metálicos e expedição da matriz / filial (item III). Reparem que neste caso, o cliente também aparece como fornecedor. 2. Realizando uma análise entre o mapeamento do estado atual e o mapeamento do estado futuro, percebe-se que houve um ganho nas atividades do coordenador de orçamento. Este ganho refere- se a: a. Análise de viabilidade. b. Espera. c. Solicitação de informações. d. Revisão de orçamento. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 26 e. Viabilidade. Feedback Resposta correta: C. A atividade solicitar informações foi eliminada, obtendo-se um ganho. Esta atividade foi realocada para a primeira atividade do coordenador de orçamentos. Síntese Por mais que se tente expressar como funcionam os processos dentro de uma empresa (com suas entradas, atividades, tarefas, saídas) de forma descritiva, o entendimento nunca ocorrerá de forma clara. Traçando um paralelo com a técnicade desenho técnico mecânico, será quase que impossível transmitir uma ideia ou uma concepção de uma peça relativamente complexa somente através de um descritivo ou até mesmo de fotografia. No caso do exemplo apresentado, o desenho técnico mecânico transmite todas as ideias de forma e dimensões de uma peça, e ainda fornece uma série de informações, como: ■ O material do qual é feito a peça; ■ O acabamento das superfícies; ■ Unidade de medida; ■ A tolerância dimensional etc. O fluxograma (ou outro tipo de notação) está para o mapeamento de processos, tal qual o desenho técnico mecânico está para engenharia mecânica. É a forma mais inteligente de se expressar aquilo que se pretende mostrar. Tanto os fluxogramas quanto o mapeamento do fluxo de valor (VSM) apresentam de forma clara características essenciais dos elementos de um processo (entradas, atividades, saídas, pontos de decisão, departamentos, funções, cliente, fornecedores etc.). Conhecer e saber aplicar essas linguagens é fundamental, tanto para o profissional de mapeamento quanto ao administrador, que tem como objetivo visualizar os processos de forma clara e ordenada. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 27 No caso do VSM (mapeamento do fluxo de valor), a grande vantagem é poder ter uma visão do todo e poder enxergar os desperdícios que muitas vezes ficam ocultos. Mas se muitos profissionais e empresas que praticam os conceitos de produção enxuta utilizam esta ferramenta, por que poucas empresas se aproximam da Toyota em termos de qualidade, produtividade e rentabilidade? O que invariavelmente ocorre é que, muitas empresas utilizam as ferramentas Lean de forma isoladas e o resultado é apenas momentâneo, desaparecendo com o tempo. Daí a importância de um pensamento sistêmico para o sucesso na aplicação das ferramentas Lean. Para Shook (2002), a falta de visão holística e a aplicação de ferramentas de forma desestruturada são as principais causas de implantações malsucedidas do STP. A figura a seguir ilustra bem esse problema. Falta de visão sistêmica (adaptado) Fonte: Shook (2002) Para encerrar os estudos desta aula, assista ao vídeo de síntese que está disponível no material on-line. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 28 Referências PAVANI JUNIOR, O.; SCUCUGLIA, R.; Mapeamento e Gestão por Processos – BPM. São Paulo: M.Books 2011. ROTHER, M., SHOOK, J. Aprendendo a enxergar (mapeando o fluxo de valor para agregar valor e eliminar o desperdício). São Paulo: Lean Institute Brasil, 2009. LIKER, J. K. O Modelo Toyota: 14 princípios de gestão do maior fabricante do mundo. Porto Alegre: Bookman, 2005 STADLER, A.; MUNHOZ, A.; GUERREIRO, K.; FERREIRA, P. Gestão de Processos com suporte em Tecnologia da Informação. Curitiba: Intersaberes 2013.
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