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1 Administração na Vida de Todos Conceito e Campo de Aplicação da Administração EA D610 – 2014 – Aula 1 2 O QUE É ADMINISTRAÇÃO? Fayol, em 1916, foi um dos primeiros autores a diferenciar a administração das atividades desenvolvidas nas empresas, dividindo-as em: atividades técnicas, comerciais, financeiras, de segurança, contábeis e administrativas. Para Fayol, administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. A definição é útil e universal, pois baseia-se num ciclo natural e frequente em nossa vida: planejamento → execução → controle ou, de forma similar: reflexão-ação-reflexão 3 ADMINISTRAR É REUNIR E APLICAR, DA MELHOR FORMA POSSÍVEL, OS RECURSOS DISPONÍVEIS O QUE É ADMINISTRAÇÃO? 4 Quais são os recursos? Genericamente e de acordo com a teoria econômica mais tradicional, são sempre os mesmos: terra, trabalho e capital. Hoje a tecnologia ganhou destaque como recurso diferenciado e relevante, durante o século XX. A partir dos anos 80, o conhecimento e os ativos intangíveis em geral, como marca e a imagem, ganharam importância num contexto de competitividade sistêmica RECURSOS 5 Produto Recursos Eficiência = Melhor para quem? Melhor por quê? MELHOR FORMA? 6 Estado, mercado e sociedade articulam-se tendo em vista solucionarem problemas e atenderem a demandas de determinada comunidade em certo momento histórico. CAMPO DE ATUAÇÃO Organização societária 7 Apresentação das Áreas Funcionais da Empresa EAD 610 – 2014 – Aula 2 8 SUMÁRIO Introdução Multifuncional X Funcional Finanças Marketing Operações Gestão de pessoas 9 INTRODUÇÃO Atualmente, quatro funções podem ser encontradas em praticamente todas as organizações a partir de certo porte: finanças; marketing; operações; e, gestão de pessoas (ou de recursos humanos), Há inúmeras outras especializações e mesmo áreas com importância crescente, como logística, tecnologia da informação e comunicação. 10 INTRODUÇÃO Formas de Agregação do Conhecimento Administrativo 11 MULTIFUNCIONAL X FUNCIONAL 12 FINANÇAS 13 FINANÇAS A função financeira é responsável por gerir o dinheiro da organização, visando a criar valor para os acionistas. Pode-se dividir as decisões a serem tomadas pelo administrador financeiro em três tipos: decisões de investimento; decisões de financiamento e remuneração; decisões de controle. 14 MARKETING 15 MARKETING A relação organização–cliente 16 OPERAÇÕES A função de operações, antes conhecida como produção, voltada à dimensão fabril, tem hoje seu foco ampliado. Envolve diversas atividades ligadas à manufatura ou à prestação de serviços, engenharia, logística, e tem o objetivo de gerar a máxima eficiência possível no processo produtivo das áreas fins da organização. 17 GESTÃO DE PESSOAS Hoje a área de gestão de pessoas, além das funções clássicas de atrair, reter bons profissionais para a organização e propiciar seu desenvolvimento, tem-se envolvido com programas inovadores. Novas formas de avaliação surgiram, como a avaliação 360°; planos de carreira foram modernizados com a gestão por competência; e formas de remuneração diferenciadas apareceram, como o uso de stock options. A área ganhou um enfoque estratégico, passando a trabalhar com uma perspectiva de longo prazo. A função de gestão de pessoas passou atuar também em questões relacionadas com mudança cultural, processos de internacionalização, dentre outras. 18 Enfoque Sistêmico EAD 610 – 2014 – Aulas 3 e 4 19 SUMÁRIO Introdução A organização como sistema aberto Análise de sistemas e revisão de processos Hierarquização de sistemas Redes, aprendizagem coletiva e inovação aberta Metodologias Sistêmicas Relevantes: Ilustrações 20 INTRODUÇÃO O biólogo Ludwing Von Bertalanffy (1901-1972) é considerado o principal autor do enfoque sistêmico. Bertalanffy publicou sobre o assunto a partir de 1925, mas suas obras ficaram mais conhecidas após 1950, como no caso de A Teoria Geral dos Sistemas. Em 1954, criou uma sociedade para pesquisar o assunto. Suas ideias foram difundidas e aplicadas nas décadas seguintes, principalmente a partir de 1960. 21 22 Vários enfoques atuais que marcaram e ainda marcam a moda, representam aplicações do enfoque sistêmico: Gestão pela qualidade total Reengenharia CRM, Supply Chain, Inovação Aberta ERP Cadeia de Valor Modelo de Negócio 23 O CONCEITO ORIGINAL MANTEVE SUA IMPORTÂNCIA PARA A FORMAÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO ATUAL Senge define o pensamento sistêmico como “A Quinta Disciplina” LEARNING ORGANIZATION Senge, P.M. (1990) – A Quinta Disciplina 24 Como você prefere que seu cirurgião cardíaco enxergue sua cirurgia? ASSIM? OU ASSIM? VISÃO SISTÊMICA – Exemplo 1 25 PENSAMENTO SISTÊMICO “É a disciplina que visualiza o todo, reconhece padrões e interrelações e aprende como estruturar estas interrelações de forma mais eficiente e efetiva” 26 O enfoque sistêmico envolve quatro pressupostos: o todo é maior que a soma das partes; o todo determina a natureza das partes; as partes não podem ser entendidas se consideradas isoladamente do todo. as partes são dinamicamente interdependentes. 27 Indivíduo Tarefa Grupo Cargo Níveis de Agregação dos Fenômenos envolvidos na Gestão 28 A ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMA ABERTO Temos dois tipos de contribuições dos autores da abordagem sistêmica: concepção de organização como um sistema aberto, formado por subsistemas que interagem entre si e com o ambiente externo, com intensa troca de informações; o método proposto para entendimento e análise de problemas da organização e de seus segmentos, tratados como subsistemas. 29 CARACTERÍSTICAS COMUNS DOS SISTEMAS ABERTOS (*) 1. Importação de Energia 2. A Transformação 3. O Output 4. Sistemas como Ciclos de Eventos 5. Entropia Negativa 6. Input de Informação, Retroinformação Negativa e Processo de Codificação 7. Estado Firme e Homeostase Dinâmica 8. Diferenciação 9. Equifinalidade (*) Extraído e resumido do Capítulo 2 do livro Psicologia Social das Organizações. Katz, Daniel & Kahn, Robert L. Ed. Atlas, 1970. 30 A ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMA ABERTO Ilustração das características 1, 2, 3 e 6 dos Sistemas Abertos 31 A ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMA ABERTO O conceito de eficiência Eficiência, ou produtividade, significa a relação entre saída, ou produtos gerados pelo sistema, e entradas, ou recursos utilizados para gerar os produtos. É expressa pela fórmula: Produto Recurso 32 A ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMA ABERTO Caixa preta e o conjunto de subsistemas Uma organização pode ser pensada como um conjunto de partes interdependentes denominadas subsistemas. Muitas vezes, um subsistema de uma organização não é desvendado por todos,em todos os seus segredos e processos de transformação. Nesse caso, esse subsistema é denominado caixa-preta. Por vezes, é aceitável desconhecer os detalhes de suas operações, como quando ligamos e utilizamos aparelhos complexos sem saber exatamente como funcionam. Em outros casos, caixas-pretasrepresentam dificuldades para a reconstrução e mudança do sistema Caixa preta e o conjunto de subsistemas 33 A ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMA ABERTO Visão sistêmica de uma organização 34 METODOLOGIAS SISTÊMICAS RELEVANTES: ILUSTRAÇÕES Michel Porter, um dos grandes nomes lembrados quando pensamos em estratégia, deu origem ao conceito de cadeia de valor. Para terem sucesso, as organizações devem oferecer produtos que criem mais valor para o consumidor do que custam para serem fabricados, permitindo que a empresa tenha rentabilidade com sua venda. A cadeia de valor de Porter corresponde a uma sequência de atividades realizadas pela empresa por meio da qual se cria uma proposta de valor para o consumidor. Trata-se de uma forma de visualizar e articular as funções e atividades da empresa tendo em vista obter vantagem competitiva. Para o autor, “valor é o montante que os compradores estão dispostos a pagar por aquilo que uma empresa lhes fornece”. A cadeia de valor de Michael Porter 35 METODOLOGIAS SISTÊMICAS RELEVANTES Cadeia de Valor - Fonte: Porter (1989: p. 35) A Cadeia de Valor de Michael Porter 36 ILUSTRAÇÕES DE METODOLOGIAS SISTÊMICAS RELEVANTES Balanced scorecard Balanced Scorecard 37 Escola Clássica EAD 610 – 2014 – Aulas 5 e 6 38 SUMÁRIO Introdução Questões Centrais Taylor e a Escola de Administração Científica Fordismo Produção Enxuta Fayol e a Escola da Gerência Administrativa 39 INTRODUÇÃO Taylor (1856-1915), Ford (1863-1947) e Fayol (1841-1925) são os principais autores da escola clássica. 40 QUESTÕES CENTRAIS As seguintes questões fizeram parte de suas obras: Como dividir o trabalho? Quem faz o quê? Quem manda em quem? Como coordenar ou integrar o trabalho dividido? Como conseguir motivar as pessoas para realizar o trabalho? As respostas que obtiveram envolvem inúmeros conceitos e proposições que podem ser bem compreendidas por meio de três proposições fundamentais: centralização, hierarquia; e especialização de competências. 41 TAYLOR E A ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Para Taylor, a essência da administração científica está na revolução mental e nas novas atitudes, e não apenas em dispositivos de eficiência, cálculo de custos, bonificações, estudos de tempos, movimentos ou supervisão funcional. “O principal objetivo da administração deve ser o de assegurar o máximo de prosperidade ao patrão e, ao mesmo tempo, o máximo de prosperidade ao empregado.” Taylor (1970: p.29) 42 TAYLOR E A ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Para solucionar as falhas da administração por “iniciativa e incentivo”, Taylor propôs quatro princípios fundamentais (Taylor, 1970: p. 105): 1. “Substituição do critério individual do operário por uma ciência. 2. Seleção e aperfeiçoamento científico do trabalhador. 3. Cooperação íntima da administração com os trabalhadores. 4. Divisão do trabalho entre gerência e trabalhadores (1970: p. 50).” 43 FORDISMO Ford Formou a Ford Motor Company em 1903, com 40 anos de idade, com outros 11 investidores e US$ 28 mil de capital. O Fordismo, também conhecido como produção em massa, apresenta cinco componentes principais: Intercambialidade Padronização Especialização Linha de montagem Integração vertical 44 TAYLOR E A ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Aplicação dos princípios de Taylor 45 FORDISMO Conforme dados apresentados por Womack, Jones & Ross, o tempo trabalhado por um operário antes que as mesmas operações fossem novamente repetidas passou de 514 minutos em 1908 para 2,3 minutos em 1913, às vésperas da introdução da linha de montagem, e apenas 1,19 minuto com a linha de montagem em plena operação na nova fábrica de Highland Park, em Detroit. Tendo em conta os objetivos que perseguia, o modelo de Ford alcançou resultados inquestionáveis. Em 1914, o salário médio de 2,50 US$/dia subiu para US$ 5/dia. O pico anual de produção foi atingido em 1920, com dois milhões de veículos iguais. Em 1925, o preço real para o consumidor já havia caído 2/3, de 825 dólares, em 1908, para US$ 260. 46 47 48 49 PRODUÇÃO ENXUTA Segundo Womack, Jones e Ross (1992), as principais vantagens da produção enxuta são: Melhorias constantes nos processos produtivos. Menor tempo de montagem. Menores índices de defeitos. Menor necessidade de espaço físico. 50 PRODUÇÃO ENXUTA Planta da General Motors em Framingham versus a Planta da Toyota em Takaoka, 1986. Fonte: Pesquisa Mundial das Montadoras do IMVP. (ROSS, 1993:23) 51 PRODUÇÃO ENXUTA Algumas adaptações na estrutura observada no Fordismo, resultaram no que veio a ser chamado de “produção enxuta”, cujas características principais são: Responsabilidade pela qualidade pertence a cada trabalhador. Redução de estoque de matérias-primas por meio de acordos e parcerias com fornecedores. Projetos de novos produtos com menor duração (envolvimento de fornecedores) e formação de equipe de projeto com dedicação exclusiva ao mesmo. Trabalhadores multiqualificados em todos os níveis da organização. A maior parte dos trabalhadores atua em equipes. Maior proximidade com o consumidor. Máquinas altamente flexíveis e cada vez mais automatizadas. Sincronização do conjunto de processos internos e relações externas através do just-in-time e kanban. 52 diferenciação das operações administrativas das demais — definição do significado e das funções da administração; colocação de princípios de administração com utilidade prática — autoridade e responsabilidade, unidade de comando, unidade de direção e outros; indicação das variações no trabalho administrativo e, consequentemente, dos conhecimentos necessários a diferentes cargos da empresa; demonstração da necessidade e possibilidade do ensino de administração. FAYOL E A ESCOLA DA GERÊNCIA ADMINISTRATIVA 53 O conjunto das operações de toda empresa pode ser dividido em seis grupos, sendo os cinco primeiros já bem conhecidos à época: 1. Operações técnicas: produção, fabricação, transformação; 2. Operações comerciais: compras, vendas, permutas; 3. Operações financeiras: procura e gerência de capitais; 4. Operações de segurança: proteção de bens e de pessoas; 5. Operações de contabilidade: inventários, balanços, preços e custo, estatística etc. 6. Operações administrativas: previsão, organização, direção, coordenação e controle. FAYOL E A ESCOLA DA GERÊNCIA ADMINISTRATIVA 54 Foi Fayol quem propôs a definição mais popular até os dias de hoje do que significa administração: “Administração é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.” Para detalhar essa afirmação, temos de entender que: prever é perscrutar o futuro e traçar o programa de ação; organizar é constituir o duplo organismo, material e social da empresa; comandar é dirigir o pessoal; coordenar é ligar, unir e harmonizar todos os atos e todos os reforços; controlar é velar para que tudo corra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas. FAYOL E A ESCOLA DA GERÊNCIA ADMINISTRATIVA 55 Os Princípios e Elementos de Administração propostos por Fayol: 1. A divisão do trabalho. 2. A autoridade consiste no direito de mandar e no poder de se fazer obedecer. 3. A disciplina é o respeito aos convênios, que têm por objetivoa obediência, a assiduidade, a atividade e os sinais exteriores com que se manifesta o respeito. 4. Unidade de comando: para a execução de um ato qualquer, um agente deve receber ordens somente de um chefe. 5. Unidade de direção: um só chefe e um só programa para um conjunto de operações que visam ao mesmo objetivo. FAYOL E A ESCOLA DA GERÊNCIA ADMINISTRATIVA 6. Subordinação de interesse particular ao geral. 7. A remuneração do pessoal: é o prêmio pelo serviço prestado. Deve ser equitativa e, tanto quanto possível, satisfazer, ao mesmo tempo, ao pessoal e à empresa, ao empregador e ao empregado. 56 8. Centralização: tal como a “divisão do trabalho”, a centralização é um fato de ordem natural; em todo organismo, animal ou social, as sensações convergem para o cérebro ou direção e, do cérebro ou direção, partem as ordens que movimentam todas as partes do organismo. 9. Hierarquia: constitui a hierarquia a série dos chefes que vai da autoridade superior aos agentes inferiores. 10. Ordem: é conhecida a fórmula da ordem material: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. 11. Equidade: A justiça é a realização das convenções estabelecidas. Mas os convênios não podem prever tudo; é necessário interpretá-los pormenorizadamente ou suprir sua insuficiência. 12. Estabilidade do pessoal: um agente precisa de tempo para iniciar-se em uma nova função e chegar a desempenhá-la bem — admitindo-se que seja dotado das aptidões necessárias. 13. Iniciativa: essa possibilidade de conceber e de executar é o que se chama iniciativa. 14. União do pessoal: a harmonia e a união do pessoal de uma empresa são uma grande fonte de vitalidade para ela. FAYOL E A ESCOLA DA GERÊNCIA ADMINISTRATIVA 57 Burocracia EAD 610 – 2014– Aula 7 58 SUMÁRIO Burocracia: a voz do povo Introdução ao Modelo Burocrático Poder, dominação e autoridade Características da Burocracia Limitações da vida real nas burocracias 59 60 61 62 63 64 INTRODUÇÃO AO MODELO BUROCRÁTICO Burocracia: modelo ideal de organização voltada à máxima racionalidade. A ação racional é aquela em que há adequação dos meios em relação aos fins que se quer atingir. Quanto menos ações, menos dificuldades, mais rapidez, maior a racionalidade. 65 INTRODUÇÃO AO MODELO BUROCRÁTICO O estudo das burocracias realizado por Weber não pretende apresentar as características médias desse fenômeno social, mas sim estudá-lo de uma forma que realce suas características consideradas “puras”. O modelo de Weber é chamado de modelo ideal, por existir apenas de forma conceitual, apenas no plano das idéias. 66 PODER, DOMINAÇÃO E AUTORIDADE Poder: potencial para o exercício da dominação. Dominação: manifestação do exercício do poder. Autoridade: dominação legitimada. A autoridade se caracteriza em grupos quando as ordens são aceitas voluntariamente, envolvendo uma suspensão, a priori, do julgamento quanto à validade ou mérito da ordem. A concordância voluntária pode ser baseada, de acordo com Weber, em três tipos de autoridade: carismática, tradicional e racional legal ou burocrática. 67 Obediência a pessoas (autoridade pessoal). Autoridade carismática é aquela em que a legitimidade se baseia nas características “extraordinárias” do indivíduo que detém o poder. Esse tipo de autoridade ocorre na liderança política, por exemplo. Autoridade tradicional é aquela em que se julga que o que foi válido no passado será válido no futuro. Esse tipo de autoridade é conservador e avesso a mudanças. Os reis do passado, pai e mãe, em certas sociedades, exercem esse tipo de autoridade. Obediência a normas e não a pessoas Autoridade racional-legal ou burocrática é aquela que se baseia na crença em normas legais formalmente definidas. É destinada a organizar a conduta na busca racional de finalidades específicas. PODER, DOMINAÇÃO E AUTORIDADE 68 CARACTERÍSTICAS DA BUROCRACIA A autoridade burocrática reduziria ao mínimo o impacto das diversidades humanas para o desempenho das organizações, fazendo com que seus participantes se comportassem de maneira a buscar unicamente o alcance dos objetivos coletivos, independentemente dos pessoais. A autoridade burocrática pura busca a máxima racionalidade no sentido de precisão, continuidade, rigor, confiança e previsibilidade. 69 CARACTERÍSTICAS DA BUROCRACIA A formalidade se define por um sistema de normas racionais, escritas e exaustivas, que estabelecem com precisão as relações de mando e subordinação, distribuindo as atividades a serem executadas de forma sistemática, tendo em vista o alcance de objetivos predeterminados. A impessoalidade é a segunda forma básica de expressão da racionalidade. A administração burocrática se realiza desconsiderando a individualidade. O indivíduo é utilizado por seu conhecimento, experiência e competência. Centralização e hierarquia, e também a unidade de comando, são princípios expostos por Fayol e estão presentes no modelo burocrático. Especialização e divisão do trabalho, relembrando mais uma vez os princípios de Fayol. As tarefas são divididas e atribuídas a funcionários conforme jurisdições formalmente definidas. 70 CARACTERÍSTICAS DA BUROCRACIA O quadro administrativo burocrático, para Weber, é exercido por meio de indivíduos que: são pessoalmente livres, com deveres relativos apenas ao cargo; trabalham em hierarquia administrativa, rigorosa monocracia; têm competência rigorosamente fixada; atuam em virtude de um contrato, baseado na qualificação profissional; são recompensadas em dinheiro; exercem o cargo como única ou principal profissão; têm perspectiva de ascensão (carreira); trabalham com completa separação dos “meios de produção”; atuam sem apropriação do cargo; estão submetidas a rigorosa disciplina. 71 LIMITAÇÕES DA VIDA REAL NAS BUROCRACIAS Alguns autores, como Thompson, no livro Moderna Organização, de 1967, analisaram as “doenças” da burocracia: “burose” e “buropatologia”, caracterizadas pela aversão ou apego excessivo às normas. Os afetados pela burose são denominados buróticos: odeiam seguir regulamentos. Os buropatas, contaminados pela buropatologia, adoram os regulamentos, querem segui-los em todos os detalhes, mesmo quando não funcionam. Para Thompson (1967), o principal problema da burocracia é a tendência ao desencontro entre poder e competência, ideia divulgada jocosamente pelo princípio de Peter: “Todo mundo é incompetente, inclusive você.” 72 LIMITAÇÕES DA VIDA REAL NAS BUROCRACIAS Burocracia como instrumento de controle. 73 Artigo 37 da Constituição Legalidade Impessoalidade Moralidade Publicidade Eficiência (emenda 19 de 1998) 74 75 76 A SÉRIE ISO 9000 A série ISSO 9000 é composta de quatro normas principais: ISO 9000:2000 - Sistemas de Gestão da Qualidade – Fundamentos e vocabulário. Estabelece um ponto de partida para o entendimento das normas e define os termos fundamentais usados na família ISO 9000. ISO 9001:2000 - Sistema de Gestão da Qualidade – Requisitos. Contém requisitos a serem utilizados para atender eficazmente os requisitos de clientes e regulamentares aplicáveis e para aumentar a satisfação do cliente. ISO 9004:2000 – Sistema de Gestão da Qualidade – Diretrizes para melhorias de desempenho. Fornece diretrizes para melhoria do sistema de gestão da qualidade, medida pormeio da satisfação dos clientes e de outras partes interessadas. Considera a eficácia e eficiência de um sistema de Gestão da Qualidade. ISO 9011:2002 – Diretrizes sobre auditorias em sistemas de Gestão da Qualidade e/ou ambiental. Fornece diretrizes para verificação da capacidade do sistema em alcançar os objetivos da qualidade. Pode ser usada para auditoria interna ou para auditar fornecedores. Fonte: Gestão da Qualidade – Teoria e Casos 77 ISO 10005 – Diretrizes para plano de qualidade ISO 10006 – Diretrizes para qualidade em gerenciamento de projetos ISO 10007 – Gestão da Qualidade – Diretrizes para gerenciamento da configuração ISO 10012 – Partes 1 e 2, Garantia da qualidade para equipamentos de medição – requisitos, controle, confirmação metrológica ISO/TR 10013 – Diretrizes para documentação do sistema de gestão da qualidade ISO/TR 10014 - Diretrizes para gestão de aspectos econômicos da qualidade ISO 10015 – Gestão da Qualidade – Diretrizes para treinamento ISO/TS 16949:2004 – Fornecedores automotivos – requisitos particulares para a aplicação da ISSO 9001:2000 Fonte: Gestão da Qualidade – Teoria e Casos A SÉRIE ISO 9000 Existem diversas normas e documentos normativos que complementam as quatro normas principais da série ISO 9000. Podemos citar entre outros: 78 79 80 Fonte: http://www.bsibrasil.com.br 81 NORMA SA 8000: Termo de compromisso de responsabilidade social Dentro do contexto da responsabilidade social empresarial, convida a empresa a ser contratada mediante ao processo licitatório a aderir por meio do Termo de Compromisso aos elementos estabelecidos pela norma SA 8000, a saber: Não deve envolver ou apoiar o trabalho infantil Não deve envolver ou apoiar o trabalho forçado Proporcionar um ambiente de trabalho seguro e saudável Respeitar o direito de todos os funcionários de formar ou associar-se a sindicatos e de participar de negociações coletivas Coibir qualquer atitude de discriminação por raça, classe social, nacionalidade, religião, deficiência, sexo, orientação sexual, associação sindical ou política. Coibir a utilização de atos de coerção psicológica, física ou abuso verbal em relação aos trabalhadores Respeitar aos expedientes de trabalho estabelecidos pela legislação Respeitar as políticas salariais das categorias envolvidas Manter sistema de gestão para efetiva implementação da administração e revisões dos comprometimentos da SA 8000 81 82 Fonte: http://www.bsibrasil.com.br 83 Fonte: http://www.bsibrasil.com.br
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