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Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 1 de 154 AULA 06: Gestão de Projetos. SUMÁRIO PÁGINA 1. Palavras iniciais. 1 2. Gestão de projetos. 3 2.1. O método PERT/CPM. 22 2.2. O método de Kepner e Tregoe aplicado aos projetos. 27 3. Questões comentadas. 29 4. Lista de questões. 106 5. Gabarito. 154 6. Referência principal. 154 Observação importante: Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei 9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 2 de 154 1. Palavras iniciais. Oi pessoal! Hoje estudaremos a administração dos projetos na organização. Você deve ter em mente que estes últimos são esforços temporários que geram resultados exclusivos. Ou seja, é possível criarmos um projeto para um carro novo, uma nova área de marketing na empresa, etc. A base para nossos estudos é o Guia PMBOK - 4ª Edição. Como é impossível fazer uma aula de poucas páginas que aborde todos os aspectos de um guia com mais de 300 páginas, a única solução para responder todas as questões possíveis sobre o assunto é adquirir e estudar o guia por completo, se você achar que este deve ser o seu foco. Com esta ideia básica em mente, a aula vai abordar os assuntos mais comuns em concursos sobre o gerenciamento de projetos. No final da aula veremos dezenas de questões de diferentes bancas sobre todo o assunto abordado. Um abraço e bons estudos! Prof. Carlos Xavier www.facebook.com/professorcarlosxavier Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 3 de 154 2. Gestão de projetos. Em primeiro lugar, é importante que você saiba definir o que é um projeto e quais as suas características. Neste sentido, vamos definir projeto como um esforço temporário feito para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Notem que ele é temporário, ou seja, tem início e fim. Além disso, ele busca como consequência a criação de um produto, serviço ou resultado específico. Saiba diferenciá-los dos processos: estes últimos representam sequências de atividades exercidas de maneira rotineira, transformando insumos em produtos, serviços e resultados a partir de um determinado processamento. Assim, em uma fábrica de copos de vidro, um importante processo é o processo de produção, que transforma matéria prima em um produto acabado. Trata-se de uma atividade comum e rotineira dentro da organização, que pode ser programada para se obter o máximo de eficiência. Caso esta mesma fábrica desejasse iniciar a produção de um novo modelo de copo de vidro apropriado para cervejas especiais, por exemplo, ela precisaria elaborar um projeto para isso, envolvendo aspectos como: design, linha de fabricação, materiais primas a serem utilizadas, estudo do mercado, etc. Este projeto estaria pronto quando todos os detalhes do novo copo estivessem estabelecidos. Aí seria possível se tomar a decisão quanto a fazer com que o resultado do projeto (o novo copo) fosse transformado em parte do processo de produção desta indústria. Como vimos no nosso exemplo, um projeto envolve, acima de tudo, um esforço temporário para produzir algo específico como consequência de sua existência. Além disso, os projetos podem existir nos diferentes níveis organizacionais, envolvendo um número de pessoas amplamente variável, Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 4 de 154 desde apenas um indivíduo até um grande grupo multidisciplinar. Em sua essência, eles buscam criar produtos, capacidades ou resultados exclusivos ao seu final, uma vez que se o resultado já estivesse disponíveis não seria necessária a elaboração de um projeto! São várias as situações que servem como base para a autorização de um novo projeto na organização. Eles costumam se iniciar como consequência de uma das seguintes situações: • Nova demanda de mercado; • Oportunidades ou necessidades emergentes; • Solicitação de um cliente; • Avanço tecnológico; • Requisito legal; • Adaptação ao ambiente; • Etc. Você deve ter em conta ainda que os projetos se desenvolvem dentro de determinado prazo, necessitando de recursos para serem desenvolvidos. Assim, cronogramas e orçamentos são instrumentais básicos para o planejamento de um projeto. Devo reforçar ainda que os projetos buscam realizar determinado trabalho específico, chegando a um resultado final, ou seja, eles possuem um escopo. Em conjunto esses pontos representam as restrições que o projeto encontra (tempo, custos e escopo), já que ele precisa concretizar algo, dentro de um prazo e com base em determinados recursos disponíveis. Em resumo, os projetos possuem as seguintes características principais: • São temporários; • Envolvem pessoas; • São planejados; Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 5 de 154 • Resultam em produtos, serviços, capacidades ou resultados exclusivos (tudo isso, daqui para frente será chamado apenas de ‘produto’); • Seus produtos finais podem servir como base para a instituição de novos processos ou para a modificação dos processos na organização; • São gerenciados com base em diferentes processos; • São restringidos por conta do: o Tempo o Recursos o Escopo. Para que você entenda melhor este assunto, veja alguns exemplos de projetos: • Desenvolvimento de novos procedimentos de atendimento; • Melhoria no design de produtos; • Introdução de novos produtos e serviços no mercado; • Construção de uma ponte; • Desenvolvimento de um software; • Preparar-se para um concurso específico; • Etc. - Já entendi o que são os projetos, mas o que é o gerenciamento ou gestão de projetos, Prof. Carlos? - R.: Trata-se da aplicação de técnicas, ferramentas, conhecimentos e habilidades sobre os projetos e seus processos inerentes para que o projeto possa ser executado da forma correta, atingindo seus objetivos. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 6 de 154 - Prof. Carlos Xavier, e como o uso de modelos de gerenciamento de projetos impacta a organização? - R.: A adoçãode modelos de gerenciamento de projetos possibilita um aumento da previsibilidade dos resultados, ou seja, de sua maturidade. Isto traz como vantagens: • Diminuição de custos • Otimização de recursos • Prazos mais previsíveis • Maior produtividade Além disso, como a organização pode ter diferentes projetos sendo executados ao mesmo tempo, é importante que se perceba como eles podem ser agregados para fins de gerenciamento. Neste sentido, as possibilidades são as seguintes: Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 7 de 154 Os projetos correlatos poderão constituir um programa. O programa seria algo mais amplo, incluindo vários projetos que se complementam de alguma forma. O seu escopo é mais amplo do que o de um simples projeto, buscando gerar benefícios mais significantes. Vários programas, por sua vez, quando considerados em conjunto, podem formar portfólios. Tais portfólios estão relacionados à questões organizacionais ainda mais amplas, ajudando a atingir objetivos estratégicos da organização! Voltando ao nível mais “básico”, o da gestão de projetos, dois elementos são fundamentais para que ela possa ser executada dentro da organização: o PMO e o PMP, e você deve saber o que são cada um deles para o seu concurso: • O PMO (Project Management Office) é o escritório de gerenciamento de projetos de uma organização. Sua responsabilidade pode variar desde o fornecimento de funções de suporte até o gerenciamento direto de um projeto. Sua instalação passa pela mudança de paradigmas da organização visando fazer com que ela esteja mais adaptada à gestão por projetos. Isso inclui até mesmo a sua estruturação com base matricial ou por projetos. O PMO tipicamente serve para dar suporte aos gerentes de projetos, coordenar a comunicação entre os vários projetos para que eles trabalhem integradamente, identificar e desenvolver metodologias a ser aplicadas, monitorar a conformidade dos projetos com as regras estabelecidas pela organização, gerenciar os recursos compartilhados, etc. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 8 de 154 • O PMP (Project Management Professional) é o profissional de gerenciamento de projetos, ou seja, o gerente do projeto. Ele gerencia as restrições dos projetos individuais, controlando os recursos disponíveis (orçamento, cronograma, etc.) para atingir os objetivos específicos do projeto que está sob sua responsabilidade. Ele deve ter conhecimento sobre o gerenciamento de projetos, ser capaz de aplicar este conhecimento para obter desempenho e ter capacidade de orientar, gerenciar e liderar o seu pessoal para que todos estejam engajados com o projeto, mesmo considerando suas restrições. - Carlos, O fato de operar por projetos influencia a estrutura organizacional? - R.: Sim!!! A estrutura organizacional tradicional (a funcional) passa a ser cada vez mais substituída por uma estrutura matricial ou por uma estrutura por projetos. A estrutura por projetos é a mais radical: substitui completamente as funções organizacionais por gerências de projetos. As estruturas matriciais misturam aspectos da estrutura funcional com a estrutura por projetos, podendo dar maior ênfase a um ou outro tipo de estrutura - o que constitui as matrizes fracas, balanceadas ou fortes. Sobre este assunto, o Guia PMBOK apresenta uma interessante tabela sobre a diferença entre cada uma dessas estruturas - em língua inglesa. Trata- se de uma forma fácil de memorizar essas características caso elas sejam cobradas em seu concurso! A seguir, apresento a referida tabela, adaptada por mim para o Português: Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 9 de 154 Estrutura���� Funcional Matriz Projetizada Características do projeto: Matriz fraca Matriz balanceada Matriz forte Autoridade do gerente de projeto Pouca ou nenhuma Limitada Baixa à moderada Moderada à alta Alta à quase total Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma Limitada Baixa à moderada Moderada à alta Alta à quase total Quem controla o orçamento Gerente funcional Gerente funcional Misto Gerente do projeto Gerente do projeto Papel do gerente de projeto Meio período Meio período Tempo integral Tempo integral Tempo integral Pessoal administrativo do gerenciamento do projeto. Meio período Meio período Tempo integral Tempo integral Tempo integral Fonte: adaptado do Guia PMBOK - 4ª Edição. Agora que você já entende os conceitos elementares, precisa saber que existem diversas etapas na elaboração e análise de um projeto. Por serem temporários, os projetos possuem início, meio e fim. Na verdade, segundo o Guia PMBOK, o ciclo de vida do projeto pode ser estruturado nas seguintes etapas (DECORE isso!): 1. Inicio do projeto; Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 10 de 154 2. Organização e preparação do projeto; 3. Execução dos trabalhos do projeto; 4. Encerramento do projeto. É importante que você saiba que, em cada uma dessas etapas, algumas variáveis se comportam de maneira distinta. No início do projeto, os custos e o nível de uso do pessoal são relativamente baixos, uma vez que ainda não há atividades sendo executadas. Conforme o projeto avança e começa a ser organizado e preparado, mais pessoas e recursos são envolvidos, atingindo um ápice na execução propriamente dita. Após a execução, quando os produtos do projeto são entregues, inicia-se o fechamento ou encerramento do projeto. Nesta última etapa, o uso de recursos e pessoal cai drasticamente, pois as atividades propriamente ditas já foram executadas. Sobre este assunto, vejam o gráfico apresentado pelo próprio Guia PMBOK 4ª Edição: Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 11 de 154 Além de possuir custos e uso de pessoal variável em função da etapa do projeto, o custo das mudanças, a incerteza, o risco e a influência dos stakeholders são variáveis ao longo do tempo. - Vamos pensar sobre isso em um exemplo prático: Imagine que você tenha o projeto de reformar a sua casa. Se você deseja modificar este projeto, o custo da mudança será baixo logo no inicio - basta pagar um pouco mais a um arquiteto para refazer o projeto arquitetônico da reforma. Se, ao contrário disso, você deixa a reforma começar, os pedreiros quebram paredes, o encanador realoca as tubulações, etc., e depois você muda de ideia, resolvendo mudar oprojeto, os custos serão bem mais altos! Você não poderá mais recuperar todo o dinheiro que foi gasto! Além disso, será preciso mais um projeto arquitetônico, mais material de construção, mais horas de trabalho, etc. Percebe-se, assim, que o custo das mudanças sobe ao longo do tempo, conforme o projeto vai sendo executado! A incerteza, o risco e o nível de influência dos stakeholders, por sua vez, são decrescentes com o passar do tempo! Voltemos ao exemplo de sua casa em reforma... conforme a reforma vai sendo executada e o trabalho vai ficando pronto, você começa a ter certeza se foi uma boa ideia (ou não) fazer a reforma. Há menos incertezas sobre como as coisas vão ficar, como vão ser executadas, etc. Além disso, o nível de influência dos interessados vai caindo: se o seu cônjuge pensava em ter um piso diferente, depois de instalado o novo piso que você escolheu fica mais difícil seu cônjuge exercer influência... se o encanador pensava em lhe convencer a usar determinada marca de tubulações, depois de tudo pronto fica mais difícil ele lhe influenciar... Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 12 de 154 Percebeu como essas variáveis se comportam ao longo do tempo? Veja o gráfico apresentado pelo Guia PMBOK sobre este assunto: - Prof. Carlos Xavier, você falou em influência dos stakeholders... o que é isso? - R.: Stakeholders são todos os interessados, pessoal! São todos aqueles que detêm algum interesse! No caso dos projetos, são os indivíduos e organizações interessados e afetados pelo projeto, como o gerente do projeto, os clientes, o governo, os patrocinadores, o acionista, a sociedade, os membros da equipe do projeto, etc. No caso dos projetos, o PMBOK 4ª Edição esclarece que os stakeholders de um projeto incluem: • Clientes/usuários; • Patrocinador; • Gerentes de portfólios/comitê de análise de portfólios; • Gerentes de programas; Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 13 de 154 • Escritório de projetos; • Gerentes de projetos; • Equipe do projeto; • Gerentes funcionais; • Gerenciamento de operações; • Fornecedores, parceiros comerciais e vendedores. Bem... Já falamos das etapas dos projetos e de como algumas variáveis se relacionam com as mesmas. Além disso, o projeto pode ser decomposto em diferentes fases, especificas a cada projeto. Imagine que a reforma da sua casa inclui as fases de (exemplo): 1. Reforma da cozinha 2. Reforma da sala 3. Reforma dos quartos 4. Reformas dos banheiros Neste sentido, é importante que você saiba como estas fases podem se relacionar entre si, para que o projeto possa ser melhor estruturado. O Guia PMBOK estabelece que essa relação pode ser de três tipos básicos: 1) relação sequencial; 2) relação sobreposta; 3) relação iterativa. Vamos ver o que são cada uma delas: • A relação sequencial é aquela na qual uma fase só se inicia quando a fase anterior estiver terminada. Trata-se de uma forma de reduzir incertezas no gerenciamento de projetos, mas que acaba com a possibilidade de reduzir o cronograma. É como se, na reforma da sua casa, você estabelecesse que a reforma dos quartos só será feita quando a reforma da sala estiver completa, e assim sucessivamente. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 14 de 154 • A relação sobreposta estabelece que uma fase tenha inicio antes da fase anterior acabar. É como se a reforma dos quartos devesse começar antes da reforma da sala terminar, no exemplo que estamos usando. É uma forma de comprimir o cronograma de execução chamada de paralelismo, que pode reduzir o tempo de execução. Apesar disso, ela pode “aumentar o risco e resultar em retrabalho caso uma fase subsequente progrida antes que informações precisas sejam disponibilizadas pela fase anterior” (Guia PMBOK 4ª Ed.) • A relação iterativa, por sua vez, é aquela na qual apenas uma fase está devidamente planejada. O planejamento das fases seguintes é feito à medida que o trabalho avança e que são feitas as entregas da fase atual. É uma técnica que deve ser utilizada quando o ambiente é muito incerto, indefinido ou passa por rápidas transformações. Apesar de facilitar o trabalho sob estas condições, a relação iterativa entre as fases do projeto dificulta o planejamento de longo prazo para o projeto. Assim, é possível que os membros da equipe tenham que ficar disponíveis por muito tempo – aumentando os custos e o uso de pessoal. O guia PMBOK afirma ainda que “nesses casos, o escopo é gerenciado por entregas contínuas de incrementos do produto e priorização dos requisitos para minimizar riscos do projeto e maximizar o valor comercial do produto”. Agora que você já entende muito bem as etapas do ciclo de vida de um projeto e como ele pode ser dividido em fases que se conectam para sua melhor gestão, é fundamental ter em mente também que diferentes processos acontecem no gerenciamento de projetos. Os processos que acontecem estão relacionados a questões como planejamento, execução de atividades, controle, etc. Na verdade, são cinco os grupos de processos no Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 15 de 154 gerenciamento de projetos segundo o Guia PMBOK 4ª Edição. Recomendo que vocês memorizem claramente cada um deles, por isso transcrevo exatamente como está no referido Guia: 1. Grupo de processos de iniciação. São os processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou a fase; 2. Grupo de processos de planejamento. Os processos realizados para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado; 3. Grupo de processos de execução. Os processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo; 4. Grupo de processos de monitoramento e controle. Os processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes; 5. Grupo de processos de encerramento. Os processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto ou a fase. - Prof. Carlos, help! Agora misturou tudo... existem etapas do ciclo de vida do projeto e grupos de processos com o mesmo nome... são a mesma coisa? Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.brPágina 16 de 154 - R.: NÃO PESSOAL! Os grupos de processos NÃO são fases ou etapas do projeto! Apesar de os nomes serem parecidos, você deve entender que as etapas representam o ciclo de vida do projeto, com início, meio e fim (4 etapas). Os grupos de processos (5 grupos) se repetem ao longo das várias fases estabelecidas para o seu projeto. Assim, no projeto como um todo, haverá a execução dos diferentes processos, em diferentes grupos, ao longo de todo o projeto! Não tem mistério aqui, você tem mesmo é que memorizar! Na verdade, o PMBOK 4ª Edição (a mais recente traduzida para o português), afirma que são 42 os processos que se organizam dentro desses cinco grupos. Além disso, eles se organizam também com base em diferentes áreas do conhecimento no gerenciamento de projetos. As áreas são as seguintes: 4. Gerenciamento da integração do projeto: incluindo as atividades e os processos utilizados para integrar os processos e suas atividades, incluindo sua identificação, definição, combinação, unificação e coordenação. 5. Gerenciamento do escopo do projeto: está ligado aos processos que estabelecem quais os trabalhos que serão realizados no projeto, para que apenas os esforços necessários para concluir o projeto com sucesso sejam empreendidos, evitando desperdícios. Busca definir claramente o que está dentro do projeto, para que atividades estranhas não sejam incluídas. Inclui os processos de: coletar os requisitos; definir o escopo; criar a EAP; verificar o escopo; controlar o escopo. Dentre os processos citados, o mais importante para concursos é o de “criar a EAP”, ou Estrutura Analítica do Projeto, que significa a subdivisão do escopo (trabalho e entregas) do Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 17 de 154 projeto em componentes menores para um gerenciamento mais fácil. 6. Gerenciamento do tempo do projeto: inclui os processos ligados ao uso de recursos (inclusive tempo), à definição de suas atividades, sua duração e sequência, além do estabelecimento de cronogramas. Serve essencialmente para que o projeto possa ser gerenciado de modo a acabar pontualmente. 7. Gerenciamento dos custos do projeto: trata-se da área de conhecimento ligadas à estimativa e controle de custos, além da determinação do orçamento do projeto. A ideia aqui é que o projeto possa ser encerrado dentro do orçamento aprovado. 8. Gerenciamento da qualidade do projeto: esta área do conhecimento busca fazer com que o projeto seja executado com a qualidade prevista, incluindo o planejamento, garantia e controle da qualidade. Segundo o Guia PMBOK 4ª Ed. “o gerenciamento da qualidade do projeto inclui os processos e as atividades da organização executora que determinam as políticas de qualidade, os objetivos e as responsabilidades, de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi empreendido. 9. Gerenciamento dos recursos humanos do projeto: é a área do conhecimento ligada ao gerenciamento das pessoas que fazem parte da equipe do projeto, seus papeis e responsabilidades. Incluem processos de desenvolver o plano de RH, mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe do projeto. 10. Gerenciamento das comunicações do projeto: segundo o guia PMBOK 4ª Ed. Aqui se incluem “os processos necessários para assegurar que as informações Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 18 de 154 do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Inclui os processos de identificar as partes interessadas (stakeholers), que acontece na iniciação para que se identifiquem claramente as expectativas de cada sobre o projeto, para que as comunicações possam ser feitas posteriormente, em busca de sua satisfação e da aceitação das entregas do projeto; planejar as comunicações; distribuir informações; gerenciar as expectativas das partes interessadas; e reportar o desempenho. 11. Gerenciamento dos riscos do projeto: está ao gerenciamento dos eventos que possam acontecer durante o projeto, maximizando a probabilidade e o impacto de eventos positivos e minimizando a probabilidade e o impacto dos eventos negativos. Segundo o PMBOK 4ª Ed., “inclui os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle dos riscos de um projeto”. Os processos envolvidos são: planejar o gerenciamento de riscos; identificar os riscos; realizar a análise qualitativa dos riscos; realizar a análise quantitativa dos riscos; planejar as respostas aos riscos; monitorar e controlar os riscos. 12. Gerenciamento das aquisições do projeto: é a área de conhecimento que lida com as compras de produtos, serviços ou resultados externos pelo projeto e sua equipe. Abrange os contratos, as mudanças necessárias para os contratos serem operacionalizados, e os pedidos de compra. Os processos incluídos são: planejar as Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 19 de 154 aquisições; realizar as aquisições; administrar as aquisições; encerrar as aquisições. - Não se assuste! São 9 áreas do conhecimento, e o PMBOK começa a contar a partir do número 4 mesmo... Combinando as áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos com os grupos de processos relacionados ao mesmo tema, o Guia PMBOK 4ª Edição apresenta os 42 processos aplicáveis ao gerenciamento de projetos. No Guia, a tabela que organiza este conhecimento está em inglês. Apresento a mesma em português, traduzida por mim para facilitar o seu estudo. Esses processos são a base do gerenciamento de projetos pelo PMBOK, mas sua aplicação pode e deve ser adaptada para as necessidades e realidades de cada organização! Vamos conhecer a tabela da qual estou falando! N o çõ e s d e A d m in is tr a çã o P ú b li ca e G e st ã o d e P ro ce ss o s d e M u d a n ça p a ra A n a li st a J u d ic iá ri o d o T R T -S C – T e o ri a e E x e rc íc io s P ro f. C a rl o s X a v ie r – A u la 0 6 P ro f. C a rl o s X a v ie r w w w .e st ra te gi ac o n cu rs o s. co m .b r P á g in a 2 0 d e 1 5 4 Á re as d e C o n h ec im en to G ru p o s d e P ro ce ss o s d e G er e n ci am en to d e P ro je to s In ic ia çã o P la n ej am e n to E xe cu çã o M o n it o ra m e n to e C o n tr o le E n ce rr am e n to 4 . I n te gr aç ão 4 .1 D e se n v o lv e r o te rm o d ea b e rt u ra d o p ro je to 4 .2 D e se n v o lv e r o p la n o d e g e re n ci a m e n to d o p ro je to 4 .3 O ri e n ta r e g e re n ci a r a e xe cu çã o d o p ro je to 4 .4 M o n it o ra r e co n tr o la r o t ra b a lh o d o p ro je to 4 .5 R e a li za r o co n tr o le in te g ra d o d e m u d a n ça s 4 .6 E n ce rr a r o p ro je to o u a f a se . 5 . E sc o p o 5 .1 C o le ta r o s re q u is it o s 5 .2 D e fi n ir o e sc o p o 5 .3 C ri a r a E A P -e st ru tu ra a n a lí ti ca d o p ro je to 5 .4 V e ri fi ca r o e sc o p o 5 .5 C o n tr o la r o e sc o p o 6 . T e m p o 6 .1 D e fi n ir a s a ti v id a d e s 6 .2 S e q u e n ci a r a s a ti v id a d e s 6 .3 E st im a r o s re cu rs o s d a s a ti v id a d e s 6 .4 E st im a r a d u ra çã o d a s a ti v id a d e s 6 .5 D e se n v o lv e r o c ro n o g ra m a 6 .6 C o n tr o la r o cr o n o g ra m a 7 . C u st o s 7 .1 E st im a r o s cu st o s 7 .2 D e te rm in a r o o rç a m e n to 7 .3 C o n tr o la r o s cu st o s 8 . Q u al id ad e 8 .1 P la n e ja r a q u a li d a d e 8 .2 R e a li za r a g a ra n ti a d a q u a li d a d e 8 .3 R e a li za r o co n tr o le d a q u a li d a d e 9 . R H 9 .1 D e se n v o lv e r o p la n o d e R e cu rs o s H u m a n o s 9 .2 M o b il iz a r a e q u ip e d e p ro je to s 9 .3 D e se n v o lv e r a e q u ip e d o p ro je to 9 .4 G e re n ci a r a e q u ip e d o p ro je to 1 0 . C o m u n ic aç õ e s 1 0 .1 Id e n ti fi ca r a s p a rt e s in te re ss a d a s (s ta k e h o ld e rs ) 1 0 .2 P la n e ja r a s co m u n ic a çõ e s 1 0 .3 D is tr ib u ir a s in fo rm a çõ e s 1 0 .4 G e re n ci a r a s e xp e ct a ti v a s d o s st a k e h o ld e rs 1 0 .5 R e p o rt a r o d e se m p e n h o 1 1 . R is co s 1 1 .1 P la n e ja r o g e re n ci a m e n to d o s ri sc o s 1 1 .2 I d e n ti fi ca r o s ri sc o s; 1 1 .3 R e a li za r a a n á li se q u a li ta ti v a d o s ri sc o s 1 1 .4 R e a li za r a a n á li se q u a n ti ta ti v a d o s ri sc o s 1 1 .5 P la n e ja r a s re sp o st a s a o s ri sc o s 1 1 .6 M o n it o ra r e co n tr o la r o s ri sc o s 1 2 . A q u is iç õ e s 1 2 .1 P la n e ja r a s a q u is iç õ e s 1 2 .2 C o n d u zi r a s a q u is iç õ e s 1 2 .3 A d m in is tr a r a s a q u is iç õ e s 1 2 .4 E n ce rr a r a s a q u is iç õ e s Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 21 de 154 Viu a tabela? Gostou? Imagino que você queira me perguntar: - Carlos... vale a pena decorar tudo isso?! - R.: Na minha opinião vale muito a pena!!! Se você acha que não vale a pena, olha as questões no final da aula... ter isso memorizado pode ajudar a resolver muitas questões sobre gerenciamento de projetos... Devo alertá-los de uma coisa: Já saiu no exterior uma 5ª Edição do Guia PMBOK com alguns novos processos na tabela, mas que não devem ser cobrados já que ele ainda não foi lançado no Brasil com uma versão local. Para o Brasil, a versão mais recente é a que eu lhes apresentei logo acima (a 4ª Edição)! Nas mais de 300 páginas do Guia PMBOK 4ª Edição existem diversos detalhes sobre cada um desses grupos de projetos. Não cabe aqui apresentar em detalhes cada um deles. O essencial para responder à maioria das questões é saber em que grupo de processos eles se encontram e relativo à que área do conhecimento eles são. Este é o essencial, por isso trouxe e traduzi a tabela para vocês! Gostaria ainda de apresentar para vocês alguns outros conceitos sobre o gerenciamento de projetos que costumam cair em concursos. Entre eles chamo a atenção para: • Gerenciamento do valor agregado: é uma técnica que integra escopo, cronograma e recursos financeiros de um projeto para que seu progresso e desempenho possam ser medidos - comparando-se o custo orçado com o custo real. • Técnica Delphi: é uma técnica usada no gerenciamento de riscos que serve para se buscar um consenso entre especialistas em uma determinada área. Eles participam de maneira anônima, respondendo questões sobre alguns pontos do projeto. Essas respostas são resumidas e redistribuídas para que os especialistas façam novos comentários. Este processo é Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 22 de 154 repetido por algumas rodadas até que seja alcançado um consenso, reduzindo a parcialidade que decorre da influência indevida de algum dos especialistas. Além de tudo isso que nós estudamos até agora sobre gerenciamento de projetos, alguns outros conceitos e técnicas devem ser destacados para quem estuda para concursos. Estudaremos um pouco mais nos próximos tópicos! 2.1. O método PERT/CPM PERT (Program Evaluation and Review Technique) significa “técnica de avaliação e revisão de programas”, enquanto CPM (Critical Path Metod) significa “método do caminho crítico”. Trata-se de duas técnicas distintas que surgiram independentemente, mas que hoje em dia se confundem devido à sua base conceitual similar. A principal diferença entre elas é que a CPM utiliza a duração mais provável de cada atividade, enquanto a PERT utiliza o valorprovável, ou seja, a média ponderada das probabilidades das diferentes durações. De qualquer modo, hoje em dia se costuma falar apenas na técnica PERT/CPM. Os elementos básicos para entender bem esta técnica são: • Evento: trata-se de um marco relativo ao início ou ao fim de uma determinada atividade. No diagrama, são representadas por círculos numerados deforma crescente com a direção do projeto, do início para o fim. Muitas vezes um evento representa o final de uma atividade e o início de outra. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 23 de 154 • Atividade: é a ação que desloca o trabalho de um evento para outro. Para sua realização, ela absorve tempo e recursos em seu processamento. É representada no diagrama por setas que se orientam do início do projeto para o fim, mostrando a sequência de eventos. • Atividade fantasma: não consome tempo nem recursos. Apenas demonstra relações de interdependência, sendo representada por uma seta pontilhada. Para que você entenda melhor, vamos imaginar uma situação na qual você inicia seus estudos (evento), realiza os estudos (atividade) e encerra os estudos (evento). Como isso ficaria em um diagrama do tipo PERT/CPM? Vejamos: Onde: • 1 - Início do estudo • 2 - Término do estudo • E - Atividade de estudo. É lógico que os projetos envolvem uma sequencia de atividades muito maior, e por isso se torna um pouco mais complexo analisar as redes PERT/CPM, mas não é nada muito difícil não! No caso de concursos os exemplos utilizados sempre envolvem poucas atividades, pois se trata apenas de verificar se o candidato sabe ou não entender o diagrama. E 1 2 Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 24 de 154 Veja um exemplo de rede PERT/CPM com um número maior de atividades: Voltando ao método PERT/CPM... enquanto o PERT é um método que permite o cálculo de tempo (e de custos, se for o caso!) a partir de uma média ponderada das estimativas otimista, pessimista e mais provável quando existe incerteza em relação às estimativas da atividade, o CPM utiliza valores determinísticos e considera uma situação de certeza para estabelecer qual a sequência de atividades que não possui folga nenhuma no cronograma, de modo a não atrasar o projeto como um todo. Em outras palavras, o CPM estabelece o caminho crítico por meio da sequência mais longa de atividades em um projeto. Memorize isso! Para o uso dessas técnicas, é importante que você saiba que cada evento tem um momento no tempo mais cedo e outro mais tarde no qual ele poderá acontecer, sendo estabelecidos no próprio diagrama de rede PERT/CPM, dentro dos círculos que representam os eventos, da seguinte forma: Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 25 de 154 Onde: • i = evento “i” • Ci = Cedo do evento “i” • Ti = Tarde do evento “i”. Os valores “cedo” e “tarde” podem ser calculados da seguinte forma: • O cedo de um evento será a soma do cedo do evento anterior mais a duração da atividade que acontece entre eles. Convenciona-se que o cedo da primeira atividade da rede = 0. • O tarde de um evento será igual ao tarde do evento posterior menos a duração da atividade posterior. Convenciona-se que o tarde do último evento é igual ao seu cedo. Além disso, é fundamental saber qual o caminho crítico do projeto para que se possa estabelecer os “tarde” de cada evento, já que eles são calculados a partir do último evento, de trás para frente. Mais ainda: você tem que saber sobre o caminho crítico porque ele pode cair na sua prova! Exemplificando, veja a seguir uma rede PERT/CPM construída para uma sequência de atividades. Uma questão de concurso poderia querer que você soubesse identificar qual o caminho crítico do projeto a seguir: Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 26 de 154 - E ai, você saberia responder?! Lembre-se: o caminho crítico é a sequência de atividades mais longa para a consecução do projeto. Quando ela for concluída, todo o projeto será concluído, por isso ela será o cedo e o tarde do último evento, ao mesmo tempo. Já conseguiu localizar? Se não, eu ajudo: o caminho crítico do projeto acima é A - D - G. Perceba que a atividade A consome 3 dias (ou horas, minutos, etc.), enquanto a atividade D consome 4 dias e a atividade G consome 4 dias. Nenhuma outra sequencia de atividades sai do evento inicial (1) para o evento final (5) demorando mais do que 11 dias, que é o tempo da sequência A - D - G. Atenção, minha gente! É possível haver mais de um caminho crítico, quando diferentes caminhos na realização de atividades possuem o tempo mais longo, ao mesmo tempo! Ainda sobre este assunto, é importante que você conheça claramente dois conceitos de folga, o de folga livre e o de folga total: • Folga total: é o total de atraso permitido para o “início mais cedo” de uma atividade qualquer sem que isso afete o cronograma previsto para o projeto como um todo. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 27 de 154 • Folga livre: é o tempo que uma atividade pode atrasar sem gerar um atraso na data de início mais cedo de qualquer outra atividade do cronograma imediatamente posterior. Bem, o que vimos sobre PERT/CPM é o que você deve precisar para responder as questões de concurso que caírem sobre este assunto! Vamos ao próximo tópico desta aula! 2.2. O método de Kepner e Tregoe aplicado aos projetos. Trata-se de um método simples de apoio à tomada de decisão e que é bastante utilizado para a seleção de projetos prioritários. Ele permite estabelecer critérios desejáveis e critérios obrigatórios para os projetos a serem considerados. Esses dois grupos são conhecidos também como: • Musts: são os deveres/obrigações. São os requisitos mínimos para que os projetos sejam considerados. Imagine, por exemplo, que você esteja selecionando projetos de reforma da sua casa e estabeleça como critérios must: o A reforma deverá custar menos de R$50.000 no total o A reforma deverá ser feita em no máximo 3 meses. Qualquer projeto que custe mais de R$50.000 para ser executado ou que demore mais de 3 meses simplesmente será dispensado! • Wishes: são os critérios desejáveis para um determinado projeto. Imagine que, no mesmo projeto de reforma de sua casa, você considere que (exemplo): Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 28 de 154 o Quanto maioresos quartos, melhor o projeto (peso 2); o Quanto maior a área de jardim, melhor o projeto (peso 1); o Quanto mais iluminação natural sua casa receber, melhor o projeto (peso 7). Com base nesses critérios, você poderá criar uma formula e ponderar o atendimento de cada um dos projetos aos seus requisitos wishes, de modo a optar pelo projeto mais adequado aos seus requisitos! - É isso ai pessoal! Com isso encerramos a parte teórica da aula de hoje. Vamos agora para as questões comentadas. Um forte abraço! Prof. Carlos Xavier www.facebook.com/professorcarlosxavier Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 29 de 154 3. Questões Comentadas. 1. (FCC/TRF-5/Analista Judiciário - Área Administrativa/2012) Um projeto exige coordenação das atividades, compreendendo momentos de análise crítica e de validação das soluções, sem com isso inviabilizar o trabalho dos especialistas envolvidos. É preciso reconhecer que o projeto é a) processualmente distinto da tomada de decisão. b) processualmente semelhante a mecanismos não humanos. c) processualmente avaliado pelos seus erros de previsão. d) um processo individualizado e prospectivo. e) um processo interativo e coletivo. Comentário: A FCC e seu perfil de questões interpretativas... é como eu digo: todas as bancas estão tendendo a fazer questões feito o Cespe, exigindo do candidato a capacidade de interpretação! Vamos então analisar cada uma das alternativas para identificar aquela que se relaciona corretamente com o conceito de projeto: a) processualmente distinto da tomada de decisão. Errado. Em termos conceituais o projeto e a tomada de decisão são duas coisas distintas, mas em termos processuais (ou seja, o seu processo de Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 30 de 154 funcionamento) o seu funcionamento é similar, pois a gestão de projetos também exige tomada de decisões ao longo do seu funcionamento. b) processualmente semelhante a mecanismos não humanos. Errado. Essa veio do além. Não tem nada a ver dizer que projetos possuem processos “não humanos”... c) processualmente avaliado pelos seus erros de previsão. Errado. Em termos de seus processos, eles são avaliados pelos seus resultados obtidos,e não pelos erros... d) um processo individualizado e prospectivo. Errado. Os projetos são elaborados e conduzidos por várias pessoas em conjunto, por isso não se pode dizer que eles são individualizados. e) um processo interativo e coletivo. Certo. Os projetos e sua gestão são caracterizados por vários processos que atuam de maneira interativa ao longo de seu funcionamento. Além disso, ele não é individual, mas sim coletivo! GABARITO: E. 2. (FCC/ TRF-2ª Região / Analista Judiciário - Área Administrativa / 2012) São características do ciclo de vida do projeto: I. Início do projeto; organização e preparação; execução do trabalho do projeto e encerramento do projeto. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 31 de 154 II. Os níveis de custo e de pessoal são baixos no início, atingem um valor máximo na fase de execução e caem na fase de finalização do projeto. III. A influência das partes interessadas, os riscos e as incertezas são maiores durante o início do projeto, reduzindo-se ao longo de sua vida. IV. Os custos das mudanças e correções de erros diminuem conforme o projeto se aproxima do término. É correto o que consta APENAS em a) I e II. b) II, III e IV. c) I, II e III. d) III e IV. e) I, III e IV. Comentário: Vamos analisar cada uma das afirmativas, sobre o ciclo de vida dos projetos: São características do ciclo de vida do projeto: I. Início do projeto; organização e preparação; execução do trabalho do projeto e encerramento do projeto. Certo. São essas as etapas do ciclo de vida do projeto. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 32 de 154 II. Os níveis de custo e de pessoal são baixos no início, atingem um valor máximo na fase de execução e caem na fase de finalização do projeto. Certo. No início, o custo e uso de pessoal são baixos, sobem e depois caem ao final. III. A influência das partes interessadas, os riscos e as incertezas são maiores durante o início do projeto, reduzindo-se ao longo de sua vida. Certo. É exatamente isso que acontece! IV. Os custos das mudanças e correções de erros diminuem conforme o projeto se aproxima do término. Errado! Os custos de mudanças e correção de erros são menores no início do projeto e aumentam conforme o mesmo vai se aproximando do seu término. É o contrário do que a afirmativa disse. Assim, estão certos os itens I, II e III. GABARITO: C 3. (FCC/TCE-PR/Analista de Controle - Área Administrativa/2011) O ecossistema de gerenciamento de projetos está inserido em um contexto mais amplo, regido pelo gerenciamento de programas e de a) competências. b) atividades. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 33 de 154 c) processos. d) propostas. e) portfólios. Comentário: A questão buscou confundir o candidato com essa estória de “ecossistema”. Ela está falando apenas dos diferentes níveis de gerenciamento dos projetos. O próprio comando da questão já dá a dica, falando em projetos e programas. Aí você teria que se lembrar do seguinte: Agora é só marcar: PORTFOLIOS! GABARITO: E. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 34 de 154 4. (FCC/TRF 1ª Região/Analista Judiciário - Área Administrativa/2011) Na fase de iniciação de um projeto, antes de tudo, deve-se a) decidir se um projeto deve ser iniciado, entre vários possíveis. b) definir as atividades necessárias para desenvolvimento do produto a ser entregue. c) detalhar o escopo e os requisitos básicos do projeto. d) elaborar detalhadamente as informações sobre o projeto. e) escolher as pessoas certas para a implantação e avaliação do projeto. Comentário: A fase de iniciação dos projetos é aquela na qual se toma a decisão sobre o início do projeto ou fase. A única alternativa que está de acordo é a letra A. GABARITO: A. 5. (FCC/TRE-PE/Analista Judiciário - Área Judiciária/2011) José Karisma, gestor de projetos da instituição pública ELEGE e sua equipe, traçou, em seu plano de gestão estratégica para o período 2011-2013, o projeto Gestão de Processoscom o objetivo de estruturar o Escritório de Processos da instituição. Nessa fase de gestão do projeto, definiu que está incluso no projeto a definição de Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 35 de 154 metodologia de gestão de processos, capacitação da equipe e a contratação de consultoria especializada para auxiliar tecnicamente o desenvolvimento dos trabalhos, facilitando a implantação das etapas de mapeamento e melhorias, identificação dos itens e medidas de controle e padronização dos seus principais processos de trabalho. Pela metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), esta fase trata do Gerenciamento a) do Escopo do projeto. b) da Integração do projeto. c) da Qualidade do projeto. d) dos Riscos do projeto. e) das Aquisições do projeto. Comentário: Trata-se claramente de atividades relacionadas ao gerenciamento do escopo do projeto. Vejam só: • Gerenciamento do escopo do projeto: está ligado aos processos que estabelecem quais os trabalhos que serão realizados no projeto, para que apenas os esforços necessários para concluir o projeto com sucesso sejam empreendidos, evitando desperdícios. Busca definir claramente o que está dentro do projeto, para que atividades estranhas não sejam incluídas. Inclui os processos de: coletar os requisitos; definir o escopo; criar a EAP; verificar o escopo; controlar o escopo. Dentre os processos citados, o mais importante para concursos é o de “criar a EAP”, ou Estrutura Analítica do Projeto, que significa a Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 36 de 154 subdivisão do escopo (trabalho e entregas) do projeto em componentes menores para um gerenciamento mais fácil. GABARITO: A. 6. (FCC/TCE-AM/Analista de Controle Externo - TI/2012) Os cinco grupos de processos descritos pelo PMBOK Guide que são utilizados para organizar e descrever a realização do projeto são: a) Análise, Programação, Teste, Implementação e Monitoramento. b) Levantamento e Classificação de Requisitos, Desenho, Programação, Teste e Implementação. c) Levantamento de Requisitos, Projeto, Design, Implementação e Teste. d) Planejamento, Organização, Projeto, Implementação e Acompanhamento. e) Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento. Comentário: Essa é tranquila, não é?! Aqui bastaria que você tivesse memorizado os cinco grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 37 de 154 GABARITO: E. 7. (FCC/TCE-AM/Analista de Controle Externo - TI/2012) No PMBOK, os processos Coletar Requisitos e Criar a EAP fazem parte da Área de Conhecimento em Gerenciamento a) do Escopo do Projeto. b) de Integração do Projeto. c) de Controle do Projeto. d) dos Riscos do Projeto. e) dos Custos do Projeto. Comentário: Ambos os processos mencionados estão na área de gerenciamento do escopo do projeto. Basta memorizar a localização dos vários processos em termos de grupos de processos e áreas do conhecimento. GABARITO: A. 8. (FCC/TCE-AM/Analista de Controle Externo - TI/2012) No PMBOK, o processo de Desenvolver o Cronograma é o cerne do grupo de processos de Planejamento. Existem várias ferramentas e técnicas para desenvolver o cronograma do projeto. Duas dessas técnicas são semelhantes e permitem calcular a duração do projeto. A primeira usa a duração mais provável, enquanto a Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 38 de 154 segunda usa o que se chama de valor esperado (ou média ponderada). Trata-se das técnicas a) Critical Path Method (CPM) e Technical Calculation Weighted Average(TCWA). b) Network Critical Paths (NCP) e Technical Calculation Weighted Average(TCWA). c) Calculation of Core Activities (CCA) e Network Critical Paths (NCP). d) Critical Path Method (CPM) e Program Evaluation and Review Technique (PERT). e) Program Evaluation and Review Technique (PERT) e Network Critical Paths (NCP). Comentário: Pessoal, as técnicas utilizadas para calcular a duração do projeto são a PERT e a CPM, conforme mencionado na alternativa D. GABARITO: D. 9. (FCC/MPE-AP/Analista Ministérial - TI/2012) De acordo com o PMBoK, a Área de Conhecimento Gerenciamento do Escopo do Projeto possui os processos: Coletar os Requisitos, Definir o Escopo, Verificar o Escopo, Controlar o Escopo e a) Sequenciar as Atividades. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 39 de 154 b) Criar a EAP. c) Desenvolver o Cronograma. d) Controlar os Custos. e) Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto. Comentário: Questão simples e “decoreba”. O candidato precisava ter decorado todos os processos referentes ao gerenciamento de escopo para perceber que na lista apresentada pelo comando da questão falta o processo criar a EAP. GABARITO: B. 10. (FCC/MPE-AP/Analista Ministerial - TI/2012) O guia PMBoK é um padrão global para gerenciamento de projetos. Em relação ao PMBoK pode-se afirmar que a) a Área de Conhecimento Gerenciamento de Integração do Projeto possui os processos Sequenciar as Atividades e Desenvolver o Cronograma. b) os grupos de processos do gerenciamento de projetos são executados apenas no planejamento e organização do trabalho do projeto. c) o Gerenciamento de Custos do Projeto e o Gerenciamento da Qualidade são duas das nove Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos definidas pelo PMBoK Guide. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 40 de 154 d) o Termo de Abertura do Projeto reconhece e confirma oficialmente a existência de um projeto, porém, não autoriza o gerente a alocar recursos ao projeto. Isso é feito posteriormente, após o levantamento de requisitos. e) os requisitos são essenciais para estimar os custos do projeto e precisam ser documentados, analisados e quantificados, entretanto, não são importantes para o desenvolvimento da EAP. Comentário: Mais uma questão que o candidato bastava ter decorado a tabela com os processos de cada grupo x área do conhecimento. Analisando cada alternativa: A) os processos fazem parte do gerenciamento do tempo. B) são executados durante todo o projeto! C) CERTO! D) O termo de abertura já autoriza o início do funcionamento e alocação de recursos! E) Olevantamento dos requisitos vem antes da criação da EAP. GABARITO: C. 11. (FCC/TJ-RJ/Analista Judiciário - Análise de Sistemas/2012) O Project Management Body of Knowledge (PMBoK) é um conjunto de práticas em Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 41 de 154 gerência de projetos que divide o ciclo de vida do projeto em cinco grupos de processos, entre os quais: a) Monitoramento e Controle, Execução e Crítica. b) Iniciação, Crítica e Execução. c) Planejamento, Otimização e Garantia da Qualidade do Processo. d) Otimização, Planejamento e Encerramento. e) Iniciação, Planejamento e Monitoramento e Controle. Comentário: Mais uma questão que bastava ter decorado os grupos de processos, para saber que a única alternativa correta é a letra E. GABARITO: E. 12. (CESGRANRIO/Petrobras/Analista de Sistemas Junior- Engenharia de Software/2011) Um gerente de projetos está sequenciando as atividades de um projeto Considere a tabela a seguir. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 42 de 154 Qual a sequência de atividades que define o caminho crítico do projeto? a) A, B, C, D, E e F b) A, B, C, D e F c) B, C, D, E e F d) A, B, D e F e) A, B, C e E Comentário: Como disse durante a aula, o caminho crítico é o caminho que não possui folga - ou seja - o caminho mais longo. É uma questão muito fácil, especialmente depois que se constrói o mapa das atividades e eventos do projeto. Vamos fazê-lo: A 2 B 4 2 D C 5 3 E F 2 1 2 3 4 5 6 Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 43 de 154 Assim, fica fácil perceber que o caminho mais longo é o caminho: A ���� B ���� C ���� E GABARITO: E. 13. (CESGRANRIO/Petrobras/Analista de Sistemas Júnior - Engenharia de Software/2011) A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é um recurso utilizado pelos gerentes de projetos para a) demonstrar todas as atividades do projeto. b) definir e organizar o escopo total do projeto. c) demonstrar a estrutura organizacional das partes interessadas (stakeholders) do projeto. d) demonstrar, de modo detalhado, os custos do projeto. e) descrever, de forma detalhada, todo o trabalho envolvido na declaração do escopo do projeto. Comentário: Para que serve a EAP? Para subdividir o escopo do projeto em trabalhos e entregas (deliverables) mais facilmente gerenciáveis. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 44 de 154 A única alternativa que apresenta uma resposta compatível é a alternativa B. Se você se confundiu com a alternativa A, perceba que a EAP não busca mostrar todas as atividades do projeto, mas apenas mostrar os trabalhos (ou atividades) e entregas de forma mais desdobrada de modo a ser melhor gerenciado. Não é preciso que a EAP se desdobre em absolutamente todas as atividades! GABARITO: B 14. (CESGRANRIO/Petrobras/Analista de Sistemas Júnior/Engenharia de Software/2011) Em um projeto, a quantidade de tempo total que uma determinada atividade pode atrasar sem prejudicar o início mais cedo de atividades imediatamente sucessoras é denominado folga a) livre b) total c) parcial d) integral e) entre atividades Comentário: A quantidade de tempo de atraso em uma atividade que não gera atraso em qualquer uma das atividades imediatamente posteriores é chamada de folga livre. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 45 de 154 Apenas para lembrar, o outro conceito, de folga total é o tempo de atraso permitido para o “início mais cedo” de uma atividade, sem que isso atrase o término do programa em relação ao cronograma previsto. GABARITO: A. 15. (CESGRANRIO/Petrobras/Analista de Sistemas Júnior - Engenheiro de Software/2011) Um gerente de um projeto de construção de um grande complexo comercial tem pouca experiência e está encontrando dificuldades para medir o desempenho de seu projeto. Ele resolve solicitar ajuda a uma gerente de projetos mais experiente, que o orienta a utilizar o gerenciamento do valor agregado, por ser um método de medição de desempenho que considera as medidas de a) escopo, custos e qualidade b) escopo, cronograma e qualidade c) escopo, cronograma e custos d) cronograma, custos e recursos humanos e) cronograma, custos e qualidade Comentário: O gerenciamento do valor agregado é uma técnica que integra escopo, cronograma e recursos financeiros de um projeto para que seu progresso e desempenho possam ser medidos - comparando-se o custo orçado com o custo real. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 46 de 154 Assim, a resposta está na alternativa C. GABARITO: C. 16. (CESGRANRIO/BNDES/Profissional Básico - Análise de Sistemas - Desenvolvimento) No âmbito do PMBOK, a técnica a seguir é usada no Gerenciamento de Riscos. Um facilitador circula um questionário entre os especialistas para solicitar ideias sobre os riscos de um determinado projeto. Os especialistas respondem de forma anônima. As respostas são compiladas e distribuídas entre os especialistas participantes para posterior avaliação, sem que o avaliador seja identificado. Pode levar algumas iterações até que um consenso geral seja alcançado. Como é chamada essa técnica? a) Análise SWOT b) Delphi c) Brainstorming d) Análise de Checklist e) Análise Round-trip Comentário: A técnica Delphi é que é uma técnica usada no gerenciamento de riscos que serve para se buscar um consenso entre especialistas em uma determinada área. Eles participam de maneira anônima, respondendo questões Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 47 de 154 sobre alguns pontos do projeto. Essas respostas são resumidas e redistribuídas para que os especialistas façam novos comentários. Este processo é repetido por algumas rodadas até que seja alcançado um consenso, reduzindo a parcialidade que decorre da influência indevida de algum dos especialistas. GABARITO: B. 17. (CESGRANRIO/BNDES/Profissional Básico - Análise de Sistemas - Desenvolvimento) De acordo com a definição de projeto encontrada no PMBOK, qual das seguintes situaçõesse caracteriza como um projeto? a) Um coordenador de curso analisa pedidos de transferência. b) Um coordenador de curso analisa as avaliações dos professores. c) Um coordenador de curso elabora o currículo de um novo curso de graduação. d) Um professor corrige as provas dos seus alunos. e) Um professor realiza a chamada dos alunos presentes. Comentário: A primeira coisa a se lembrar é: o que é um projeto? Um projeto é um esforço temporário empreendido para a obtenção de um produto ou resultado exclusivo. Em outras palavras: se for algo rotineiro, que se faz comumente, contínuo e que leva a um resultado previsível e já existente, não é um projeto! Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 48 de 154 Dentre as alternativas apresentadas, a única que é um esforço temporário e que leva a um resultado exclusivo é a alternativa C. GABARITO: C. 18. (CESGRANRIO/Chesf/Profissional de nível superior – Analista de Sistemas/2012) Em que grupo de processos de gerenciamento de um projeto o gerente deve envolver as partes interessadas para aumentar a probabilidade de que elas fiquem satisfeitas e aceitem as entregas do projeto? a) Iniciação b) Planejamento c) Execução d) Monitoração e Controle e) Encerramento Comentário: São as atividades da iniciação, que devem incluir os interessados para definir o que se espera do projeto. GABARITO: A. 19. (CESGRANRIO/Petrobras/Técnico de Exploração de Petróleo Junior – informática/2012) Na gerência de um Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 49 de 154 projeto, o gerente deve lidar com um conjunto de restrições em três áreas, que são, principalmente, as de a) Escopo, Tempo e Custo b) Custo, Controle e Equipe c) Estratégia, Tática e Operacional d) Planejamento, Execução e Verificação e) Qualidade, Risco e Retorno Comentário: A questão é bem direta, ou o candidato lembra, ou não lembra. As principais restrições em um projeto são: escopo, tempo e custos. GABARITO: A. 20. (CESGRANRIO/Petrobras/Técnico de Exploração de Petróleo Junior – informática/2012 - ADAPTADA) Considere a tabela e as informações abaixo para responder às três próximas questões. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 50 de 154 • A tabela descreve o conjunto total de tarefas a serem realizadas em um projeto, sua duração e suas predecessoras. • As durações apresentadas nessa tabela consideram, por exemplo, que a tarefa M começa no início do dia 1 e termina no fim do dia 5. • O projeto começa no início do dia 1 e termina no final do dia 35. • Todos os dias são considerados dias trabalhados. Qual o caminho crítico no projeto descrito na tabela acima? a) MPRTU b) MPQTU c) MPRSU d) MNQSU e) MQRTU Comentário: Como você já sabe, o caminho crítico é o mais longo da cadeia. Esta rede PERT/CPM é um pouco mais difícil de construir, uma vez que há algumas “atividades fantasma” nele, mas nada impossível!!! Vamos então construí-la: M 5 5 Q N 10 5 U P 15 R 5 S 8 T 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 51 de 154 Percebe-se então que o caminho mais longo, sem folga, é o caminho MPRTU. GABARITO: A. 21. (CESGRANRIO/Petrobras/Técnico de Exploração de Petróleo Junior – informática/2012 - ADAPTADA) A margem de atraso total, ou folga total, em dias, da tarefa Q é a) 0 b) 2 c) 5 d) 10 e) 12 Comentário: A folga total é o atraso permitido para o início de uma atividade, sem que isso afete o cronograma. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 52 de 154 Neste caso, bastava você perceber que o caminho crítico possui 30 dias após o evento 2. Após este mesmo evento, o caminho pela atividade Q, possui 18 dias (8 = S ; 5 = U). Assim, mesmo que a atividade Q atrase o seu início em 12 dias (30 – 18), o projeto acabará no prazo. GABARITO: E. 22. (CESGRANRIO/Petrobras/Técnico de Exploração de Petróleo Junior – informática/2012 - ADAPTADA) A margem de atraso permitida, ou folga livre, em dias, da tarefa N é a) 0 b) 2 c) 5 d) 10 e) 12 Comentário: A folga livre é a data que uma atividade pode começar sem gerar um atraso na data de início mais cedo da sua sucessora. Neste caso, como o caminho crítico possui cinco dias a mais do que seguindo pela atividade N, ela possui uma folga livre de 5. GABARITO: C. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 53 de 154 23. (CESGRANRIO/Petrobras/Técnico de Exploração de Petróleo Júnior – Informática/2012) A preparação de uma equipe brasileira para as Olimpíadas no Brasil em 2016 a) configura um projeto, pois envolve um investimento significativo de tempo e dinheiro, buscando um retorno sobre o investimento. b) configura um projeto, pois o país está investindo continuamente em um aumento do número de medalhas conquistadas. c) configura um projeto, pois é um esforço temporário, com um resultado único, uma vez que esta equipe não será igual à de outra Olimpíada. d) não configura um projeto, pois há muitas pessoas com interesses diversos envolvidos (comerciais, esportivos, turísticos). e) não configura um projeto, pois é possível que, depois das Olimpíadas, as equipes sejam desmobilizadas e os estádios sejam utilizados para outros fins. Comentário: Vamos relembrar o que é um projeto: um esforço temporário para se obter um resultado exclusivo. Assim, uma preparação exclusiva para a olimpíada é um projeto justamente por conta dessas características, ser temporário e exclusivo! Deste modo, a resposta correta encontra-se na alternativa C. Noções de Administração Pública e Gestão de Processos de Mudança para Analista Judiciário do TRT-SC – Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier – Aula 06 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 54 de 154 GABARITO: C. 24. (CESGRANRIO/Petrobras – Técnico de Exploração de Petróleo Junior – Informática) O escritório de projetos e o gerente de projetos em uma instituição desempenham diferentes papéis. São atividades a serem desempenhadas pelo escritório de projetos, EXCETO a) gerenciar os recursos compartilhados. b) identificar e desenvolver metodologias. c)