Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
1 OSM e o Design Organizacional Aula 3 – Vídeo 1 Prof. Homero Pampolini Jr. Apresentação da Disciplina Na aula anterior abordamos e estudamos os conceitos fundamentais pertinentes ás técnicas e práticas de OSM, permeamos as principais atividades desenvolvidas pela área de OSM • Abordamos também o perfil e características requeridas às pessoas que desejam se especializar para trabalhar nesta área Na aula que ora se inicia vamos tratar de outros temas com os quais será possível identificar e compreender outros aspectos importantes para o estudo e aplicação das técnicas de OSM • Visando não apenas o levantamento dos dados e informações mas, sobremaneira, para entender elementos da estrutura organizacional formal e informal, bem como componentes e condicionantes para a formação desta estrutura Problematização Toda organização é um organismo complexo composto por sistemas de interesses e valores, reunidos sob ambientes determinados, necessita ser ordenada por intermédio de processos e parâmetros previamente estabelecidos, para se atingir resultados e objetivos também previamente definidos 2 Mas a questão em pauta é saber como se constituem esta estrutura organizacional e como se pode organizá-la de forma a permitir que, embora com funções e responsabilidades diferentes, possam produzir resultados convergentes para o sucesso? Assim, nesta aula se propõe apresentar os conceitos, caracterização e noções a respeito das estruturas organizacionais e, complementarmente, estudar uma das técnicas mais adotadas nas empresas, objeto de estudo e prática de OSM, denominada departamentalização Objetivos da Aula Conhecimento efetivo: dominar as terminologias das atividades relacionadas às estruturas organizacionais, sua caracterização, condicionantes e componentes e, além disto, tratar das técnicas e tipologias que tratam da departamentalização Conhecimento conceitual: conhecer e diferenciar os tipos de estruturas organizacionais, formais, informais, e outros tipos, bem como a caracterização e tipologia de modelos de departamentalização utilizadas como técnica de OSM nas empresas Conhecimento procedural: identificar e distinguir os componentes e condicionantes responsáveis pela constituição dos tipos de estruturas organizacionais, formais, informais e outros tipos, bem como as características e tipologia dos modelos de departamentalização Conhecimento metacognitivo: reconhecer, cotejar e integrar os diversos conceitos a respeito das estruturas organizacionais formais, informais, bem como as de outros tipos, (...) 3 (...) visando reconhece-las e identificar seus elementos componentes e condicionantes para que seja possível a aplicabilidade das técnicas e ferramentas de estudo em OSM em prol dos resultados finalísticos desejados na organização Também permitir a análise e compreensão das características das técnicas de departamentalização organizacional, cotejando os diversos tipos e características, visando decisão de aplicação das técnicas em função dos tipos de organização e modelos de gestão Componentes da Estrutura Formal e Informal A estrutura organizacional, segundo afirma o autor Oliveira, (2002, p. 90) é um “conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa” Este conjunto de fenômenos, por exemplo o fenômeno da “autoridade” no ambiente organizacional, bem como o fenômeno das “comunicações” no meio organizacional, precisa funcionar para que, por intermédio deles, somados a outros fenômenos da estrutura organizacional, se possa validar os objetivos organizacionais com a eficácia desejada A Estrutura Formal Segundo Oliveira (2002), estrutura formal é: • objeto de grande parte do estudo das organizações empresariais; é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma Ou seja, esta estrutura formal é aquela estrutura que mais se conhece como sendo o retrato da organização. É nela que encontramos as figuras do diretor, do gerente, do supervisor etc. 4 Por estruturas informais, o autor retro citado nos ensina que “é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente, quando as pessoas se reúnem. Portanto apresenta relações que, usualmente, não aparecem no organograma.” Variações e Outros Tipos de Estruturas Segundo Peter Drucker, citado por Oliveira (2002), os fatores internos, que influenciam a natureza da estrutura organizacional de uma empresa, podem ser: • a natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e seus funcionários • as atividades operantes exigidas para realizar esses objetivos • a sequência de passos necessária para proporcionar os produtos ou serviços que os funcionários e clientes desejam ou necessitam • as funções administrativas a desempenhar • as limitações da habilidade de cada pessoa na empresa, além das limitações tecnológicas • as necessidades sociais dos executivos e funcionários da empresa • o tamanho da empresa Componentes da Estrutura Organizacional – Responsabilidade Sob o ponto de vista do autor Oliveira (2002), citando Jucius e Schelender (1968, p. 232), a responsabilidade refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para outrem Em uma organização, sua estrutura de processos e de atuação, requer pessoas com responsabilidade pela execução de tarefas laborais, e que precisam prestar conta destas atividades para alguém, superior hierarquicamente, que tem autoridade delegada para cobrar tais resultados 5 Componentes da Estrutura Organizacional – Autoridade A autoridade, seguindo-se a mesma linha de raciocínio dos autores que nos ensinaram sobre a responsabilidade, Oliveira (2002) citando Jucius e Schelender (1968, p. 232), significa: • “o direito para fazer alguma coisa. Ela pode ser o direito de tomar decisões, de dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho que foi designado. A autoridade pode ser formal ou informal” Componentes da Estrutura Organizacional – Comunicações A comunicação ocorre dentro de uma organização porque ela é extremamente necessária para que o fluxo normal dos processos internos Gil (1994), de forma mais ampla, considera como comunicação um processo em que: “uma pessoa (emissor) tem uma ideia (significado) que pretende comunicar. Para tanto se vale de seu mecanismo vocal (codificador), que expressa sua mensagem em palavras. (...) (...) Essa mensagem, veiculada pelo ar (canal) é interpretada pela pessoa a quem se comunica (receptor), após sua decifração por seu mecanismo auditivo (descodificador). O receptor, após constatar que entendeu a mensagem (compreensão), esclarece a fonte acerca de seu entendimento (regulamentação).” Condicionantes da Estrutura Organizacional – O Ser Humano Você consegue imaginar uma empresa que não dependa da ação de um ser humano para que ela tenha um funcionamento adequado visando atender seus objetivos empresariais e de negócios? 6 Se você respondeu que conhece uma empresa que só tem robôs trabalhando e que esta empresa não depende da ação de um ser humano para ter um funcionamento adequado, você errou! Errou porque muito embora você tenha imaginado que não há pessoas envolvidas na operação da empresa,estas pessoas existem e elas condicionam sim o funcionamento da empresa Condicionantes – O Ambiente Interno e Externo Todas as empresas, independente dos setores que operam, ou dos clientes que têm, ou querem ter, precisam desenvolver, ter e manter inúmeras formas de relacionamento com o ambiente externo Já o ambiente interno determina um fator condicionante importante para a contínua atualização e transformação necessária da estrutura organizacional Não se pode esquecer que qualquer empresa tem como elementos essenciais ao seu funcionamento as suas áreas operacionais e funcionais, onde estão alocadas as pessoas que nela trabalham e que formam um complexo de clima e cultura organizacional Condicionantes – Objetivos e Estratégias Objetivo, segundo a visão do autor Oliveira (2002, p. 107), é “o alvo ou a situação que se pretende atingir” e estratégia, segundo o mesmo autor é “ a definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo” 7 A estratégia se relaciona com os propósitos de ação e de métodos que se deseja promover para se atingir os objetivos Em função destas duas definições fica mais fácil compreender como é importante perceber que os objetivos e as estratégias são fatores condicionantes da estrutura organizacional, para se atingir a eficácia desejada Condicionantes – Tecnologia As organizações atuais passam por necessárias mudanças em suas estruturas organizacionais em decorrência da imprescindível atualização dos fatores tecnológicos a que estão submetidas O fator tecnologia é tão ou mais importante para as organizações atualmente como são os fatores ligados ao ser humano e seus comportamentos sociais e organizacionais O fator tecnologia impõe mudança e atualização nos processos operacionais de fabricação, de administração, de atendimento aos clientes, de atendimento aos fornecedores, de atendimento às inúmeras operações e negócios empresariais, internos e externos, indispensáveis ao correto e adequado funcionamento da empresa Departamentalização Segundo nos ensina o autor Oliveira (2002, p. 120), departamentalização “é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais” 8 De outra forma, o autor Araujo (2001, p. 118) afirma que a “departamentalização é uma forma sistematizada de agrupar atividades em frações organizacionais definidas, seguindo um dado critério, visando à melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação” Tipos e Técnicas para Promover a Departamentalização Para que se possa efetivar a departamentalização das atividades de uma empresa, será necessário conhecer inicialmente algumas características e padrões de funcionamento, de organização e de interesses empresariais dela Desta forma, busca-se evitar, por exemplo, a sugestão e adoção de departamentos que não estejam alinhados com os recursos materiais e não materiais da empresa e facilita-se operacionalizar os fluxos e a eficácia dos processos operacionais O autor Oliveira (2002) apresenta outras técnicas e tipos de departamentalização. Para ele, a departamentalização pode ocorrer em razão das atividades básicas da empresa, para o que ele apresenta os seguintes tipos de departamentalização: • Departamentalização por quantidade • Departamentalização funcional • Departamentalização territorial (ou por localização geográfica) • Departamentalização por produto (ou serviços) • Departamentalização por clientes • Departamentalização por processo • Departamentalização por projeto • Departamentalização matricial • Departamentalização mista 9 Departamentalização por Quantidade Segundo Oliveira (2002): a departamentalização por quantidade acontece quando uma empresa está sob a responsabilidade e supervisão de uma única pessoa, (...) (...) e um determinado número de colaboradores, que não são diferenciáveis em razão de suas especificações e competências profissionais, exercem funções e tarefas diversificadas Departamentalização Funcional Prioriza-se as funções e operações essenciais para a empresa e o cumprimento de suas metas e objetivos empresariais As pessoas serão agrupadas de acordo com suas competências e especificações profissionais, respeitando-se, entretanto, os requisitos operacionais para o devido funcionamento da empresa Diretoria Gerência da produção Gerência administrativa financeira Gerência comercial e de marketing Departamentalização Territorial ou por Localização Geográfica Quando as atividades da empresa se realizam em função de determinados “territórios” geográficos, que devem ser agrupados sob o comando de um determinado gestor 10 Ressalta-se que, neste caso, em cada um dos “territórios” poderão ser realizadas inúmeras e diversificadas atividades ou funcionalidades da empresa, as quais serão gestadas por uma só pessoa Departamentalização por Produtos e Serviços Obtém-se sua funcionalidade a partir das atividades inerentes aos produtos (ou gênero de produtos) produzidos ou serviços produzidos pela empresa. Este departamento reunirá as pessoas que detêm conhecimento específico sobre os produtos ou serviços produzidos pela empresa Diretoria Gerência de produtos alimentícios – Pessoa Física Gerência de produtos – Pessoa Jurídica Gerência de produtos para setor público Departamentalização por Tipo de Cliente Os clientes devem sempre ser o foco das principais atenções da empresa e, em muitos casos, as empresas escolhem promover a sua departamentalização em razão dos tipos de clientes que atendem, ou de áreas específicas dos produtos consumidos por determinados tipos de clientes É um sistema interessante na medida em que promove maior proximidade dos negócios da empresa com as necessidades mais requeridas pelos clientes Diretoria Comercial Departamento feminino Seção de perfumaria Seção de lingerie Seção de modas Departamento masculino Seção de calçados Seção de roupas esportivas Seção de sociais 11 Departamentalização por Processo Em muitas organizações é comum encontrarmos situações nas quais, para se obter o produto final desejado, seja necessário desenvolver processos operacionais separados, (...) (...) previamente definidos, com utilização de máquinas, equipamentos e competências de trabalho diferentes É o caso, por exemplo, de uma indústria de automóveis. Para se chegar ao produto final, o processo de produção passa por diversos estágios de produção, com processos diferentes, formando uma “linha de montagem” que resultará no produto final Departamentalização por Projeto A departamentalização por projeto presume adaptar a área de projetos atuando simultaneamente com as áreas operacionais normais da empresa, podendo ser absorvidas ou não, a depender dos resultados e das decisões sobre sua efetivação como elemento dos negócios empresariais Diretoria Administração e finanças Projetos Projeto A Projeto B Comercial Departamentalização Matricial Envolve a sobreposição de dois ou mais tipos de departamentalização, geralmente entre a estrutura funcional e a estrutura de projetos, ensejando responsabilidade compartilhada, mas que pode, (...) 12 (...) entretanto, gerar situações de conflito, tendo em vista a dificuldadede se estabelecer claramente as atribuições e autoridade de cada elemento da estrutura matricial resultante da sobreposição. (OLIVEIRA, 2002) Diretoria Coordenação de projetos Projeto A Projeto C Projeto D Projeto B Mecânica Recursos humanos e materiais Eletricidade Recursos humanos e materiais Eletrônica Recursos humanos e materiais Departamentalização Mista Trata-se de um arranjo de departamentos que operam sob diversas formas diferentes de atuação e função. Podem atuar, por exemplo, departamentos sob a forma funcional, de projetos, por processo, por clientes, por produtos, por localização, dentre outras possibilidades Diretoria Coordenação de projetos Projeto A Projeto C Projeto D Projeto B Gerência financeira Cobrança Gerência comercial Regional sul Regional sudeste Regional norte Gerência de produção Produto A Produto B Síntese Nossos estudos e aprendizado permearam os conceitos e a fundamentação pertinentes aos componentes das estruturas organizacionais, abordando ainda as características pertinentes às estruturas formais e estruturas informais Complementando o estudo realizado sobre este tema, abordamos aspectos relativos às características de elementos componentes e condicionantes das estruturas organizacionais Na sequência, os temas tratados abordaram os conceitos, características e técnicas de departamentalização realizados nas empresas 13 Estes temas ora tratados, complementam os estudos já realizados nas aulas passadas e constituem-se como elementos importantes para análise da situação organizacional, bem como algumas das técnicas, aplicações e ferramentas de OSM, visando estruturação da empresa baseadas nas teorias e fundamentos da disciplina
Compartilhar