RESUMO DE ARQUIVOLOGIA

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Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestético. As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos. Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e corresponder às expectativas de preservação dos documentos.
No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino, recomenda-se o uso de invólucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis.
Áreas de Armazenamento
Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
Áreas Externas
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
– áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos;
– áreas de risco de incêndios, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e construções irregulares;
– áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo;
– áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e aeroportos.
Áreas Internas
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. O manual Recomendações para a construção de arquivos, publicado pelo CONARQ em 2000, reúne as indicações para a construção, reforma e adequação de edifícios de arquivos.
Áreas de Depósito
Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:
– evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência a terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático. No caso de depósitos em andares térreos, prever pisos mais elevados em relação ao solo e com boas condições de drenagem deste, pelas mesmas razões;
– prever condições estruturais de resistência a cargas, de acordo com as Recomendações para a construção de arquivos, do CONARQ;
– a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2 . Se necessário, os depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização;
– evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito;
– evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;
– aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação;
– promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial com soluções de baixo custo, inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar;
– evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes;
– manter suprimento elétrico de emergência.
Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber:
– documentos textuais, como manuscritos e impressos;
– documentos encadernados;
– documentos textuais de grande formato;
– documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;
– documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
– documentos em meio micrográfico;
– documentos fotográficos;
– documentos sonoros;
– documentos cinematográficos;
– documentos em meios magnéticos e ópticos.
Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados separadamente, de acordo com sua base e condição de preservação.
Condições Ambientais
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das áreas dos depósitos, as quais, por sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades específicas de preservação para cada tipo de suporte.
Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da região, nos casos de se elaborar um projeto de construção ou reforma, com vistas a obter os melhores benefícios, com baixo custo, em favor da preservação dos acervos.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta.
A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia.
Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de micro-organismos, que aumentam as proporções dos danos.
Com base nessas constatações, recomenda-se:
– armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido, isto é, em temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;
– monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente definida;
– utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à obtenção de níveis de temperaturae umidade relativa estabilizados na média, evitando variações súbitas;
– reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em funcionamento sem interrupção;
– proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
– monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;
– reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;
– promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento;
– manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos;
– monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes, procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
– armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:
fotografias em preto e branco T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
fotografias em cor T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
filmes e registros magnéticos T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%
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Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo
Esta matéria também é pedida da seguinte forma:
Noções de documentação e arquivologia: Métodos de arquivamento
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.
Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:
1) Ordem Alfabética (por nome)
2) Ordem Geográfica (por local ou procedência)
3) Ordem Numérica (por números simples ou cronológica)
4) Ordem Ideográfico ou temático (de assunto)
 Estes métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos.
Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código.
Ordem Alfabética (por nomes)
No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes.
Regras de alfabetação
No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas.
São elas:
1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.
Araújo, Marcos Pereira
Carvalho, Lucas Tavares
Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo prenome.
Ferreira, André
Ferreira, João
2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separados.
Bom Tempo, Cláudia
Castelo Branco, Humberto de Alencar
Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa seguem a mesma regra.
Santa Cruz, Pedro Henrique
Santo Expedito, João Barbosa
3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.
Pereira, M.
Pereira, Marcelo
4) Artigos e preposições não devem ser considerados.
Anjos, Milton Sousa dos
Costa, Severino Pereira da
Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.
Da Vinci, Leonardo
Del Piero, Fabio
5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.
Araújo Filho, Marcos Pereira
Carvalho Júnior, Lucas Tavares
6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses.
Alves, José Silva dos (Presidente)
Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras especificas.
Camões, Luis Vaz de
Clinton, Bill
8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início.
Bolaños Fuentes, Pablo
Gutierrez Salazar, Juan
9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração.
Al Jahzir
Kim Il Sung
10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração.
Associação Brasilense de Arquivologia
Globo (O)
11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.
Congresso de Medicina (Segundo)
Encontro de Arquivistas (IV)
Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.
Encontro de Arquivistas (I)
Encontro de Arquivistas (II
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo
2) Ordem geográfica (por local ou procedência)
O método geográfico é utilizando quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivística, algumas regras devem ser adotadas para a correta utilização do método geográfico:
1) Na ordenação de documentos por estado ou país, os mesmos devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior localização. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um mesmo estado ou país deverão ser organizadas de forma alfabética, mas mantendo a capital no início, uma vez que esta é, normalmente, a cidade mais procurada e com o maior número de documentos.
Exemplo:
Bahia:
Salvador
Ilhéus
Itabuna
2) Quando o arquivamento é feito por cidades, sem haver a separação por estado, não há a necessidade de se colocar as capitais no início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de cidades com o mesmo nome.
Exemplo:
Anápolis (Goiás)
Crato (Ceará)
Custódia (Pernambuco)
Vitória (Espírito Santo)
3) Ordem numérica (por números simples ou cronológica)
O método numérico, como o próprio nome diz, é aquele em que os documentos são ordenados por número. Na utilização deste método, pode-se optar por três maneiras distintas: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.
O método numérico simples é adotado quando a organização é feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado. É um método muito utilizado na organização de prontuários médicos, pastas de funcionários, processos e filmes.
No entanto, ao se trabalhar com números maiores, com vários dígitos, o método numérico simples acaba por se tornar muito lento e trabalhoso, tanto na organização quanto na localização do documento.
Neste caso, é indicada a utilização do método digito-terminal, onde a ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente.
A seguir,temos um exemplo prático da utilização do método dígito-terminal.
14-25-01
78-44-10
22-26-28
Observe que a ordenação foi feita pelos dois últimos dígitos.
Quanto estes são iguais, a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores. O método numérico cronológico é aquele utilizado para organizar os documentos por data. É um método largamente utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação.
4) Ordem ideográfico ou temático (por assunto)
O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto. É também um método muito utilizado no dia-a-dia das instituições.
O método ideográfico tem algumas subdivisões que serão detalhadas a seguir:
 Na organização por assunto, estes podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica.
A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados (enciclopédico). Observe a seguir a diferença entre os dois métodos.
Suponha que um setor separou seus documentos por assunto, onde foram criadas as seguintes pastas:
– Férias
– Contas a pagar
– Aposentadoria
– Empréstimos bancários
– Licença médicas
– Contas a receber
– Freqüência
– Licença maternidade
– Empréstimos rurais
A ordenação destas pastas de forma alfabética pode se dar em um único nível ou em níveis hierarquizados, de acordo com a conveniência do usuário. Na prática, a ordenação será efetivada da seguinte forma:
Arquivística: princípios e conceitos
Esta matéria também costuma ser pedido na seguinte forma: Fundamentos e princípios arquivísticos
Teoria Arquivística: Princípios e Conceitos
Referência Legislativa Básica: Visite o site do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos)
Conceito: A Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia, pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.
Síntese: A teoria e o trabalho acadêmico dos arquivos é chamada arquivística.
Há 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobre “Arquivística”:
a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos acumulados diariamente pelas organizações, o que exige uma maior sofisticação dos esquemas de classificação e;
b) O segundo relaciona-se ao desenvolvimento teórico da organização de documentos arquivísticos.
Princípios: Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. São eles:
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
Arquivos correntes e intermediários
Arquivo Corrente – também chamado de ativo ou de momento que, como indica o próprio nome, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados.
Arquivo Intermediário – conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
Comentário: considere que o armazenamento de documentos importa, necessariamente, em determinada motivação, ou seja, você não armazena algo simplesmente por armazenar, não é mesmo ? Assim, este tópico cuida da importância do arquivo sob o prisma da frequência de seu manuseio.
Arquivos Permanentes
Arquivo permanente, também conhecido como arquivo histórico [valendo, no uso deste termo “Histórico”, um repensar, tendo em vista que nos Arquivos Permanentes sempre teremos, de fato, o universo de documentos “do passado” que não são, mas poderão vir a ser históricos. Neste Arquivo Permanente os documentos acumulados constituem o Arquivo Vivo que grita para que alguém os levem à história, só que nem todos são ouvidos! Objetivamente, não nasceram histórico. Nenhum documento, em seu nascedouro, é elaborado/gerado com a finalidade de ser histórico. Pense! Use corretamente a nominação que corresponda diretamente ao propósito direcionado à construção de Arquivos em suas Três Idades.(Margarete de Souza Rodrigues – UNIRIO – Arquivista – Ex-Gerente da Gestão de Documentação da Prefeitura do Rio de Janeiro]. , são compostos por todos os documentos que, tendo perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatório, informativo, histórico e de investigação não podem ser destruídos, sendo pois de conservação permanente ou definitiva.
Um denso arquivo é um universo arqueológico a identificar, descrever e avaliar, de modo a possibilitar a preservação de sua organicidade, de sua integridade física, e a disseminação de informações extraídas de seus elementos, colocando-as em condição de preocupação e uso plenos.
A arquivística, no âmbito dos arquivos permanentes, nao dispõe e nem pretende dispor de códigos e tabelas universais preestabelecidos de acondicionamento e definição, pois não trabalha com documentos diversos e nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico.
Fases do arquivo
No universo da administração e da história reside o próprio motivo de ser dos arquivos públicos na sua característica ativa. A função primordial dos arquivos permanentes é de recolher e tratar os documentos públicos depois de cumprirem as razões para qual ele foi criado.
Os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos pelas organizações durante o exercício governamental.
Os ciclos vitais dos documentos compreendem três idades, a primeira é dos arquivos correntes, onde se abriga os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico, a segunda fase é dos arquivos intermediários onde os papéis já ultrapassaram o seu prazo de validade jurídico-administrativa, porém ainda podem ser utilizados pelo seu produtor.
De acordo com a legislação no país, estado ou município, abre-se a terceira idade dos 25 aos 30 anos contando a partir da data de produção do documento ou do fim de sua tramitação, o recolhimento desses papéis a um local de preservação definitiva é chamado de arquivo permanente.
Avaliação de documentos
O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc.
“A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valorese definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.” 
(Fonte: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)
Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avaliação arquivística. Essa teoria propõe dois tipos de valores aplicáveis ao contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário.
Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLENBERG, 1984, p.58)
Princípios Fundamentais da Avaliação Arquivística
a) a função avaliação arquivística visa, essencialmente, à composição de um patrimônio documental;
b) seu mérito está no fato de permitir preparar material documental necessário para a pesquisa histórica;
c) a avaliação é um processo de determinação de valor assegurado pelo arquivista. Este processo deve ser formal, sistemático e claramente definido;
d) como conceito central relativo à função avaliação, o valor dos documentos deve ser claramente definido, justificável e, sobretudo, contemporâneo à época ou ao período de sua criação. Neste sentido, Booms (1987, p. 104) acrescenta: “ Construindo uma tabela conceitual histórica, que servirá de modelo à herança documental, os arquivistas não devem seguir os conceitos de valor de acordo com a sua própria época, mas antes, de acordo com o valor que governa a época na qual o material foi criado.”;
e) os julgamentos do arquivista devem ser formulados a partir do contexto social. Este princípio, entretanto, supõe também que os documentos, como tais, não tenham valor intrínseco. Este valor é atribuído após a avaliação feita pelo arquivista. É importante salientar a esse respeito, porém, que o arquivista é chamado a ouvir a opinião de especialistas para deduzir os valores dominantes que regem tais documentos. Consequentemente, esse profissional deve ter uma visão global sobre o desenvolvimento social e as diferentes mudanças ocorrentes na sociedade. Em outros termos, a missão de identificação do valor dos documentos de arquivos que o arquivista é chamado a assegurar decorre, de acordo com Booms (1987), da realidade social e dos valores contemporâneos ao documento
Tipologias documentais e suportes físicos: Microfilmagem e Automação
TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO
–– Anteriormente: tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados.
–– Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos
–– Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos.
Microfilmagem
–– Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica,
utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica.
–– Economia com espaços físicos
–– Instrumento de consulta
–– preservar os originais do manuseio
––Segurança
–– Racionalização da informação
–– Formas: filme, jaqueta, microficha
–– Possui validade legal
LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996
– Possuem imagem de abertura e de encerramento
– Sempre é feito filme cópia
Automação
– Arquivos como usuário
– computador identifica séries documentais, registra documentos e controla o acervo.
– Arquivos como órgão de guarda e tratamento técnico de informações
– computador é o próprio suporte da informação = bancos de dados.
– Recuperação rápida e eficaz
– descentralização da informação.
– Racionalização da gestão documental.
Classificação de documentos de arquivos:
Índice:
Classificação de documentos de arquivo:
Gênero
Espécie
Tipologia
Natureza do assunto
Forma
Formatos
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais (quando a informação está escrita), cartográficos (quando o documento representa uma área maior, como em plantas e mapas), iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes), filmográficos (quando a informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes), sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs), micrográficos (quando o documento possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas) e informáticos ou digitais (quando o documento está gravado em meio digital e, por isso, necessita de equipamentos eletrônicos para serem lidos, como um documento em .doc ou .pdf).
Espécie: espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão…
Tipologia: tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento…
Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso.
Forma: refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original. Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta-original.
Formato: é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.
Comunicação institucional: atos de correspondência
Os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos.
No caso os atos de correspondência é uma espécie de documento, que objetivam a execução dos atos normativos (Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei), em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
Duas definições de correspondência:
Que está no Dicionário brasileiro de terminologia arquivísticas:
Correspondência é uma comunicação escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades coletivas, entidades coletivas pessoas ou famílias.
Que está na Portaria nº 5/ 2002 MPOG quw dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG:
Correspondênciaé toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos.
Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida.
a) Interna e externa
A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão ou entidade.
A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal.
b) Oficial e particular
A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal ou destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas.
A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.
A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito da Administração Pública Federal.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
ARQUIVO
De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que:
Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida.
O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo.
FUNÇÃO DO ARQUIVO
Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos.
FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administração e à história.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informações contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem informações relativas às atividades da instituição.
Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode também preservar, através de sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está inserido e mesmo à sociedade em geral.
Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados.
DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organização e disponibilização da informação), arquivo e biblioteca possuem características distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de forma sintética, as principais diferenças encontradas entre as duas áreas.
Objetivo
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a administração é a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a informação para fins culturais.
 Desta forma, informações orgânicas (que comprovam as atividades da instituição e são criadas em decorrências destas atividades) são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informações não orgânicas (que não refletem as atividades da instituição) são conservadas nas bibliotecas.
Formas de ingresso dos documentos na instituição
Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituição de formas variadas.
Os documentos de arquivo são produzidos pela própria instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orgânicas da instituição.
Os documentos de biblioteca, pelo seu caráter não-orgânico (como visto no tópico anterior) são escolhidos pela instituição e adquiridos conforme sua conveniência, formando coleções. Tal aquisição se dá, normalmente, através da compra do material escolhido, ou, ainda, através de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta (troca) com outras bibliotecas.
Quantidade de exemplares de cada documento
Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos em um único exemplar, tendo, no máximo, um limitado número de cópias para atender a eventuais necessidades administrativas. Já os documentos de biblioteca (os livros, por exemplo), são produzidos em numerosos exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.
Classificação ou codificação dos documentos
Existem várias maneiras diferentes para se organizar os documentos, como veremos no item Métodos de arquivamento, sendo que uma delas é através da classificação ou codificação (anotação de um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes ou prateleiras.
 Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação, com a diferença de que, enquanto a biblioteca adota esquemas preestabelecidos e padronizados (não variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras.
Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem entre si a partir dos seguintes aspectos:
Gestão de documentos: Diagnósticos
A organização e administração dos arquivos (gestão de documentos) consiste em 4 etapas:
1 – Levantamento de dados
2- Análise de dados
3 – Planejamento
4 – Implantação/acompanhamento
o diagnóstico arquivístico engloba estas quatro fases citadas.
o diagnóstico é também o levantamento dos dados acerca do acervo arquivístico. Isto ocorre na implantação de projetos de arquivos para a elaboração de programas referentes ao programa de gestão de documentos. Depois do levantamento, os dados são analisados para que medidas sejam tomadas. Não visa apenas detectar falhas de administração, mas também propõe soluções técnicas para racionalizar o fluxo documental da área pesquisada.
O enfoque do diagnóstico pode ser maximalista (quando visa levantar dados de todas os órgãos da Justiça Eleitoral, por exemplo) ou minimalista (quando o objetivo é um órgão ou um setor onde o arquivo está sendo tratado).
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importantes a serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente.
Arquivística: princípios e conceitos
Esta matéria também costuma ser pedido na seguinte forma: Fundamentos e princípios arquivísticos
Teoria Arquivística: Princípios e Conceitos
Referência Legislativa Básica: Visite o site do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos)
Conceito: A Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia, pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.
Síntese: A teoria e o trabalho acadêmico dos arquivos é chamada arquivística.
Há 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobre “Arquivística”:
a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos acumulados diariamente pelas organizações, o que exige uma maior sofisticação dos esquemas de classificação e;
b) O segundo relaciona-se ao desenvolvimento teórico da organização de documentos arquivísticos.
Princípios: Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. São eles:
Princípio da Proveniência:Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
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Gerenciamento da informação e a gestão de documentos
O  gerenciamento da informação  e  a  gestão de documentos  englobam um conjunto  de métodos  e  técnicas  arquivísticas, durante  o ciclo  vital dos  documentos, voltadas para o planejamento, classificação, organização,  controle, tramitação, avaliação,  conservação,  coordenação  de recursos  humanos,  materiais  e  operacionais. Assim,  o  gerenciamento  da informação e a gestão de documentos abarcam todas as rotinas da documentação, desde a  sua produção até a o seu destino final (eliminação ou recolhimento).
A lei 8.159 de 08/01/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos, define em seu art. 3º que: Considera-se  gestão  de documentos  o  conjunto  de procedimentos  e  operações  técnicas  referentes  à  sua  produção,  tramitação,  uso,  avaliação  e  arquivamento  em fase corrente  e  intermediária, visando a  sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Dessa forma, com a reunião de todos os aspectos  supracitados, a gestão de documentos  busca  a  eficiência da atividade arquivística para  atingir seus  objetivos  de  organização, conservação e acesso à informação, cumprindo,  assim,  o  disposto  no §2º  do art.  216 da  Constituição da  República Federativa do Brasil (CRFB), que  expressa:  “Cabem à  administração pública, na  forma  da lei,  a  gestão  da documentação  governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
Este texto foi retirado da apostila abaixo que foi desenvolvida por Wagner Leandro Rabello Junior é graduado em Biblioteconomia pela Universidade Federal  do Estado do Rio  de Janeiro  (UNIRIO) e pósgraduando em Administração  Pública  pela  Fundação  Getúlio  Vargas  (FGV)
Gestão de documentos
A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. Este post aborda os principais aspectos, teóricos e práticos, que devem ser levados em consideração na implantação da gestão de documentos e os desafios que as instituições brasileiras, públicas ou privadas, ainda precisam enfrentar para gerenciar e preservar seus acervos documentais.
Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está registrada, apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico, histórico e cultural.Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentos são criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentação privada, um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório.É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada.Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra oParaguai no século 19, a produção da maioria dos documentos atende primeiramente as necessidades burocráticas, administrativas ou legais.
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
A não intencionalidade e as contingências na produção dos documentos, a ampla burocratização e o uso massivo de tecnologias de reprodução, assim como o crescente interesse na preservação da memória, levaram a uma definição arquivística dos ciclos de vida dos documentos e dos valores que lhe são relacionados em cada ciclo. Esquematicamente se apresentam três fases da vida do documento:
o primeiro ciclo, denominado corrente,corresponde ao valor administrativo; o segundo ciclo, denominado intermediário, corresponde ao valor probatório e/ou legal do documento e o último ciclo, denominado permanente, quando o valor histórico e científico se sobrepõe ao demais valores.
Caso não se reconheça esse valor permanente, o conjunto documental será eliminado.
A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos. Não há um único método válido para arquivar documentos.Na prática, inclusive, faz-se uso da combinação de um ou mais métodos. Os métodos mais comuns são os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificação secundária por ordem alfabética, cronológica ou geográfica. O agrupamento dos documentos por assunto, entretanto, deve atender às necessidades da empresa, suas características e prioridades.
O método de arquivamento adotado pela empresa pública ou privada, assim como os cuidados de conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento,quando for o caso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas, para que estas fiquem cientes, possam se adequar ao método e efetivamente implantá-lo pois a organização dos arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se com a produção dos documentos, assim como a responsabilidade pela organização das informações, em diferentes graus, diz respeito a todos os funcionários.Cabe ainda salientar que o método de classificação de documentos adotado, ou a combinação de um ou mais métodos, deve ser registrado detalhadamente pelo arquivista ouresponsável pela gestão de documentos para que no caso de mudanças no quadro de pessoal, por exemplo,possa se dar continuidade ao trabalho ou, se for o caso de transformações institucionais, possa se fazer as alterações necessárias.Essas definições e conceitos construídos pela Arquivologia aparentemente são simples e claros e nos ajudam a definir o que é documento de arquivo, como avaliar o seu valor e, portanto, sua temporalidade. Mas na prática surgem questões como: por quê é tão difícil,principalmente nos arquivos das empresas públicas, encontrar as informações que se necessita a qualquer tempo e rapidamente? O quê fazer com o grande volume de massa documental que tende a se acumular de forma desorganizada dificultando o acesso às informações ali existentes?
Legislação arquivística
CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 8159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe da Política Nacional de Arquivos e regulamentado pelo decreto n.º 1173 de 19 de Junho de 1994, alterado pelo decreto n.º 1491, de 25 de Abril de 1995, que tem por finalidade:
I – Definir a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;
II – Exercer a orientação normativa visando à Gestão Documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Dentre as competências delegadas ao órgão, destacam-se as seguintes:
• Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do SINAR. Visando à Gestão, à preservação e ao acesso aos documentos da arquivo;
• Promover o inter-relacionamento de arquivos público de privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;
• Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legai que preservam o funcionamento e acesso aos arquivos públicos;
• Estimular programas de preservação e gestão de documentos produzido (orgânicos) e recebidos por órgãos e entidades, no âmbito federal, estadual e municipal, em decorrência da função executiva, legislativa e judiciária;
• Subsidiar a elaboração de planos nacionais nos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário, bem como nos Estado, no Distrito Federal e Municípios;
• Declarar que como de interesse público e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art. 13 da Lei n.º 8159/91.
SINAR
A iniciativa de promover o intercâmbio permanente entre os arquivos públicos e privados do país, objetivando a modernização e a integração sistêmica das atividades e dos serviços arquivísticos, motivou a orientação do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, em 1978, não obstante os esforços realizados no sentido de estimular a adoção de políticas que assegurassem a preservação do patrimônio documental em decorrência da implementação do sistema foi bastante prejudicada em decorrência da concepção estreita que norteou o Governo Feral, à época, com relação à problemática arquivística.
A promulgação da Lei n.º 8159/91 retorna a questão da Política Nacional de Arquivos, reconhecendo e legitimando a necessidade de um Sistema que promova a efetiva integração sistêmica dos arquivos públicos e privados nos moldes legais e tecnicamente corretos, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
1. LEI N.º 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991.
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Essa Lei concerne à definição da política nacional de arquivos públicos e privados e regulamenta sua atuação nas diversas esferas do Poder Público quanto nas instituições privadas. E estabelece uma série de Decretos e Resoluções que vem a especificar e regulamentar diversos artigos e dispositivos aqui inseridos. São esses os Decretos:
– Decreto n.º 1.173, de 29 de junho de 1994.
– Decreto n.º 1.461, de 25 de abril de 1995.
– Decreto n.º 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
– Decreto n.º 2.134, de 24 de janeiro de 1997.
– Decreto n.º 2.182, de 20 de março de 1997.
O Decreto n.º 2.134 é de fundamental importância, pois regulamenta o art. 23 da Lei n.º 8.159/91, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências.
As Resoluções são as seguintes:
– Resolução n.º 1, de 18 de outubro de 1995.
– Resolução n.º 2, de 18 de outubro de 1995.
– Resolução n.º 3, de 26 de dezembro de 1995.
– Resolução n.º 4, de 28 de março de 1996.
– Resolução n.º 5, de 30 de setembro de 1996
– Resolução n.º 6, de 15 de maio de 1997.
– Resolução n.º 7, de 20 de maio de 1997.
– Resolução n.º 8, de 20 de maio de 1997.
No que se refere às Resoluções pode-se dizer que a Resolução n.º 4 é a que mais os arquivistas se atém.
Antes de existir a Lei n.º 8.159/91, a classificação dos documentos no Brasil eram feitas segundo o critério de documentos administrativos e/ou históricos, ou seja, os documentos até então não passavam de uma “massa documental”. Com a regulamentação da “Teoria das Três Idades”, os documentos passaram a ter outra forma de tratamento. Tratamento esse que caracterizou uma fase tão importante no ciclo vital dos documentos. Fase essa chamada de corrente, ou seja, a gestão de documentos. Referentes a aqueles administrativos. Portanto o tratamento documental no Brasil fica regulamentado e classifica-se em: Corrente, Intermediário e Permanente. Quanto a eliminação dos documentos é segundo a Lei somente permitido pela esfera pública se autorizada pela respectiva esfera de competência, da instituição arquivística pública.
É atribuído nessa Lei a competência da administração da documentação pública ou de caráter público às instituições arquivísticas federais, estaduais, do DF e municipais. Á cada Poder é dado a função de gestão, recolhimento, preservação e possibilidade de facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
O direito de pleno acesso aos documentos públicos foi revogada pela LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011, que passou  a regular o acesso a informação. É estabelecido prazos máximos para acesso a documentos sigilosos. Sendo atribuídas responsabilidades penal, civil e administrativa pela destruição de documentos de valor permanente ou de interesse público e social.
Um exemplo da vital importância dessa Lei está no fato de ser ela quem cria o CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. Esse Conselho será presidido pelo Diretor – Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
2. RESOLUÇÃO N.º 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995.
“Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes.”
Foi delegado ao Poder Público a questão da eficácia administrativa do gerenciamento das informações onde a gestão documental será preservada baseada nos métodos de classificação que atuam na fase corrente. Preparando os conjuntos documentais para o recolhimento para a fase intermediária.
3. RESOLUÇÃO N.º 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995.
“Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas.”
O SINAR é o órgão onde se encontra todas a informações sobre como fazer o recolhimento ou transferência de acervos arquivísticos quando terminados sua finalidade nos arquivos correntes.
Para a execução do transporte os documentos deverão estar devidamente organizados, higienizados, avaliados, acondicionados visando a identificação e o controle dos mesmos.
4. RESOLUÇÃO N.º 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995.
“Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do Concelho Nacional de Arquivos”.
Com o CONARQ responsável pela orientação normativa quanto à gestão documental, o instímulo ao inter-relacionamento entre os arquivos públicos e privados e a modernização dos mesmos e a aplicação de metodologias adequadas no campo da Arquivologia, foi vista a necessidade da criação de um programa que assistissea implantação dessas responsabilidades.
O Programa de Assistência Técnica do Concelho Nacional de Arquivos tem como objetivo a padronização das atividades arquivísticas, modernizando os serviços, trazendo agilidade e racionalização dos recursos humanos preservando o patrimônio arquivístico do país; a democratização da informação trazendo uma conscientização da função social dos arquivos como instrumento histórico, científico e cultural.
5. RESOLUÇÃO N.º 4, DE 28 DE MARÇO DE 1996.
“Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública.”
Levando em consideração que o acumulo da massa documental é um retrocesso da agilidade da obtenção da informação o presidente do CONARQ dentro de suas atribuições e baseado na Resolução 1º (adoção de um Plano de Classificação para arquivos correntes) resolve aprovar medidas e definir funções.
Para os Arquivos Públicos foi aprovado, para as Atividades-Meio, o Código de Classificação da Administração Pública que serve como modelo. Também foi atribuído que as entidades poderão adaptar esse Código de Classificação de acordo com a decorrência de suas atividades, estipulando mudanças nos prazos de guarda, de destinação (eliminação ou guarda permanente), inserção de novas classes, subclasses e assim por diante.
Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividade – Meio da Administração Pública.
A Política Nacional de Arquivos, de acordo com os princípios teóricos da moderna Arquivologia, compreende a definição e a noção de um conjunto de normas e procedimentos técnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas ao serviços arquivísticos da administração pública, trazendo, por conseqüência, a melhoria dos arquivos públicos. A implantação dessa política inclui necessariamente o processo de restauração da própria administração pública.
No entanto, com essa modernização, pressupõem novas formas de relacionamento entra máquina administrativa governamental e seu arquivos, como condição imprescindível para que estes últimos sirvam como instrumento de apoio à organização do estado e da sociedade.
O controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo, atreves da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos, são objetivos de um programa de gestão de documentos, que levará à melhoria dos serviços arquivísticos, reganhando, com isso, a função social que os arquivos devem Ter, aumentando-lhes a eficácia garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o próprio Estado suporte para as decisões políticos-administrativas.
Contudo, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades meio e a tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades meio da Administração Pública foram elaborados por técnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria de Administração Federal e do Ministério do Planejamento e Orçamento e constituem elementos essenciais à organização do arquivos correntes e intermediários, permitindo o acesso aos documentos através da racionalização e controlo eficazes das informações neles contidas.
É importante focar que, a utilização desses instrumentos (Tabela de Temporalidade e Destinação), alem de possibilitar o controle e a rápida recuperação de informações, orientará as atividades de racionalização da produção e fluxo documentais, avaliação e destinação dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a eficácia dos serviços arquivísticos da administração pública em todas as esferas.
5.1 Código de Classificação de Documentos de Arquivo
É o principal instrumento para a classificação dos documento no Arquivo Corrente ou na massa documental. A ordem estabelecida é baseada no agrupamento de documentos de um mesmo tema, com a preocupação de agilizar o recolhimento, transferência e o acesso ao documento.
Para a administração pública federal o modo de classificação adotado foi o Método de Classificação Decimal (técnica de Melvil Dewey). As dez principias são representadas por números inteiros com três algarismos: Classe 100; Classe 200; Classe 300; Classe 400; Classe 500; Classe 600; Classe 700; Classe 800; Classe 900.
Essas classes podem ser divididas em subclasses, que podem ser divididas em grupo, que podem ser divididas em subgrupos. Os números sempre estarão se submetendo a uma subordinação ao anterior. Vejamos:
Classe 000
Subclasse 010
Grupo 012
Subgrupo 012.11
Neste modelo de Plano de Classificação as classes de 000 e 900 já vem rotuladas com seus respectivos assuntos: Administração Geral e Assuntos Diversos. Mesmo com essas definições essas duas classes poderão sofrer alterações no seu contexto de subclasses, grupos e subgrupos. Alterações que poderão acrescentar ou reduzir seu volume de informação. Essas duas classes já foram incluídas no modelo Plano de Classificação porque segundo seus elaboradores essas são duas classes comuns a toda Atividades-Meio de uma organização. O restante das classes fica aberto para o uso de acordo com as atividades documentais executadas pela organização.
5.1.1 Aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo
A classificação faz parte do importante processo de Gestão Documental de Arquivos, pois a classificação faz parte da eficiência, do controle e da agilidade no gerenciamento das informações.
Duas etapas caracterizam a aplicação do Código de Classificação: Classificação e Arquivamento.
a) Classificação
Primeiramente, essa etapa deve ser realizada por servidores treinado e aptos. O processo de classificação é lento pois necessita da leitura de cada documento com o intuito de aplicar o código de classificação (ESTUDO). Quando a informação se refere a dois ou mais assuntos é usado um mecanismo, chamado Referência Cruzada, onde é usado uma folha de referência. Essa folha é colocada na pasta ou nas pastas onde a referência é menor e, consequentemente, o documento vai ocupar o lugar onde ele tem maior importância. A codificação é importante na classificação pois faz uma revisão dos códigos utilizados e sua confirmação é feita com o registro do código na primeira folha do documento.
b) Arquivamento
Com a efetuação da classificação o documento, ele deve ser encaminhado para o seu destino: a tramitação ou despacho final. O arquivamento tem o objetivo de preservar a ordem estabelecida pelos códigos aplicados na fase de classificação (Princípio da Proveniência) visando o acelerar o arquivamento. Uma característica importante no processo de arquivamento é a preocupação com a utilização do espaço (hoje em dia praticamente todos os Arquivos sofrem com esse problema) por isso neste processo há a preocupação se existem réplicas ou documentos que falam do mesmo assunto, havendo isso, serão encaminhados para a eliminação.
5.2 Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Atividades-Meio da Administração Pública
Na necessidade de medidas que definam quais são as atitudes a serem tomadas com os documentos, em relação a preservação, destinação intermediária ou permanente de acordo com seu valor secundário representado para a sociedade, é necessário a elaboração de uma Tabela de Temporalidade.
a) Disposição da Tabela de Temporalidade
Sendo resultante de várias análises a Tabela de Temporalidade tem os objetivos de definir guarda, destinação e garantir o fácil e rápido acesso às informações. Em sua estrutura básica são encontrados os prazos de guarda na fase corrente e intermediária, e sua destinação final alem de observações para maior entendimento.
b) Elaboração da Tabela de Temporalidade
O Princípio das Três Idades é fundamental, pois ele rege toda a vida da informação, atendendo as necessidades da Tabela de Temporalidade. Para a determinação do caráter primário ou secundário é necessário a verificação se a informação tem caráter administrativo ou probatório/informativo, respectivamente. Em seguida vem a formação de uma Comissão Permanente de Avaliação. Essa Comissãolevantará dados sobre as atividades desenvolvidas pela Administração Geral e suas subsidiárias afim de determinar o melhor período de tempo que documento dever permanecer em cada fase.
Depois de sua elaboração, a Tabela de Temporalidade é encaminhada para a instituição arquivística pública responsável pela área de situação do Arquivo requerente (onde será aprovada ou não), também há a necessidade de edição da mesma em Diário Oficial e é esperado 45 dias para possíveis manifestações. Depois desse processo e com a aprovação, a Tabela de Temporalidade, da empresa pública ou privada, será implantada com a orientação e acompanhamento de um Arquivista.
c) Aplicação da Tabela de Temporalidade
O usuário da Tabela de Temporalidade terá a sua disposição, na própria tabela, as orientações e explicações. A principal preocupação na aplicação da Tabela de Temporalidade é a verificação da organicidade estabelecida aos documentos de arquivo. Esse é a principal mudança que os Arquivos estão sofrendo hoje em dia.
A aplicação da Tabela de Temporalidade tem sido comprometida pois muitos Arquivos não têm profissionais com nível superior de Arquivologia, ou seja, o responsável, que não tem o curso, na maioria das vezes não é condizente com a utilização do Plano de Classificação e a aplicação da Tabela de Temporalidade, comprometendo a ênfase da Arquivologia: a organicidade.
A Tabela de Temporalidade é um modo de controlar o fluxo dos documentos em cada fase. Na fase corrente, o valor primário é o importante; na fase intermediária, o valor primário perde importância e é feita uma averiguação do seu valor secundário e é dado um prazo de precação (para possíveis pesquisas); em seguida é eliminado ou passa para a guarda permanente (quando constatado seu valor secundário). Baseado nesses princípios a Tabela de Temporalidade estipula o tempo que o documento deve permanecer na fase corrente e intermediária ou se será eliminado ou destinado à guarda permanente.
6. RESOLUÇÃO N.º 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996.
“Dispõe sobre a publicação de editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal e Municípios”.
O presidente do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, no uso de suas atribuições resolve, que os órgãos e entidades integrantes do Poder Público deverão publicar nos Diários Oficiais, correspondente ao seu âmbito de atuação, os editais para a eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas Tabelas de Temporalidade. Esses editais serão divulgados em outros veículos de divulgação local quando a administração pública local não publicá-lo em Diário Oficial. Alem disso deverão estipular um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou o requerimento das partes interessadas as suas expensas, o acesso a documentos ou cópias de peças de processos.
7. RESOLUÇÃO N.º 6, 15 DE MAIO DE 1997.
“Dispõe sobre as diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos”.
No uso de suas atribuições, o Presidente do CONARQ, estabelece diretrizes para a orientação dos órgãos públicos e entidades do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR quanto a terceirização de serviços arquivísticos.
A primeira delas, estabelece que a gestão de documentos, compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A Segunda diretriz estabelece que as atividades de avaliação serão realizadas diretamente pelos órgãos e entidades do Poder Público, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade de Comissões Permanentes de Avaliação, sendo proibida a eliminação de documentos sem prévia autorização da instituição arquivística pública de seu âmbito de atuação.
A terceira diretriz estabelece que a guarda dos documentos públicos é exclusiva do órgão e entidades do Poder Público, visando garantir o acesso e a democratização da informação, sem ônus, para a administração e para o cidadão.
A última diretriz estabelece que poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares, desde que planejadas, supervisionadas e controladas por agentes públicos pertencentes aos órgãos e entidades produtoras e acumuladoras dos documentos.
8. RESOLUÇÃO N.º 7, DE 20 DE MAIO DE 1997.
“Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público”
Foi estabelecido pelo Presidente do CONARQ que levando-se em consideração a Resolução n.º 5 deste Conselho e as recomendações contidas nos itens 3 e 4 da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo nos órgãos e entidades do Poder Público acorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada quando cumpridas os procedimentos estabelecidos nesta resolução.
O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos. A primeira tem par finalidade de registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se construirá basicamente dos seguintes itens:
I – Cabeçalho contendo a identificação do órgão ou entidade e da unidade/setor responsável pela eliminação, o título e número da listagem e o número da falha;
II – Quadro contendo os seguintes campos:
a) Código do assunto ou, caso não tenha esta informação, o número de ordem dos itens documentais listados;
b) Assunto/série, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c) Datas-limite de cada conjunto documental citado na área anterior;
d) Quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;
e) Observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar de órgãos e entidades aos quais se refere o art. 5º desta resolução;
III – Rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, bem como da autoridade a quem compete a autorização da eliminação no âmbito do órgão ou entidade.
O termo de eliminação de documentos tem por finalidade registra as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter:
I – Data de eliminação;
II – Indicação para os atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial;
III – Nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
IV – nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;
V – Referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos anexa ao termo;
VI – Datas-limites dos documentos eliminados;
VII – Quantificação/mensuração dos documentos eliminados;
VIII – Nome da unidade orgânica responsável pela a eliminação;
IX – Nome e assinatura do titular da unida orgânica responsável pela eliminação.
Os órgãos e entidades que porventura, não elaboraram sua Tabelas de Temporalidade e pretendem eliminar documentos, deverão constituir Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência para a aprovação. Esses órgão e entidades deverão elaborar, alem da Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos que deve conter as seguintes informações:
I – Cabeçalho:
a) Nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;
b) Título, número e ano do edital;
II – Desenvolvimento do assunto tratado contendo:
a) Identificação da autoridade signatária do edital;
b) Número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;
c) Nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;
d) Referenciaaos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas limites correspondentes;
e) Prazo para a efetivação da eliminação, que deverá situar-se entre 30 e 45 dias subsequentes à publicação do edital;
III – Enceramento:
a) Local e data do edital;
b) Nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, parágrafo único, item 2, alínea “a” desta resolução;
A eliminação de documentos públicos será realizada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com supervisão de servidor autorizado. Os procedimentos a serem observados com relação a eliminação de documentos estão indicados a seguir na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta resolução.
CONCLUSÃO
A legislação arquivística é o maior avanço da Arquivologia. Essa legislação traz para a Arquivologia o verdadeiro conceito de organicidade. Muitas instituições ainda não aplicaram a legislação devidamente em seu arquivos.
Isso acontece porque, em muitos arquivos, seus repensáveis não são arquivistas. A falta de responsáveis arquivistas tem comprometido, na maioria do casos, a execução da legislação arquivística do arquivo.
A legislação é muito importante pois ela surgiu da necessidade que os profissionais arquivistas se depararam nos arquivos. Ela vem dando a solução ou a melhor forma de resolução dos problemas cotidianos do arquivo.
Como já foi dito em sala de aula, muitos arquivos separam sua documentação em arquivos expedidos e recebidos, comprometendo a questão da gestão documental. Essas instituições têm que se atualizar. A legislação arquivística conceitua modelos que auxiliam na organicidade do arquivo.
Para a execução do trabalho pensamos na elaboração deste trabalho em duas fases, antes da legislação e depois. Com o desenvolvimento do trabalho, vimos que vários arquivos ainda não adotaram os novos métodos pregados pela legislação. Mesmo com todas essas leis e decretos, a atualidade arquivística está comprometida pela falta de profissionais competentes. Portanto, fica muito difícil dividir a atividade arquivística antes e depois da legislação.
É lógico que existe o lado positivo disso tudo. O Arquivo Central da EMBRAPA (Empresa Brasileira de Pesquisas Agropecuárias) é um grande exemplo de organicidade e agilidade da informação. Com uma base de dados é feita a pesquisa da localização dos documentos no acervo (que está de acordo com o Plano de Classificação elaborado pela própria empresa, em conformidade com o estipulado pela Resolução n.º 4). Na própria base de dados é feita a impressão dos formulários de empréstimos ou reprodução.
Existe um ponto que, praticamente, todos os arquivos estão “engatinhando”: o caráter de pesquisa do arquivo intermediário ou permanente. As instituições não possuem locais apropriados para a pesquisa e também não incentivam os possíveis pesquisadores a executar tal tarefa.
Para que a pesquisa em acervos arquivísticos ganhe força, é necessário que a legislação arquivística seja aplicada e executada e, como conseqüência, estará preservando a organicidade e a conservação dos documentos.
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 -Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Antes de existir a Lei n.º 8.159/91, a classificação dos documentos no Brasil era feita segundo o critério de documentos administrativos e/ou históricos, ou seja, os documentos até então não passavam de uma “massa documental”. Com a regulamentação da “Teoria das Três Idades”, os documentos passaram a ter outra forma de tratamento. Tratamento esse que caracterizou uma fase tão importante no ciclo vital dos documentos. Fase essa chamada de corrente, ou seja, a gestão de documentos. Referentes a aqueles administrativos. Portanto o tratamento documental no Brasil fica regulamentado e classifica-se em: Corrente, Intermediário e Permanente. Quanto a eliminação dos documentos é segundo a Lei somente permitido pela esfera pública se autorizada pela respectiva esfera de competência, da instituição arquivísticas pública.
É atribuída nessa Lei a competência da administração da documentação pública ou de caráter público às instituições arquivísticas federais, estaduais, do DF e municipais. Á cada Poder é dado a função de gestão, recolhimento, preservação e possibilidade de facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
O direito de pleno acesso aos documentos públicos foi revogada pela LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011, que passou a regular o acesso a informação. É estabelecido prazos máximos para acesso a documentos sigilosos. Sendo atribuídas responsabilidades penal, civil e administrativa pela destruição de documentos de valor permanente ou de interesse público e social.
Um exemplo da vital importância dessa Lei está no fato de ser ela quem cria o CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. Esse Conselho será presidido pelo Diretor – Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
Coloquei o texto acima para que você tenha uma noção geral da lei.
Gestão documental
 É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
ARQUIVOS PÚBLICOS
 Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.     
São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
Identificação de documentos:
Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
Correntes:
Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
Intermediários:
Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Permamentes:
Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
ARQUIVOS PRIVADOS
 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.