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Manual do corte de custos inteligente Aprenda como reduzir gastos sem perder eficiência 2Manual do corte de custos inteligente Introdução Capítulo 1 | A redução de custos como mecanismo de sobrevivência Capítulo 2 | Não deixe a redução de custos ser a guilhotina da sua empresa Capítulo 3 | Método Centro de Custos: dividir para conquistar Capítulo 4 | Transformando custos fixos em variáveis Capítulo 5 | Redução de custos na prática: dicas para alcançar a eficiência Considerações finais Referências 03 05 09 13 17 23 40 44 Índice 3Manual do corte de custos inteligente Introdução A gestão de uma empresa está longe de ser uma tarefa simples. Como empreendedor, você precisa construir uma visão global do negócio, capaz de abranger todas as áreas estratégicas ao desempenho. Em meio a investimentos em estrutura, gastos com pessoal e custos operacionais em geral, a busca pela eficiência dos processos é um desafio para empresários de todos os portes. Do microempreendedor individual ao diretor de uma multinacional, todos querem maximizar os lucros da empresa. Como os custos são o fator que pode ser mais controlado pelos empresários, por sofrer menos interferências da demanda e do mercado, é lógico pensar em reduzir despesas para aumentar a rentabilidade. Mas nem sempre a estratégia dá certo. Quando a empresa toma decisões arbitrárias, sem preservar a qualidade dos produtos e serviços, prejudica o próprio desempenho. Em outras palavras: a redução de custos pode ser um tiro no pé. 4Manual do corte de custos inteligente É isso que atestam os empreendedores Shumeet Banerji, Paul Leinwand e Cesare Mainardi no livro Cut Costs, Grow Stronger (Corte Custos, Cresça Mais Forte, em tradução livre), obra que é considerada uma referência para administradores em todo o mundo. “Se você reduzir despesas em um ataque de pânico, ignorando a estratégia empresarial, pode criar um grande problema para a competitividade da sua companhia”, escrevem os autores. “Mas, se você focar nas prioridades e no potencial da empresa, cortar custos pode ser o grande catalisador para as mudanças que devem ser feitas.” Para falar desse tipo de dilema, elaboramos este guia para ajudar você a descobrir quais custos cortar, quando fazer a redução de despesas e o que levar em consideração na tomada de decisão. Neste material, nosso objetivo é detalhar os riscos de cortar gastos sem olhar para a estratégia empresarial, apresentar os conceitos de custos fixos e variáveis, explicando como a relação entre eles pode afetar a sua rentabilidade, e demonstrar, com exemplos práticos e casos de sucesso, algumas técnicas de redução que você poderá adotar imediatamente. Se você reduzir despesas em um ataque de pânico, ignorando a estratégia empresarial, pode criar um grande problema para a competitividade da sua companhia. “ ” 5Manual do corte de custos inteligente A redução de custos como mecanismo de sobrevivência Capítulo 1 Para explicar a importância de implementar uma cultura de redução de custos ao dia a dia da sua empresa, é preciso abordar alguns conceitos básicos da administração empresarial. São ideias simples, que você certamente já domina, mas que auxiliam a entender a relevância desse procedimento. Em primeiro lugar, vamos retomar o conceito de rentabilidade. Para calculá-la, basta dividir o lucro da empresa em um determinado período pelo investimento inicial. Assim, quanto maior for o lucro e menor o investimento, maior será a rentabilidade. E é a rentabilidade que permite à empresa continuar investindo em infraestrutura, no aprimoramento de processos, em novos produtos e na contratação de pessoal. Ou seja: é a rentabilidade que sustenta o crescimento e a expansão da companhia. 6Manual do corte de custos inteligente Para aumentar a rentabilidade, você dispõe de diversos recursos. É possível investir em marketing para atrair novos clientes e aumentar o faturamento, melhorar a qualidade do produto para superar a concorrência ou estabelecer uma vantagem competitiva (como a localização) para se diferenciar. São várias estratégias, com diferentes tipos de abordagem, mas todas elas dependem do comportamento dos consumidores. Não há como garantir que o faturamento irá crescer: seja qual for o plano de ação adotado, você fará uma aposta, o que implica riscos. Custos são a única variável manipulada pelos empresários A única maneira de melhorar a rentabilidade sem depender dos clientes é diminuir os gastos com os processos. E é justamente por isso que a redução de custos pode cumprir um papel essencial para a sobrevivência da sua empresa. É isso que argumenta o professor de Empreendedorismo do Insper (Instituto de Ensino e Pesquisa), Marcelo Nakagawa: “As saídas de caixa são mais previsíveis e mais controláveis, por mais que isso exija disciplina e até criatividade”, salienta. “As 7Manual do corte de custos inteligente organizações mais enxutas, com custos mais controlados, tendem a ter maiores chances de serem mais saudáveis no médio e longo prazo.” Ao diminuir as despesas operacionais sem interferir no desempenho, você melhora a eficiência da empresa, o que tem impacto direto na competitividade. A gestão qualificada é a única maneira de atingir esse objetivo, e os empreendedores em geral já sabem disso, como mostra uma pesquisa realizada pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) com 212 empresas brasileiras. Para 99% dos entrevistados, o investimento na melhoria da gestão contribui para aumentar a competitividade da empresa. Você concorda? A questão principal é como essas ideias de gestão e competitividade se relacionam na prática, porque melhorar a eficiência está longe de ser uma tarefa simples. Reduzir os custos sem interferir na qualidade dos produtos ou serviços está entre os principais desafios dos empresários, independentemente do país. Em um levantamento realizado com 420 executivos de empresas americanas com 20 a 200 funcionários, a empresa de recursos humanos Tag Employer Services descobriu que, para a maior parte dos entrevistados, “aumentar a eficiência” é o 8Manual do corte de custos inteligente principal desafio do mundo dos negócios, seguido por “atrair novos clientes” e “ganhar espaço no mercado”. Mas você sabe quais são os riscos de buscar a eficiência sem considerar o efeito da redução de custos no desempenho da empresa? Afinal, quando essa estratégia pode significar um prejuízo para a companhia? É o que vamos descobrir em seguida. 9Manual do corte de custos inteligente Não deixe a redução de custos ser a guilhotina da sua empresa Capítulo 2 Imagine a seguinte situação. Obcecado pela ideia de que a empresa tem que gastar o mínimo possível, com um olho aberto para a economia e outro fechado para a satisfação com o serviço, o empresário decide trocar de fornecedor. A queda na qualidade, argumenta, não será sentida pelos consumidores. Depois, decide trocar a empresa de logística que entrega os produtos. Animado com os cortes, o empresário afirma que a frota reduzida e a pouca experiência da empresa terceirizada, que justificam os baixos valores do contrato, não serão problema. Finalmente, decide voltar suas atenções para dentro do escritório. Sem muitas opções de enxugamento, anuncia o fim do café. Agora, quem quiser repor as energias e se manter desperto terá de trazer o próprio café de casa ou comprá-lo no caminho para o trabalho. 10Manual do corte de custos inteligente Responda com sinceridade: você acha que esse cenário de redução de custos sem planejamento irá trazer benefícios à companhia? As ações vão se mostrarvantajosas no médio e longo prazo? Provavelmente, não. Seja pela insatisfação dos clientes com a mudança dos produtos, pelos possíveis problemas na entrega ou pelo incômodo dos funcionários diante de uma medida pouco acolhedora, é possível prever que o saldo dessa conta não será positivo para a empresa. Quando reduzir custos significa perder clientes Em artigo publicado na revista americana Forbes, o consultor e escritor Ian Altman conta a história de uma rede de restaurantes de comida tailandesa que abriu uma filial próxima à casa onde ele mora, nos Estados Unidos. No início, conta o especialista, a rede de restaurantes era líder de mercado e possuía a marca mais valorizada pelos consumidores. Assim, a filial próxima à casa de Ian raramente ficava sem fila de espera nas noites do fim de semana. 11Manual do corte de custos inteligente Mas, com o tempo, os clientes começaram a perder o interesse. Como solução, a rede decidiu cortar funcionários, já que havia menos trabalho com a demanda reduzida. Depois, resolveram servir porções menores e aumentar o preço dos pratos. Por fim, a qualidade foi afetada, e o restaurante despencou de “um dos locais preferidos” para “restaurantes a evitar” na lista pessoal de Ian. Você certamente conhece um exemplo parecido na sua cidade. “A lição dessa história é que não se pode economizar no caminho para a prosperidade”, conclui o consultor. “Quando você corta custos sem considerar o impacto da decisão para os trabalhadores, clientes e engajamento geral do público, você deliberadamente escolhe um caminho com resultados desastrosos no longo prazo”. Cedo ou tarde, se a preocupação com a qualidade for deixada de lado, os clientes vão perceber. “Embora as pessoas se preocupem com o valor dos produtos, elas dão ainda mais atenção para como esses produtos dão sentido a sua vida”, escreve Roberto Verganti, professor de Liderança e Inovação na universidade italiana Politecnico di Milano, em artigo na Harvard Business Review. 12Manual do corte de custos inteligente “Mesmo quando as pessoas se sentem pressionadas financeiramente, elas não querem se sentir pobres. Então o desafio para as companhias é cortar custos sem cortar significado”, explica Verganti. Nem sempre isso acontece. Durante a grande recessão de 2009, que atingiu fortemente a economia americana, a McKinsey & Company, empresa especializada em estudos sobre o panorama empresarial, descobriu em uma pesquisa que 79% das empresas entrevistadas cortaram custos como uma resposta à crise econômica, mas só 53% dos executivos concluíram que a estratégia foi benéfica para os resultados. A razão é simples: se você implementar uma redução de custos que não está alinhada à estratégia da empresa, corre o risco de prejudicar o desempenho. Na ânsia de proteger a rentabilidade, você acaba ferindo o faturamento. Então, o que fazer para não ser o carrasco que irá acionar a guilhotina do próprio negócio? 13Manual do corte de custos inteligente Método Centro de Custos: dividir para conquistar Capítulo 3 Para não errar no momento de cortar os custos da sua empresa, uma das alternativas à sua disposição é adotar o Método Centro de Custos. Trata-se de um sistema de organização lógica que segmenta diferentes setores e atividades dentro de uma empresa para facilitar a análise. Separando sua empresa em setores ou áreas, você consegue diagnosticar de forma mais precisa o que tem dado resultado para a companhia e o que precisa ser alterado ou abolido por falta de eficiência. Para empresas menores, essa segmentação pode considerar custos associados a tipos de produto ou serviço, a etapas da produção ou outros critérios, como veremos a seguir. 14Manual do corte de custos inteligente A divisão elimina distorções e permite planejar o corte de custos de uma forma mais lúcida. A lógica para isso é simples: de nada adianta definir arbitrariamente que todos os setores deverão cortar 10% dos custos se uma área, produto ou serviço é responsável por 60% do faturamento da empresa e outra não chega a 20%. Falando em termos gerais, existem dois tipos de centro de custos: Centro de custos produtivos: também chamados de centro de custos diretos, é composto pelos setores ou atividades com impacto direto na produção e venda dos produtos e serviços da empresa. Por exemplo: atendimento e telemarketing. Centro de custos não produtivos: também chamado de centro de custos indiretos ou auxiliares, é formado por setores que não influenciam diretamente a produção e venda dos produtos e serviços da empresa, mas são relevantes para o desempenho da companhia. Por exemplo: administrativo e assessoria jurídica. 15Manual do corte de custos inteligente Mas, na hora de dividir sua empresa em departamentos, áreas ou setores, não há regras pré-definidas a seguir. A forma como a empresa será dividida depende apenas do nível de detalhamento que você deseja para a análise. Uma divisão geral, por exemplo, poderia separar sua empresa em três áreas: de administração, produção/prestação de serviço e vendas. Todas as companhias, independentemente do tamanho, precisam de pessoas atuando nesses setores. No caso de pequenos negócios, em que uma mesma pessoa exerce diferentes atividades, o desafio é identificar os gastos associados com cada uma delas. No caso da remuneração, uma saída é distribuir esses valores proporcionalmente ao tempo dedicado a cada uma, por exemplo. Outro caminho usado com frequência é centralizar despesas com pessoal em um centro de custo exclusivo, como um tipo específico de despesa administrativa. Cada caso pede uma solução. A partir dessa divisão inicial, você deve listar todos os custos da empresa em um intervalo de tempo (uma semana, um mês, um semestre, etc.) e elencar os valores em suas respectivas áreas e departamentos. 16Manual do corte de custos inteligente Ao fim do levantamento, você chegará a uma tabela com os valores gastos pela empresa de forma discriminada. Basta, então, identificar a receita da empresa trazida por cada uma dessas áreas. Comparando os números, é provável que você encontre distorções, como um setor que recebe grandes investimentos, mas traz pouco retorno, ou uma área que tem um gasto de papel ou telefonia muito superior ao de outra, sem que haja justificativa coerente para isso. A análise específica de cada setor fortalece sua visão geral do negócio e permite que você planeje a redução de custos de forma mais lúcida, porque terá a eficiência e o resultado financeiro como principais critérios. 17Manual do corte de custos inteligente Transformando custos fixos em variáveis Capítulo 4 Durante a análise de custos da sua empresa, você vai perceber que é possível dividi-los em custos fixos, cujo valor não está relacionado à produção ou à venda de produtos, e custos variáveis, que dependem da quantidade de produtos comercializada. Essa divisão é importante porque os custos fixos são considerados um dos principais vilões da eficiência e da rentabilidade. Marcelo Nakagawa, professor de Empreendedorismo do Insper, salienta que essa percepção é global. “Um dos objetivos das empresas mais bem administradas do mundo é transformar o maior número de itens de custos fixos para custos variáveis”, resume o especialista. Assim, a sua tarefa, como gestor, é combater os custos fixos ao máximo, por meio de uma gestão financeira eficiente. Mas você sabe como fazer isso? Para entender melhor esses conceitos, vale a pena analisá-los individualmente: 18Manual do corte de custos inteligente Custos fixos Os custos fixos não se relacionam diretamente à receita da sua empresa, pois não estão ligados à produção.Eles podem ser definidos como as despesas que se repetem mensalmente, responsáveis por manter a empresa em funcionamento. Alguns exemplos incluem: • Estrutura (aluguel, condomínio, energia elétrica, água, gás, telefone, internet, etc.) • Serviços (limpeza, segurança, manutenção, etc.) • Mão de obra (salários, encargos trabalhistas, benefícios como vale-alimentação, vale-transporte) • Operacionais (assinaturas de anti-vírus ou programas de edição, assistência técnica de maquinário, gastos com logística, combustível, etc.). Note que, mesmo que a empresa não comercialize nenhum produto ou não venda nenhum serviço durante o mês, os custos fixos estarão lá, representando uma importante parcela dos gastos da sua companhia. 19Manual do corte de custos inteligente Custos variáveis Os custos variáveis estão associados à produtividade da empresa. Portanto, um aumento da produção provocado pelo crescimento nas vendas provocará um crescimento nos custos variáveis, enquanto o declínio da produção puxará as despesas para baixo. São exemplos de custos variáveis: • Matéria-prima (insumos necessários para compor o produto) • Impostos (percentual fixo do faturamento, que varia conforme o volume de vendas) • Transporte (quanto maior o número de entregas, maiores os gastos com transporte) • Comissões (caso sua empresa remunere seus funcionários de acordo com o volume de vendas) 20Manual do corte de custos inteligente Como transformar custos fixos em variáveis Idealmente, você deve fazer o possível para transformar os custos fixos em despesas variáveis, porque, dessa forma, só irá arcar com os gastos quando tiver certeza de que a receita crescerá na mesma medida. É uma forma de proteger o fluxo de caixa da sua empresa e evitar o desperdício de dinheiro em fatores que não trazem resultados financeiros. Uma boa solução para isso é relacionar parte do salário de alguns funcionários ao desempenho. Um caminho é priorizar contratações em que você possa calcular a remuneração do colaborador por meio de metas de produção ou desempenho. Dessa forma, você transforma um custo fixo em variável, pois a despesa só aumentará quando houver motivos para isso, e ainda pode se beneficiar de uma motivação extra. Outra alternativa é terceirizar algumas funções, desde que a qualidade não seja afetada. Será que você precisa de um contador trabalhando especialmente para a sua empresa? Analise os custos com limpeza e segurança: não há como terceirizar o serviço e pagar menos por ele, apenas quando forem necessários? 21Manual do corte de custos inteligente Mas é preciso lembrar que essa transformação de custos fixos em variáveis exige atenção por parte do empreendedor, pois pode esconder riscos à administração financeira. Se a sua empresa tiver uma elevação repentina das vendas, a tendência é de que ela enfrente dificuldades de caixa. Isso porque será necessário primeiro comprar os insumos e mercadorias, para depois vender. Quando o prazo de pagamento das compras não bate com o prazo de recebimento das vendas, a consequência é um rombo no seu caixa e no fluxo financeiro. Levando os custos fixos ao limite Por mais que você se esforce, é impossível extinguir os custos fixos em sua totalidade. A melhor forma de lidar com eles é buscar o limite operacional. Isso significa encontrar o custo-benefício ideal, por meio da otimização de todos os recursos. Ou seja: você gasta o mínimo possível e obtém o máximo em troca, alcançando a tão desejada eficiência. 22Manual do corte de custos inteligente Mas também há risco nessa técnica, como você certamente já previu. Extenuar os recursos pode acabar interferindo na produtividade da empresa, se as decisões não forem tomadas de forma lúcida. É preciso entender que chegará o momento em que será impossível crescer sem expandir esses custos, seja pelo espaço físico apertado (ocupado por muitas pessoas ao mesmo tempo, por exemplo), pela linha de telefone sobrecarregada ou pelos profissionais demasiadamente atarefados. Lembre-se: a rentabilidade é alcançada sem desperdiçar recursos, com uma gestão racional e otimizada. Está conseguindo acompanhar? Pois chegou a hora de partir para exemplos práticos, com dicas para você cortar custos na sua empresa de forma imediata. 23Manual do corte de custos inteligente Redução de custos na prática: dicas para alcançar a eficiência Capítulo 5 Se você chegou até aqui, já conhece a importância do corte de custos para a eficiência empresarial, sabe como descobrir se a redução de gastos prejudicará o desempenho, entende a metodologia do Centro de Custos e compreende o que é preciso para transformar custos fixos em variáveis. Os conceitos teóricos aqui apresentados são importantes para qualquer empreendedor que deseja alavancar os lucros da sua empresa, mas chegou a hora de deixar a teoria de lado e se concentrar na prática. A seguir, você confere uma lista de exemplos e orientações para reduzir os custos na sua companhia de forma imediata. Você vai perceber que é impossível aplicar todas as dicas, seja porque já pensou no assunto e se antecipou, ou porque, para a sua realidade organizacional, a sugestão não faz sentido. Confira: 24Manual do corte de custos inteligente Revise o regime de tributação Ao iniciar uma empresa, é natural que o empreendedor escolha o Simples Nacional como regime de tributação. Isso porque o Simples unifica oito tributos (IRPJ, IPI, CSLL, Cofins, PIS, INSS, ICMS e ISS), facilitando o recolhimento de impostos entre as micro e pequenas empresas. Para optar por esse regime, a organização deve ter faturamento de até R$ 3,6 milhões ao ano. As alíquotas são progressivas, aumentando de acordo com a receita, mas o empresário precisa ficar atento para perceber quando o sistema deixa de ser vantajoso. A dica é fazer um planejamento tributário para entender se a empresa está prestes a ultrapassar o limite para enquadramento no Simples, porque, caso isso aconteça, será necessário migrar de regime, o que só pode ser feito até o último dia útil de janeiro de cada ano. 25Manual do corte de custos inteligente Além disso, o planejamento permite analisar se a opção pelo Simples continua sendo vantajosa, já que as alíquotas são cobradas de acordo com o tipo de empresa. Em alguns casos, o valor pode se aproximar daquele que seria cobrado em outros regimes de tributação. É preciso salientar, ainda, a possibilidade de que ocorram problemas com os clientes. Isso porque, optando pelo Simples, você não tem como destacar, na nota fiscal, o ICMS e o IPI. Por isso, aqueles que comprarem da sua empresa não obterão o crédito fiscal desses impostos. Grandes empresas, nesse caso, talvez desistam de fazer negócio com você. As outras opções de tributação à sua disposição são lucro real, lucro presumido e lucro arbitrado. É possível escolher pelo melhor regime (aquele no qual você pagará menos impostos), desde que sejam cumpridas as exigências de cada sistema. Informe-se sobre os detalhes para tirar suas dúvidas. 26Manual do corte de custos inteligente Contrate um contador Essa dica vai ao encontro da recomendação anterior. Como empresário, você não tem a obrigação de conhecer os aspectos mais profundos do sistema tributário brasileiro. Sua tarefa é manter o foco na empresa, na qualidade dos produtos e na satisfação dos clientes. Assim, contratar um contador especializado no ramo da sua empresa pode ser uma boa opção para quem pretende reduzir custos e economizar tempo. Um profissional competente e familiarizado com os processos terá condição de descobrir qual regime tributário é o ideal, além de apontar possíveis gargalosdo processo. Negocie com os fornecedores Você provavelmente tem um fornecedor antigo, de confiança. Pense naquela empresa da qual você compra insumos desde o início da operação, ou naquele prestador de serviço que o acompanha desde um negócio anterior. Talvez seja a hora de renegociar sua relação com esses fornecedores. 27Manual do corte de custos inteligente Solicite descontos para remessas maiores ou promoções pela fidelidade. Em resumo: pechinche. A pior coisa que pode acontecer é ouvir um “não” como resposta. Caso seja impossível reduzir valores, tente melhorar os prazos de recebimento e pagamento. Quanto mais tempo você tiver para pagar pelos itens adquiridos, menor a chance de um rombo no fluxo de caixa. E não esqueça de ficar atento ao mercado para não se tornar refém de um ou outro prestador de serviço. Dessa forma, você tem maiores condições de comparar preços e qualidade e fechar sempre o melhor negócio. Invista em tecnologia A tecnologia é uma aliada de quem busca eficiência. Seja escolhendo um software de gestão ou monitorando processos diversos, é possível melhorar o desempenho e eliminar o desperdício com a informatização da empresa. 28Manual do corte de custos inteligente Em artigo publico no portal Entrepreneur, a colunista e consultora empresarial Mandy Feder conta a história de uma empresa de logística que, em meio à crise econômica de 2009, investiu em tecnologia e conseguiu reduzir custos. A estratégia foi alterar o sistema de rastreamento de frota, implementando um serviço de leitura de dados mais avançado. Com as informações e as coordenadas rastreadas pelo GPS, a empresa conseguiu modificar rotas, aumentar a eficiência do consumo de combustível e otimizar o tempo de cada motorista. O investimento em tecnologia provocou uma redução geral de custos para a empresa. Aposte em serviços na nuvem Planos corporativos para a administração de dados e e-mails na nuvem, como os da Microsoft e do Google, não exigem armazenamento em locais físicos, como discos rígidos, e podem ser acessados de qualquer lugar, desde que haja conexão com a Internet. 29Manual do corte de custos inteligente Avalie seu sistema operacional e todos os processos internos da empresa para entender se é possível recorrer à nuvem para economizar espaço físico e reduzir gastos com manutenção da estrutura de servidores. Além da economia, você terá a garantia de eficiência, segurança e estabilidade de empresas especializadas na área. Experimente um software de gestão Micro, pequenos e médios empresários podem aproveitar softwares de gestão na nuvem para um melhor controle de sua empresa. Com custo mensal reduzido, não pesa tanto no orçamento e, no fim das contas, ajuda muito a entender onde estão os pontos mais problemáticos de suas finanças. O ContaAzul oferece acompanhamento completo das movimentações da empresa, emissão de boletos e notas fiscais, integração bancária e ainda relatórios online, para que qualquer corte de custos seja amparado por números em tempo real. Em 2012, o estúdio Design Inverso, de Joinville (SC), começou a buscar no mercado sistemas de gestão que fossem intuitivos. Para isso, a empresa fez um teste do ContaAzul. 30Manual do corte de custos inteligente “A partir daí, a gente construiu um casamento perfeito do que a gente precisava de informações para o nosso negócio com a facilidade para a tomada de decisões”, conta o fundador do estúdio, Marcos Sebben. “A gente tem relatórios, gráficos e, com eles, consegue rapidamente tomar decisões. Em relação ao software anterior, reduziu pela metade o tempo gasto.” Corte luxos e gastos desnecessários Todo empreendedor sabe que em meses de dinheiro curto manter uma retirada, seja como pró-labore, seja como distribuição de lucro, chega a parecer um luxo. Mas o ponto desta dica é outro: as despesas desnecessárias. Reduza gastos supérfluos com itens que pouco influenciam o desempenho da empresa. Warren Buffett, considerado um dos maiores investidores da história, é um exemplo dessa prática. Ele é adepto de remunerações e bônus modestos na comparação com o mercado. 31Manual do corte de custos inteligente Para Buffett, o corte de custos deve ser incorporado como um mantra entre os empresários. No livro The Tao of Warren Buffett (O Tao de Warren Buffett, em português), que reúne lições do investidor, ele deixa claro: “Um gestor realmente bom não acorda e diz ‘Hoje é o dia em que vou cortar custos’ mais do que ele acorda e decide praticar a respiração”. Ou seja: a prática deve ser encarada como um hábito entre os empresários. Para fazer isso, avalie pequenos luxos que possam ser cortados sem influenciar a percepção dos colaboradores sobre a empresa. Não é necessariamente o caso de cortar o café dos colaboradores, e sim de implementar mudanças pontuais em processos cujo requinte não se justifica no momento atual. Utilize métricas para remunerar funcionários Já abordamos essa dica no capítulo anterior, mas vale a pena ressaltar. Para transformar custos fixos em variáveis, reduzindo despesas nos meses de fraca geração de receita, uma alternativa é relacionar parte dos salários dos colaboradores ao desempenho. 32Manual do corte de custos inteligente Esse é um dos grandes ensinamentos do empresário Jorge Paulo Lemann, um dos controladores da AmBev e fundador do Banco Garantia. O banco e a cervejaria ganharam notoriedade no cenário corporativo por implementar uma cultura de meritrocracia total entre os funcionários. Mas como fazer isso? Analisando métricas de desempenho. “Premiar os melhores funcionários e dispensar os que não dão conta do recado é um darwinismo corporativo tão velho quanto o capitalismo”, escreve o jornalista Alexandre Terreira em perfil do empresário publicado pela revista Época. “A inovação de Lemann foi introduzir parâmetros capazes de eliminar a subjetividade. Basicamente, isso significa medir tudo. E não se distrair com amizades ou tempo de casa na hora de distribuir bônus”, complementa. Para atingir os mesmos resultados na sua empresa, implemente métricas para monitorar o desempenho e estabeleça metas diárias, semanais ou mensais para os colaboradores. É nessa lógica que se sustenta o sistema de remuneração baseado em comissões, por exemplo, típico do setor comercial. 33Manual do corte de custos inteligente Incentive o home office Oferece a possibilidade do trabalho remoto aos funcionários pode reduzir custos com transporte e alimentação, além de gastos com estrutura operacional. Além disso, para o colaborador, há economia de tempo e, normalmente, maior satisfação. A Philips, multinacional de eletroeletrônicos, segue essa política em suas sedes espalhadas pelo mundo. Atualmente, apenas 15% dos funcionários têm local fixo no escritório. Outro grupo de colaboradores passa 20% do seu tempo fora do da empresa (o equivalente a uma vez por semana), enquanto cerca de 800 funcionários têm políticas estabelecidas de trabalho remoto. Há ainda 150 funcionários na categoria “full mobile”, que passam 90% do tempo longe da sede da Philips. A estratégia pode ser vantajosa para empresas que não precisam de contato direto com seus funcionários no dia a dia. Converse com seus colaboradores para entender se há interesse em trabalhar remotamente e defina um intervalo para encontros presenciais (uma vez por semana, por exemplo). 34Manual do corte de custos inteligente Reduza o consumo de energia elétrica A energia elétrica é uma das vilãs entre os gastos fixos de qualquer empresa. Para reduzir o consumo, uma das dicas mais simples é substituir lâmpadas incandescentes ou fluorescentespor modelos de LED. Essa é a orientação de André Ferreira, da empresa Luminae, que faz projetos de eficiência energética. Em entrevista à revista Exame PME, Ferreira afirma que uma empresa de até 50 funcionários que decidir trocar 180 lâmpadas incandescentes por modelos de LED pode alcançar uma economia de até 80% nos gastos com iluminação. Listamos outras dicas a seguir: • Instale sensores de presença para iluminação em ambientes com passagem eventual de pessoas, como corredores, garagem ou banheiros. • Valorize a luz natural com a instalação estratégica de janelas. • Evite cores escuras nos ambientes internos. Aposte em tons claros, como branco, azul claro ou amarelo claro, porque essas cores valorizam a luz. 35Manual do corte de custos inteligente • Compre equipamentos com selo de eficiência energética A, aferido pelo Inmetro. • Desligue o ar-condicionado e os computadores quando ficar ausente por mais de trinta minutos. Reduza o consumo de água Para reduzir o consumo de água, também há diversas alternativas: • Instale torneiras com fechamento automático nos banheiros. • Utilize caixas de descarga econômicas nos banheiros, que possuam regulagem de vazão. • Colete a água da chuva por meio de cisternas instaladas na calha, e utilize essa água para lavar o pátio e regar as plantas. 36Manual do corte de custos inteligente Reduza o consumo de papel Será que você realmente precisa imprimir todo e qualquer documento? Faça uma análise dos itens impressos durante um mês e descubra quais poderiam ser digitalizados, sem prejuízo para o desempenho da empresa. Além disso, vale a pena imprimir dos dois lados das folhas sempre que possível. Citado em tópico anterior, o armazenamento de dados na nuvem também ajuda a eliminar o papel de sua rotina de trabalho. Flexibilize o espaço Sua empresa possui mais espaço do que o necessário? Há estações de trabalho sobrando ou uma sala desocupada no andar? Considere alugar o espaço para fazer desse gasto desnecessário uma receita. 37Manual do corte de custos inteligente Uma opção para pequenas empresas com operação baseada principalmente em meios digitais e eletrônicos é o coworking, o compartilhamento de escritório. Nesses ambientes, profissionais independentes, autônomos e freelancers encontram um espaço democrático para trabalhar, sem o isolamento do home office e as distrações de espaços públicos. Contrate estagiários Além de representarem um “sangue novo”, trazendo ideias oxigenadas e um astral jovem para a empresa, os estagiários permitem que você treine uma mão de obra que pode ser útil para sua empresa no futuro. Não são poucos os exemplos de empresas que efetivam os estagiários ao fim do contrato. Além de conhecerem a estrutura organizacional e o funcionamento da empresa, os jovens contam com a confiança de quem os treinou, o que valoriza sua contratação. Atenção para as restrições e limites legais para a contratação desse tipo de aprendiz. 38Manual do corte de custos inteligente Invista em capacitação Funcionários bem treinados perdem menos tempo na execução de tarefas, e o fazem de forma mais eficiente. Quanto melhor um colaborador conhecer sua função e mais atualizado ele estiver a respeito de seu ofício, melhor será o seu desempenho. O ex-CEO da General Eletric, Jack Welch, dizia dedicar 60% de seu tempo ao desenvolvimento da equipe. Em uma de suas citações mais famosas, ele ensina: “Se você escolhe as pessoas certas e lhes dá a oportunidade de abrirem as asas e uma compensação como veículo você quase não precisa geri-las.”. Por isso, fique atento a cursos de capacitação e especialização e estimule seus colaboradores a voltarem a estudar. Um incentivo financeiro (como pagar uma porcentagem do curso) pode ser determinante. 39Manual do corte de custos inteligente Dê o exemplo Finalmente, a última dica é dar o exemplo para seus colaboradores. De nada adianta implementar uma política de redução de custos e vender a ideia de que a prática é benéfica para a empresa se você não mostrar, na prática, que acredita no discurso. É o que defende Bernardinho, técnico da seleção brasileira masculina de vôlei, com seis medalhas olímpicas no currículo, empresário e autor do livro “Transformando Suor em Ouro”, que vendeu mais de 400 mil exemplares. A receita dele para ser um bom líder: “Liderar pelo exemplo e transformar pela atitude”. 40Manual do corte de custos inteligente Considerações finais Depois de ler os conceitos teóricos e conhecer algumas orientações práticas, é provável que a sua cabeça esteja fervilhando de ideias para implementar na rotina da sua empresa. Se a suposição for verdadeira, ficamos contentes em ter colaborado, mesmo que em uma pequena escala, para melhorar a gestão e a eficiência da sua organização. A gestão qualificada, como ficou claro neste guia, é a única saída para quem pretende cortar custos de forma inteligente, sem afetar a imagem da empresa, seu desempenho ou sua percepção entre os diferentes públicos. De uma forma geral, as principais informações que abordamos ao longo destas páginas são: 41Manual do corte de custos inteligente • Reduzir os custos é a uma das principais alternativas para quem deseja aumentar a rentabilidade • Uma rentabilidade consistente é o que permite investir e expandir a empresa • Se afetar o desempenho e a imagem da empresa, a redução de custos pode significar uma derrocada do negócio • Para evitar problemas com a redução indevida de custos, é preciso analisar a empresa sob um panorama geral, medindo o retorno financeiro de cada departamento • Essa análise pode ser feita por meio do Método Centro de Custos, que separa os custos entre os setores da empresa • Além de reduzir custos, o empresário deve se esforçar para transformar custos fixos em variáveis, a fim de vincular os gastos ao desempenho da empresa 42Manual do corte de custos inteligente • Para lidar com os custos fixos que não podem ser relacionados ao desempenho, a palavra de ordem é otimização • Mesmo mudanças simples e pontuais podem promover efeitos significativos, principalmente analisando o cenário com foco no médio e longo prazo. Esperamos que você tenha apreciado o conteúdo. Lembre-se: quando a sobrevivência da empresa está em jogo, hesitar em buscar auxílio pode custar um preço que você não está disposto a pagar. 43Manual do corte de custos inteligente Lucratividade e rentabilidade: quais são as diferenças? Os principais gastos de uma empresa e como gerenciá-los Dicas para um controle de gastos eficiente [Planilha] Centro de Custo 7 despesas que a sua empresa pode reduzir agora mesmo 5 dicas para cortar de uma vez por todas os gastos na sua empresa Vídeo - A importância de cortar custos certos Mais conteúdos interessantes Controller na ContaAzul. Formação nas áreas de Computação, Gerenciamento de Projetos e Gestão Financeira, certificação PMP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIN e Microsoft Certified Professional. Marcio Roberto Andrade Sobre o autor 44Manual do corte de custos inteligente Proposeful: O que é um Centro de Custo e como usá-los em sua empresa Fundação Dom Cabral: Como reduzir gastos e despesas em uma empresa sem prejudicar a produtividade Inc.: 6 Ways You Can Significantly Lower Costs Without Cutting Jobs (inglês) Forbes: The Good, The Bad, And The Ugly Of Cost Cutting (inglês) Entrepreneur: Real-World Cost-Cutting Practices (inglês) Harvard Business Review: Cut Costs Without Cutting Meaning (inglês) Mckinsey&Company: A better way to cut costs (inglês) Harvard Business Review: When You’ve Gotto Cut Costs—Now (inglês) Referências 45Manual do corte de custos inteligente Sobre o ContaAzul O ContaAzul é o mais simples sistema de gestão on-line para micro e pequenas empresas. 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